График представляет собой расписание ежегодного оплачиваемого отдыха, проставленного с соблюдением очередности. Это гарантирует пребывание на рабочем месте необходимого количества сотрудников в то время, когда остальная их часть отдыхает.
График отпусков — это документ, который контролирует трудовая инспекция и изредка – налоговики.
При составлении расписания отдыха существуют определенные правила, которые следует соблюдать. Его утверждают единожды в год. И на его изменение есть определенные ограничения. Так, туда можно вносить только коррективы по срокам, если на то есть необходимость и документальное основание в форме приказа по организации, подписанного непосредственно руководителем. Таким образом, приказ должен быть согласован с администрацией предприятия и профсоюзной ячейкой (если есть).
Составляя график отпусков, образец которого представлен ниже, руководство компании должно учитывать пожелания работников. При этом обязательно берут во внимание особенности трудового процесса.
В коллективном договоре или ином нормативном акте должно быть обязательно прописано максимальное количество одновременно отдыхающих людей из одного подразделения. Это делают во избежание простоев и для того, чтобы рабочий процесс не пострадал.
Не позднее декабря каждого года на предприятии проходит составление графика отпусков на следующий календарный период.
Имейте в виду: при принятии на работу новых сотрудников периоды их отдыха обычно не вносят в существующий график, но их могут утвердить по согласованию с администрацией.
График необходимо создавать на любом предприятии независимо от численности сотрудников. Трудовой кодекс гласит о том, что такой документ обязателен для работников и их руководителей, поскольку дает определенные гарантии и принуждает соблюдать закон. Более того, он отражает очередность отпусков, что предупреждает дальнейшие разногласия и споры. На случай несоблюдения ТК РФ в этом вопросе инспекторы по труду имеют право наложить штраф на руководство компании.
Обычно график составляет руководство фирмы вместе с отделом кадров.
Выясняя вопрос, как составить график отпусков, следует знать особенности закона, защищающего права определенных категорий граждан, которые могут получить отпуск в любое удобное для них время.
К ним, в частности, относят:
• женщины, имеющих двое и более детей в возрасте до 12-ти лет. Эта категория работников имеет право требовать отпуск и в летнее время;
• супругов, чьи жены в отпуске по беременности и родам;
• совместители (вместе с отдыхом по основной работе);
• сотрудники возрастом до 18 лет;
• жены или мужья военнослужащих имеют право уйти в оплачиваемый отпуск вместе с супругом и др.
График является локальным актом, в который вносят информацию об отпусках работников структурных подразделений. При этом любой отдел имеет собственный график, касающийся его сотрудников. Такая схема считается оптимальной для любого предприятия: руководство занимается составлением расписаний с учетом потребностей отдела в определенном количестве сотрудников.
Коррекцией графика обычно занимается отдел кадров. К тому же он обязан учесть интересы льготных категорий сотрудников. Затем выходит приказ о графике отпусков, с образцом которого нужно ознакомить начальников подразделений.
После проведения коррекции кадровики отправляют исправленные графики на обсуждение персоналу, чьи пожелания относительно отпуска были изначально не соблюдены и потому сроки передвинуты. Руководители отделов также рассматривают исправленный вариант, поскольку бывают ситуации, когда необходимо присутствие конкретных сотрудников на рабочих местах в определенное время года.
При переносе и корректировке отпуска одному сотруднику, зачастую, смещаются графики еще нескольких лиц. Поэтому необходимо согласование всех, кого коснулись изменения.
Учитывая все это, когда составляют график отпусков на следующий год, необходимо заранее предусмотреть возможность коррекции и отвести достаточно времени на этот вопрос, чтобы успеть утвердить график в срок.
После коррекции и утверждения нового графика его заново отправляют в отдел кадров, где оформляют сводное расписание на всю организацию. Эту работа проводят после того, как подписан приказ о составлении графика отпусков.
В маленьких организациях практикуют предварительный опрос сотрудников, где они могут выразить пожелания относительно времени года своего отпуска. Но во избежание больших разногласий, инспекторы по труду дают рекомендации все же не довольствоваться словесным опросом, а фиксировать его документально с подписью каждого работника. Это будет подтверждением того, что он не возражает против предложенного времени отпуска. Предварительная форма графика отпусков на 2017 год доступна в Интернете, но такой заполненный документ в любом случае подлежит дальнейшему согласованию с руководителем.
При составлении расписания недостаточно только пожеланий работников. Законодательство РФ обязывает учитывать следующие моменты:
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
1. Стаж работы.
