Многолетние наблюдения за предприятиями различных форм собственности выявили одну общую проблему, имеющую непосредственное отношение к качеству работы персонала вообще и ведению бухгалтерского и налогового учета в частности.
Характерной особенностью всех обследованных предприятий является то, что качество ведения бухгалтерского и налогового учета в их бухгалтериях зависит только от опыта и квалификации главного бухгалтера и других ведущих сотрудников бухгалтерии. При этом опыт имеет ключевое значение. Это приводит к повышенному спросу на бухгалтеров с опытом работы и как следствие к росту затрат на содержание таких работников.
Такая ситуация могла бы быть признана нормальной в естественных рыночных условиях. Но в современной России это зачастую приводит к диктату и шантажу руководителей со стороны таких специалистов. Несмотря на то, что Российское законодательство вполне жестко регламентирует процессы в сфере бухгалтерского и налогового учета, для большинства руководителей предприятий она остается terra incognita. И в такой ситуации опытный бухгалтер является единственным в компании носителем знаний ведения бухгалтерского и налогового учета.
Это приводит к тому, что:
• Не понимая сути происходящих в бухгалтерии процессов, руководитель не в состоянии адекватно оценивать качество выполняемой работы, ее объем и эффективность;
• Руководитель не в состоянии самостоятельно оценить профессиональную пригодность нанимаемых сотрудников бухгалтерии и должен по этим вопросам консультироваться с главным бухгалтером или доверить подбор рекрутинговому агентству, что все равно не дает гарантий качества выполняемой работы сотрудниками бухгалтерии;
• Руководитель не может самостоятельно правильно оценить потребность в дополнительных сотрудниках бухгалтерии, на которой настаивает главный бухгалтер;
• Руководитель принимает как факт высокие зарплаты опытных сотрудников бухгалтерии, а также их постоянный рост;
• Руководитель попадает в зависимость от «профессионалов» своей бухгалтерии — в случае их увольнения восстановить учет будет непросто и дорого, а порой и невозможно.
Все вышеперечисленное создает проблему: ситуацию в вопросах ведения бухгалтерского и налогового учета контролирует не руководитель, а сотрудники. Это может иметь пагубные для предприятия последствия.
Вопрос качества бухгалтерского учета на предприятии лежит в сфере управления качеством выполняемых работ. Этой тематике посвящено много исследований как зарубежных, так и российских авторов.
Стремление компаний повышать свою конкурентоспособность инициировало создание нового общеорганизационного метода непрерывного повышения качества всех организационных процессов, производства и сервиса. Этот метод получил название — всеобщее управление качеством (TQM). Главная идея TQM состоит в том, что компания должна работать не только над качеством продукции, но и над качеством организации работы в компании, включая работу персонала. Постоянное параллельное усовершенствование 3-х составляющих — качества продукции, качества организации процессов и уровня квалификации персонала — позволяет достичь более быстрого и эффективного развития бизнеса.
Качество в данном вопросе определяется следующими категориями:
• степень реализации требований клиентов;
• рост финансовых показателей компании;
• повышение удовлетворенности служащих компании своей работой.
Всеобщее управление качеством — это система управления, основанная на производстве качественных с точки зрения заказчика продукции и услуг. TQM определяется как сосредоточенный на качестве, сфокусированный на заказчике, основывающийся на фактах, управляемый командный процесс. TQM направлена на планомерное достижение стратегической цели организации через непрерывное улучшение работы. Принципы TQM также известны как «всеобщее улучшение качества», «качество мирового уровня», «непрерывное улучшение качества», «всеобщее качество услуг» и «всеобщее качество управления».
Слово «всеобщее» в понятии «Всеобщее управление качеством» означает, что в данный процесс должен вовлекаться каждый сотрудник организации, слово «качество» означает заботу об удовлетворении потребностей клиента, и слово «управление» относится к сотрудникам и процессам, необходимым для достижения определенного уровня качества.
Если применить все вышесказанное к вопросу организации бухгалтерского учета на российских предприятиях, то становится понятно, что ввиду отсутствия четкой продуманной стратегии развития у подавляющего большинства фирм задача соответствия качества учета этой самой стратегии не стоит. Бухгалтерский учет существует как бы сам по себе. Он не влияет на первый взгляд на конкурентные преимущества предприятия и нужен в большей степени для учета работы других подразделений компании, а также для фискальных органов. Но это только на первый взгляд. С точки зрения менеджмента бухгалтерия такое же подразделение, как и любое другое в компании. А стало быть, для него в полной мере актуальны вопросы производительности и эффективности. Пусть даже речь идет об эффективности вторичных, обслуживающих процессов в компании. С точки зрения учета затрат бухгалтерия такой же центр доходов/расходов и, следовательно, им можно и нужно управлять с целью оптимизации этих самых затрат.
