С 19 августа 2017 года вступили в силу новые правила выдачи денег в подотчет, которые утверждены указанием ЦБ от 19.06.2017 № 4416-У. Документ зарегистрирован 4 августа.
Выдать деньги в подотчет теперь можно даже если работник не погасил предыдущий авансовый отчет.
Заявление на выдачу денег в подотчет стало не обязательным. Их можно выдавать на основании распоряжения или приказа руководителя.
При оформлении приходного кассового ордера в электронном виде квитанция к приходному кассовому ордеру может направляться вносителю наличных денег по его просьбе на предоставленный им адрес электронной почты.
Расходный кассовый ордер может оформляться по окончании проведения кассовых операций на основании фискальных данных контрольно-кассовой техники, бланков строгой отчетности, приравненных к кассовому чеку, других документов на общую сумму выданных наличных денег.
И приходники, и расходники можно оформлять по окончании ведения кассовых операций на основании фискальных документов.
Приходные и расходные кассовые ордера, кассовая книга и ведомости в 2018 году не изменились.
Они оформляются по прежним унифицированным формам, но с учетом новых правил заполнения.
Установить лимит кассы можно по выручке или расходам - как выгоднее.
Формула расчета лимита не привязана строго к поступлениям в кассу (п. 2 Указания № 3210-У).
Можно сделать расчет исходя из наличной выручки или суммы расходов.
Приходные и расходные кассовые ордера может оформить как штатный, так и приглашенный бухгалтер.
Кто имеет право оформлять кассовые документы и работать с наличностью в кассе:
Сотрудники
организации
Право на оформление приходных и расходных к/о
Право на подпись к/о
Право на прием и выдачу наличных
Главный бухгалтер
Имеет право
Имеет право
Имеет право на основании приказа директора
Директор организации
Имеет право при отсутствии других уполномоченных на то лиц
Имеет право при отсутствии других уполномоченных на то лиц
Имеет право при отсутствии других уполномоченных на то лиц
Бухгалтер или другой штатный сотрудник
Имеет право на основании приказа директора
Имеет право на основании приказа директора
Имеет право на основании приказа директора
Частный бухгалтер, если заключен договор бухгалтерского обслуживания
Имеет право на основании договора бухгалтерского обслуживания
Не имеет право
Не имеет право
Кассир организации
Имеет право на основании приказа директора
Имеет право на основании приказа директора
Имеет право
Директор организации может доверить оформление кассовых документов бухгалтеру сторонней организации или частному бухгалтеру, с которой (которым) заключен договор бухгалтерского сопровождения (п. 4.2 Указания № 3210-У).
Если в организации нет штатного или внештатного бухгалтера, то подписывает кассовые документы руководитель, в том числе и за кассира.
Выполнять обязанности кассира, выдавать и принимать наличные деньги по-прежнему может только штатный работник (п. 4 Указания № 3210-У).
В заявлении на подотчет директор может не указывать срок возврата денег.
Заявление о выдаче денег из кассы подотчетному лицу должен подписывать директор.
Ему не требуется собственноручно ставить в документе дату, сумму и срок, на который работнику выдаются деньги (п. 6.3 Указания № 3210-У). А эти сведения остаются обязательными.
На заявлении о выдаче подотчетных сумм нужна только подпись директора. Остальную информацию может вписать само подотчетное лицо или бухгалтер.
В расходном кассовом ордере сумму можно писать от руки или распечатать на компьютере.
От получателя нужна лишь подпись (п. 6.2 Указания № 3210-У).
Если директор сам ведет бухучет, он подписывает расходный ордер и за главбуха.
Составляется расходный ордер по унифицированной форме, где предусмотрен такой реквизит, как подпись директора.
Иначе налоговая посчитает расходный ордер недействительным и если с учетом выданной по нему суммы остаток в кассе окажется сверхлимитным, организации грозит штраф на сумму до 50 000 руб.
