Сложность и многообразие задач повышения эффективности и прозрачности бизнеса, оптимизации бизнес-процессов, рациональности использования имеющихся ресурсов, ускорения принятия управленческих решений, контроля достижения ключевых показателей бизнеса выводят в разряд первоочередных мер создание эффективно действующих инструментов управления, основу которых составляет система управленческого учёта.
1. Особенности управленческого учёта
Управленческий учёт – это система информационной поддержки менеджмента, основанная на определении, измерении, накоплении, анализе, переработке и передаче информации о внешней и внутренней среде хозяйственной деятельности компании.
Главной целью управленческого учета является предоставление менеджерам компании всей необходимой информации для выполнения ими основных функций управления - планирования, организации, стимулирования и контроля.
В отличие от бухгалтерского учета, регулируемого законодательством, управленческий учет строится исключительно в соответствии с информационными потребностями менеджмента конкретной компании.
На проектах менеджеры часто спрашивают, хорошая или плохая у них система управленческого учёта. Ответить на этот вопрос могут только сами менеджеры. Если система управленческого учёта позволяет оперативно получать необходимую информацию для принятия решений, значит, она реализована успешно.
В связи с этим постановка управленческого учета должна осуществляться индивидуально для каждой компании с учетом особенностей и специфики ее деятельности.
Грамотно построенная система управленческого учета позволяет оперативно получать необходимую менеджерам информацию в наиболее удобных форматах, что способствует своевременному принятию верных управленческих решений.
Ведение управленческого учёта подразумевает выполнение существенного объема разнообразных операций. Без автоматизированной системы затраты на обработку такого количества информации неимоверно велики, а сроки обработки данных не удовлетворяют менеджеров. Практически невозможно получить необходимую информацию нужного качества в нужном объеме, а главное в требуемые сроки.
Выбор способа автоматизации управленческого учета зависит от поставленных перед управленческим учётом задач и степени готовности предприятий к созданию комплексных решений. Разные способы автоматизации требуют принципиально разных подходов к подбору программных средств.
Исходя из нашего практического опыта постановки и автоматизации систем управленческого учета выделим три варианта решения:
• Ведение полноценного управленческого учёта на предприятии.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Автоматизация системы управленческого учёта на базе ERP-систем;
• Использование управленческой информации из различных информационных систем. Автоматизация системы управленческого учёта с помощью аналитических систем класса BPM (Business Performance Management) и BI (Business Intelligence) на базе OLAP-технологий;
• Комплексное решение. Построение корпоративного хранилища данных.
2. Ведение полноценного управленческого учёта на предприятии. Автоматизация системы управленческого учёта на базе ERP-систем
2.1. Описание решения.
Большинство современных ERP-систем построены по модульному принципу, что дает заказчику возможность выбора и внедрения лишь тех модулей, которые ему действительно необходимы. Модули разных ERP-систем могут отличаться как по названиям, так и по содержанию. Тем не менее, есть некоторый набор функций, который может считаться типовым для программных продуктов класса ERP. Такими типовыми функциями являются:
• ведение конструкторских и технологических спецификаций. Такие спецификации определяют состав конечного изделия, а также материальные ресурсы и операции, необходимые для его изготовления (включая маршрутизацию);
• управление спросом и формирование планов продаж и производства. Эти функции предназначены для прогноза спроса и планирования выпуска продукции;
• планирование потребностей в материалах. Позволяют определить объемы различных видов материальных ресурсов (сырья, материалов, комплектующих), необходимых для выполнения производственного плана, а также сроки поставок, размеры партий и т.д.;
• управление запасами и закупочной деятельностью. Позволяют организовать ведение договоров, реализовать схему централизованных закупок, обеспечить учет и оптимизацию складских запасов и т.д.;
• планирование производственных мощностей. Эта функция позволяет контролировать наличие доступных мощностей и планировать их загрузку. Включает укрупненное планирование мощностей (для оценки реалистичности производственных планов) и более детальное планирование, вплоть до отдельных рабочих центров;
• финансовые функции. В эту группу входят функции финансового учета, управленческого учета, а также оперативного управления финансами;
• функции управления проектами. Обеспечивают планирование задач проекта и ресурсов, необходимых для их реализации.
Автоматизация управленческого учёта на платформе ERP-систем предполагает создание системы учёта всех операций по всей группе компаний. При этом в управленческом учёте используется общий план счетов группы компаний (один для всех компаний) с максимальной детализацией субсчетов и аналитик, которые могут быть использованы в других учётах. Все первичные документы и сводные проводки учитываются в рамках управленческого учёта. Для возможности ведения других учётов используется трансформация данных из управленческого учёта.
Использование данных различных модулей ERP-системы в разрезе общих справочников и аналитик позволяет оперативно формировать необходимые управленческие отчеты.
2.2. Преимущества и недостатки решения.
Преимущества
• Обеспечение данными о деятельности любого сотрудника компании в реальном времени в любом разрезе (то есть развернутого управленческого учета)
• Значительное повышение эффективности работы компании, ее прозрачности, а также рост финансовой и производственной дисциплины работников
• Составление бухгалтерской и управленческой отчетности на основе одной и той же первичной информации
• Встроенные функции контроля за учётными операциями
Недостатки:
• Описание бизнес-процессов и внедрение единой учетной системы занимают несколько лет
• Аналитика, которую обеспечивает ERP-система, зачастую оказывается ненужной — объем экономии в этом случае будет меньше, чем расходы на внедрение
• Необходимость реорганизации большинства бизнес-процессов
• Высокая стоимость внедрения
3. Использование управленческой информации из различных информационных систем. Автоматизация системы управленческого учёта с помощью аналитических систем класса BPM и BI на базе OLAP-технологий
3.1. Описание решения.
