Общепринятым носителем информации признан бумажный носитель, именуемых первичным документом. В ФЗ «О бухучёте» устанавливается, что каждая операция по приёму, выдаче денежных средств и материальных ценностей сопровождается составлением первичных учётных документов, а участвующие в операции физические лица и представители юридических лиц должны получить полноценные копии этих документов.
Бухгалтерский документ – это письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственных операций, право на их совершение или устанавливает материальную ответственность за доверенные им ценности. Наименований бухгалтерских документов – более 1,5 тысячи.
Классификация бухгалтерских документов:
• По месту совершения:
- внутренние документы – не выходят за пределы данного предприятия, к ним меньше требований;
- внешние – здесь связано несколько организация (платёжное поручение в банк).
• По назначению:
- распорядительные документы (приказ);
- исполнительные документы – отражают проведение операции (накладная на внутреннее перемещение);
- комбинированные (расходно-кассовый ордер – содержит требование (выдать деньги) и исполнение – отметка о выдаче).
• По способу охвата хозяйственных операций:
- разовые (кассовые);
- накопительные.
• По степени обобщения:
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
- первичные документы;
- сводные документы – обобщают информацию первичных документов.
• По типовому уровню:
- типовые документы, т.е. установлены государственные типовые формы (в настоящее время на все кассовые и банковские документы);
- специализированные – документы по учёту производства в зависимости от отрасли.
С первичным и сводным документом связано понятие фиктивного и подложного документа.
Фиктивный документ – вымышленный; подлог выявляется при обнаружении регистрации в сводном документе фиктивного первичного документа. В сводном документе будет ссылка на первичный, самого документа нет.
Подложный документ. Различают документы материального и интеллектуального подлога. Материальный подлог – документ с подчистками, исправлениями, приписками (механическая подделка). Документы интеллектуального подлога отражают операции, которые в действительности не были совершены. При этом документ, в котором зафиксирована фиктивная операция с товарно-материальными ценностями. Называют бестоварным, а с денежными средствами – безденежным документом (например, товарный отчёт). Цели оформления таких документов – различны, но все в основном направлены на хищение.
Основные цели бестоварных операций:
• сокрытие недостач или излишков при инвентаризации;
• оприходование не поступивших материалов в целях присвоения предназначенных для их приобретения денежных средств;
• списание похищенных недостающих ценностей на расчёты с покупателями и заказчиками (на дебиторскую задолженность).
Требования к оформлению документов:
• На сегодняшний день документы заполняются шариковой ручкой, печатаются на печатной машинке или выводятся на ПК. Не должно быть цветных паст, карандаша.
• В денежных документах сумму указывают цифрами и прописью.
• Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. Другие могут исправляться (подпись, стороны оговаривают исправления).
• В документе должны быть заполнены все реквизиты. Существует альбом унифицированных форм.
• Если в нём нет образца документа, то в данном должны быть оформлены обязательные реквизиты документа:
• наименование документа;
• дата составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции (что произошло с ценностями, денежными средствами, для производителей (предприятий) – приход, либо расход);
• измерители хозяйственной операций в натуральном и денежном выражениях, может быть только в денежном, где нет натурального;
• наименование должностных лиц, отвечающих за совершение хозяйственной операции и правильность её оформления;
• личные подписи указанных лиц. Денежные документы подписываются руководителем и главным бухгалтером. Директор может передать право подписи другому лицу приказом по предприятию.
Дополнительные реквизиты в документе могут быть по усмотрению предприятия.
Для правильной постановки учёта на предприятии создаётся база регистрации первичных документов, т.е. каждый документ имеет свой код – разовый неповторимый номер. Номер присваивается при регистрации в регистрационном журнале (пронумерован, прошнурован, зарегистрирован на предприятии). Номера меняются ежегодно с 1 января. Крупные оптовые организации иногда меняют номера раз в квартал согласно утверждённой учётной политике фирмы.
Единая типовая форма документа разработана централизовано по России. Пример – кассовые и банковские операции.
Все первичные документы обобщаются за учётный период. Их информация накапливается и систематизируется в регистрах бухгалтерского учёта – в учётных регистрах, которые могут составляться за день, за неделю, за декаду, месяц, полгода, год.