Уйти в оплачиваемый отпуск имеет право любой сотрудник компании, проработавший не менее шести месяцев. Например, в случае если работник брал неоплачиваемый отдых более 7-ми дней в период, за который предоставляют очередной отпуск, это время не включают в стаж, обеспечивающий право использовать оплачиваемый отпуск. Иными словами — происходит перенос начала отпуска. Даже в той ситуации, если он уже запланирован и включен в график.
2. Отдельные категории сотрудников.
Они имеют право уйти в оплачиваемый отпуск независимо от стажа. Под эту категорию подходят сотрудники до 18 лет, женщины перед или после отпуска по беременности, усыновители детей, которым не исполнилось 3-х месяцев. При составлении графика легко учесть несовершеннолетних и принятых на работу беременных женщин. Все остальные случаи предполагают необходимость согласования ситуации с администрацией, когда работник, стаж которого не достиг шестимесячного срока, желает уйти в отпуск. Как правильно составить график отпусков, подскажет Трудовой кодекс. В нем указано, что оплачиваемый отдых не дают работникам в качестве аванса, то есть до истечения 6-ти месяцев работы на предприятии.
3. Дополнительные ежегодные отпуска.
Они положены некоторым категориям граждан, работа которых связана с вредным производством или опасными условиями труда. Такие виды отпуска тоже необходимо вносить в график отпусков, бланк которого приведен в этой статье. Стаж, позволяющий пользоваться таким отпуском, включает фактически отработанный период, поэтому возможность получения такого отдыха авансом невозможна.
4. Два отпуска.
Возможность получения двух отпусков есть у тех, кто был принят на работу в конце календарного года. К примеру, если сотрудник оформлен на работу в ноябре, то он имеет право уйти в отпуск в июне, но до окончания года взять еще один отпуск уже за следующий год. Подобную возможность необходимо предусмотреть, составляя график отпусков на бланке, скачать который можно в Интернете.
5. Очередность отпусков.
Ее устанавливают согласно не только желаниям сотрудников, но, в первую очередь, учитывая интересы рабочих, имеющий право на первоочередной отпуск в любое время года. Подготавливая приказ об утверждении графика отпусков, необходимо составить список таких сотрудников, чтобы изначально учесть их требования.
6. Сотрудники по совместительству.
Они имеют право требовать отпуск в то время, которое утверждено на другой работе. Для этого им следует предоставить подтверждающий документ.
7. Сотрудники, не использовавшие отпуск за предыдущий год.
Они имеют право выбрать любой удобный период для своего отпуска, а их пожелания отражают в графике в первую очередь.
8. Работники, поступающие в вузы и их родители.
Поступая в вуз (ссуз) или будучи родителем 9-ти или 11-тиклассника, работники могут выбирать время отпуска по своему усмотрению. Этот особо касается жителей Крайнего Севера, если их дети планируют поступление на учебы в другие регионы. Для сопровождения ребенка родитель может взять полный или частичный отпуск на время экзаменов.
9. Продолжительность отпуска.
Стандартный отпуск в нашей стране имеет длительность 28 дней. Увеличен он может быть в случае наличия дополнительных отпусков. Кроме того, есть определенные профессии, работники которых имеют право на более длительный отпуск. Сюда входят педагоги, социальные работники, государственные и муниципальные служащие, судьи, работники прокуратуры, сотрудники полиции, таможенных органов, спасательные службы и др.
График отпусков: форма Т-7
На данный момент действует рекомендованная форма Т-7, утвержденная постановлением Госкомстата России.
Зачастую, кадровики считают, что составлять графики отпусков достаточно в произвольной форме. Но это неверно, ведь этот документ относят к учетной документации. Поэтому для предприятий более уместна унифицированная форма Т-7 «График отпусков». Его следует составлять строго, соблюдая закон.
Правильно заполненный бланк важен и для финансовой составляющей предприятия, поскольку на основании этого документа будут производить выплаты отпускных.
Неудобства приносят случаи, когда необходимо разбить отдых на части. Принятый образец заполнения графика отпусков по форме Т-7 не предусматривает подобных действий, и каждый работодатель решает такую проблему индивидуально. Например, он может задействовать дополнительные строки или добавить специальную графу для подписи работника.
Многих интересует вопрос: необходимо ли отдельно делать образец приказа об утверждении графика отпусков?
Ответ: нет, не обязательно, поскольку в шапке раздела «Утверждаю» руководитель оставляет подпись, которая и выполняет роль приказа. Следуя из этого, острой необходимости в дополнительном приказе не существует.
1. В первый столбец вносится наименование структурного подразделения.
2. Во второй - наименование должности лица из этого подразделения согласно штатному расписанию (форма Т-3).
3. В третий столбец заносится ФИО лица из указанного подразделения, занимающего данную должность.
