Основными функциями управления запасами являются планирование, мотивация, организация и контроль сохранности товарных запасов.
Товарные запасы необходимы для бесперебойного обеспечения спроса покупателей – потребителей, поэтому планирование и формирование товарных запасов осуществляется по видам запасов: текущие, подготовительные, гарантийные (страховые), сезонные запасы.
На первом этапе планирования товарных запасов необходимо оценить покупательский спрос, предпочтения и платежеспособность покупателей, учесть потребности в товарах на основе портфеля заказов, договоров и нарядов на поставку конкретных товаров покупателям, оценить динамику объема продаж с целью прогнозирования необходимого объема потребления товаров. Затем необходимо проанализировать месторасположение покупателей и поставщиков, мощность и местонахождение складских помещений, транспортные расходы, а также имеющиеся возможности организации в товарных запасах в зависимости от вида формируемых товарных запасов. Таким образом, планирование товарных запасов основывается на прогнозируемых показателях объема продаж и анализа внешних и внутренних факторов, влияющих на формирование товарных запасов.
На основе полученной информации осуществляется разработка плана поставок товаров по ассортименту и срокам. План поставок товаров представляет собой совокупность планово-расчетных документов, в которых определяются номенклатура поставляемых товаров, требования к ее качеству, количество и сроки поставки, что должно быть отражено в основных требованиях предъявляемых к товару и существенных условиях заключаемых договоров поставок товара.
Этот план разрабатывается в натуральных единицах измерениях и является основным документом, в соответствии с которым торговая организация формирует товарные запасы и тем самым обеспечивает непрерывный процесс реализации товаров и выполняет свои обязательства перед покупателями-потребителями.
Планирование сроков поставок осуществляется в зависимости от норм запасов в днях на всех стадиях товародвижения: оформление товаро-сопроводительных и таможенных документов, нахождение товара в пути, страховой запас в днях при транспортировки товаров, погрузо-разгрузочные работы, транспортировка товаров до магазина, предпродажная подготовка, страховой запас в днях на случай непредвиденных задержек в пути, запас в днях на возврат забракованных товаров. Поставка товаров осуществляется заблаговременно таким образом, чтобы до начала прогнозируемого периода реализации товар успел пройти все предпродажные стадии подготовки и транспортировки.
Планируемое количество товарных запасов также зависит от ряда критериев: непосредственно необходимого объема товара для удовлетворения потребностей покупателей, то есть прогнозируемого объема продаж в натуральных единицах измерения по каждому виду товара, а также сверх этого необходимого количества учитываются товарные потери при транспортировке, хранении и в результате естественной убыли, порчи, боя, лома, брака. Однако с целью незатоваривания следует вычитать остатки товаров из переходящих запасов, то есть остатки не реализованных товаров, продажа которых была запланирована в прошлом периоде.
Как уже отмечалось, при планировании товарных запасов необходимо учитывать товарные потери, которые возникают на всех стадиях обращения товаров: при транспортировке, хранении и реализации. Вопросы, связанные с товарными потерями для торговых организаций, являются очень важными, так как товарные потери необходимо прогнозировать и формировать заказы и потребности с учетом возможно потерянного в будущем количества товара.
Различают нормируемые и ненормируемые товарные потери:
1. Нормируемые потери – это потери, образующиеся в результате усушки, утряски, раскрошки, разлива и тому подобному, то есть так называемая естественная убыль товаров: уменьшение веса или объема товаров происходит вследствие изменения их физико-химических качеств.
2. Ненормируемые потери: это потери от боя, брака и порчи товаров, а также потери по недостачам, растратам и хищениям. Данные потери образуются вследствие уменьшения массы товаров сверх норм естественной убыли, понижения качества по сравнению со стандартами, веса и объема товаров, а также их порчи из-за неправильных условий хранения, халатности должностных лиц. Наличие в торговых организациях таких потерь является результатом бесхозяйственности, запущенности в учете, поэтому такие потери не нормируются, а считаются сверхнормативными. К сверхнормативным относятся и потери вследствие стихийных бедствий, а именно: не компенсируемых убытков от пожаров, наводнений, всякого рода аварий и тому подобного, убытков от хищений, виновники которых по решению суда не установлены.
