Управление финансами
документы

1. Адресная помощь
2. Бесплатные путевки
3. Детское пособие
4. Квартиры от государства
5. Льготы
6. Малоимущая семья
7. Малообеспеченная семья
8. Материальная помощь
9. Материнский капитал
10. Многодетная семья
11. Налоговый вычет
12. Повышение пенсий
13. Пособия
14. Программа переселение
15. Субсидии
16. Пособие на первого ребенка

Управление финансами
егэ ЕГЭ 2018    Психологические тесты Интересные тесты   Изменения 2018 Изменения 2018
папка Главная » Кадровику » Как сделать командировку полезной

Как сделать командировку полезной

Как сделать командировку полезной

Как правило, командировка – необходимое и важное мероприятие для многих предприятий и организаций, которое может принести пользу и командированным сотрудникам. О том, как увеличить полезность командировок, пойдет речь в данной статье.

Командировкой называется служебная поездка работника для решения какой-либо задачи, поставленной работодателем, вне места постоянной работы.

Чтобы командировка оказалась удачной, к ней нужно подготовиться.

Планирование командировки



Важнейшая часть подготовки к отъезду в командировку – составление плана.

План командировки лучше всего разработать примерно за неделю до ее начала.

При составлении плана надо стремиться в наибольшей степени приспособить его к своим возможностям и желаниям. План должен быть таким, чтобы, с одной стороны, его одобрил Ваш начальник, а с другой, Вам не надо было бы излишне напрягаться при его выполнении и, что особенно важно, чтобы по возвращении можно было с блеском отчитаться.

Включаемые в план мероприятия должны обеспечивать максимальную степень выполнения задания и достижения цели, а также должны давать возможность показать себя руководству с наилучшей стороны.

План командировки необходимо составлять так, чтобы можно было ежедневно подводить итоги и вносить поправки на оставшееся до конца командировки время.

Если командировка предполагает деловые встречи, надо составить хотя бы приблизительный их план-график и, по возможности, согласовать его с организацией, которая будет Вас принимать.

При составлении плана командировки сначала собирается вся необходимая информация о том, с кем надо встретиться с указанием адресов, должностей, контактных телефонов.

На следующем этапе формулируются конкретные цели и конкретные результаты по каждой из них. Например, встретиться с техническим директором, чтобы обсудить проект строительства… и составить техническое задание на… Результат – согласованный проект технического задания на…

На третьем этапе выстраивается список приоритетов, которые расставляются в хронологической последовательности. Определяется очередность встреч и время их проведения.

Как показывает практика, чтобы себя соответствующим образом настроить, лучше сначала запланировать проведение не первой, а второй или третьей по важности встречи. Обязательно нужно предусмотреть определенный резерв времени между встречами, не менее получаса, чтобы успеть, если нужно, добраться до места, прийти в себя и обдумать еще раз цель и ход беседы.

В конец списка ставятся наименее значимые события.

В период командировки не стоит забывать о выполнении своих основных обязанностей, если Вы руководитель или важный в командировавшей Вас организации специалист. В плане командировки можно предусмотреть время для ознакомления с договорами, подготовки черновых вариантов документов, ведения переписки.

Подготовка

Сделать командировку максимально полезной поможет составление списка дел, которые надо сделать. В списке выделяются дела первоочередные, и те, которые можно сделать во вторую и последующие очереди.

Помочь избежать потерь времени может простой лист бумаги, разделенный на следующие части:

- что надо сделать и какие вопросы решить до отъезда;
- что надо сделать и какие вопросы решить во время командировки;
- какие взять с собой документы;
- что надо в поездке иметь под рукой.

Чтобы командировка была успешной, надо обязательно продумать все возможные неожиданные ситуации и различные варианты выхода из них. Это позволит заранее подготовиться к возможным трудностям.

Подумайте, нет ли у Вас друзей, знакомых, родственников в том месте, куда Вы направлены. Чтобы можно было при необходимости обратиться к ним за помощью, нужно иметь при себе их адреса и (или) телефоны.

