Кассовая дисциплина – это набор правил, которые необходимо соблюдать при осуществлении операций, связанных с приемом, выдачей и хранением наличных денежных средств (кассовые операции).
Основными правилами кассовой дисциплины являются:
• оформление кассовых документов (отражающих движение наличных денег в кассе);
• соблюдение лимита кассы (максимальная сумма денег, которая может храниться в кассе на конец рабочего дня);
• соблюдения правил выдачи наличных денег подотчетным лицам (работникам);
• соблюдение ограничения наличных расчетов между субъектами предпринимательской деятельности в рамках одного договора суммой не более 100 тыс. рублей.
Необходимость ведения кассовой дисциплины не зависит от наличия ККМ или выбранной системы налогообложения.
Вы можете не иметь кассовый аппарат, а просто выписывать БСО (бланки строгой отчетности), но при этом все равно должны соблюдать правила кассовый дисциплины. Правило здесь одно – если есть движения наличных денежных средств, то кассовую дисциплину нужно соблюдать.
Однако, сегодня действует упрощенный порядок ведения кассовой дисциплины, который в наибольшей степени коснулся индивидуальных предпринимателей.
Теперь ИП больше не обязаны вести кассу наравне с организациями и оформлять кассовые документы (ПКО, РКО, кассовая книга). Предпринимателям необходимо только формировать документы, подтверждающие выплату заработной платы (расчетно-платежные и платежные ведомости).
Также, согласно упрощенному порядку, ИП и малые предприятия (количество работников не более 100 человек и выручка не более 800 млн. рублей в год) больше не обязаны устанавливать лимит остатка наличных денег по кассе.
Все правила кассовой дисциплины перечислены в указаниях Банка России (Указание № 3210-У и Указание № 3073-У).
Операции по кассе должен проводить уполномоченный на это сотрудник (кассир), при его отсутствии эти функции может выполнять руководитель (ИП). При наличии нескольких кассиров назначается старший кассир.
Кассовые документы должен формировать главный бухгалтер или другое назначенное должностное лицо (руководитель, ИП, кассир и т.д.) с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета.
В 2019 году кассовые операции оформляются следующими документами:
1. Приходный кассовый ордер (ПКО) – заполняется при каждом поступлении денег в кассу. Если наличность оформляется чеком кассового аппарата или бланком строгой отчетности, то разрешается составлять ПКО на общую сумму принятых наличных денег за рабочий день (смену).
2. Расходный кассовый ордер (РКО) – заполняется при выдаче денег из кассы. При получении ордера (например, от сотрудника который отправился за покупкой канцтоваров) кассир должен убедиться, что РКО подписан главным бухгалтером (руководителем) и проверить документы, удостоверяющие личность сотрудника.
3. Кассовая книга (форма КО-4) – в книгу заносятся данные по каждому приходному и расходному кассовому ордеру. В конце рабочего дня кассир должен сверить данные кассовой книги с данными кассовых документов и вывести сумму остатка наличных денег в кассе. Если в течения дня кассовых операций не было, то кассовая книга не заполнятся.
4. Книга учета (форма КО-5) – заполняется только в случае, если на предприятии работает несколько кассиров. Записи в книгу заносятся в течение рабочего дня в момент передачи наличных денег между старшим кассиром и кассирами и подтверждаются их подписями.
5. Расчетно-платежная ведомость и платежная ведомость – оформляются при выдаче заработной платы, стипендий и других выплатах работникам.
В отношении обязанности ведения документации, установленной Постановлением Госкомстата России N 132 (формы КМ-1-КМ-9, ТОРГ-1-ТОРГ-31 и др.), Минфин указал, что с введением онлайн-касс это необязательно (Письмо Минфина РФ N 03-01-15/54413).
Кассовые документы можно вести в бумажной форме или в электронном виде:
• Документы на бумажном носителе оформляются от руки или с использованием компьютера (другой техники) и подписываются собственноручными подписями.
• Документы в электронном виде оформляются при помощи компьютера (другой техники) с обеспечением их защиты от несанкционированного доступа и подписываются электронными подписями.
Напоминаем, что такие отчетные документы как: КУДИР, Книга учета БСО и документы, связанные с применением кассового аппарата (отчет и журнал кассира-операциониста), к кассовой дисциплине не относятся.
Лимит остатка по кассе – это максимально допустимая сумма наличных денег, которая может храниться в кассе предприятия на конец рабочего дня (иногда лимит ещё называют переходящий остаток).
Все наличные деньги, сверх установленного лимита, необходимо сдавать в банк. Исключение из этого правила допускается в дни выплаты зарплат, стипендий, а также в выходные и нерабочие праздничные дни (если в это время проводились кассовые операции).
Советуем отнестись к процедуре установления лимита по кассе очень внимательно. Если вы не установите лимит, он будет равным 0, и соответственно любая сумма наличных денег в кассе на конец рабочего дня будет считаться сверхлимитной.
Хранение денег в кассе, сверх установленного лимита, является одним из нарушений кассовой дисциплины, за которые могут привлечь к административной ответственности и выписать штраф.
Порядок расчета лимита остатка по кассе представлен в приложении к Указанию Банка России № 3210-У.
Согласно нему в 2019 году лимит остатка по кассе можно рассчитать одним из двух способов:
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Вариант 1. Расчет исходя из объема поступлений в кассу наличных денег.
В этом случае применяется формула:
L = V / P x Nc
• L – лимит остатка наличных денег в рублях;
• V – объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях (вновь созданные ИП и организации указывают ожидаемый объем поступлений);
• P – расчетный период, за который учитывается объем поступлений наличных денег (при его определении можно взять любой период времени, например, месяц, в котором были наиболее пиковые объёмы поступлений наличности). Расчетный период должен быть не более 92 рабочих дней, при этом его минимальное значение может быть любым;
• Nc – период времени между днем, в котором были получены наличные деньги и днём сдачи этих денег в банк. Данный период не должен превышать 7 рабочих дней, а в случае отсутствия банка в населенном пункте – 14 рабочих дней. Например, если деньги сдаются в банк один раз в 3 рабочих дня, то Nc = 3. При определении Nc могут учитываться местонахождение, организационная структура, специфика деятельности (сезонность, режим рабочего времени и т.д.).
Пример расчета. ООО «Компания» занимается розничной торговлей. Руководство организации решило установить лимит остатка по кассе на 2019 год, взяв за расчетный период – декабрь прошлого года. В декабре компания отработала 21 день и получила наличную выручку в размере 357 000 рублей. При этом кассир организации сдавал выручку в банк один раз в 2 дня. Лимит остатка по кассе в этом случае будет равен: 34 000 руб. (357 000 руб. / 21 дн. x 2 дн.).
Вариант 2. Расчет исходя из объема выдач наличных денег из кассы. Данный способ как правило используют ИП и организации, которые не получают наличные в процессе деятельности, но периодически снимают деньги в банке (например, для расчетов со своими поставщиками).
В этом случае применяется формула:
L = R / P x Nn
• L – лимит остатка наличных денег в рублях;
• R – объем выдач наличных денег за расчетный период в рублях (за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других перечислений работникам). Вновь созданные ИП и организации указывают ожидаемый объем выдач наличных денег;
• P – расчетный период, за который учитывается объем выдач наличных денег (при его определении можно взять любой период времени, например, месяц, в котором были наиболее пиковые объёмы выдач наличности). Расчетный период должен быть не более 92 рабочих дней, при этом его минимальное значение может быть любым;
• Nn – период времени между днями получения денег в банке (за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам). Данный период не должен превышать 7 рабочих дней, а в случае отсутствия банка в населенном пункте – 14 рабочих дней. Например, если деньги снимаются в банке один раз в 3 рабочих дня, то Nn = 3.
Пример расчета. ООО «Компания» занимается розничной торговлей. Наличную выручку общество не принимает, покупатели расплачиваются через банк. Однако периодически компания снимает наличные деньги в банке для расчетов с поставщиками. Руководство организации решило установить лимит остатка по кассе на 2019 год, взяв за расчетный период – декабрь прошлого года.
В декабре компания отработала 21 день и получила в банке наличных денег в размере 455 700 рублей. При этом кассир организации получал наличные в банке один раз в 4 дня. Заработная плата из кассы не выдавалась. Лимит остатка в этом случае будет равен: 86 800 руб. (455 700 руб. / 21 дн. x 4 дн.).
После того как вы рассчитаете лимит остатка наличных денег по кассе, необходимо издать внутренний приказ, утверждающий сумму лимита. В приказе можно указать срок действия лимита, например, – 2019 год.
Обязанность каждый год переустанавливать лимит законом не предусмотрена, поэтому если в приказе срок действия не указан, то установленные показатели можно применять как в 2019 году, так и далее до тех пор, пока вы не издадите новый приказ.
ИП и малые предприятия (количество работников не более 100 человек и выручка не более 800 млн. рублей в год) больше не обязаны устанавливать лимит остатка наличных денег по кассе.
Для того чтобы отменить лимит по кассе, необходимо издать специальный приказ. Он должен быть основан на Указании Банка России № 3210-У и обязательно содержать формулировку: «Хранить наличные денежные средства в кассе без установления лимита остатка в кассе».
Подотчетные деньги – это деньги, которые выдаются подотчетным лицам (работникам) на командировки, представительские расходы и хозяйственные нужны.
Выдать деньги под отчет можно только на основании заявления от сотрудника. В нем он должен указать: сумму денег, цель их получения и срок, на который они берутся. Заявление пишется в произвольной форме и обязательно должно быть подписано руководителем (ИП).
Если сотрудник потратил свои личные деньги, то ему необходимо их компенсировать, в этом случае также пишется заявление, но с другой формулировкой (образцы заявлений).
Примечание: желательно, чтобы в заявлении была строчка: «У сотрудника отсутствует задолженность по ранее выданным авансам» (так как по закону нельзя выдавать деньги под отчет сотрудникам, которые не отчитались по предыдущим авансам).
В течение 3-х рабочих дней после окончании срока, на который были выданы денежные средства (или со дня выхода на работу), работник должен представить бухгалтеру (руководителю) авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих совершенные расходы (чеки ККМ, товарные чеки и т.д.).
Иначе денежные средства, выданные сотруднику, нельзя будет зачесть в расходы и соответственно уменьшить налог. Более того, если не будет подтверждающих документов, то с выданной суммы придётся удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы.
Ещё одним важным правилом кассовой дисциплины является соблюдение ограничения наличных расчетов между субъектами предпринимательской деятельности (ИП и организации) в рамках одного договора суммой не более 100 тыс. рублей.
