Каждая компания вправе прибегнуть к списанию дебиторской задолженности, которую не удается взыскать, причем даже без обращения в суд. Рассмотрим по шагам процесс списания дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности.
Из-за снижения объемов продаж, нехватки оборотных средств контрагенты не всегда спешат расплатиться по своим долгам. В результате в учете компании-кредитора накапливаются значительные суммы дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности. При этом часто анализ деятельности организации-должника свидетельствует о том, что даже при получении положительного судебного решения взыскание присужденных сумм будет крайне затруднительно либо вообще невозможно.
Для взыскания дебиторской задолженности в судебном порядке кредитор затрачивает дополнительные материальные ресурсы:
• госпошлина за подачу искового заявления в суд;
• оплата юридических услуг по представлению интересов компании в суде;
• сопровождение исполнительного производства по взысканию дебиторки.
Однако по факту исполнить решение суда так и не удается из-за отсутствия имущества у должника. Вместе с тем каждая компания может списать безнадежную, то есть нереальную к взысканию, дебиторскую задолженность, по которой истек срок исковой давности, даже без обращения в суд.
О возможности списания дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности, независимо от факта ее истребования у должника, неоднократно высказывался Минфин России (письма № 03-03-06/1/3, № 03-03-06/2/158, № 03-03-06/1/124). На практике наиболее востребованным основанием для списания дебиторской задолженности остается истечение срока исковой давности. Для того чтобы правильно списать долг с истекшим сроком исковой давности, необходимо совершить ряд последовательных шагов.
Шаг 1. Определяем, истек ли срок исковой давности для списания дебиторской задолженности.
На основании пункта 2 статьи 266 НК РФ любой долг перед вашей компанией признается безнадежным, если по нему истек срок исковой давности. В соответствии со статьей 195 ГК РФ исковой давностью признается срок для защиты нарушенного права.
По общему правилу по обязательствам с определенным сроком исполнения, срок исковой давности составляет три года и начинает отсчитываться со дня, следующего за последним днем срока исполнения должником своих обязательств (статья 196, п. 2 ст. 200 ГК РФ). Между тем, по некоторым обязательствам установлены специальные сроки, отличающиеся от общего трехлетнего срока. Поэтому перед списанием дебиторской задолженности необходимо проанализировать характер возникшего обязательства, согласно которому долг подлежит списанию.
Кроме того, перед списанием дебиторской задолженности следует проверить наличие / отсутствие документов, которые могут свидетельствовать о прерывании срока исковой давности. В частности, подписание актов сверки с контрагентом и иных документов, подтверждающих признание должником возникшего обязательства, например, признание претензии, изменение условий договора, прерывают течение срока исковой давности.
Согласно статье 203 ГК РФ, после перерыва течение срока исковой давности дебиторской задолженности юридических лиц начинается заново, а время, истекшее до перерыва, не засчитывается в новый срок. Например, если срок исполнения обязательств по оплате поставленного товара возник 01.02.2015 г., срок исковой давности по данному обязательству должен был истечь 02.02.2018 г. При этом 31.12.2015 г. продавец подписал с должником Акт сверки задолженности, следовательно, течение срока исковой давности начинается заново. С учетом акта сверки новый срок исковой давности будет истекать 31.12.2018.
Чтобы у контролеров не возникло претензий к суммам списанной дебиторской задолженности, необходимо помнить, что дата возникновения дебиторской задолженности и срок истечения ее исковой давности должны быть документально подтверждены, а сам долг списан на основании приказа (распоряжения) руководителя организации.
Для документального подтверждения даты возникновения дебиторской задолженности недостаточно одного гражданско-правового договора. Долг необходимо подтвердить еще и первичными бухгалтерскими документами, такими, как акты оказанных услуг, выполненных работ, товарными накладными, актами приема-передачи товаров, платежными поручениями в случае перечисления аванса, иными документами.
Дебиторская задолженность должна быть подтверждена актами инвентаризации дебиторской задолженности.
Шаг 3. Определяем период, в котором дебиторская задолженность подлежит списанию.
