Управление финансами
документы

1. Акт выполненных работ
2. Акт скрытых работ
3. Бизнес-план примеры
4. Дефектная ведомость
5. Договор аренды
6. Договор дарения
7. Договор займа
8. Договор комиссии
9. Договор контрактации
10. Договор купли продажи
11. Договор лицензированный
12. Договор мены
13. Договор поставки
14. Договор ренты
15. Договор строительного подряда
16. Договор цессии
17. Коммерческое предложение
Управление финансами
егэ ЕГЭ 2018    Психологические тесты Интересные тесты   Изменения 2018 Изменения 2018
папка Главная » Бухгалтеру » Бухгалтерские документы 2018

Бухгалтерские документы 2018

Бухгалтерские документы 2018

Советуем прочитать наш материал Бухгалтерские документы, а эту статью разбиваем на тему:

1. Бухгалтерские документы 2018
2. Первичные документы бухгалтерского учета в 2018 году
3. Сроки хранения бухгалтерских документов в 2018 году
4. Нормативные документы по бухгалтерскому учету в 2018 году
5. Уничтожение бухгалтерских документов в 2018 году

Бухгалтерские документы 2018

Основанием для бухгалтерских записей являются первичные документы. Они оформляются на каждый факт хозяйственной жизни. Первичные учетные документы утверждаются учетной политикой организации. Они могут составляться как по обязательной к применению форме, так и по форме, разрабатываемой организацией самостоятельно.

То есть документы бухгалтерского оформления применяются для фиксирования хозяйственного факта и отражения его в бухгалтерском учете. А вот для систематизации и накопления информации, уже включенной в учетную систему на основании первички, предназначены регистры синтетического и аналитического учета.

Основные бухгалтерские документы включают в себя не только первичную документацию и регистры учета, но и бухгалтерскую отчетность, составляемую на заключительном этапе учетной работы. Бухгалтерская отчетность представляет пользователям информацию об имущественном и финансовом положении организации и о результатах ее хозяйственной деятельности.

Ответить на вопрос, какие бухгалтерские документы должны быть в ООО, не так просто. Их перечень определяется не только требованиями бухгалтерского, налогового и иного законодательства, но и спецификой деятельности каждой конкретной организации. К примеру, если организация занимается оптовой торговлей и является плательщиком НДС, то при каждой отгрузке она формирует товарные накладные и счета-фактуры, а если оказывает услуги – счета-фактуры и акты оказанных услуг.

При этом первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерская отчетность должны храниться организацией не менее пяти лет после окончания отчетного года (ч. 1 ст. 29 Федерального закона № 402-ФЗ).

При смене руководителя организации производится передача документов бухгалтерского учета в соответствии с установленным организацией порядком.

При смене главного бухгалтера бухгалтерские документы, как правило, также передаются новому сотруднику, ответственному за систему учета, по акту приема-передачи бухгалтерских документов, образец которого каждая организация разрабатывает самостоятельно. По-другому этот перечень может именоваться «Реестр бухгалтерских документов при передаче дел», образец которого тоже законодательно не установлен. В нем, естественно, указывается перечень передаваемых документов. Документы в нем могут быть перечислены как пообъектно (при минимальном объеме документов), так и по томам (к примеру, счета-фактуры за 3-ий квартал 2018 года, полученные от поставщиков).

Первичные документы бухгалтерского учета в 2018 году

Хозяйственные операции предприятий оформляются документами первичного учета. Запись производится в момент совершения операции или сразу по ее окончании. Предприятия заполняют первичные формы сплошным способом, путем документирования всех объектов и операций.

Документы ведутся на бумажном носителе или в электронном виде с последующим выводом их на бумажный носитель. Если электронная форма заверена подписью, бумажный носитель является копией. Разрешен электронный документооборот между предприятиями, имеющими взаимную договоренность.

Под первичными документами понимают формы, на основании которых учитывают:

• Прием и выдачу ТМЦ, денежных средств, прочих активов, участвующих в ведении деятельности.
• Оформление прихода основных средств.
• Выдачу подотчетных средств, ценных бумаг, средств оплаты труда.
• Оформление оказанных услуг, выполненных работ.
• Ведение кадрового учета.
• Иные действия и операции деятельности предприятия.

Порядок оформления и ведения первичной документации регулируются законом «О бухгалтерском учете».

К составу информации на документах необходимо относиться ответственно. Документы лежат в основе бухгалтерской отчетности и налогообложения.

