Статью подготовила Павлова Елена Геннадиевна, доцент кафедры «Макроэкономическое регулирование» Финансового университета при Правительстве РФ. Связаться с автором
С 1 января 2024 г. начали действовать поправки в Налоговый кодекс, которые внесли изменения в порядок выплаты аванса. Также Рострудом был предложен новый вариант расчета аванса с 2024 г., на риски применения которого указывают эксперты трудового права.
В данной статье мы рассказываем о том, как правильно рассчитать и выплатить аванс в 2024 г. с учетом этих изменений.
Нужно ли обязательно платить работникам аванс
Понятия аванса в законодательстве нет. Трудовое законодательство требует выплачивать работникам заработную плату не реже, чем через половину месяца. Заработную плату за первую половину месяца традиционно называют авансом, хотя в действительности это плата за уже отработанное работником время.
Использование понятия аванс применительно к заработной плате за первую половину месяца и понятия окончательный расчет применительно к заработной плате за вторую половину месяца помогает бухгалтерам и кадровикам различать разные виды начислений работникам. Отличие аванса от окончательного расчета состоит в том, что авансовые платежи не содержат премиальных выплат, рассчитываемых по окончании месяца.
Таким образом, аванс, как и окончательный расчет за месяц, является обязательной выплатой.
Выплачивать заработную плату два раза в месяц всем своим работникам по трудовым договорам обязаны все работодатели, включая индивидуальных предпринимателей. При этом не имеет значения, какой размер заработной платы установлен для работника и на какую ставку он трудоустроен. Даже работник, которого оформили на 0,1 ставки, должен получать аванс и заработную плату. Не является исключением также единственный директор – учредитель, заработную плату которому тоже необходимо выплачивать двумя частями.
Если работник подаст заявление с просьбой выплачивать ему заработную плату только раз в месяц, то это не даст права работодателю обойти требования Трудового законодательства – платить аванс и в данном случае необходимо. В то же время не запрещается производить расчеты с работником чаще. В частности, работодателю и работнику могут быть удобными более частые авансы при сдельной и временной работе.
Что касается исполнителей по гражданско-правовым договорам, то с ними следует рассчитываться в порядке, предусмотренном договором. Этим работникам выплачивается не заработная плата, а вознаграждение по договору. В связи с этим условия оплаты могут быть любыми.
Сроки выплаты аванса
Согласно разъяснениям Минтруда, предельный срок для выплаты заработной платы за месяц – 15 число следующего месяца, а для выплаты аванса – последнее число текущего месяца.
Конкретные даты работодатель устанавливает самостоятельно с учетом требования, чтобы промежуток времени между выплатой заработной платы и выплатой аванса не превышал 15 дней. На практике этот промежуток времени является ориентировочным, поскольку конкретные месяцы имеют разное количество дней, а также приходится переносить выплаты с выходных дней.
Даты выплат необходимо обязательно указать в трудовых договорах либо локальных нормативных актах (Положении об оплате труда, правилах трудового распорядка). При том следует избегать прописывания в этих документах промежутков времени, а проставлять четкие даты. Например, нельзя писать, что заработная плата за первую половину месяца выплачивается в период с 20 по 25 число текущего месяца, а окончательный расчет производится с 5 по 10 число следующего месяца. Нужно указать, что заработная плата за первую половину месяца выплачивается 25 числа текущего месяца, а окончательный расчет осуществляется 10 числа следующего месяца.
В случае совпадения установленного дня выплаты с выходным днем, деньги работникам необходимо выдать накануне данного дня.
Работодатель имеет право устанавливать разные сроки выплат вознаграждения для разных подразделений, должностей или конкретных работников. Кроме того, для вновь принятых можно предусмотреть выплату дополнительного аванса, если с даты выхода на работу до ближайшей выплаты пройдет больше 15 дней.
Например, если работника приняли 1 июня ближайшая выплата ему полагается лишь 25 июня (аванс за июнь). Промежуток времени без выплат окажется больше 15 дней. Для решения проблемы достаточно установить для этого работника выплату промежуточного аванса в день выплаты заработной платы остальным работникам, например, 10 июня.
Размер выплачиваемого аванса
В Трудовом кодексе нет специальных правил для расчета заработной платы за первую половину месяца (аванса). Однако Минтруд неоднократно информировал о том, что величина аванса не может быть меньше оплаты за фактически отработанное время.
