Очень часто работа с кадровыми документами в организациях находится в плачевном или запущенном состоянии. Как правило, руководство организации вспоминает о том, что необходимо привести в порядок документы тогда, когда в организации произошел несчастный случай или кто-то из сотрудников подал в суд, чтобы восстановить свои права, а также, когда обнаруживается перспектива контрольно-надзорных мероприятий. Тогда уполномоченные сотрудники проводят в организации внутренний аудит и стараются исправить все недочеты и ошибки, причем очень быстро и не всегда грамотно.
Кадровая документация в организации играет далеко не последнюю роль. Ведь на основании этих документов бухгалтерия производит расчета заработной платы, отпускных, работникам – для предоставления в органы ПФР или другие организации, к примеру, для использования каких-либо льгот. Поэтому кадровые документы необходимо вести в строгом соответствии с требованиями законодательства.
Довольно редко руководители компаний очень хорошо представляют себе тот объем работы, который выполняют кадры и, к сожалению, частенько руководители и кадровые работники не всегда понимают, насколько велика ответственность за нарушение трудового законодательства и неграмотное оформление документов.
Всю кадровую документацию, которая есть в организации можно условно поделить на две большие группы:
Документы работников, требуемые законодательством (копии) (ст. 65 ТК РФ):
- документы, удостоверяющие личность;
- трудовая книжка, кроме работников устраивающихся впервые и совместителей;
- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
- документы воинского учета (военный билет, приписное свидетельство и др.);
- документ об образовании;
• Обязательные
- Штатное расписание (форма Т-3), утвержденное приказом работодателя (ст. 15, 57 ТК РФ);
- Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР), утвержденные приказом работодателя (ст. 189, 190, ТК РФ);
- Правила и инструкции по охране труда. Комплект всех нормативных правовых актов по охране труда, применимых к предприятию работодателя (раздел Х ТК РФ);
- Положение о персональных данных работников или другие документы, регулирующие порядок использования персональных данных работников на предприятии, обязательство о неразглашении персональных данных (пункт 8 ст. 86, ст. 87 ТК РФ);
- Положения/соглашения о коммерческой тайне. Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну, утвержденный работодателем;
- Локальные нормативные акты (ЛНА) по оплате труда;
- Коллективный договор (обязателен при условии получения предложения в письменной форме о начале коллективных переговоров).
• С учетом специфики.
• Иные локальные нормативные акты.
Документы по кадровым функциям:
• Договорные документы.
• Распорядительные документы.
• Первичные учетные документы по учету кадров, рабочего времени и оплаты труда.
• Информационно-справочные документы.
• Архивные документы.
Всю кадровую документацию можно разделить на документы, которые вы должны посмотреть при приеме на работу ваших работников (ст. 65 ТК РФ) и, конечно же, те документы, которые вы создаете и разрабатываете в вашей организации. И прежде всего, к документам, которые разрабатываются в самой организации, мы относим обязательные документы в виде локальных нормативных актов (ЛНА).
Что такое ЛНА? Определенного понятия в трудовом законодательстве нет, но вскользь в статье 8 ТК РФ есть упоминание о том, что это нормы, которые раскрывают трудовое законодательство, а также это те документы, которые рассказывают, как вы в своей организации под свою специфику применяете трудовое законодательство. И здесь нужно отметить самое главное, что ваши ЛНА, которые вы разрабатываете и создаете, необходимо анализировать, чтобы они не ухудшали положение работников в соответствии с трудовым законодательством. Почему, спросите вы? Есть прямая норма в ст. 8 ТК РФ, которая говорит о том, что: «Нормы локальных нормативных актов, ухудшающие положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, а также локальные нормативные акты, принятые без соблюдения установленного статьей 372 настоящего Кодекса порядка учета мнения представительного органа работников, не подлежат. В таких случаях применяются трудовое законодательство и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, коллективный договор, соглашения».
Что за ЛНА с учетом специфики? Например, Трудовым кодексом предусмотрена возможность введения сменного графика работы для работников. Если вы вводите сменный график работы, то для вас обязательным локальным нормативным актом станет график сменности, с которым работники должны быть ознакомлены за месяц до введения его в действие.
Иные локальные нормативные акты – это те акты, которые не предусмотрены законодательством, но разрабатываются в организации для того, чтобы урегулировать трудовые отношения с работниками, которые включают нормы о дисциплине работников, режиме рабочего времени, технике безопасности и производственной санитарии, приеме и увольнении работников, без которых работодатель не сможет нормально функционировать.
Очень часто по отношению к ЛНА появляется такой вопрос: «Является ли должностная инструкция локальным нормативным актом?» Еще раз повторюсь, что с точки зрения закона нет четкого определения ЛНА, можно лишь привести признаки нормативности документов, которые у вас действуют в организации.
Критериями нормативности документов являются два фактора, которые должны применяться в совокупности:
1. Неоднократность применения – это значит, что после того, как вы ввели в действие документ, применение его не утрачивает свою силу, а продолжает свое действие.
2. Неперсонифицированность – это значит, что документ касается ни какого-то отдельного субъекта, а круга лиц, объединений, подразделений и т.д.
Следующие документы, в которых возникает необходимость в организации – это документы по кадровым функциям. К таким документам можно отнести договорные документы - трудовой договор, коллективный договор, договор о материальной ответственности и т.д.
Распорядительные документы - приказы, распоряжения руководителя.
Первичные учетные документы по учету кадров, рабочего времени и оплаты труда – табель учета использования рабочего времени, личная карточка Т-2.
Относительно архивных документов – это особый блок законодательств, который стоит особняком. На основании Федерального закона № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», полномочия по проверкам организаций на соблюдения архивного законодательства, переданы Федеральному архивному агентству.
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
