Если ваша дебиторская задолженность уже превратилась в безнадежную, значит, ее можно списать.
Долг считается нереальным ко взысканию в следующих случаях (п. 2 ст. 266 НК РФ):
• по нему истек срок исковой давности. Как правило, он составляет 3 года (ст. 196 ГК РФ);
• организации-должника уже нет. То есть компания ликвидирована или исключена из ЕГРЮЛ, так как была признана недействующей (п. 2 ст. 64.2 ГК РФ);
• судебный пристав-исполнитель подтвердил невозможность взыскания долга, поскольку не удается определить место нахождения должника, его имущества, получить сведения о принадлежащих ему денежных средствах и иных ценностях, либо поскольку у должника нет имущества, за счет которого можно было бы погасить долг. При таких обстоятельствах пристав выносит постановление об окончании исполнительного производства и возвращает взыскателю исполнительный документ.
Для списания дебиторской задолженности необходимо составить:
• акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами по форме N ИНВ-17 (утв. Постановлением Госкомстата РФ N 88);
• приказ о списании безнадежной дебиторской задолженности.
Унифицированной формы приказа о списании дебиторской задолженности нет. Как правило, в нем указываются сведения о самой задолженности (сумма, реквизиты договора, в соответствии с которым она образовалась, и т.д.), сведения о должнике, основание для списания долга со ссылками на законодательство.
Подписывает приказ руководитель организации.
Списание просроченной дебиторской задолженности для целей налогообложения прибыли учитывается так. При отсутствии резерва по сомнительным долгам сумма задолженности включается во внереализационные расходы (пп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ), а при наличии резерва – задолженность списывается за счет него. Если же сумма долга окажется больше суммы резерва, то разница опять же может быть учтена во внереализационных расходах (п. 5 ст. 266 НК РФ).
При применении УСН безнадежная дебиторка не включается ни в расходы, поскольку в списке расходов упрощенцев она не поименована (п. 1 ст. 346.16 НК РФ, Письмо Минфина России N 03-11-06/2/9909), ни в доходы.
Законодательство предусматривает возможность списать долги контрагентов, если задолженность будет признана как безнадежная. В общем смысле, под безнадежным долгом понимают не поддающийся взысканию.
А если заставить компанию “платить по счетам” никак не получается, то единственный выход – списать задолженность, правильно оформив всю документацию. Среди таковой – приказ на списание, о порядке оформления которого мы поговорим далее.
Списать долги не получится при наличии одного лишь желания – необходимы веские основания.
Причины для списания регламентируются Налоговым Кодексом, в частности, ст. 265. Там же сказано, что для списания необходимо, чтобы задолженность была признана безнадежной, то есть невозможной к взысканию.
Основания для списания:
• истечение времени исковой давности для проведения взыскания;
• прекращение обязательств контрагента на основании положений ГК РФ (невозможность произвести исполнение);
• вынесение государственным или муниципальным органом соответствующего акта о прекращении обязательств;
• ликвидация компании-должника.
Правила ведения налогового и бухгалтерского учета сходятся в едином – для списания задолженности она должна быть признана безнадежной, а для этого нужно наличие хотя бы одного из оснований, перечисленных выше.
Согласно Положению № 34-н, для списания необходимо проведение следующих мероприятий:
• инвентаризация;
• подготовка письменного обоснования о необходимости списания;
• издание приказа руководителя о списании дебиторского долга.
Важно! Приказ руководителя оформляется в самую последнюю очередь – после проведения двух предшествующих этапов.
Опишем кратко, что необходимо сделать перед оформлением приказа.
Перед тем, как списать долг, его нужно перевести в состав безнадежных. Но сначала задолженность признают как сомнительную, и лишь после – как безнадежную.
Сначала проводят инвентаризацию долга. Для этого готовят спец. формы – акт № ИНВ-17 и справка к акту (документы разработаны Госкомстатом).
Обратите внимание! Организация может самостоятельно разработать бланки соответствующей документации и закрепить их формы в учетной политике.
Инвентаризация позволит определить реальную величину сомнительной и безнадежной задолженности.
Обоснование – это документ, который содержит:
• перечень контрагентов, имеющих долги перед компанией-кредитором;
• суммы долгов, определенные в результате инвентаризации;
• причины перевода долгов в состав безнадежных;
• основание возникновения задолженностей.
