Самым простейшим учетом руководящих документов на предприятии, ведомстве или другом хозяйствующем субъекте является регистрация реквизитов. Для этого в организациях создаются и ведутся ответственными лицами специальные журналы. Физические регистры учета позволяют в любой момент времени обратиться к номеру того или иного документа, узнать его краткое содержание и уточнить место хранения. В статье расскажем про порядок учета нормативных документов в лаборатории и на предприятии.
Что могут определять нормативные документы:
• Общий порядок выполнения распоряжений, требований и положений;
• Функциональные обязанности отдельных работников, подразделений. Уровень ответственности;
• Алгоритм систематизации и последующей реализации проектов, неотрывно связанных с технологическими процессами;
• Спецификацию любой организации.
Деятельность по систематизации правоустанавливающих актов подразумевает их сбор, хранение, учет и, конечно же, поддержание в подконтрольном состоянии. Собственно, регистрация с дальнейшим упорядочиванием реквизитов документа не влияет на содержание законодательной базы, но позволяет разграничивать актуальные и неактуальные нормы для применения в практической деятельности.
Особенное значение имеет системность при хранении актов для учреждений, чья деятельность связана с высокой ответственностью в момент принятия решений.
К таким относятся бухгалтерии предприятий, юридические и нотариальные конторы, а также органы прокуратуры и суды. Регистрация облегчает не только обращение сотрудников к нормативам по мере необходимости, но и издание справок по запросам сторонних организаций и контролирующих органов.
Необходимость ведения учета нормативных документов на предприятиях:
• Обеспечение возможности проведения подготовительных мероприятий и экспертной оценки проектов договоров, законодательных актов (приказов или распоряжений);
• Доступ, в том числе и ограниченный, для сотрудников предприятия;
• Обоснованное принятие решений на основе действующих (актуальных) редакций существующих документов;
• Создание основы для проведения правовой экспертизы комиссией организации, в том числе для организации и ведения управленческого учета.
Работоспособность учета нормативных документов заключается в проведении целого ряда мероприятий, которые позволят содержать в порядке системность правоустанавливающих актов. Первый этап работ включает в себя приобретение (доставку по электронным каналам связи) соответствующих актов в организацию, их хранение (в том числе в виде файлов).
Второе направление, которое отрабатывается делопроизводством, это издание подзаконных актов, которые учитывают специфику предприятия и являются обязательными для исполнения всеми сотрудниками.
Не менее ответственной задачей к исполнению является внедрение утвержденных к действию документов к исполнению в хозяйствующем субъекте. Последнее мероприятие включает в себя не только организацию системы доведения актов до ответственных исполнителей, но и обеспечение каждого работника (место работы) актуальным руководством к действию.
Стандарт работы с руководящими документами в сфере испытательного комплекса во многом основывается на системе управления документацией.
Качество организации документооборота позволяет не только судить об обязательном соблюдении требований нормативных документов, но и о наличии действующей методологии учета, которая включает:
• Правила, согласно которым в лаборатории утверждается и принимается в дальнейшем к учету поступающая документация;
• Регламент ознакомления штатных сотрудников с содержанием руководящих актов;
• Правила, которые предписывают порядок действий при обращении с нормативными документами. Это касается создания резервных копий, заключение в файлы с возможностью последующего восстановления;
• Действующий порядок обновления документов, регламентирующих деятельность штатных лаборантов (стажеров и практикантов), согласно которому все поступающие акты сравниваются с уже имеющимися. По результатам сверки правовая база приводится в актуальное состояние. При необходимости в ранее учтенные документы вносятся соответствующие изменения;
• Систему, согласно которой в делопроизводстве испытательного комплекса организуется хранение, в том числе архивное, нормативной документации. Комплекс мер включает разработанную и доведенную до сотрудников инструкцию;
• Все документы, которые хранятся в лаборатории, должны быть разграничены по следующим категориям:
• Законные акты;
• Внутренние распорядительные документы;
• Внешние инструкции, которые были разработаны за пределами лабораторий, например, вышестоящие специальные регламенты;
• Нормативы по направлению;
• Техническая документация;
• Справочные материалы.
В настоящее время достаточную эффективность при организации документооборота нормативных актов показывают специализированные программы, например, АСДОУ. Имея на вооружении такие приложения, можно за непродолжительное время наладить систему учета с разделением обязанностей между ответственными лицами.
Проведение процедуры постановки на учет поступающих в организацию правовых актов осуществляется в соответствии с существующими инструкциями. В настоящее время имеются отраслевые приказы, согласно которым учет нормативов ведется в соответствии со спецификой конкретного предприятия.
Для решения вопроса в общем порядке следует пользоваться действующими положениями методических рекомендаций ГОСТа Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации».
Учет нормативных документов на предприятиях проводится в несколько стадий:
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Стадия учета нормативного документа
Пояснения
Проводится проверка документа на «нормативность»
По умолчанию, любой документ, попавший в организацию, не может быть признан нормативным. По этой причине, в отношении такого акта проводится предварительная экспертиза на предмет соответствия его содержания терминологии, техническим нормам и другим параметрам. После этого документу присваивается соответствующий статус или гриф.
Определяется комплектность документа
Состав документа:
Должны быть в наличии все листы и приложения;
Паспорт нормативного документа;
Наличие отметок о проведении правовой экспертизы по направлениям;
Присутствие реквизита (отметки) о том, что содержание Закона утверждено уполномоченными на то должностными лицами.
Оценивается корректность оформления
Проверяется соответствие попавшего под регистрацию нормативного документа правилам оформления.
Устанавливается период действия документа
Особое внимание в указах и нормах уделяется сроку их действия. Если рекомендации носят временный характер, это отражается в карточке документа. По достижении установленного времени, документ теряет свою актуальность, что должно быть либо доведено до соответствующих исполнителей, либо производится замена на вновь вышедший регламент.
Основные требования к учету нормативных документов излагаются в учетной политике предприятия. Обычно в ней прописывается, где, как и кем издаются и ведутся журналы регистрации нормативных документов.
Под регистрацией в общем смысле понимается процесс записи учетных данных о принятых к руководству документов в организации согласно установленному порядку (форме). В качестве основных регистрационных данных правовых актов используются факты получения, последующей отправки по назначению или создания такового.
Стандартная форма журнала учета нормативных документов включает такие позиции, как порядковый номер, дата издания распоряжения, наименование издания, его регистрационный номер и необходимое для использования ответственными лицами примечание.
С одной стороны, кажется, что организация и контроль бизнес-процессов, связанных с ведением учета нормативных документов, затрагивает слишком большое количество исполнителей. С другой, умелое управление систематизацией позволит не только минимизировать отвлечение штатных работников на выполнение определенных обязанностей по регистрации, но и высвободит дополнительные ресурсы при оформлении ответов на внешние запросы.
Журнал на предприятии допускается вести в электронном или бумажном виде. Предприятие само устанавливает удобный формат ведения регистрационного учета поступающей нормативной документации. В случае, когда законодательством не установлены типовые формы, можно разработать свой удобный бланк, который будет включать достаточный набор реквизитов.
Как правило, для регистрации применяется табличная часть, в которой предусматривается необходимо число граф, среди них можно выделить следующие:
• Порядковый номер записи (строки таблицы);
• Учетный номер документа;
• Обозначение документа;
• Его наименование;
• Последующие поправки и изменения документа;
• Число экземпляров;
• Примечания для отражения поясняющих записей.
При необходимости журнал можно дополнить нужными графами в зависимости от потребностей конкретного предприятия, специфики его деятельности, а также виде регистрируемых нормативны документов.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