Аванс по своей величине не может быть меньше половины установленного Минимального размера оплаты труда, т.е. в 2024 г. – меньше суммы в 9600 рублей.
Существуют два способа расчета величины аванса – расчетный и фиксированный. При этом в любом случае при исчислении величины аванса необходимо учитывать не только оклад, но и постоянные доплаты и надбавки, такие, как за сверхурочную работу, за работу в ночное время, районный коэффициент. А премии по итогам месяца, квартала, года при расчете аванса не учитываются.
Конкретный порядок расчета аванса нужно указать в трудовых договорах или локальных нормативных актах. У разных сотрудников можно применять разный порядок расчета аванса. Например, для получающих оклад – установить фиксированный аванс, а для тех, труд которых оплачивается по сдельной системе – расчетный порядок.
Многими специалистами не рекомендуется платить за первую половину месяца фиксированную сумму аванса. Дело в том, что тогда аванс надо будет выплачивать даже работнику, который в первую половину месяца был на больничном или находился в отпуске.
Более удобно оплачивать труд работников исходя из отработанного времени. Это позволит предотвратить конфликты с работниками и споры с трудовой инспекцией из-за значительно меньшей в сравнении с суммой половины заработной платы величины аванса, возникшей из-за удержания из аванса НДФЛ.
Сроки выплат аванса в 2024 году
Из-за изменения правил уплаты НДФЛ в 2024 г у бухгалтеров могут возникнуть трудности в связи с необходимостью рассчитывать НДФЛ и подавать уведомления в налоговую инспекцию в очень сжатые сроки.
Уменьшить эти трудности помогает оптимизация сроков выплаты аванса.
Допустим, аванс в компании выплачивается 22 числа, а заработная плата за истекший месяц – 7 числа. У бухгалтера есть всего три дня на уведомление налоговой инспекции о суммах НДФЛ за период с 1 по 22 число и шесть дней на уплату налога.
Бухгалтеру не надо работать с НДФЛ в период между 23 и последним числом месяца, поскольку все выплаты попадают на промежуток времени между 1 и 22 числом. Но если после 22 числа надо будет выплачивать пособия по больничному листу и отпускные, то с них надо будет удерживать НДФЛ и отправлять уведомление до 3 числа следующего месяца и перечислить НДФЛ в срок до 5 числа.
Если же в компании были бы установлены сроки выплаты заработной платы, попадающие на разные промежутки времени, например, 10 и 25 число, то бухгалтеру не надо было бы отправлять уведомления и перечислять НДФЛ регулярно два раза в месяц.
Чтобы в январе и мае из-за праздничных дней не нарушить сроки между выплатами в 15 дней можно сделать три перечисления.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Величина аванса
При процентном способе аванс исчисляется по формуле:
Аванс до налогообложения = (Оклад или тарифная ставка по трудовому договору за месяц × Установленный процент аванса): 100%
Процентный способ понятнее для работников. Они ежемесячно получают стабильные суммы, независимо от количества отработанных дней в первой половине месяца. Это особенно важно в январе и мае, когда на первые дни месяца приходятся праздники. Процентный способ также является более простым в сравнении с расчетным.
Но у процентного способа есть существенные недостатки. Во-первых, он не учитывает все составляющие заработной платы, вследствие чего работник может получить за первую половину месяца меньше, чем он заработал. Прежде всего это актуально для работников с вредными условиями труда и тех, кто часто бывает задействован на сверхурочной работе.
Во-вторых, в случае ухода работника в начале месяца на больничный на продолжительное время или в отпуск без сохранения содержания, ему потребуется делать перерасчет по заработной плате. В этом случае могут появиться трудности с возвращением излишне выплаченных работнику денег.
Расчетный способ. В своей информации от 22.01.2024 г. Роструд напомнил, что, по его мнению, более справедливым является исчисление величины аванса расчетным способом.
При использовании этого способа расчет величины аванса производится по формуле:
Аванс до налогообложения = (Оклад или тарифная ставка по трудовому договору за месяц: Норма рабочего времени за месяц) × Фактически отработанные дни за первую половину месяца + Надбавки и компенсации за первую половину месяца
Расчетный способ понимают не все работники, вследствие чего нередко возникают конфликты. Также для бухгалтера расчетный способ является более трудоемким.
С 2023 г. из-за введения нового порядка уплаты НДФЛ величину процентной ставки аванса пришлось увеличить, чтобы сохранить привычную для работника сумму получаемого аванса.
