В соответствии с требованиями Федерального закона N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» через систему внутреннего контроля в организации должны проходить все совершаемые факты хозяйственной деятельности. Статья 19 Закона «О бухгалтерском учете» указывает на необходимость проведения внутреннего контроля, но строгих требований и правил она не содержит. Практические рекомендации по этой теме содержатся в Информации Минфина России N ПЗ-11/2013 «Организация и осуществление экономическим субъектом внутреннего контроля фактов хозяйственной жизни, ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности».
В настоящее время если предприятие подлежит обязательному аудиту, оно должно осуществлять не только внутренний контроль фактов хозяйственной деятельности, но и организовать внутренний контроль бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности.
Исключение: ситуация, когда обязанность ведения бухгалтерского учета принял на себя руководитель организации. Например, субъекты малого предпринимательства при организации внутреннего контроля должны исходить из принципа рациональности и при определенных обстоятельствах руководитель такого экономического субъекта может осуществлять функции внутреннего контроля самостоятельно. Аналогичный подход, согласно Информации N ПЗ-11/2013, может применяться некоторыми некоммерческими организациями.
Внутренний контроль в деятельности организации должен:
1. пронизывать всю систему управления, от разработки стратегических планов и постановки тактических задач до контроля над конкретной операцией приобретения, использования и обеспечения сохранности любого ресурса и актива;
2. способствовать реализации управленческих решений, оценивать их законность и эффективность, показывать реальное положение дел в организации, выявлять и минимизировать риски.
Средства внутреннего контроля должны не только оценивать достоверность совершаемых фактов хозяйственной жизни, но и не допускать неправомерные события, процессы, операции и предотвращать отрицательные результаты финансово-хозяйственной деятельности экономического субъекта. Внутренний контроль оценивает достоверность показателей и своевременность представления отчетности. Он предотвращает искажение данных бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности.
Процедуры внутреннего контроля, согласно рекомендациям Минфина России, включают в себя:
• документальное оформление всех сделок и операций;
• проверку соответствия первичных учетных документов установленным требованиям и оценку достоверности информации;
• санкционирование операций, обеспечивающее подтверждение правомочности их совершения;
• сверку данных;
• разграничение полномочий, определение прав и обязанностей должностных лиц;
• контроль фактического наличия и состояния объектов;
• анализ достижения поставленных целей, оценку правильности осуществления сделок и операций;
• процедуры, связанные с компьютерной обработкой информации и информационными системами.
Таким образом, в организации должны быть документы, содержащие утвержденный перечень, описание, характеристику и количественную оценку основных методов и процедур внутреннего контроля.
Оцениваем и устраняем риски
Важнейшими элементами внутреннего контроля являются обнаружение рисков, анализ степени рисков, принятие управленческих решений, направленных на их устранение, сокращение и минимизацию.
В Информации Минфина N ПЗ-11 сказано, что оценка рисков призвана выявлять те из них, которые могут повлиять на достоверность учета и отчетности.
Специалисты, осуществляющие внутренний контроль, должны убедиться в том, что:
• факты хозяйственной жизни, отраженные в учете, имели место в отчетном периоде и относятся к текущей деятельности организации;
• имущество, имущественные права и обязательства организации, отраженные в бухгалтерском учете, фактически существуют;
• объекты бухгалтерского учета отражены в правильном стоимостном измерении;
• данные бухгалтерского учета корректно и своевременно раскрыты в бухгалтерской отчетности.
Оценить риск возникновения злоупотреблений. Злоупотребления могут быть связаны с любым участком учета и деятельности организации в целом.
Проблема оценки риска возникновения злоупотреблений непосредственно связана с неосмотрительностью и неосторожностью как при ведении бизнеса в целом, так и при выборе контрагентов в частности.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
С учетом рекомендаций Минфина России для правильной организации и осуществления внутреннего контроля необходимо разработать и оформить внутренние организационно-распорядительные документы экономического субъекта (приказы, распоряжения, положения, должностные инструкции, регламенты, методики, стандарты). Обязанности и полномочия подразделений и персонала, предусмотренные в этих документах, определяются в зависимости от специфики деятельности экономического субъекта и особенностей его системы управления. Внутренний контроль может проводиться как внутренними службами организации, так и с привлечением внешних консультантов.
Особое внимание стоит обратить на то, что эффективность внутреннего контроля может быть снижена или ограничена по разным причинам, зачастую независящим от организации. Например, изменение законодательства, возникновение новых обстоятельств вне сферы влияния руководства экономического субъекта. А вот превышение должностных полномочий руководством или иным персоналом или возникновение ошибок в процессе принятия решений, при проведении сделок, ведении бухгалтерского учета – это уже внутренние причины и их влияние на организацию контроля можно уменьшить.
В заключение стоит отметить, что систему внутреннего контроля должна создать и использовать в своей деятельности каждая компания. Это инструмент управления организацией, позволяющий максимально эффективно реализовать различные бизнес-процессы. Внутренний контроль должен не только обнаружить недостатки и нарушения в части уже свершившихся фактов хозяйственной жизни, но и предотвратить их появление в будущем. И важно, чтобы он осуществлялся постоянно, без пропусков в течение всего отчетного периода в полном соответствии с утвержденным регламентом.
Внутренний контроль должен стать из одним из важнейших инструментов в принятии решений, достижении стратегических целей организации, сохранности активов, их эффективного использования, соблюдении законодательства и внутренних актов, а также составлении достоверной бухгалтерской (финансовой) отчетности.
Внутренний финансовый контроль 2017 года
Система внутреннего контроля существует на каждом предприятии. Однако на одних предприятиях она функционирует эффективно, а на других — нет. На одних предприятиях к организации и поддержанию системы внутреннего контроля руководство предприятия подходит сознательно, а на других эта система складывается независимо от воли и целенаправленных действий руководства.
Система внутреннего контроля организуется руководством предприятия. Это первое и основное отличие внутреннего контроля от прочих видов контроля. Независимый аудит проводится независимым аудитором, формы и виды контрольных действий также определяются аудитором.
Внутренний контроль — это система мер, организованных руководством предприятия и осуществляемых на предприятии с целью наиболее эффективного выполнения всеми работниками своих обязанностей при совершении хозяйственных операций. Внутренний контроль определяет законность этих операций и их экономическую целесообразность для предприятия.
Целями организации системы внутреннего контроля на предприятии являются:
1) осуществление упорядоченной и эффективной деятельности предприятия;
2) обеспечение соблюдения политики руководства каждым работником предприятия;
3) обеспечение сохранности имущества предприятия. Для достижения целей организации системы внутреннего контроля необходимо решение отдельных задач.
Руководство предприятия обязано обеспечить организацию и поддержание на должном уровне такой системы внутреннего контроля, которая являлась бы достаточной для того, чтобы:
• в бухгалтерскую (финансовую) отчетность было включено все, что должно быть включено, и не включено ничего из того, что не должно быть в нее включено, а то, что включено в отчетность, было бы правильно определено, классифицировано, оценено и зарегистрировано;
• бухгалтерская (финансовая) отчетность давала верное и объективное представление о предприятии в целом;
• компьютерные программы, контролирующие функционирование учетной системы, включающие формирование первичных документов, их анализ и разноску по счетам, не могли быть сфальсифицированы;
• средства предприятия не могли быть незаконно присвоены или неэффективно использованы;
• все отклонения от планов своевременно выявлялись, анализировались, а виновные несли ответственность;
• внутренняя отчетность оперативно передавалась лицам, уполномоченным принимать управленческие решения, для ее оптимального использования. Система внутреннего контроля — это очень сложный и тонкий организм, неотъемлемыми частями которого являются абсолютно все подразделения предприятия, все сферы его деятельности и деятельность каждого работника предприятия. Система внутреннего контроля — это своеобразная организация внутри организации (предприятия). Объектами внутреннего контроля являются циклы деятельности организации — циклы снабжения, производства и реализации.
Важнейшей функцией внутреннего контроля является обеспечение соблюдения работниками предприятия своих должностных обязанностей.
Методы, используемые при осуществлении внутреннего контроля, разнообразны и включают элементы таких методов, как:
• бухгалтерский финансовый учет (счета и двойная запись, инвентаризация и документация, балансовое обобщение);
• бухгалтерский управленческий учет (выделение центров ответственности, нормирование издержек);
• ревизия, контроль, аудит (проверка документов, проверка арифметических расчетов, проверка соблюдения правил учета отдельных хозяйственных операций, инвентаризация, устный опрос персонала, подтверждение и прослеживание);
• теория управления.
