Росархив уже подготовил документ с новыми сроками хранения всех документов. В нем закреплены существенные изменения по срокам. Теперь документацию в организации придется хранить дольше. Например, сроки хранения налоговых деклараций и счетов-фактур увеличился на целый год.
Штрафы за нарушение правил хранения документов в организациях увеличены в 10 раз. Соответствующий Федеральный закон от 15.10.2020 № 341-ФЗ подписал Владимир Путин.
Изменения внесены в статью 13.20 КоАП "Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов.
До поправок за нарушение выносили предупреждение или штрафовали должностных лиц на сумму от 300 до 500 рублей.
Новый закон в 2021 году поднял штраф для бухгалтеров и руководителей до 3000-5000 рублей. Кроме того, установлено дополнительное наказание для юрлиц от 5000 до 10 000 рублей.
Если компания не представит контролерам документы, срок хранения которых еще не окончен, то штрафов не избежать. Бухгалтерам важно учитывать новые требования законодательства.
Налоговый кодекс устанавливает собственные требования по правилам и сроках хранения документации. Так, бумаги, используемые для ведения налогового учета, следует сохранять не менее 4 календарных лет — п.п. 8 п.1 ст. 23 НК РФ.
Однако, требования иных ведомств к срокам иные. Что спровоцировало массу вопросов от пользователей. На что ФНС ответила, что налоговые документ следует хранить 4 года. А остальные, столько, сколько этого требуют нормативные акты и законы. Только вот как разделить документы на бухгалтерские и налоговые не понятно.
Вывод, храните документы налогового учета не менее 4 календарных лет, с момента окончания года, в котором был оформлен/завершен регистр. Если же, формуляр поименован в иных нормативных актах, где сроки хранения больше, то обеспечьте сохранность бланков на указанный период.
Норматив по обеспечению сохранности бухгалтерской документации регламентирован в законе № 402-ФЗ. Так статья 29 закрепляет 5-ти летний срок хранения документов бухучета. Но при условии, что по отчетному периоду была проведена ревизия. Если же контрольных мероприятий еще не было, обеспечьте сохранность документации в архиве.
Но и в бухгалтерских формулярах есть исключения. Например, это касается финансовой отчетности. Бухгалтерский баланс и все приложения к нему следует сохранять постоянно, на протяжении всего периода деятельности фирмы. Аналогичное требование действует и в отношении аудиторских заключений, полученных по годовой бухотчетности.
Сроки хранения кадровой документации последний раз корректировали 5 лет назад. Изменения были отражены в Федеральном законе № 43-ФЗ. Порядок и период сохранности стал зависеть от даты оформления бумаг.
Так, кадровые формуляры, созданные до 2003 года, следовало сохранять в течение 75 календарных лет. Период сохранности исчислялся с года, следующего за годом создания документа.
К кадровой документации, оформленной уже после 2003, требования к периодам хранения стали мягче. Такие формуляры нужно сохранять не менее 50 лет.
Отметим, что речь идет о трудовых договорах, договорах гражданско-правового характера и авторского заказа, личных карточках работников. А также о невостребованных оригиналах личной документации работника (трудовые книжки, свидетельства, дипломы, военные билеты, удостоверения).
Если компания не будет соблюдать установленные требования в части сроков хранения бумаг, то контролеры вправе применить нормы налоговой ответственности.
Так, фирму ждут следующие штрафы (ст. 120 НК РФ):
1. 10 000 рублей — если налогоплательщик не представит документы налогового и бухгалтерского учета за один налоговый период.
2. 30 000 рублей — если у налогоплательщика нет бухгалтерских и налоговых документов за несколько налоговых периодов.
Но и это еще не все! Если отсутствие налоговых и бухгалтерских бумаг привело к занижению налогооблагаемой базы, то ФНС выставит штраф в сумме 20% от суммы недополученных налогов, но не менее 40 000 рублей.
Не стоит забывать и про нормы административной ответственности. В соответствии со статьей 15.11 санкции предусмотрены в отношении должностных лиц. Сумма наказания варьируется от 2 000 до 3 000 рублей.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
