Главная » Кадровику »
Как перевести сотрудника на удалённую работу
Как перевести сотрудника на удалённую работу
Статью подготовила Павлова Елена Геннадиевна, доцент кафедры «Макроэкономическое регулирование» Финансового университета при Правительстве РФ. Связаться с автором
Многие специалисты, которые до сих пор привычно работали в помещениях компаний, вполне могли и хотели бы выполнять работу у себя дома. И сегодня есть уже немало работодателей, не возражающих этому желанию своих сотрудников и готовых перевести их на условия удаленной работы. Однако не все из них знают, как это сделать. В данной статье даны ответы на основные вопросы, которые могут возникать при приеме и переводе сотрудников на дистанционный режим работы.
Выгоды использования удаленного труда
Работа хотя бы части работников в режиме дистанционного труда позволяет получить дополнительную прибыль и значительную экономию расходов на персонал, что особенно важно, когда необходимо расширение производства, а средств для этого мало. Экономия достигается за счет снижения расходов на приобретение и обслуживание оргтехники, расходных материалов и канцелярских принадлежностей, уменьшения налоговых и социальных отчислений, сокращения затрат на аренду помещений и платежей за коммунальные услуги.
Использование дистанционного труда позволяет сделать более гибким наем рабочей силы - удаленные работники могут территориально находиться не только в других населенных пунктах, но даже в других странах.
Перевод на удаленный режим работы вполне оправдан – ведь для компании важно получить от работника реальный результат, а не пребывание в офисе на протяжении положенного времени. На дому сотрудник может эффективнее исполнять свои обязанности, т.к. не отвлекается на ненужные разговоры, суету и интриги. Что касается творческих профессий, то здесь тем более нельзя ожидать, что новые идеи, вдохновение придут к работнику именно в рабочие часы.
Что важно знать об удаленной работе
Следует обратить внимание на то, что дистанционный труд отличается от надомного труда. Надомный работник – это человек, создающий своими руками какой-либо материальный продукт. Его требуется полноценно оформить, помочь оборудовать ему рабочее место и т.п. Что касается удаленно работающего человека, то с ним не всегда можно встретиться даже при заключении договора.
Численность работающих удаленно сотрудников Трудовым кодексом не ограничивается. Поэтому дистанционно могут работать даже все сотрудники компании.
Дистанционный режим труда может быть как временным, так и постоянным.
Сотрудника можно сразу взять на удаленную работу, а можно перевести с обычного режима труда.
Необходимо помнить, что на работающего на дому сотрудника распространяются все нормы трудового права – оплата отпуска и больничных листов, исчисляемых как обычно.
Перевод сотрудника на дистанционный режим труда не освобождает работодателя от обязанности обеспечивать безопасность его труда – ознакомления с требованиями охраны труда, учета и расследования произошедших несчастных случаев, уплаты взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев.
Возможны два варианта перевода на дистанционную работу – во-первых, когда все характеристики труда кроме привязки к территории работодателя – должность, уровень квалификации и оплаты труда, структурное подразделение – не меняются.
Во-вторых, когда одновременно с переводом на удаленный режим сотрудник переходит на другую должность, другое подразделение, квалификационную категорию, когда у него изменяется оклад или тарифная ставка.
В первом случае издается один приказ, во втором – два приказа, имеющие одну дату.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Для перевода работника с обычного режима труда на удаленную работу надо, чтобы он подал заявление с просьбой об этом. На основе данного заявления работодатель должен оформить дополнительное соглашение к трудовому договору, которое составляется в письменной произвольной форме.
В соглашении указываются должность, фамилия, имя и отчество заявителя. Приводится просьба о переводе на дистанционный труд с указанием причин, даты, с которой желателен перевод, и продолжительности периода перевода, даты написания просьбы и подпись работника.
Если инициатором перевода является компания, то сотрудник должен получить за два месяца предупреждение о предстоящем переводе и дать свое согласие.
Нередко работники кадровых служб не принимают во внимание тот факт, что заявление сотрудника считается рассмотренным только при условии наличия на нем резолюции руководителя компании или уполномоченного руководителем лица.
В дополнительном соглашении к трудовому договору необходимо отразить режим рабочего времени переводимого на дистанционный труд сотрудника. При этом распределять время между работой и отдыхом удаленный работник, как правило, может по своему желанию.
