Как укрепить трудовую дисциплину в компании в 2024 г
Статью подготовила Павлова Елена Геннадиевна, доцент кафедры «Макроэкономическое регулирование» Финансового университета при Правительстве РФ. Связаться с автором
В бизнесе крайне важна дисциплина. Чтобы он был успешным, команда должна работать четко и слаженно. Дисциплина не появляется по взмаху волшебной палочки. Для этого надо немало потрудиться и заниматься вопросами дисциплины постоянно. У сотрудников разная степень ответственности — у одного всегда все разложено по полочкам, а другому сложно укладываться в жесткие рамки и соблюдать правила.
В статье рассмотрим, что нужно и можно сделать в компании для поддержания трудовой дисциплины на должном уровне.
Основные положения
Под трудовой дисциплиной понимается совокупность внутренних правил и нормативов, установленных работодателем для персонала.
Обязанности работника по соблюдению трудовой дисциплины должны быть зафиксированы в его трудовом договоре, ПВТР и других локальных актах работодателя (ст. 8 и 57 ТК). С этими документами сотрудник знакомится под подпись при приёме на работу. Подпись работника означает, что он обязался выполнить правила трудовой дисциплины, которые установили в компании.
Нарушение правил поведения на работе расценивается как дисциплинарный проступок.
Наилучшие результаты по обеспечению трудовой дисциплины даёт комплексный подход. Для него характерны следующие правила. Правило 1. Выполнять все обязательства перед работниками. Требовать соблюдения правил трудовой дисциплины вправе только работодатель, создавший все необходимые для этого условия. Нужно оборудовать рабочие места надлежащим образом, убедиться, что сотрудники обеспечены необходимыми для работы инструментами и материалами, а при выполнении вредных или опасных видов работ —также средствами индивидуальной и коллективной защиты. Обучение персонала правильным методам работы, инструктажи по пожарной и электробезопасности, регулярное техническое обслуживание производственного оборудования, обустройство мест для отдыха и питания — все эти мероприятия способствуют повышению уровня трудовой дисциплины. Правило 2. Помнить о документальной базе. Когда в организацию приходит новый работник, кадровик знакомит его с локальными нормативными актами, среди которых обычно есть и правила трудового распорядка, и другие ЛНА, устанавливающие нормы поведения на рабочем месте. Проставив свою подпись на документе, работник тем самым подтверждает, что ознакомился с его содержанием, не имеет возражений по существу и готов выполнять прописанные в нём требования. Только с этого момента действие внутренних норм организации распространяется на вновь принятого сотрудника.
Если какие-то участки производства, департаменты или категории персонала нуждаются в усиленном контроле за трудовой дисциплиной, необходимо издать приказ о применении особых мер и назначить должностных лиц, ответственных за его исполнение. Приказом может предусматриваться широкий круг мероприятий —проведение воспитательной работы, дополнительных инструктажей, внедрение автоматизированных систем контроля (например, электронных пропусков), повышение квалификации сотрудников.
Чтобы сотрудники соблюдали установленные правила, нужно действовать комплексно.
Разработать правила трудового распорядка. Важно, чтобы положения документа были понятны всем сотрудникам без исключения. Для этого следует использовать четкие формулировки и слова, имеющие однозначное толкование.
Закрепить авторитет в коллективе. Прежде всего это актуально для молодых руководителей. Вот что советуют сделать специалисты, чтобы настроить подчиненных на позитивный лад и улучшить дисциплину на рабочем месте:
Подтвердить свою компетентность на практике. Если подчиненные увидят, что руководитель хорошо разбирается во вверенном ему направлении и ответственно относится к работе, уровень лояльности к нему повысится.
Найти единомышленников. Люди в возрасте, обладающие релевантным опытом, ценят, когда руководство к ним обращается, советуется, учитывает их аргументы при принятии решений. Если проявлять к подчиненным уважение и подчеркивать, что их мнение действительно важно, желание стоять в оппозиции к новому начальнику постепенно сойдет на нет.
Показать искреннюю доброжелательность к коллегам. Ни в коем случае нельзя мстить, наказывая подчиненных за разложение дисциплины или вступая с ними в перепалки. Необходимо время, чтобы сотрудники смогли приспособиться к работе с новым начальником. В этот период вести себя стоит максимально сдержанно и вежливо, попытаться найти подход к каждому члену команды.