Все вышеперечисленные методы интегрируются в единую систему и используются в целях управления предприятием.
Внутренний контроль обязателен для каждого предприятия, независимо от его организационно-правовой формы, формы собственности, величины и отраслевой принадлежности. На крупных предприятиях могут быть организованы специальные подразделения внутреннего контроля — отделы внутреннего аудита.
Внутренний контроль (аудит) организуется исходя из целей и задач управления предприятием. Государством регламентируются только основные направления внутреннего контроля — порядок проведения инвентаризации, правила организации документооборота, рекомендации по организации аналитического учета, определение должностных обязанностей управленческого персонала и некоторые другие. Кроме того, государство регламентирует организацию внутреннего аудита в некоторых областях хозяйственной жизни, в частности в банковской сфере. В настоящее время порядок организации внутреннего аудита в банках устанавливается в соответствии с приказом ЦБ РФ № 02-372 «О введении в действие Положения «Об организации внутреннего контроля в банках».
При организации и осуществлении внутреннего контроля используются как денежные, так и не денежные измерители. Успешно применяются натуральные показатели (штуки, метры, тонны, литры и так далее) — в зависимости от отраслевой принадлежности предприятия. Для измерения рабочего времени применяют такие показатели, как часы, машино-часы и так далее.
Внутренний контроль осуществляется непрерывно. Отдельные контрольные мероприятия проводятся по мере надобности. Руководство предприятия самостоятельно устанавливает состав, сроки и периодичность контрольных процедур. Главный принцип организации внутреннего контроля — целесообразность и экономичность.
Являясь функцией управления, контроль подразделяется на предварительный, текущий и последующий.
Организация контроля со стороны руководства предприятия за своим имуществом, ресурсами и сотрудниками как в целом, так и по отдельным вопросам регламентируется на уровне законов. Так, согласно статье 295 Гражданского кодекса РФ, «собственник имущества, находящегося в хозяйственном ведении, в соответствии с законом решает вопросы создания предприятия определения предмета и целей его деятельности, его реорганизации и ликвидации, назначает директора (руководителя) предприятия, осуществляет контроль за использованием по назначению и сохранностью принадлежащего предприятию имущества». В соответствии с Кодексом законов о труде РФ (последние изменения внесены Федеральным законом № 84 — ФЗ) (ст. 146) «постоянный Контроль за соблюдением работниками всех требований инструкций по охране труда возлагается на администрацию предприятий, учреждений, организаций».
Система внутреннего контроля существует на каждом предприятии. Однако на одних предприятиях она функционирует эффективно, а на других — нет. На одних предприятиях к организации и поддержанию системы внутреннего контроля руководство предприятия подходит сознательно, на других эта система складывается независимо от воли и целенаправленных действий руководства. Работы по данной тематике необходимо проводить, исходя из необходимости упорядочить систему представлений о внутреннем контроле на предприятиях и направить действия ключевого персонала в нужное русло.
Отдельные компоненты этой системы называют средствами контроля или процедурами внутреннего контроля.
Системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля должны быть согласованы. Система двойной записи, лежащая в основе любой коммерческой учетной системы (включая большинство весьма сложных компьютерных систем), определяет порядок регистрации и обеспечивает контроль, целью которого является предупреждение ошибок, злоупотреблений или возникновения случайных убытков.
Руководство предприятия обязано обеспечить существование надежной системы внутреннего контроля.
Степень сложности внутреннего контроля непосредственно связана со стоимостью использования конкретных средств контроля и потенциальными убытками в случае их отсутствия.
Так, когда затраты превышают отдачу, это очевидно невыгодно, если: При таком соотношении средства контроля не должны использоваться. Затраты на обеспечение наличия и функционирования средств контроля и ожидаемые убытки для данного соотношения пересчитываются до текущей стоимости по формуле дисконтирования.
Внутренний контроль может быть организован на каждом предприятии (организации), но осуществляется это не всегда. Так, небольшие предприятия зачастую не имеют достаточных штатов, материальных ресурсов и знаний для организации удовлетворительной системы внутреннего контроля. Крупные же предприятия, обладая такой базой, могут быть плохо управляемы, и тогда достаточно большие средства, истраченные на организацию контроля, не дадут желаемых результатов.
Классификация функций внутреннего контроля:
1. Контроль полномочий — контроль, обеспечивающий выполнение только тех операций, которые действительно способствуют развитию организации. Такой контроль должен предотвращать злоупотребления и отсеивать операции, в которых нет необходимости. Здесь также отслеживаются изменения и исправления учетных записей на предмет обязательного наличия соответствующих разрешений.
2. Контроль документального оформления — контроль, обеспечивающий отражение всех разрешенных (и только разрешенных) операций в учетных регистрах. Этот вид контроля создает такие условия, чтобы операции правильно оформлялись учетными записями (в правильной сумме, на правильном счете, на правильную дату) и не удалялись или исправлялись без соответствующего разрешения.
3. Контроль сохранности — контроль, способствующий тому, чтобы принятое к учету имущество не могло быть неправильно использовано (например незаконно присвоено, украдено, оставлено без присмотра).
Однако такая классификация недееспособна, если различные виды средств контроля находятся в ведении только одного лица. Так, если человеку было бы дано право и санкционировать операции (решать, являются ли они необходимыми или нет), и отражать их в учетных регистрах, и осуществлять контроль за сохранностью имущества, то риск возникновения убытков в результате злоупотреблений или незаконного присвоения средств был бы слишком велик. Отсутствие должного разделения обязанностей в сочетании с недостатком внутренних средств контроля на небольших предприятиях может привести к возникновению злоупотреблений или ошибок (на практике последние встречаются чаще).
Типичная ситуация злоупотреблений с приобретением и реализацией основных средств на предприятии. Главный бухгалтер заказал оборудование для своего отдела. Персональный компьютер, который был включен в заказ, он унес домой для личного пользования. Проверка физического наличия имущества не проводилась. Также не проводилась проверка правильности начисления износа и ввода информации в соответствующий журнал компьютеризированной учетной системы. Поскольку в компетенцию главного бухгалтера входит контроль выбытия основных средств, он санкционировал выбытие отдельных объектов по цене значительно ниже их рыночной стоимости. Оборудование продал своему другу, который перепродал его с извлечением прибыли. Главный же бухгалтер имел в этом свою долю.
В компьютеризированных и ^компьютеризированных системах первичная классификация внутреннего контроля проводится аналогично. Отличие состоит лишь в том, что компьютеризированным системам не присущи проверки, основанные на ручном вмешательстве, так как средства контроля встроены в программное обеспечение. Необходимо иметь в виду, что установление и постоянное поддержание должного разделения систем контроля в данном случае наиболее важно. Внутренний контроль в компьютеризированных системах обычно подразделяется на общие и прикладные средства контроля.
Общие средства контроля определяются как средства, благодаря которым компьютеризированная система может развиваться и функционировать, следовательно, они совместимы со всеми прикладными средствами контроля.
Цель общих средств внутреннего контроля — обеспечить должную разработку и функционирование прикладных средств, а также целостность программ, банков данных и надежность компьютеризированных операций.
Прикладные средства контроля определяются как средства, связанные с текущими операциями и постоянными данными конкретной компьютеризированной системы учета, и, следовательно, они являются специфическими.
Цель прикладных средств контроля (как ручных, так и программных) — обеспечить полноту и точность учетных записей, а также законность документов, являющихся результатом как ручной, так и программной обработки. Прикладной контроль может осуществляться на этапах ввода, обработки и вывода информации из компьютера, а также на этапе контроля банка данных и нормативно-справочной информации.
Общие средства контроля относятся к компьютерной среде в целом, тогда как прикладные являются принадлежностью конкретных учетных систем. Общие средства контроля, таким образом, служат оболочкой для прикладных.
