Ведение кассовой книги осуществляется в соответствии со следующими правилами:
1. Ведение кассовой книги происходит на протяжении всего года, то есть на один календарный год отводится одна кассовая книга.
2. Заполняет книгу или главный бухгалтер, или заменяющий его сотрудник (в большинстве случаев кассир).
3. В одной компании можно вести только одну книгу, даже не зависимо от того, сколько налогооблагаемых систем и видов деятельности в ней используется. Исключением является только ситуация, когда у организации имеется дочерняя фирма. «Дочки» ведут отдельные книги, копии которых в конце года они сдают в головной офис.
4. В книге должны быть прописаны все операции компании с наличностью – как операции по приходу, так и по расходу. Основанием для внесения записей в книгу являются ордера.
5. Если в какой-либо день операций с наличностью не совершалось, лист оставляют пустым.
6. Есть две формы ведения кассовой книги — в бумажном и электронном виде. Правила заполнения будут зависеть от выбранной формы.
7. Сведения вносят в книгу сразу после того, как деньги были внесены в кассу или взяты из нее.
8. Форма кассовой книги утверждена законодательно.
9. В конце каждого рабочего дня, в котором осуществлялись операции с наличностью, все сведения из книги сверяются с данными ордеров.
Кто ведет кассовую книгу
Все записи в кассовой книге делаются кассиром. Именно он осуществляет выдачу и прием наличности, сопровождая это соответствующими записями в книге. На каждом заполненном листе кассир должен проставлять свою подпись, которая будет означать, что кассир принимает на себя всю ответственность за проведенные операции.
В конце каждого трудового дня кассир должен передать в бухгалтерию остаток денег и все кассовые ордера. Бухгалтер тоже должен подписать заполненный лист книги. Если бухгалтера нет на рабочем месте, подпись может поставить его заместитель. Такую процедуру необходимо повторять ежедневно.
Способы ведения кассовой книги
Ведение кассовой книги в 2017 году возможно как в электронном виде, так и на бумажном носителе.
При заполнении книги на бумаге есть два варианта ее ведения:
1. Покупается готовая книга и заполняется от руки. Обычно они имеет либо пятьдесят, либо сто листов.
Перед тем, как начать ее заполнять, необходимо пронумеровать и сшить все листы, скрепить штампом, подписями управляющего компании и главного бухгалтера.
Листы такого журнала подразделяются на два вида:
• Вкладные – их можно заполнять только шариковой ручкой;
• Отрывные – их заполнение происходит с помощью копировальной бумаги, то есть на них полностью повторяются сведения, записанные на вкладные листы.
2. Подготавливаются листы книги в электронном виде, после чего они распечатываются и заполняются ответственным сотрудником. Листы можно заполнять вручную, а можно на компьютере, и печатать их после заполнения.
Нумерация листов должна быть сквозной, то есть с начала года номера проставляются в порядке возрастания.
Электронная кассовая книга составляется с использованием технических средств. При заполнении на компьютере должна быть обеспечена защита от постороннего доступа, потерь и искажений информации. Подписывается документ электронными подписями.
Если при заполнении допущена ошибка
Если при заполнении книги была допущена ошибка или описка, ее можно исправить. Листы нельзя вырывать, подтирать неправильно написанные записи лезвием и пользоваться замазкой.
Исправления должны делаться следующим образом: аккуратно перечеркивается неправильная запись, рядом делается правильная запись. Исправление записи должно подтверждаться подписями кассира и главного бухгалтера. Если на одном листе делается несколько исправлений, рядом с каждым из них должны быть проставлены по две подписи.
Если ошибка такая серьезная, что ее нельзя исправить одним зачеркиванием, перечеркивается сразу весь лист. На этом листе пишут слово «аннулировано». После этого новый лист заполняется правильными сведениями.
Лист вырывать нельзя ни в коем случае. Кассир должен подать о случившемся заявление в письменном виде главному бухгалтеру. Управляющий компании или главный бухгалтер должен собрать комиссию, которая несет ответственность за корректировку книги. После этого составляют бухгалтерскую справку, где описывают ошибку и ее исправление.
Необходимо очень тщательно проверять информацию, вносимую в книгу, так как книга должна храниться в организации пять лет.
У компаний при ведении кассовой книги возникают следующие вопросы:
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
1. Кто контролирует ведение книги.
2. Какие особенности ведения книги в обособленных подразделениях.
3. Сколько книг должно быть в одной организации.
Рассмотрим каждый из этих вопросов подробнее.
Контроль за ведением кассовой книги
Контролировать, правильно ли кассир ведет книгу, должен главный бухгалтер. Процедуру проведения контроля устанавливает управляющий компании. Эта процедура должна быть отображена в учетной политике компании.
Основными моментами, которые должен проверять бухгалтер, являются:
• Проверка нумерации;
• Проверка соответствия кодов;
• Правильность ведения книги;
• Проверка бумаг, которые филиалы должны передать в головной офис.
Особенности ведения книги в филиалах
Если у компании есть обособленные подразделения, они, также как и головные компании, должны заниматься заполнением кассовой книги при совершении операций с наличностью. Заполняется она в соответствии с общими правилами.
Однако есть некоторые особенности:
1. Когда филиал организации самостоятельно вносит деньги на банковский счет, открытый головным офисом, кассовый лимит устанавливается такой же, как и для главного офиса. Если подразделения передают наличность в кассу компании, они могут самостоятельно устанавливать для себя лимиты. Однако в обоих случаях лимит должен быть прописан в приказе управляющего.
2. Обособленные подразделения организации должны передавать копии страниц книги в головной офис.
3. На обложке кассовой книги должно быть написано, что эти книга является книгой специального подразделения.
Количество книг в организации
Обычно в одной организации ведется одна кассовая книга.
Но в некоторых случаев книг можно вести несколько:
• Организация является платежным агентом – в таком случае у компании должно быть две кассовых книги: одна предусмотрена для проведения операций с наличностью, а вторая – для наличности, принятой компании в роли платежного агента.
• Организация имеет филиалы – в каждом филиале имеется своя кассовая книга.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
