Управление финансами
документы

1. Акт выполненных работ
2. Акт скрытых работ
3. Бизнес-план примеры
4. Дефектная ведомость
5. Договор аренды
6. Договор дарения
7. Договор займа
8. Договор комиссии
9. Договор контрактации
10. Договор купли продажи
11. Договор лицензированный
12. Договор мены
13. Договор поставки
14. Договор ренты
15. Договор строительного подряда
16. Договор цессии
17. Коммерческое предложение
Управление финансами
егэ ЕГЭ 2017    Психологические тесты Интересные тесты   Изменения 2016 Изменения 2016
папка Главная » Кадровику » Заполнение трудовой книжки

Заполнение трудовой книжки

Трудовая книжка

Вернуться назад на Трудовая книжка

Внимание!

Если Вам полезен
этот материал, то вы можете добавить его в закладку вашего браузера.

добавить в закладки

После решения всех организационных вопросов, связанных с ведением трудовых книжек, следует обратить внимание на особенности оформления и заполнения этого документа. Рассмотрим некоторые наиболее актуальные для практиков ситуации, связанные с заполнением трудовых книжек и исправлением неправильных или неточных записей.

Ошибки в титульном листе

Одной из таких ситуаций является обнаружение в предъявленной работником трудовой книжке ошибочных записей в титульном листе, касающихся его фамилии, имени, отчества или даты рождения.

При оформлении трудовой книжки впервые особенно важно, чтобы в титульный лист правильно были внесены фамилия, имя, отчество и дата рождения лица, поступающего на работу. Именно эти сведения важны для трудовой книжки как для документа, в котором не предусмотрено наличие фотографии. Именно по этим сведениям при сравнении их с паспортными данными работника будет определяться принадлежность трудовой книжки тому или иному гражданину. Нередко возникающие в этой ситуации ошибки создают в дальнейшем много проблем, как самим работникам, так и кадровикам.

Каков порядок исправления неправильных записей в титульном листе трудовой книжки?

Официального ответа на вопрос о внесении исправлений в титульный лист трудовой книжки нет. Этот вопрос не рассмотрен ни в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ № 225 (далее - Правила), ни в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России № 69 (далее - Инструкция).

Так, Правила (п. 27) говорят об исправлении неправильных записей на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку (а не на основании паспорта - личного документа гражданина), т.е. речь идет об исправлении записей в содержательной части трудовой книжки, в сведениях о работе и о награждениях. Аналогично в Инструкции (п. 1.2) сказано о признании недействительными и об исправлении только записей в разделах трудовой книжки «Сведения о работе» и «Сведения о награждении».

Это позволяет сделать вывод, что неверные записи в титульном листе трудовой книжки не подлежат исправлению. Значит, ошибка в титульном листе влечет за собой признание бланка трудовой книжки испорченным и подлежащим замене. Этот вывод подтверждается и п. 48 Правил об оплате работодателем испорченного бланка трудовой книжки или вкладыша в нее «в случае неправильного первичного заполнения».

Следует также отметить, что и в п. 26 Правил, и в п. 2.3 Инструкции говорится об изменении записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения на основании соответствующих личных документов работника, а не об их исправлении как ошибочных.


Кроме того, п. 42 Правил содержит прямое указание об уничтожении испорченных при заполнении бланков трудовых книжек и вкладышей в них с составлением соответствующего акта.

Следовательно, допустив ошибку в титульном листе трудовой книжки или вкладыша, работник, ответственный за ведение трудовых книжек, должен не исправлять запись, а уничтожить испорченный бланк. В ранее действовавшей инструкции по работе с трудовыми книжками приводилась форма акта об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей в них. В настоящее время форма такого акта официально не предусмотрена и определяется самим работодателем.

И все же в реальной жизни нередки случаи предъявления работником давно оформленной трудовой книжки с незамеченной своевременно ошибкой в титульном листе. За неимением установленного порядка исправления такой ошибки можно посоветовать практикам поступить аналогично тому, как полагается действовать в ситуации, когда требуется внести изменение в запись о фамилии, имени, отчестве и дате рождения работника: одной чертой зачеркивается прежняя фамилия (или имя, отчество, дата рождения) и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы (паспорт, свидетельство о рождении, заключении или расторжении брака) с указанием серии, номера и даты делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью.

Применение печатей

Удостоверение оттиском печати внесенных в трудовую книжку записей - еще один проблемный момент, требующий обсуждения. Определенные сложности в этом вопросе возникли в связи с принятием Правительством РФ постановления № 132 «О внесении изменений в постановление Правительства Российской Федерации №225» (далее - Постановление № 132).

