Главная » Бухгалтеру »
Как правильно использовать наличные в бизнесе в 2024 г
Как правильно использовать наличные в бизнесе в 2024 г
Статью подготовила Павлова Елена Геннадиевна, доцент кафедры «Макроэкономическое регулирование» Финансового университета при Правительстве РФ. Связаться с автором
Хотя сегодня большинство организаций предпочитают безналичный расчёт между собой, оплата услуг и товаров наличными между юридическими лицами всё ещё применяется. Данный способ расчетов должен осуществляться в соответствии с правилами, установленными законодательством.
В нашей статье раскрываются особенности приёма наличных платежей, правила расчёта наличными и другие особенности использования данной формы оплаты.
Общие правила
Законодательством разрешены расчёты наличными денежными средствами между организациями следующими способами:
передача наличных напрямую;
передача наличных через посредника — банк.
Действуют определенные правила, одинаковые для юридических лиц и ИП. В частности, организации и предприниматели обязаны:
принимать и выдавать наличные только с использованием кассовой техники;
соблюдать установленные ограничения;
тратить наличные только на цели, указанные в законе.
при расчёте наличными между организацией и покупателем-физическим лицом применяются не все перечисленные выше ограничения.
Лимит расчетов наличными
Если юридические лица и предприниматели расплачиваются между собой наличными деньгами, то им необходимо в 2024 г. соблюдать лимит в 100 000 рублей.
Лимит в 100 000 рублей распространяется на случаи, когда сторонами сделки являются:
юридическое лицо и юридическое лицо;
ИП и ИП;
юридическое лицо и ИП.
Когда компания или предприниматель намерены расплатиться иностранной валютой, то ее следует пересчитать по курсу ЦБ в рубли, и тоже не нарушать установленной суммы лимита.
Ожидалось, что размер лимита повысится, однако законодатели решили оставить на 2024 год прежнее ограничение.
Следует учесть, что максимально допустимый лимит распространяется на обе стороны расчетов, то есть и на плательщика, и на получателя денег. А также он касается расчетов наличными с нерезидентами.
Уплачивать и принимать деньги вправе ИП, руководитель организации или подотчетное лицо. При этом если организация выдаст наличные деньги сотруднику для передачи их ИП за поставку товара — лимит все равно необходимо соблюдать.
Бизнес имеет право тратить выручку в наличной форме без ограничений на следующие нужды:
выплатить заработную плату или социальные выплаты своим работникам;
приобрести товары или услуги у физического лица;
выплатить страховое возмещение по договору с физическим лицом;
произвести возврат оплаты за товары или услуги;
выдать деньги под отчет;
выплатить заработную плату самому себе (ИП);
выплатить вознаграждение исполнителю по договору гражданско-правового характера.
Расчеты наличными между юридическими и физическими лицами, которые не осуществляют предпринимательскую деятельность, проводятся без соблюдения лимита. Это в частности касается расчетов с самозанятыми без статуса предпринимателя.
При расчете наличными необходимо иметь в виду следующее
Лимит в 100 000 рублей соблюдается в рамках одного договора.
Можно заключить несколько договоров на 99 000 рублей с несколькими поставщиками — ФНС и другие контролирующие органы разрешают подобные действия.
Однако заключение нескольких договоров с одним поставщиком или дочерними организациями одной компании в течение короткого промежутка времени может привести к обвинению бизнеса в дроблении сделки.
Не допускается проводить платежи через подотчетное лицо, если компания намерена превысить лимит расчета наличными между юридическими лицами, т. к. конечным получателем услуг или товаров будет не физическое лицо, а его компания.
100 000 рублей — лимит всего договора. То есть в сумму включаются неустойки, штрафы, оплата дополнительной страховки, транспортные услуги, НДС, акцизы.
Оплата наличными всегда должна оформляться документально.
Если у договора закончился срок действия, но расчеты по нему еще не завершены, лимит все равно надо соблюдать.
Наличные расчеты по договорам займа в 2024 году между юридическими лицами и ИП также должны осуществляться в пределах лимита в размере 100 000 рублей по одному договору. Ограничение действует по всем платежам: как по самой сумме займа, так и по процентам. Лимит должны соблюдать обе стороны договора. По договору займа с физическим лицом лимита нет. То есть ему заем можно выдать из кассы в любой сумме. Даже если за деньгами обратился самозанятый без статуса ИП.
Правила работы с наличными
Если компания получила наличные средства от ИП или юридического лица, деньги нужно проводить через онлайн-кассу, а плательщику следует выдать кассовый чек с указанием ИНН. В случае необходимости можно выдать и другие документы, например, ТОРГ-12 или акт, однако чек должен быть обязательно.