Как управлять бухгалтерией в данной ситуации? Для начала нужно определиться с тем, что является критериями качества в работе бухгалтерии.
Проведенный нами анализ предприятий позволил выявить следующие критерии:
• достоверность ведения регистров бухгалтерского учета (правильность),
• своевременность формирования налоговой и управленческой отчетности (быстрота),
• полнота сведений в бухгалтерской и налоговой отчетности (объем).
Для каждого критерия можно установить свои единицы измерения. Так «точность» «достоверность» может измеряться количеством неправильных проводок по отношению к общему количеству проводок бухгалтерии. «Своевременность» формирования налоговой и управленческой отчетности можно измерять по отклонению от времени, когда она должна быть подготовлена. Установив 100% в качестве максимального значения для каждого критерия, можно оценивать степень соответствия реальных показателей заданным.
Что влияет на качество бухгалтерской работы? Какие условия должны быть соблюдены в процессе выполнения бухгалтерами своей работы, чтобы значение каждого из установленных критериев качества стремилось к максимально возможному? Каждый сотрудник бухгалтерии, прежде всего, должен обладать элементарными знаниями принципов и правил ведения бухгалтерского учета. Это необходимое условие. Но не достаточное. Кроме того, он должен обладать еще и профессиональными навыками, которые приобретаются только с опытом. Без таких навыков формирование правильной бухгалтерской отчетности (с первого раза) для новичков представляет практически невыполнимую задачу. Это уже достаточное условие.
Таким образом, необходимые и достаточные условия качественного ведения бухгалтерского и налогового учета на предприятии состоят в следующем:
• сотрудники бухгалтерии должны обладать элементарными знаниями принципов и правил ведения бухгалтерского учета,
• сотрудники бухгалтерии должны обладать профессиональными навыками, необходимыми на закрепленном за ними участке работ.
Работники вашей бухгалтерии в полной мере отвечают этим условиям? Тогда вы с высокой степенью вероятности можете рассчитывать на качественный бухгалтерский учет на вашем предприятии. А если у вас молодая компания и вы не можете пока позволить себе «суперпрофессионалов»? А если и смогли, но теперь такой работник собирается покинуть вашу компанию? Что будет с учетом? Вернее, с его качеством.
Много лет назад был найден выход из такой ситуации. В компаниях стали внедрять Системы менеджмента качества. Каждая компания старалась придумать свою систему («6 сигма» в Моторолла, «принципы ДАО» в Тойота…). Позже появились стандарты управления качеством (ISO). Целью любой СМК является соответствие результатов процессов компании потребностям потребителя, организации и общества (соответствие, как явным требованиям, так и подразумеваемым потребностям).
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Надо заметить, что изначально все СМК были ориентированы на выстраивание процессов на предприятии таким образом, чтобы обеспечить стабильное и высокое качество производимых товаров или оказываемых услуг. При этом, хотя и декларируется ориентация на удовлетворение предопределенных потребностей потребителей внешних и внутренних, преимущество все же отдается первым. Но даже когда все процессы на предприятии в соответствии с принятым стандартом (например, ISO 9000/9002) удовлетворяют потребности не только внешних, но и внутренних потребителей, это совсем не гарантирует высокое качество продукции или услуг, а всего лишь отмечает Соответствие требованиям и рекомендациям этих стандартов и говорит о способности предприятия делать все максимально возможное для достижения поставленных перед ним целей и улучшать результативность своей деятельности.
Таким образом, даже если попытаться настроить работу бухгалтерии в соответствии с одной из распространенных систем управления качеством (явно ни одна из систем не регламентирует работу этого подразделения!), качественный результат не гарантирован. Более того, в ряде случаев внедрение на предприятиях СМК без очевидной стратегической цели приводит к неоправданному росту расходов и лишней бюрократии, которая вряд ли пойдет на пользу предприятию.
Возможен ли выход из данной ситуации?
Возможен. Проанализировав огромное количество ошибок в работе бухгалтеров разной квалификации, мы обнаружили, что при выполнении того или иного задания каждый работник совершает некоторый набор элементарных действий. Причем этот набор тем меньше, чем выше квалификация работника и больше его опыт. Анализ этих действий с учетом требований, предъявляемых к результатам работы, позволил в каждом случае установить вполне определенную минимальную последовательность элементарных действий, необходимых и достаточных для получения качественного результата. Слово «качественный» применительно к бухгалтерскому учету означает наивысшую (максимальную) степень соответствия критериям качества, описанным выше.