Кассовую книгу можно распечатывать в одном экземпляре, а не в двух, как было ранее.
Исключение составляет кассовая книга обособленного подразделения.
Кассовая книга ведется по старой форме.
При бумажном документообороте хранить кассовую книгу в электронном виде не надо.
Кассовые документы можно вести и в электронном виде.
Электронные документы заверяются квалифицированной электронной подписью (п. 4.7 Указания № 3210-У).
Приходники и расходники исправлять нельзя, а другие кассовые документы можно.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
1) Электронные документы нельзя исправлять после того, как они подписаны. Документ с ошибкой удаляется и создается новый. Такой порядок предусмотрен и для электронной кассовой книги, если она уже подписана квалифицированной подписью.
2) Можно исправлять бумажные кассовую книгу, платежные и расчетно-платежные ведомости (пункте 4.7 Указания № 3210-У).
Приходные и расходные к/о не исправляются, как и ранее.
При исправлении кассовой книги или расчетно-платежной ведомости ошибочные данные зачеркиваются, рядом указывается правильная информация и дата исправления.
Сотрудники, допустившие ошибку, повторно свои подписи с расшифровкой.
При применении ЕНВД налог рассчитывается исходя из потенциально возможного дохода, и показатели наличной выручки значения не имеют.
Для малого бизнеса и предпринимателей установлен упрощенный кассовый порядок.
Малые компании и предприниматели вправе не устанавливать лимит кассы (п. 2 Указания № 3210-У).
Они должны на каждую кассовую операцию выписывать ордера.
Утвержденное ранее значение остатка наличных денег можно отменить по приказу.
Можно и дальше придерживаться лимита, если это Вам удобно (например, для пополнения денег на расчетном счете).
Предприниматели освобождены от ведения кассовой книги, так как они регистрируют кассовые операции в книгах учета доходов или доходов и расходов (п. 4.6 Указаний № 3210-У).
С предпринимателями вышла неясность: они вправе не оформлять приходники и расходники (пункт 4.1 Указаний № 3210-У).
А пункт 5 требует оформлять приходный ордер каждый раз, когда предприниматель принимает деньги в кассу.
Вообще, согласно налоговому учету, без приходников и расходников не обойтись, поскольку предприниматель ведет учет на основании первичных документов.
При получении наличной выручки предприниматель раньше оформлял приходник. На основании этого документа вносил запись о полученном доходе в книгу учета.
Если приходный кассовый ордер больше не оформлять, то нет оснований для внесения записи в книгу.
Обособленные подразделения теперь будут реже сдавать кассовую книгу в головной офис.
Все обособленные подразделения должны соблюдать лимит остатка наличных и должны вести свою кассовую книгу (п. 2, 4.6 Указаний № 3210).
В головной офис передаются не листы кассовой книги (как раньше), а их копии, заверенные руководителем подразделения (п. 4.6 Указания № 3210).
Это связано с тем, что теперь можно оформлять листы кассовой книги в одном экземпляре и больше не требуется передавать их в головной офис на следующий рабочий день. Сдавать листы кассовой книги из подразделения в офис теперь можно и раз в год перед составлением годовой отчетности.
Уточнения в учете кассовых операций:
А) Не нужно составлять кассовую книгу за дни, в которых не было наличных расчетов. Ранее формулировка была путаной, поэтому организации заводили листы и на пустые дни.
Б) На квитанции к приходному к/о кассир должен поставить штамп. Для подписи четких правил нет, но в унифицированной форме на квитанции есть строка для подписи кассира. Поэтому лучше, чтобы кассир подписал квиток.
В) Наличность между кассирами можно передавать без расходного к/о. Для этого достаточно сделать запись в книге учета принятых и выданных кассиром наличных.
Г) Суммы из всех бланков строгой отчетности за день можно объединить в одном приходном ордере. Такое правило раньше было прописано только для сумм, пробитых по кассе.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
