Чтобы не допускать нарушений при выплате отпускных, предоставляйте сотрудникам отпуск только по графику. При определенных обстоятельствах за несоблюдение такого порядка могут даже оштрафовать по ст. 5.27 КоАП РФ. Обязательно объясните это руководителю вашего учреждения!
При планировании и оплате отпусков учитывайте следующие правила:
1. Утвердите график отпусков до 17 декабря. Этот документ должен быть утвержден в учреждении не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 Трудового кодекса).
2. Не позднее чем за 2 недели до начала отпуска предупреждайте сотрудников о начале отпуска. Для этого приглашайте их в отдел кадров и знакомьте под роспись с проектом приказа об отпуске (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).
Кстати, своевременно приглашать сотрудников в отдел кадров можно путем направления писем на рабочую электронную почту – с этой целью можно использовать специальную программу.
3. Если планы работника изменились, пусть сразу же напишет заявление о внесении изменений в график отпусков.
4. Подписанный руководителем приказ о предоставлении отпуска, с которым уже ознакомился работник, должен быть оперативно направлен в бухгалтерию.
Предусмотрите срок передачи этого документа в бухгалтерию в графике документооборота – должно остаться время на расчет отпускных и их своевременное перечисление на банковскую карту сотрудника.
5. При получении документов для расчета отпускных ставьте отметку о времени их получения. Если документы вам передали с опозданием, и это приведет к задержке с выплатой отпускных, можно будет доказать, что бухгалтерия не виновата в нарушении прав сотрудника.
6. Не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска работник должен получить отпускные а (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). Причем отпускные можно выплатить досрочно. А вот за задержку выплаты могут оштрафовать. Чтобы избежать штрафов, направляйте платежные документы в казначейство заранее.
Учитывайте, что казначейство может исполнять заявку на кассовый расход несколько дней и еще какое-то время банк будет зачислять деньги на карту.
А проверяющие обычно требуют, чтобы за 3 дня до начала отпуска деньги уже были зачислены на счет работника.
7. Как отсчитывать 3 календарных дня до начала отпуска? Учитывайте, что в законе нет ответа на этот вопрос. А значит, возможны споры с проверяющими. Если отпуск начинается в понедельник, лучше выдавайте отпускные в четверг или раньше.
Выплатите деньги в пятницу – будьте готовы отстаивать свою правоту в суде (например, апелляционное определение Судебной коллегии по гражданским делам Кемеровского областного суда от 26 января 2017 г. по делу № 33-942/2017).
Хотя, надо сказать, что судебная практика по таким вопросам в большинстве случаев в пользу работодателей.
8. Бывает, что работник требует отпустить его в отпуск вне графика: "завтра или послезавтра".
В такой ситуации не получится выплатить ему отпускные в срок, установленный ТК РФ. А значит, у проверяющих будет формальное основание для оформления штрафа.
Обязательно напоминайте об этом руководителю, когда он рассматривает подобные просьбы сотрудников.
9. Учреждение не обязано выплачивать вместе с отпускными зарплату за отработанное ко дню отпуска время.
Лучше выплачивать ее в общие сроки, которые установлены в вашей организации.
Ведь досрочную выплату зарплаты проверяющие порой рассматривают как нарушение (например, решение Саратовского областного суда по делу № 21-396).
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
