Статью подготовила Павлова Елена Геннадиевна, доцент кафедры «Макроэкономическое регулирование» Финансового университета при Правительстве РФ. Связаться с автором
Трудовые книжки существуют в России уже сто лет. Скоро привычные бумажные трудовые книжки заменят электронными. Зачем это делается? Как будет происходить замена? Что изменится в связи с этим в деятельности работодателей и Пенсионного фонда? На эти и другие вопросы мы даем ответ в этой статье.
Что представляет собой трудовая книжка? Это документ в установленной форме, выдаваемый наемному работнику, в котором отражена информация о его трудовой деятельности, местах работы и должностях. Трудовая книжка оформляется гражданину, когда он впервые в своей жизни официально устраивается на работу. Он заполняется и хранится в отделе кадров до тех пор, пока работник трудится в организации. При увольнении трудовая книжка выдается на руки работнику. В случае потери трудовой книжки работнику оформляют дубликат.
Причины замены бумажных трудовых книжек электронными в 2020 году
Бумажный вариант трудовой книжки во многих развитых странах уже давно заменили электронной базой данных. В некоторых странах – Австрии, Германии, Италии, Франции – одновременно с электронным существует бумажный вариант трудовой книжки.
Основной причиной замены бумажного документа электронным стали многочисленные проблемы, возникающие на практике как у владельцев трудовых книжек, так и у работодателей.
Что это за проблемы? Их много, перечислим самые главные:
• Во-первых, бумажные трудовые книжки с годами изнашиваются, могут теряться или быть испорченными. Процедура восстановления документа достаточно сложна и сопряжена с риском утраты части информации.
• Во-вторых, поскольку трудовые книжки - документ, находящийся в открытом доступе, возможны различные мошеннические действия с ними, подделки.
• В-третьих, организациям, особенно крупным, в которых работает более ста человек, для хранения трудовых книжек сотрудников требуется выделять отдельное помещение, оборудованное стеллажами.
• В-четвертых, на предприятиях и в организациях на оформление трудовых книжек, заверение копий, подготовку вручную выписок и т.п. затрачивается большое количество труда и средств на его оплату.
Основные изменения, вводимые законом 2020 года о переходе на электронные трудовые книжки
Министерство труда РФ в соответствии с федеральной программой «Цифровая экономика РФ» подготовило проект закона, в котором установлено, что с 1 января 2021 года информация о трудовой деятельности работников будет фиксироваться только в электронном виде кроме тех работников, которые подадут заявление с просьбой вести их трудовую книжку в бумажном варианте.
Трудовая книжка будет представлять собой электронный файл, хранящийся в системе персонифицированного учета.
В течение 2019 года должны быть внесены все необходимые поправки в законодательство и решены вопросы технического характера.
В 2020 году начнется постепенный переход на электронную систему. Сначала в электронном виде будут фиксироваться все новые сведения, а затем постепенно переведены в электронный формат данные, ранее записанные в бумажных документах.
Законодатели считают важным постепенность перехода на электронные трудовые книжки.
С 2021 года все трудовые книжки будут иметь электронную форму.
По желанию работников и работодателей параллельно с электронными могут продолжать вестись бумажные версии трудовых книжек. Но для тех, кто впервые в своей жизни трудоустраивается бумажные трудовые книжки создаваться не должны.
Работодатели обязаны в письменной форме проинформировать работников о введении электронных трудовых книжек и праве написать заявление о сохранении бумажного варианта документа.
С 1 января 2021 года работодатели должны будут отдать работникам их бумажные трудовые книжки за исключением тех из них, кто написал заявление о продолжении ведения бумажного документа.
Полностью прекратить свое существование бумажные трудовые книжки должны с 1 января 2027 года.
Согласно оценкам разработчиков законопроекта, изменения коснутся примерно 60 млн. работников и 8,4 млн. субъектов хозяйствования, включая предпринимателей без образования юридического лица.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Введение электронных трудовых книжек скажется на деятельности Пенсионного фонда РФ. Теперь все данные о приеме на работу, увольнении, изменении должности работника с указанием даты, номера и содержания приказа работодатели должны будут в электронной форме направлять в Пенсионный фонд. Такие данные поступают в Пенсионной фонд и сейчас, когда трудовые книжки существуют в бумажной форме. Однако у Пенсионного фонда нет пока информации о награждениях работников, датах и номерах приказов о приеме и увольнении и других сведений.
Чтобы необходимые данные поступали в Пенсионный фонд, изменятся формы отчетности работодателей. Начиная с января 2020 года работодателям нужно будет представлять в ПФ новый вид отчета – «Сведения о трудовой деятельности». Отчет надо будет подавать каждый месяц не позже пятнадцатого числа следующего месяца. Сведения о приеме на работу и увольнении с 1 января 2021 года нужно будет передавать не позднее рабочего дня, который следует за днем издания соответствующего приказа.
Таким образом, учет трудового стажа работника будет включен в функцию Пенсионного фонда по ведению индивидуального учета застрахованных граждан. Сейчас трудовой стаж учитывают и работодатели в трудовых книжках и ПФ на лицевых счетах работающих. При этом при назначении пенсии стаж, отраженный в трудовой книжке, перестает учитываться с момента регистрации работника в системе обязательного пенсионного страхования и присвоения ему СНИЛС. Введение электронных трудовых книжек ликвидирует не имеющий смысла двойной учет трудового стажа.
