Главная » Бухгалтеру »
Расчет заработка для командировки в 2025 году
Расчет заработка для командировки в 2025 году
Статью подготовила Павлова Елена Геннадиевна, доцент кафедры «Макроэкономическое регулирование» Финансового университета при Правительстве РФ. Связаться с автором
Расходы по командировке включают три вида выплат: средний заработок, суточные, компенсацию понесенных расходов.
Имеется ряд условий и особенностей, которые должен учесть бухгалтер.
В статье расскажем, как рассчитывать выплаты по командировке в 2025 году.
Оплата труда
Командировка может быть однодневной, продолжаться несколько дней или недель. В течение этого периода работник отсутствует на рабочем месте, но трудится на компанию.
Не относятся к командировке разъездная и вахтовая работа.
Так как во время командировки работник отсутствует на рабочем месте, заработную плату ему не начисляют. Но поскольку он выполняет задание работодателя, бухгалтерия вместо заработной платы начисляет работнику средний заработок.
Среднедневной заработок определяется посредством деления дохода, начисленного за расчетный период, на количество дней в этом же периоде.
В расчетный период включаются 12 предыдущих календарных месяцев. Из общего количества исключаются дни, когда работник получал выплаты, которые не учитываются в среднем заработке, например, дни болезни или ухода за ребенком.
Если работник еще не проработал в компании полного года, в расчет принимаются все отработанные месяцы.
Если в командировку направляется только что оформленный сотрудник, вместо среднего заработка ему начисляют оклад.
В сумму дохода за расчетный период включаются только те начисления, которые связаны с его трудовой деятельностью.
Исчисленный среднедневной заработок может оказаться значительно меньше обычной дневной заработной платы работника. В трудовой договор или локальный акт компании можно включить условие о доплате до оклада. Эта доплата полностью включается в расходы по налогу на прибыль
Если во время командировки сотрудника руководство предприятия принимает решение о пересмотре тарифов и окладов в сторону повышения, для правильного расчета необходимо обязательно проиндексировать средний заработок командировочного.
Последовательность действий при исчислении среднего заработка за дни нахождения работника в командировке.
Определить количество дней, за которые следует выплатить средний заработок при командировке.
Из среднего заработка оплачиваются только те дни работы по графику, установленному в организации, которые работник не смог отработать в связи с отъездом в командировку. Для этого у бухгалтера должен быть табель учета рабочего времени.
Определить сумму выплат, произведенных работнику в расчетном периоде.
При исчислении среднего заработка учитываются:
заработная плата;
денежное содержание муниципальных служащих;
комиссионное вознаграждение;
надбавки и доплаты, предусмотренные системой оплаты труда;
компенсации за режим работы и условия труда (вредные и опасные условия, ночное время, выходные и праздники, сверхурочно и пр.);
премии и вознаграждения.
Выплаты, произведенные в расчетном периоде другими работодателями, учитываться не должны.
Определить количество дней, которые следует включить в расчет.
Средний заработок, независимо от режима работы сотрудника, рассчитывается исходя из фактически начисленных ему доходов и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата.
Работодатель может предусмотреть локальными нормативными актами другой период, если это не будет ухудшать положение работников.
из расчетного периода исключается время и начисленные за это время суммы, если:
за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством РФ, за исключением перерывов для кормления ребенка;
работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;
работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;
работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не мог выполнять свою работу;
работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством РФ.
Исчислить средний дневной заработок
Для этого сумму выплат, произведенных работодателем в расчетном периоде, разделить на количество рабочих дней, отработанных работником в расчетном периоде.
Исчислить средний заработок за дни нахождения работника в командировке
Для этого сумму среднего дневного заработка умножить на количество дней, определенных в пункте 1.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Суточные
Во время служебной поездки работнику приходится жить вне дома, где-то питаться, как-то обустраивать бытовые условия. Для компенсации этих неудобств работодатель выплачивает суточные. Суточные не платят, если работник может возвращаться домой. Например, из однодневной командировки работник возвратится в тот же день. Или в поездке в не очень отдаленную местность есть возможность возвращаться домой ежедневно. Отдаленность и транспортную доступность оценивает руководитель. Он же принимает решение о необходимости ежедневных возвратов и выплате суточных.
Размер суточных устанавливается по усмотрению работодателя, в законодательстве ограничений нет. Однако есть ограничение сумм, не облагаемых НДФЛ и страховыми взносами: 700 руб. – в поездке по России, 3 500 руб. – в поездке за границу.
Работодатель может выплачивать суммы и в большем размере, что нужно отразить в локальном акте. Но с превышения придется платить НДФЛ и страховые взносы.
Служебные поездки в страны СНГ нормируются по тем же правилам, что и другие загранкомандировки. Например, лимит суточных командировочных в Беларуси в 2025 году составит 3500 руб. Суммы сверх установленных норм суточных в 2025 году облагают НДФЛ и страховыми взносами по общим правилам. Взносы на травматизм с суточных платят только в части превышения лимитов, установленных ЛНА компании.
