Авансовый отчет - документ, подтверждающий целевое расходование средств, выданных сотрудникам организации авансом на какие-либо нужды (предпринимательские, хозяйственные расходы, командировочные и т.п.).
Аванс выдается только с разрешения руководителя организации, который издает приказ о подотчетных лицах, в котором перечисляются сотрудники, получающие аванс, цели и сроки, на которые им выделяются деньги.
Форма авансового отчета унифицирована под названием АО-1.
Выдача аванса под отчет возможна только сотруднику организации. Передача авансовых средств одного лица другому запрещена.
Бланк формы АО-1 двусторонний, заполняется в единственном экземпляре, поочередно подотчетным лицом и сотрудником бухгалтерии.
Сначала отчет заполняет ответственное лицо:
• на лицевой стороне - наименование организации, дата составления отчета, свои должность, ФИО, табельный номер (если присвоен), назначение аванса;
• на оборотной стороне, в таблице - графы с 1 по 5/6 (дата, номер и название оправдательных документов - кассовых, товарных чеков, накладных и т.п.) и графу «Итого», а также подпись подотчетного лица с расшифровкой.
После заполнения сотрудник вместе с оправдательными документами сдаёт отчет в бухгалтерию.
Бухгалтер заполняет Расписку на лицевой стороне бланка и отдаёт её подотчетному лицу. Затем основную часть авансового отчета проверяет на правильность оформления и заполняет:
• на обратной стороне - графы 7,8,9;
• на лицевой - табличную часть (графы «Предыдущий остаток/аванс» не заполняются, т.к., согласно новому Порядку ведения кассовых операций работнику, который не отчитался по ранее авансированной сумме, выдача следующего аванса не производится); информацию по перерасходу/остатку средств - сумму, номер и дату приходного кассового ордера - если был остаток, или расходного кассового ордера- если был перерасход; строку «Отчет проверен», в которой прописью и цифрами подтверждается сумма аванса.
Все расчеты своей подписью заверяет главный бухгалтер.
Окончательно авансовый отчет утверждает руководитель предприятия - своей визой в правом верхнем углу лицевой стороны бланка АО-1.
Форма авансового отчета сдается подотчетным лицом в течение трех дней с даты окончания поездки, задания и прочее, отмеченной в приказе.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