Наиболее часто в компаниях используется расчет аванса по отработанному времени, когда работнику выплачивают сумму за фактически отработанные в первой половине месяца дни. В результате величина аванса по месяцам отличается. У многих работников это вызывает неудовольствие.
Работодателю, планирующему изменить сроки и порядок расчета аванса, необходимо внести коррективы в документы – локальные нормативные акты или подготовить дополнительное соглашение к трудовым договорам.
В 2024 году сохраняется актуальность проблемы расчета величины аванса. В ряде месяцев из-за большого количества праздничных дней в начале месяца аванс оказывается совсем небольшим при его расчете исходя из отработанного времени. Для решения этой проблемы некоторые работодатели устанавливают внутреннее правило, согласно которому аванс рассчитывается за увеличенный промежуток времени – не 15, например, 20 дней.
При выплате аванса важно не нарушать следующие правила:
- средняя заработная плата должна рассчитываться по реально отработанному времени;
- вознаграждение нужно выплачивать не менее раза в полмесяца;
- аванс выдавать не позднее 30 числа того же месяца, а заработную плату – не позднее 15 числа следующего месяца.
Однако Роструд рекомендует не выплачивать аванс в последние дни месяца. Работники, принятые с первого числа, в этом случае отработают по факту весь период, а вознаграждение получат только за половину периода, что нарушает требования трудового законодательства.
Работодатели, выбравшие способ расчета аванса в процентах, обычно устанавливают такую величину процента от оклада работника, который позволяет выплачивать ему примерно одинаковые суммы в качестве аванса и в качестве заработной платы.
На выбор способа расчета аванса влияет система оплаты труда. Если работник получает повременную заработную плату, аванс ему следует считать за фактически отработанное время. Работникам на сдельной системе оплаты труда аванс рассчитывается исходя из фактически выполненного объема работ.
С начала 2023 г. с аванса надо удерживать НДФЛ. Поэтому формулы расчета аванса изменились.
Измененная формула для процентного способа имеет вид:
Аванс = Оклад или тарифная ставка по трудовому договору за месяц × Установленный процент аванса: 100% × 0,87
Измененная формула для расчетного способа следующая:
Аванс = (Оклад или тарифная ставка по трудовому договору за месяц: Норма рабочего времени за месяц × Фактически отработанные дни за первую половину месяца + Надбавки и компенсации за первую половину месяца) × 0,87
Также с 1 января 2024 года действуют новые правила перечисления подоходного налога в бюджет.
Компаниям, практикующим сверхурочные работы, ночные смены и труд в выходные дни удобнее применять расчетный способ исчисления размера аванса. Это позволяет избежать нарушений трудового законодательства.
Там, где нормы рабочего времени в основном соблюдаются, имеет смысл использовать процентный способ, выбрав такую ставку, которая позволяет уменьшить риски выплаты аванса в сумме, меньшей, чем фактически заработана работником.
В случае применения смешанного процентно-расчетного способа исчисления аванса формула будет такой:
Аванс = (Оклад или тарифная ставка по трудовому договору за месяц × Установленный процент аванса): 100%: Норма рабочего времени за первую половину месяца × Фактически отработанные дни за первую половину месяца × 0,87
Учитывая новые сроки по НДФЛ, лучше изменить сроки выплаты заработной платы, чтобы не было необходимости подавать уведомления по НДФЛ 2 раза в месяц.
Например, выплачивать аванс до 21 числа текущего месяца; а окончательный расчет — до 6 числа следующего.
Благодаря этому в одном календарном месяце выплата заработной платы будет приходиться на один период подачи уведомления по НДФЛ, и его не потребуется заполнять дважды. Исключение составят случаи, когда работнику выплатят какие-то доходы в период с 22 по 31 — например, отпускные.
В связи с изменением порядка уплаты НДФЛ возник вопрос о применении вычетов на ребенка. В 2024 году вычеты на детей производятся, как и прежде, за каждый месяц. Делать это можно либо при расчете аванса, либо при расчете заработной платы.
Специалисты рекомендуют делать вычет при последней выплате в месяце. Это даст возможность определить, не превысил ли доход работника сумму в 350 000 рублей с начала года, что ведет к утрате права на вычет с данного месяца.
Удержания по исполнительному листу необходимо производить при каждой выплате. До 2023 г. удержания производили при окончательном расчете. Необходимо следить за тем, чтобы не превысить установленные лимиты по удержаниям.