В процессе контроля перед осуществляющими его работниками ставится семь задач:
1) полнота учета данных (данные по всем хозяйственным операциям должны быть отражены в бухгалтерских регистрах и соответствовать задачам анализа);
2) точность учета данных (данные по всем хозяйственным операциям должны быть отражены в бухгалтерских регистрах правильно и в соответствующий временной промежуток);
3) законность хозяйственных операций (данные по всем хозяйственным операциям, записанные в бухгалтерских регистрах, должны отражать события экономического характера, которые действительно имели место, должны быть определенным образом организованы и утверждены персоналом, имеющим соответствующие полномочия);
4) полнота записей (данные, содержащиеся в архивах, документах и отчетах, должны отражать все хозяйственные операции);
5) точность ведения записей (данные по всем хозяйственным операциям должны быть отражены в нужных суммах);
6) хранение бухгалтерских документов на бумажных носителях и (или) в памяти ЭВМ;
7) защита активов.
Защита активов представляет собой ограничение доступа к активам и документам, которые контролируют их движение, а также к документам, свидетельствующим об их существовании. Ограничение не распространяется на персонал, имеющий соответствующее разрешение.
Все семь целей контроля могут быть применены к любому предприятию. Их действие распространяется на все хозяйственные операции, а также на все файлы и активы независимо от мероприятий и процедур структуры контроля, установленных для достижения указанных целей.
При рассмотрении вопроса о том, как цели контроля работают применительно к классам и подклассам хозяйственных операций, руководство предприятия формулирует цели контроля, специфические для каждого класса или подкласса.
Хорошо действующая система внутреннего контроля не возникает случайно. На ее образование влияет ряд непременных условий, среди которых:
1) качество управления, т.е. способность руководства эффективно планировать и контролировать работу;
2) квалификация персонала и его способность четко следовать должностным инструкциям;
3) наличие трудовых ресурсов (необходимое условие для разделения и ротации обязанностей);
4) качество внутреннего аудита.
Четыре вышеопределенных фактора взаимосвязаны. Хорошая администрация стремится нанять хороший персонал, признает необходимость планирования и контроля и обеспечивает ресурсы для достижения целей. Хорошая администрация, стремясь наиболее продуктивно использовать время на управление и развитие предприятия, делегирует основную часть ответственности внутреннему аудиту. Служба внутреннего аудита готова принять такую ответственность. Таким образом, названные факторы определяют качество управления. При отсутствии вышеперечисленных факторов эффективность внутреннего контроля не будет достигнута.
Организация контроля со стороны руководства предприятия за своим имуществом, ресурсами и сотрудниками, как в целом, так и по отдельным вопросам регламентируется на уровне законов. Так, согласно ст. 295 Гражданского кодекса РФ, «собственник имущества, находящегося в хозяйственном ведении, в соответствии с законом решает вопросы создания предприятия, определения предмета и целей его деятельности, его реорганизации и ликвидации, назначает директора (руководителя) предприятия, осуществляет контроль за использованием по назначению и сохранностью принадлежащего предприятию имущества». В соответствии с Кодексом законов о труде РФ (последние изменения внесены Федеральным законом № 84-ФЗ) (ст. 146) «постоянный контроль за соблюдением работниками всех требований инструкций по охране труда возлагается на администрацию предприятий, учреждений, организаций».
С утверждением Государственной программы перехода РФ на принятую в международной практике систему учета разработан ряд нормативных документов, создающих необходимые предпосылки для внедрения разнообразных средств внутреннего контроля в практику российских предприятий. Эти документы затрагивают как вопросы бухгалтерского учета в целом, так и его контрольной функции в частности.
В настоящее время сложилась система нормативного регулирования бухгалтерского учета. Иерархия нормативных документов определена Законом РФ «О бухгалтерском учете» и представлена тремя уровнями.
1. Законодательный уровень, включающий Гражданский кодекс РФ, Федеральный закон «О бухгалтерском учете» и положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации.
Документы данного уровня призваны обеспечивать единообразное ведение учета хозяйственных операций, устанавливать единые принципы внутреннего контроля в организации.
Согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, основными задачами бухгалтерского учета являются:
• формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении, необходимой внутренним пользователям бухгалтерской отчетности — руководителям, учредителям, участникам и собственникам имущества организации, а также внешним пользователям бухгалтерской отчетности — инвесторам, кредиторам и др.;
• обеспечение информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности для контроля за соблюдением законодательства Российский Федерации при осуществлении организацией хозяйственных операций и их целесообразностью, наличием и движением имущества и обязательств, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;
• предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности организации и выявление внутрихозяйственных резервов обеспечения ее финансовой устойчивости.
Следовательно, официально закрепляются функции бухгалтерского учета по контролю за деятельностью всех служб, участвующих в хозяйственных операциях и хозяйственной жизни.
2. Нормативный уровень, включающий нормативные акты, методические указания и рекомендации, регулирующие вопросы бухгалтерского учета (преимущественно - документы Министерства финансов РФ). На этом же уровне нормативного регулирования находится План счетов бухгалтерского учета с инструкцией по его применению.
Особое место среди документов второго уровня занимают положения по отдельным вопросам учета имущества и контроля за его сохранностью и рациональным использованием, определяющие единообразный подход к отражаемым в бухгалтерском учете фактам. Применение этого подхода обязательно для всех предприятий и организаций независимо от их форм собственности, что само по себе является важнейшим из средств контроля.
В настоящее время утверждены и действуют двенадцать Положений по бухгалтерскому учету (ПБУ):
- ПБУ 1/98 «Учетная политика организации»;
- ПБУ 2/94 «Учет договоров (контрактов) на капитальное строительство»;
- ПБУ 3/95 «Учет имущества и обязательств организации, стоимость которых выражена в иностранной валюте»;
- ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации»;
- ПБУ 5/98 «Учет материально-производственных запасов»;
- ПБУ 6/97 «Учет основных средств»;
- ПБУ 7/98 «События после отчетной даты»;
- ПБУ 8/98 «Условные факты хозяйственной деятельности»;
- ПБУ 9/99 «Доходы организации»;
- ПБУ 10/99 «Расходы организации»;
- ПБУ 11/2000 «Информация об аффилированный лицах»;
- ПБУ 12/2000 «Информация по сегментам».
3. Управленческий уровень, на котором общепринятые правила бухгалтерского учета и внутреннего контроля, определенные документами второго уровня, реализуются предприятием при разработке им учетной политики.
Учетная политика предприятия является своеобразным фундаментом организации внутреннего контроля на предприятии.
Согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ при формировании учетной политики утверждаются:
• рабочий план счетов бухгалтерского учета, содержащий применяемые в организации счета, необходимые для ведения синтетического и аналитического учета;
• формы первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности;
• методы оценки отдельных видов имущества и обязательств;
• порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств;
• правила документооборота и технология обработки учетной информации;
• порядок контроля за хозяйственными операциями, а также другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета.
Кроме того, для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов могут составляться сводные учетные документы.
Из всех перечисленных аспектов только возможность выбора одного из методов оценки отдельных видов имущества и обязательств относится к области управленческого бухгалтерского учета. Все остальные аспекты — это основные направления создания системы внутреннего контроля в организации.
Согласно п. 5 ПБУ 1/98 «Учетная политика организации» предприятия имеют возможность выбора:
1. Рабочего плана счетов бухгалтерского учета, содержащего применяемые в организации счета, необходимые для ведения синтетического и аналитического учета.
В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий субсчета, предусмотренные в Плане счетов, используются, исходя из требований анализа, контроля и отчетности. Предприятия могут уточнять содержание отдельных субсчетов, исключать и объединять их, а также вводить дополнительные субсчета;
2. Форм первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности;
3. Порядка проведения инвентаризации имущества и обязательств. Согласно п. 26 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяется и документально подтверждается их наличие, состояние и оценка.
В соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств основными целями инвентаризации являются:
4. Правил документооборота и технологии обработки учетной информации. В соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете.
Движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других предприятий, принятие к учету, обработка, передача в архив — документооборот) регламентируется графиком. Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия (учреждения). График должен устанавливать на предприятии (в учреждении) рациональный документооборот, то есть предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей, через которых будет проходить каждый первичный документ, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. График документооборота должен способствовать улучшению всей отчетной работы на предприятии, в учреждении, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению механизации и автоматизации учетных работ.
5. Порядка контроля за хозяйственными операциями.