Формы имеют юридическую силу при наличии обязательных реквизитов:

• Наименование формы.
• Дата составления.
• Данные экономического субъекта.
• Содержание операции.
• Натуральное и стоимостное выражение факта хозяйственной деятельности.
• Данные лица, заверившего документ.
• Подпись ответственного лица.

Отсутствие любого из реквизитов не позволяет применить документ в учете. Данные первичного учета должны быть документально подтверждены и экономически оправданы.

При составлении форм работники предприятий могут допустить ошибки и неточности.

Допускается исправление ошибочной записи в следующем порядке:

• Перечеркивание неверного текста. Ошибочные данные должны быть доступны для чтения.
• Внесение рядом правильной записи и комментариями: «Верно» или «Исправленному верить».
• Проставление даты исправления.
• Заверение текста подписью с расшифровкой данных лица, внесшего исправления.

В связи с возможностью заполнения одного бланка в машинописном и ручном виде, исправления могут производится и в документах, распечатанных с использованием специализированных программ.

Первичные документы могут иметь некорректные формы исполнения в виде:

• Отсутствии печати. В связи внесением допущения о возможности оформления документации без использования печати предприятие может выдавать формы без оттиска. Для предотвращения претензий со стороны налоговых органов право необходимо закрепить в локальных внутренних актах и договорах.
• Факсимильной подписи. Право применения факсимиле необходимо согласовывать с партнерами. Налоговые органы не принимают факсимильные документы.
• Подписей лиц, не указанные в приказах. Данную оплошность можно исправить доверенностью, указывающих на право подписи документов лицами, составляющими формы.

За отсутствие документов бухгалтерского учета или использование форм, составленных с недостаточными данными и используемые в налогообложении, налагается штраф согласно ст. 120 НК РФ.

Компания может использовать унифицированные формы или разработать их самостоятельно.

Перечень применяемых документов утвержден в приложении к учетной политике предприятия.

Не допускается самостоятельно разрабатывать документы для ведения:

1. Кассового учета.
2. Расчетов с использованием техники ККМ.
3. Транспортных перевозок.

Не заменяются иные документы, разработанные министерствами для узкоспециализированного использования. Например, не меняются предприятиями бланки путевых листов стандартного образца, утвержденные Минтрансавто.

Практика показывает, что предприятия преимущественно используют бланки унифицированных форм.

При разработке компанией самостоятельно бланков учета соблюдается порядок действий:

• Включение обязательных реквизитов.
• Утверждение бланков в порядке документооборота, установленном учетной политикой.
• Информирование ИФНС о применении бланков.
• Согласование форм документов с партнерами и приложение бланков к договору. Для партнеров, использующих формы в расчете налогов, необходимо иметь подтверждение законности и юридической силы документов.

Виды используемых форм зависят от профиля деятельности предприятия.

Формы первичного учета группируются по видам операций.

Предприятия в учете используют:

1. Формы кассового учета. Для учета наличных денежных операций применяют:
• Кассовые ордера, оформляющие прием и выдачу средств. Документы оформляются на каждую операцию. Форма ПКО оформляет приход, полученный в виде выручки через кассу ККМ. Документы регистрируются в журнале с присвоением уникального номера.
• Кассовая книга. В журнал вносятся данные о полученных и израсходованных денег за рабочий день. На конец дня выводится остаток наличности. Документ ведется в единственном экземпляре. При наличии БСО в кассе ведется журнал их регистрации и отчетной выдачи.
2. Документы для ведения банковского учета. Для учета безналичных расчетов применяют:
• Платежное поручение. Форма используется для перечисления средств с расчетного счета получателю, указанному в документе. Прием распоряжения о переводе средств принимается банком только при наличии подписи или ЭЦП, согласованных с учреждением.
• Инкассовое поручение и мемориальный ордер. Применяются для безакцептного списания средств.
• Чековая книжка. Форма является хранителем чеков для получения денег с расчетного счета и использованных корешков. Книжка ведется отдельно для каждого открытого счета.
3. Формы для учета заработной платы. В учете вознаграждений работников используют:
• Ведомости. Документы предназначены для начисления, выдачи средств, направляемых для выплат работникам и данных об удержаниях – алиментах, налоге, сумм, взыскиваемых по решениям судов.
• Записка-расчет. Документ составляется при подсчете сумм, причитающихся работнику при уходе в отпуск.
• Карточки учета. Формы учитываются данные по полученным суммам, удержаниям, начисленным взносам. На предприятии ведется журнал регистрации ведомостей.
4. Документы по учету ТМЦ и ОС. Применяются:
• Накладная (ТОРГ-12). Основная форма, позволяющая передать товар и иные ценности, получить его и оприходовать на склад. Форма подтверждает факт наличия ТМЦ.
• Акт инвентаризации. Документ является итоговой формой при проверке материальных ценностей.
• Акт о передаче ОС. Применяется для подтверждения факта передачи и оприходования основных средств.
• Карточка учета товаров. Показывает движение товара или группы активов.
• Акт о возврате. Подтверждает брак и сопровождает возврат товара, не соответствующего потребительским требованиям.

