В своей профессиональной деятельности юристам, специалистам по правовым вопросам учреждений социального обслуживания предстоит работать с большим количеством документации: по правовым, организационным, кадровым и другим вопросам.
Специалист должен знать систему и типовую технологию документационного обеспечения управления (ДОУ); правила составления и оформления организационно-распорядительных документов (ОРД); понятие документа, его свойства, способы документирования; особенности делопроизводства по обращениям граждан и конфиденциального делопроизводства. Предстоит также оформлять организационно-распорядительные документы в соответствии с действующим ГОСТом; уметь осуществлять обработку входящих, внутренних и исходящих документов, осуществлять контроль за их исполнением; оформлять документы для передачи в архив организации и многое другое.
Выполнение такой работы должно базироваться на глубоком знании нормативных правовых актов в области трудового законодательства, документирования, документационного обеспечения управления, а также основ современной компьютерной техники и информационных технологий.
Для полноты и качества раскрытия вопроса есть необходимость определиться с категорийным аппаратом, используемым в дальнейшем.
Документ - зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.
Юридический документ - материальный носитель, оформленный и составленный в соответствии с требованиями действующего законодательства, создающий у лиц права и обязанности.
Согласно положениям ГОСТ ИСО 15489-1-2007 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования" документы позволяют организации осуществлять свою деятельность упорядоченно, эффективно и подотчетно; предоставлять услуги последовательно и беспристрастно; обеспечивать и документировать формирование политики и принятие управленческих решений; обеспечивать согласованность, непрерывность и производительность деловой и управленческой деятельности; повышать эффективность деятельности всей организации; обеспечивать бесперебойность деятельности в случае чрезвычайных ситуаций; соблюдать требования законодательства и регулирующей среды; обеспечивать защиту и поддержку в судебных делах, включая управление рисками, связанными с наличием или отсутствием документальных доказательств, содержащих сведения о деятельности организации; защищать интересы организации и права сотрудников, а также всех заинтересованных сторон; обеспечивать и документировать деятельность по развитию, сохранять корпоративную, индивидуальную память, память общества.
Важным моментом, требующим пояснения, является вопрос о том, распространяется ли определение термина "документ" на документ в электронной форме.
В структуре электронного документа различают общую и особенную части. Общая часть содержит информацию, включающую смысловое содержание документа и сведения об адресате. Особенная часть касается электронной цифровой подписи. Особенность в том, что использование в управлении электронного документа без вывода его на бумажный носитель возможно лишь при условии правового обеспечения применения электронной цифровой подписи. В связи с этим следует подчеркнуть, что при соблюдении требований, установленных для электронной цифровой подписи, цифровая подпись в электронном документе становится юридически равносильной подписи в документе на бумажном носителе. В Федеральном законе № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" четко указано, что электронные документы - это всего лишь особая категория документов. К электронным документам следует относиться так же, как к документам на бумажном носителе.
Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам. Правила документирования определяются как требования и нормы, устанавливающие порядок документирования. Документирование является частью делопроизводства, связанной с созданием документов.
Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело. Следует отметить, что от того, насколько налажен в организации документооборот, зависит ее эффективность. Нельзя не согласиться с тем, что уровень оформления документов, его культура - это визитная карточка, по которой судят об организации. Уровень развития документооборота - это степень уважения организации к себе.
Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Поскольку управленческая деятельность организации осуществляется с применением различного рода документации, делопроизводство в настоящее время именуют также документационным обеспечением управления.
Функции управления в государственном органе, государственном учреждении реализуются с помощью организационно-распорядительной документации, которая включает в себя следующие группы документов: нормативные правовые акты; распорядительные, организационные и информационно-справочные документы.
Нормативные правовые акты - принимаемые уполномоченными государственными органами акты, содержащие правовые нормы, т. е. нормативные предписания, рассчитанные на неограниченный круг субъектов и многократное или постоянное применение. Это письменные официальные документы, принятые (изданные) в определенной форме правотворческими органами в пределах их компетенции и направленные на установление, изменение или отмену правовых норм.
Распорядительные документы - вид документа, в котором фиксируются решения административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности министерства, подразделений, подведомственных учреждений и отдельных должностных лиц. К распорядительным документам относятся: приказ, распоряжение, указание.
Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам. Приказ, распоряжение принимаются уполномоченным на то должностным лицом, действующим на основе единоначалия. Текст приказа может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т. д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок. Преамбула в проектах приказов завершается словом "приказываю:" ("предлагаю:", "обязываю:" - в распоряжениях), которые печатаются вразрядку, затем ставится двоеточие.
Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Должностные лица, до сведения которых доводится приказ, приводятся в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
Указание - распорядительный служебный документ, содержащий предписываемые действия конкретному исполнителю для решения оперативных вопросов информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения распоряжений, приказов, инструкций. Текст указания состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей. Указания приводятся в соответствие с установленным порядком подготовки и оформления приказов.
Организационные документы - это документы, регламентирующие задачи и функции, устанавливающие структуру, штатную численность, порядок функционирования и взаимодействия подразделений, порядок действий работников при исполнении повседневных трудовых обязанностей.
К организационным документам относятся: положения, уставы, правила, инструкции, должностные регламенты.
Информационно-справочные документы - документы, констатирующие факты, являющиеся основанием для принятия решений и издания распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся: протокол, служебное письмо, акт, докладная, объяснительная и служебная записки, стенограмма, план, отчет и др.
Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части оформляются следующие реквизиты:
- председатель или председательствующий;
- секретарь;
- присутствовали - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших. Вначале перечисляются члены коллегиального органа, затем - приглашенные с указанием должностей и наименований организаций;
- повестка дня;
- докладчики по каждому пункту повестки дня.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: слушали - выступили - постановили (решили).
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае в тексте делается сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.
Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов заседаний коллегиальных органов.
Служебные письма готовятся:
- как ответы о выполнении поручений по входящим документам;
- исполнение поручений по обращениям граждан;
- сопроводительные письма;
- ответы на запросы юридических и физических лиц;
- претензионные письма;
- инициативные письма.
Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции. Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя.
Однажды один путешественник попал в плен к амазонкам. После недолгого совещания эти отважные воительницы приняли решение убить беднягу. Однако перед этим они предложили «идущему на смерть» исполнить его последнюю просьбу. Подумал-подумал путешественник и попросил амазонок кое-о-чем. Это-то, собственно говоря, его и спасло. -так, вопрос: какую просьбу высказал обреченный»?
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