Так, например, в соответствии с п. 1.3. Положения по бухгалтерскому учету долгосрочных инвестиций целями учета долгосрочных инвестиций являются:
• своевременное, полное и достоверное отражение всех произведенных расходов при строительстве объектов по видам расходов и по учитываемым объектам;
• обеспечение контроля за ходом выполнения строительства, вводом в действие производственных мощностей и объектов основных средств;
• правильное определение и отражение инвентарной стоимости вводимых в действие и приобретенных объектов основных средств, земельных участков, объектов природопользования и нематериальных активов;
• осуществление контроля за наличием и использованием источников финансирования долгосрочных инвестиций.
Методы и процедуры контроля являются важной составляющей системы контроля.
Несмотря на множество видов деятельности предприятий, существует только пять типов методов контроля:
• разделение обязанностей;
• система независимых проверок;
• физические способы контроля и охраны;
• документальный контроль;
• система подтверждения полномочий.
На предприятиях применяются процедуры контроля. Процедуры контроля направлены на предотвращение, выявление и исправление ошибок и искажений, которые могут возникнуть в процессе учета хозяйственных операций. Существует много различных процедур контроля, каждая из которых должна предотвращать ошибки определенного вида (или нескольких видов) и искажений информации.
Отметим некоторые категории ошибок и искажений:
• записаны хозяйственные операции, которых не было в действительности;
• фактически совершенные хозяйственные операции не записаны на счетах;
• совершены и записаны несанкционированные операции;
• хозяйственные операции зафиксированы не на тех счетах;
• записанные суммы не точны;
• учет хозяйственных операций не завершен;
• хозяйственные операции учтены не на тот период. Вместо длинных перечислений процедур контроля на данном этапе рекомендуется исследовать направления, для достижения которых применяются процедуры контроля.
Хозяйственные операции всех видов должны контролироваться по семи основным направлениям:
1. Реальность хозяйственных операций заключается в том, что зарегистрированные операции действительно должны быть зарегистрированы. Процедура контроля может состоять в сверке документов об отгрузке со счетами-фактурами до того, как продажа зафиксирована. Предполагается, что это процедура предотвратит запись, неподтвержденную документами (возможно, фиктивной) продажи.
2. Полнота. Посредствам процедур контроля проверяется не пропущены ли при регистрации фактически совершенные операции. Если товары отгружены, то каждый документ об отгрузки должен сверяться со счетом-фактурой. Документы, подтверждающие операцию (в данном случае документы об отгрузке), часто нумеруются. Учет последовательности номеров документов об отгрузке — соответствующая процедура контроля.
3. Разрешение. При помощи процедур контроля проверяется, санкционировались ли хозяйственные операции до того, как они были учтены. Примером может служить, санкционировалась ли продажа в кредит.
4. Точность. Применяются процедуры, направленные на проверку правильности исчисления записанных сумм. Проверка правильности отраженного в накладной отгруженной продукции, цены единиц продукции и итоговых данных является примером такого рода процедуры.
5. Классификация. Реализуются процедуры контроля того, что операции отнесены на определенные субсчета соответствующих заказчиков. Классификацию иногда сравнивают с точностью записей, однако отличие состоит в том, что точность относится исключительно к правильности записанных сумм.
6. Учет. Включает в себя контрольные процедуры проверки того, что полностью ли завершен учет данных операций и соответствует ли учет общепринятым бухгалтерским стандартам.
7. Периодизация. Предполагает контроле того, чтобы операции записывались в том периоде, в котором были совершены. Все эти процедуры, так или иначе, направлены на предотвращение, выявление и исправление ошибок и искажений информации семи основных видов, которые могут возникнуть в финансовых отчетах.
На состав процедур контроля влияют объем, степень сложности и особенности видов деятельности предприятия, а также специфика контрольной среды и системы бухгалтерского учета.
Предприятия разрабатываю и внедряют процедуры контроля для того, чтобы быть уверенными в законности осуществляемых хозяйственных операций, в том, что информация по ним зарегистрирована полностью и точно, что все ошибки в процессе ведения дел и регистрации данных по ним обнаруживаются с максимальной скоростью, что целостность зарегистрированных данных по ведению финансовой деятельностью обеспечена файлами компьютера или бухгалтерскими книгами и что доступ к активам и связанным с ними документам ограничен. Это значит, что процедуры контроля дают уверенность в том, что цели контроля, заключающиеся в обеспечении полноты, точности, законности операций, в защите файлов и активов, были достигнуты и что системой бухгалтерского учета выдается надежная финансовая информация.
Любой вид деятельности всегда лучше контролируется либо при распределении обязанностей между работниками, либо при помощи двойного контроля. Эти формы контроля, как и большинство профилактических мер, чаще всего применяются там, где производятся расчеты наличными денежными средствами.
Любой предприниматель должен иметь в виду, что существуют по крайней мере три основные операции, которые должны осуществляться при разделении обязанностей или выполняться им самим:
Двойной контроль является таким вариантом системы контроля, при котором вся операция не может совершаться одним работником. При двойном контроле одну и ту же задачу выполняют два человека, причем обязанности между ними распределяются таким образом, чтобы ни один из них не мог выполнить все действия по данной операции. Обе разновидности контроля преследуют одну и ту же цель: не позволить одному человеку иметь неконтролируемый доступ к денежным средствам.
Процедуры контроля, осуществляемые на основе системы подтверждения полномочий, имеют много разновидностей, две из которых — специальная система паролей дающая возможность тем или иным людям пользоваться компьютером и получать доступ к определенным базам данных, и специальные карточки с собственноручной подписью, позволяющие людям входить в помещения с банковскими сейфами, обналичивать чеки и совершать иные операции в финансовых учреждениях.
Эффективность внутреннего контроля предполагает соответствующее распределение обязанностей между теми, кто осуществляет процедуры бухгалтерского учета и контроля, и теми, кто работает с активами. Распределение обязанностей также предусматривает выдачу разным лицам разрешения на ведение какого-либо определенного класса хозяйственных операций, выполнение процедур контроля в процессе обработки данных, осуществление контроля за выполнение таких процедур, составление соответствующих бухгалтерских документов и работу с активами. Такая организация позволяет уменьшить вероятность возникновения ошибок, ограничить возможность злоупотреблений с активами, исключить другие виды намеренного искажения информации в финансовых документах.
Другим видом контроля является использование документов или записей на машиночитаемых носителях. Процедура контроля полноты данных, использующаяся в компьютерной системе, разработана для удостоверения в том, что все первичные данные по хозяйственным операциям введены и приняты на обработку.
Процедуры контроля, обеспечивающие полноту отражения данных по хозяйственным операциям, осуществляются разными способами:
а) производится нумерация всех хозяйственных операций сразу после начала их свершения и учет их всех после обработки;
б) проводиться проверка обработке всех данных путем применения так называемых «контрольных сумм».
Процедуры контроля полноты данных также необходимы для удостоверения в том, что информация отражена правильно, а финансовые отчеты предназначенные для внутреннего и внешнего пользования, составлены должным образом. Такие процедуры контроля особенно важны при поступлении данных в бухгалтерский регистр контрольных (синтетических) счетов из источников, отличных от тех регистров, куда данные были внесены первоначально. Процедуры контроля, касающиеся полноты внесения изменений в компьютерную систему учета, разрабатываются для удостоверения в том, что данные по всем хозяйственным операциям были введены, приняты на обработку и постоянно пополняются. В некоторых случаях с помощью процедур контроля изменений можно проследить полноту их внесения. Процедуры контроля необходимы для удостоверения в том, что данные по каждой хозяйственной операции внесены в полном объеме, на нужный счет и в нужное время. Точность в сумме и счете в большинстве случаев достигается внедрением процедур контроля за результатами и классификацией счетов. В компьютеризированной системе учета проверка точности внесения данных проводится для удостоверения в том, что данные правильно зарегистрированы и введены в компьютер.
Физические способы контроля подразумевают охрану имущества, ограничение доступа к нему и проведение периодической инвентаризации.
Физическая охрана средств предприятия часто применяется для их защиты от хищений или других злоупотреблений. Физические способы охраны и контроля, такие, как банковские хранилища, сейфы, решетки на окнах, запоры, ключи «с секретом», затрудняют доступ к содержимому хранилищ и тем самым снижают вероятность совершения мошеннических действий.