За нарушение порядка предоставления информации в ПФ с 1 января 2020 года для должностных лиц работодателя вводится административная ответственность в форме предупреждения за нарушение два и более раз в течение года сроков предоставления информации, а также неполные либо недостоверные данные.
Сведения о трудовой деятельности будут храниться в ПФ в течение всей жизни работника.
При необходимости работники смогут получить информацию о своей трудовой деятельности по последнему месту работы, в ПФ, МФЦ и при помощи Единого портала государственных услуг. При этом не будет иметь значения, на какой конкретной территории работник проживает и работает.
У тех, кто в настоящее время является безработным, трудовая книжка сохранится в бумажном виде. Поступив на работу, такой работник может либо перейти на электронный вариант, либо написать заявление о сохранении бумажного варианта.
Увольняющимся работникам работодатели будут выдавать сведения о трудовой деятельности в бумажной форме или, при наличии возможности, в электронной.
При устройстве на другую работу работник представит работодателю сведения либо в распечатанном на бумаге виде, либо в электронной форме с цифровой подписью.
В течение 2020 года работодателям потребуется провести все необходимые подготовительные мероприятия – разработать, принять или изменить свои нормативные акты, внести коррективы в соглашения и коллективные договоры, технически подготовиться к передаче сведений в электронном виде в ПФ.
Преимущества электронной трудовой книжки
У электронной версии трудовой книжки имеется масса преимуществ перед бумажной.
Ее невозможно будет подделать.
Уменьшится риск потери информации о трудовой деятельности человека.
Систему электронного учета можно будет постоянно совершенствовать, вводить в нее дополнительные ресурсы.
Повысится степень защищенности информации от ошибок и описок.
У работников появится возможность быстро реагировать на действия работодателей с их трудовыми книжками.
Заинтересованные организации смогут при возникновении потребности самостоятельно, без участия работника, получить все необходимые данные о нем.
В электронном документе можно будет отразить больше сведений.
Упростится ведение кадровой работы в организациях.
Работники будут защищены от произвола работодателей, задерживающих выдачу трудовой книжки при увольнении.
Работникам не нужно будет при возникновении потребности обращаться к работодателю для получения копии и выписки из трудовой книжки, они самостоятельно смогут переслать свои данные туда, где их затребовали.
Значительно повысится оперативность оформления перехода на другое место работы или удаленную форму работы.
Электронный вариант трудовой книжки повысит уровень охраны пенсии работника, поскольку дает полную уверенность в том, что с заработной платы делаются отчисления в пенсионный фонд, которые обязательно будут учтены при выходе на пенсию. Данные о платежах работодателя будут создаваться автоматически, и проконтролировать их можно в любой момент. При существующем порядке недоплаты в пенсионный фонд выявляются только в результате специальных проверок, инициированных предусмотрительными работниками.
Электронная трудовая книжка экономит время работника. Ему не потребуется ходить с копиями трудовой книжки по разным организациям – например, при оформлении визы, социальных пособий, банковских кредитов.
На внесение записей в трудовые книжки потребуется меньше времени. Их не надо будет делать вручную, опасаясь помарок и исправлений. Набор на клавиатуре позволяет писать текст быстрее и легко исправлять ошибки, использовать автоматически стандартные формулировки типа «уволен по собственному желанию».
Многие бухгалтеры, которым приходилось заполнять трудовые книжки, говорят, что испытывали стресс в связи с опасением допустить ошибки, из-за которых у работника могут возникнуть огромные проблемы при оформлении пенсии.
К преимуществам электронных трудовых книжек можно отнести также то, что у работодателей и государственных органов появятся новые возможности для анализа информации о трудовой деятельности.
По мнению премьер – министра Д. Медведева, ликвидация бумажных трудовых книжек позволит работодателям сэкономить миллионы рублей.
Проблемы, связанные с введением электронных трудовых книжек с 2020 года
Многие бизнесмены давно ждали закон, который освободит их кадровиков от лишних затрат труда. Профсоюзы также выступили в поддержку электронных трудовых книжек.
Однако не все работодатели позитивно оценивают последствия перехода на электронные трудовые книжки. Они опасаются больших затрат на обеспечение и содержание необходимой инфраструктуры. Переход на электронные трудовые книжки потребует затрат на программное обеспечение и процесс оцифровки. Необходимы также вложения в защиту электронных данных.
Законодатели полагают, что больших расходов у работодателей не будет, т.к. уже сегодня во многих компаниях существуют информационные системы 1С, SAP ERP и др., которые позволяют автоматически формировать сведения для передачи в ПФ.
Многие опасаются сбоев информационных систем и утечки информации. Пенсионный фонд заявил, что на основе многолетнего опыта может подтвердить высокий уровень защищенности своих информационных систем, который практически исключает сбои или взломы. Исключена также потеря данных лицевых счетов.
Одна из главных проблем состоит в обеспечении безопасности базы данных. Необходимо исключить любую возможность удаления важных для работника сведений, влияющих на величину его пенсии, например, о работе на Крайнем Севере.
Также нужны барьеры для тех, кто захочет вписать выгодные для себя сведения в трудовую книжку.
Кроме того, требуется предотвратить возможное обрушение системы от вирусной атаки или атаки хакеров.
Эксперты полагают, что эти задачи можно решить с помощью системы блокчейн.
Статью подготовила Павлова Елена Геннадиевна, доцент кафедры «Макроэкономическое регулирование» Финансового университета при Правительстве РФ. 