При расчетах с физическими лицами данное ограничение не действует. Также не нужно соблюдать этот лимит при выдаче работникам из кассы зарплаты, социальных выплат и подотчётных сумм (за исключением случаев, когда подотчетное лицо совершает сделку от имени организации на основании доверенности).
Из наличной выручки нельзя погашать займы, выплачивать дивиденды и оплачивать аренду недвижимости.
Все что зарабатывает организация является её собственностью. Поэтому, даже если в ООО всего один учредитель, то он все равно не имеет права распоряжаться деньгами организации по своему усмотрению. Соответственно, брать из кассы наличные деньги на свои личные нужды учредителям нельзя.
Индивидуальные предприниматели, в отличие от ООО, имеют право в любой момент времени брать наличные деньги из кассы или снимать с расчетного счета. Суммы, которые ИП может тратить на свои личные нужды, не ограничены (самое главное не допускать задолженностей по уплате налогов и страховых взносов).
Если ИП не издал приказ, отменяющий ведение кассовых документов, то при получении наличных денег из кассы ему необходимо оформлять РКО с формулировкой: «Выдача денежных средств предпринимателю на собственные нужды» или «Передача предпринимателю доходов от текущей деятельности».
Ранее контроль над соблюдением правил кассовой дисциплины возлагался на банки. Теперь эту функцию выполняют работники Федеральной Налоговой службы.
Осуществляя выездную проверку они могут проверить:
• учет наличных денежных средств в кассе;
• распечатку отчетов из фискальной памяти контрольно-кассовой техники и использованных накопителей фискальной памяти;
• все документы, оформляющие кассовые операции (ПКО и РКО, кассовая книга, отчетность по ККМ и т.д.);
• выдаются ли кассовые чеки (БСО) клиентам (визуальное наблюдение, с применением видео- и аудио-фиксации).
За несоблюдение правил ведения кассовой дисциплины и нарушения порядка работы с денежной наличностью предусмотрен штраф по статье 15.1 КоАП РФ:
• для ИП и должностных лиц организации – от 4000 до 5 000 рублей;
• для юридических лиц – от 40 000 до 50 000 рублей.
Ведение кассовых операций в 2019 году
Взамен утратившего силу Положения Центробанка (ЦБ) РФ №373-П вступило в действие Указание ЦБ №3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощённом порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства». Документ прошел государственную регистрацию в Минюсте РФ.
Теперь, согласно новому порядку, для индивидуальных предпринимателей (ИП) и субъектов малого бизнеса (малых предприятий — МП) снят лимит на сумму наличных денежных средств в кассе. Правило лимита осталось только для организаций, не относящихся к субъектам малого бизнеса.
Там формулы, по которым рассчитывается лимит кассы, остались прежними: или исходя из расходов наличных средств по факту, или исходя из объема выручки. Но послабление все-таки сделано. Теперь такие предприятия могут сами выбирать более выгодную им формулу расчета лимита кассы.
В частности, отменено жесткое правило для предприятий, не имеющих наличной выручки, устанавливать лимит кассы только по фактическим наличным расходам. То есть теперь такие предприятия могут изменить лимит в выгодную для себя сторону. Причем налоговая инспекция лишена права на перерасчет вновь установленного лимита и может лишь контролировать, соблюдается он или нет.
Однако, чтобы избежать конфликтов с налоговиками, владельцам (или исполнительным директорам) таких предприятий лучше все-таки подстраховаться — издать приказ со ссылкой на Указание ЦБ №3210-У о том, что установлен новый порядок установления лимита.
Такие приказы рекомендуется иметь и всем обособленным подразделениям предприятий, не относящихся к субъектам малого бизнеса, если те сдают наличную выручку не в кассу головного предприятия, а непосредственно в банк.
Они заключаются в следующем:
— индивидуальный предприниматель теперь не обязан вести как саму кассовую книгу, так и, соответственно, расходные и приходные кассовые ордера (правило ведения кассовых документов распространяется только на тех ИП, которые работают в специальных режимах налогообложения, указанных в налоговом законодательстве);
— еще одно послабление касается как ИП, так и малых предприятий: у них изъяли обязанность оформления реестра депонированных сумм (до вступления в силу Указания ЦБ №3210-У индивидуальный предприниматель или кассир МП были обязаны в последний день выдачи наличных средств внести в реестр неполученные по каким-либо причинам работниками суммы «налички»). По новому порядку ИП или кассир МП в последний день выдачи денег должны лишь записать в ведомости «депонировано» (напротив фамилии сотрудника) и скрепить запись печатью. Затем ИП выводит в ведомости сумму выданной «налички» по факту и сумму, подлежащую депонированию, и подписывает ведомость. На малом предприятии порядок действий тот же, только их проделывает кассир, после чего передает ведомость на подпись главбуху или иному уполномоченному на то лицу;
— новый порядок содержит еще одно послабление для ИП, работающих в специальных режимах налогообложения, и малых предприятий — ИП или кассир могут не вести кассовую книгу в те дни, когда не было расчетов наличными средствами;
— согласно Указанию ЦБ №3210-У кассиры МП могут вносить в кассовые документы изменения (но только не в приходные и расходные кассовые ордера!). Например, в кассовой книге можно зачеркнуть неверную запись, внести рядом правильную и скрепить исправление подписью кассира (но обязательно расшифровать суть исправлений — почему, в связи с чем).
По кассе проводятся приходные и расходные кассовые операции:
1. Приходные кассовые операции – это поступление денег в кассу из любых источников.
2. Расходными кассовыми операциями определяется действие, связанное с изъятием денежной наличности из кассы.
К расходным кассовым операциям относятся:
• выплата аванса и заработной платы сотрудникам;
• выдача командировочных и представительских расходов;
• выдача наличных средств на хозяйственные нужды;
• передача денег в банк;
• выплаты социального характера.
Кассовые операции имеет право вести кассир или другое лицо, которое наделяется данными полномочиями руководителем организации. В обоих случаях, необходимо издать соответствующий приказ.
Вероятней всего, что на предприятии малого бизнеса, исходя из норм загрузки, достаточно будет одного кассира. Но если их будет несколько, тогда по штатному расписанию вводится должность старшего кассира.
Если рассматривать ситуацию, когда сотрудников нет, то кассовые операции проводит индивидуальный предприниматель.
Порядок ведения операций по кассе определяется Положением ЦБ РФ. Согласно данному положению о кассовых операциях, индивидуальные предприниматели и предприятия малого бизнеса обязаны соблюдать определенный порядок учета кассовых операций. Ранее документ на эту категорию предпринимателей не распространялся.
Для регулирования порядка денежного обращения, все, кто использует наличные деньги, должны придерживаться кассовой дисциплины.
Для подтверждения движения денежных средств используют приходный (ПКО) и расходный (РКО) кассовый ордер. Они относятся к первичным документам по кассовым операциям и имеют общепринятую утвержденную форму.
В нем указывается источник поступления средств.
По правилам, должен заполняться бланк ордера и квитанция к этому ордеру. Но на практике есть случаи, когда ограничиваются заполнением только квитанции. Правила заполнения не допускают такого варианта. Сначала должен заполняться бланк ордера, а потом выписываться квитанция.
Когда прилагаются дополнительные документы, то их надо указывают в ордере. В качестве таких документов может служить акт выполненных работ или оказанных услуг.
Приходный кассовый ордер подписывается бухгалтером или другим уполномоченным лицом. Но эти полномочия должны быть подтверждены доверенностью.
В кассу деньги должны поступать в день составления приходного ордера. В противном случае, он является недействительным. Своевременное составление ордера – один из пунктов соблюдения кассовой дисциплины.
Расходный кассовый ордер используют для выдачи наличных из кассы. Он заполняется непосредственно перед выдачей денежных средств. Сумма вписывается от руки самим получателем.
Вся информация заносится в кассовую книгу.
Она должна заполняться регулярно и своевременно. Это обязательный документ. Не играет никакой роли, применяется кассовый аппарат или нет.
Тщательное ведение кассовой книги – это, прежде всего, кассовая дисциплина, которая должна строго соблюдаться.
Основные требования по ее оформлению:
• на первом листе должны указываться все реквизиты;
• кассовая книга предназначена для ведения только одного календарного года и не более;
• обязательно нумеруются все страницы, затем прошиваются. Их общее количество указывается на последней странице.
Кассовая книга заполняется на основании кассовых ордеров: приходного и расходного.
Если есть работники, то наличные выплаты оформляются расчётно-платёжной или платежной ведомостью.
Учет кассовых операций заключается в контролировании за движением наличных средств.
Для проведения операций, связанных с наличностью, в бухгалтерском плане счетов применяется счет 50 «Касса».
Поступление средств учитывается по дебету, расход (выплата) — по кредиту.
При необходимости, используются субсчета, такие как:
• учет поступления и расхода денег в национальной валюте;
• перемещение средств по различным кассам, если их несколько;
• перемещение денежных документов.
По счету «Касса» проводится синтетический учет операций. Он позволяет отследить все движение наличных средств.
Проверку порядка кассовой дисциплины осуществляет налоговый инспектор. В ходе нее выясняется:
• каким образом осуществляется контроль за порядком кассы;
• правильно ли ведется кассовая книга;
• проверяется соответствие отчётов с первичной документацией;
• насколько полно приходуется средства, которые были получены в банке;
• соответствие записей с данными банка;
• использование по назначению денежных средств, полученные с расчетного счета;
• проверяется контроль за соблюдением установленного лимита кассы.
Во избежание наложения штрафных санкций, необходимо отслеживать, правильно ли заполняются и оформляются:
• кассовая книга;
• отчёты по приходно-расходным ордерам;
• подтверждающие документы, которые необходимы при проведении операций.
При соблюдении этих обязательных правил, организация ведения кассы будет считаться удовлетворительной и аудит учета кассовых операций закончится положительным результатом.
Исходя из этого, установлены правила ведения операций по кассе.
Представитель малого бизнеса, индивидуальный предприниматель должен в обязательном порядке устанавливать лимит кассы.
Для проведения операций по кассе в помещении отводится специальное место. К концу дня просчитывается и выводится остаток наличных денег. Это необходимо делать ежедневно.
Чтобы установить лимит, оформляется распорядительный документ. Он фиксируется распоряжением в произвольной форме. Ставить в известность никого не надо. Период, на который устанавливается лимит, также решается самостоятельно.