Если более зрелые сотрудники нарушают правила внутреннего распорядка в знак протеста против молодого руководителя, не стоит сразу переходить на авторитарный стиль управления. Попытки «построить» коллег с помощью запугивания, наказаний и увольнений только усугубят ситуацию. Недовольные работники вполне могут организовать коллективный саботаж.
Применять индивидуальный подход к сотрудникам.
Часто бывает так, что некоторые сотрудники, особенно понимающие свою значимость для компании, несмотря ни на что как нарушали правила внутреннего распорядка, так и продолжают это делать. В такой ситуации желательно открыто поговорить с человеком, выяснить, почему он не соблюдает установленный в компании режим. Возможно, сотрудник нарушает дисциплину по независящим от него причинам.
Важно не забывать о том, что дисциплина должна поддерживать достижение конкретных целей и улучшение процессов, а не становиться самоцелью.
Практический опыт
В последние годы рабочая среда становится все более демократичной — руководство старается выстраивать с работниками доверительные отношения, им разрешают переходить на удаленный режим труда, в офисах оборудуют уютные обеденные зоны и комнаты психологической разгрузки.
Можно было бы подумать, что все это будет мотивировать персонал на плодотворную работу. Однако в действительности нередко наблюдается обратное - подчиненные чувствуют больше свободы, и дисциплина в коллективе начинает снижаться.
К числу главных причин возникновения проблем с дисциплинированностью на работе относятся следующие.
Формальный подход к соблюдению положений трудового распорядка. В компанию устраивается новый сотрудник. Специалист отдела кадров дает ему на подпись пакет документов. В большинстве случаев люди подписывают эти документы автоматически. То есть получается, что на бумаге сотрудник ознакомился с правилами поведения на рабочем месте, а фактически — понятия не имеет, о чем конкретно идет речь.
Отсутствие конкуренции за рабочие места. С этой проблемой обычно сталкиваются руководители небольших организаций, где заработки персонала находятся на относительно низком уровне.
Излишне демократический стиль руководства. Попытки руководителей установить доверительные отношения в коллективе могут привести к нарушению субординации. Прикрываясь дружбой с начальником, некоторые сотрудники позволяют себе отступать от правил внутреннего распорядка. А если при этом сам руководитель уходит с работы пораньше, часто устраивает себе перекур и отвлекается на семейные проблемы, подчиненные расслабляются еще быстрее.
Отсутствие авторитета. С этой проблемой нередко сталкиваются молодые руководители, которых из-за возраста подчиненные не воспринимают всерьез. Причем, чем яснее сотрудники осознают, что шеф чтит культуру уважения к старшим, тем выше риск разложения дисциплины в коллективе. Например, начинающий молодой руководитель может чувствовать себя неловко, когда дает поручения или делает замечания старшим сотрудникам.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
«Звездная болезнь». Ведущие специалисты, которые понимают свою ценность на рынке труда, нередко позволяют себе больше остальных, в том числе и в области соблюдения трудовой дисциплины. В подобном случае остальные подчиненные также начинают нарушать установленные в компании правила, поскольку у них возникает логичный вопрос: «Почему кому-то можно, а мне нет?»
Чем может поддерживаться дисциплина в организации? В основном действуют два способа: 1) страх выговора, штрафа, увольнения; 2) понимание приоритетов компании и своего развития в ней.
Страх, хотя и является сильным инструментом, обычно к хорошему в компании не приводит. Постоянный контроль, наушничество, боязнь начальства создают нездоровую атмосферу в коллективе. Работники больше заботятся не о своей эффективности, а о том, как бы сделать все так, чтобы не нарушить дисциплину. А при совершении ошибки они делают все, чтобы ее скрыть. Из-за этого бизнес-процессы в компании могут страдать, а руководство даже не будет понимать, почему так происходит. Из коллектива, скованного страхом, не удастся создать сплоченную команду. У сотрудников не будет никакой мотивации, кроме боязни начальства. Их легко переманить на другую работу, предложив более высокий оклад и мягкие условия труда. И если это ценные сотрудники с хорошими знаниями, то будет очень обидно увидеть их у конкурента. Залогом успеха в соблюдении дисциплины являются общие приоритеты и видение ценностей компании. Команда должна сама быть заинтересована в поддержании четких бизнес-процессов и рабочего ритма.