Простейшие формы физического контроля предполагают установку прочных, запирающихся дверей, проведение сигнализации, привлечение охранников и использование других средств, предупреждающих доступ к активам лиц, не имеющих на то разрешения. Процедуры контроля должны также обеспечивать защиту активов и учетных записей от физического повреждения, например случайного уничтожения, порчи или просто неправильного хранения.
Физические процедуры контроля ограничивают также доступ злоумышленников к активам предприятия.
В компьютеризированной системе учета проводятся процедуры контроля, ограничивающие доступ к файлам лиц, не имеющих специального разрешения, благодаря чему уменьшается вероятность совершенствования несанкционированных хозяйственных операций.
Еще одним способом физического контроля за сохранностью имущества является инвентаризация.
В соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина РФ № 49, физическому контролю (инвентаризации) подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств.
Кроме того, инвентаризации подлежат производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам.
Инвентаризация имущества производится по его местонахождению материально ответственными лицами, за которыми закреплено это имущество.
Основными целями инвентаризации является:
• выявление фактического наличия имущества;
• сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;
• проверка полноты отражения в учете обязательств. Количество инвентаризации в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемы при каждой из них, устанавливаются руководителем предприятия, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.
Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации. Документ о составе комиссии (приказ) регистрируют в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.
Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц.
Результаты периодической инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а годовой — в годовом бухгалтерском отчете.
Система независимых проверок основывается на следующем психологическом факторе: люди, зная, что их работа контролируется кем-то другим, вряд ли решатся совершить мошенничество. Виды независимых проверок могут быть самыми различными. Один из них — метод «обязательного контроля», который применяется в США. Например, каждый банковский служащий имел в течение года не менее одного непрерывного недельного отпуска. Предполагается, что в его отсутствие соответствующая работа будет выполняться другими сотрудниками банка.
Другими формами независимых проверок могут быть периодическая ротация кадров, проведение аттестаций персонала, ревизий, организация так называемых «горячих линий», специальных номеров телефонов, по которым сотрудники могут сообщать о своих подозрениях и др.
Важными элементами формирования системы контроля, имеющими значение для предупреждения случаев мошенничества, являются программы по повышению безопасности производства и эффективно работающие подразделения внутреннего аудита.
Штатные аудиторы обеспечивают проведение независимых проверок и заставляют потенциальных мошенников отказаться от мысли совершить злодеяние.
Правила внутреннего контроля в 2017 году
Субъектам Федерального закона №115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма» следует внимательно отнестись к новым нормативным и законодательным актам, своевременно привести документы, в том числе, правила внутреннего контроля в соответствие с изменениями и провести обязательное обучение с сотрудниками.
Изменения для всех субъектов Федерального закона №115-ФЗ (ломбарды, организации и индивидуальные предприниматели ювелирной отрасли):
Приказ Росфинмониторинга от 25.07.2016 №232 «О размещении на официальном сайте Федеральной службы по финансовому мониторингу в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» решений Межведомственной комиссии по противодействию финансированию терроризма». Необходимо провести внутренний дополнительный (внеплановый) инструктаж.
Изменения в Федеральный закон №115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма». Изменения вносятся Федеральным законом №191-ФЗ от 23.07.2016 г. и касаются всех организаций и индивидуальных предпринимателей независимо от вида, осуществляемой деятельности и надзорного органа.
В частности необходимо внести изменения в правила внутреннего контроля в части сведений, устанавливаемых в отношении юридических лиц, зарегистрированных на территории иностранных государств, т.е. дополнить такими сведениями правила и/или дополнить анкеты юридических лиц, заполняемых при проведении идентификации. Обращаем внимание, что перечень таких сведений обязательно должен быть указан в правилах, независимо от того, с какими видами лиц, работает организация или предприниматель. Законом дополняется, и обязанность клиента предоставлять организациям, осуществляющим операции с денежными средствами или иным имуществом, информацию, необходимую для исполнения указанными организациями требований Федерального закона 115-ФЗ, включая информацию о своих выгодоприобретателях, учредителях (участниках) и бенефициарных владельцах. Необходимо провести так же и обязательный внутренний инструктаж.
Изменения для некредитных финансовых организаций (ломбардов)
Постановление Правительства РФ от 25.05.2016 №461 «Об утверждении Правил представления кредитными организациями и некредитными финансовыми организациями в Федеральную службу по финансовому мониторингу информации о фактах отказа от проведения операций с денежными средствами и (или) иным имуществом, одной из сторон которых является иностранная или международная неправительственная организация, включенная в перечень иностранных и международных неправительственных организаций, деятельность которых признана нежелательной на территории Российской Федерации». Если в правилах внутреннего контроля организации предусмотрены такие положения, необходимо внести изменения в них.
Указание Банка России «О внесении изменений в Положение Банка России №445-П «О требованиях к правилам внутреннего контроля некредитных финансовых организаций в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма».
Указание Банка России «О внесении изменений в Указание Банка России № 3484-У «О порядке представления некредитными финансовыми организациями в уполномоченный орган сведений, предусмотренных Федеральным законом «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма».
Организациям необходимо привести правила в соответствие с изменениями.
Планируемые изменения для некредитных финансовых организаций (ломбардов)
Определен порядок доведения Банком России до сведения кредитных организаций, иных лиц информации, полученной от Росфинмониторинга. «Положение о порядке доведения до сведения кредитных организаций и некредитных финансовых организаций информации о случаях отказа в выполнении распоряжения клиента о совершении операции, отказа от заключения договора банковского счета (вклада) и (или) расторжения договора банковского счета (вклада) с клиентом» (утв. Банком России №550-П). В соответствии с пунктом 4.1 данный документ вступает в силу по истечении 10 дней после дня официального опубликования. На данный момент документ опубликован не был. Следите за нашими новостями в сфере финансового мониторинга и ПОД/ФТ.
Карта внутреннего финансового контроля 2017 года
Карта внутреннего контроля – это документ планирования контрольных мероприятий.
Включите в нее информацию:
• о предмете проверки;
• должностных лицах, ответственных за выполнение бюджетных операций;
• сроках операций;
• проверяющих;
• видах, методах и способах контроля.
Зафиксируйте в порядке проведения внутреннего финансового контроля, как сформировать, утвердить и актуализировать карту.
Также укажите, когда и как применять:
• сплошной и выборочный способы проверок;
• визуальные, автоматические, смешанные контрольные действия;
• самоконтроль, контроль по подчиненности (подведомственности), смежный контроль.
Чиновники разработали единый подход к проведению внутреннего финансового контроля для главных администраторов бюджетных средств. Теперь при внутренних проверках нужно применять риск-ориентированный подход. Как определиться с бюджетными рисками, сформировать карту внутреннего финансового контроля главного распорядителя (ВФК) и отчитаться по итогам проверок.
Кого и как проверяют в рамках внутреннего финансового контроля
Методические рекомендации по осуществлению внутреннего финансового контроля утверждены приказом Минфина России от 7 сентября 2016 г. № 356. Главный администратор проводит внутренний финансовый контроль в отношении себя, подведомственных распорядителей, администраторов и получателей бюджетных средств (ст. 160.2-1 Бюджетного кодекса РФ).
Субъектами контроля могут быть как руководитель учреждения и его заместитель, так и рядовые сотрудники. Главное условие – они должны участвовать в процессе составления и исполнения бюджета, вести учет или формировать бухгалтерскую отчетность.
Контролируйте бюджетные процедуры с наибольшим уровнем вероятности нарушений.
Начиная с отчетности за I квартал 2017 года составляйте и представляйте в ФСС расчет по новой форме 4-ФСС. Теперь этот отчет посвящен только взносам на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.
Анализ риска должен дать ответы на два основных вопроса:
• что плохого может произойти (вероятность);
• какие могут быть последствия (последствия).
Первый критерий – вероятность, с его помощью прогнозируйте негативные события. Причины ожидания таких событий могут быть разные.
Например:
• порядок выполнения бюджетной процедуры четко не регламентируется законодательством;
• программные продукты не позволяют эффективно автоматизировать подготовку документов;
• штат уполномоченных подразделений не укомплектован.
Второй критерий – последствия. По нему оценивайте возможный ущерб, потерю репутации и санкции за нарушение бюджетного законодательства. Степень риска бюджетных операций определяйте по матрице. Если риск нарушений и негативных последствий значительный, операцию включите в карту внутреннего финансового контроля.