Индивидуальные предприниматели и предприятия малого бизнеса обязаны:
• определить лимит остатка денег, находящихся в кассе. Высвобожденные средства сверх установленного лимита должны храниться на банковских счетах;
• все операции по кассе оформлять приходным (ПКО) и расходным (РКО) кассовым ордером. В наличии должны быть все необходимые кассовые документы;
• ежедневно вести кассовую книгу. Вносить в нее все записи, т.е. производить полное оприходование денежной наличности в кассу;
• руководитель организации (индивидуальный предприниматель) обязан обеспечить организацию полным ведением кассовых операций;
• не допускается накопление наличных свыше установленного лимита. Исключением могут быть дни выплаты зарплаты и выходные (нерабочих праздничных дни), если велись кассовые операции.
Сохранность наличных средств обеспечивается своими силами. Руководитель предприятия (индивидуальный предприниматель) несет ответственность за своевременную передачу денег в банк и за лимит находящихся средств в кассе.
За ведение кассовых документов ответственность несет кассир, контроль за кассовыми операциями осуществляет руководитель и бухгалтер.
Ведение операций по кассе может осуществляться в бумажном виде или в электронном. Кассовые документы, которые ведутся на компьютере, должны распечатываться и раз в год брошюроваться в кассовую книгу.
Ответственность за нарушение ведения кассовых операций предусматривает штрафные санкции. Для должностных лиц они составляют от 4000 руб. до 5000 руб., для предприятий – от 40000 руб. до 50000 руб.
Соблюдение основных положений при ведении кассовых операций гарантированно застрахует вас от ошибок, связанных с кассовой дисциплиной. Для этого необходимо соблюдать действующие правила и внимательно следить за предстоящими изменениями.
Вводится новый порядок ведения кассовых операций. Он значительно упростится:
• В кассовой книге уменьшится количество реквизитов. Не надо будет проставлять номера счетов.
• Заполнение формы приходного и расходного ордера станет более простой.
• Отменят лимит наличных.
• Отменят обязанность вести кассовую книгу.
Но пока еще действуют правила, когда при ведении кассовых операций необходимо заполнять кассовую книгу, отражать все наличные операции ИП (ООО), составлять кассовые документы: приходные кассовые ордеры (ПКО), расходные кассовые ордеры (РКО) и соблюдать лимит расчёта наличными средствами.
Положение о кассовых операциях 2019 года
Движение наличных денежных средств присутствует практически у каждого субъекта предпринимательской деятельности, при этом вся «наличка» должна проходить через его кассу. Расчетно-кассовые операции – это прием и выдача наличных денег, все расчеты наличными между фирмами и/или ИП, а также их наличные расчеты с банками и физлицами, в том числе с собственными сотрудниками.
Вести кассовые операции должен кассир, или иной сотрудник, назначенный руководителем, либо сам руководитель. В зависимости от объемов и количества касс, кассиров может быть несколько, все они материально ответственны.
В РФ нормативное регулирование кассовых операций осуществляется Центробанком.
На сегодня основные правила заключены в следующих документах:
• Указание Центробанка № 3210-У о порядке ведения кассы юрлицами, и упрощенном ее ведении ИП и субъектами малого бизнеса (СМП);
• Указание Центробанка № 3073-У о лимите наличных расчетов между юрлицами и ИП.
Фирма и ИП самостоятельно определяют:
• каким образом будет обеспечена сохранность наличных денег при хранении и транспортировке,
• порядок и сроки проверок «налички» в кассе.
Организация должна установить приказом руководителя предельную сумму, которая может оставаться в кассе на конец дня – лимит кассы. Сверхлимитные деньги должны сдаваться из кассы в банк, за исключением дней зарплаты и выходных (если в выходные проводятся операции). Лимит рассчитывается по одной из двух формул: из объема выручки, или из объема выдачи наличных (приложение к Указаниям № 3210-У). ИП и СМП могут не устанавливать лимит кассы, накапливая свою выручку без ограничений.
Существующий на сегодня порядок ведения кассовых операций, ограничивает расчеты «наличкой» между субъектами предпринимательства суммой в 100 тыс. руб. по одному договору. Этот лимит действует для юрлиц и ИП, и не касается расчетов с обычными физлицами.
Любая кассовая операция должна оформляться первичными учетными документами. Исключение сделано только для ИП, ведущих учет своих налоговых показателей, согласно НК РФ (например, в КУДиР) – кассовые документы они могут не заполнять (п. 4.1. Указаний ЦБ РФ № 3210-У).
Формы кассовой «первички» унифицированы, они утверждены постановлениями Госкомстата № 88, № 1 и согласованы с Центробанком, самостоятельно разработанные бланки использовать для кассовых операций нельзя. Кассовые документы можно заполнять вручную на бумаге, не допуская исправлений, или электронно, с помощью спецпрограмм.
Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации предусматривает оформление операций по кассе следующими документами:
• Приходный кассовый ордер (форма № КО-1) – применяется при поступлении наличных денег в кассу. ПКО состоит из двух частей, одна из которых – отрывная квитанция, передаваемая вносителю денег. ПКО заверяется подписями главного бухгалтера и кассира. Через ПКО в кассу поступают все деньги, в том числе и выручка, полученная с применением ККТ.
• Расходный кассовый ордер (форма № КО-2) – заполняется на выдачу денег из кассы. В отличие от «приходника», РКО содержит еще и расписку о получении денег, где получателем указывается сумма прописью, дата получения, ставится подпись, а также вносятся реквизиты документа, удостоверяющего его личность. Кроме кассира и главбуха РКО подписывает руководитель организации.
• Кассовая книга (форма № КО-4) отражает ведение кассы и заполняется на основании приходных и расходных кассовых ордеров. Кассир, или иной уполномоченный сотрудник, в день, когда есть операции, делает в книге записи о приходе и расходе денежных средств в кассе, в конце дня сверяет записи с данными ПКО и РКО, выводит обороты и остаток наличных денег, ставит свою подпись. Главбух контролирует ведение кассовой книги. Все листы книги заранее нумеруются и прошиваются, а при электронном заполнении принимаются меры для защиты информации от изменений.
• Расчетно-платежная ведомость и ведомость (формы № Т-49 и № Т-53) применяются для выдачи зарплаты сразу нескольким работникам. Получив деньги, каждый из них расписывается в ведомости напротив своей фамилии и суммы. После выплаты зарплаты к ведомости составляется общий РКО на всю выплаченную сумму. Неполученная зарплата депонируется.
Кассовые документы должны храниться в организации минимум 5 лет, а зарплатные ведомости при отсутствии лицевых счетов – 75 лет.
Для ведения бухучета операций по кассе предприятия используется счет 50 «Касса» (приказ Минфина РФ № 94н), к которому при необходимости можно открыть субсчета, в том числе:
• 50.1 «Касса организации» для учета наличных денег. Если фирма проводит операции с инвалютой, для каждого ее вида открывают отдельный субсчет;
• 50.2 «Операционная касса» применяется в основном организациями связи и транспорта для учета денег в кассах вокзалов, пристаней, отделений связи и т.п.;
• 50.3 «Денежные документы» для учета хранящихся в кассе оплаченных авиабилетов, почтовых марок и иных подобных документов.
По дебету счета 50 учет кассовых операций предполагает отражение поступления «налички» в кассу предприятия, к примеру:
• по дебету счета 50 и кредиту счета 71 отражаются неизрасходованные подотчетные деньги, которые сотрудник вернул в кассу;
• дебет счета 50 и кредит счета 62 — поступление наличной оплаты за товары или услуги от покупателей и заказчиков и т.д.
Расходные кассовые операции отражаются по кредиту счета 50, например:
• сумма, выданная в подотчет сотруднику, будет проведена по дебету счета 71 и кредиту счета 50;
• по дебету счета 70 и кредиту счета 50 отражается выплата зарплаты сотрудникам;
• оплата товаров и услуг поставщикам наличными проводится по дебету счета 63 и кредиту счета 50 и т.д.
Остаток по счету 50 должен равняться сумме денежных средств в кассе. Он не может быть отрицательным, а наличие «кредитового» сальдо по счету означает, что в учете допущена ошибка.
Так вот все операции по кассе должны сопровождаться оформлением кассовых документов – что обычно и подразумевается под соблюдением кассовой дисциплины. Кассовая дисциплина – это набор правил, которые необходимо соблюдать при осуществлении операций связанных с приемом, выдачей и хранением наличных денежных средств (кассовые операции).
Основными правилами кассовой дисциплины являются:
• оформление кассовых документов (отражающих движение наличных денег в кассе);
• соблюдение лимита кассы (максимальная сумма денег, которая может храниться в кассе на конец рабочего дня);
• соблюдения правил выдачи наличных денег подотчетным лицам (работникам);
• соблюдение ограничения наличных расчетов между субъектами предпринимательской деятельности в рамках одного договора суммой не более 100 тыс.
За несоблюдение правил работы с ККТ (ст.14.5):
• за неприменение ККТ штраф на должностных лиц — от 1/4 до 1/2 размера суммы расчета, но не менее 10 000 руб.; для юрлиц и ИП — от 3/4 до одного размера суммы расчета, но не менее 30 000 руб.;
• за систематическое нарушение закона — дисквалификация для должностных лиц от 1 до 2 лет; для юрлиц и ИП — приостановка до 90 суток;
• за применение не соответствующей требованиям ККТ и непредставление информации и документов по запросам налоговиков — предупреждение или штраф для должностных лиц от 1500 до 3000 руб.; для юрлиц и ИП — предупреждение или штраф от 5000 до 10 000 руб.;
• за ненаправление клиенту бумажного или электронного чека по его требованию — предупреждение или штраф для должностных лиц 2000 руб.
В настоящее время юридические лица и ИП ориентируются в работе на другой приказ — Указание ЦБ РФ № 3210-У.
Документами, непосредственно относящимися к дисциплине, являются:
Каждая организация вправе заполнять все необходимые документы машинописным способом или от руки. Об этом прямо говорится в п. 4.7 вышеназванного Указания Центробанка России.
Кто должен соблюдать Необходимость ведения кассовой дисциплины не зависит от наличия ККМ или выбранной системы налогообложения. Вы можете не иметь кассовый аппарат, а просто выписывать БСО (бланки строгой отчетности), но при этом все равно должны соблюдать правила кассовый дисциплины. Правило здесь одно – если есть движения наличных денежных средств, то кассовую дисциплину нужно соблюдать. Однако сегодня действуют упрощенный порядок ведения кассовой дисциплины, который в наибольшей степени коснулся индивидуальных предпринимателей.
Теперь ИП больше не обязаны вести кассу наравне с организациями и оформлять кассовые документы (ПКО, РКО, кассовая книга). Предпринимателям необходимо только формировать документы подтверждающие выплату заработной платы (расчетно-платежные и платежные ведомости).