Прием наличных без чека считается нарушением закона, которое наказывается штрафом:
для ИП — 2000 рублей;
для ООО — 10 000 рублей.
Если сумму наличных вообще не провести через онлайн-кассу штраф будет больше;
для ИП — от 25 до 50% суммы «мимо кассы», но не менее 10 000 рублей;
для ООО — от 75 до 100% суммы «мимо кассы», но не менее 30 000 рублей.
Исключением могут быть ИП и ООО, которые вправе проводить такие операции без онлайн-кассы с учетом специфики своей деятельности. К таким бизнесам относятся, например, продажа газет и мороженого в киосках, торговля на рынках и ярмарках, разносная торговля продуктами питания.
Как компании могут поступить с наличными деньгами дальше:
Оставить их в кассе. При этом важно помнить об установленном лимите остатка кассы и следить за его соблюдением. Если нарушить лимит остатка кассы, то придется заплатить штраф:
для должностного лица — от 4000 до 5000 рублей;
для юридического лица — от 40 000 до 50 000 рублей.
Внести на расчетный счет. Это можно сделать через кассу банка или банкомат, указав в поле «Назначение платежа» — «Розничная выручка».
За превышение лимита расчета между юридическими лицами тот, кто принял наличные деньги, заплатит штраф в размере:
от 4000 до 5000 рублей для должностного лица — руководителя организации или ИП;
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Ответственность не предусмотрена, если:
Принять оплату наличными до 100 000 рублей, а оставшуюся часть получить безналичным путем — на расчетный счет.
Компания обнаружила превышение лимита, но с момента нарушения прошло более двух месяцев.
Эксперты предупреждают, что ошибки при оформлении движения средств могут привести к большим тратам. При выявлении неточности в лучшем случае будет необходима полная перепроверка всех данных, в худшем —придется понести дополнительные расходы на восстановление данных.
Компании не обязательно самостоятельно отвечать за эти риски. Часть рутинных бухгалтерских задач можно передать на аутсорсинг. За допущенные ошибки штраф заплатит аутсорсер.
Кассовые документы
Все действия с наличными подтверждаются пятью кассовыми документами:
Приходный кассовый ордер — ПКО.
Расходный кассовый ордер — РКО.
Кассовая книга.
Платежная ведомость.
Книга учета кассиром принятых денежных средств.
Обязательные — первые три. Платежную ведомость и книгу учета кассиром принятых денежных средств оформляют только в отдельных случаях.
С 1 октября 2024 года кассовых документов станет уже шесть. Появится квитанция о размене наличных денег.
В ней должны быть указаны наименование компании или ФИО предпринимателя, дата совершения операции, сумма наличных цифрами и прописью, подпись кассира.
В документах не допускаются исправления. При допущении ошибки нужно составлять документ заново, в том числе и в электронном виде.
Хранятся все кассовые документы минимум 5 лет. Документы на выплату заработной платы хранят 6 лет, а если на работников не ведутся лицевые счета — 50 или 75 лет. Сроки отсчитываются после окончания года, в котором составлены документы. Например, для бумаг, оформленных в 2023 году, срок хранения начинается с 1 января 2024 года.
В конце рабочего дня кассир считает деньги в кассе и сверяет с записями кассовых документов, чтобы проверить совпадение сумм. Составлять кассовые документы — функция бухгалтера, принимать и выдавать деньги — кассира. Но на практике один работник может совмещать функции.
В течение дня кассир может выдавать наличные деньги поставщикам, подрядчикам и работникам компании. На каждую выдачу бухгалтер оформляет расходный кассовый ордер. При выплате заработной платы - расчетно-платежную или платежную ведомость и к ней — единый расходный кассовый ордер.
Если покупатель вернул товар, купленный за наличные, и хочет получить обратно тоже наличные, то вместо РКО на ККТ выбивают чек с признаком расчета «Возврат прихода». В конце смены по отчету о ее закрытии составляют единый РКО на все наличные возвраты за день.
Расходный кассовый ордер оформляет бухгалтер, и кассир, получив его, проверяет то же, что и при внесении денег: соответствие образцам подписи уполномоченных лиц, совпадение сумм в цифрах и прописью, наличие прилагаемых документов.
Кроме того, кассир должен убедиться, что деньги он будет выдавать тому, кто указан в расходном кассовом ордере или в ведомости — платежной или расчетно-платежной. То есть получатель должен предъявить паспорт.