По-другому справку или обоснование называют актом о списании “дебиторки”. О том, как правильно составить и оформить такой документ, поговорим чуть ниже.
После подготовительных мероприятий, куда входят проведение инвентаризации в целях корректного определения суммы долга, а также подготовка обоснования, следует издание приказа руководителя.
Приказ может быть оформлен:
• по общепринятой форме;
• на фирменном бланке организации.
Не обязательно использовать унифицированные формы – организация может самостоятельно разработать форму приказа руководителя на случай списания дебиторской задолженности.
Составление и подписание приказа должно происходить только при выполнении указанных условий:
• наличие указанных в законе оснований;
• документальное оформление процедуры в установленном порядке;
• на основании результатов проведенной инвентаризационной проверки.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
• наименование компании-кредитора, организационно-правовая форма;
• исходящий номер документа, а также дата составления;
• предложение “Приказ о списании дебиторской задолженности” по центру листа;
• основание для составления – обычно, это инвентаризационный акт;
• суть приказа:
• основание для списания (истек срок давности, издан акт государственного органа и др.);
• сумма долга;
• способы отражения в бухгалтерском и налоговом учете (например, в бухучете списать за счет резерва, а в налоговом учесть в составе внереализационных расходов);
• поручение главному бухгалтеру учесть списанную задолженность на забалансовом счете.
• ФИО руководителя учреждения, подпись и расшифровка.
Действующим законодательством не урегулирована форма акта о списании. Соответственно, каждое учреждение-кредитор самостоятельно разрабатывает бланк, опираясь на общеустановленные требования и нормы оформления.
В “шапке” документа указываются основные сведения об организации, в том числе, организационно-правовой статус, наименование компании, реквизиты (ИНН, КПП и др.).
После идет название документа – обычно это либо “Акт на списание дебиторской задолженности” или “Протокол на списание дебиторской задолженности”.
Обязательно указывается дата составления протокола, а также местонахождение организации-кредитора.
Следом идет сама суть документа – основание для издания акта (проведенная инвентаризация), период проведения инвентаризации.
Акт обязательно содержит таблицу, состоящую из следующих столбцов:
• наименование компаний-дебиторов, имеющих долг, с указанием организационно-правовой формы;
• реквизиты договоров с компаниями-должниками;
• сведения о датах, когда должна была поступить оплата по договору от контрагентов;
• точные данные о суммах долгов, выявленных в результате инвентаризации;
• основания для признания долга контрагента как безнадежного (акт сверки взаиморасчетов, выписка из ЕГРЮЛ о банкротстве контрагента и др.).
В конце документа указываются дальнейшие действия по учету списываемой задолженности:
• в налоговом учете;
• в бухгалтерском учете.
В документе могут также содержаться сведения о необходимости бухгалтеру учесть списанные долги по забалансовому счету.
К акту на списание нужно приложить как можно больше документации, свидетельствующей о дате ее возникновения, взаимоотношениях между контрагентами, попытках к ее погашению и др.
О имеющихся приложениях нужно указать в тексте документа, сделав соответствующую отсылку.
Бухучет, хоть и предусматривает списывание безнадежного долга в расходы, все же регламентирует продолжение его учета в течение некоторого времени.
После оформления приказа задолженность выводится на баланс. Для таких задач предусмотрен специальный забалансовый счет 007 “Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов”.
Отражать на этом счету списанную задолженность придется как минимум 5 лет после издания приказа.
Возможно, что экономическое положение дебитора за это время существенно поменяется, и он приобретет возможность погасить долг. Если контрагент внесет деньги, эту сумму придется учесть уже в доходах.
Один лишь приказ руководителя – это еще не все. Без остальных документов процедура не будет считаться завершенной.
Итак, контрольная сверка документации:
• инвентаризационный акт на конец отчетного периода;
• справка, протокол или акт о списании;
• приказ руководителя о списании;
• договоры с контрагентами, где указываются предельные сроки осуществления оплат;
• первичная документация – товарные накладные, акты выполненных работ и др.;
• платежные документы (например, частичная оплата долга за товар или услугу);
• подтверждающие бумаги о правомерности списания задолженности – акт госоргана, выписка из ЕГРЮЛ о ликвидации должника, постановление об окончании исполнит. производства и др.).
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
