Управление финансами
документы

1. Адресная помощь
2. Бесплатные путевки
3. Детское пособие
4. Квартиры от государства
5. Льготы
6. Малоимущая семья
7. Малообеспеченная семья
8. Материальная помощь
9. Материнский капитал
10. Многодетная семья
11. Налоговый вычет
12. Повышение пенсий
13. Пособия
14. Программа переселение
15. Субсидии
16. Пособие на первого ребенка

Управление финансами
егэ ЕГЭ 2018    Психологические тесты Интересные тесты   Изменения 2018 Изменения 2018
папка Главная » Предпринимателю » Система оперативного управления

Система оперативного управления

Оперативное управление

Вернуться назад на Оперативное управление

С течением времени требования к автоматизации деловых процессов растут. И если когда-то ставилась задача автоматизации отдельных участков работы подразделений, что привело к наличию большого количества разрозненных программных продуктов, то теперь основной вопрос - организация комплексной системы оперативного управления. Именно этот подход позволяет наиболее эффективно решить задачу автоматизации.

Документы - это основные информационные ресурсы любой организации, работа с ними требует правильной постановки. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают все бизнес-процессы. Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность организации и позволяющий оперативно ей управлять. Горы макулатуры, длительный поиск нужного документа, потери, дубликаты, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют далеко не полный перечень проблем, возникающих при неэффективном построении документооборота. Всё это может сильно затормозить, а в исключительных случаях - полностью парализовать работу организации.

Отдельно следует выделить проблемы организаций, имеющих территориально удаленные подразделения. Организовать сквозной документооборот, а значит и централизованное оперативное управление, в подобном случае крайне затруднительно.

Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учёта.

Упорядочивание документооборота начинается с составления реестра используемых в организации документов. Для каждого типа документа определяется маршрут движения, от момента возникновения документа до уничтожения или отправки в архив. Каждый этап жизненного цикла документа подробно описывается: определяется инициатор, ответственный за выполнение каждого этапа, куратор, список подписывающих, список рассылки. Кроме того, устанавливаются связи с документом-основанием и дочерними документами, формируются дочерние поручения.

Такой подход позволяет упорядочить документооборот, исключить дублирующие документы и функции, и как следствие - оптимизировать работу в целом.

Тяжёлое наследие безнадёжно вымирает

Каждая автоматизированная система, предназначенная для использования в организациях и на предприятиях, имеет свою историю создания. Созданные ранее программные продукты, многие из которых используются до сих пор, решали вполне определенные, узкоспециализированные задачи. Например, одна программа разрабатывалась для автоматизации канцелярии, другая - для ведения архивов, третья - для отправки электронной почты или мгновенных сообщений.

С течением времени все эти программы подвергались доработке с тем, чтобы можно было применять их и для автоматизации других участков. Но поскольку изначально эти программы были созданы для решения узкой, точно определенной задачи, то всякое расширение функционала, безусловно, отрицательно сказывалось на качестве. В итоге программы получались неудобными в эксплуатации и ненадёжными с точки зрения обработки промышленных объёмов данных. В качестве альтернативы отечественные разработчики предлагали другие программы, при этом часть функций оказывались дублирующими друг друга, а для актуализации данных приходилось использовать многократный импорт/экспорт информации. Всё это в конечном итоге приводило к потере рабочего времени сотрудников и остановке деловых процессов.

Иностранные поставщики зачастую предлагают концептуально устаревшие и трудноадаптируемые программные продукты, прикрываясь от потока критики пользователей и администраторов большими рекламными щитами.

Так или иначе, малоэффективные программные продукты и технологии по объективным причинам обречены на безнадёжное отставание и, в конечном итоге, на исчезновение.

Сквозная автоматизация - ключ к эффективной работе

Существует два основных пути решения задачи сквозной автоматизации бизнес-процессов: создание надстройки над ранее используемым ПО или установка комплексной системы, включающей в себя необходимый набор функций.

Установка программы-надстройки предполагает создание сквозной производственной инфраструктуры, связывающей системы планирования, финансов, коммерции и управления рисками, соединяющей потоки сообщений между системами, автоматизирующей производственные бизнес-процессы, обеспечивая видимость обновления информации в режиме реального времени. Такое приложение может существовать - теоретически. Но попытка практического создания подобной программы приводит обычно к появлению монитора, отображающего список работающих программ. По большому счёту, это приложение не решает задачу сквозной автоматизации. Кроме того, всякое изменение прикладного ПО влечет за собой изменение программы-надстройки, что характеризуется крайне высокими накладными расходами.

Установка комплексного решения позволяет достичь сквозной автоматизации бизнес-процессов, т.к. использует одну СУБД с одной или несколькими чётко структурированными базами данных. Для работы с данными при этом используется один и тот же интерфейс. Сопровождение такой комплексной системы проще и выгоднее, чем при использовании программы-надстройки.

Сквозная автоматизация деловых процессов позволяет многократно сократить дублирование информации, с которой работают различные подразделения любой организации. Централизованный учёт информации предоставляет пользователям удобную работу с одной системой, а единожды введенная информация становится доступна всем остальным пользователям в других подразделениях, для которых определены соответствующие права доступа.

Для сравнения двух подходов к автоматизации деловых процессов рассмотрим простой пример - взаимодействие между клиентом и поставщиком услуг. Клиент, ЗАО "Потребитель", заключает с организацией ОАО "Поставщик" договор на сервисное обслуживание персональных компьютеров. При этом цепочка действий и подходы к автоматизации выглядят следующим образом.