4. В четвертый столбец записываем табельный номер лица - его можно посмотреть либо в личной карточке (форма Т-2), либо в приказе о приеме работника (форма Т-1).
5. В пятый столбец заносим общее количество дней отдыха, которые положены сотруднику за отработанное время (если работник не использовал какие-то дни отдыха в предыдущие периоды, здесь они все суммируются).
6. В шестой столбец вносим сведения о планируемых датах отпуска.
Этап второй. Согласование (при наличии профсоюза)
Если у вас нет профсоюза, вам ничего согласовывать не надо. Если есть, то, в соответствии со статьей 123 ТК РФ, Т-7 утверждает руководитель, но с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, в порядке, установленном статьей 372 ТК РФ. В случае разногласий с профсоюзом руководитель может утвердить график, но профсоюз вправе обжаловать данное решение в соответствующую государственную инспекцию труда или в суд.
Этап третий. Подписание
1. В графу «Наименование организации» на титульной странице документа вносим сведения о наименовании организации в соответствии с учредительными документами (если название написано заглавными буквами, пишем заглавными) без каких либо сокращений.
2. В поле «Код» проставляем число из восьми цифр в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций (ОКПО).
3 (при необходимости). Вносим сведения о реквизитах документа, которым профсоюз уведомил работодателя о своем мнении относительно проекта графика.
4. Присваиваем порядковый номер, текущую дату, год, на который составлен документ.
5. На последней странице расписывается руководитель кадровой службы или лицо, исполняющее его обязанности.
6. Отправляемся к руководителю для утверждения графика.
Этап четвертый. Утверждение
Утвердить график можно двумя способами, закон не регламентирует данный вопрос.
1. Руководитель ставит свою подпись, фамилию, инициалы и дату в соответствующих графах документа на первом листе. Формально документ будет считаться утвержденным.
2. Готовится проект приказа об утверждении графика отпусков, согласуется и утверждается, график идет приложением к данному приказу.
Первый и второй варианты будут одинаково законны, разница в сроках хранения: в первом случае один год с даты окончания года, на который он был составлен, во втором случае - 5 лет.
Этап пятый. Ознакомление
Унифицированная форма Т-7 не имеет столбца для росписи в ознакомлении с графиком, однако Постановление Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 24.03.99 № 20, позволяет работодателю при необходимости вносить дополнительные реквизиты в унифицированные формы. Данные изменения оформляются локальным нормативным актом (приказ или распоряжение на фирменном бланке), которым добавляются 11 и 12 столбцы в форму Т-7. В указанных столбцах предусматривается возможность для проставления даты и росписи работника в ознакомлении с графиком.
Работодатель может использовать и иные варианты ознакомления подчиненных с этим документом, важным остается дата ознакомления работника с периодом предстоящего отдыха (не менее чем за две недели в соответствии со статьей 123 ТК РФ).
Этап шестой. Убытие в отпуск
После того как форма Т-7 утверждена, отдых по графику обязателен для всех. Отменить данный документ невозможно.
1. Работник пишет заявление на отпуск.
2. Издается приказ (форма Т-6).
3. Сотрудник знакомится с приказом под роспись.
4. В столбец 7 вносятся даты отпуска из приказа.
5. В личную карточку работника (форма Т-2) в раздел VIII вносятся сведения о датах отдыха в соответствии с приказом.
Этап седьмой. Перенос отпуска
При всей простоте работы с формой Т-7, жизнь вносит свои коррективы. Иногда работнику необходимо перенести запланированный отдых, в зависимости от обстоятельств.
1. Сотрудник заблаговременно пишет заявление в свободном виде.
2. Заявление работника согласовывает непосредственный начальник.
3. Руководитель принимает соответствующее решение. При внесении изменений в форму Т-7 необходимо помнить, что все они вносятся тем же порядком, которым форма была утверждена (приказ или виза руководителя).
4. Лицо, ответственное за работу с Т-7, вносит необходимые сведения в столбцы 8, 9 и 10. Сведения берутся либо из заявления работника, либо из приказа о внесении изменений в график отпусков.
Если по соглашению сторон между работником и работодателем было принято решение, что первый в текущем году не идет в отпуск, он пишет заявление на перенос своего отпуска, заявление согласовывается, в графике заполняются столбцы 8, 9 и 10, столбец 7 не заполняется.
Приказ на график отпусков на 2017 год
Приказ об утверждении графика отпусков - составлять необязательно, однако он применяется многими работодателями. Рассмотрим особенности его оформления.
Ст. 123 ТК РФ обязывает работодателя до начала очередного календарного года утверждать составленный график отпусков работников.