Естественная убыль рассчитывается в зависимости от принятого способа учета и хранения товаров: партионного или сортового.
При партионном способе естественная убыль исчисляется по фактическим срокам хранения товаров, которые определяют по партионной карте, на основании даты поступления партии товаров на склад, отпуска товаров, отпуска товара из партии и инвентаризации.
При сортовом способе естественная убыль исчисляется на товары, реализованные за период между инвентаризациями и имеющиеся в остатке на момент проведения инвентаризации на складе (среднего срока их хранения).
Этот срок определяют делением среднего суточного остатка товаров за период между инвентаризациями, на однодневный товарооборот за период между инвентаризациями. Суточный остаток товаров, рассчитывается путем деления суммы остатка товаров за каждый день на количество дней хранения между инвентаризациями. Однодневный товарооборот можно определить делением товарооборота за межинвентаризационный период на количество календарных дней в этом периоде.
Определив средний срок хранения товара, можно узнать норму естественной убыли, она будет равна проценту убыли от количества реализованных товаров с учетом его цены.
Формирование ассортиментной политики товарных запасов основная задача управления торговлей, оптимальное решение которой позволит торговой организации стимулировать покупательский спрос, привлечь и удержать покупателя. Особенно остро встает ассортиментный вопрос в организациях розничной торговли, где в настоящее время уровень конкуренции достаточно высок. Ассортимент товаров основывается, прежде всего, на предпочтениях покупателя, а также психологических и поведенческих характеристик покупателя, поэтому первым этапом планирования ассортимента является тщательный маркетинговый анализ всех влияющих на покупательский спрос факторов, должны оцениваться все составляющие экономического обоснования планируемых изменений.
Например, одними из направлений увеличения розничного товарооборота в области ассортиментной политики является сочетание следующих направлений и принципов:
· принцип покупки «все в одном магазине»;
· принцип разнообразия видов одной группы товаров, например, различные сорта колбас;
· сочетание таких видов товаров как продукты питания и промышленные товары первой необходимости;
· наличие сопутствующих товаров, например пресса, открытки, элементы питания, основанных на принципе «спонтанности покупок»;
· создание дополнительных мини-цехов при розничных магазинах по производству кондитерских изделий и выпечки других продуктов из теста, салатов, мясных и рыбных полуфабрикатов и уже готовых к употреблению продуктов из мяса, рыбы, птицы, пельменные цеха и так далее.
Залогом успеха является совокупность не только ассортиментных характеристик товаров, но и механизм ценообразования, реклама, а самое главное качество обслуживания и разнообразие сопутствующих сервисных услуг от заказов на определенные виды товаров до доставки товаров «на дом» покупателю.
Принимая решение о размере товарных запасов, необходимо помнить, что складирование товаров сверх необходимой потребности имеет свои преимущества и свои недостатки. К преимуществам следует отнести отсутствие дефицита товаров, непрерывность процесса реализации, стабилизация объема продаж, полное удовлетворение спроса. Вместе с тем эти преимущества компенсируются более значительными недостатками помимо того, что увеличиваются текущие издержки на хранение товаров, способствуя росту складских и страховых расходов и увеличению расходов из-за товарных потерь, мелких хищений, требуется привлечение финансовых ресурсов, которые просто замораживаются в медленно реализуемых активах - товарах. Основная задача управления товарными запасами заключается в сбалансировании этих преимуществ и недостатков с целью минимизации товарных излишков и, в тоже время, дефицита товаров.
При анализе структуры запасов выделяют запасы с зависимым спросом, непосредственно связанным с использованием в торговле других товаров, и независимым спросом. Планирование товарных запасов с независимым спросом не обусловлено планированием других товарных запасов.
Независимый спрос зависит от ряда внешних факторов, поэтому прогнозируется методом экспертных оценок, что не позволяет оценить объем продаж с достаточной степенью точностью.
