Протокол собрания учредителей ООО – это документ, который необходимо составить, если ООО учреждают несколько лиц (от 2 до 50). В дальнейшем, после регистрации ООО, когда все учредители переходят в категорию участников, общее собрание должно проводиться по всем важным вопросам деятельности общества. Форма протокола общего собрания обязательно письменная, документ может быть одностраничным или многостраничным.
Особых отличий между протоколом проведения первого собрания об учреждении ООО и всех последующих общих собраний участников нет, т.к. регулируются они одной статьей ГК РФ (ст. 181.2), но для удобства наших читателей мы рассмотрим их по отдельности.
Протокол собрания учредителей о создании ООО
Этот документ однозначно подтверждает выражение воли учредителей о создании ООО, поэтому протокол собрания учредителей должен содержать следующие сведения:
1. Место, дату и время проведения общего собрания.
2. Сведения об учредителях, участвующих в общем собрании. Для учредителей - физических лиц указывают паспортные данные. Для учредителей, являющихся юридическим лицом, указывают полное наименование организации, юридический адрес, коды ОГРН, ИНН, КПП, сведения о лице (лицах) организации, принимающих участие в собрании, и подтверждение их полномочий. Здесь же указывают, кто из учредителей будет председателем общего собрания и его секретарем.
3. В повестку дня вносят вопросы, которые должны быть рассмотрены на общем собрании учредителей:
• Учреждение Общества и утверждение его организационно-правовой формы.
• Утверждение наименования и места нахождения Общества.
• Утверждение размера уставного капитала, размера и номинальной стоимости долей учредителей Общества, порядка и срока оплаты долей учредителей Общества в уставном капитале.
• Утверждение Устава Общества.
• Назначение Генерального директора Общества.
• Утверждение порядка совместной деятельности учредителей по созданию юридического лица.
4. Результаты голосования по каждому вопросу. Обратите внимание, что на первом собрании учредителей об учреждении ООО голосование по каждому вопросу может быть только единогласным.
5. Итоги собрания в виде «Постановили…»
6. Подписи учредителей, участвующих в общем собрании. Хотя закон требует подписей только тех, кто присутствовал на собрании, рекомендуем ставить под протоколом подписи всех учредителей.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Общее собрание участников – это высший орган управления обществом, поэтому в его компетенции находятся все важные вопросы деятельности ООО. Перечень таких вопросов приведен в статье 32 закона «Об ООО». Приниматься решения общего собрания могут единогласно, простым большинством или 2/3 голосов от общего числа участников. Информацию о том, какие вопросы требуют определенного количества голосов, вы найдете в законе «Об ООО».
Если вы создаете ООО с равными долями 50/50, то имейте в виду, что в случае разногласий участники могут не прийти к единому мнению ни по одному вопросу, т.к. при этом не соблюдается даже правило простого большинства. Во избежание конфликтов рекомендуется устанавливать пропорцию долей хотя бы 51/49.
По правилу статьи 34 закона «Об ООО», очередные (запланированные) общие собрания участников проводятся в сроки, определенные уставом, но не реже одного раза в год. В случаях, прописанных в уставе, а также во всех других ситуациях, когда затронуты интересы общества и его участников, проводятся внеочередные общие собрания. Порядок проведения внеочередных собраний приводится в статье 35 закона «Об ООО».
Возвращаемся к статье 181.2 ГК РФ, в которой указаны обязательные требования к содержанию протокола:
• дата, время и место проведения собрания;
• сведения о лицах, участвующих в собрании;
• результаты голосования по каждому вопросу повестки дня;
• сведения о лицах, проводивших подсчет голосов;
• сведения о лицах, голосовавших против принятия решения собрания и потребовавших внести запись об этом в протокол.
Если же участники общества не могут провести собрание очно, например, по причине нахождения в разных городах, то ГК РФ предусматривает вариант заочного голосования, кроме вопросов по утверждению годовых отчетов и годовых бухгалтерских балансов. Чтобы провести заочное голосование, участники заполняют бюллетень для заочного голосования и высылают директору общества, на основании чего он составляет протокол общего собрания.
Обращаем внимание пользователей на то, что протокол общего собрания (в том числе, и протокол собрания учредителей ООО) должен быть заверен нотариально. Если же в протоколе или уставе указан другой способ фиксации голосования (как вариант, видеосъемка и аудиозапись), то без нотариального заверения можно обойтись
Протокол общего собрания
Открыть ООО в России имеют право физические и юридические лица. В ходе регистрации новой организации они фигурируют в документах как учредители, а по факту создания общества становятся его участниками. Практика созыва общего собрания для решения важных вопросов, которые касаются бизнеса, впоследствии сохраняется, однако только первое, созванное до учреждения общества собрание проводится в статусе учредителей.
Протокол общего собрания учредителей вы встретите в перечне документов, которые для регистрации ООО обязательны. Он необходим всегда, когда дело касается компании, учреждаемой несколькими лицами. Даже если учредителей всего двое, по закону они обязаны провести собрание и надлежащим образом оформить протокол.
Собрание начинается в то время, которое обозначено в соответствующем уведомлении, что разослано по адресам заинтересованных лиц, или раньше, если участники уже собрались. У каждого участника ООО есть три неотъемлемых права: присутствовать на собрании, излагать позицию по вопросам повестки дня и голосовать по этим вопросам.
Содержание протокола общего собрания регулирует Гражданский кодекс РФ — статья 181.2. Принципиальной разницы в ведении протокола общего собрания учредителей и протокола собрания участников организации нет, поэтому опыт, полученный на первом собрании, пригодится партнерам в дальнейшем, когда они будут проводить очередные (хотя бы раз в год) и внеочередные собрания.
Протокол общего собрания учредителей должен осветить следующие моменты:
1. Где и когда проводится собрание.
2. Кто выступает учредителями: “Присутствовали учредители….”. Для физических лиц просто указывают данные по паспорту, для юридических лиц дают более подробную информацию: фирменное наименование юрлица, его адрес, коды ИНН, КПП, ОГРН, а также сведения о физическом лице, представляющем интересы данного юридического лица.
3. Кто назначен председателем и секретарем собрания. Эту информацию отмечают непосредственно в перечислении присутствующих лиц.
4. Какова повестка дня. На собрании следует рассмотреть собственно вопрос об учреждении организации и утверждении ее организационно-правовой формы (ООО), утвердить название компании и юридический адрес, утвердить размер уставного капитала и обсудить нюансы, с ним связанные (утвердить размер долей и номинальной стоимости, порядок и срок оплаты этих долей), утвердить устав ООО и назначить руководителя. Также учредители должны скоординировать свои действия в процессе создания ООО. Договоренности по последнему вопросу фиксируют договором об учреждении.
5. Каковы результаты голосования по каждому вопросу и что постановили в итоге: “По 1 вопросу повестки дня постановили...” Обратите внимание: чтобы организация имела шансы быть зарегистрированной, учредители должны принять решения единогласно.
В дальнейшем, уже на общих собраниях, некоторые вопросы по-прежнему должны приниматься единогласно, другие — не менее чем 2/3 участников, третьи — простым большинством голосов. Подробнее об этом можно почитать в законе “Об ООО”. На этапе создания бизнеса важно понимать, что, если доли разделены строго поровну (2 по 50% или 4 по 25%), партнеры рискуют впоследствии столкнуться с трудностями в принятии решений. Это иллюстрирует и судебная практика, поэтому стоит подумать о рациональном распределении долей.