Кассир готовит деньги к выдаче и передает получателю расходный ордер — для подписи. После этого кассир пересчитывает деньги так, чтобы можно было наблюдать за его действиями, и отдает их получателю.
Из кассы можно выдавать только целые платежеспособные банкноты. Купюры с повреждениями выдавать нельзя; их надо сдать в банк .
Получатель может пересчитать деньги только перед кассиром, т.к. в противном случае последний не примет претензии по сумме. После выдачи наличных кассир подписывает РКО.
Наличные деньги из кассы, поступившие в качестве оплаты за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, можно выдавать только на следующие цели:
Заработную плату и социальные выплаты работникам.
Страховые возмещения по договорам страхования, если человек оплатил страховую премию наличными.
Личные нужды ИП, не связанные с предпринимательской деятельностью, которые могут быть любыми.
Оплату товаров, работ и услуг для бизнеса. Например, на закупку сырья, бумаги для принтера, оплату охраны, коммунальных услуг. Однако не разрешается выдавать деньги из кассы на покупку ценных бумаг.
Под отчет работникам — командировочные, оплату хозяйственных расходов бизнеса.
Возврат наличных за оплаченные ранее наличными и возвращенные товары, невыполненные работы или не оказанные услуги.
На другие цели выдавать деньги, полученные в качестве выручки, нельзя. Например, заем для другой организации можно перечислить безналичным способом или обратиться в банк и взять там наличные. Это не касается ломбардов, микрофинансовых организаций, потребительских кооперативов, для которых действует другой порядок выдачи займов.
Деньги, которые поступили в кассу из банка, можно тратить на любые нужды компании без ограничения целей.
Деньги, которые пришли в кассу не в качестве выручки и не получены из банка, тратить нельзя, их необходимо сдать в банк.
Наличные деньги, снятые с расчетного счета, можно расходовать на любые выплаты, которые не запрещены законодательством. Например, на оплату аренды. Однако следует помнить, что снятие наличных денег – это контролируемая операция со стороны банков. Контролю подлежит снятие наличных на сумму 1 000 000 руб. и более. На практике банк может потребовать объяснение, для чего нужны наличные, и при меньшей сумме, если заподозрит подозрительные операции.
Лимит остатка кассы
Лимит остатка кассы — это максимальная сумма, которую можно хранить в кассе на конец рабочего дня. За превышение этого лимита организацию или ИП могут оштрафовать.
Начиная с 1 июня 2014 года ИП и малые предприятия с количеством работников не более 100 человек и выручкой не более 800 млн. рублей в год не обязаны устанавливать лимит остатка наличных денег по кассе.
Сумму рассчитывают по двум формулам — по объему поступлений денег или по объему выдачи. Организация выбирает, какую формулу будет применять, и руководитель утверждает рассчитанный лимит приказом.
Лимит обязаны устанавливать и соблюдать только средние и крупные предприятия. ИП и малый бизнес — по желанию. Делается это в целях безопасности, чтобы в кассе под конец дня не оставалось слишком много наличных.
При установлении лимита ИП или малый бизнес должен его соблюдать — иначе штраф. Если при подсчете денег бухгалтер видит, что лимит может быть превышен, лучше сдать излишек в банк.
Вновь созданные организации тоже должны устанавливать лимит остатка кассы. Поскольку данные, из которых надо исходить отсутствуют, они берут предполагаемые суммы.
Если организация должна установить лимит, но не сделала этого, то он считается нулевым. Это значит, что любая сумма в кассе на конец дня будет нарушением.
Имеется исключение: сверх лимита в кассе можно хранить деньги в дни выплаты заработной платы, а также в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения в эти дни кассовых операций. Важно соблюдать требование, что срок выдачи заработной платы не должен превышать пяти рабочих дней, включая день получения наличных из банка.
Формула расчета лимита кассы по поступлению денег имеет вид:
Выручка от продажи / расчетный период × период между днями сдачи наличных в банк.
Расчетный период представляет собой число дней, за которые берут данные по выручке. Чем продолжительнее период, тем надежнее расчет. Расчетный период можно выбрать любой, но не более 92 дней. Например, можно взять 7, 14 или 60 дней. Лучше включать в расчетный период те недели или месяцы, в которые денег поступало больше всего. Так лимит будет проще соблюдать.
Максимальный период между днями сдачи наличных в банк составляет 7 дней. Если в населенном пункте банка нет, то — до 14 дней.
Расчет лимита кассы по объему выдачи денег считают по формуле:
Объем выданных денег (кроме заработной платы) / расчетный период × период между днями получения наличных в банке
Расчетный период также можно выбрать любой, но не более 92 дней, а период между днями получения наличных в банке аналогично предыдущей формуле — до 7 или 14 дней.