Определенную материальную выгоду от командировки можно получить, если зарегистрироваться в партнерских программах типа аэрофлот-бонус или РЖД-бонус. Тогда, совершая поездки за счет работодателя, Вы будете копить бонусы на премиальные билеты.

Замечательный помощник при подготовке к командировке – интернет. До отъезда в командировку найдите план города, куда Вы приедете, определите место пункта прибытия (аэропорта, вокзала и др.), место, где расположена организация, в которую требуется явиться, место Вашего проживания. Посмотрите, каким общественным транспортом можно до них добраться, номера маршрутов, в какую сторону ехать и сколько остановок. Это избавит от необходимости обращаться к услугам такси, что может быть дорого, а иногда и небезопасно.

Уделите должное внимание авансу. Его рассчитывают с учетом длительности командировки по утвержденным нормам компенсации затрат командированного. Если в организации не приняты ограничения на авансы по командировкам, не надо брать деньги с избытком, поскольку существует большая опасность израсходовать эти деньги на то, что не будет компенсировано организацией, и надо будет отдавать свои деньги.

После того, как стала известна дата отъезда, нужно позаботиться о том, чтобы время отправления и прибытия были удобно согласованы. Плохо оказаться ночью в незнакомом месте или долго ждать момента отправления. Когда билеты приобретает Ваш секретарь, надо заблаговременно обговорить с ним эти детали.

Чтобы правильно одеться и иметь при себе все необходимое, следует ознакомиться со сводкой погоды на день прибытия на место.

Успех командировки в немалой степени зависит от настроя командированного. Поэтому, готовясь отправиться в командировку, надо постараться настроить себя в максимальной степени позитивно, так, чтобы у Вас не было никаких сомнений в том, что Вы сможете сделать командировку полезной для Вашей организации и для себя.

Перед отправлением в дорогу следует проверить, все ли необходимые документы Вы взяли. Нехорошо, если Вы забыли какую-нибудь инструкцию или методику. Их придется высылать Вам факсом или электронной почтой, из–за чего можно заработать соответствующее внушение от руководителя и стать объектом насмешек коллег. Но начать работать в командировке Вы сможете. А вот если у Вас не будет документов, удостоверяющих Вашу личность и полномочия, значит, Вы ехали напрасно.

С собой обязательно надо взять паспорт или документ, который его заменяет, командировочное удостоверение, приказ, где написано, с какой целью и на какой срок Вас командируют, какие у Вас полномочия, иногда доверенность на представление Вашей организации или совершение каких-то действий.

В дороге и в командировке



Полезность командировки для Вас зависит и от того, чем Вы будете заниматься в дороге. Одни предпочитают спать, мечтать и строить планы на будущее, другие – читать, смотреть фильмы и разгадывать кроссворды. Женщины нередко занимаются рукоделием. Но есть и другие варианты – начать писать стихи, рисовать эскизы в дорожном альбоме и сделать это в последующем своим новым хобби. Также можно попробовать писать статьи, в том числе для корпоративных СМИ.

Чтобы за время командировки успеть сделать больше, нужно как можно более точно определить главные задачи и пути их решения, не полагаться на свою память и постоянно делать записи, отдавать предпочтение личным встречам, а не телефонным разговорам.

Как сделать командировку полезной


В контактах с командировавшей Вас организацией, напротив, нужно активно использовать телефон. При этом важно, чтобы звонили Вы сами и звонили Вам.

Резко снижает пользу от командировки неоправданно напряженная работа. Чаще всего это происходит с молодыми сотрудниками, которые впервые самостоятельно отправляются в поездку. Они понимают, что в командировке им придется представлять свою компанию, боятся не справиться и начинают работать в бешеном темпе без обедов и отдыха. В результате нарастает усталость и снижается качество работы.

Причиной необоснованного перенапряжения в командировке может стать непонимание своих задач. Чтобы избежать этого, нужно еще до отъезда оценить возможность выполнить задание в установленные сроки и степень понимания задач. Если будет видно, что за время командировки сделать намеченное невозможно, надо обсудить объем работ с руководителем до отъезда.