Протокол собрания по закону должны подписать лишь те лица, которые на собрании присутствовали. Однако по опыту взаимодействия с регистрирующими органами отметим, что подписать документ стоит всем учредителям без исключения. Если отдельно оформлен список участников собрания с подписями, то в протоколе можно ограничиться подписями секретаря и председателя. Печать на протоколе первого собрания не ставится, поскольку организации с такой печатью еще не существует.
Подпись на обороте прошивки оставляет председатель собрания. Сшивать документы с некоторых пор не является обязательной процедурой, однако для сохранения целостности многостраничные документы лучше сшить. Сотрудник регистрирующего органа не должен проверять их полноту, и может получиться так, что протокол собрания будет принят в искаженном варианте. Досадно получить отказ в регистрации из-за такого упущения.
Образец протокола общего собрания учредителей вы найдете на нашем сайте. Если вы не уверены в том, что сумеете оформить документы для регистрации ООО без ошибок, воспользуйтесь услугой проверки документов высококвалифицированными специалистами 1С, которые знают региональные особенности процедуры.
Надо ли заверять протокол общего собрания учредителей
Нотариальное заверение протокола общего собрания учредителей стало необходимым. Нотариус должен удостоверить факт принятия решения на собрании и состав участников ООО, которые присутствовали на собрании и это решение принимали.
Не будучи заверенным нотариально, протокол считается действительным в том случае, если в уставе ООО или протоколе заявлен иной способ фиксации результатов голосования — например, ведется съемка на камеру или аудиозапись. При этом следует понимать, что не каждый суд станет довольствоваться копией записи: у представителя ООО могут запросить для разбирательств по делу камеру или телефон, на внутренней памяти которого хранится запись.
Если участники общества хотят обойтись без услуг нотариуса и решили воспользоваться техническими средствами записи, то в протоколе собрания можно указать, что принятие решений и состав участников ООО, присутствовавших при их принятии, подтвержден видео или аудиозаписью, которая была сделана во время собрания и прилагается к настоящему протоколу на карте памяти.
Другой вариант - прописать в уставе положение, что протокол подписывается всеми участниками, и нотариальное удостоверение решения общего собрания не требуется.
Нужен ли протокол общего собрания, если учредитель один
Далеко не все ООО — это проект группы лиц. Поэтому возникает закономерный вопрос: нужен ли протокол общего собрания, если учредитель один? Нет, единственный учредитель обходится без собрания и без протокола.
Если организацию создает один учредитель, он обладает полномочиями единолично решить вопросы, которые бизнес-партнеры решают на общем собрании. Следовательно, любые формальности, касающиеся созыва собрания и порядка его проведения, единственного учредителя не касаются. Он оформляет решение единственного учредителя, в тексте которого отражает сведения о создаваемом ООО: фирменное наименование, юридический адрес и прочее.
Протокол собрания собственников
Чтобы решения собственников жилья многоквартирного дома имели юридическую силу, необходим документ – протокол общего собрания. Важно, чтобы этот документ был составлен правильно, так как ошибки в протоколе могут стать поводом для судебного иска со стороны жильцов, не согласных с принятыми решениями по той или иной проблеме.
В протокол должны быть внесены следующие данные:
• Число собственников, которые пришли на собрание;
• Повестка дня;
• Итоги голосования с указанием числа голосов (сколько было «за», сколько проголосовало «против» и сколько «воздержалось»);
• Дата проведения;
• Место, где было собрание.
Протокол пишется в произвольной форме, для него нет какого-либо единого образца. Каждый многоквартирный дом (МКД) может использовать свои шаблоны, и по этой причине сейчас обсуждаются темы внесения в такой документ некоторой информации.
Участники собрания обязаны избрать из своего состава председателя и секретаря, кандидатуры которых может предложить любой из жильцов. Кандидатур может быть выдвинуто несколько, и решение по этому вопросу принимается открытым голосованием (поднятием руки в ответ на вопрос «Кто за?»).
Избранный на пост председателя ведет собрание, определяя порядок выступлений, а секретарь вносит данные в протокол, в том числе результаты голосования.
Хотя новый Жилищный кодекс России не содержит информации о счетной комиссии, как следует из протоколов собраний, во многих случаях жильцы формируют этот орган, несмотря на то, что это не является обязательной процедурой.
Другими словами, отсутствие счетной комиссии не влияет на легитимность итогов голосования по любому вопросу. Если решение собрания будет обжаловано в суде, то суд даст свою оценку правильности подсчета голосов независимо от того, кто проводил подсчет – счетная комиссия, председатель или кто-то из других участников собрания.
Иное дело, если избрание счетной комиссии является обязательной процедурой в связи с уже имеющимся решением собственников МКД. Общее собрание может также утвердить регламент или положение о работе счетной комиссии, определив ее полномочия, порядок избрания, срок действия и т.п.
В таком случае подсчет голосов без участия счетной комиссии станет нарушением процедуры проведения собрания собственников МКД. В таком случае, если решения были приняты большинством голосов при наличии кворума, сочтет ли суд нарушения процедуры существенными, остается неясным.
Должны ли в протоколе присутствовать подписи всех участников собрания? С юридической точки зрения это необязательно. Если собрание проводилось в очной форме, т.е. путем личного присутствия собственников, то участники мероприятия отмечаются в регистрационном листе по приходу, ставя подпись напротив своей фамилии. Наличие или отсутствие кворума определяется по числу этих подписей.
Количество голосов, поданных «за» или «против» рассматриваемого вопроса, а также число воздержавшихся, определяется методом прямого подсчета (по поднятию руки), а секретарь или счетная комиссия заносят эти данные в специальную ведомость. Однако есть и другой метод, позволяющий избежать фальсификаций, неточностей или недоверия со стороны отдельных собственников. Этот метод заключается в выдаче каждому участнику собрания личного бюллетеня (листа для голосования), в котором он проставит нужные данные, заверив их своей подписью.
Такое оформление итогов голосования гарантирует честность и прозрачность процесса, а также даст возможность в случае необходимости произвести пересчет голосов.
Если же голосование проходило в заочной форме, то подписные листы (или иначе бюллетени) должны прилагаться к итоговому протоколу. Исходя из вышеизложенного, все собственники, принимавшие участие в общем собрании, не должны подписывать протокол, за исключением случаев, отмеченных в законодательстве.
К примеру, п. 1.1. статьи 136 Жилкодекса РФ устанавливает необходимость наличия подписей всех участников общего собрания собственников МКД, поддержавших решения о создании ТСЖ или об утверждении его устава.
Нужны ли сведения о выступлениях и выступающих
Нужно ли включать в протокол общего собрания информацию, содержавшуюся в выступлениях, предложениях или комментариях, высказанных участниками по ходу мероприятия?
Для представления более полных сведений о собрании это будет нелишним. Тем более, что отсутствие в протоколе данных о выступлениях тех, кто был не согласен с предлагаемым решением, может стать поводом для обращения в суд с заявлением о признании решения собрания недействительным.
Но можно предположить с большой долей вероятности, что отсутствие такой информации не будет считаться существенным нарушением и поводом для признания итогов голосования недействительными, если, конечно, суд не обнаружит иных, более серьезных нарушений.
Формулировка повестки собрания
Случается, что в повестку дня общего собрания вносятся такие пункты как «разное» или «текущие вопросы». В итоге жильцы не могут узнать о том, что именно обсуждалось на собрании, если они не присутствовали на нем. Возможно, речь шла об увеличении зарплаты уборщицы или дворника, или же о запрете на употребление алкоголя во дворе.
Между тем, в уведомлении о предстоящем собрании, которое собственник должен получить не позднее чем за десять дней до даты его проведения, должны быть указаны все вопросы. Пункт «разное» не дает представления о характере предложенной к обсуждению темы, что может повлечь впоследствии попытки обжаловать решения, принятые на собрании. Таким образом лучше, если уведомление и протокол будут содержать более четкие формулировки повестки дня.