Рассмотрим алгоритм обоснования бюджетных рисков.
Пример:
Администрация муниципального района сформировала перечень операций по внутреннему финансовому контролю.
1. Процесс: Составление и представление обоснований бюджетных ассигнований (ОБАС) на закупку товаров, работ, услуг для нужд муниципального района.
Операция: Получение от ПБС (структурных подразделений администрации, подведомственных учреждений) ОБАС по закупкам, планов закупок, их проверка и анализ.
Критерий «вероятность»– 50 процентов. Обоснование: при планировании бюджетных ассигнований на 2016 год администрация как ГАБС уже нарушала сроки представления ОБАС в региональный Минфин и допускала ошибки при заполнении формы ОБАС; штат отдела, ответственного за формирование ОБАС, не укомплектован.
Критерий «последствия» – высокий. Обоснование: в результате повторного нарушения порядка составления местного бюджета будет нанесен урон деловой репутации ГАБС.
Критерий «вероятность» – 50 процентов. Обоснование: в штате отдела, ответственного за формирование ОБАС, нет специалистов по планированию закупок; КСП МО выявила ошибки при планировании закупок на 2016 год.
Критерий «последствия» – высокий. Обоснование: возможен ущерб местному бюджету в результате завышения НМЦК; административная ответственность за ошибки при планировании закупок.
2. Процесс: Формирование муниципального задания.
2.1. Операция: Оценка достоверности ведомственного перечня муниципальных услуг.
Критерий «вероятность»– 50 процентов. Обоснование: КСП МО выявила ошибки при формировании муниципального задания на 2016 год: были учтены услуги, которых нет в уставных видах деятельности учреждений.
Критерий «последствия» – высокий. Обоснование: риски административной ответственности за нарушение порядка формирования муниципального задания.
2.2. Операция: Формирование показателей качества и объема муниципальных услуг.
Критерий «вероятность»– 50 процентов. Обоснование: КСП МО выявила ошибки при формировании показателей муниципального задания на 2016 год: по некоторым услугам качественные показатели не формировались.
Критерий «последствия» – высокий. Обоснование: риски административной ответственности за нарушение порядка формирования муниципального задания.
Система внутреннего контроля в 2017 году
Система внутреннего контроля – это система мер, направленных на выявление и устранение финансовых, правовых, производственных и прочих рисков, а также на выявление фактов хозяйственной деятельности, связанных с преднамеренным или непреднамеренным нарушением сотрудниками своих обязанностей, повлекшим за собой ухудшение финансового состояния предприятия или его деловой репутации.
Система внутреннего контроля может включать в себя:
• контроль соответствия деятельности предприятия российскому законодательству;
• контроль сохранности активов предприятия;
• контроль процесса материально-технического снабжения;
• контроль процесса производства (продажи) продукции (услуг);
• контроль рационального и экономного расходования ресурсов;
• контроль исполнения приказов и распоряжений;
• контроль эффективности и исполнения отдельных договоров/групп договоров;
• внутренний аудит;
• мониторинг внешней и внутренней среды предприятия на предмет выявления угроз безопасности;
• другие направления исходя из потребностей предприятия.
Сколько и какие органы контроля иметь в компании – определяется, в первую очередь, требованиями законодательства. Например, для акционерных обществ законодательством предусмотрено наличие совета директоров (наблюдательного совета) и ревизионной комиссии.
Собственники и менеджмент компании, исходя из своих потребностей, могут создавать и другие органы контроля. Выбор богатый: контрольно-ревизионная служба, служба внутреннего контроля, служба внутреннего аудита, служба безопасности, отдел контроля качества. Другое дело, что, подчас, по-разному называющиеся органы контроля в значительной мере дублируют работу друг друга. Это, как правило, приводит к экономической неэффективности их деятельности.
Немалую роль в принятии решения о структуре органов контроля играет состояние контрольной среды в компании и, если говорить более широко, уровень развития ее корпоративной культуры.
Поскольку построение системы внутреннего контроля есть процесс трудоемкий и длительный, наличие в компании отдельного контрольно-ревизионного подразделения (контрольно-ревизионной службы) является объективной необходимостью на определенном этапе. Данное подразделение приобретает особую значимость, если у руководства компании нет возможности и/или желания строить эффективную систему контроля и создавать высокоразвитую корпоративную культуру. В данном случае контрольно-ревизионное подразделение будет фокусироваться на выявлении ошибок и злоупотреблений, исполняя роль корпоративного полицейского в «чистом виде». Но следует помнить, что ревизионная деятельность, по своей сути, направлена на ретроспективу, т. е. на уже произошедшие события и их последствия. Внутренний аудит ориентирован на перспективу, т. е. на анализ будущих событий, которые могут неблагоприятным образом сказаться на деятельности отдельных подразделений и/или компании в целом.
Иначе говоря, ревизия оценивает последствия уже материализовавшихся рисков, в то время как внутренний аудит оценивает возможность и предлагает пути снижения рисков и/или негативных эффектов их воздействия. Наличие в компании контрольно-ревизионного подразделения ни в коей мере не означает ненадобности во внутреннем аудите и других формах контроля. Все определяется тем, на каком этапе своего развития находится компания и в каком направлении, с точки зрения внутренней корпоративной культуры, она будет двигаться.
Кроме того, контрольно-ревизионная деятельность и внутренний аудит не охватывают остальных направлений контроля, в частности: технологический контроль, управленческий контроль, контроль угроз безопасности и т.д. Следовательно, подход к организации системы внутреннего контроля предприятия должен носить комплексный характер.
Согласно методологии COSO, существуют три основных цели внутреннего контроля:
• проверка эффективности хозяйственных операций;
• проверка соответствия операций и учета требованиям законов;
• проверка обеспечение достоверности финансовой отчетности.
Соответственно, задача построения эффективной системы внутреннего контроля состоит в том, чтобы структурировать все контрольные процедуры для всех важных бизнес-процессов, дабы выполнить три этих "сверхзадачи". В качестве примера покажем методологию организацию системы внутреннего контроля на основе модели COSO.
Модель COSO состоит из пяти ключевых компонентов:
• контрольной среды;
• оценки рисков;
• контролирующих мероприятий;
• внутренних коммуникаций;
• мониторинга.
1. Эффективная внутренняя контрольная среда - это фундамент системы внутреннего контроля. Она включает: корпоративную культуру, управленческий стиль высшего менеджмента, кадровую политику, корпоративный кодекс, организационную форму и полномочия структур внутреннего контроля, содержание программ по противодействию внутреннему мошенничеству, хищениям, системы бюджетирования, политики в сфере ИТ, закупок, сбыта и т.п. Весь свод внутренних писаных и неписаных правил формирует контрольную среду и в конечном счете предопределяет качество отчетности и эффективность хозяйственных процессов.
2. Рациональный риск-менеджмент. Система контроля должна начинаться с зон повышенного риска, с тех участков деятельности компании, где существует наибольшая угроза финансовых потерь: хищения, порча сырья или готовой продукции, нерациональное расходование средств, значительные убытки из-за налоговых штрафов и так далее. Поэтому важной составляющей систем внутреннего контроля является риск-менеджмент. Его задача - идентифицировать риски и составить "карту рисков", выделить наиболее критичные риски с точки зрения потенциального ущерба (при отсутствии должного контроля), разработать пути их минимизации, и, наконец, проводить ежегодную переоценку рисков. Процесс анализа должен быть осмысленным, например риск хищений в столовой путем подписания фальшивых платежек имеет высокую вероятность наступления, но небольшой ущерб. Если затраты на устранение риска превышают размер потенциального ущерба, не имеет смысла им заниматься.
3. Разработка контрольных процедур "на все случаи жизни". Когда приоритеты системы внутреннего контроля благодаря риск-менеджменту расставлены и выявлены бреши в системе контроля, наступает черед конкретных мер по усилению контроля. Модель COSO предусматривает девять видов контролирующих воздействий, то есть способов реагирования на недостатки. Вот несколько примеров. Неясно, кто за что отвечает - нужно четко разграничить сферы ответственности; трудно определить виновников ущерба - нужно придумать способы авторизации операций, контрактов, изменений в документах. Если слишком много лиц имеют доступ к конфиденциальным данным или ценным активам - следует ограничить доступ; а когда намечаются расхождения между реальными и отчетными запасами на складах - провести инвентаризацию складских остатков.