Таким исключением являются дни выдачи работникам заработной платы, выплаты стипендий и прочих выплат в фонд зарплаты и выплат, имеющих социальный характер. Исключением также являются дни получения наличности в банках на указанные расходы, выходные и нерабочие праздничные дни, но только в случае, если в такие дни предприятие проводит операции с наличными деньгами. Во всех указанных случаях превышение объема наличности в кассе компании над применяемым лимитом является допустимым. Во всех прочих случаях компания может быть оштрафована за нарушение установленной дисциплины. Лимит наличности вводится распорядительным документом предприятия. В качестве такого документа может выступать приказ руководства или иной документ, отвечающий признакам распорядительного.
В случае выявления фактов каких-либо нарушений дисциплины налоговый орган вправе привлечь соответствующее предприятие к административной ответственности. Ответственность за нарушение кассовой дисциплины предусмотрена ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Пунктом 1 статьи 15.1 КоАП РФ за нарушение порядка работы с наличными деньгами, несоблюдение порядка ведения кассовых операций или накопление в кассе денег сверх лимита соответствующее предприятие может быть привлечено к установленной ответственности в виде штрафа. Размер возможных штрафов предусмотрен этой же нормой КоАП РФ и составляет для организаций денежную сумму в размере от 40000 до 50000 рублей, а для должностных лиц — сумму от 4000 до 5000 рублей.
Кассовые документы можно вести в бумажной форме или в электронном виде:
• Документы на бумажном носителе оформляются от руки или с использованием компьютера (другой техники) и подписываются собственноручными подписями.
• Документы в электронном виде оформляются при помощи компьютера (другой техники) с обеспечением их защиты от несанкционированного доступа и подписываются электронными подписями.
Учет кассовых операций в 2019 году
Кассовые операции – это операции, связанные с приемом, хранением и расходованием различных денежных средств, поступающих в кассу организации из обслуживающего банка.
Поступление денежных средств в кассу с расчетного счета в бухгалтерском учете отражается следующей проводкой:
1) приходный кассовый ордер (для оформления операции поступления наличных средств в кассу по любым основаниям от одного лица);
2) расходный кассовый ордер (для оформления выдачи наличных денег из кассы одному лицу на любые нужды);
3) кассовая книга;
4) платежная ведомость;
5) журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров;
6) книга учета принятых и выданных кассиром денег в подотчет общественным раздатчикам заработной платы и операциям кассирам.
Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера должны быть заполнены без помарок, четко и ясно. Книга кассира-операциониста должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписями главного бухгалтера и руководителя предприятия. Печать организации должна стоять на каждом кассовом документе.
Максимальная сумма, которая может находиться в кассе, определяется лимитом. Лимит централизованно устанавливается.
Все факты поступления и выдачи наличных денег в кассу учитываются в кассовой книге (типовая форма). Она должна быть пронумерована, прошнурована, опечатана сургучной печатью и заверена подписями директора и главного бухгалтера. Записи в ней ведутся в 2-х экземплярах под копировальную бумагу. Второй экземпляр (отрывной) – это отчет кассира, он передается в бухгалтерию с приходными и расходными документами ежедневно в конце рабочего дня.
Прием, выдачу и безналичные перечисления банк производит по документам специфической формы. Основные документы:
1) при наличных расчетах:
а) чек денежный;
б) объявление на взнос наличными;
2) при безналичных расчетах:
а) акцептная форма (согласие на оплату) расчетов (расчеты платежными требованиями; действительно в банк 10 дней);
б) расчеты платежными поручениями;
в) аккредитивная форма расчетов (заявление на аккредитив), это перечисление по поручению предприятия аванса в банк для оплаты по предъявлении отгрузочных документов поставщиком в свой банк;
г) заявление об отказе от акцепта;
д) инкассовое платежное поручение – для безакцептного списания средств со счета предприятия в случаях, установленных законодательством;
е) мемориальный банковский ордер – служит для списания или зачисления на счет предприятия безналичных средств по распоряжению обслуживающего банка.
Основная форма безналичных расчетов – акцептная (расчет платежными требованиями). Поставщик при посредничестве банка получает деньги от плательщика на основании расчетных документов.
Инкассо – поручение банку на получение суммы с покупателя.
Акцепт – есть различные виды акцепта (предварительный, последующий и пр.). Если в 3-дневный срок плательщик не заявил об отказе от акцепта, платежное требование считается акцептованным, но отказ должен быть документированно обоснован.
Авизо – официальное банковское извещение о произведенной расчетной операции (о перемещении средств со счета плательщика на счет поставщика).
Типичные операции по поступлению и расходу наличных денежных средств:
1) получение из банка наличных денежных средств:
• Дебет счета 50 «Касса»,
• Кредит счета 51 «Расчетный счет»;
2) внесение подотчетным лицом остатка неиспользованных денежных сумм:
• Дебет счета 50 «Касса»,
• Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;
3) погашение задолженности покупателя за товары, работы, услуги:
• Дебет счета 50 «Касса»,
• Кредит счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»;
4) погашение задолженности по недостачам и хищениям:
• Дебет счета 50 «Касса»,
• Кредит счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»;
5) оприходование излишков, выявленных в результате инвентаризации (ревизии) кассы:
• Дебет счета 50 «Касса»,
• Кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы»;
6) получение из банка наличных денежных средств в иностранной валюте:
• Дебет счета 50 «Касса»,
• Кредит счета 52 «Валютный счет»;
7) внесение подотчетным лицом остатка неиспользованных денежных средств:
• Дебет счета 50 «Касса»,
• Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;
8) отражение выплат работникам из кассы (заработная плата, социальные пособия, доходы от участия в уставном капитале и т. д.):
• Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»,
• Кредит счета 50 «Касса».
Аудит кассовых операций в 2019 году
Аудит кассовых операций необходим для обеспечения безопасности денежных средств при работе с аппаратом, улучшения условий транспортировки и хранения. Кроме этого проверка позволяет определить порядки и сроки внутренних ревизий предприятий. Любое предприятие должно внимательно относиться к ведению кассовых аппаратов, так как любое нарушение повлечет за собой штраф и административную ответственность.
Каждый предприниматель должен понимать, что проверка кассовых операций подразумевает под собой целый перечень процедур. О прибытии службы могут предупредить заранее соответствующие органы, либо провести проверку без оповещения. Процедура должна проводиться не только внешними проверяющими, но и внутренними подразделениями, созданными специально для личного аудита компании.
Если собственник или руководитель заподозрил лиц, работающих с наличностью, в нечестности, то он вправе направить прошение о проверке во внешние службы аудита, либо провести операцию собственными силами. Если организация выкладывает ценные бумаги на открытый рынок, то такие операции также попадают под аудит кассовых операций.
Методика аудита заключается в трех основных этапах, которые не могу существовать по отдельности. Вместе они позволяют организовать полноценную проверку.
Методика, применяемая для аудита, наилучшим образом показывается достоверность выводов и отчетов, которые строятся по результатам проводимой процедуры:
Первый этап – планирование. Это самый важный шаг в аудите, так как он заключает в себе то, как будет проходить проверка в целом. Каждый последующий этап напрямую зависит от планирования, и если здесь была допущена ошибка, то весь аудит придется проводить заново.
Все начинается с определения стратегии контроля, создания аудиторской программы и оценивания объема предстоящей операции.
Аудитор, который будет заниматься проверкой, должен разработать и правильно оформить план, на основе которого будет строиться программа в целом. В этап будут входить множество процедур, необходимых для помощи в проведении эффективного аудита. Согласно собранной информации можно будет определить ошибки, после чего начинаются основные действия.
Второй этап – сбор и анализ информации, когда необходимо оценить все аспекты работы бухгалтеров, учесть риски и произвести мониторинг средств контроля. Вся полученная информация на этом этапе должна помочь получить целостный результат, согласно которому уже будет понятно, что необходимо предпринимать для решения возникших проблем.
Третий этап – заключение аудитора. По итогам двух предыдущих пунктов будет получена информация, которую нужно структурировать. В Российской Федерации акт проверки будет создаваться на русском языке. Документ должен содержать информацию об аудиторе и его профессиональном мнении по итогам.
Процедуру можно провести, основываясь на нескольких различных методиках аудита:
Отраслевая методика проверки применяется в соответствии с отраслевой принадлежностью субъекта.
Традиционная подразумевает под собой схему, которая основывается на различных разделах бухгалтерии. Проверка полностью соответствует юридическому законодательству. Именно она даст самые точные результаты. Для ее проведения необходимо разрабатывать специальную методику определения экономических групп, которые сортируются по общим чертам. Но для такой глубокой проверки метод используется только при особых налоговых режимах.
Юридический подход основывается только на соответствующих пунктах законодательства.
К основным видам нарушений относят следующие:
• излишки или недостача денег в кассе;
• деньги, пришедшие в кассу, были несвоевременно оприходованы;
• выдача денег была проведена без доверенности;
• выплаты работникам проводятся без оформления авансовых отчетностей;
• учетные регистры некорректно отображают кассовые операции.
Согласно практике аудита, существует ряд фактических нарушений, которые являются самыми частыми на предприятиях:
• Инвентаризация кассы не проводилась в требуемых случаях:
1. Перед составлением бухгалтерской годовой отчетности.
2. Если поменялось лицо, ответственное за финансы.
3. Если были замечены факты хищения или порчи ценностей, а также при злоупотреблении собственным положением.
4. Если имущество было передано во владение другому лицу (продажа, аренда, выкуп, передача в муниципальное или государственное владение).
5. После ситуаций, которые были вызваны экстремальными условиями (пожар, стихийные бедствия, аварии и так далее).
6. Если предприятие было ликвидировано, реорганизовано или в любых других случаях, которые прописаны в законодательстве Российской Федерации.
• Несоблюдение сроков денежной инвентаризации, которые устанавливаются в каждой компании личной учетной политикой.
• Документы, подтверждающие результаты инвентаризации, имеют помарки, ошибки, неточности, подчистки, незаполненные строки.
• Акт инвентаризации был составлен в несоответствии действующему законодательству страны.
• Инвентаризационные описи подписаны не всеми членами комиссии и материально-ответственными лицами.
• При обнаружении излишек в ходе инвентаризации средства не были оприходованы, после чего их отправили на увеличение финансовых результатов организации.
• Кассовая книга имеет записи о выплате заработной платы, но отсутствуют подписи работников, которые должны были получить денежные средства.
• Расходные ордеры не имеют информации о документах, которые могли бы удостоверить личность получателя.
• Работа проводится с использованием неисправных кассовых аппаратов.
• Книга кассира-операциониста не ведется должным образом.