Рассмотрим списание дебиторской задолженности в налоговом учете. Дебиторская задолженность признается безнадежной и подлежит списанию в том налоговом (отчетном) периоде, в котором истек срок исковой давности.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Согласно разъяснениям финансового ведомства, кредиторская задолженность, по которой истек срок исковой давности, учитывается в составе внереализационных доходов в последний день того отчетного периода, в котором истекает этот срок (письмо Минфина России № 03-03-06/1/38).
В целях налога на прибыль безнадежную дебиторскую задолженность, выявленную на основании инвентаризации, учесть в более позднем периоде будет крайне сложно. Судебная практика исходит из того, что у налогоплательщика нет оснований для списания дебиторской задолженности, если налогоплательщик не списал долг на дату истечения срока исковой давности (постановление Президиума ВАС РФ № 1574/10).
Следовательно, инвентаризацию дебиторки следует провести на конец отчетного (налогового) периода, в котором такой долг будет списан.
В соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным приказом Минфина РФ № 34н, порядок проведения инвентаризации, в том числе количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, определяется руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации является обязательным.
Таким образом, указанные положения позволяют на основании распоряжения руководителя провести инвентаризацию дебиторской задолженности в любое время, например, непосредственно перед списанием.
Шаг 4. Анализируем обстоятельства, которые могут существенно повлиять на списание задолженности с истекшим сроком.
Важно помнить, что на дебиторскую задолженность можно уменьшить налоговую базу по прибыли только в том случае, если налогоплательщиком не был создан резерв по сомнительным долгам. В случае создания резерва по сомнительным долгам, суммы безнадежных долгов могут быть списаны только в сумме, не покрытые за счет средств резерва (пп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ).
Спорная ситуация может возникнуть и в случае, если списывается долг контрагента, перед которым у компании в свою очередь есть непогашенные долги (письмо Минфина РФ № 03-03-06/1/620).
Если списывается долг, образовавшийся в результате перечисления аванса в счет предстоящих поставок товаров (работ, услуг), НДС, принятый к вычету по такой оплате, подлежит восстановлению (письма Минфина № 03-07-11/36478, № 03-07-11/47347, № 03-07-11/69652).
В целях бухгалтерского учета списанная дебиторская задолженность подлежит отражению за балансом в течение пяти лет (п. 77 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России № 34н).
Чтобы исключить претензии со стороны налоговых органов при списании безнадежных долгов в связи с истечением срока исковой давности, необходимо выполнение ряда условий, а именно:
• четко определить срок исковой давности с учетом фактов, свидетельствующих о прерывании этого срока;
• документально подтвердить даты возникновения задолженности и факт хозяйственной операции, по которой образовался долг;
• провести инвентаризацию дебиторской задолженности;
• оформить приказ (распоряжения) руководителя о списании безнадежного долга;
• провести списание дебиторской задолженности последним числом отчетного периода, в котором истек срок исковой давности;
• если компания создала резерв по сомнительным долгам, то в расходы надо включить только ту часть суммы задолженности, которая превышает сумму резерва;
• при списании долга, образовавшегося по авансовому платежу, НДС подлежит восстановлению;
• нельзя признать безнадежным долгом задолженность контрагента, которую можно зачесть в счет погашения встречной задолженности перед ним.
Помимо истечения срока исковой давности законными основаниями, позволяющими включить долг в расходы ранее трех лет, являются:
– ликвидация организации-должника. Как списать дебиторскую задолженность если организация ликвидирована, расскажем далее.
– вынесение приставом-исполнителем постановления об окончании исполнительного производства в случае возврата исполнительного документа взыскателю, если:
• невозможно установить место нахождения должника, его имущества либо получить сведения о наличии принадлежащих ему денежных средств и иных ценностей, находящихся на счетах, во вкладах или на хранении в банках или иных кредитных организациях;
• у должника отсутствует имущество, на которое может быть обращено взыскание, и все принятые судебным приставом-исполнителем допустимые законом меры по отысканию его имущества оказались безрезультатными.
– прекращение обязательства должника из-за невозможности его исполнения (ст. 416 ГК РФ) либо на основании акта государственного органа (ст. 417 ГК РФ).
