Главная » Бухгалтеру »
Что должен знать бухгалтер о больничных листах в 2025 г
Что должен знать бухгалтер о больничных листах в 2025 г
Статью подготовила Павлова Елена Геннадиевна, доцент кафедры «Макроэкономическое регулирование» Финансового университета при Правительстве РФ. Связаться с автором
Расчеты и выплаты по больничным листам – важная часть работы бухгалтера. В 2025 г. в этой сфере произошли определенные изменения.
В статье расскажем о том, что следует учитывать бухгалтеру при работе с больничными листами.
Регламент взаимодействия с СФР по больничным в 2025 г.
В 2025 году работникам выдают только электронные листки нетрудоспособности (ЭЛН). Бумажный документ оформляют только для очень немногочисленной группы специалистов, чья работа связана с государственной тайной. С учетом этого для большей части работодателей в 2025 году действует единый регламент взаимодействия с СФР по больничным.
После получения от работника номера ЭЛН или нахождения на сайте СФР больничного листа со статусом "30 – Закрыт" бухгалтеру надо действовать быстро. У него имеется только три рабочих дня, чтобы подготовить и сдать необходимые документы и сведения.
Последовательность работы бухгалтера с СФР по больничным листам и выплатам социального характера в 2025 году следующая.
Этап 1. Для работы с ЭЛН необходимо специализированное программное обеспечение. Разрешается использовать сервисы операторов ЭДО или специализированные учетные бухгалтерские программы. Если данного ПО нет, можно скачать бесплатную программу на сайте Социального фонда. Работа с электронными больничными осуществляется через Социальный электронный документооборот или СЭДО —бесплатный цифровой сервис. Он интегрирован во все учетные бухгалтерские программы. Для подключения к социальному электронному документообороту достаточно включить нужную опцию в используемой бухгалтерской программе. Нужно учесть, что все сведения в ЕИИС «Соцстрах» передают подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью. Электронная подпись может быть использована та же, что и для сдачи отчетности.
Этап 2. Сразу после получения доступа к СЭДО бухгалтеру рекомендуется направить сведения обо всех застрахованных лицах (работниках) в СФР. Это обязательный документ, который нужен для назначения и выплаты пособия. Сведения должен заполнить работник и передать в бухгалтерию. Но если в бухгалтерской учетной программе есть актуальные данные работника, то можно просто распечатать готовую форму и передать работнику на подпись. А затем отправить сведения в СФР.
На действующих работников сведения о застрахованных лицах, обычно, отправляют в начале года. Либо в течение трех рабочих дней с момента изменения персональных данных и банковских реквизитов по работнику.
Этап 3. Как только медицинская организация открывает листок нетрудоспособности застрахованному лицу, в единой информационной системе Социального фонда России отображается соответствующая информация, которую в базу фонда загружает лечащий врач. Сразу после загрузки ЭЛН в единую базу СФР, сведения о больничном будут направлены работодателю. Таким образом бухгалтер сможет отслеживать информацию об открытии, продлении и закрытии листка нетрудоспособности по работнику, чтобы своевременно подать сведения и сделать расчет. Кроме того, при загрузке ЭЛН в базу СФР данные будут направлены самому работнику (застрахованному лицу). Они поступят в личный кабинет на портале "Госуслуги". Здесь можно отслеживать статус ЭЛН, расчет и выплату пособий.
Этап 4. СФР "предзаполняет" сведения для назначения пособия после закрытия электронного больничного по своим данным. Информацию о заработке СФР должен прислать работодателю. Это необходимо для расчета пособия за первые три дня нетрудоспособности. Крайний срок для СФР – три рабочих дня с момента закрытия ЭЛН. Если СФР прислал нулевой заработок, то следует использовать сведения, которые есть в бухгалтерии страхователя. Надо запросить у работника сведения, чтобы получить данные о стаже и заработке: Выписку из СФР о состоянии индивидуального лицевого счета. Здесь виден страховой стаж, суммы дохода и страховых взносов. Трудовую книжку или справку СФР со сведениями о трудовой деятельности. Этот документ позволит определить стаж для оплаты пособия. Справку по форме №182н о доходах за периоды работы в 2023 году и более ранние периоды. Это необходимо, чтобы учесть все доходы при расчете пособия. Согласие на обработку персональных данных, если оно не было получено ранее. Важно проверить реквизиты счета и ФИО получателя, указанные работником в сведениях о застрахованном лице. Ошибки в реквизитах - это основная причина, по которой банк возвращает выплату в СФР по пособиям. Если данные о заработке работника в 2023 году отличаются от показателей справок №182н, эту информацию нужно сообщить в ТО Соцфонда. При необходимости потребуется отправить копию справки 182н по сотруднику. Для этого СФР пришлет отдельный запрос по СЭДО.