Главная цель – установить, есть ли в отдельно взятой организации проблемы с кассовыми операциями, движением денежных средств в пределах Российской Федерации, ведением бухгалтерии.
Задачи аудитора – проверить все хозяйственные операции и документы, которые регулируются законодательством страны. Вся процедура проводится в соответствии с Федеральными стандартами аудита.
Стандарты содержат в себе основные требования, проводимые процедуры, руководящие указания, положения и примеры на практике.
Нормативная база аудита кассовых операций:
• ФЗ №54 «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных расчетов и (или) расчетов с использование платежных карт»;
• Порядок ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации;
• Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств;
• Указание Банка России №3073-У «Об осуществлении наличных расчетов»;
• Постановление Госкомстата РФ №88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».
Согласно этой базе проводится любая проверка кассовых операций.
Ознакомительный этап поможет аудитору понять, какой деятельностью занимается данный экономический субъект, какие возможности существуют для проведения проверки. После определения заключается договор, который должен соответствовать всем требованиям ГК РФ.
Сразу же комиссия переходит к проверке самого ценного источника информации – кассе. При инвентаризации обязаны присутствовать кассир и главный бухгалтер. Если предприятие имеет несколько касс, то перед операцией каждый аппарат опечатывается, что поможет избежать попыток перекрытия недостач путем переноса денег или изменения данных в кассовой книге.
Работник, ответственный за ККТ, должен дать расписку, что все документы включены в отчет и в кассе нет лишних или несписанных средств.
Кассы предприятий могут хранить в себе наличные средства в том размере, который разрешает им их обслуживающий банк. Каждый год лимит обновляется всеми банками для предприятий, при этом неважно, насколько различаются между собой организации (по правовой форме, сфере деятельности, наличию касс и так далее).
Если организация имеет в кассе сумму, превышающую лимит, то средства сверх остатка должны передаваться в банк. Сдаются средства вечером или днем в кассу банка. Каждое предприятие может договориться с банком, чтобы выручка могла напрямую идти на оплату труда, льготы, закупку продукции и так далее.
К аудиторской проверке необходимо представить справки из банка, которые показывают установленный лимит, его превышение разрешается в течение трех рабочих дней.
Для проверки правдивости и правильности отражения денежных средств в бухгалтерском балансе, аудитор обращается к регистрам и формам отчетности. Все данные в этих бумагах должны отражать деятельность не только по месту проведения, но и по всем филиалам и подразделеням фирмы.
При проверке нужно предоставить и первичные документы, которые должны быть правильно заполнены, иметь все необходимые подписи. Чтобы документы, необходимые для выдачи денежных средств, имели юридический вес, они должны иметь подписи руководителя и главного бухгалтера или уполномоченных лиц.
Документы нельзя исправлять, должны быть в наличии подписи получателей, штампы «Оплачено» и даты. Все должно вестись в соответствии с законодательством.
Деньги, которыми обладает касса предприятия, приходят в виде выручки от покупателей и работников для оплаты услуг по заявлениям и так далее. Аудитор проводит проверку на полноту и своевременность оприходования денег. Для этого сверяются все суммы из корешков чеков, выписок банка и так далее. Любая сумма, которая была «пропущена», будет считаться грубейшим нарушением правил.
Все предприниматели будут проверяться на соблюдение правил предельного размера расчетов наличными средствами. То есть, при услугах купли-продажи нельзя принимать суммы, превышающие размер, установленный законом, в независимости от количества платежей за один товар или услугу одним лицом или организацией. Если необходимо принять сумму сверх ограничения, то операцию нужно провести через банки.
Сдаваться средства могут через инкассаторские службы, имеющие соответствующую лицензию. Деньги, отправленные таким путем, максимально защищены, так как предпринимаются все средства для обеспечения безопасности. К каждой сумке выписывается денежная ведомость.
Чтобы поставить аппарат на учет, необходимо зарегистрировать личный кабинет на сайте налоговой, откуда можно заключить договор на ОФД. После получения и проверки всех данных налоговая служба определяет регистрационный номер ККТ, который должен быть введен в аппарат в течение одного дня.
Система ККМ позволяет отправлять данные в налоговую службу сразу же после выдачи чека без дополнительных действий.
В конце аудитор составляет заключение, которое может иметь два варианта:
Любой экономический субъект будет нести ответственность за систему контроля внутри организации. Аудитор обязан убедиться в том, что система работает.
Руководитель организации обязан:
1. Оборудовать кассу и обеспечить сохранность денежных средств не только в пределах организации, но и при транспортировке в банк. В кассе не могут хранить ценные вещи и деньги, которые не принадлежат организации.
2. Должна существовать одна кассовая книга.
3. Прием наличных должен осуществляться только с применением ККМ.
Если аудитор найдет случаи нарушения дисциплины, то будут применяться финансовые санкции в зависимости от обстоятельств.
Кассовые операции ИП в 2019 году
Каждому индивидуальному предпринимателю, деятельность которого связана с ведением кассовых операций, очень важно знать, как действовать в соответствии с действующим законодательством. Нарушения кассовой дисциплины грозят ИП штрафами. Постараемся разобраться в основных моментах, касающихся соблюдения кассовой дисциплины индивидуальных предпринимателей.
Указ Банка России № 3210-У (Указание № 3210-У) регламентирует порядок ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями. Согласно этому указу, для двух категорий налогоплательщиков предусмотрены некоторые послабления.
В 2019 году субъекты малого бизнеса могут вести упрощенный кассовый порядок, который допускает отсутствие кассового лимита (абз. 10 п. 2 Указания № 3210-У). Таким образом, малые предприятия имеют право накапливать в кассе сколько угодно денежных средств. Нужно отметить, что в целях безопасности все же лучше сдавать деньги в банк.
Во всех остальных случаях представители малого бизнеса должны следовать установленному порядку ведения кассовых операций.
Кассовая дисциплина в 2019 году позволяет ИП не выписывать расходный кассовый ордер (при выдаче наличных денежных средств из кассы) и приходный кассовый ордер — при приеме наличных денег. В абз. 2 подп. 4.1 и абз. 9 подп. 4.6 п. 4 Указания № 3210-У говорится о том, что предприниматели могут не вести кассовую книгу.
Отказ от выписки расходно-кассовых ордеров (РКО) и приходных кассовых ордеров (ПКО) может усложнить контроль над деятельностью сотрудников, принимающих денежные средства. То есть подтверждения о получении сотрудником денег не будет.
Если у ИП нет наемных работников, а денежные потоки поступают к предпринимателю напрямую, то отказаться от РКО и ПКО вполне целесообразно.
Поступление выручки ИП могут подтвердить кассовые чеки (выданные покупателям), отчеты о закрытии смены, а также бланки строгой отчетности (БСО).
Выдача заработной платы будет фиксироваться в соответствующей платежной ведомости.
Индивидуальные предприниматели, применяющие УСН, фиксируют все операции в Книге учета доходов и расходов (КУДиР). Согласно п. 1.1 Порядка, утвержденного приказом Минфина России № 135н, составление РКО и ПКО для заполнения КУДиР для ИП не является обязательным.
В случае если предприниматель на УСН взял денежные средства из кассы на личные цели, отражать эту операцию в Книге учета доходов и расходов не нужно (т. к. это не считается расходом при УСН).
В целом во всех остальных случаях ИП должен следовать тому порядку кассовых операций, который предусмотрен законодательством.
Индивидуальный предприниматель может исправлять ошибки во всех документах, касающихся учета кассовых операций, кроме расходных и приходных кассовых ордеров (абз. 2 подп. 4.7 п. 4 Указания № 3210-У).
Для исправления ошибок в документах нужно зачеркнуть неправильные данные и указать правильную информацию с датой исправления. Все сделанные исправления заверяются подписью работника, занимавшегося оформлением документа. После этого приводится расшифровка исправления.
Кассовая дисциплина в 2019 году позволяет ИП расходовать выручку из кассы только на определенные цели.
К примеру, нельзя тратить кассовую выручку на:
• выдачу и возврат займов и оплату процентов по ним;
• операции с ценными бумагами;
• оплату аренды недвижимости;
• организацию (проведение) азартных игр.
В Указании № 3073-У Банка России говорится о том, что для целей, перечисленных выше, сначала нужно внести наличные деньги на расчетный счет ИП, а затем снять наличные с расчетного счета (можно использовать банковскую карту оформленную на физ.лицо, а не на ИП).
Денежные средства, которые предприниматель снимает со своего расчетного счета и внесенные в кассу в его налоговом учете не отражаются (письмо Минфина России № 03-11-09/241).
ИП, занимающиеся оказанием услуги населению, до 1 июля 2019 года могут не применять контрольно-кассовую технику (ККТ), если они выдают бланки строгой отчетности (БСО) и применяют ЕНВД и ПСН. Но для ЕНВД и ПСН существуют ограничения. До 1 июля 2019 освобождение от обязательного применения ККТ получили ИП, применяющие ЕНВД и ПСН, осуществляющие свою предпринимательскую деятельность в сфере розничной торговли и общепита и не имеющие наемных работников.
Также в п. 2 ст. 2 Федерального закона № 54-ФЗ определен перечень видов услуг, при оказании которых, работая на любой системе налогообложения, можно не применять онлайн-ККТ.
Бланки строгой отчетности должны быть изготовлены типографским способом или сделаны при помощи автоматизированных систем (например, при помощи компьютера).
К бланкам, сформированным при помощи автоматизированных систем, предъявляются более строгие требования.
Типографские БСО могут иметь произвольную форму. Бланк строгой отчетности может быть разработан руководителем организации и утвержден его приказом.
Принят Закон № 290-ФЗ, которым в Закон о контрольно-кассовой технике № 54-ФЗ были внесены серьезные изменения. Первоначально Законом было определено, что ИП, работающие на ПСН и ЕНВД, обязаны будут выдавать не просто БСО, а БСО, сформированный на специальном устройстве – «автоматизированной системе для БСО». По своей сути это разновидность кассового аппарата, к тому же оснащенного фискальным регистратором для передачи данных в ФНС.
Но Законом 337-ФЗ, подписанным президентом РФ, внесены изменения в Закон № 390 ФЗ.
Согласно этих изменений до 1.07.2019 года ККТ можно не применять:
• плательщикам ЕНВД, оказывающим бытовые услуги населению;
• плательщикам ПСН, оказывающим бытовые услуги населению;
• организациям и ИП, которые выполняют работы по заказам населения или оказывают услуги населению (за исключением услуг общепита с привлечением наемных работников).
Всем этим трем категориям разрешено использование соответствующих бланков строгой отчетности вместо кассовых чеков.