Значительная группа первичных документов предназначена для ведения кадрового учета.

Предприятие должно обеспечить сохранность документов первичного бухгалтерского учета в течение 5 лет. Формы могут быть востребованы для уточнения данных и для подтверждения правильности ведения учета, уплаты налогов в бюджет при проверке.

Исключения составляют формы, подтверждающие выплаты заработной платы сотрудникам. Карточки учета, приказы по кадрам, ведомости хранятся в течение 75 лет.

Хранение осуществляет предприятие или городской архив.

Сроки хранения бухгалтерских документов в 2018 году

Проверьте сроки хранения документов в организации в 2018 году по таблице. За отсутствие первички налоговики штрафуют на 10 000 руб. А если не предоставить документы в трудовую инспекцию, то штраф будет до 50 000 руб.

Компании обязаны хранить документы по налогам, бухучету и кадрам. Причем за сохранность отвечает руководитель компании. Но он может передать свои полномочия другому сотруднику. Предприниматели отвечают за хранение самостоятельно.

Сроки хранения установлены в Налоговом кодексе РФ, Федеральных законах № 402-ФЗ, № 125-ФЗ, а также в перечне «первички», утвержденном приказом Минкультуры России № 558.

Компании и ИП должны хранить бухгалтерские и налоговые документы, которые подтверждают доходы, расходы и сумму исчисленного налога. Бумаги храните в течение четырех лет. Такую обязанность прописали в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса. Более длительный срок хранения – 5 лет – предусмотрели в Перечне для «первички» (п. 362).

Как определить, на какой срок ориентироваться, подсказали в Минфине. Четыре года применяют к регистрам налогового учета, счетам-фактурам, книгам покупок и продаж и т.д. Чтобы решить, какие документы уже точно можно ликвидировать, определите, сколько лет они лежат в архиве. Четырехлетний срок считайте после завершения периода, в котором бумаги в последний раз использовали для отчетности. Вы вправе избавиться от бумаг, которые использовали для расчета и уплаты налога, если они старше четырех лет (письмо Минфина России № 03-07-11/45829).

Пять лет применяют к бумагам, которые связаны с бухучетом. То есть это, к примеру, товарные накладные, акты или регистры учета вроде оборотно-сальдовых ведомостей.

Срок может быть и еще больше. Он увеличится, если компания списывает в налоговом учете убытки прошлых лет. Бумаги, которые эти убытки подтверждают, храните столько, сколько будете переносить убыток на будущее. К этому периоду прибавляйте еще четыре года.

В таблице ниже приведены отдельные документы, которые чаще всего бывают в компании.

Таблица со сроками хранения бухгалтерских и налоговых документов в организации в 2018 году:

Вид 

Срок хранения 

Регистры налогового учета, налоговые декларации, налоговые расчеты по авансовым платежам, справки по форме 2-НДФЛ и т. д.

5 лет после окончания периода, за который они составлены

Договоры и соглашения по сделкам, первичные документы 

Акты сверок

Документы, связанные с исчислением и уплатой страховых взносов (расчет по взносам, больничные листы, платежные поручения на перечисление взносов)

В течение шести лет после окончания года, в котором бумаги последний раз использовался для начисления взносов и составления отчетности

4-ФСС

годовые - постоянно, квартальные - 5 лет

Кассовые документы, связанные с выплатой зарплаты (например, расчетно-платежные ведомости по форме № Т-49)

В течение пяти лет после окончания года, в котором составлены данные бумаги. При отсутствии лицевых счетов кассовые документы, связанные с выплатой зарплаты, необходимо хранить 75 лет

Годовая бухгалтерская отчетность, бухгалтерская отчетность по МСФО

Постоянно, то есть в течение всего срока существования компании

Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих УСН

Документы учетной политики

5 лет после окончания года, в котором она использовалась для составления бухгалтерской отчетности

Аудиторское заключение к годовой бухгалтерской отчетности

Постоянно

Регистры бухгалтерского учета (главная книга, различные журналы-ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, инвентарные списки и др.)