Рост числа проектов по автоматизации управленческого учёта с применением систем класса BI и BPM обусловлен тем, что в большинстве компаний информация находится в различных системах, не доступных для централизованного просмотра и анализа.
Задачи, которые решают аналитические системы:
• добыча, структуризация содержащихся в различных информационных системах данных и их преобразование в полезную информацию и знания;
• построение единого информационного пространства, проведение анализа и извлечение полезной информации;
• мониторинг деятельности;
• построение корпоративной отчетности;
• исследование данных, прогнозирование и выработка решений;
• повышение эффективности инвестиций в ERP-системы.
Главная особенность аналитических систем – ориентация на конечного пользователя. Без привлечения программистов пользователь может самостоятельно провести анализ, составить необходимый отчёт или сделать прогноз.
3.2. Преимущества и недостатки решения.
Преимущества
• Относительно быстрое внедрение (2-6 мес.)
• Огромные возможности по моделированию, планированию, анализу и конфигурации отчетности
• Возможности по автоматизации всех контуров планирования
• Дополнительные возможности для консолидации данных по нескольким компаниям
• Относительно невысокая стоимость внедрения
Недостатки
Аналитические системы работают только в связке с транзакционными (в т.ч. учетными) системами
4. Комплексное решение. Построение корпоративного хранилища данных
4.1. Описание решения.
Корпоративное хранилище данных – программное обеспечение для архивации данных и фильтрации первичных данных.
Автоматизации управленческого учета с использованием КХД обычно предполагает использование следующих информационных систем:
• Системы нормативно-справочной информации – ведение классификаторов и справочников, в т.ч. управленческого плана счетов,
• Системы ввода первичных документов – модули бухгалтерских, учетных или ERP-систем, прочие покупные или самописные системы,
• Учетные системы – ведение бухгалтерского, производственного, складского и пр. видов учета,
• Хранилища данных,
• Аналитические системы класса BPM и BI.
Система нормативно-справочной информации необходима для того, чтобы обеспечить одинаковые справочные данные во всех используемых системах. В ней содержатся всевозможные справочники аналитического учета, информация о планах счетов, методические рекомендации и т. д. Все остальные системы при этом должны быть совместимы с системой НСИ.
BPM-система необходима для планирования деятельности компании: Формирование (ввод данных, согласование и утверждение) бюджетов, прогнозирование результатов.
Ввод первичных документов имеет смысл поручать сотрудникам на местах. Это осуществляется с помощью четных подсистем (например, подсистемы учета материалов или системы для учета работы с клиентами) или же специальной программы, интегрированной с бухгалтерской. Затем введенные данные попадают в бухгалтерию.
Бухгалтер просматривает полученные записи, сверяет их с бумажными оригиналами, при необходимости вносит правку и импортирует их в учетную систему, где документы трансформируются в набор проводок.
При необходимости предусматривается возможность учета совершившихся, но еще документально не подтвержденных событий.
После того как первичная информация была введена в учетную систему, она импортируется в корпоративное хранилище данных в требуемом виде с набором необходимой аналитики.
Аналитическая система в соответствии с заложенным в нее инструментарием по запросу формирует отчеты на основе информации, хранящейся в КХД. В результате менеджеры получают отчеты в требуемом формате и с необходимой периодичностью.
4.2. Преимущества и недостатки решения
Преимущества
• Огромные возможности по моделированию, планированию, анализу и конфигурации отчетности
• Возможности по автоматизации всех контуров планирования
• Обеспечение данными о деятельности любого сотрудника компании в реальном времени в любом разрезе (то есть развернутого управленческого учета)
• Значительное повышение эффективности работы компании, ее прозрачности, а также рост финансовой и производственной дисциплины работников
• Составление бухгалтерской и управленческой отчетности на основе одной и той же первичной информации
• Встроенные функции контроля за учётными операциями
Недостатки
• Необходимость в реорганизации большинства бизнес-процессов
• Высокая стоимость внедрения
• Длительные сроки внедрения
5. Типичные проблемы и ошибки российских компаний при автоматизации управленческого учёта
• Отсутствие IT стратегии или слабая связь со стратегией развития организации;
• Отсутствие проработанной постановки задачи автоматизации системы управленческого учёта и технического задания на автоматизацию;
• Попытки автоматизации управленческого учёта до разработки методологии и решения организационных вопросов;
• Неучастие руководства в процессе разработки и внедрения системы
• Неверное распределение ролей Заказчика и Исполнителя при внедрении системы;
• Отсутствие мотиваций персонала организации при внедрении системы;
• Использование различных IT консультантов по решению одной задачи или взаимосвязанного комплекса задач;
• Попытки автоматизировать «всё сразу»
Важно, чтобы люди, которые видят цифры, получаемые в ходе деятельности компании, любых проектов и инициатив, могли быть уверены в точности, выверенности, достоверности и закономерности этих показателей.
Как ни парадоксально это звучит, последнее время все чаще приходится слышать от менеджеров, что скорость принятия решений снижается не из-за недостатка имеющейся информации, а из-за её избытка.
В советские времена у телефонисток на коммутаторе висел лозунг, из которого следовало, что они все ратуют за свободные сексуальные отношения. Что это был за лозунг?
На край стола поставили жестяную банку, плотно закрытую крышкой, так, что 2/3 банки свисало со стола. Через некоторое время банка упала. Что было в банке?
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