По общим правилам в 2019 году, предприниматели, не оказывающие услуг населению, должны применять ККТ. То есть для ИП на УСН, которые занимаются торговлей, применять кассовый аппарат необходимо.
Главное ее отличие от кассы предыдущего поколения - это возможность подключения к интернет. Вместо фискальной памяти и ЭКЛЗ в кассах нового поколения должен быть фискальный накопитель, в котором будет храниться вся информация о проведенных денежных операциях, а также через интернет информация будет передаваться в ИФНС.
Причем до этого срока ее необходимо не просто приобрести, но и зарегистрировать в ИФНС. Зарегистрировать онлайн-кассу возможно через официальный сайт налоговой инспекции, посещать лично ИФНС нет необходимости. Но для этой цели необходимо наличие усиленной электронной подписи.
А предприниматели на едином налоге на вмененный доход (ЕНВД) и на патентной системе налогообложения (ПСН) могут не использовать в своей деятельности ККТ до 01.07.2019, при соблюдении следующего условия – плательщики ПСН и ЕНВД в сфере розничной торговли и общепита не должны привлекать труд наемных работников.
Аналогично ИП, не имеющие работников, при осуществлении торговли с использованием торговых автоматов, освобождены от обязательного применения ККТ до 1 июля 2019 года.
Им достаточно выдавать кассовые чеки и квитанции — то есть документы, которые являются подтверждением приема наличных денежных средств.
Пунктом 1 статьи 4.7 Закона № 54-ФЗ установлена информация, которая должна содержаться в документах, подтверждающих прием денежных средств:
• наименование и порядковый номер документа;
• дата выдачи;
• ФИО ИП;
• ИНН;
• наименование услуг (товаров, работ) с указанием их количества;
• сумма к оплате в рублях;
• ФИО, должность и подпись лица, выдавшего документ.
Все обязательные реквизиты смотрите в п.1 ст.4.7 Закона 54-ФЗ.
Чеки и квитанции не относятся к документам строгой отчетности. В соответствии с письмом УФНС России по г. Москве № 17–15/100028 их можно изготовить при помощи принтера.
В пункте 2 статьи 2 Закона № 54-ФЗ перечислены специфические виды деятельности ИП. В отношении этих видов деятельности в 2019 году применять кассовый аппарат не нужно:
• торговля из цистерн (пивом, квасом, молоком, растительным маслом, живой рыбой, керосином, вразвал овощами и бахчевыми культурами);
• торговля на рынках (ярмарках, в выставочных комплексах);
• торговля мороженым и безалкогольными напитками в розлив (в киосках);
• продажа газет и журналов, а также сопутствующих товаров в газетно-журнальных киосках;
• прием утильсырья и стеклопосуды от населения (кроме металлолома);
• вспашка огородов и распиловка дров;
• сдача индивидуальным предпринимателем в аренду (наем) жилых помещений, принадлежащих этому индивидуальному предпринимателю на праве собственности;
• изготовление и ремонт металлической галантереи и ключей;
• присмотр и уход за детьми, больными, престарелыми и инвалидами;
• реализация изготовителем изделий народных художественных промыслов.
Отметим, что в действующем законодательстве ничего не упоминается о том, какие документы нужно выдавать покупателям предпринимателю, который занимается специфическими видами деятельности. Получается, что в данной ситуации покупателю никакие документы не выдаются.
Предприниматели, которые работают в отдаленной (труднодоступной) местности, могут не применять ККТ в 2019 году и не выдавать покупателю каких-либо документов (вместо чеков).
Субъекты РФ самостоятельно утверждают перечень таких мест. Отметим, что в соответствии с п. 3 ст. 2 Закона № 54-ФЗ, к отдаленным и труднодоступным местностям не относятся города, а также районные центры и поселки городского типа.
Нормативное регулирование кассовых операций в 2019 году
Основным нормативным документом, регулирующим работу организаций с денежной наличностью является Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации.
Данным документом регламентирован порядок получения, выдачи и хранения организациями наличных денежных средств; порядок расчетов наличными деньгами; установлен перечень первичных учетных документов, которыми оформляются кассовые операции.
В частности, все юридические лица, независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности:
• обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банка;
• должны производить расчеты по своим обязательствам с другими организациями через банки либо применять иные формы безналичных расчетов, устанавливаемые Банком России в соответствии с законодательством Российской Федерации. Расчеты наличными деньгами между юридическими лицами и предпринимателями, осуществляющими свою деятельность без образования юридического лица, допускаются лишь в пределах сумм, установленных Постановлением Правительства Российской Федерации № 1258;
• должны иметь специально оборудованное помещение кассы для осуществления расчетов наличными денежными средствами и оформлять кассовые операции в соответствии с типовыми межведомственными формами первичной учетной документации, утвержденными Госкомстатом РФ по согласованию с Центральным Банком России и Минфином РФ;
• вправе хранить в кассе наличные деньги в пределах лимита остатка наличных денег в кассе;
• обязаны сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленного лимита остатка наличных денег в кассе в порядке и сроки, согласованные с обслуживающим банком.
Контроль за соблюдением организациями требований порядка ведения кассовых операций и условий работы с денежной наличностью возложен на коммерческие банки, которые наделены правом проведения проверок соблюдения их клиентами кассовой дисциплины. Результаты этих проверок оформляются справкой о кассовых операциях ф. № 0488028. В случае установления нарушений, допущенных проверяемой организацией, учреждение банка должно направить в налоговый орган по месту учета юридического лица представление с приложением копии справки для принятия мер финансовой и административной ответственности.
Таким образом, изучение материалов банковских проверок позволит выяснить состояние кассовой дисциплины в данной организации и имевшие место нарушения, в частности, осуществление расчетов наличными денежными средствами сверх установленных предельных сумм, неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности, несоблюдение действующего порядка хранения свободных денежных средств, накопление в кассах наличных денег сверх установленных лимитов.
Порядок ведения кассовых операций заключается в следующем:
• оформление первичных документов по приходу и расходу наличных денежных средств: приходных (ф. КО-1) и расходных (ф. КО-2) кассовых ордеров, а также иных документов (платежных или расчетно-платежных ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и др.);
• регистрация оформленных кассиром первичных документов в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров ф. КО-3;
• фиксация всех поступлений и выдачи денежной наличности, оформляемых приходными, расходными кассовыми ордерами и другими соответствующими документами, в кассовой книге ф. КО-4. Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу (вторые экземпляры — отрывные и служат отчетом кассира);
• ежедневное (как правило) выведение остатка по кассовой книге;
• сдача в бухгалтерию отчета кассира (второй экземпляр кассовой книги) с приложением приходных и расходных кассовых ордеров под роспись в кассовой книге.
Обязанности по приему, выдаче наличных денег и оформлению кассовых документов возложены на кассира. Согласно пп. 34, 35 Порядка ведения кассовых операций кассиру запрещено передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам. В случае необходимости временной замены кассира исполнение его обязанностей по письменному приказу руководителя организации возлагается на другого работника, с которым должен быть заключен договор о полной материальной ответственности. В соответствии с п. 27 Положения о бухгалтерском учете и отчетности в РФ в организациях с небольшой численностью работающих и не имеющих в штате кассира обязанности кассира могут выполняться главным бухгалтером или другим работником по письменному распоряжению руководителя организации.
Документальное оформление кассовых операций в 2019 году
Любая хозяйственная операция предприятия должна быть подтверждена документально. Поскольку кассовые операции (прием и выдача денег) тоже подпадают под эту категорию, законодательство предписывает документальное оформление кассовых операций.
Детально об этом написано в Указании ЦБ РФ № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» В частности, там указано, что кассовые операции должны оформляться типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждены Государственным комитетом статистки России и согласованы с Центральным банком России и Министерством финансов.
Государственный комитет статистики России утвердил следующие унифицированные формы первичной учетной документации (то есть документы, при помощи которых ведется документация кассовых операций на предприятии):
При этом индивидуальные предприниматели, которые ведут учет доходов или доходов и расходов либо физических показателей (согласно требованиям НК РФ), кассовые документы (приходные и расходные ордера) могут не оформлять.
Освобождены ИП и от ведения кассовой книги. Однако, если предприниматель с целью улучшения контроля над движением наличных денежных средств примет решение документировать кассовые операции, ему необходимо следовать нормам, установленным ЦБ РФ.
Рассмотрим подробнее, какими документами оформляются кассовые операции (все они входят в Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93).
Кассовая книга (номер согласно ОК 0310004) ведется для учета наличных денег, которые поступают в кассу. Такую книгу можно вести как в бумажном, так и в электронном виде.
В случае ведения книги на бумаге все ее листы должны быть пронумерованы до начала внесения записей, скрепляющую листы бумагу должны подписать главный бухгалтер и руководитель. Также книга должна быть заверена печатью индивидуального предпринимателя (при наличии у него таковой).
В случае ведения книги в электронной форме должны быть приняты меры для того, чтобы сведения невозможно было изменить или подделать.
Записи в такой книге заверяются электронными цифровыми подписями уполномоченных лиц, а решение о сроках распечатывания информации (ежедневно, раз в неделю или квартал и тому подобное) принимает руководитель. Организации и ИП имеют право вовсе не распечатывать цифровые кассовые документы, если учетная политика предприятия подразумевает ведение документооборота в электронном виде. В этом случае нужно позаботиться о том, чтобы ЭЦП были у всех материально ответственных сотрудников.
Нумерация страниц должна вестись и в электронном варианте кассовой книги, при этом она осуществляется автоматически и в хронологическом порядке. Распечатанные экземпляры листов кассовой книги необходимо собрать в отдельную папку – делать это можно по мере возможности или желания, но в течение одного календарного года книга должна быть собрана.
Записи в кассовой книге делает кассир на основании приходных и расходных ордеров – только на те средства, что поступили непосредственно в кассу. Наличные деньги, принятые платежным агентом или банковским субагентом, фиксируются в отдельных кассовых книгах, которые ведут непосредственно сами агенты.
В конце каждого рабочего дня кассир должен сверять данные кассовой книги с данными кассовых документов и фиксировать своей подписью сумму остатка наличных средств. После этого сверку данных производит главный бухгалтер или руководитель (в случае отсутствия бухгалтера) и тоже подписывает. Если в какой-либо день или даже дни не было произведено ни одной кассовой операции, остаток каждый раз выводить не нужно: суммой остатка будет считаться последний выведенный в тот день, когда операции производились.
Контроль ведения кассовой книги осуществляет главный бухгалтер предприятия. В его отсутствие контроль осуществляет руководитель предприятия.
Отметим еще раз, что предприниматель не обязан вести кассовую книгу, но может это делать для организации контроля и кассовой дисциплины.