Этап 5. Информации, которая хранится в единой информационной базе СФР, может быть недостаточно для расчета и назначения пособия по нетрудоспособности. В таком случае представитель Соцфонда направит запрос работодателю. По запросу СФР бухгалтер должен разместить в информационной системе СФР сведения, которые нужны фонду для расчета пособия. В 2025 году СФР может запросить следующие данные: о страховом стаже; замене календарных лет (календарного года) в расчетном периоде; районном коэффициенте; продолжительности рабочего времени; периодах освобождения или отстранения сотрудника от работы, заключения под стражу, проведения судебно-медицинской экспертизы, простоя если они совпали с периодом нетрудоспособности и т.д. Срок для размещения сведений — три рабочих дня.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Этап 6. Если работодатель представил сведения в неполном объеме, фонд направит работодателю извещение в течение пяти рабочих дней. Работодатель подтверждает получение извещения в электронной форме в течение трех рабочих дней и направляет недостающие сведения в течение пяти рабочих дней через СЭДО. Такая ситуация может возникнуть, если работник предоставил неполные или недостоверные сведения, которые нужны были для расчета, назначения и выплаты социального пособия. Например, в сведениях о застрахованном лице не были указаны банковские реквизиты карты или счета, куда перечислять социальные пособия.
Этап 7. Когда все сведения, необходимые для расчета и назначения больничного пособия, поступят в СФР, пособие передают на оплату. В 2025 году порядок не изменился: Первые три дня болезни или травмы работника должен оплатить работодатель (страхователь). Остальные дни нетрудоспособности самого работника оплатит СФР. Если больничный выдан по уходу за больными членами семьи или иным причинам, то все дни подлежат оплате из средств СФР. Фактический срок, через сколько дней СФР выплачивает больничный, зависит от даты, когда страхователь предоставит все необходимые сведения для выплаты пособия. По общим правилам, фонд назначает и выплачивает пособие по временной нетрудоспособности в течение 10 рабочих дней со дня представления страхователем сведений и документов. СФР перечислит пособие на банковский счет, который работник указал в сведениях о застрахованном лице.
Изменения с 1 сентября 2025 г.
С 1 сентября 2025 года вступают в силу изменения в правилах оформления электронных листков нетрудоспособности (ЭЛН):
Сокращение срока первичного больничного
При 4 и более больничных за 6 месяцев новый ЭЛН будет выдаваться только на 3 дня с последующим продлением комиссией
Усиленный контроль частых больничных
Медицинские учреждения будут обязаны анализировать причины частых заболеваний сотрудников
Исключения из новых правил
Не затронуты больничные по уходу за ребенком, реабилитации и при социально значимых заболеваниях
Как изменения отразятся в 1С:ЗУП
Основные изменения затронут:
Изменения в 1С:ЗУП 3.1
Новые правила проверки сроков больничных
Дополнительные отчеты по частоте ЭЛН
Обновленные формы документов
Переработанный механизм расчета пособий
Кому выплачивают пособие по временной нетрудоспособности
Больничное пособие выплачивают физическим лицам, которые работают или недавно работали в организации по трудовым и определенным договорам ГПД. Работник, который заключил трудовой договор, получает право на больничное пособие с того дня, когда должен приступить к своим служебным обязанностям. Даже если он работает на испытательном сроке, пособие ему также положено.
Порядок выплаты больничного пособия совместителям зависит от того, является сотрудник внутренним или внешним совместителем. Больничное пособие внутреннему совместителю за первые три дня болезни выплачивают в том же порядке, что и обычным сотрудникам. Для внешних совместителей предусмотрен особый порядок, разобраться с которым можно с помощью справочника от Системы Главбух. Формула для расчёта больничного листа в 2025 году остаётся без изменений - это произведение среднедневного заработка, количества дней болезни и коэффициента страхового стажа.
Как назначить и выплатить больничное пособие, если сотрудник болел.
Коэффициент страхового стажа для расчёта больничного листа в 2025 году
Коэффициент страхового стажа важен для определения суммы больничного листа. Чем больше стаж, тем выше коэффициент. В страховой стаж включают только те периоды времени, в течение которых были уплачены взносы по временной нетрудоспособности. Существует три значения коэффициента страхового стажа: 100% или 1 - если страховой стаж превышает 8 лет; 80% или 0,8 — если страховой стаж находится в промежутке от 5 до 8 лет; 60% или 0,6 — если страховой стаж составляет менее 5 лет. Стаж считается по трудовой книжке и другим документам, которые подтверждают, что человек был застрахован и за него платили взносы на социальное страхование. Стаж также можно определить в расчетчике от Системы Главбух. Чтобы проверить расчет страхового стажа для пособия, необходимо указать период работы по данным трудовой книжки или других документов, например трудового договора. Сервис сам определит продолжительность стажа в годах, месяцах и днях.