Выделяют следующие способы управления товарными запасами:
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
· система с фиксированным объёмом поставок (заказа),
· система с фиксированным интервалом времени между поставками (заказами).
Эти способы основываются на истории потребления конкретных видов товаров, а также на оценке динамики покупательских предпочтений.
Система с фиксированным объемом поставок на первых этапах формируется с некоторой величиной товарных излишек, что позволяет со временем откорректировать объем заказа в зависимости от объема продаж, отрегулировав тем самым баланс запасов и потребления и сохраняя как минимум три уровня запаса:
· минимальный (гарантированный, страховой) запас,
· запас текущий «точки заказа» - уровень, при котором к моменту поступления товаров по заказу величина товаров в текущих запасах будет равна нулю,
· максимальный запас, при котором товарные излишки образуются в пределах нормы и есть полная уверенность их реализации в ближайшем будущем.
Рекомендуется сохранять уровень товарных запасов на максимальном уровне только если ожидается повышение рыночных цен реализации или дефицита товара на этапе производства, выращивания, откорме и так далее. В противном случае уровень максимального запаса должен стремиться к уровню «точки заказа». В условиях значительной инфляции, когда покупательская способность денежной единицы резко падает с течением непродолжительного промежутка времени, уровень запасов должен быть минимальным.
Система управления товарными запасами с фиксированным объёмом поставок целесообразна для товаров с низкой стоимостью, высокой рентабельностью, низкими затратами на хранение, относительно постоянным уровнем спроса.
Система управления товарными запасами с фиксированным интервалом времени поставок целесообразна для товаров с высокой удельной стоимостью и высокими складскими расходами.
Существенной частью квалифицированного управления производственными запасами является установление оптимального уровня страховых запасов товаров. Недостатки в расчетах нормативов минимального (страхового) уровня запасов приводят к образованию дефицита товаров и как следствие упущенных доходов, или к дополнительным расходам по содержанию излишних товарных запасов. Расчет нормативов страховых запасов сырья и материалов выполняют так же тщательно, как и расчет текущих запасов. Случайный характер факторов, обусловливающих необходимость страховых запасов, предопределяет использование при расчетах аппарата теории вероятности.
Учет факторов, влияющих на уровень страховых запасов, связан с изменениями потребностей покупателей и основывается на прогнозировании величины покупательского спроса и вероятных величин его отклонения в планируемом периоде. Влияние факторов, определяемых условиями поставки товаров, выражается в отклонениях интервалов поставок сырья и материалов от заданных, из-за нарушений ритмичности оформления заказов, задержек в пути и так далее.
Страховой запас должен обеспечить необходимый уровень спроса в непредвиденных ситуациях задержек по срокам очередной партии поставок для пополнения текущего запаса. Если поставки товаров осуществляются в срок, то уровень страхового запаса товаров остается без изменений.
При выборе стратегии управления товарными запасами главную роль играют издержки управления запасами. Поскольку расходы, связанные с необходимостью ускорения оборачиваемости, как правило, экономически обоснованы, то максимальное сокращение интервалов между поставками товаров с учетом плана реализации обеспечит доходность торговой деятельности.
Таким образом, товарные запасы являются основополагающими элементами управления торговой деятельности, от эффективности управления товарными запасами напрямую зависят результаты торговой деятельности, показатели товарооборота и рентабельности. Задача управления запасами заключается в том, чтобы применительно к конкретной хозяйственной ситуации найти оптимальное решение по объему и срокам запасов, чтобы своевременно и в необходимом размере удовлетворить имеющиеся потребности и при этом обеспечить минимальные издержки на хранение и поставку ресурсов. Решению этой задачи способствует, прежде всего, комплексный подход к снабженческо-заготовительным процессам, согласующимся с планами реализации, посредством различных инструментов в зависимости от компетентности и профессионализма персонала, используемых информационных технологий, программного обеспечения, степени автоматизации процесса снабжения и реализации, организации документооборота и скорости обработки всей документации.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