Таким образом, случаи, при которых долг контрагента перед вашей компанией может быть списан, четко регламентированы налоговым законодательством РФ. При этом чтобы безболезненно уменьшить налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, в каждом случае необходимо проанализировать условия возникновения этой задолженности и документально подтвердить право на списание в целях налога на прибыль.
Возможна ситуация, когда должник организации ликвидировался. В таком случае его долг становится безнадежным – ведь взыскать теперь не с кого. А значит, дебиторку (включая НДС) можно списать в расходы (п. 2 ст. 266 НК РФ, письмо Минфина России № 03-01-10/1982). Факт ликвидации должника надо подтвердить. Например, взять выписку с ЕГРЮЛ о нем (письмо Минфина России № 03-03-06/1/11063). Заказать можно документ в налоговой (он будет платным), или же воспользоваться бесплатным сервисом на сайте ФНС. Оба документа подтвердят ликвидацию.
Списание дебиторской задолженности при ликвидации предприятия надо в период ликвидации должника. Если сделать это позже, то не исключено, что возникнут споры с инспекторами. Доказывать право включить дебиторку в расходы позже периода ликвидации организации потребуется в суде (постановление Федерального арбитражного суда Поволжского округа № А12-1796).
Эти правила распространяются только на компании на общей системе. Организации на упрощенке не вправе включать дебиторку ликвидированного контрагента в расходы (письмо Минфина № 03-11-06/2/9909).
Чтобы не допустить роста плохих долгов с истекшим сроком давности, следует предпринять максимум усилий на этапе работы с контрагентом, так как часто судебные разбирательства не обеспечивают полное погашение образовавшейся дебиторской задолженности.
Как бы мы ни старались, какая-то доля задолженности все равно попадет в разряд плохих долгов. Есть ряд инструментов, которые помогают бороться с невозвратными долгами, однако каждый из этих инструментов будет стоить определенных денег.
Инструмент №1. Факторинг.
Если сделки между поставщиком и покупателем проходят через факторинговую компанию (обычно банк). Факторинговая компания погашает задолженность покупателя перед поставщиком (обычно до 90% суммы сделки) и все риски по невозврату дебиторской задолженности берет на себя (естественно, за определенный %).
Инструмент №2. Резервы невозвратных долгов.
По сути, резерв невозвратных долгов представляет собой копилку зарезервированных на определенные цели денег. В данном случае деньги зарезервированы для компенсации невозвратных долгов.
Рассмотрим пример:
В 1 квартале компания продала товар на 100 рублей, 50 рублей из которых – задолженность.
Во 2 квартале компания продала товар на 70 рублей, 20 рублей из которых – задолженность.
После анализа дебиторки выяснилось, что 20 рублей из 50 рублей (дебиторской задолженности 1-го квартала) – это невозвратный долг. Получается, что компания вынуждена списать 20 рублей (плохой долг) из прибыли 2-го квартала. Но это не правильно, так как эти 20 рублей не относятся ко 2-му кварталу, а относятся к 1-му. Получается искажение. Для того, чтобы этого избежать, и создается резерв.
Периодически компания проводит анализ дебиторской задолженности и определяет, каким должен быть резерв. Для пополнения резерва компания списывает необходимую сумму из прибыли путем уменьшения дебиторской задолженности.
ДЗ – резерв = прибыль
Если компании необходимо списать просроченную задолженность – она списывает ее из резерва.
Есть несколько методов формирования резерва по дебиторке:
• метод процента от продаж;
• метод старения;
При использовании первого метода в резерв относят процент от выручки – например, 1,5% в месяц.
Во втором случае всю задолженность распределяют по количеству дней просрочки и оценивают вероятность невозврата в процентном отношении.
задолженности
дней просрочки
% невозврата
резерв
100 000
<30 дней
1%
1000
70 000
30 - 60
3%
2100
50 000
60-90
4%
2000
20 000
>90
5%
1000
При этом, если контрагентов немного, можно учитывать задолженность по каждому контрагенту/договору.
Есть пять человек разных национальностей, которые проживают в 5 домах. Каждый дом имеет свой цвет, отличный от цвета других домов. Каждый из этих людей курит и предпочитает определенный сорт сигарет. У каждого из этих людей есть по одному домашнему животному. Каждый из этих людей пьет свой любимый вид напитка.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