Что включают в среднедневной заработок больничного при расчёте в 2025 году.
Для определения среднедневного заработка при расчёте больничного листа включают все суммы заработной платы, на которые были начислены страховые взносы по временной нетрудоспособности. Среднедневной заработок = Cумма дохода сотрудника за 2 календарных года : 730 Данные берут за расчетный период — два календарных года, которые предшествуют году начала болезни. При расчёте среднедневного заработка для больничного в 2025 году необходимо будет взять сумму заработной платы за 2024 и 2023 год. При этом следует помнить, что учитывают только те суммы, на которые были начислены и выплачены страховые взносы на случай временной нетрудоспособности. Число 730 — фиксированное значение количества дней в двух годах. Выплаты в каждом из годов расчетного периода учитывают в пределах облагаемого страховыми взносами лимита.
По заявлению сотрудника, в случае его нахождения в отпуске по уходу за ребёнком или по беременности и родам в 2023 году или в 2024 году, годы или год для расчёта больничного можно заменить другими предшествующими календарными годами, например, 2022 или 2021. Главным является то, что пособие при замене лет должно увеличиться, а не уменьшиться.
Минимальное значение дохода для расчёта больничного не должно быть меньше МРОТ. Размер МРОТ применяют тот, который действует на дату больничного листа с учетом региональных коэффициентов.
Расчет пособия
Заработок для определения пособия по временной нетрудоспособности рассчитывается исходя из МРОТ, если в расчетном периоде у сотрудника не было заработка либо заработок сотрудника за месяц оказался меньше МРОТ на дату открытия больничного листка. Чтобы определить сумму дневного пособия, необходимо умножить средний дневной заработок на процент, который зависит от страхового стажа работника. Далее эту сумму следует сопоставить с минимальным дневным пособием, установленным на основе МРОТ. Если сотрудник находится на больничном в течение полного месяца, он должен получить пособие по временной нетрудоспособности не ниже федерального уровня МРОТ. Это правило применимо вне зависимости от стажа и фактического дохода. Из двух полученных значений дневного пособия необходимо выбрать большее и на его основе рассчитать окончательную сумму пособия. В 2025 году МРОТ составляет 22 440 рублей в месяц.
Для 2025 года исходя из МРОТ 22 440 руб. сумма минимального среднего заработка будет равна 737,75 руб. Если среднедневной заработок сотрудника исходя из фактического дохода будет ниже минимального среднедневного заработка, то базой для расчёта пособия по больничному листу в 2025 году будет 737,75 руб. Использовать данную сумму для расчёта необходимо и тогда, когда общий стаж сотрудника менее 6 месяцев. В случае установления регионального коэффициента, минимальный среднедневной заработок рассчитывается с его учётом.
При совмещении и неполном рабочем дне среднедневной заработок вычисляется пропорционально отработанному времени. Аналогично вычисляются и минимальное с максимальным значения. Когда среднедневной заработок и коэффициент страхового стажа определён можно переходить к расчёту суммы больничного листа.
Проверка расчёта по больничному листу
Проверку расчёта по больничному листу можно выполнить на официальном сайте СФР во вкладке «Пособия». Для проверки расчёта важно правильно заполнить требуемые данные и сервис посчитает суммы по больничному листу. На портале СФР автоматически происходит сравнение суммы с максимальным и минимальным значениями. Указан действующий МРОТ, учитывается региональный коэффициент страхового стажа. Предельная величина за указанные годы расчёта тоже указана. Для правильности расчёта больничного листа бухгалтеру необходимо верно определить сумму заработка за необходимые годы и страховой стаж, а также верно отметить разделы, необходимые для расчета. Важно учесть, что пособие по временной нетрудоспособности сотруднику, работающему неполный день с заработной платой ниже МРОТ, рассчитывается исходя из МРОТ, без пропорционального уменьшения.
Наши партнеры, компания «Консалт 24», осуществляют полное дистанционное бухгалтерское сопровождение ИП и ООО, а также начисление зарплат сотрудникам, приказы, сокращение налоговой нагрузки и другие услуги. Узнать подробнее и сделать расчет нужных услуг можно на сайте: konsalt-24.ru.
Статью подготовила Павлова Елена Геннадиевна, доцент кафедры «Макроэкономическое регулирование» Финансового университета при Правительстве РФ. 