До внесения изменений и в Правилах (п. 35 - при увольнении работника), и в Инструкции (пп. 2.2 и 2.3 - в титульном листе трудовой книжки и на внутренней стороне обложки трудовой книжки) предусматривалось удостоверение записей печатью организации или печатью кадровой службы. Эта норма потребовала определенного изменения после вступления в силу Федерального закона №90-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации, признании не действующими на территории Российской Федерации некоторых нормативных правовых актов СССР и утратившими силу некоторых законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации». Работодателей - физических лиц, являющихся индивидуальными предпринимателями, по данному закону обязали вести трудовые книжки на каждого работника (ранее они не имели права производить записи в трудовых книжках и оформлять книжки работникам, принимаемым на работу впервые).

В соответствии с этим Федеральным законом Постановлением №132 словосочетание «печать организации» в п. 35 Правил заменено словосочетанием «печать работодателя», охватывающим как работодателей - юридических лиц, так и работодателей - физических лиц, являющихся индивидуальными предпринимателями. Однако при этом из Правил исчезло словосочетание «печать отдела кадров», что означает прекращение(дата вступления в силу Постановления №132) использования при увольнении работника печатей кадровых служб для удостоверения всех записей, внесенных в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя.

Очевидно, что это создает определенные неудобства в работе отделов персонала. Вместо использования «своей» печати кадровики теперь должны каждый раз при увольнении работника обращаться к сотрудникам, которые отвечают за использование печати работодателя, т.е. печати организации. Заметим также, что применение печатей всегда было тесно связано с полномочиями должностных лиц, и ставить оттиск печати организации (особенно гербовой) «на должность» рядового работника, отвечающего за ведение трудовых книжек, безусловно, неверно, а передавать книжку на подпись руководителю организации практически нереально.

Необходимо отметить и то, что принятые изменения привели к некоторым противоречиям, возникающим при сравнении норм об использовании печатей для удостоверения записей в трудовых книжках, включенных в новый текст п. 35 Правил, и норм, содержащихся в оставшихся в прежнем виде текстах пп. 2.2 и 2.3 Инструкции. Если из п. 35 Правил исключено словосочетание «печатью организации (кадровой службы)», то в пп. 2.2 и 2.3 Инструкции остались такие словосочетания: в п. 2.2 - «печать организации (печать кадровой службы)», в п. 2.3 - «печатью организации (или печатью кадровой службы)». По Инструкции получается, что в титульном листе трудовой книжки и на внутренней стороне ее обложки может ставиться печать кадровой службы. В то же время при увольнении согласно Правилам надо ставить печать организации.

Такое положение с применением печатей, конечно, недопустимо. В одном и том же документе, пусть и в разных его частях, должна использоваться печать одного вида. Понятно, что теперь, с учетом нормы Постановления №132, это должна быть печать организации, а не кадровой службы. В то же время это не означает полного отказа от использования печати кадровой службы. Оттиск этой печати по-прежнему следует проставлять на других документах, оформляемых в данном подразделении: на копиях трудовых книжек или выписках из них; на копиях других документов, с которыми работают кадровики (например, на копиях документов об образовании, помещаемых в личное дело работника); на выдаваемых кадровой службой справках и т.д.

Внесение сведений о работе

Немало разночтений связано и с внесением записей в раздел трудовой книжки «Сведения о работе». Выделим некоторые ошибки, наиболее характерные для начинающих кадровиков, нередко постигающих порядок заполнения документов путем изучения записей, сделанных их предшественниками.

Во многих трудовых книжках раздел «Сведения о работе» при первичном заполнении до настоящего времени начинается со стандартной фразы «Стажа до поступления на работу не имел». Однако ни Правила, ни Инструкция не требуют внесения в трудовую книжку такой информации, т.е. первой записью должна быть запись о приеме на работу.

В пункте 10 Правил содержится положение о необходимости точного соответствия всех вносимых в трудовую книжку записей тексту приказа (распоряжения) по личному составу. Это требование часто воспринимается практиками не вполне верно (слишком буквально): в трудовую книжку дословно вписывается содержание приказа, в т.ч. информация о сроке заключенного трудового договора, об установлении работнику испытания при приеме на работу (иногда и с указанием его срока), о причине отсутствия сотрудника, для замещения которого временно принят на работу данный работник, и т.п. Следует подчеркнуть, что внесение подобной информации в запись о приеме на работу не предусмотрено п. 3.1 Инструкции, где четко сказано, что «в графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования... наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации».