Протокол собрания ООО
В процессе создания ООО одним из самых важных документов является протокол собрания учредителей. Он необходим, если у компании предполагается несколько владельцев. Подобный документ создаётся всего один раз, и, крайне важно придерживаться определённых правил и механизмов при его изготовлении.
В данной статье мы ответим на вопрос «как оформить протокол собрания учредителей», чтобы его нельзя было оспорить или получить отказ при регистрации ООО.
С юридической точки зрения есть отличия:
• Протокол общего собрания учредителей (иногда говорят: «учредительного собрания») готовится при учреждении фирмы.
• Протокол внеочередного общего собрания участников ООО создаётся, если организация созывает участников, например, для смены генерального директора, продажи долей учредителя, смены места нахождения, либо внесения других изменений.
• Протокол очередного общего собрания участников разрабатывается для годового собрания, которое по новому закону проводится ежегодно.
Заголовок протокола собрания учредителей
Чтобы документ имел полную юридическую силу, заголовок должен начинаться со слов «Протокол N 1 общего собрания учредителей «Общество с ограниченной ответственностью»» и далее должно следовать полное наименование компании.
Дата документа проставляется исходя из времени проведения собрания, а не в тот момент, когда был оформлен сам протокол. Её обычно располагают на следующей строке после слова «ПРОТОКОЛ» или перед специальной линией-ограничителем.
После даты и номера необходимо указать место, где произошло собрание. При указании населённого пункта можно использовать сокращения: город — г., область — обл. и так далее.
В соответствии с ст. 181.2. ГК РФ в протоколе общего собрания должны обязательно быть указаны:
1. дата, время и место проведения собрания;
2. сведения о лицах, принявших участие в собрании;
3. результаты голосования по каждому вопросу повестки дня;
4. сведения о лицах, проводивших подсчёт голосов;
5. сведения о лицах, голосовавших против принятия решения собрания и потребовавших внести запись об этом в протокол.
Вводная часть содержания протокола
Основной текст протокола состоит из двух частей. Первая – вводная, заполняется строго по образцу. Вторая - основная оформляется в свободной форме.
Во вводной части текста необходимо указать данные о составе учредителей, которые принимали участие в собрании, а также повестку дня. Сначала указываются сведения о председательствующем на общем собрании и секретаре собрания, а также отдельно о лице, проводившем подсчёт голосов, после этого через слово «Присутствовали» указываются все учредители. Нужно написать: их фамилии, имена, отчества, данные паспорта и адреса регистрации. Если речь идёт о юридическом лице, то указываются: название организации, ИНН, ОГРН, а также данные представителя компании.
Повестка дня
Повестка дня также прописывается в документе, а после этих слов идёт нумерованное перечисление вопросов, которые были рассмотрены на собрании.
Здесь есть определённые правила:
1. Если на собрании предлагается какой-то доклад, то указываются фамилия, инициалы и должность докладчика.
2. Все вопросы нумеруются в зависимости от их важности. Сначала идут главные, затем — второстепенные.
3. Каждый вопрос должен быть чётко и лаконично сформулирован.
4. Если доклады или речь участников собрания содержит эмоциональные фразы, то секретарь должен сделать формулировки максимально чёткими и деловыми.
Главная часть текста состоит из нескольких блоков, которые идут в определённом порядке: «Слушали», «Выступили», «Постановили», «Голосовали».
В блоке «Слушали» нужно указать должность, фамилия и инициалы основного докладчика в родительном падеже. Затем можно кратко изложить суть самого доклада. Если речь большая и объёмная, то её можно оформить отдельно.
В блоке «Выступили» указываются фамилии и инициалы выступавших. Их доклады можно тезисно сформулировать через тире.
В блоке «Постановили» указываются принятые решения.
В протоколе собрания учредителей ООО, главными пунктами являются:
1. Избрание председательствующего и секретаря собрания. Они выбираются из состава учредителей.
2. Об учреждении общества, при этом нужно утвердить его фирменное наименование и местонахождение общества.
3. Об утверждении устава общества.
4. О размере, способе, порядке и сроках оплаты уставного капитала.
5. Размер и номинальную стоимость доли каждого из учредителей.
6. При оплате имуществом нужно принять решение об утверждении денежной оценки ценных бумаг, других вещей или имущественных прав либо иных имеющих денежную оценку прав, вносимых учредителями общества для оплаты долей в уставном капитале общества.
7. Об избрании органов управления общества (в основном – избрание только Генерального директора).
8. Если в уставе ООО будет указан контрольный орган, необходимо сразу сформировать ревизионную комиссию (ревизора) Общества.
9. Если в уставе будет указан обязательный ежегодный аудит общества, или он предусмотрен законодательством, то сразу нужно утвердить аудитора общества.
10. Определить, кто из учредителей будет оплачивать государственную пошлину за государственную регистрацию общества и осуществлять все иные действия необходимые для регистрации общества.
В каждом пункте данного списка должны быть указаны конкретные действия. Если в вопросе существует несколько постановлений, то они должны быть разделены на подпункты: «1.1», «1.2» и другие.
Все решения принимаются единогласно, за исключением решений об избрании органов управления общества, образовании ревизионной комиссии или избрании ревизора общества и утверждении аудитора общества, которые осуществляются большинством не менее трёх четвертей голосов от общего числа голосов учредителей общества.
Заключительная часть:
1. Исходя из требований законодательства, в протоколе достаточно подписей председательствующего и секретаря, но лучше, если ниже протокол подпишут все учредители общества.
2. Если протокол больше, чем на одном листе, его необходимо прошить, пронумеровать страницы и на обороте заверить подписями председательствующего, секретаря и участников.
Тонкости при подготовке протокола собрания учредителей:
• Все правила, когда вы заполняете протокол общего собрания учредителей ООО можно посчитать чересчур формализированными однако их необходимо соблюдать, чтобы документ нельзя было оспорить.
• Право оспорить правильно оформленный протокол имеет только тот участник собрания, который голосовал «против» по какому-то вопросу или не присутствовал на собрании. Участник собрания, голосовавший за принятие решения или воздержавшийся от голосования, вправе оспорить в суде решение собрания в случаях, если его волеизъявление при голосовании было нарушено.
• Очень важно, чтобы протокол был обязательно подписан председательствующим и секретарём. Так как теперь это обязательное требование законодательства.
• Рекомендуем сделать несколько экземпляров протокола о создании, так как в будущем при смене состава участников, в случае потери протокола, восстановить этот документ очень сложно.
Протокол собрания учредителей
Значение протокола общего собрания учредителей ООО трудно переоценить. Его составляют при любом регистрационном действии в отношении ООО. и сегодня мы поговорим о таком документе подробнее.
Все вопросы функционирования и работы общества с ограниченной ответственностью (далее для удобства восприятия сократим до ООО) за исключением отнесенных к компетенции исполнительных и ревизионных органов, решает общее собрание участников ООО. Протокол — это документ, который отображает ход общего собрания участников, фиксирует решения, которые прошли обсуждение.
Ни одно регистрационное действие относительно общества не проводится без протокола. При возникновении корпоративных споров и конфликтов протокол – лучший способ установления правоты. Без протокола не могут быть совершены такие действия, как продажа или залог доли в обществе. Так, необходимо подготовить по образцу протокол общего собрания учредителей о создании, ликвидации ООО, смене и назначении директора и т.п.
Основное внимание протоколу, как документу ООО, уделяет Гражданский кодекс РФ. Не остается в стороне и Федеральное законодательство о проведении регистрационных действий, которым определена сфера применения протокола.