4. Система внутренней коммуникации. Речь идет о том, чтобы в компании были созданы условия для получения полных и достоверных данных, их хранения и обработки, а главное - для полноценного информационного обмена между подразделениями и различными уровнями руководства.
5. Мониторинг. Сюда относятся способы контроля высших уровней управления за работой низших. Часто мониторинг проводится для того, чтобы найти какие-либо отклонения от стандартных показателей или правил. Поэтому основой мониторинга являются различные корпоративные нормативы, например, по складским остаткам или же срокам закрытия бухгалтерских книг.
Субъекты и объекты внутреннего контроля включают: структурные подразделения предприятия, которые предназначены для организации и проведения контрольных мероприятий, контролируемые подразделения и бизнес-процессы. Политика предприятия в сфере внутреннего контроля формулирует цели и задачи, достижения которых должна обеспечить система внутреннего контроля распределение функций между участниками контроля и методы контроля. Формулировка политики внутреннего контроля – является основополагающим аспектом в организации системы, т.к. именно в ней определяется отношений к ней собственника.
Следует отметить, что политика предприятия в сфере внутреннего контроля отражает и отношение к нему собственников.
СВК на предприятии является важнейшей частью современной системы управления, позволяющей достичь целей, поставленных собственниками с минимальными затратами.
Основная задача СВК состоит в обеспечении наблюдения и (или) проверки функционирования любого объекта внутреннего контроля (предприятия в целом, его подразделений и филиалов, иных объектов внутреннего контроля) на предмет соответствия их деятельности законам, стандартам, планам, нормам, правилам, приказам, принимаемым управленческим решениям. Устанавливая отклонения от требований этих документов и выявляя причины их возникновения, СВК способствует своевременной разработке собственниками и/или исполнительными органами управления предприятием мероприятий по их устранению.
Наличие эффективно работающей СВК является важнейшим фактором роста конкурентоспособности предприятия.
Как показывает международная практика, наличие СВК создает реальные предпосылки успешного развития бизнеса, в связи с:
• появлением возможности на выгодных условиях привлекать инвестиции путем повышения качества финансовой (бухгалтерской) отчетности хозяйствующего субъекта;
• появлением возможности эффективно управлять использованием материальных и трудовых ресурсов хозяйствующего субъекта и проводить эффективную ценовую политику;
• появлением у собственников возможности контролировать деятельность топ-менеджмента на соответствие его действий целям бизнеса хозяйствующего субъекта, а у топ менеджмента – эффективности работы филиалов и структурных подразделений хозяйствующего субъекта.
Положение о внутреннем финансовом контроле 2017 года
Настоящее положение о внутреннем финансовом контроле разработано в соответствии с требованиями Федерального закона N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".
Приказами Минфина России N 157н "Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению".
Для казенного учреждения:
- N 162н "Об утверждении Плана счетов бюджетного учета и Инструкции по его применению (далее - Инструкция N 162н);
Для бюджетного учреждения:
- N 174н "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений и Инструкции по его применению" (далее - Инструкция N 174н);
Для автономного учреждения:
- N 183н "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений и Инструкции по его применению".
И уставом учреждения.
Положение устанавливает цели, правила и принципы проведения внутреннего финансового контроля.
Внутренний финансовый контроль направлен на обеспечение соблюдения законодательства РФ в сфере финансовой деятельности, внутренних процедур составления и исполнения бюджета (плана), повышение качества составления и достоверности бухгалтерской отчетности и ведения бухгалтерского учета, а также на эффективное использование средств бюджета.
Система внутреннего контроля представляет собой совокупность субъектов внутреннего контроля и мероприятий внутреннего контроля.
Система внутреннего контроля обеспечивает:
- установление соответствия проводимых финансово-хозяйственных операций требованиям нормативно-правовых актов и положениям учетной политики учреждения, а также принятым регламентам и полномочиям сотрудников;
- достоверность и полноту отражения фактов хозяйственной жизни в учете и отчетности учреждения;
- своевременность подготовки бухгалтерской (финансовой) отчетности;
- предотвращение ошибок и искажений;
- недопустимость финансовых нарушений в процессе деятельности учреждения;
- сохранность имущества учреждения.
Объектами внутреннего финансового контроля являются:
- плановые документы (калькуляции, расчеты плановой себестоимости, план материально-технического снабжения и иные плановые документы учреждения);
- контракты и договоры на приобретение продукции (работ, услуг), оказание учреждением платных услуг;
- локальные акты учреждения;
- первичные подтверждающие документы и регистры учета;
- факты хозяйственной жизни, отраженные в учете учреждения;
- имущество и обязательства учреждения;
- штатно-трудовая дисциплина.
Субъектами системы внутреннего контроля являются:
- руководитель учреждения и его заместители;
- комиссия по внутреннему контролю;
- руководители и работники учреждения на всех уровнях.
Разграничение полномочий и ответственности органов (лиц), задействованных в функционировании системы внутреннего контроля, определяется внутренними документами учреждения, в том числе положениями о соответствующих структурных подразделениях, а также организационно-распорядительными документами учреждения и должностными инструкциями работников.
Внутренний контроль в учреждении основывается на следующих принципах:
- принцип законности - неуклонное и точное соблюдение всеми субъектами внутреннего контроля норм и правил, установленных законодательством РФ и локальными актами учреждения;
- принцип независимости - субъекты внутреннего контроля при выполнении своих функциональных обязанностей независимы от объектов внутреннего контроля;
- принцип объективности - внутренний контроль осуществляется с использованием фактических документальных данных в порядке, установленном законодательством РФ, путем применения методов, обеспечивающих получение полной и достоверной информации;
- принцип ответственности - каждый субъект внутреннего контроля несет ответственность в соответствии с законодательством РФ за ненадлежащее выполнение контрольных функций;
- принцип системности - проведение контрольных мероприятий всех сторон деятельности объекта внутреннего контроля и его взаимосвязей в структуре учреждения.
Внутренний финансовый контроль в бюджетном учреждении 2017 года
Одно из важнейших условий обеспечения эффективного использования денежных средств, трудовых и материальных ресурсов учреждения — правильно организованный внутренний финансовый контроль, а также действенный внутренний хозяйственный контроль.
Проблеме организации внутреннего финансового контроля должно уделяться должное внимание в связи с тем, что обязанность по организации внутреннего контроля возникла для многих экономических субъектов уже на уровне законодательства. Не смотря на то, что бюджетные учреждения не входят в число организаций, на которых возлагается обязанность по организации внутреннего контроля, его объективная необходимость очевидна.
Процесс реформирования бюджетного процесса, в том числе базовой его составляющей — бюджетного учета, в начале XXI века охватил все страны мира. Это было обусловлено, прежде всего, необходимостью правильного управления общественным (государственным, муниципальным) сектором.
Очередной этап реформирования государственных (муниципальных) учреждений начался с принятием Федерального Закона № 83-ФЗ, который регламентировал правовой статус данных учреждений, а также установил новый порядок использования ими бюджетных средств. Среди государственных (муниципальных) учреждений было выделено три типа: казенные, бюджетные и автономные учреждения. В принцип определения правового положения был положен порядок получения учреждениями средств из бюджета и их использования.
В целях реализации данного Закона были выделены «чисто» бюджетные учреждения. Такие изменения, в свою очередь, предполагают пересмотр системы не только бухгалтерского учета, но и места контроля в финансово-хозяйственной деятельности бюджетного учреждения.
Новый правовой статус предопределил специфические особенности, характеризующиеся концентрацией государственных расходов на наиболее важных для общества направлениях. Основная цель изменений, вносимых в бюджетный процесс, — повышение эффективности расходования выделенных средств из бюджета.
С одной стороны, деятельность бюджетных учреждений рассматривается как объект управления со стороны государственных (муниципальных) органов, с другой стороны, оно является хозяйствующим субъектом и представляет собой самостоятельную систему управления финансово-хозяйственной деятельностью.
Финансовый контроль — важнейшая функция управления финансами, а через них — экономическими процессами. Так, в деятельности бюджетных учреждений имеет место как внешний финансовый контроль, осуществляемый внешними по отношению к организации субъектами управления (государственные органы, контрагенты, потребители, общественность), так и внутренний финансовый контроль, который осуществляют субъекты организации (администрация, работники).