С 1 октября 2024 года размен денег надо будет производить в пределах лимита кассы.
В настоящее время юридическое лицо распорядительным документом устанавливает максимально допустимую сумму (лимит) наличных денег в кассе на конец рабочего дня. Список того, для чего устанавливается этот лимит расширяется: добавляется размен банкнот, монет одного номинала на банкноты и монеты другого номинала.
Кроме того, устанавливается, что прием наличных денег, полученных в кредитной организации, возможен в упаковке кредитной организации полными и неполными пачками банкнот по надписям на верхних накладках пачек банкнот с проверкой количества корешков, целости упаковки, наличия реквизитов на верхних накладках пачек банкнот, пломбах, оттисках клише; мешками с монетой по надписям на ярлыках к мешкам с монетой с проверкой целости упаковки, наличия реквизитов на пломбах, оттисках клише и ярлыках к мешкам с монетой.
После того как будет рассчитан лимит остатка наличных денег по кассе, необходимо издать внутренний приказ, утверждающий сумму лимита. В приказе можно указать срок действия лимита, например, – 2024 год.
Обязанность ежегодно переустанавливать лимит законом не предусмотрена, поэтому если в приказе срок действия не указан, то установленные показатели можно использовать как в 2024 году, так и далее до тех пор, пока не будет издан новый приказ.
Для отмены лимита по кассе необходимо издать специальный приказ. Он должен содержать формулировку: «Хранить наличные денежные средства в кассе без установления лимита остатка в кассе»
Организации или ИП могут иметь несколько мест наличных расчетов. Деньги, которые были получены в каждом месте, в конце дня необходимо сдать либо в кассу компании или ИП (которая называется главной кассой), либо в банк. Если деньги сдают в главную кассу, затем их передают в банк.
Главная касса принимает деньги в точно той сумме, которая указана в фискальном отчете, выданном кассовым аппаратом в конце смены. После того как деньги сданы в главную кассу или банк, в кассовом аппарате можно открывать новую смену, если это нужно. Так бывает, например, если рабочий день в главной кассе короче, чем в других местах.
Закрыть любую смену необходимо не позднее 24 часов после открытия. Смен за день может быть несколько, но поскольку кассир отвечает за деньги, которые поступили в его смену, закрывать должен тот сотрудник, который ее открыл. Это возможно при условии, что ежедневно работает один и тот же кассир.
Если кассиры меняются, тот, кто закончил работу, должен закрыть смену и передать остаток другому кассиру или старшему кассиру под подпись в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств. У каждого кассира своя книга учета.
После сдачи кассы в главную кассу или банк остаток денег во всех торговых точках организации или ИП не должен быть больше установленного лимита остатка кассы. Излишек требуется сдавать в банк через инкассаторов либо самостоятельно. Если денег на конец дня больше лимита, будет нарушена кассовая дисциплина. Это не относится к малому бизнесу, если он добровольно не установил лимит остатка кассы.
Обособленные подразделения сами оформляют кассовые ордеры и ведут кассовую книгу за исключением случаев, когда по окончании дня они сдают все деньги в головную организацию.
Копию листов кассовой книги они передают головному подразделению в том порядке, который установлен этим подразделением. Например, раз в неделю через систему электронного документооборота. Подразделению также можно не вести книгу, если в конце дня оно сдает все наличные в главную кассу.
Подразделение обязано установить и соблюдать лимит остатка кассы, если самостоятельно сдает наличные в банк. Если подразделения сдают деньги в главную кассу, то лимит для каждого подразделения не устанавливают.
Нарушения кассовой дисциплины и их последствия
Проверкой кассовой дисциплины и наложением штрафов занимается налоговая инспекция. К нарушениям относятся следующие:
Наличная выручка истрачена на не разрешенные цели.
Израсходованы наличные, поступившие в кассу не с расчетного счета и не в качестве выручки.
Компании и ИП рассчитываются наличными с другими юридическими лицами и ИП на сумму, превышающую 100 000 рублей.
Сумма в кассе превышает ту, которая указана в кассовых документах: приходных и расходных кассовых ордерах, кассовой книге. Это называется неоприходованием или неполным оприходованием в кассу денежной наличности.
Превышен лимит кассового остатка.
За эти нарушения могут назначить штраф: ИП — 4000—5000 руб., малым и микропредприятиям — 20 000—25 000 руб., среднему и крупному бизнесу — 40 000—50 000 руб. Другой вариант — штраф 4000—5000 руб. могут выписать должностным лицам, например, руководителю или главному бухгалтеру, а компанию не оштрафуют.