Составление протокола собрания учредителей ООО:
• Протокол ведет секретарь собрания, а подписывается протокол двумя лицами – руководителем и секретарем.
• Подписанные и полностью оформленные протоколы собраний сшиваются в книгу протоколов, которая хранится в обществе, и по требованию любого участника должна быть выдана ему для ознакомления.
• Разумным можно считать ведение также журнала регистрации протоколов, благодаря которому можно определить порядковый номер собрания и протокола, а также быстро найти интересующий документ в книге.
Протокол собрания учредителей ООО составляется в простой письменной форме. Законодательство не предъявляет требований к оформлению протокола, а именно не указывает на необходимость соблюдения стиля изложения, набора текста определенным установленным шрифтом, с соблюдением пробелов и интервалов. Законом не установлена даже обязанность составления документа в печатном или компьютерном виде. Можно сделать вывод о том, что форма изложения протокола свободная и остается на усмотрение самого общества.
Но поскольку протокол – один из официальных документов общества, в необходимых случаях подается в органы регистрации, может служить доказательством или объектом исследования в судебном процессе логично составлять протокол с соблюдением требований, обычно предъявляемых к составлению официальных документов. К таким можно отнести: русский язык, официальный стиль, стандартный стиль и шрифт текста (без выделения разноцветными маркерами или заливками).
Обязательно отражение в протоколе следующих параметров:
• номер, место, число, месяц, год составления протокола – протоколу имеет порядковый номер из журнала сквозной регистрации протоколов; для определения места обычно достаточно указать населенный пункт.
• количество присутствующих участников – определяется при проведении регистрации участников или их представителей, прибывших для участия в собрании.
• сколько голосов имеют присутствующие участники (вместе и каждый) – в ООО участники могут иметь разное количество голосов, приходящееся на размер их долей в уставном капитале общества, и при голосовании это будет важно учесть.
• наличие или отсутствие кворума — необходимо для признания собрания состоявшимся/не состоявшимся.
• избрание или фиксация органов, проводящих собрание – если при учреждении общества не были избраны руководитель собрания и секретарь, их избрание необходимо осуществлять при проведении каждого последующего собрания, о чем указывать в протоколе. При необходимости (если участников большое количество) избирается счетная комиссия, персональный или количественный состав которой отражается в протоколе.
• повестка дня – фиксируется на момент начала собрания (в виде, указанном в приглашениях на общее собрание участников). Потом указываются предложения и дополнения к повестке дня, если таковые были сделаны участниками. По результатам голосования предложений и дополнений принимается окончательная редакция повестки, которая обязательно находит свое отображение в протоколе.
• перечень выступающих по каждому вопросу повестки дня – информация о докладчиках, содокладчиках и оппонентах описывается подробно, с указанием фамилии (полностью), инициалов выступающего.
• как голосовали и какие решения приняли – при подсчете голосов главное не ошибиться. Для этого нужно делать разницу между голосующими участниками и голосующими голосами (простите за тавтологию) участников. Для правильного подсчета нужно учитывать именно голоса участников, для чего их и фиксируют в начале протокола. При этом нужно учесть, что отдельно голосуется вопрос, потом поправки и предложения, и, наконец, вопрос в целом. Все, как в Государственной думе, не иначе.
• подпись руководителя и секретаря собрания – обязательные реквизиты протокола, придающие ему статус документа.
Особенности и рекомендации:
• Законодательство РФ предусматривает необходимость проведения такой процедуры, как регистрация участников общего собрания ООО, но не регламентирует, как это сделать. Если участников общества более чем два, правильно проводить регистрацию с оформлением так называемого «листка присутствия». В нем стоит отразить:
• ФИО участника (если присутствует его представитель, то ФИО представителя и данные доверенности, подтверждающей его полномочия);
• количество голосов, принадлежащих участвующему в собрании; собственноручную подпись участвующего с расшифровкой фамилии, имени, отчества полностью. «Лист присутствия» приобщается к протоколу собрания. Такой документ избавит в дальнейшем от необходимости доказывать присутствие/отсутствие лица на собрании.
• Иногда решения, принятые общим собранием, требуют проведения юридически значимых действий (например, регистрационных). Если осуществление таких действий поручается руководителю ООО, то его полномочия по представлению общества предусмотрены законом и никаких дополнений по этому поводу не требуется. Если же это будет иное лицо, которое будет уполномочено собранием на выполнение действий, то необходимо протоколом уполномочить руководителя на выдачу доверенности такому лицу.
• Внимательно нужно составлять протокол учредительного собрания ООО. Регистрация общества – достаточно зарегулированный вопрос, законодатель установил большое количество требований к вопросам, которые должны быть прописаны в таком протоколе. Отсутствие хотя бы одной необходимой информации сделает регистрацию общества невозможной.
Протокол собрания СНТ
Протоколы общих собраний членов садоводческого, огороднического или дачного некоммерческого объединения (собраний уполномоченных) подписывают председатель и секретарь такого собрания; данные протоколы заверяются печатью такого объединения и хранятся в его делах постоянно" (ст.27 п.1 №66-ФЗ). Процитированной статьей исчерпываются требования закона к оформлению протокола собрания садоводческого товарищества. Тем не менее, все реквизиты, позволяющие правильно воспринимать вид, источник и содержание документа, в протоколе собрания должны присутствовать обязательно.
Реквизиты протокола собрания садоводческого товарищества:
• название товарищества;
• вид документа (Протокол);
• дата и номер документа;
• место проведения собрания;
• название документа (Общее собрание членов);
• сведения о председателе собрания;
• сведения о секретаре собрания;
• сведения о числе присутствующих на собрании и общем числе членов товарищества;
• сведения о приглашенных;
• повестка собрания;
• сведения о ходе и результатах обсуждения вопросов повестки;
• перечисление прилагаемых документов;
• подпись председателя собрания;
• подпись секретаря собрания;
• печать садоводческого товарищества.
Протокол собрания удобно вести от руки, на предназначенном для этой цели бланке. Следует принять за правило непосредственно по окончании собрания и на глазах присутствующих листы протокола вместе с приложениями к нему прошивать, пронумеровывать, на прошивку наклеивать бумажку с указанием числа сшитых листов, а на бумажку ставить подписи председателя и секретаря собрания. Нелишним будет также заполнять свободные от текста части бланка протокола прочерками, во избежание изменения смысла написанного в дальнейшем.
Установленное законом требование "заверять" протоколы общих собраний печатью товарищества мне непонятно. Печать товарищества - идентификационный признак юридического лица, используемый при обмене документами со сторонними организациями. Сторонним организациям направляются обычно выписки из протоколов, которым и надлежит быть заверенными. В отличие от выписки из протокола, сам протокол - это внутренний документ, адресованный распорядительным органом (общим собранием) исполнительному органу (правлению и его председателю). Вот и получается, что председатель правления, хранящий печать, "заверяет" этой печатью отдаваемые ему распоряжения. Как-то не очень правильно...
Печать, по принятым в делопроизводстве правилам, проставляется так, чтобы ее оттиск захватывал наименование должности лица, подписавшего документ.
Кроме протокола, по итогам собрания могут быть составлены и сокращенные документы, отражающие решения собрания. Такими документами являются Выписка из протокола и Постановление собрания. Выписка из протокола, как правило, содержит выборочное изложение одного или нескольких решений собрания. Постановление собрания является той формой закрепления результатов собрания, которая специально предназначена для опубликования (например, на информационном щите или в газете).