Для работников, отправляющихся по служебной необходимости на территорию ДНР, ЛНР, Херсонской и Запорожской областей, действуют повышенные лимиты суточных в командировке – в 2025 году сумма составит 8480 руб. в день.
На период заграничной поездки суточные выдаются в повышенном размере. Необлагаемая сумма в этом году составляет 2500 рублей, работодатель может выдавать и больше. При этом нужно учитывать правило: в день пересечения границы размер суточных определяется местом прибытия - в день выезда за границу РФ суточные выдаются в повышенном размере, в день приезда в Россию суточные выдаются по «российским» нормам. Даты определяются по отметкам в загранпаспорте.
Взносы на травматизм на суточные не начисляются. В налоговых расходах суточные учитываются без ограничений.
При однодневной командировке по России суточные платить не нужно, а при загранкомандировке выплачивается 50% от нормы, установленной в положении о командировках.
При определении продолжительности служебной поездки применяются следующие правила: первым днем считают дату отъезда, последним — дату прибытия из командировки, вне зависимости от того, на какое время они выпали. Ориентироваться необходимо на время отправления транспорта по проездному билету. Например, сотрудник отбыл в поездку 2 ноября, время вылета — 23-50, вернулся назад 5 ноября, в 00-20. Продолжительность командировки составит 4 дня — 2 и 5 ноября считаются как целые дни.
Если работнику пришлось задержаться в командировке не по своей вине, выплата суточных при командировке за «лишнее» время осуществляется по общим правилам. При служебной поездке продолжительностью не более одного дня компенсация дополнительных затрат сотруднику не положена. Но работодатель вправе отступить от правил, закрепив свое решение в локальном нормативном акте.
Командировочные дни для оплаты в 2025 г. при заграничных поездках считаются так: дата пересечения границы учитывается как день загранкомандировки. Соответственно, суточные ему рассчитывают по нормам заграничных командировок. При возвращении применяется обратное правило: с момента пересечения российской границы в отношении суточных применяют нормы для внутренних служебных поездок.
Если за время служебной поездки сотрудник посещает более одной страны, суточные с момента пересечения границы выплачивают по нормам, действующим в соответствующем государстве. Момент пересечения границы определяют по штампу в загранпаспорте. В случае посещения стран ЕАЭС — по датам, указанным в проездных документах, так как отметку в паспорте в этих государствах не ставят.
Если в пути происходит непредвиденная задержка, работодатель обязан выплатить суточные только в том случае, если сотрудник подтвердит отсутствие своей вины в этом.
Как грамотно рассчитать суточные? Для поездок по стране расчет производят в рублях, при заграничных командировках — в соответствующей валюте или в рублях. При выдаче в валюте сумму рассчитывают по курсу ЦБ, действующему на конкретную дату.
Валютные расходы для налога на прибыль надо пересчитать по курсу обмена в справке о покупке валюты или банковской выписке. Если документа нет, берется курс ЦБ на дату выдачи аванса, а в части, не покрытой авансом, — курс на дату утверждения авансового отчета.
Если аванс на загранкомандировку выдан в валюте, расходы в авансовом отчете указываются в валюте.
Подтверждающие документы на иностранном языке нужно перевести на русский.
Компенсация расходов за время командировки в 2025 году
Работодатель возмещает расходы, понесенные работником в поездке. Прежде всего, это расходы на проезд и оплату проживания, например, в гостинице. Возможны другие расходы. К примеру, работник арендовал конференц-зал для проведения какого-либо мероприятия.
Возможны два варианта оплаты этих расходов. Первый - деньги на оплату расходов бухгалтерия выдает еще до поездки. Тогда после возвращения работник составляет авансовый отчет. К отчету прилагает билеты, чеки, БСО и другие документы, подтверждающие расходы. Второй - до поездки денег работник не получает, рассчитывается своими собственными средствами. После возвращения он должен составить служебную записку на имя руководителя. Перечислить понесенные расходы, приложить билеты, чеки и попросить возместить эти расходы; составлять авансовый отчет в этом случае не нужно.
Больничный во время командировки
Выплаты зависят от тяжести болезни. Если заболевание легкое, то командировка продолжается по плану. Если заболевший не может выполнять служебное задание, ему необходимо обратиться в медучреждение и получить больничный лист. Что делать бухгалтеру? Время командировки продлевается на период листка нетрудоспособности. За дни болезни начисляются следующие выплаты: средний заработок не начисляется, вместо него работник получит пособие по нетрудоспособности, суточные начисляются за все дни, включая дни болезни, Оплата гостиницы выдается за все дни, в том числе и дни болезни, если работник не находился в стационаре.