5 лет

Первичные документы, которые подтверждают понесенные убытки

Плательщики налога на прибыль обязаны хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков. Аналогичный срок предусмотрен для «упрощенцев» с объектом доходы минус расходы, для субъектов, применяющих ЕСХН. А также плательщиков НДФЛ в отношении операций с ценными бумагами и финансовыми инструментами срочных сделок

Инвентарные карточки учета основных средств

5 лет после ликвидации основного средства

Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности

5 лет



Законодатели сократили срок хранения бумаг по личному составу (Федеральный закон № 43-ФЗ). К ним относятся трудовые и гражданско-правовые договоры, личные карточки. А еще — невостребованные подлинники трудовых книжек, дипломов, аттестатов, свидетельств, удостоверений.

Все эти бумаги теперь можно хранить не 75 лет, как раньше, а 50 лет. А вот сроки хранения документов личного состава, которые оформили ранее 2003 года, остались прежними — 75 лет.

Что касается иных кадровых бумаг, то их хранить можно значительно меньше. Мы привели сроки хранения в таблице ниже.

Таблица со сроками хранения кадровых документов в 2018 году:

Вид 

Сроки хранения

Коллективные договоры

Постоянно

Табели (графики), журналы учета рабочего времени

50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)

Документы о премировании

5 лет

Штатные расписания и изменения к ним

Постоянно

Личные дела

50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)

Трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел

Личные карточки работников

Невостребованная трудовая книжка

До востребования или 75 лет

Графики предоставления отпусков

1 год после окончания года, на который его утверждали



Срок хранения надо отсчитывать с момента окончания периода, в котором организация использовала документ. Определять срок с того дня, когда оформили бумагу, неправильно.

Примеры подсчета общих сроков хранения документов:

Общий срок хранения

С какой даты считать

Пример расчета

Бухгалтерские 

5 лет, если законодательство не устанавливает больший срок

С 1 января после года, в котором документ использовали при составлении бухгалтерской отчетности в последний раз.

Компания в январе 2018 года купила на 5 лет неисключительные права на использование программы. Расходы списывают равными долями. Последнюю часть учтут в январе 2029 года. Поэтому срок хранения акта приема-передачи прав закончится только 1 января 2029 года.

Налоговые 

4 года

С 1 января после окончания года или другого налогового периода, в котором документ последний раз использовали для расчета налогов.

Полученный счет-фактуру зарегистрировали в книге покупок 17 апреля 2018 года. Несмотря на то, что документу уже 2 года, отсчет срока начнут с 1 июля 2018-го. Значит, уничтожить документ можно не раньше 1 июля 2022 года.

По страховым взносам

6 лет

С 1 января после окончания того года, в котором документ последний раз использовали для расчета взносов.

Компания сдала в 2018 году уточненный РСВ-1. Значит, срок хранения всех документов по взносам нужно увеличить на два года. Уничтожить их можно будет только в 2025 году.

Кадровые 

50 лет для документов, составленных с 1 января 2003 года. 75 лет для документов, составленных до 1 января 2003 года

С даты, когда составили документ.

Если личную карточку сотрудника завели в 2001 году, то хранить ее придется на 9 лет дольше, чем ту, которую открыли в 2017 году. То есть карточка 2001 года должна находиться в архиве до конца 2076 года, 2017- го — до конца 2067 года.



Если компания избавится от бумаг раньше положенного срока, то инспекторы могут снять расходы или вычеты НДС, поскольку они не подтверждены документами. В результате организации будут доначислены налоги, пени и штраф. Либо инспекторы могут определить суммы налогов к уплате расчетным методом (подп. 1 п. 7 ст. 31 НК РФ). А это также может привести к пеням и штрафам.

Кроме того, за отсутствие первички налоговики могут оштрафовать компанию на сумму 10 000 или 30 000 руб. (ст. 120 НК РФ).

Кстати, законом предусмотрены штрафы и за непредставление документов, чей срок хранения не истек.

Для удобства мы представили их в таблице ниже:

Куда не представили

Штраф для организации

Штраф для должностного лица

ИФНС

200 руб. за каждый непредставленный документ

От 300 до 500 руб. 

Трудовая инспекция

От 30 000 до 50 000 руб. 

От 1 000 до 5 000 руб.



Если срок хранения истек, их надо уничтожить (п. 2.3 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России № 526).

Пора уничтожать документ или нет, определяет комиссия. Директор выбирает, кого из сотрудников в нее включить, и утверждает этот состав приказом (п. 4.5—4.9 Правил № 526, письмо Минфина № 07-04-09/2355, п. 3 информации Минфина № ПЗ-13).