Протокол собрания директоров
Согласно п. 1 ст. 64 ФЗ "Об акционерных обществах" № 208-ФЗ (далее – Закон об АО) совет директоров (наблюдательный совет) – это орган, осуществляющий общее руководство деятельностью акционерного общества (далее – Общество), за исключением вопросов, отнесенных к компетенции общего собрания акционеров.
Совет директоров (далее - СД) должен состоять не менее чем из пяти членов (п. 3 ст. 66 Закона об АО).
Организует работу СД председатель. В соответствии с п. 1 ст. 67 Закона об АО председатель СД избирается членами СД из их числа.
Перечень вопросов, которые относятся к компетенции совета директоров, перечислены в п. 1 ст. 65 Закона об АО.
Согласно пп. 2 п. 1 ст. 65 Закона об АО к компетенции совета директоров (наблюдательного совета) относится организация созыва годовых и внеочередных общих собраний акционеров.
Если совет директоров (наблюдательный совет) в Обществе не создан, то его функции выполняет общее собрание акционеров в соответствии с абз. 2 п. 1 ст. 64 Закона об АО.
Если функции СД Общества осуществляет общее собрание акционеров, то созыв внеочередного общего собрания акционеров осуществляется иным лицом или органом Общества в случае если это регламентировано уставом (абз. 2 п. 1 ст. 55 Закона об АО).
Опираясь на п. 1 ст. 47 Закона об АО, одним из вопросов поднимаемым на годовом общем собрании акционеров, является утверждение годового отчета.
Согласно п. 4 ст. 88 Закона об АО годовой отчет подлежит предварительному утверждению СД не позднее чем за 30 дней до даты проведения годового общего собрания акционеров.
В случае если совет директоров в Обществе не создан, то предварительно утверждать годовой отчет может только единоличный исполнительный орган (директор, генеральный директор).
Подготовка к годовому/внеочередному созыву общего собрания и предварительному утверждению годового отчета ведется на заседаниях совета директоров.
Общество вправе самостоятельно предусмотреть порядок созыва и проведения заседания совета директоров в уставе или в ином внутреннем документе, так как такой порядок Законом об АО не регламентирован.
Согласно п. 4 ст. 68 Закона об АО на заседаниях СД должен вестись протокол. Протокол – это документ, содержащий сведения о порядке проведения заседания совета директоров (наблюдательного совета) и принимаемых ими решениях.
Протокол заседания совета директоров (наблюдательного совета) Общества составляется не позднее трех дней после проведения заседания (абз. 2 п. 4 ст. 68 Закона об АО).
В абз. 3 п. 4 ст. 68 Закона об АО установлен перечень общих сведений, которые должны содержаться в любом образце протокола заседания совета директоров, а именно:
• место и время проведения заседания;
• лица, присутствующие на заседании;
• повестка дня;
• вопросы, поставленные на голосование, и итоги голосования по ним;
• принятые решения.
На заседании совета директоров (наблюдательного совета) по вопросу утверждения годового отчета и созыва общего собрания акционеров (внеочередного, годового) могут приниматься вопросы:
• предварительное утверждение годового отчета;
• определение порядка проведения годового/внеочередного собрания акционеров;
• определение даты проведения общего собрания акционеров;
• определение списка лиц, имеющих право участвовать в общем собрании;
• утверждение повестки дня;
• определение порядка уведомления акционеров о проведении общего собрания;
• утверждение перечня информации (материалов), предоставляемой акционерам при подготовке к общему собранию;
• определение порядка предоставления акционерам информации (материалов);
• и иное.
Протокол должен быть подписан председателем заседания СД Общества.
Протокол заседания совета директоров (наблюдательного совета) должен храниться по месту нахождения исполнительного органа Общества (ст. 89Закона об АО).
Согласно п. 3 ст. 68 Закона об АО решения на СД Общества принимаются большинством голосов членов СД, если уставом или внутренним документом не предусмотрено большее число голосов для принятия решений.
Голосование на заседаниях СД может проходить в форме совместного присутствия или заочного голосования (п. 1 ст. 68 Закона об АО).
Так же может быть предусмотрена возможность учета голосов при наличии кворума и письменного мнения члена СД Общества, отсутствующего на заседании, по вопросам повестки дня (п. 1 ст. 68 Закона об АО).
Протокол собрания коллектива
Протокол собрания трудового коллектива образец» — наверняка такой запрос нередок в различных поисковиках. При этом в выдаче попадаются и такие варианты этого документа, которые лучше не использовать. В статье мы поговорим о том, как верно составить данный протокол, и предложим образец, гарантированно пригодный для использования.
Общее собрание трудового коллектива проводится в отношении значимых для всех сотрудников событий и мероприятий с целью выявить имеющиеся проблемы, разрешить разногласия, принудить работодателя к исполнению внутренних нормативных актов, принятых на предприятии и т. п.
При этом число присутствующих, в соответствии с требованиями ТК РФ, может варьироваться от 1/2 до 2/3 общей численности коллектива, а количество обязательных участников напрямую зависит от вопроса, поставленного на повестку дня. Решение принимается простым большинством голосов (половина присутствующих + 1 голос).
Протокол собрания трудового коллектива по своей сути является обычным протоколом — следовательно, к нему применяются те же требования к составлению, что и к иным аналогичным документам, то есть в протоколе обязательно указываются:
• место, дата и время его составления;
• тема, которую собирается обсуждать трудовой коллектив, данные об общей численности сотрудников предприятия и количестве фактически присутствующих на собрании (также требуется список всех участников настоящего собрания — он может быть оформлен самостоятельным документом, который будет являться приложением к протоколу);
• сведения о секретаре и председателе собрания, повестке дня, выступавших в ходе собрания и внесенных предложениях;
• принятое путем подсчета голосов за и против по выдвинутым предложениям решение общего собрания.
По общему правилу протоколы составляются на фирменном бланке организации и заверяется подписями секретаря и председателя собрания. Все выступающие в протоколе перечисляются с указанием их должностей.
Если на повестку дня ставится несколько вопросов, то трудовой коллектив должен рассмотреть каждый из них индивидуально и проголосовать за каждый по отдельности. В завершении протокола подводятся итоги с указанием тех вопросов, по которым собрание приняло положительное решение, и тех, по которым решение было отрицательным.
Протокол собрания трудового коллектива является процессуальным документом и обязан содержать следующие данные:
• Дату, время и место его составления.
• Тему, для обсуждения которой было созвано собрание сотрудников организации.
• Сведения о председателе собрания и секретаре, ведущем его протокол, а также порядок их избрания, то есть число лиц проголосовавших «за» и «против» их избрания.
• Сведения об общем количестве присутствующих лиц, и общем количестве сотрудников организации, для определения возможности проведения собрания.
• Решение, принятое путём голосования, а также количество голосов проголосовавших «за» и «против» его принятия.
• Подписи секретаря, ведущего протокол и председателя собрания.
Если на собрании рассматривается несколько тем, то отдельно указывается каждая из них и голосование по её рассмотрению.
Предложение о начале коллективных переговоров может быть заранее направлено работодателю представителем профсоюзной организации – ст. 37 ТК РФ.
При разрешении коллективных трудовых споров копии требования профсоюзных организация могут быть также направлены в государственный орган ответственный за урегулирование коллективных трудовых споров – ст. 399 ТК РФ.
Согласно ст. 384 ТК РФ по инициативе работников могут быть созданы комиссии по урегулирования трудовых споров. В таких комиссиях могут рассматриваться индивидуальные трудовые споры в пределах полномочий этих подразделений.
Комиссия имеет свою печать, организационно-техническое обеспечение её деятельности осуществляется работодателем. Комиссия избирает из своего состава председателя, заместителя председателя и секретаря комиссии – ст. 384 ТК РФ.
