Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения и включенные в соответствующий перечень (табель форм), ежегодно утверждаемый руководителем предприятия, который создается исходя из специфики организации.
К документам, подлежащим обязательному контролю, относятся:
- документы вышестоящих органов;
- распорядительные документы;
- важные специфические документы, свойственные этой системе управления с конкретным сроком исполнения.
Постановка документов на контроль исполнения, как правило, производится руководителем организации или специально уполномоченным должностным лицом службы делопроизводства, например, инспектором по контролю исполнения поручений (документов), на основании:
- положений законодательства, соответствующих нормативно-правовых актов, устанавливающих типовые сроки исполнения документов;
- указаний вышестоящего органа управления (власти), содержащихся в документе - например, если в содержании документа, поступившего на предприятие, включено требование об обеспечении контроля над его исполнением (исполнением соответствующего поручения);
- документа, изданного (утвержденного) руководителем предприятия - например, перечня (табеля форм) документов, обеспечение контроля исполнения которых является на предприятии обязательным;
- резолюции руководителя предприятия (иного должностного лица с соответствующими полномочиями), устанавливающей индивидуальный срок исполнения для конкретного документа.
Для постановки на контроль в верхней части лицевой стороны его первого листа (у правого поля, на свободном от текста месте) делается соответствующая отметка, обозначаемая штампом «К» или «контроль».
Контроль исполнения документов организуется на предприятии с вовлечением в указанную работу различных категорий должностных лиц и структурных подразделений. При этом на каждого участника контрольных мероприятий возлагаются соответствующие функции и полномочия.
Документы, за исполнением которых устанавливается контроль, подлежат учету в «Журнале контроля исполнения документов». Кроме этого, на первых листах документа в правом верхнем углу проставляется штамп «Н контроль» («К»).
Исходя из имеющихся указаний, а также количества находящихся на одновременном контроле документов, устанавливаются промежуточные сроки проверки их исполнения. В том случае, если их результаты свидетельствуют об отставании темпов работы по исполнению того или иного документа, специально назначенное должностное лицо вправе либо сделать исполнителю соответствующее напоминание, либо получить на этот счет дополнительные инструкции у руководителя. Продление сроков исполнения документа также является прерогативой указанного должностного лица.
Обязательному контролю подлежат:
- все без исключения поручения Президента РФ, в т.ч. содержащиеся в указах и распоряжениях;
- все постановления и распоряжения Правительства РФ;
- все служебные документы по линии руководства субъектов РФ;
- подготовка проектов записок и иных документов на имя Президента РФ и председателя правительства РФ;
- подготовка проектов приказов, докладов, предложений, заключений, разрабатываемы в соответствии с установленным порядком учета и отчетности (ежемесячно, ежеквартально, ежегодно);
- исполнение всех указаний по входящим документам.
Поскольку речь идет о контроле за сроками исполнения документов, очень важным вопросом является определение этих сроков. Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными.
Типовые сроки имеются у ряда документов, перечень которых приведен в Государственной системе ДОУ. Этот перечень может быть использован, например, при составлении инструкции по делопроизводству конкретной организации или учреждения.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
В этом случае составленные перечни документов с типовыми сроками исполнения являются приложением к инструкции по делопроизводству. Однако перечень может составляться и как самостоятельный документ. Тогда он должен быть подписан руководителем службы ДОУ (или должностным лицом, выполняющим его обязанности) и утвержден руководителем предприятия.
Документы подлежат исполнению в следующие типовые сроки:
- имеющие в содержании конкретную дату исполнения - в указанный срок;
- не имеющие в содержании конкретной даты исполнения, но снабженной пометкой «срочно» - в 3-дневный срок;
- те же, но снабженные пометкой «оперативно» - в 10-дневный срок;
- прочие документы, не имеющие в содержании конкретной даты исполнения и указанных выше пометок - в срок не более одного месяца;
- подлежащие исполнению в соответствии с запросом члена(ов) Совета Федерации, депутата (ов0 Государственной Думы - в 30-дневный срок;
- подлежащие исполнению в соответствии с поручением правительства РФ - в 10-дневный срок;
- подлежащие исполнению в соответствии с письмами Министерства иностранных дел РФ и не требующими согласования с другими органами (организациями) - в 15-дневный срок;
- те же, но требующие согласования - в 30-дневаный срок;
- подлежащие исполнению в связи с обращениями, поступившими в адрес предприятия от юридических и физических лиц и требующими дополнительного изучения и (или) проверки - в 30-дневный срок;
- те же, но не требующие проверки - в 15-дневный срок.
Индивидуальные сроки исполнения могут содержаться в тексте документа (например, приказа) и в резолюции руководителя. Руководитель имеет право указать срок исполнения документа, если для него не установлен типовой срок или если конкретная управленческая ситуация требует изменения типового срока.
Бывают случаи, когда невозможно сразу установить точный срок исполнения документа. Тогда устанавливается условный срок, который затем корректируется в ходе исполнения документа.
Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях в следующем порядке: сроки документов, поступивших от других организаций - с момента поступления, документов отправленных (исходящих) с момента их подписания или утверждения.
Исполнение контролируется с момента постановки документа на контроль.
Есть пять человек разных национальностей, которые проживают в 5 домах. Каждый дом имеет свой цвет, отличный от цвета других домов. Каждый из этих людей курит и предпочитает определенный сорт сигарет. У каждого из этих людей есть по одному домашнему животному. Каждый из этих людей пьет свой любимый вид напитка.
Статью подготовил ведущий корпоративный юрист Шаталов Станислав Карлович. 