Таблица 1. Сравнение различных подходов к автоматизации бизнес-процессов:


№ п/п

Элемент процесса

Система документооборота, дополнительные программные продукты

Система оперативного управления

1.

Представитель ЗАО "Потребитель", Покупателев А.И., связывается по телефону с ОАО "Поставщик" для выяснения условий сервисного обслуживания парка ПК. Контакт фиксируется.

CRM-система

Визуальный слой CRM

2.

Руководитель отдела продаж ОАО "Поставщик" поручает подчинённому сотруднику Продавцову М.А. вести работу с представителем ЗАО "Потребитель".

Система документооборота

Визуальный слой DOCFLOW

3.

Продавцов М.А. ведёт предварительные переговоры с Покупателевым А.И. по телефону, готовит проект договора с ЗАО "Потребитель". Контакты фиксируются. Формируется первая электронная редакция договора.

CRM-система и система документооборота

Визуальные слои CRM и DOCFLOW

4.

Проект договора согласуется с Покупателевым А.И. Фиксируется новая электронная редакция договора с учётом замечаний.

CRM-система и система документооборота

Визуальные слои CRM и DOCFLOW

5.

Новая редакция договора от ЗАО "Потребитель" согласуется в ОАО "Поставщик" в планово-экономическом отделе, бухгалтерии и у юриста.

Система документооборота

Визуальный слой DOCFLOW

6.

Для организации встречи с Покупателевым А.И. и заключения договора, Продавцов М.А. формирует заявку на представительские расходы. Добавляется заявка в электронном виде, из кассы выдается необходимая сумма.

Система бюджетирования

Визуальный слой BUDGET

7.

Договор подписывается с обеих сторон и ЗАО "Потребитель" оплачивает договор. Сумма оборота по договору отражается в автоматизированной системе.

Система бюджетирования

Визуальный слой BUDGET

8.

На основании заключенных договоров сотруднику отдела продаж ОАО "Поставщик" Продавцову М.А. устанавливается премия.

Система учёта надбавок и премий

Визуальный слой STAFF

9.

На основании заключённых договоров и затраченных ресурсов в планово-экономическом отделе ОАО "Поставщик" устанавливается рентабельность предоставляемой услуги по обслуживанию ПК.

CRM-система, система бюджетирования

Визуальный слой CRM

10.

В отделе продаж ОАО "Поставщик" производится анализ услуг и клиентской базы. Ведётся учёт всей истории
взаимодействия.

CRM-система

Визуальный слой CRM

11.

В планово-экономическом отделе производится планирование затрат и объемов продаж на очередной период.

Система бюджетирования.

Визуальный слой BUDGET



Таким образом, деловой процесс, связанный с заключением одного договора, ранее был поделен на несколько автоматизируемых областей. При этом часть областей не автоматизировалась совсем, а при уходе сотрудников часть информации могла быть утрачена. Если используется несколько различных автоматизированных систем, то информация хранится в разных базах данных, и доступ сотрудников к такой информации может быть затруднён.

Соответственно, руководители с трудом получают целостную картину работы организации, что может привести к частичной или полной остановке деловых процессов. Использование различных систем, взаимодействие с различными поставщиками, отличия в эксплуатации и сопровождении программных продуктов часто приводят к большим расходам на автоматизацию, потере рабочего времени сотрудников и, в конечном итоге, способны остановить работу организации.

Так продолжалось до тех пор, пока не появилась комплексная система оперативного управления.

Использование прогрессивных программных продуктов, которые сочетают в себе комплексное решение для автоматизации таких задач, как "Документооборот" (DOCFLOW), "Управление сотрудниками" (STAFF), "Управление отношениями с клиентами" (CRM) и "Бюджетирование" (BUDGET), позволяет эффективно решать задачи оперативной работы и управления организацией, предприятием или государственным учреждением.

Авангардным решением, первой системой оперативного управления стала российская разработка. Компания "Банковский бизнес" представляет систему, где в качестве объекта автоматизации используется работа в финансовых учреждениях (она наиболее документирована).

На сегодняшний день система оперативного управления от компании "Банковский бизнес" выпускается:

• для банковской сферы: "Система оперативного управления BANK BUSINESS";
• для отраслевых организаций и предприятий: "Система оперативного управления CORPORATE BUSINESS";
• для государственных учреждений: "Система оперативного управления GOVERNMENT".

тема

документ Финансовый план
документ Оценка бизнеса
документ Бизнес процесс
документ Договор строительного подряда
документ Партнерство





назад Назад | форум | вверх Вверх

Управление финансами
важное

Курс доллара на 2018 год
Курс евро на 2018 год
Цифровые валюты 2018
Алименты 2018

Аттестация рабочих мест 2018
Банкротство 2018
Бухгалтерская отчетность 2018
Бухгалтерские изменения 2018
Бюджетный учет 2018
Взыскание задолженности 2018
Выходное пособие 2018

График отпусков 2018
Декретный отпуск 2018
ЕНВД 2018
Изменения для юристов 2018
Кассовые операции 2018
Командировочные расходы 2018
МСФО 2018
Налоги ИП 2018
Налоговые изменения 2018
Начисление заработной платы 2018
ОСНО 2018
Эффективный контракт 2018
Брокеру
Недвижимость



©2009-2018 Центр управления финансами. Все права защищены. Публикация материалов
разрешается с обязательным указанием ссылки на сайт. Контакты