Действия сторон коллективного трудового спора, соглашения и решения, принимаемые в связи с рассмотрением и разрешением этого спора, оформляются протоколами представителями сторон коллективного трудового спора, примирительными органами или органом возглавляющим забастовку – ст. 418 ТК РФ.
Общее собрание работников может быть признано законным только в том случае если на нём присутствует более 50% от общего числа сотрудников предприятия, либо при наличии не менее 30% избранных сотрудниками предприятия делегатов – ст. 399 ТК РФ.
Представителями работников в социальном партнёрстве являются: профессиональные союзы и их объединения, иные профсоюзные организации, предусмотренные уставами общероссийских, межрегиональных профсоюзов, или иные представители, избираемые работниками в случаях, предусмотренных ТК РФ – ст. 29 ТК РФ.
Интересы работников представляет первичная профсоюзная организация, либо представители избранные самими работниками. Кроме того если рассматриваемые вопросы касаются заключения, разрешения и изменения коллективного договора, а также контроля за их выполнением, интересы работников могут быть представлены профсоюзом, его территориальной организацией или объединением территориальной организации профсоюзов – ст. 29 ТК РФ.
Представители организации, уклоняющиеся от участия в примирительных процедурах, в том числе и отказывающие в предоставлении помещения для проведения общего собрания сотрудников предприятия могут быть привлечены к дисциплинарной и административной ответственности – ст. 416 ТК РФ.
Протоколы трудовых собраний
В трудовом коллективе состоят все работники учреждения. Трудовой коллектив имеет свои полномочия, которые осуществляются во время его полного собрания. Главным на собрании является председатель, которого выбирают сроком на год путем голосования всех участников коллектива. Председатель должен состоять в трудовом коллективе до своего избрания. Протоколы собрания трудового коллектива ведет секретарь, который также избирается на год из трудящихся в учреждении.
Трудовой коллектив должен проводить собрание как минимум раз в год или при появлении необходимости. Собрание считается состоявшимся тогда, когда на нем присутствовало больше половины участников коллектива. Решение вопроса, выносившегося на собрании коллектива, считается утвержденным, если за него отдало свой голос больше половины трудящихся в учреждении.
Вся деятельность в трудовом коллективе основывается на положении о нем. В учреждении ведется учет всех документов, составленных на общем собрании, и обеспечивается их сохранность.
Полномочия трудового коллектива включают:
• обеспечение связи между рабочим коллективом и руководством и решение вопросов, основанных на установленных законодательством трудовых отношениях;
• внесения изменений в устав учреждения, выпуск новой редакции устава;
• рассмотрение возникающих среди коллектива споров трудовой тематики и создание комиссии по развязке спорных ситуаций;
• создание и утверждение нормативных актов, которые регулируют отношения трудящихся и учреждения;
• предоставление полномочий профсоюзной либо иной организации, которая отстаивает права работников в учреждении и представляет их интересы во время переговоров среди коллектива при заключении коллективных договоров и при контроле над их осуществлением;
• рассмотрение возникающих трудовых споров и их решение;
• решение различных вопросов иной тематики.
Протокол общего собрания трудового коллектива признается одним из основных организационно-распорядительных документов собрания. Как и с какой целью он составляется? В данной статье мы подробно ответим на эти и некоторые другие вопросы. Общее собрание трудового коллектива созывается для решения наиболее важных вопросов жизни организации.
Согласно российскому законодательству, существует два вида таких собраний.
Они разграничиваются в зависимости от количества присутствующих работников, необходимого для признания собрания правомочным:
• общее собрание работников имеет юридическую силу, если на нем присутствует более чем 1/2 работников организации;
• конференция работников имеет юридическую силу, если на ней присутствует не менее 2/3 делегатов, избранных работниками.
Трудовым законодательством установлены вопросы, разрешение которых является исключительным полномочием общего собрания (конференции) работников.
Сюда относятся:
• выборы представителя для ведения коллективных переговоров;
• выборы представителей работников в комиссию по трудовым спорам;
• принятие решения об образовании комиссии по трудовым спорам в структурном подразделении организации;
• утверждение, изложение в надлежащей форме и направление работодателю требований работников;
• принятие решения о проведении забастовки.
Однако общее собрание трудового коллектива может созываться для разрешения других вопросов по своему усмотрению, если данные проблемы не отнесены законодательством к исключительной компетенции другого органа или должностного лица.
Голосование на собрании является открытым. Остальные вопросы, относящиеся к порядку созыва и деятельности собрания, законодательством не урегулированы, а значит их разрешение отнесено к компетенции самого общего собрания.
Протокол общего собрания работников отражает последовательность обсуждения вопросов, рассматриваемых на конкретном собрании, фиксирует принятые решения и устанавливает сроки их исполнения.
Данный документ наделен обязательной юридической силой. Иными словами, если какое-либо решение, принятое на общем собрании, не зафиксировано в протоколе, данное решение признается несуществующим и не является обязательным для исполнения.
Порядок ведения протокола целесообразно рассматривать применительно к трем этапам:
Лицом, в чьи обязанности входит составление протокола общего собрания трудового коллектива, является секретарь.
На практике секретарь (наряду с председателем), как правило, избирается работниками до проведения собрания или же во время собрания в рамках одного из вопросов повестки дня.
Перед составлением протокола секретарем должна быть проведена подготовительная работа, состоящая из нескольких этапов:
1. Секретарь должен выяснить вопросы, выносимые на обсуждение, и согласовать их с руководством. Кроме того, необходимо определить регламент для рассмотрения каждого вопроса в отдельности и проведения собрания в целом;
2. Вторым этапом производится извещение трудового коллектива о проведении коллективного собрания;
3. Далее секретарь устанавливает последовательность рассмотрения вопросов с учетом утвержденного регламента, вынося наиболее важные вопросы в начало;
4. Следующим этапом является ознакомление с повесткой дня всех участников собрания, а также лиц, приглашенных в качестве наблюдателей;
5. Затем секретарь готовит регистрационный лист (документ, необходимый для внесения в протокол количества участников общего собрания);
6. Далее необходимо распространить среди участников тезисы докладов выступающих и другие необходимые материалы;
7. Наконец, непосредственно перед собранием, секретарь тиражирует документы, имеющие отношение к общему собранию, и раздает их всем присутствующим.
Составление протокола
Во время собрания секретарь осуществляет полную и подробную запись хода обсуждений, после чего он в максимально сжатые сроки обязан составить протокол и представить его для ознакомления и утверждения председателю.
Помимо секретаря и председателя, протокол должен быть подписан всеми участниками.
Чтобы упростить этот процесс, перед собранием можно подготовить своего рода «регистрационный лист».
Каждый участник при входе в зал заседания (или выходе из него) внесет в данный документ свои фамилию, инициалы и подпись. Такой регистрационный лист впоследствии прикладывается к протоколу.
Важно отметить, что протокол составляется именно на бланке организации формата А4, в котором нумеруется каждая страница. Документ необходимо прошнуровать и хранить на протяжении всей деятельности организации.
Ознакомление с протоколом заинтересованных лиц
После подписания с протоколом необходимо ознакомить всех работников организации, а также иных заинтересованных лиц.
Такое ознакомление может осуществляться в двух формах:
1. Направление копии протокола. В данном случае секретарь делает копии протокола и направляет всем заинтересованным лицам посредством почтовой, факсимильной связи, электронной почты либо вручает протокол лично.
2. Размещение выписки из протокола на информационном стенде организации. Выпиской из протокола является копия фрагмента текста оригинального документа, имеющего отношение к вопросу, с которым необходимо ознакомить заинтересованных лиц.
