График отпусков – это не формальная бумажка, а документ. И указанные в нем сроки отпусков должны безукоризненно соблюдаться.
Расписание ухода в отпуск на весь год нужно не только сотрудникам. Оно нужно в первую очередь самой компании, так как позволяет регулировать загруженность рабочих мест особенно в горячие летние периоды. Кроме этого, график помогает избежать споров между сотрудниками и руководством об очередности предоставления отпуска.
График отпусков на 2018 год составляют все предприятия. Если к вам придет комиссия из Трудовой инспекции и не обнаружит графика, вас ждут крупные штрафы (30 000 - 50 000 рублей).
Единственное исключение сделано для микроорганизаций, в которых или совсем нет сотрудников, или с ними подписаны типовые договора. Такие предприятия график делают по желанию, а работников в отпуск отправляют по договоренности с ними.
График отпусков 2018 должен быть утвержден в этом году. Причем сделать это надо не позднее, чем за две недели до наступления нового года. Таким образом, крайним сроком составления и утверждения графика будет 15 декабря 2017 года.
Отметим, что обычно крайняя дата оформления расписания приходится на 17 декабря предшествующего года, но в этот раз она выпала на воскресение, и срок перенесли.
Основные правила составления графика отпусков, в общем-то, простые. Разберем их по частям.
График отпусков на 2018 года составляют все предприятия: как коммерческие, так и бюджетные. Исключение - микропредприятия, которые в состоянии подтвердить свой статус.
1. Оформляется сразу на целый год;
2. Должен быть утвержден не позднее, чем за две недели до нового года;
3. Содержит даты реальные, а не формальные, позволяющие потом предоставлять отпуск сотрудникам по их желанию. Если при проверке обнаружится, что график не соблюдается без уважительной причины, компанию оштрафуют. (Полный список таких причин приведен в статье 124 Трудового кодекса РФ);
4. Включает всех сотрудников. Это относится и к вновь прибывшим, и к внешним совместителям. Причем у последних отпуск должен совпадать с основным местом работы. Исключение составляют только лица, работающие по гражданско-правовому договору;
5. Отдается для ознакомления всем сотрудникам фирмы, даже если даты ухода в отпуск с ними согласовывались. Причем ознакомление должно быть оформлено официально. То есть должен вестись какой-то журнал или в самом расписании сделать отдельный столбец, где будут стоять подписи рабочих.
Существует два способа составления графика отпусков:
• На бланке установленной формы. Это форма Т-7 утвержденная постановлением Госкомстата РФ №1;
• На собственной форме, включив в не все необходимые данные.
Использовать готовый бланк проще, так как там есть все необходимые строки.
Если решили не использовать типовую форму, посмотрите, как составить свой бланк.
Необходимо включить следующие графы:
1. ФИО и табельный номер работника (если у вас нет практики присвоения табельного номера, это пункт можно опустить);
2. Должность и место его работы (отдел или иная структурная единица);
3. Дату начала отпуска (даже если она ориентировочная);
4. Количество календарных дней очередного отпуска;
5. Дополнительные дни к отпуску или не использованные ранее;
6. Название документа, на основании которого перенесен отдых.
Если вы заполняете форму, то на момент утверждения графика в нем должны быть заполнены графы 1 – 6.
Сотрудник имеет право по своему желанию разбить свой отпуск. При этом первая его часть не может быть менее 14 дней.
Здесь мы привели пример заполнения некоторых строк формы Т-7.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Столбец формы
Что указываем
№ 4 (табельный номер)
Если вы их не присваиваете, столбец можно пропустить
№5 (количество дней отпуска)
Обязательно отделяйте основной отпуск от дополнительных дней, например в формате 28 + 5
№6 (запланированная дата отпуска)
Если вы не уверены, что сможете отпустить в указанный срок работника или у вас есть трудящиеся, имеющие право брать отпуск в любое удобное для них время, пишите приблизительную дату. Форма позволяет вносить в график изменения (об этом чуть ниже)
Столбцы 7-10 заполняются в ручную по мере ухода работников в отпуск.
После заполнения формы, документ подписывает кадровик (бухгалтер) и руководитель. Как только график утвердит руководство, передайте его для ознакомления всем сотрудникам фирмы под роспись.
На больших предприятиях директор может издать специальный приказ, чтобы утвердить график отпусков.
Очень часто в компании или у самих сотрудников случаются внештатные ситуации (например, болезнь, внеплановая выездная проверка, пришел новый работник и т.д.), когда требуется перенести отпуск на другой срок и внести изменения в график отпусков. Это не запрещено, но должно быть оформлено документально.
Для внесения изменений в форме Т-7 предусмотрены столбцы 7,8,9 и 10. Данные в них вносите вручную:
• Столбец 7 и 9 - дата, на которую планировалось перенести отпуск и дата, когда рабочий реально это сделал;
• Столбец 8 - на основании какого документа произошел перенос отпуска (например: заявление сотрудника, приказ директора и т.д.);
• Столбец 10 - дополнительная информация о причинах переноса отпуска (например, болел и пр.).
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