Комиссия ежегодно проверяет, у каких документов на 1 января закончился срок хранения (п. 2.3, 4.11 Правил № 526). И составляет акт, в котором перечисляет название и количество дел с документами, которые пора уничтожить. После того как директор утвердит акт, документы можно уничтожить. Если компания делает это самостоятельно, понадобится еще один акт, но уже на уничтожение. Крупные компании чаще передают документы на утилизацию специализированной организации по накладной. Она же и составляет акт об уничтожении.

Нормативные документы по бухгалтерскому учету в 2018 году

Документы, определяющие методологические основы, порядок организации и основные правила ведения бухгалтерского учета на предприятиях России:

- Гражданский кодекс Российской Федерации;
- Налоговый кодекс Российской Федерации;
- Федеральный закон «О бухгалтерском учете» № 129ФЗ;
- Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях введен в действие Федеральным законом 195ФЗ;
- Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденное приказом Минфина Российской Федерации № 34н, с изменениями и дополнениями, внесенными приказами Минфина Российской Федерации № 107н, № 31 н, № 116н, № 26н;
- Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1), утвержденное приказом Минфина Российской Федерации № Юбн;
- Положение по бухгалтерскому учету «Учет договоров строительного подряда» (ПБУ 2), утвержденное приказом Минфина Российской Федерации № 116н;
- Положение по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (ПБУ 3), утвержденное приказом Минфина Российской Федерации № 154н, с изменениями, внесенными приказом Минфина Российской Федерации № 147н;
- Положение по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организаций» (ПБУ 4), утвержденное приказом Минфина Российской Федерации. № 43н, с изменениями, внесенными приказом Минфина Российской Федерации № 115н;
- Положение но бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» (ПБУ 5), утвержденное приказом Минфина Российской Федерации №44н, с изменениями, внесенными приказами Минфина Российской Федерации № 156н, № 26н;
- Положение по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» (ПБУ 6), утвержденное приказом Минфина Российской Федерации № 26н с изменениями и дополнениями, внесенными приказами Минфина Российской Федерации № 45н, № 147н, № 116н, № 156н;
- Положение по бухгалтерскому учету «События после отчетной даты» (ПБУ 7), утвержденное приказом Минфина Российской Федерации № 56н, с изменениями, внесенными приказом Минфина Российской Федерации № 143н;
- Положение по бухгалтерскому учету «Условные факты хозяйственной деятельности» (ПБУ 8), утвержденное приказом Минфина Российской Федерации № 96н, с изменениями, внесенными приказами Минфина Российской Федерации № 116н, № 144н;
Положение по бухгалтерскому учету «Доходы организации» (ПБУ 9), утвержденное приказом Минфина Российской Федерации № 32н, с изменениями, внесенными приказами Минфина Российской Федерации № 107н, № 27н, № 116н, № 156н;
- Положение по бухгалтерскому учету «Расходы организации» (ПБУ 1), утвержденное приказом Минфина Российской Федерации № ЗЗн, с изменениями, внесенными приказами Минфина Российской Федерации № 27н, № 116н, № 156н; Положение по бухгалтерскому учету «Информация о связанных сторонах» (ПБУ 11/2оо8), утвержденное приказом Минфина Российской Федерации № 48н; Положение по бухгалтерскому учету «Информация по сегментам» (ПБУ 12), утвержденное приказом Минфина Российской Федерации № 11н, с изменениями, внесенными приказом Минфина Российской Федерации № 115н;
- Положение по бухгалтерскому учету «Учет государственной помощи» (ПБУ 13) утвержденное приказом Минфина Российской Федерации № 92н, с изменениями, внесенными приказом Минфина Российской Федерации № 115н; Положение по бухгалтерскому учету «Учет нематериальных активов» (ПБУ 14), утвержденное приказом Минфина Российской Федерации № 153н; Положение по бухгалтерскому учету «Учет займов, кредитов и затрат по их обслуживанию» (ПБУ 15), утвержденное приказом Минфина Российской Федерации № 60н, с изменениями, внесенными приказами Минфина Российской Федерации №115н и № 155н; Положение по бухгалтерскому учету «Учет расходов по займам и кредитам» (ПБУ 15), утвержденное приказом Минфина Российской Федерации № Ю7н; Положение по бухгалтерскому учету «Учет расходов на научно исследовательские, опытно-конструкторские и технологические работы» (ПБУ 17), утвержденное приказом Минфина Российской Федерации № 115н, с изменениями, внесенными приказом Минфина Российской Федерации №116н;
- Положение по бухгалтерскому учету «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций» (ПБУ 18), утвержденное приказом Минфина Российской Федерации № 114н, с изменениями, внесенными приказом Минфина Российской Федерации № 23н;
- Положение по бухгалтерскому учету «Учет финансовых вложений» (ПБУ 19), утвержденное приказом Минфина Российской Федерации № 126и, с изменениями, внесенными приказом Минфина Российской Федерации №11бн, №156н;
- Положение по бухгалтерскому учету «Информация об участии в совместной деятельности» (ПБУ 20), утвержденное приказом Минфина Российской Федерации № 105н, с изменениями, внесенными приказом Минфина Российской Федерации № 116н;
- Положение но бухгалтерскому учету «Изменения оценочных значений» (ПБУ 21), утвержденное приказом Минфина Российской Федерации № 106н.