Названная ошибка, видимо, происходит оттого, что не все работники, отвечающие за ведение трудовых книжек, правильно понимают, что именно в трудовой книжке должно точно соответствовать приказу. Для устранения этой ошибки надо уяснить, что в соответствии с п. 3.1 Инструкции запись о приеме на работу фактически является краткой выпиской из приказа о конкретном месте работы, на которое принят работник (подразделение, должность, профессия). Именно эта информация должна точно соответствовать приказу. Другие сведения из приказа: срок договора, срок испытания, режим работы, замещение другого работника и причина его отсутствия, условия оплаты труда, характер работы (подвижной, разъездной, в пути) и другое - не переносятся в трудовую книжку работника.

Запись о приеме на работу обязательно должна содержать информацию о квалификации работника (п. 3.1 Инструкции): «Принят в цех №5 фрезеровщиком 4-горазряда», «Принят в финансовый отдел на должность специалиста I категории».

Исключением из общего правила является порядок внесения в трудовую книжку записи о приеме на работу в том случае, когда работника пере водят на другую постоянную работу к другому работодателю. В данной ситуации недостаточно руководствоваться только п. 3.1 Инструкции, а следует учитывать и требование п. 6.1, где указывается, что запись о приеме на работу должна быть дополнена словами о приеме работника «в порядке перевода». Отметим, что в этом пункте Инструкции не сказано о необходимости обязательно давать название организации, из которой работник был уволен в порядке перевода, при внесении записи о приеме на работу, например: «Принята в отдел рекламы на должность менеджера в порядке перевода».

Довольно распространенной ошибкой, особенно у индивидуальных предпринимателей, которые стали вести трудовые книжки работников только с 6 октября 2006 г., является удостоверение записи о приеме на работу подписью и печатью. Это прямое нарушение п. 3.1 Инструкции, так как реквизиты, удостоверяющие записи, внесенные в трудовую книжку (подписи и оттиск печати), проставляются только при увольнении работника.

Запись о работе по совместительству

В нормативных актах недостаточно подробно раскрыт вопрос о порядке внесения в трудовую книжку записей о работе по совместительству. В Инструкции сказано, что они производятся по желанию работника по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (п. 3.1). Если работник приносит документ о работе по совместительству (обычно справку с места работы), которая началась после его приема на работу по основному месту в данную организацию, то в хронологическом порядке в трудовой книжке будут следовать записи о приеме на основную работу и на работу по совместительству.

Однако работник может представить справку о работе по совместительству в любой момент времени («по желанию»), а значит и тогда, когда он уже прекратил работу по совместительству, но вдруг пожелал все же иметь о ней сведения в своей трудовой книжке. В Инструкции ничего не сказано о каких-либо временных ограничениях для внесения таких записей, поэтому отказывать работнику в их внесении в трудовую книжку нет оснований.

Как следует вносить запись о «бывшей» работе по совместительству?

Специального указания по этому вопросу в Инструкции нет, значит нужно руководствоваться общим правилом: в графе 2 указывается дата приема на работу в качестве совместителя (а не дата внесения записи о работе по совместительству); в графе 3 делается запись о принятии в качестве совместителя в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования; в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер. В таком же порядке производится запись об увольнении с этой работы.

Таким образом, строго соблюдая требование Инструкции, мы вынужденно нарушаем хронологическую последовательность вносимых записей: дата записи о приеме на основное место работы оказывается более поздней, чем дата приема на работу по совместительству и дата увольнения с этой работы (в случае, когда работник «несвоевременно» обратился в кадровую службу с просьбой о внесении записи о работе по совместительству).

тема

документ Штатное расписание
документ Коллективный договор
документ Трудовой договор
документ Личная карточка работника
документ График отпусков



назад Назад | форум | вверх Вверх

Управление финансами

важное

1. ФСС 2016
2. Льготы 2016
3. Налоговый вычет 2016
4. НДФЛ 2016
5. Земельный налог 2016
6. УСН 2016
7. Налоги ИП 2016
8. Налог с продаж 2016
9. ЕНВД 2016
10. Налог на прибыль 2016
11. Налог на имущество 2016
12. Транспортный налог 2016
13. ЕГАИС
14. Материнский капитал в 2016 году
15. Потребительская корзина 2016
16. Российская платежная карта "МИР"
17. Расчет отпускных в 2016 году
18. Расчет больничного в 2016 году
19. Производственный календарь на 2016 год
20. Повышение пенсий в 2016 году
21. Банкротство физ лиц
22. Коды бюджетной классификации на 2016 год
23. Бюджетная классификация КОСГУ на 2016 год
24. Как получить квартиру от государства
25. Как получить земельный участок бесплатно


©2009-2016 Центр управления финансами. Все права защищены. Публикация материалов
разрешается с обязательным указанием ссылки на сайт. Контакты