Как этого добиться? Прежде всего необходимо объяснить для чего нужна дисциплина. Некоторым работникам бывает трудно понять, почему нужно с определенного часа быть на связи или соблюдать дресс-код в офисе.
Лучшим решением будет провести встречу или вебинар для всех сотрудников, где будут рассмотрены все дисциплинарные правила и объяснено, для чего они нужны. А также приведены конкретные данные и примеры, которые подтверждают слова. Необходимо прислушаться к мнению сотрудников — возможно, некоторые правила уже устарели и пора ввести новые.
Необходимо ориентироваться на свою команду и решать сложные вопросы вместе. Например, какому-то отделу может быть удобнее работать с гибким началом рабочего дня, но есть опасение, что это подорвет дисциплину в других отделах. Не следует спешить отказываться от идеи — можно использовать тестовый период и оценить, снизилась ли продуктивность команды.
Лучше не штрафовать работников, а поощрять. Значительно эффективнее вместо штрафов за нарушения поощрять сотрудников за выполнение правил — так мотивация у них будет выше. Например, можно назначить награду за месяц без опозданий. Это не обязательно должна быть денежная премия — в качестве награды можно использовать дополнительный выходной, возможность уйти с работы пораньше или скидку на продукцию компании.
Чтобы мотивировать сотрудников можно внедрить в работу методы геймификации, когда сотрудники соревнуются между собой в дисциплинированности и зарабатывают баллы, на которые потом смогут приобрести мерч компании, обучение, полезную литературу или приятный сувенир. Оценивать дисциплинированность можно, например, по пунктуальности сотрудников, количеству и качеству сданных отчетов, числу решенных задач, клиентскому рейтингу. Награждать лучших работников можно на корпоративе. Например, ввести несколько номинаций и вручить памятные подарки — людям будет приятно и вдохновит других сотрудников. Надо организовать корпоратив, который понравится сотрудникам.
Можно организовать обучение сотрудников. Сегодня имеется большое количество методик по оптимизации своего времени, увеличению продуктивности, эффективному управлению задачами. Нередко работники опаздывают и не успевают выполнить задание в срок просто потому, что не знают этих методик. Можно организовать комплексное обучение сотрудников, которое позволит им работать более продуктивно. Для этого можно пригласить тренера в компанию или оплатить вебинар. Для проверки усвоения материала хорошо использовать тесты. Можно организовать обучение команды с помощью онлайн-доски. Важно проанализировать продуктивность сотрудников через месяц после обучения. Если дисциплина не повысилась, следует выяснить у обучавшихся — может, кому-то обучение не было понятно или выработка новых привычек у кого-то занимает чуть больше времени, чем у остальных.
Помогает использование современных методов контроля. Контроль не должен отвлекать сотрудников от основной работы. Например, вместо того чтобы требовать от каждого сообщать начальству о приходе или уходе с работы, можно ввести электронные пропуска, которые будут фиксировать время входа и выхода.
Для контроля за задачами существуют специальные приложения — таск-менеджеры. Там можно ставить задачи, назначать ответственных и дедлайны и следить за ходом исполнения. Общение по задачам происходит в комментариях, и всегда можно проверить, на каком этапе находится та или иная задача. Также важно сформировать единую базу со всеми документами, куда сотрудники смогут подгружать свои отчеты, служебные записки, данные об отпусках и отгулах. Тогда не потребуется обращаться к каждому сотруднику по отдельности и искать нужные документы в почтовом ящике.
Использование таск-менеджера позволяет не только систематизировать процесс, но и оценить работу каждого сотрудника. Также оно экономит время руководителя, который может быстро оценить, на каком этапе задача и какие сложности возникли при ее решении
Очень важно собирать обратную связь. Если после применения всех способов дисциплина сотрудников все равно оставляет желать лучшего, стоит поискать ответы у самих сотрудников. Можно провести опрос или общее собрание, где вместе с работниками обсудить причины низкой дисциплины. Честное обсуждение возможно только в здоровой рабочей атмосфере, где сотрудники не боятся говорить правду. Поэтому с самого начала надо позаботиться о доброжелательной атмосфере в коллективе. Следует объяснить сотрудникам, что никто не собирается делать им выговор или лишать премии, что руководство больше всех заинтересовано в комфортной рабочей атмосфере, но для этого нужно вместе подумать о том, как повысить продуктивность.