Отдельные штрафы предусмотрены за неприменение кассового аппарата — непробитие кассового чека:
для малых и микропредприятий — 37,5—50% от суммы расчетов без кассы, минимум 15 000руб.;
для среднего и крупного бизнеса — 75—100% от суммы расчетов без кассы, минимум 30 000 руб.;
для должностных лиц и ИП — 25—50% от суммы расчетов без кассы, минимум 10 000 руб.
За повторную продажу товаров без кассы наказывают — при условии, что сумма расчетов составляет 1 млн рублей и более. Налоговики могут приостановить деятельность компании или ИП до 90 суток, а должностных лиц дисквалифицировать на срок от одного года до двух лет.
Документальное оформление операций
В обязательных кассовых документах — ПКО, РКО и кассовой книге следует делать отсылки к счетам бухгалтерского учета. Правило распространяется только на юридических лиц. ИП не обязаны вести бухгалтерский учет.
Если у бизнеса нет электронного документооборота, но ведется документация на компьютере или в системе учета, бумаги все равно необходимо распечатывать и подписывать вручную.
Печатный вариант не требуется при ЭДО с использованием электронной подписи.
Индивидуальный предприниматель в отличие от юридического лица может в любой момент взять наличные для собственных нужд из кассы или снять с расчетного счета. Сумма не ограничена при условии отсутствия задолженностей по налогам и страховым взносам.
Если предприниматель применяет упрощенный порядок кассовой дисциплины, то есть не оформляет кассовые документы, получение наличных также оформлять не нужно.
За обеспечение сохранности денег ответственность возлагается на материально ответственное лицо. Как правило, это кассир или сотрудник, исполняющий его обязанности. С ним надо заключить договор о полной материальной ответственности, в соответствии с которым работник обязан возместить ущерб в полном размере в случае потерь и недостач.
Выдача наличных денег подотчетным лицам
Подотчетные деньги – это деньги, которые выдаются подотчетным лицам (работникам) на командировки, представительские расходы и хозяйственные нужны.
Выдать деньги под отчет можно на основании заявления от сотрудника или приказа директора (другого распорядительного документа). Приказ или распоряжение составляется в произвольной форме, но в нем должны быть следующие сведения:
Фамилия, имя и отчество подотчетного лица;
номер документа;
сумма к выдаче;
срок;
назначение;
дата, подпись.
Если составляется заявление, в нем сотрудник должен указать практически те же данные: сумму денег, цель их получения и срок, на который они берутся. Заявление пишется в произвольной форме и обязательно должно быть подписано руководителем (ИП).
Если сотрудник истратил свои личные деньги, то ему нужно их компенсировать. В данном случае также пишется заявление.
В течение трех рабочих дней после истечения срока, на который были выданы денежные средства (или со дня выхода на работу), работник обязан представить бухгалтеру (руководителю) авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы (чеки ККТ, товарные чеки и т.д.).
В противном случае денежные средства, выданные сотруднику, нельзя будет включить в расходы и соответственно уменьшить налог. Более того, если не будет подтверждающих документов, то с выданной суммы придется удержать НДФЛ и уплатить страховые взносы.
Прием наличной оплаты от физических лиц:
ИП и юридические лица могут принимать наличные от физических лиц, соблюдая законодательные требования. Если в соответствии с законом №54-ФЗ требуется применять при расчетах онлайн-кассу, все платежи, включая наличные, нужно проводить через нее. ИП имеют право принимать оплату за товары или услуги на личную карту. Юридическим лицам так делать не разрешается.
Клиентам нужно выдавать либо чеки ККТ (если она используется), либо бланки строгой отчетности (если имеется право не применять). При оплате наличными на месте подтверждающий документ выдается сразу. Если заказчик перечислил деньги на счет —требуется отправить в электронном виде не позднее рабочего дня, который следует за днем поступления средств, и до того, как передан товар либо началось оказание услуг или выполнение работ. Можно также вложить чек в посылку с заказом или вручить клиенту лично при первой встрече.
Наши партнеры, компания «Консалт 24», осуществляют полное дистанционное бухгалтерское сопровождение ИП и ООО, а также начисление зарплат сотрудникам, приказы, сокращение налоговой нагрузки и другие услуги. Узнать подробнее и сделать расчет нужных услуг можно на сайте: consalt-24.ru.
Статью подготовила Павлова Елена Геннадиевна, доцент кафедры «Макроэкономическое регулирование» Финансового университета при Правительстве РФ. 