Стандартный налоговый вычет и вычет на детей-инвалидов в 2024 г. предоставляется, как и ранее, один раз в месяц. Работодатель вправе самостоятельно установить, когда его делать – при выплате аванса или при окончательном расчете за месяц.
Страховые взносы на обязательное медицинское, социальное и пенсионное страхование, а также взносы на травматизм, отдельно на аванс по заработной плате начислять не нужно. Страховые взносы в ИФНС и СФР рассчитываются и уплачиваются ко всей сумме заработной платы, начисленной за месяц.
Ответственность за невыплату авансов сотрудникам
Работодателю, который не выплачивает аванс или выплачивает его с опозданием придется уплатить штраф:
30-50 тыс. рублей для организаций;
10-20 тыс. рублей для должностных лиц;
1-5 тыс. рублей для ИП.
За повторное нарушение в течение года установлен увеличенный штраф:
50-100 тыс. рублей для организаций;
20-30 тыс. рублей и возможная дисквалификация на 1-3 года для должностных лиц;
10-30 тыс. рублей для ИП.
За дни просрочки платежа начисляются пени в пользу сотрудника.
Как изменить правила выплаты аванса
Последовательность действий зависит от того, в каких документах установлены даты и порядок оплаты труда:
в коллективном договоре;
в трудовом договоре;
в Правилах внутреннего трудового распорядка.
Изменения в коллективный договор вносятся в том же порядке, в каком он заключался, если в самом коллективном договоре не указан свой механизм. Это довольно долгий процесс.
При установлении сроков и размера аванса в трудовом договоре необходимо подписать с работником дополнительное соглашение.
Локальный акт Правила внутреннего трудового распорядка изменяются в том же порядке, как и при их вводе в действие, а не приказом работодателя. Надо будет получить мотивированное мнение профсоюза перед утверждением, на что уходит до 5 рабочих дней.
При любых изменениях правил оплаты труда во избежание конфликтов с работниками необходимо проводить с ними разъяснительную работу.
Как отразить выплату аванса в бухгалтерском учете в 2024 году
Выплата аванса в бухгалтерском учете отражается с учетом того, как он платится.
При выдаче аванса наличными делается проводка
Дебет 70 Кредит 50 – выплачен аванс из кассы.
При перечислении аванса на счет сотрудника в банке проводки будут следующие : Дебет 76 Кредит 51 – переведены деньги в счет выплаты аванса по зарплате; Дебет 70 Кредит 76 – перечислены банком деньги на зарплатные карты сотрудников.
При перечислении аванса на индивидуальный счет сотрудника делается проводка: Дебет 70 Кредит 51 – перечислен аванс сотруднику отдельным платежным поручением.
Выдача аванса оформляется теми же документами, что и выплата окончательного расчета по зарплате. Если деньги выдали через кассу – сотруднику нужно платежную ведомость или кассовый ордер.
Если деньги перечислены на карту – оформляют платежное поручение. Оно заполняется так же, как и при перечислении заработной платы, только в поле «назначение платежа» пишут «Выплата зарплаты за половину ______ месяца». Также нужно указать название банка, где открыт счет работника, сумму аванса, код дохода – «1», получатель – ФИО работника, «счет получателя платежа» - номер банковского счета сотрудника.
Предложение Роструда
Роструд предложил с 2024 г. начислять аванс не за стандартный период с первого по пятнадцатое число месяца, а за более продолжительный, вплоть до периода с первого по двадцать первое число. Тогда заработная плата будет начисляться за оставшиеся 10-11 дней. С учетом премий и доплат суммы аванса и зарплаты примерно уравняются.
Однако эксперты указывают на риски такого подхода. Во-первых, если работник получает только оклад, заработная плата за вторую укороченную часть месяца окажется существенно меньше аванса. Ясно, что такой способ подходит не всем работникам. Во-вторых, деление месяца не на равные части можно считать прямым нарушением требований ст. 136 Трудового кодекса. Поскольку кодекс обладает большей юридической силой, чем рекомендации Роструда, существует реальный риск подвести работодателя под административные штрафы.
Наши партнеры, компания «Консалт 24», осуществляют полное дистанционное бухгалтерское сопровождение ИП и ООО, а также начисление зарплат сотрудникам, приказы, сокращение налоговой нагрузки и другие услуги. Узнать подробнее и сделать расчет нужных услуг можно на сайте: consalt-24.ru.
Статью подготовила Павлова Елена Геннадиевна, доцент кафедры «Макроэкономическое регулирование» Финансового университета при Правительстве РФ. 