Данные выводы легли в основу теории Последовательных Элементарных Правильных Шагов (Consecutive Elementary True Steps — CETS). Согласно этой теории для решения любой задачи с заданными критериями качества необходимо и достаточно выполнить правильно некую минимальную последовательность элементарных действий. Для правильного выполнения данной последовательности исполнитель должен обладать только двумя вещами: элементарными знаниями об указанных действиях и внимательностью.
Применительно к проблеме, поднятой в начале статьи, это значит, что исполнитель должен обладать элементарным знанием языка ведения бухгалтерского учета и иметь качество характера — внимательность. Таких людей в разы больше, чем опытных бухгалтеров, они дешевле стоят и изначально замотивированы работать.
С использованием положений теории CETS авторами разработан уникальный алгоритм, позволяющий выявить Последовательность Элементарных Правильных Шагов для любой задачи в сфере организации бухгалтерского, налогового учета и документооборота.
Критерии качества в работе бухгалтерии:
• достоверность ведения регистров бухгалтерского учета (правильность),
• своевременность формирования налоговой и управленческой отчетности (быстрота),
• полнота сведений в бухгалтерской и налоговой отчетности (объем).
Необходимые и достаточные условия качественного ведения бухгалтерского и налогового учета на предприятии состоят в следующем:
• сотрудники бухгалтерии должны обладать элементарными знаниями принципов и правил ведения бухгалтерского учета,
• сотрудники бухгалтерии должны обладать профессиональными навыками, необходимыми на закрепленном за ними участке работ.
В результате исследований обнаружено, что при выполнении того или иного задания каждый работник совершает некоторый набор элементарных действий. Причем этот набор тем меньше, чем выше квалификация работника и больше его опыт. Анализ этих действий с учетом требований, предъявляемых к результатам работы, позволил в каждом случае установить вполне определенную минимальную последовательность элементарных действий, необходимых и достаточных для получения качественного результата. Слово «качественный» применительно к бухгалтерскому учету означает наивысшую (максимальную) степень соответствия установленным критериям качества.
Согласно разработанной нами теории CETS, для решения любой задачи с заданными критериями качества необходимо и достаточно выполнить правильно некую минимальную последовательность элементарных действий (Consecutive Elementary True Steps — CETS).
Алгоритм построения такой последовательности получил название CETS-алгоритм.
Для правильного выполнения данной последовательности исполнитель должен обладать только двумя вещами: элементарными знаниями об указанных действиях и внимательностью.
Применительно к проблеме бухгалтерского и налогового учета это значит, что исполнитель должен обладать элементарным знанием языка ведения бухгалтерского учета и иметь качество характера — внимательность. Таких людей в разы больше, чем опытных бухгалтеров, они дешевле стоят и изначально замотивированы работать.
Какие гарантии дает использование CETS-алгоритма?
CETS-алгоритм — первый продукт на рынке, использование которого гарантирует 100% результат. В отличие от распространенных стандартов управления качеством процессов (ISO 9000/9002и проч.), которые всего лишь отмечают «соответствие требованиям и рекомендациям» этих стандартов, применение CЕTS-алгоритма позволяет установить и выполнить ту последовательность действий и операций, которая необходима для гарантированного достижения заранее известного результата. Применительно к бухгалтерскому и налоговому учету, требования к качеству которых закреплены законодательно, это позволяет гарантировать 100% результат.
Дает руководителю компании эффективный инструмент управления бухгалтерией; надежное средство контроля и оценки результатов работы, как всего подразделения, так и каждого сотрудника в отдельности.
Доказывает, что возможно получить независимость процессов ведения (результатов) бухгалтерского учета в компании от опыта сотрудников и при этом обеспечить качество.
Предоставляет руководителю компании эффективный инструмент управления затратами на ведение бухгалтерского учета в компании, построенный на использовании CETS-алгоритма.
Показывает, как использовать продукты деятельности бухгалтерии в управлении компанией.
Применение CETS-алгоритма на практике доказало его высокую эффективность. Алгоритм с успехом может быть применен для широкого круга задач.
Как сдвинуть с места бетонную плиту размером 50 метров в высоту, 100 метров в длину и весом 202 тонны, не применяя никаких механизмов и приспособлений?
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