К особенностям этого документа относятся:
• необходимость его утверждения ежегодно не позднее чем за 2 недели до начала очередного года;
• обязательность согласования с профсоюзным органом (при наличии);
• непременность ознакомления с ним каждого работника;
• обязательность его как для работника, так и для работодателя;
• создание с учетом наличия у ряда работников преимущественного права выбирать период ухода в отпуск.
Поскольку утверждению подлежит уже готовый график, работа по его созданию начинается заблаговременно и может быть инициирована соответствующим приказом руководителя.
При составлении графика в нем отражают такие виды оплачиваемых отпусков:
Вступивший в действие график может в дальнейшем корректироваться (например, в связи с переносом отпуска или отзывом из него) и дополняться (данными по вновь принятым на работу сотрудникам).
Отсутствие утвержденного графика отпусков может привести к наказанию работодателя в виде штрафа (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):
• от 1 000 до 5 000 руб. для ИП и должностных лиц;
• от 30 000 до 50 000 руб. для юрлиц.
Составлять график отпусков можно по форме, разработанной работодателем самостоятельно. Однако обычно для этой цели удобно применять типовую форму Т-7, утвержденную постановлением Госкомстата России № 1, которая содержит поля для отражения всей необходимой для этого документа информации и допускает введение дополнительных граф и строк, если в этом возникает необходимость.
Обязательными реквизитами этого документа являются дата составления и утверждающая подпись руководителя. Таким образом, дополнительно утверждать график отпусков не требуется. Поэтому отдельный приказ о его утверждении не является обязательным, но может составляться, если это принято действующей системой документооборота. При этом дата такого приказа должна вписываться во временные ограничения сроков, установленных для утверждения графика отпусков ст. 123 ТК РФ.
Целесообразность такого документа может быть оправдана отражением в нем какой-то дополнительной информации, относящейся к утверждаемому графику. Например, назначением ответственных за его соблюдение.
Поскольку приказ, утверждающий график отпусков на следующий год, не является обязательным документом, для него отсутствует утвержденная форма, а потому составлять его можно в произвольном виде.
Будет разумным включить в него обычные реквизиты приказа, а именно:
• указание работодателя-составителя;
• номер и дата;
• суть распоряжения;
• подпись руководителя;
• подписи лиц, перечисленных в документе в качестве исполнителей распоряжения.
Утверждение графика отпусков на следующий год является обязательной процедурой для каждого работодателя. Сделать это можно как в форме самого графика, так и в отдельном распорядительном документе.
Утверждение графика отпусков на 2018 год
График составляйте один раз в год на календарный год. Издать приказ об утверждении графика отпусков на 2018 год нужно не позднее 15 декабря 2017 года (ст. 123 ТК РФ).
Составляя график отпусков на 2017 год, соблюдайте 7 простых правил:
1. Конкретные даты отпуска фиксировать в графике не обязательно, достаточно отразить предполагаемые. Если впоследствии работник уйдет в отпуск в другое время, в специальной графе отразите фактическое время отдыха.
2. Прислушивайтесь к мнению персонала. Помните, что некоторые работники могут взять отпуск в удобное для них время. К ним относятся, например, несовершеннолетние и родители ребенка-инвалида.
3. Совместителям предоставьте отдых в период отпуска по основному месту работы.
4. Отдельным работникам предоставьте удлиненные отпуска (см. таблицу).
5. Неотгуленные дни отпуска за прошлые периоды включать в график отпусков не обязательно. Эти дни отдыха можно предоставить работнику в любое время с согласия руководителя.
6. Если вы используете собственную форму графика, включите в нее специальную графу, в которой при необходимости вы сможете указать информацию об отзыве работника из отпуска.
7. С готовым графиком отпусков ознакомьте каждого работника под роспись.
Перечень работников, которым предоставляются удлиненные отпуска:
Категория работников
Продолжительность основного отпуска
Основание
Несовершеннолетние работники
31 календарный день
Ст. 267 ТК РФ
Педагогические работники
от 42 до 56 календарных дней
Постановление Правительства РФ № 466
Работники инвалиды
не менее 30 календарных дней
Статья 23 Федерального закона № 181-ФЗ
Как внести вновь принятых работников в график
Информации о новых сотрудниках, поступивших на работу в текущем году, в графике отпусков нет. Что делать? Вы можете поступить одним из следующих способов.
Первый способ позволяет не менять график отпусков, образец заполнения 2017 которого приведен выше. Новый работник оговаривает время отпуска с непосредственным начальством. Перед отпуском он пишет заявление, а директор издает распоряжение о его предоставлении.
Второй способ дополняет график отпусков. Время ухода в отпуск нового сотрудника оформляется отдельной таблицей, которая становится приложением к основному графику отпусков.
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