Как известно, на сегодняшний день бюджетным законодательством строится государственный финансовый контроль. Государственный контроль осуществляется со стороны Счетной палаты Российской Федерации, казначейский контроль, контроль со стороны Росфиннадзора, внутриведомственный контроль со стороны учредителя и контроль самого учреждения за операциями и хозяйственной жизнью.
Так, методологически и нормативно отрегулирован лишь порядок проведения внешнего контроля со стороны органов управления. В то время, как право по организации внешнего контроля остается за организацией. Анализ научной литературы, посвященной данной проблеме, а также исследование действующего законодательства показали, что в современных условиях недостаточно изучены теоретические и практические проблемы организации внутреннего финансового контроля в бюджетных учреждениях. В частности, требуют разработки вопросы методики организации внутреннего контроля, определения перечня контрольных мероприятий и процедур.
Не смотря на то, что бюджетные учреждения, в отличие от автономных, не наделены правом самостоятельного распределения прибыли от деятельности, значение внутреннего финансового контроля велико. Получение прибыли бюджетным учреждением предполагается рассматривать как важную составляющую в развитии основной деятельности учреждения.
Деятельность учреждения подчинена регламентации и характеризуется большими потоками информации, которые в настоящее время часто подвергаются обработке в электронных информационных системах. Информация накапливается и обрабатывается оперативно, что позволяет осуществлять непрерывный контроль за деятельностью не только самого учреждения в целом, но и всех его участников.
Известно, что организация качественной система внутреннего контроля повышает эффективность деятельности любой организации. Первостепенной целью создания бюджетных учреждений не является коммерческий интерес, эффект от внедрения системы внутреннего контроля можно перенаправить на повышение результативности функционирования учреждения в части выполнения государственного задания и эффективности распоряжения бюджетными средствами.
Внутренний финансовый контроль нацелен на управление финансами учреждения, направленное на достижение его стратегических и тактических целей. Для государственных (муниципальных) учреждений, в отличие от коммерческих организаций, это не максимизация стоимости бизнеса, а выполнение управленческих, социально-культурных или иных значимых для общества функций и полномочий государства, субъекта РФ или муниципального образования.
Необходимость внутреннего финансового контроля на предприятии некоммерческого типа вызвана также переходом к новым принципам управления и финансирования «новых» бюджетных учреждений. Развитие рыночных отношений в государственном секторе и появление конкуренции между учреждениями вызывает необходимость адаптации и применения отдельных инструментов финансового менеджмента в виде внутреннего финансового контроля.
Не смотря на ограниченную востребованность отчетной информации о деятельности бюджетного учреждения и результатов ее анализа, одной из задач организации контроля является сближение стандартов внутреннего контроля и аудита с аналогичными стандартами в корпоративном секторе.
Ввиду существующих ограничений в реализации внутреннего контроля в бюджетном учреждении, которые кроются в ограничении самостоятельности его деятельности, польза и необходимость внутреннего контроля может оцениваться с позиции установления и соблюдения внутренних стандартов, регламентов и процедур планирования, исполнения, учета, составления отчетности и контроля доходов и расходов, обеспечивающих достижение заданных учредителем целевых показателей и результатов с максимально эффективным использованием бюджетных средств. Более того, особенность формы собственности, целей функционирования и регламентации деятельности рассматриваемого типа учреждений проявляется в снижении издержек по организации системы внутреннего контроля.
В данных условиях внутренний контроль должен быть направлен на максимальное использование конкурентных преимуществ и эффективную организацию деятельности по привлечению внебюджетных доходов и их использованию на реализацию основных целей функционирования учреждения.
Внутренний финансовый контроль применительно к бюджетным организациям включает в себя следующие составляющие: внутренний бухгалтерский контроль, контроль за эффективностью и результативностью деятельности и контроль за соответствием законодательным требованиям.
Создание системы внутреннего контроля начинается с утверждения в учетной политике Положения о внутреннем контроле и аудите, организацией структурного подразделения или уполномоченного лица по внутреннему контроль, заполнением в отчетности формы «Сведения о результатах мероприятий службы внутреннего контроля». В частности, Положение о системе внутреннего контроля должно быть составлено с регламентацией контрольных процедур, направленных на его проведения в бюджетной организации. В нем необходимо отразить основные понятия и элементы внутреннего контроля: его цели, субъекты осуществления, объекты контроля, виды и формы проведения контроля, обязанности должностных лиц, их ответственность за организацию и его осуществление, периодичность проведения контрольных процедур, а также права и обязанности субъектов внутреннего финансового контроля. Заключительный этап — формирование информации о результатах проведенных мероприятий внутреннего контроля и их эффективности.
В соответствии с Федеральным Законом № 402-ФЗ, внутренний финансовый контроль и аудит должны охватывать все аспекты деятельности. В соответствии с Программой повышения эффективности бюджетных расходов до 2018 года, развитие системы внутреннего контроля должно основываться на анализе и учете международных стандартов внутреннего финансового контроля и внутреннего финансового, а также передовой зарубежной практики. Именно эти положения легли в основу принятых Правительством РФ Правил осуществления главными администраторами средств федерального бюджета внутреннего финансового контроля и внутреннего финансового аудита (утв. Постановлением Правительства РФ N 89).
Данные Правила определили два способа осуществления внутреннего контроля: сплошной или выборочный, а также уровни его реализации:
- самоконтроль, осуществляемый сплошным способом должностным лицом путем проведения проверки каждой выполняемой им операции на соответствие нормативным правовым актам, внутренним стандартам и должностным инструкциям, а также путем оценки факторов, оказавших негативное влияние на совершение хозяйственной операции;
- контроль по уровню подчиненности (сплошным способом) осуществляет руководитель организации (подразделения) путем авторизации действий по формированию документов, необходимых для выполнения внутренних бюджетных процедур, осуществляемых подчиненными должностными лицами;
- контроль по уровню подведомственности (осуществляется либо сплошным, либо выборочным способом) в отношении процедур и операций, совершенных подведомственными распорядителями и получателями бюджетных средств путем проведения проверок, направленных на установление соответствия документов требованиям бюджетного законодательства и внутренним стандартам.
Внутренний финансовый контроль направлен на реализацию следующих целей:
а) оценку эффективности финансово-хозяйственной деятельности и финансового состояния учреждений;
б) определение соответствия фактических (отчетных) параметров государственных заданий плановым;
в) установление причин выявленных отклонений и их устранение;
г) предупреждение возможных нарушений и отклонений;
д) установление соответствия фактических качественных характеристик выполненных в рамках государственного задания на работы (услуги) требованиям, установленным нормативно-правовыми актами;
е) обеспечение эффективности использования государственного имущества;
ж) обеспечение целевого использования бюджетных средств.
Относительно последнего пункта, считается, что при реализации финансов целевых программ строительства и других областей деятельности необходимо строго соответствовать установленным статьям расхода.
Так, внутренний финансовый контроль должен решить следующие задачи:
- обеспечить выполнение требований законодательных нормативно-правовых актов и внутренних регламентов деятельности бюджетной организации;
- обеспечить сохранность всех видов ресурсов организации;
- сохранить устойчивость учреждения с финансовой, рыночной и правовой точек зрения;
- обеспечить выполнение работниками установленных требований, правил и процедур.
Вместе с тем, на сегодняшний день состояние эффективности системы внутреннего финансового контроля в бюджетных учреждениях остается низким по сравнению с внутренним контролем в коммерческой сферой. В связи с этим, необходима разработка нормативно-правового обеспечения внутреннего контроля бюджетной сферы на законодательном уровне.
Приняв во внимание вышесказанное, в целях повышения эффективности системы внутреннего контроля, а также для сокращения количества субъектов контрольных мероприятий, предлагается создать на базе бюджетного учреждения отдельного подразделения внутреннего контроля — службы внутреннего контроля, с учетом действующих норм Бюджетного, Налогового и Трудового Кодексов РФ, а также отраслевых и ведомственных инструкций.
Приходит отец домой, а его ребенок плачет. Отец спрашивает ребенка: - Почему ты плачешь? Отвечает ему ребенок: - Почему ты мне папа, а я не сын тебе? Кто же это плакал?
Статью подготовил категорийный менеджер по работе с ключевыми клиентами Умберг Эмиль Дмитриевич. 