Наряду с опасностью перетрудиться существует не меньшая опасность излишне увлечься развлечениями. Надо понимать, что в большинстве случаев значительная часть развлекательной программы принимающей Вас организации представляет собой лишь демонстрацию вежливости и радушия, в то время как в действительности от Вас ожидают не столько согласия, сколько отказа от участия в предлагаемых мероприятиях.

Как правило, даже при очень плотном графике можно выкроить немного времени для ознакомления с достопримечательностями. Для этого, используя интернет, надо еще до отъезда узнать об интересных местах, определить, какие из них Вам особенно хотелось бы посетить и как добраться до этих мест.

Место командировки, особенно для женщин, может оказаться интересным с точки зрения возможности купить что-то особенное и нужное или приобрести товары дешевле. При этом могут возникнуть проблемы с вывозом того, что Вы купили. В таких случаях опытные люди советуют воспользоваться услугами экспресс - почты, учитывая, что тарифы определены так, что стоимость отправки одного килограмма тем меньше, чем больше общий вес посылки. Почтой лучше всего отправлять одежду и различные мелочи, а дорогие, ценные и хрупкие предметы класть в сумку или чемодан.

В немалой степени польза от командировки определяется тем, где командированный будет проживать. Сегодня все больше фирм отказывается от дорогостоящих услуг гостиниц, отдавая предпочтение мини-гостиницам и покупке или аренде квартир. В квартире у командированного человека есть возможность приготовить себе на кухне привычную еду и не ощущать присущей гостиницам казенности. Кроме того, поскольку при аренде на короткий срок время аренды может устанавливаться произвольно, не надо будет оплачивать лишние часы, как это часто бывает при проживании в гостиницах.

При любом варианте проживания нельзя раскладывать мелкие вещи по разным ящикам, чтобы не забыть их при отъезде. Есть также опасность забыть в розетке свое зарядное устройство.

Отъезд и составление отчета

Перед отъездом необходимо заранее положить в сумку:

- командировочное удостоверение, которое обязательно следует заверить печатью и подписью соответствующего сотрудника принимавшей Вас стороны;
- билеты на поездку к месту командировки и обратно;
- квитанции и чеки за пользование постельным бельем;
- квитанции об оплате гостиницы и гостиничных услуг;
- квитанции и талоны на поездки в транспорте;
- прочие документы.

Командировка закончена, Вы вернулись. Теперь Ваша главная задача - грамотно отчитаться о командировке.

Отчет должен содержать краткий анализ полученной в ходе командировки информации с обязательным Вашим выводом в конце анализа.

В отчете о командировке нельзя давать только негативную информацию даже в тех случаях, когда Вы увидели массу недостатков. Надо обязательно сообщить и о чем-нибудь хорошем, например, об ожидаемом улучшении. В подходящих местах отчета надо в ненавязчивой форме акцентировать внимание руководства на Ваших личных достижениях.

Е.Г.Павлова, доц. каф. «Макроэкономическое регулирование» Финансового университета при Правительстве РФ.

тема

документ Стратегия подбора персонала
документ Основные ошибки начинающих соискателей
документ Как перевести сотрудника на удалённую работу
документ Сотрудник с двумя трудовыми
документ Ключевые вопросы на собеседовании




назад Назад | форум | вверх Вверх

Управление финансами
важное

Курс доллара на 2018 год
Курс евро на 2018 год
Цифровые валюты 2018
Алименты 2018

Аттестация рабочих мест 2018
Банкротство 2018
Бухгалтерская отчетность 2018
Бухгалтерские изменения 2018
Бюджетный учет 2018
Взыскание задолженности 2018
Выходное пособие 2018

График отпусков 2018
Декретный отпуск 2018
ЕНВД 2018
Изменения для юристов 2018
Кассовые операции 2018
Командировочные расходы 2018
МСФО 2018
Налоги ИП 2018
Налоговые изменения 2018
Начисление заработной платы 2018
ОСНО 2018
Эффективный контракт 2018
Брокеру
Недвижимость



©2009-2018 Центр управления финансами. Все права защищены. Публикация материалов
разрешается с обязательным указанием ссылки на сайт. Контакты