Указанные документы отражают реальные процессы, происходящие в Российской Федерации, и способствуют соответствию отечественного учета зарубежному.

Уничтожение бухгалтерских документов в 2018 году

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения — процедура, проводящаяся по особым правилам. Из нашего материала вы узнаете о том, какие документы при этом потребуется оформить, для чего нужна экспертная комиссия, каким способом лучше избавиться от бумаг, а также о других нюансах этого процесса.

Наша жизнь тесно связана с огромным количеством бумаг. Даже в обычной квартире можно обнаружить залежи разного рода макулатуры (к примеру, счета на оплату или копии личных документов). В компаниях и учреждениях бумажные завалы образуются в несравнимо больших объемах (распорядительные, административно-хозяйственные, бухгалтерские, кадровые и другие документы).

Обычному гражданину избавиться от ненужных бумаг можно без особых проблем — провести генеральную уборку и выбросить весь ненужный бумажный хлам. Никаких особых процедур при этом соблюдать не потребуется — даже если случайно будет уничтожено что-то ценное, наказания не последует. Правда, в такой ситуации придется потратить время и средства на восстановление утраченного документа.

Совсем иные требования предъявляются к уничтожению документов, образовавшихся в процессе деятельности различных компаний. Избавиться от приказов, распоряжений, кадровых и первичных бухгалтерских документов, а также от множества иных документов без соблюдения особой процедуры не получится. Кроме того, уничтожить документы можно только по истечении законодательно установленных сроков их хранения.

Обязанность по сохранению архивных документов (в том числе по личному составу) в течение сроков их хранения возложена на государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждан, занимающихся коммерческой деятельностью, в соответствии с п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» № 125-ФЗ.

В случае несоблюдения этого закона предусмотрены различные виды ответственности (ст. 27 закона № 125-ФЗ).

Какова же процедура уничтожения документов с истекшими сроками хранения?

Для любых документов (неважно, распорядительных, бухгалтерских или кадровых) существует единый порядок их уничтожения. Он заключается в следующем:

• Необходимо проверить, истек ли срок хранения документов, а также наличие документов, потерявших свое практическое значение.
• Экспертная комиссия (ЭК), состав которой утверждается руководителем компании, должна провести экспертизу ценности документов (оформляется протоколом заседания ЭК).
• Составляется акт на уничтожение документов, утверждаемый руководителем предприятия.
• Дела, отраженные в акте, уничтожаются, что оформляется отдельным документом.

Одним актом здесь не обойтись, да и в одиночку избавиться от документов не получится. Не следует преуменьшать в данном случае роль экспертной комиссии. К примеру, если при экспертизе будет выявлено, что в одном деле подшиты документы с истекшим сроком хранения одновременно с бумагами, имеющими постоянные или длительные сроки хранения, то такой комплект документов потребуется расшить и расформировать. Документы, не подлежащие уничтожению к определенной дате, оформляются в самостоятельные дела.

Или другой пример: если экспертиза документов постоянного хранения выявила наличие одновременно оригиналов, копий или их дубликатов (то есть повторяющуюся информацию), то дальнейшему хранению подлежат оригиналы, а остальные документы уничтожаются. Всё это решает экспертная комиссия.

В ее обязанности также входит определение возможности восстановления текста поврежденных документов. К уничтожению могут быть отобраны документы, большая часть текста которых недоступна для прочтения и не подлежит восстановлению. Если возможно восстановление текста, поврежденный документ не уничтожается, а в последующем реставрируется или фотокопируется.

Результаты экспертизы документов должны найти отражение в протоколе ЭК, форма которого законом не регламентирована. А при оформлении акта на уничтожение документов лучше использовать форму, приведенную в приложении № 4 к Основным правилам работы архивов организаций, одобренным решением коллегии Росархива.

До того момента, как произойдет уничтожение документов с истекшим сроком хранения, ответственным за их ликвидацию лицам придется изрядно потрудиться. Во-первых, отобранные документы необходимо упорядочить и описать — для этого предназначен акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению».