Структура и план протокола
Протокол общего собрания трудового коллектива, включает в себя вводную и основную части. Составляющим элементом протокола также может быть особое мнение отдельного участника.
В отличие от такого мнения, обязательные реквизиты протокола являются частями документа, без которых он не имеет юридической силы.
Обязательными реквизитами любого протокола общего собрания трудового коллектива являются:
• полное название организации;
• вид документа (в нашем случае это протокол);
• дата проведения собрания (если собрание проходило в течение нескольких дней, указываются дата начала и окончания через тире);
• учетный номер;
• место составления;
• заголовок к тексту (реквизит документа, кратко излагающий его содержание);
• подписи секретаря и председателя собрания.
Элементами вводной части протокола являются:
• ФИО секретаря и председателя;
• ФИО участников собрания. При условии, что их число составляет более 15 человек, фиксируется лишь их количество, а полный список участников с указанием их фамилий и инициалов прилагается к протоколу. Кроме того, отмечается общее число работников организации;
• ФИО приглашенных лиц, если таковые имеются наряду с должностью и местом работы;
• Повестка дня. Вопросы повестки дня располагаются в порядке уменьшения их значимости. Помимо вопросов, необходимо отметить докладчиков по каждому из них.
Основная часть и выписка
Основная часть протокола состоит из разделов. Содержание каждого раздела должно соответствовать вопросам повестки дня (первый раздел посвящен первому вопросу повестки и т.д.).
План раздела включает в себя следующие элементы:
• первый структурный элемент начинается со слова «Слушали:…». В нем указывается ФИО докладчика и, как правило, название доклада. Сам же доклад прилагается к протоколу. Однако текст доклада может быть непосредственно размещен в данной части протокола;
• второй элемент вводится словом «Выступили:…». Здесь отражаются ФИО лиц, которые задавали вопросы докладчику или иным образом участвовали в дискуссии по вопросу. Кроме того, формулируется суть данных вопросов и выступлений;
• последняя часть вводится словом «Решили:…». В ней излагается принятое решение. Под ним указывается количество проголосовавших «за», «против», а также воздержавшихся от голосования.
Вдобавок, необходимо приложить список лиц, не принявших участие в голосовании. решение по одному вопросу может состоять из более чем одного пункта.
В таком случае они размещаются в зависимости от уменьшения значимости. Особое мнение отдельного участника отмечается в протоколе после решения, к которому оно относится.
Одним из распространенных поводов для проведения общего собрания работников организации является заключение или изменения коллективного договора. Следует отметить, что в этом случае протокол общего собрания имеет свои особенности.
Так, во вводной части, помимо уже указанных реквизитов, должны быть отмечены представители работников и нанимателя.
Чаще всего представителем работников выступает первичная профсоюзная организация (профсоюз, объединяющий в себе более половины работников нанимателя). Но в случае отсутствия такой организации представители работников избираются общим собранием (конференцией) работников.
Повестка дня в таком протоколе обязательно должна включать в себя вопрос, который можно сформулировать так: «О заключении коллективного договора».
В решении указывается, на какой период заключается коллективный договор. Текст самого договора прилагается к протоколу.
Если по отдельным аспектам коллективного договора представители работников и нанимателя не пришли к соглашению, то договор заключается на тех условиях, которые были согласованы, а к протоколу прилагается как заключенный договор, так и протокол разногласий.
Протокол разногласий впоследствии может быть передан на разрешение в комиссию по трудовым спорам или суд.
Отдельным пунктом в решении может содержаться положение о предоставлении права представителям работников и нанимателя подписать договор.
Таким образом, как мы выяснили, протокол общего собрания трудового коллектива (общего собрания работников или конференции работников) представляет собой документ, придающий юридически-обязательную силу решению собрания.
Для того чтобы надлежащим образом оформить протокол, секретарь должен проделать колоссальную работу как на стадии подготовки, так и в процессе, а также после собрания.
Протокол является строго формальным документом, имеющим фиксированную структуру: вводную и основную часть. В целом назначение данного документа состоит в обеспечении своевременного и неукоснительного исполнения решения общего собрания трудового коллектива.
Выписка из протокола собрания
В процессе делопроизводства часто требуются выписки из протоколов. С помощью протоколов оформляются важные собрания и заседания. Но как выписку из протокола правильно подготовить?
При необходимости цитирования части протокола применяется документ, позволяющий представить итоговое решение. При этом нет необходимости предоставления полной версии протокола.
Выписка из протокола позволяет сохранить конфиденциальность основного документа. Унифицированной формы для оформления такой выписки не имеется.
Тем не менее, нужно блюсти обусловленные правила. Как же составляется выписка из такого документа как протокол?
С помощью протоколов документируются заседания учреждений, собрания советов, различные конференции, доклады, комиссии и прочее. Исходя от типа заседания, протокол бывает полным и кратким.
В краткой версии протокола акцентируются обсуждаемые вопросы, данные докладчиков и окончательное решение. Применяется подобный документ в случае оперативных собраний.
Протокол полного вида подробно фиксирует весь процесс заседания, включая любые мнения, замечания и реплики. Используется такая форма при необходимости детальной фиксации заседания.
В основном составляются протоколы на фирменных бланках организации и охватывают следующие сведения:
• название организации;
• заглавие документа;
• номер протокола;
• место проведения заседания;
• гриф утверждения (при необходимости);
• дата собрания;
• заголовок;
• вводный текст;
• основной текст;
• подписи участников.
Вводная часть протокола содержит сведения об участниках, их персональных данных и должностях. Здесь же содержатся вопросы повестки дня и перечень докладчиков.
В основной части документа фиксируется детальное рассмотрение каждого из обсуждаемых вопросов. Пишется, кто слушал доклад, кто выступал и что было решено по данному вопросу.
Подробно излагается выступление каждого из докладчиков. При полном оформлении текст протокола может получиться весьма объемным, заняв несколько листов.
При необходимости использования данных из протокола копировать весь документ крайне нерационально.
К тому же на повестку дня может быть вынесено сразу несколько вопросов, в том числе и конфиденциальной принадлежности. Именно потому удобно и целесообразно применение выписок из протоколов.
Выпиской из протокола именуется копия части основного документа.
При оформлении выписок обязательно наличие:
• вводной части, с указанием повестки дня;
• дословное изложение нужных абзацев с указанием заслушанных вопросов и принятых решений;
• реквизитов аналогичных протоколу;
• заверительной подписи (слово «верно», должность составителя, дата, подпись, расшифровка подписи).
Основной текст выписки это точная копия нужной части протокола. Главной ее задачей является передача сведений о принятом решении по определенному вопросу.
Выписки из протоколов применяются, когда нужно довести решения, принятые в процессе заседания, до сведения заинтересованных субъектов.
На практике создание выписок помогает осуществлять контроль за производственными процессами, исполнением административных и управленческих решений.
С помощью выписок формируется деловая документация организации. Например, основой для ведения деятельности садового некоммерческого товарищества становится выписка из протокола общего собрания.
Образец решения, СНТ-сообществом принятым, регламентирует действия ответственных лиц. Протоколами оформляются все собрания СНТ.
Председатель товарищества впоследствии посредством рассылки выписок информирует о принятых решениях ответственных лиц и заинтересованные организации.
Зачастую выписки из протоколов замещают собой распорядительные документы, например, решения. В подобной ситуации выписка становится инструментом доведения решения до непосредственных исполнителей.
При этом секретарь организации в течение двух дней после подписания протокола составляет выписку. Затем копии их рассылаются ответственным исполнителям.