Командировка в выходной
Для оплаты командировки во время выходного дня применяется следующее правило. Если по обычному графику у работника этот день является выходным, а в командировке сотрудник в этот день: не работал – день не оплачивается, работал – вместо среднедневного заработка начисляется двойная оплата как за работу в выходные. Если по обычному графику этот день является рабочим, то начисляется среднедневной заработок по общему правилу. В качестве варианта компенсации за работу в выходные дни, по ТК РФ, вместо двойной оплаты может быть предоставлено право последующего отгула за отработанный выходной.
Командировочные расходы
Основные командировочные расходы состоят из суточных, оплаты проживания, проезда и провоза багажа. При загранкомандировках в затраты также входят: расходы на оформление загранпаспорта, визы и других выездных документов; обязательные консульские и аэродромные сборы; сборы за право въезда или транзита автомобиля; комиссия за обмен валюты; расходы на обязательную медицинскую страховку. Также работодатель может возмещать сотрудникам расходы на услуги связи в командировке. Какие дополнительные расходы возмещать и по каким правилам, работодатель устанавливает сам в локальном нормативном акте — как правило, это положение о командировках.
Учет расходов на проезд будет отличаться в зависимости от вида транспорта. Поезд и самолет. В расходах можно учесть стоимость билета и сервисный сбор. Траты на проезд учитываются на основании распечатки электронного билета, перелет должен быть дополнительно подтвержден посадочным талоном. НДС, выделенный в электронном билете, принимается к вычету без счета-фактуры.
Если посадочный талон на самолет утерян, для подтверждения перелета можно использовать справку авиакомпании — ее выдают на стойке в аэропорту — или документы, косвенно подтверждающие перелет, например отметку в загранпаспорте.
Сервисный сбор за оформление билетов можно учесть в расходах, а НДС принимается к вычету, только если есть счет-фактура.
Такси. Оплата возмещается работнику и учитывается в расходах на основании чека.
Каршеринг. Оплату можно возместить работнику и учесть в расходах на основании договора и чека.
Личный автомобиль. Для учета расходов и возмещения нужны путевой лист, чеки на бензин, служебная записка.
Если работник поехал в командировку прямо из места проведения отпуска, то оплата такого проезда тоже учитывается в расходах.
Работнику, который остался в месте командировки, чтобы провести там отпуск, надо компенсировать обратный проезд, если это установлено законом, коллективным договором или положением о командировках.
Если компенсация расходов на проезд из командировки предусмотрена только коллективным договором или положением о командировках, ее нельзя включить в расходы, а вот НДФЛ и взносы с нее придется начислить.
Учет расходов на проживание
Расходы на гостиницу подтверждаются счетом на оплату, чеком или другим платежным документом. Нельзя учесть в расходах стоимость дополнительных услуг, которые оказывает гостиница, а именно: обслуживание сотрудника в барах и ресторанах; дополнительное обслуживание в номере, например, мини-бар; пользование оздоровительными объектами, например, бассейном, тренажерным залом. Если работодатель возместил работнику стоимость завтрака и другого питания, оплаченного по отдельному чеку или выделенного в счете гостиницы, эти затраты не учитываются в налоговых расходах, потому что не считаются расходами на проживание. Также их нужно обложить НДФЛ и взносами. НДС к вычету принять нельзя, даже если имеется счет-фактура.
Если командированный работник проживал в арендованной квартире, то оплата аренды учитывается в расходах на основании договора и платежных документов, а НДФЛ и взносы на сумму возмещения таких расходов не начисляются. Когда документов, которые подтверждают проживание в арендованной квартире, нет, страховые взносы начисляются на всю сумму, а НДФЛ — только на часть, которая превышает «норму» в день. Это 700 ? при командировке по РФ и 2500 ? в 2024 г. при загранкомандировке.
При отсутствии подтверждающих документов учесть оплату проживания в налоговых расходах нельзя.
Оплата при переносе командировки
Перенос командировки оформляется изданием приказа об изменении сроков командировки. При переносе командировки работодатель должен выплатить дополнительные командировочные расходы: суточные за 2 дня; расходы на гостиницу; стоимость невозвратного билета; стоимость нового билета.
НДФЛ в этом случае начисляется как и при обычных командировочных расходах.
Наши партнеры, компания «Консалт 24», осуществляют полное дистанционное бухгалтерское сопровождение ИП и ООО, а также начисление зарплат сотрудникам, приказы, сокращение налоговой нагрузки и другие услуги.
В бар зашли три зэка и заказали: гроб с костями, многоэтажку и то что мы строили. Официант им все принес и говорит: вот вам гроб с костями и многоэтажка. А то что вы строили – нет. Есть только то где вы были. Что заказали зэки?
Статью подготовила Павлова Елена Геннадиевна, доцент кафедры «Макроэкономическое регулирование» Финансового университета при Правительстве РФ. 