В акте не требуется описывать каждое дело — достаточно указать их общее количество и крайние сроки завершения делопроизводства.

Кроме заполнения табличной части акта, в нём требуется указать и другую важную информацию: итоговые цифры единиц хранения, подлежащих уничтожению, с указанием временного периода дел; отметку о согласовании приведенной в акте информации с экспертной комиссией (в том числе отдельно указываются дата и номер протокола ЭК об утверждении описей дел постоянного хранения). Акт утверждается руководителем фирмы. Особое место в нем отводится для даты составления — этот реквизит заслуживает отдельного внимания. Об этом поговорим далее.

Чтобы не нарушить требования закона и случайно не избавиться от документов, срок хранения которых еще не истек, необходимо правильно исчислять эти сроки.

При этом нужно учесть следующее:

• документы, созданные (включительно), можно уничтожать только в том случае, если истек срок хранения, указанный в Перечне типовых управленческих документов, утвержденном Росархивом;
• перед уничтожением дел с датой оформления сроки их хранения нужно сверять с перечнем, утвержденным приказом Минкультуры № 558.

Несмотря на то что перечень, утвержденный Росархивом, в настоящее время не действует, при уничтожении документов, созданных в период его действия, необходимо руководствоваться теми сроками хранения, которые в нем указаны. Это обусловлено тем, что приказ № 558, которым введен в действие перечень, не имеет обратной силы, то есть не распространяется на ранее возникшие отношения — иное прямо не оговорено в нём самом. А отдельные сроки перечня и перечня не совпадают по одним и тем же видам документов.

При конкретизации даты уничтожения документов следует помнить, что в акт на уничтожение разрешено включать те документы, срок хранения которых истек к 1 января года составления акта. К примеру, дело 2018 года со сроком хранения 5 лет допустимо включить в акт не ранее 2024 года.

В процессе хозяйственной деятельности у организации могут появиться документы, не перечисленные в законодательно определенных перечнях. Рано или поздно вопрос об их уничтожении также возникает.

В любом случае до оформления акта на уничтожение необходимо конкретизировать сроки хранения таких документов. В соответствии с п. 2.2.5 Основных правил работы архивов организаций для определения сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, ЭК организации вправе обратиться с запросом к специалистам архивного учреждения.

Только после того, как срок хранения будет определен, можно решать дальнейшую судьбу таких документов (уничтожить или продолжать хранить).

На особенностях уничтожения бухгалтерских документов необходимо остановиться отдельно. Несмотря на то, что сроки их хранения также установлены перечнем и на них распространяется общая процедура хранения и уничтожения документов в соответствии с законом № 125-ФЗ, существует еще ряд нормативных документов, требования которых необходимо учитывать.

Так, в ст. 23 НК РФ установлено, что налогоплательщик обязан сохранять в течение 4 лет данные бухучета и иные бумаги, необходимые для расчета и уплаты налогов. А ст. 29 закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ устанавливает срок хранения в 5 лет для первичных бухгалтерских документов, учетных регистров, учетной политики, бухотчетности и иных документов, связанных с организацией и ведением бухучета.

То есть если учетный регистр, справка или иная бумага каким-либо образом относится к разряду бухгалтерских, оформлять акт на уничтожение ранее истечения 5-летнего срока нельзя. Если это произойдет, ответственность за неправомерное уничтожение будет нести руководитель фирмы.

Однако это еще не все. Сказанное выше относилось к тем компаниям и предприятиям, деятельность которых в течение всего срока их существования была безубыточной. Если же получен убыток и его переносили на последующие периоды, все документы, подтверждающие размер такого убытка, запрещено уничтожать в течение всего срока переноса (ст. 283 НК РФ).

Когда все законодательно установленные сроки хранения истекут, акт на уничтожение оформляется в обычном порядке.

Законом не определены конкретные способы уничтожения документов с истекшим сроком хранения. Поскольку на момент составления акта эти документы уже не представляют для компании никакой ценности и, по сути, являются макулатурой, способ избавления от них возможен любой.

Например, можно:

• отправить документы на переработку (утилизацию) в специализированную организацию;
• избавиться от ненужных бумаг с помощью специального уничтожителя (офисного шредера, измельчителя бумаги и др.);
• сжечь (однако это может повлечь проблемы с пожарниками).

Первый способ может обернуться для фирмы значительными материальными расходами на оплату услуг по утилизации, а передачу документов придется оформлять приемо-сдаточным актом или накладной с указанием количества дел и их веса. Для обеспечения конфиденциальности потребуется отправить в спецорганизацию своего работника с целью контроля за процедурой уничтожения документов.