Приходный кассовый ордер (ПКО) имеет, согласно Общему классификатору, номер 0310001 и документирует оформление кассовых операций (поступление в кассу наличных денег). Ордер может быть заполнен как вручную, так и на компьютере или печатной машинке, помарки и исправления при этом не допускаются.
Помимо регистрационного номера, ордер должен иметь следующие реквизиты:
• наименование предприятия, структурного подразделения (при необходимости) с указанием кодов по ОКПО;
• дату заполнения;
• номер корреспондирующего счета или субсчета (при ведении бухгалтерского учета).
Кассир обязан проверить сведения в приходном ордере (на правильность и полноту), а также прилагаемые документы.
Расходный кассовый ордер (РКО) имеет, согласно Общему классификатору, номер 0310002 и служит для оформления выдачи средств из кассы. Реквизиты расходного ордера такие же, как и у приходного, кроме того, он должен быть заверен главным бухгалтером и подписан руководителем (или уполномоченным им лицом).
Выдавая средства, кассир должен проверить у получателя расписку (заполняется только собственноручно получателем, сумма рублей указывается прописью, копеек – цифрами) и документ, подтверждающий личность (внутри предприятия это может быть удостоверение). Реквизиты документа кассир должен записать.
Если выдача средств происходит по доверенности, в ордере после имени получателя указывают имя доверенного лица. Если при этом средства выдают по ведомости, перед распиской в получении денег кассир должен написать «По доверенности». Доверенность прилагается к ордеру или ведомости.
Книга учета денежных средств ведется старшим кассиром для документирования кассовых операций между ним и остальными кассирами в течение рабочего дня (при небольших масштабах бизнеса в такой книге необходимости нет).
Код книги по ОК – 0310005.
В начале рабочего дня лицо, ответственное за ведение кассовых операций (кассир, старший кассир или другой сотрудник, уполномоченный приказом руководителя) выдает наличные необходимому кругу лиц под роспись в книге, в конце рабочего дня остаток средств сдается тоже под роспись.
В случае, если средства выданы для выплаты заработной платы, отчитаться за них нужно до окончания проставленного в платежной ведомости срока.
Остаток невыданных денег ежедневно опечатывается в конверт с указанием точной суммы и сдается ответственному лицу под расписку. Если по истечении срока, проставленного в платежной ведомости, остается какая-то сумма, она возвращается в центральную кассу, а в книге делается соответствующая запись.
Несмотря на то, что вся ответственность за ведение учета и контроль за ним возложена на главного бухгалтера, на практике материально ответственным глава бухгалтерии может и не являться. Сохранность наличных руководитель или ИП может поручить как себе лично, так и любому другому сотруднику, облеченному особым доверием.
Этот документ ведется для учета отработанного времени, начислений, удержаний и выплат работникам предприятия. Код по Общему классификатору – 0301009.
Ведомость составляется бухгалтерией в одном экземпляре на основании первичных документов по учету выработки, фактически отработанного времени и тому подобного. Если работники получают заработную плату на банковские карты, составляется только расчетная ведомость.
В ведомости указываются все необходимые к выдаче работнику суммы: заработная плата, социальные выплаты, надбавки и премии (а также вычеты и удержания). Общая сумма выплат указывается на титульном листе.
Напротив фамилий тех работников, которым зарплата по каким-либо причинам не выплачена в отведенный по ведомости срок, указывается «депонировано». В последней графе ведомости проставляют общую сумму выплат, на нее же составляют РКО, а номер и дату ордера фиксируют в ведомости. Отдельно фиксируют сумму депонированных средств.
Необходимо отметить, что при выдаче заработной платы и прочих выплат сотрудникам наличными денежными средствами, предприниматель обязан формировать расчетно-платежные (или платежные) ведомости.
Ведется для учета выдачи заработной платы и других выплат работникам. Код согласно Общему классификатору – 0301011. Оформляется так же, как и расчетно-платежная (расчетная) ведомость. Заработную плату работникам можно выплачивать и по расходному ордеру, но разумнее вести учет в ведомости.
Общее документирование кассовых операций ведется главным бухгалтером (или лицом, его заменяющим) или руководителем. Исправления в документах не допускаются.
Субъектам малого предпринимательства предоставлена возможность не устанавливать лимиты наличных денег в своих кассах: они могут, не нарушая закон, накапливать необходимые суммы.
В этом году все кассовые документы остаются прежними, как и форма их подачи: в бумажном виде; через электронные системы.
Основные изменения 2019 года связаны с тем, что повседневную жизнь предпринимателей все обширнее охватывает электронная документация:
• теперь законодательно определено, что операции с наличными, проводимые через ККТ в течение дня, можно фиксировать по окончании проведения кассовых операций (одним ПКО в конце дня);
• предусмотрена возможность электронного обмена документами и информацией с сотрудниками (квитанцию о получении денег по ПКО можно отправить на электронную почту, а об отмене приходной операции сообщить в системе учета);
• закреплена норма о том, что кассовые операции могут проводиться любым уполномоченным лицом, если в штате отсутствует должность кассира.
Стало реальностью обязанность применения электронных ККТ для большинства предпринимателей. Выглядеть это будет примерно так:
• во время покупки формирование чека будет осуществляться в электронном виде;
• составленный таким образом кассовый документ будет автоматически в онлайн режиме отсылаться в налоговую;
• при отдельном требовании покупателя предприниматель должен будет отослать дубликат чека на электронную почту, указанную клиентом.
Установка дополнительного и недешевого оборудования потребует от ИП существенных затрат. Для некоторых категорий налогоплательщиков НК РФ предусмотрел право на получение налогового вычета размере до 18000 руб.
Перспектива применения ККТ грозит не всем предпринимателям. Для некоторых оставили возможность пользоваться БСО при проведении расчетов. Но теперь их формирование также будет производиться с помощью единого программного обеспечения.
Кассовые операции в бухгалтерском учете в 2019 году
Порядок ведения кассовых операций регламентируется соответствующим положением, утвержденным Центральным банком РФ №40.
Каждое предприятие для осуществления расчетов наличными деньгами и хранения денежных документов должно иметь кассу. Помещение должно быть специально оборудовано для обеспечения сохранности денежных средств. Выполняет кассовые операции кассир, с которым заключается договор о материальной ответственности.
Все предприятия должны хранить свои денежные средства в учреждении банка. Наличные деньги, полученные кассой, расходуются только на те цели, на которые они были получены (выдача заработной платы, командировочные или хозяйственные расходы). Предприятие может иметь в своей кассе наличные деньги в пределах лимита их остатка, установленного учреждением банка по согласованию с руководителем этого предприятия. Сверх лимита наличные деньги в кассе могут храниться только во время выдачи заработной платы не более трех рабочих дней. Предприятия, имеющие постоянную денежную выручку, по согласованию с банком могут расходовать ее на оплату труда, командировочные и хозяйственные расходы.
Для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации, а также денежных документов, находящихся в кассе организации (почтовых марок, марок государственной пошлины, вексельных марок, оплаченных авиабилетов, оплаченных путевок в дома отдыха и санатории и др.) предназначен активный счет 50 «Касса».
К счету 50 открываются субсчета: 50-1 «Касса организации», 50-2 «Операционная касса», 50-3 «Денежные документы» и др.
Когда предприятие производит кассовые операции с инвалютой, то к счету 50 должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной инвалюты.
Постановлением Госкомстата РФ №88 утверждены унифицированные формы первичной учетной документации кассовых операций:
В обязанности кассира входит ведение кассовой книги, в которой учитывают все поступления и выдачи наличных денег в организации. Организация ведет одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются.
Ошибки исправляются следующим образом: неправильный текст или суммы зачеркиваются и над ними надписываются исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправляемое. Исправление ошибки должно быть оговорено надписью «Исправлено» и подтверждено подписью лиц, подписавших документ, ставится дата исправления.
Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.
Допускается ведение кассовой книги в организации автоматизированным способом.
Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.
Прием и выдача денег по кассовым ордерам производятся в день составления ордеров. Лицам, сдающим или получающим деньги, кассовые ордера на руки не выдаются.
Расчеты через кассу между юридическими лицами, между юридическими лицами и предпринимателями ограничены суммой 100 тысяч рублей в рамках одного договора.
Если предприятие осуществляет продажу продукции за наличный расчет (в том числе с использованием пластиковых карт), то оно использует контрольно-кассовые машины и ведет учет поступающей выручки в книге кассира-операциониста.
Учет по операциям в инвалюте должен вестись в рублях на основании пересчета иностранной валюты по курсу ЦБ РФ на дату совершения операции.
Порядок пересчета иностранной валюты в рубли установлен ПБУ 3/2006, согласно которому датой совершения кассовых операций с инвалютой считается дата оприходования или выдачи денежных знаков из кассы организации. Записи в регистрах бухучета производятся одновременно в валюте расчетов и платежей и в рублях. В «Отчете кассира» (второй отрывной лист кассовой книги) должны быть проставлены две суммы - в инвалюте и в рублях.
В приходных и расходных кассовых ордерах сумма указывается в валюте платежа.
В случае изменения курса иностранных валют по отношению к рублю за время, пока иностранная валюта находится в кассе организации, возникают курсовые разницы. Стоимость иностранных денежных знаков в кассе в рубли должна пересчитываться на дату совершения операции в иностранной валюте, а также на дату составления бухгалтерской отчетности.
Возникающие курсовые разницы отражаются в бухгалтерском учете организации записями:
• Д 50 К 91 - положительная курсовая разница;
• Д 91 К 50 - отрицательная курсовая разница.
Поступление и выдача денежных документов, (путевок, авиабилетов) производятся по приходным и расходным кассовым ордерам с последующим составлением кассиром отчета по движению денежных документов.
Денежные документы учитываются в сумме фактических затрат на их приобретение.
В бухгалтерском учете движение денежных документов отражается следующим образом:
Учет кассовых операций в иностранной валюте в 2019 году
В условиях глобализации внешний рынок стал для отечественных организаций и фирм почти таким же доступным, как и внутренний. Оживленно проходят обмен товарами, деловыми поездками, что предусматривает использование наличной инвалюты. Данным материал поможет вам понять, как происходит учет кассовых операций в иностранной валюте.
В бухучете РФ базовой валютой выступают российские рубли. Все обязательства компании и ее хозоперации ведутся в отечественных RUB. Какая именно инвалюта используется фактически, не имеет значения. Чтобы хозоперацию, проходящую в у. е., корректно обозначить в учете, следует точно определиться с ее рублевым объемом.
Делается это в таком порядке:
1. Определяется дата проделанной операции (пересчета).