Правовое регулирование
Терминологический стандарт ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» не включает определения «выписки из документа».
Стандартными нормами предполагается «архивная выписка». Именно эта дефиниция наиболее соответствует описанию «выписки из документа».
Непосредственно «выписка из документа» употребляется в Словаре современной архивной терминологии социалистических стран – «выписка из документа это рукописная либо машинописная копия части письменного документа».
Нужно полагать, что регламент по оформлению выписок из документов, в том числе и из протокола, отвечает оформительской процедуре копий документов. Но это верно лишь отчасти.
На практике выписка составляется, когда копировать весь документ нежелательно или нецелесообразно. К примеру, при большом объеме документа или наличии в нем секретных сведений.
В делопроизводственном процессе при заверении документальных копий употребляется реквизит «Отметка о заверении копии документа».
Оформление этого реквизита отвечает стандартам ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению реквизитов».
Согласно нормам стандарта для заверения копии документа после реквизита «Подпись» пишется:
• заверительная надпись «Верно»;
• должность субъекта, который заверил документ;
• личная подпись заверителя;
• расшифровка проставленной подписи;
• дата заверения.
Поскольку выписка из протокола это разновидность документальных копий, то значит, для заверения ее может употребляться вышеозначенный порядок.
В то же время порядок оформления выписки из протокола может определяться ведомственными или локальными нормативными актами. При этом может быть учреждена специальная форма составления или заверения документа.
Как пример может быть рассмотрена выписка из протокола общего собрания трудового коллектива. Образец ее оформления максимально краток – рассмотрели, постановили.
То есть при оформлении выписки из протокола следует следовать, прежде всего, нормативным актам.
При отсутствии таковых используются общие правила оформления выписок, учрежденные для заверения копий документов.
Выписка из любого протокола составляется по схожему алгоритму.
Пошаговая инструкция оформления выглядит таким образом:
Дать документу заглавие
«Выписка из протокола собрания…»
Скопировать вводную часть из основного документа
Прописав полные реквизиты оригинала (дата и место собрания, число присутствовавших и т.д.)
Процитировать из общей повестки документа отдельный пункт
Непосредственно касающегося нужного вопроса. При этом следует указать порядковый номер его относительно местоположения в тексте протокола
Оформить основной текст выписки посредством копирования определенного отрывка основного документа
Необходима та часть, в которой разбирается надобная для выписки тема. Потребуется указание таких частей, как «Слушали», обсуждение вопроса и «Постановили»
Указать должности и данные лиц
Подписывавших протокол
Заверить подготовленный документ
—
Выписка из протокола общего собрания ООО оформляется посредством копирования фрагментов основного документа.
Основные принципы соответствуют оформлению любых выписок:
Оформляется заголовок
В данном случае «Выписка из протокола общего собрания № __» (пишется номер протокола)
Копируются реквизиты протокола
Дата и место, название организации
Указывается число участников собрания
—
Копируется пункт протокола
В котором изложены обсуждаемые вопросы. При этом указывается номер пункта в соответствии с протоколом
Копируется основная часть обсуждения вопроса
Кто слушал, кого слушали, какие были обсуждения и предложения
Копируется пункт о принятом решении
—
Указываются лица, подписавшие протокол
При этом пишутся их Ф.И.О. и занимаемые должности
Документ заверяется полномочным лицом
—
Протокол аттестационной комиссии о проверке соответствия должности является главным документом в процедуре проведения аттестационной проверки в организации.
В нем регистрируются все сведения относительно процесса проверки сотрудников и полученных итогах. Законодательно форма протокола не учреждена.
Оформляется он в соответствии с принятым в организации Положением об аттестации работников.
Данный документ содержит:
• номер протокола и дата проведения аттестационной комиссии;
• список членов аттестационной комиссии и специально приглашенных лиц;
• сведения об аттестуемом сотруднике;
• короткое изложение вопросов и полученных ответов;
• следствия голосования с указанием всех голосов «за» и «против»;
• итоговое решение комиссии.
При составлении выписки из протокола аттестационной комиссии копируются все существенные реквизиты. Затем приводится список членов комиссии, индивидуальные данные аттестуемого лица.
Пункт о вопросах и ответах можно опустить либо изложить его в максимально сжатой форме. Также не особо значимым считается пункт о разделении голосов.
Главным пунктом выписки является абзац о принятом комиссией окончательном решении. Его следует скопировать полностью. Затем документ заверяется в обычном порядке.
Заседание педагогического совета обычно предполагает выступление его членов по отдельным вопросам. При этом участники совета могут затронуть вопрос, не вынесенный на повестку дня.
Это обуславливает специфику оформления выписки из протокола педагогического совета:
Оформляется стандартная «шапка» документа
С указанием основных реквизитов
Указывается кто был заслушан в процессе совещания
Кратко излагается суть выступления. Цитируется пункт, касающийся темы выступления
Указывается что было решено
В этой части копируются дословно пункты протокола о принятых решениях, с указанием их номеров в протоколе
Выписка заверяется
Ответственными лицами совета, председателем и секретарем
К примеру, если на педагогическом совете рассматривался вопрос о награждении педагога. В выписке излагается основной вопрос о присвоении награды, обсуждения членов совета и итоговое решение.
Составляя выписку из протокола проведения профсоюзного собрания нужно учитывать особенности составления самого протокола:
Документ предельно подробно отображает проведение собрания
Особенности обсуждения вопросов
Все вопросы на повестке дня
Считаются значимыми и нет второстепенных
Все вопросы обсуждаются под порядковыми номерами
Аналогичные присваиваются принятым постановлениям
Протокол содержит в хронологическом порядке
Детальные тексты докладов, записи прений по выступлениям, финальные выступления докладчиков, принятые постановления
При принятии решения по вопросу без обсуждения
Раздел «Выступили» пропускается
Постановления могут содержать ссылки
На приложения
Выписки из протокола профсоюзного собрания могут потребоваться в нижестоящие структуры либо для предоставления работодателю.
Потому недопустимо возникновение неясностей при изучении выписки. Следовательно, выписка должна включать в себя все наиболее значимые моменты.
Инструкция по оформлению выписки выглядит примерно так:
• копируются реквизиты;
• детально излагаются вопросы повестки дня;
• в сжатой форме описывается суть выступлений и осуждений;
• детально прописываются принятые решения.
Выписка из протокола не требует заверения лицами, которые непосредственно подписали основной документ. Подписывается выписка из протокола секретарем, который готовит документ.
Для того чтобы документ обрел юридическую силу применяется реквизит «Отметка о заверении копии». Неизменно оформляется таковой секретарем организации.
Заверительная надпись выполняется от руки. Пишется слово «Верно». Затем указывается должность заверяющего лица, его подпись, Ф.И.О. и дата.
При предоставлении выписки в сторонние организации выписка заверяется дополнительно подписью руководителя организации и печатью.
При этом оттиск печати должен частично захватывать наименование должности заверителя и начало его личной подписи.
В заключение можно подытожить, что выписка из протокола это по сути копия вводной части протокола до повестки дня с необходимым вопросом и абзаца об итоговом постановлении.
Выписка может готовиться как по нескольким вопросам протокола, так и по одному.
Предоставляются выписки для информирования об итоговых решениях ответственных лиц. Также выписки могут рассылаться заинтересованным организациям.
В бар зашли три зэка и заказали: гроб с костями, многоэтажку и то что мы строили. Официант им все принес и говорит: вот вам гроб с костями и многоэтажка. А то что вы строили – нет. Есть только то где вы были. Что заказали зэки?
Статью подготовил ведущий корпоративный юрист Шаталов Станислав Карлович. 