Во всех остальных случаях без оформления дополнительных документов также не обойтись — об этом поговорим в следующем разделе.

Акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению» является не единственным документом, который требуется оформить в подобной ситуации. Еще одну бумагу (обычно ее также именуют актом) составляют, чтобы подтвердить сам факт уничтожения утративших практическое значение и устаревших документов. Для этого акта не предусмотрено типовой формы, поэтому он составляется в произвольной форме. При этом важно указать в нем всю необходимую информацию.

Чтобы впоследствии к этому документу не было претензий, в нем нужно отразить следующее:

• наименование документа и название компании, от имени которой он составляется;
• дату оформления акта;
• описание факта уничтожения документов (с указанием объема или количества, а также способа уничтожения);
• подписи с расшифровками Ф. И. О. ответственных лиц.

Если акт о выделении к уничтожению документов сформирован верно (с соблюдением всей процедуры по организации и проведению экспертизы документов и оформлению результатов работы ЭК), руководитель всё равно может быть привлечен к ответственности в том случае, если документы были уничтожены преждевременно и сроки их хранения не соблюдались.

ВАЖНО! документов возможен штраф в размере от 2 000 до 3 000 руб.

Если у юрлица отсутствуют средства на организацию и содержание отдельной архивной службы, но он не хочет быть наказан, ему необходимо назначить ответственных работников, в функции которых будет входить непрерывный контроль за хранением документов и своевременным уничтожением дел с истекшими сроками хранения.

В соответствии со ст. 5 закона № 125-ФЗ отражение документов в составе архивного фонда не зависит от способа создания и вида носителя.

В п. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ указано, что документы и средства, воспроизводящие электронные носители информации, а также проверяющие подлинность ЭЦП, надлежит хранить не менее 5 лет после года, в котором они в последний раз использовались для составления бухгалтерских отчетов.

В настоящее время огромные объемы документации могут храниться в компании в электронном виде, а также на специальных носителях (дисках, флеш-картах и др.). Если ЭК определит отсутствие практической значимости электронных документов и (или) срок их хранения истечет, информация подлежит уничтожению вместе с носителем. При этом могут применяться те же способы уничтожения, что и для бумажных документов (измельчение, сжигание, изменение формы и др.).

Кроме того, могут применяться и специальные способы — стирание или перезапись файлов (абз. 2 разд. 9.9 ГОСТа 15489-1, утв. приказом Ростехрегулирования № 28-ст).

Особой процедуры (в том числе по оформлению акта) для этого законом не предусмотрено, поэтому необходимо придерживаться общего порядка, описанного ранее для бумажных документов.

При этом не следует забывать о следующем:

• запрещено избавляться от ненужных файлов и документов самовольно и без оформления акта;
• нельзя уничтожать документы, относящиеся к судебному разбирательству (проходящему или предстоящему);
• нельзя игнорировать требование о конфиденциальности информации, содержащейся в уничтожаемых документах и их копиях;
• необходимо ликвидировать все копии документов (включая персональные и резервные), если такие дубликаты разрешены к уничтожению.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения происходит после завершения работы экспертной комиссии с обязательным оформлением акта. Затем в отношении всех отраженных в акте документов проводится процедура физической ликвидации — это действие тоже оформляется отдельным актом.

Способы избавления от документов могут быть различными — законом этот момент не регламентируется. Допустимо сдать их на утилизацию в специализированную компанию, воспользоваться офисным шредером или применить иной способ.

темы

документ Банкротство 2018
документ Бедность 2018
документ Безработица 2018
документ Бизнес-план 2018
документ Бухгалтерская отчетность 2018



назад Назад | форум | вверх Вверх

Управление финансами
важное

Новое пособие на первого ребенка в 2018 году
Курс доллара на 2018 год
Курс евро на 2018 год
Цифровые валюты в 2018 году
Алименты 2018
Бухгалтерские изменения 2018
Как получить квартиру от государства
Как получить земельный участок бесплатно
Эффективный контракт 2018
Валютный контроль 2018
Взыскание задолженности 2018
ЕНВД 2017

Временная регистрация 2018
График отпусков 2018
УСН 2017
Изменения для юристов 2017
Вид на жительство 2018
Кадровое делопроизводство 2017
Взаимозачет 2018
Налоговый вычет 2017
Взносы в ПФР 2018
Производственный календарь на 2017 год
Брокеру
Недвижимость


©2009-2018 Центр управления финансами. Все права защищены. Публикация материалов
разрешается с обязательным указанием ссылки на сайт. Контакты