2. Уточняется официальный курс Центробанка РФ на это число.
3. Умножается размер инвалюты на котировку.
4. Определяется величина курсовой разницы (КР) при пересчете.
Выданный аванс в инвалюте пересчитывается один раз – в день его предоставления сотруднику.
Фирма или любое иное предприятие имеет право получать наличную инвалюту в кассу только в случаях, разрешенных законом.
Это происходит в условиях:
• снятия денег со счета в валюте в уполномоченном банковском учреждении с целью выдачи командировочных сотрудникам, выезжающим за пределы РФ;
• возврата возможного остатка неиспользованной инвалюты работником после возвращения с поездки.
Денежные суммы в кассовых ордерах фиксируются и в у. е., и в RUB. Последние подлежат пересчету по курсу Банка РФ, актуальному на момент выдачи инвалюты или ее поступления.
За период нахождения у. е. в кассе могут измениться ее официальные котировки. Возникнут КР. Когда в кассовой книге операции по приходу и расходу конкретной величины в инвалюте записываются по различным котировкам, то остаток в RUB будет отличным от его реальной величины. Поэтому не обойтись без дополнительных пометок касательно отражения курсовых разниц.
В отечественные RUB инвалюта пересчитывается на одну из дат:
• совершения определенной хозоперации;
• формирования отчетности.
Какой способ выбрать – на усмотрение руководства компании. Но решение принимается не хаотично, а заранее закрепляется в учетной политике.
Когда обороты с наличной инвалютой проводятся редко, то разумнее остановиться на дате формирования бухотчетности. Если же процесс проходит ежедневно, то пересчет наличных у. е. целесообразно проводить по мере того, как меняется курс.
При отражении курсовой разницы наличная инвалюта не поступает и не расходуется. Поэтому дополнительные кассовые документы не выписываются.
Издержки, которые несет компания из-за оплаты командировочных, включаются в состав расходов и уменьшают базу обложения налогом на прибыль и НДС. Положительная курсовая разница, возникновение которой неизбежно по причине изменения котировок валют, в бухучете включается в доходы прочие, а отрицательная – в прочие издержки.
Налоговым учетом предусмотрено отражение КР как внереализационных доходов, так и расходов.
Уплаченная банковскому учреждению комиссия учитывается аналогично: в расходах прочих (бухучет) и внереализационных (учет налоговый).
Кассовая книга в организации ведется в единственном экземпляре. Каждая операция с у. е. отражается в ней двумя суммами: в RUB (котировка ЦБ) и в соответствующей инвалюте. Соответственно, ежедневные итоги в книге записываются в тех же двух суммах.
Кассир обязательно проводит все необходимые записи. Их отсутствие относительно принятых (и выданных) у. е. расценивается как нарушение кассовой дисциплины, что чревато штрафными санкциями.
В кассе любого предприятия оборот у. е. ничем не отличается от оборота рублевой массы.
По каждому виду инвалюты, проходящему через кассу, ведется аналитический учет. Используется общепринятая в РФ система (План) счетов.
Но расчеты в инвалюте разумно учитывать раздельно:
• открыть субсчета (специальные);
• включить в учетные записи на них валютный курс, используемый для пересчета в эквивалент в рублях.
Кроме кассовой книги (ф. КО-4),используются общепринятые формы ордеров КО-1 и КО-2. Их необходимо регистрировать в специальном журнале (форма КО-3).
Лишних записей, связанных с переоценкой инвалюты, можно избежать, если выдавать ее сотрудникам для покрытия командировочных расходов в тот же день, когда наличные получены в банке. Сдавать обратно инвалюту разумно в день внесения ее в кассу компании подотчетными лицами.
Расходы сотрудника на поездку за рубеж состоят не только из затрат на проживание, проезд туда и обратно.
Они также включают:
• издержки на оформление заграничного паспорта (если его до этого не было), визы, медстраховки;
• сборы консульские и аэродромные;
• автомобильную страховку и прочие.
Суточные сотруднику выплачиваются в инвалюте по расходному ордеру (РКО). Их величина предусматривается коллективным договором. Сумма формируется с учетом норм, которые установлены для командировок внутренних (время до того, как будет пересечена граница) и для стран, куда направляется сотрудник.
Суточные за день переезда из одной страны в иную выплачиваются за нормами нового государства.
Деньги можно отправить сотруднику на банковскую карту. Но это реально только тогда, когда она оформлена не на конкретного человека, а на компанию (юрлицо). По возвращению из деловой командировки сотрудник обязан составить авансовый отчет. Если в наличии подтвержденный документально и утвержденный руководителем перерасход валюты, то ее сумма выдается по РКО. Бухгалтер проводит соответствующие записи.
Перерасходованный размер компенсируется сотруднику только в рублях.
Остаток неизрасходованных сумм сдается в кассу. Она приходуется в пересчете на рубли (по курсу на день возврата).
В банковском штатном расписании содержится должность валютного кассира.
Сотрудник, который ее занимает, должен ориентироваться на «отлично» в том:
• каковы существуют виды инвалют и коды;
• в чем сущность понятия «курс валют»;
• как отличить по внешним признакам, является ли банкнота подлинной.
Отдельно выделяется касса, в которой хранятся и выдаются деньги в у. е.. При этом она взаимодействует с аналогичными подразделениями (особенно по процессам обменным). Кассовые операции оформляются ордерами расходными и приходными. Число последних незначительное. Это закономерно, поскольку наличность в у. е. в расчетах между физлицами и предприятиями не используется.
Основанием для проведения операций в валютной кассе выступает:
• заявление клиента на определенную сумму у. е.;
• платежные документы.
Документы по кассе ежедневно формируются в отдельные папки по возрастанию номеров. Наличие первых экземпляров – обязательное требование.
Учитываются кассовые операции на счетах: 20 203, 20 209, 20 205, 20 210.
Внутри сч. 20202 проводится корреспонденция: Дт 20 202 Кт 20 202.
Наличная инвалюта, находящаяся в остатке, переоценивается по курсу Центробанка РФ.
Нормативные документы по кассовым операциям в 2019 году
Все предприятия обязаны хранить денежные средства в банке, а для осуществления расчетов наличными деньгами (приема, хранения и расходования) каждая организация должна иметь кассу и вести всю необходимую документацию по установленной форме.
Основными нормативными документами, регламентирующими ведение кассовых операций, являются:
- Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации, утв. Советом Директоров Банка России № 14-П;
- Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утв. Решением Совета Директоров ЦБ России № 40 и доведенный до сведения письмом ЦБ России № 18 (редакция № 247);
- Постановление Правительства РФ № 745 «Об утверждении положения по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением и перечня отдельных категорий предприятий, организаций и учреждений, которые в силу специфики своей деятельности либо особенностей местонахождения могут осуществлять денежные расчеты с населением без применения контрольно-кассовых машин».
В соответствии с этими документами все предприятия, организации и учреждения независимо от организационно-правовой формы обязаны:
- приходовать полученные наличные средства в кассу, хранить свободные денежные средства в учреждении банков (п. 2.1 Положения ЦБ РФ №14-П);
- производить платежи по своим обязательствам перед другими предприятиями, как правило, в безналичном порядке, а наличными деньгами - в пределах установленной ЦБ РФ суммы (в соответствии с Указанием ЦБ РФ № 1050-У «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке» установлен предельный размер расчетов между юридическими лицами в сумме 60 000 руб. по одному платежу);
- для осуществления наличных расчетов иметь кассу и кассовую книгу. Хранить в кассе наличные деньги в пределах установленного банком лимита (п. 2.5 Положения ЦБ № 14-П);
- прием наличных денег от населения производить с обязательным применением контрольно-кассовых машин и с соблюдением требований Постановления Совета Министров - Правительства РФ № 745 (ст. 1 Закона РФ № 5215-10).
В штате предприятия предусмотрена должность кассира, который несет материальную ответственность за сохранность всех принимаемых им ценностей. После издания приказа о назначении на работу кассира, руководитель предприятия обязан под расписку ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, вслед за тем с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности.
На основании заключенного с ним договора о материальной ответственности кассир несет ответственность за сохранность средств в кассе, правильность оформления первичных кассовых документов и ведения кассовой книги, а также за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию, как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.
Отсутствие договора о полной материальной ответственности исключает возможность взыскания сумм допущенных недостач в полном объеме. В этом случае к кассиру может быть применена только ограниченная материальная ответственность: взыскан ущерб в размере, не превышающем его оклад.
На малых предприятиях, не имеющих в штате кассира, обязанности последнего могут выполняться главным бухгалтером или другим работником по письменному распоряжению руководителя предприятия при условии заключения с ним договора. В случае необходимости временной замены кассира, исполнение его обязанностей возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя предприятия. Договор о материальной ответственности с ним заключается в обычном порядке.
Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам.
Помещение кассы для обеспечения необходимых условий сохранности денежных средств должно быть специально оборудовано (изолировано помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег). Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается, а двери в кассу во время совершения операций - заперты с внутренней стороны.
Всю полноту ответственности за создание условий сохранности денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк, несет руководитель (директор) предприятия. Кассы предприятий могут быть застрахованы в соответствии с действующим законодательством.
Перед открытием помещения кассы и металлических шкафов кассир обязан осмотреть сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей. Убедиться в исправности охранной сигнализации.
В соответствии с правилами все предприятия независимо от формы собственности должны хранить свои денежные средства в учреждении банка. Наличные деньги, полученные кассой, расходуются только на те цели, на которые они получены: на выдачу заработной платы, на командировочные, операционные. Хозяйственные и другие расходы.
Максимальная сумма, которая может находиться в кассе, определяется лимитом. Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается обслуживающим банком всем предприятиям, организациям и учреждениям независимо от формы собственности и сферы деятельности. Предприятия, не имеющие его, должны ежедневно сдавать в банк всю денежную наличность. Не сданная в банк денежная наличность считается сверхлимитной.
Основание для отражения в бухгалтерском учете (учетных регистрах) движения наличных денежных средств служат первичные документы.
Постановлением Госкомстата России № 88 утверждены согласованные с Минфином России унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций:
- № КО-1 «Приходный кассовый ордер» - применяется для оформления поступления наличных денег в кассу организации;
- № КО-2 «Расходный кассовый ордер» - применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации;
- № КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов» - применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов;
- № КО-4 «Кассовая книга» - применяется для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе;
- № КО-5 «книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств»- применяется для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также учета возврата неличных денег и кассовых документов по произведенным операциям.
Современный предмет, который мы называем также, как во времена Лермонтова называли конверт с письмом, написанным орешковыми чернилами. Что это за предмет?
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