Руководитель — главный пример. Никакие советы не будут работать, если руководство само не соблюдает дисциплину. Не убеждает, когда руководитель требует от всех пунктуальности и соблюдения дресс-кода, а сам приходит на работу на несколько часов позже подчиненных и одевается в спортивном стиле. Правила должны быть обязательными для всех.
Какие навыки необходимы успешному руководителю? Руководитель создает атмосферу в компании. Он должен дать понять сотрудникам, что ему интересны честные, открытые отношения без подковерных игр и интриг. Он должен быть всегда готов к обратной связи от работников и вовремя на нее реагировать. Но при этом панибратских отношений с командой лучше избегать: у руководителя должен иметь авторитет.
Трудовую дисциплину в компании необходимо закрепить. Для этого можно составить нормативный акт, в котором указаны: права и обязанности сотрудников; порядок приема на работу и увольнения; время работы; техника безопасности, если это необходимо; дресс-код; требования корпоративной этики; способы положительной и отрицательной мотивации. Формулировки должны быть четкими и понятными для всех сотрудников. Например, относительно дресс-кода можно отметить, что разрешена одежда спокойных тонов и классического стиля, закрытая обувь. А спортивный стиль, шорты, открытые платья, яркие цвета и декор не приветствуются.
Наказание за нарушения трудовой дисциплины
К самым распространённым нарушениям трудовой дисциплины относятся:
опоздание;
прогул;
появление на работе в состоянии опьянения;
растрата;
хищение имущества организации (в том числе нематериального, инсайдерами);
несоблюдение субординации;
несоблюдение технологических процессов.
Несоблюдение трудовой дисциплины работником может повлечь за собой замечание, выговор или увольнение.
Замечание – самый лёгкий вид наказания, который часто применяется в устной форме. Незначительное опоздание, первый случай раннего ухода с работы, ссора с коллегой - во всех этих случаях замечания вполне достаточно.
Выговор – более серьёзное наказание, которое обычно бывает в письменном виде и служит для наложения взысканий (например, штрафов). Поскольку в законе различия между замечанием и выговором строго не прописаны, их рекомендуется указать в локальных нормативных актах организации.
Увольнение – крайняя мера. Для него нужны серьёзные основания: прогул, хищение, нарушение требований охраны труда, появление на рабочем месте в состоянии опьянения и т. д. Также причиной могут быть систематические нарушения трудовой дисциплины (например, несколько полученных выговоров).
Чем серьёзнее применяемое наказание, тем более прочной должна быть позиция руководителя. Сотрудник всегда может обратиться в трудовую инспекцию, и любые сомнения будут трактоваться в его пользу, поэтому опасно допускать ошибки при назначении взысканий и их оформлении.
Прежде всего, необходимо оперативно выявлять случаи грубых нарушений трудовой дисциплины. Если прогулы, например, всегда видны, то с опозданиями, растратой, хищениями (например, передачей базы клиентов на сторону) всё не так просто.
После обнаружения нарушения необходимо сразу же задокументировать этот факт. Помогут любые документы, подтверждающие несоблюдение сотрудником правил трудового распорядка: фото, протоколы с подписями свидетелей и т. д.
Затем следует запросить у виновного докладную записку о нарушении трудовой дисциплины, направив ему письменный запрос с отметкой об уведомлении. Если этим пренебречь, работник в будущем может утверждать, что у него объяснений не спрашивали, рассказывая собственную версию произошедшего. При отказе написать объяснительную записку нужно будет оформить соответствующий акт.
В завершение издаётся приказ о дисциплинарном взыскании за нарушение трудовой дисциплины. Этот документ должен содержать:
данные сотрудника и работодателя;
описание нарушения и последствий, которые оно за собой повлекло;
ссылки на подтверждающие факт нарушения документы.
Если всё оформлено правильно, то не возникнет проблем ни с трудовой инспекцией, ни с возможным обращением сотрудника в суд.
Однажды один путешественник попал в плен к амазонкам. После недолгого совещания эти отважные воительницы приняли решение убить беднягу. Однако перед этим они предложили «идущему на смерть» исполнить его последнюю просьбу. Подумал-подумал путешественник и попросил амазонок кое-о-чем. Это-то, собственно говоря, его и спасло. -так, вопрос: какую просьбу высказал обреченный»?
Статью подготовила Павлова Елена Геннадиевна, доцент кафедры «Макроэкономическое регулирование» Финансового университета при Правительстве РФ. 