Составляется соглашение также в письменной произвольной форме в двух экземплярах. В нем обязательно нужно написать, когда и где оно было составлено, указать реквизиты трудового договора, который оно дополняет, а также те пункты договора, которые изменяются либо привести переписанный в новой редакции текст договора. В нем также должны быть указаны дата, начиная с которой работник начинает трудиться удаленно, и реквизиты работника и работодателя.
Заключив дополнительное соглашение к трудовому договору, надо издать приказ о переводе сотрудника на удаленную работу и зарегистрировать его в Журнале регистрации приказов, касающихся личного состава работников. Это поможет при возникновении надобности быстрее этот приказ найти.
Приказ тоже имеет произвольную письменную форму. В тексте приказа необходимо отразить наименование организации, ф.и.о. работника, дату перевода. Приказ должен иметь подписи руководителя организации либо уполномоченного им лица и работника с расшифровкой.
Вносить информацию о переводе на удаленную работу в трудовую книжку не требуется.
После того, как будет издан приказ, надо записать сведения о переводе на дистанционный труд в личную карточку работника в раздел «Дополнительные сведения». Личную карточку можно сделать самостоятельно на базе унифицированной формы.
В карточке надо указать дату перевода, реквизиты приказа и дополнительного соглашения к трудовому договору.
Личная карточка работника должна обязательно быть в бумажном виде, в связи с тем, что с рядом записей в ней работник ознакомляется под роспись, а любые исправления заверяются подписью кадровика, отвечающего за ведение личной карточки.
Число часов, отработанных удаленным сотрудником, записывается в табеле учета рабочего времени в соответствии с трудовым договором. На основе этих данных рассчитывается величина заработка.
Можно использовать и другой вариант – записать в договоре, что работник по своему усмотрению распределяет время труда и отдыха и письменно сообщает об этом работодателю. При таком варианте табель учета рабочего времени заполняется на основе отчетов работника.
Правда, данный вариант пока не урегулирован в законодательном порядке и может привести к возникновению проблем с налогами.
Важные тонкости работы с удаленными сотрудниками
Руководителей нередко беспокоит вопрос о том, как они смогут определить, что сотрудник трудится, а не занимается своими делами, и в связи с этим в каком размере и за что нужно удаленному сотруднику платить? Ответ на этот вопрос простой – надо платить за выполненную работу.
Необходимо зафиксировать в договоре сроки и порядок сдачи работником выполненных заданий, указать по какому адресу их отправлять, оговорить порядок и периодичность контактов с работодателем.
В договоре с удаленным работником нужно оговорить, как он будет обеспечиваться ресурсами – самостоятельно, или работодателем или посредством компенсации работодателем затрат работника.
Компенсировать можно не только затраты на приобретение ресурсов, но и амортизацию компьютера, ноутбука или другого оборудования. Но это обязательно должно быть отражено в трудовом договоре, а не в каком-либо другом документе – приказе, завизированной служебной записке – как это возможно делать с сотрудниками, работающими в обычном режиме.
Определенная сложность возникает при распределении компенсируемых расходов на те, которые связаны и не связаны с выполнением трудовых обязанностей. Если работник самостоятельно распределяет время на рабочее и время отдыха работодателю необходимо требовать от работника отчет об этом и хранить его в бухгалтерии либо четко зафиксировать в трудовом договоре продолжительность рабочего времени.
Непростая проблема может возникнуть при оплате удаленным работникам командировочных. Могут ли быть командировки у таких сотрудников и примет ли налоговая служба расходы на их оплату? Например, удаленно работающему юристу может потребоваться уехать в другой населенный пункт для того, чтобы участвовать в рассмотрении дела.
В Трудовом кодексе не содержится никаких исключений на командировки для удаленных работников. Поэтому работодатель вправе направлять их в служебные командировки и учитывать возникшие при этом расходы при расчете налогов.
Бухгалтеру важно также знать, что прием работников на удаленную работу не предполагает регистрацию обособленных структурных подразделений.
Статью подготовила Павлова Елена Геннадиевна, доцент кафедры «Макроэкономическое регулирование» Финансового университета при Правительстве РФ. 