На сегодняшний день учётные регистры могут заполняться вручную и с помощью бухгалтерских программ. А по внешнему виду учётные регистры – это книги (книга складского учёта, кассовая книга), карточки (карточка складского учёта материалов). Оборотные ведомости, журнал-ордер, видеограммы, машинограммы.
• Остаток ценностей на начало периода.
• Поступление.
• Выдача, списание (всё, что уменьшает их количество).
• Остаток ценностей на конец периода.
2 и 3 оформляются первичными документами.
Способы исправления ошибок в учётных регистрах:
1. Корректурный. Неправильная запись или сумма зачёркивается, затем надписывается правильная и исправление оговаривается лицом, внёсшим его – в кавычках «Исправленному верить», подпись, печать. Зачёркивается одной чертой так, чтобы читалось зачёркнутое.
2. «Красное сторно». Неправильная, ошибочная запись повторяется красным цветом, следом пишется правильная обычными чернилами. Всё, что написано красным – либо автоматически аннулирует то, что написано выше, либо отнимается из вышенаписанного. Существует понятие – «одностороннее сторно».
3. Способ дополнительной проводки. Применяется в случаях, когда в учёте ошибочно отражается меньшая сумма, чем значится в документе.
Например, было Д 10 К 60 – 4000, а надо – 4200
оформляем Д 10 К 60 – 200, всё складывается.
Операции отражаются последовательно: первичный документ – учётный регистр – форма отчётности (бухгалтерский баланс). Отсутствие взаимосвязанных документов может указать на правонарушение.
Противоправные действие внешне отражаются в учётных данных в основном в трёх формах:
• противоречия в содержании отдельного документа;
• противоречия между содержанием нескольких взаимосвязанных документов;
• отклонение от обычного движения однородных ценностей.
В связи с этим выделяют три группы исследования документов.
Документы бухгалтерского учета
В соответствии со статьей 9 Закона «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
• наименование документа;
• дату составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
• наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личные подписи указанных лиц.
Первичный документ – это письменное свидетельство совершения хозяйственной операции (оплаты товара, выдачи наличных денег под отчет и т.п.).
Предприятие в процессе деятельности может использовать самостоятельно разработанные формы первичных документов с учетом установленных требований к первичным документам. Формы таких документов утверждаются приказом об учетной политике предприятия.
Все первичные документы можно разделить на следующие группы:
1. организационно-распорядительные;
2. оправдательные;
3. документы бухгалтерского оформления.
Организационно-распорядительные документы - это приказы, распоряжения, указания, доверенности и т.д. Эти документы разрешают проведение тех или иных хозяйственных операций.
Оправдательные документы - сюда относятся накладные, требования, приходные ордера, акты приемки и т.п. Эти документы отражают факт проведения хозяйственной операции и информация, содержащаяся в них заносится в учетные регистры.
Некоторые документы являются одновременно и разрешительными, и оправдательными. К ним относятся, например, расходный кассовый ордер, платежная ведомость и т.д.
Документы бухгалтерского оформления заполняются бухгалтером. Среди них – различные отчеты, справки. Информация, содержащаяся в них, также заносится в учетные регистры.
Учетные регистры – это специально приспособленные листы для регистрации и группировки учетных данных.
По внешнему виду учетные регистры представляют собой:
• книги (кассовая, главная);
• карточки (учета основных средств, учета материалов);
• журналы (свободные либо разграфленные листы).
По видам производимых записей регистры делятся на:
Первичные документы, поступающие в бухгалтерию (бухгалтеру) должны быть проверены:
• по форме (полнота и правильность оформления документа, заполнение реквизитов);
• арифметически (подсчет сумм);
• по содержанию (связь отдельных показателей, отсутствие внутренних противоречий).
Для правильного ведения первичного учета разрабатывается и утверждается график документооборота, в котором определяются порядок и сроки движения первичных документов внутри предприятия, поступление их в бухгалтерию.
Записи в первичных документах должны производиться средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.
После приемки информация с первичного документа переносится в учетные регистры, а на самом документе делается отметка, чтобы исключить возможность его двойного использования (например, проставляется дата записи в учетный регистр).
Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.
Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.
Для сдачи в архив документы подбираются в хронологическом порядке, комплектуются, переплетаются и подшиваются в папки. Сдача документов в архив сопровождается справкой.
Первичные бухгалтерские документы
Документ в переводе с латинского означает свидетельство, доказательство, поэтому любая хозяйственная операция оформляется документом, который подтверждает факт ее свершения и делает бухгалтерскую запись юридически законной. Благодаря документу точно известно место, время, объект учета и ответственные лица. Документом в учете подтверждается законность и обоснованность всех текущих учетных записей.
В составе документов бухгалтерского учета различают:
Под первичным учетом понимают первоначальную стадию учетного процесса, на которой производится измерение данных хозяйственной операции и регистрация их в документах. Документы должны быть составлены в момент совершения операции или непосредственно после ее окончания, они являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Документы принимаются к учету, если они правильно оформлены и содержат обязательные реквизиты.
Реквизитами называется совокупность признаков и показателей, содержащихся в документе, таковыми являются:
• наименование документа;
• дата составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
• наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность её оформления;
• личные подписи указанных лиц с расшифровкой.
Все первичные документы имеют унифицированные, т. е. типовые формы. К основным первичным документам относятся: документы, оформляющие прием и выдачу денежных средств (приходные и расходные кассовые ордера), перечисление денежных средств с расчетного счета (платежные поручения), поступление и отпуск материалов (доверенности, требования, акты о приемке) и т.д. Документы подразделяются также на внутренние, которые используются непосредственно на предприятии, и внешние, поступающие от других физических и юридических лиц.
На основе первичных документов составляются бухгалтерские проводки и формируется исходная информация, которая используется для дальнейшей обработки в целях получения различных экономических показателей, характеризующих деятельность предприятия.
Учетные регистры
Бухгалтерские проводки, составленные в соответствии с первичными документами, затем переносятся и группируются в учетных регистрах. Таким образом, регистры несут вторичную информацию, источником которой были документы. Под учетными регистрами подразумеваются носители упорядоченной информации, в которых систематизируются признаки и показатели хозяйственных операций.
Учетные регистры различаются по внешнему виду, способу ведения учета и содержанию.
По внешнему виду учетные регистры подразделяются на книги, карточки и свободные листы. Первыми учетными регистрами можно назвать амбарные книги, которые вели купцы для учета своих товаров. С увеличением числа хозяйственных операций стали применять книги других форм: по учету прихода и расхода материалов, денежных средств и т. п. Позднее, для того чтобы разделить труд между работниками, которые ведут учет, вместо книг стали применять карточки и свободные листы. Карточки предназначены, как правило, для организации учета различных объектов аналитического учета, например, инвентарные карточки для учета основных средств, карточки учета материалов на складе. Свободные листы представляют собой учетные регистры большого формата, они содержат большее количество сведений по сравнению с карточками. К свободным листам относятся ведомости, журналы-ордера и т.д.
По способу ведения учета регистры подразделяются на хронологические, систематические и комбинированные. В хронологических регистрах операции записываются в последовательности, их совершения, к таким регистрам относятся регистрационные журналы. В систематических регистрах операции дополнительно группируются по экономическому содержанию, например, кассовая книга, карточки учета материалов и т.д.
По содержанию регистры подразделяются на регистры синтетического, аналитического учета и комбинированные, в которых ведется одновременно синтетический и аналитический учет. К синтетическим регистрам относятся, например, журналы-ордера, к регистрам аналитического учета — платежные ведомости, лицевые счета работников и т.д.
Отчетные документы
На вопрос, что является результатом работы бухгалтера, можно ответить одним словом — отчетность. Отчетные документы составляются в конце каждого квартала по данным учетных регистров.
Отчетность — это набор форм и показателей, а также пояснительных материалов к ним, отражающих результаты финансово-хозяйственной деятельности предприятия.
В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ предприятие предоставляет ежеквартальную и годовую бухгалтерскую отчетность в определенном объеме типовых форм. Указанные формы бухгалтерской отчетности предоставляются в налоговую инспекцию в течение месяца по окончании квартала и трех месяцев по окончании года. Дополнительные сведения сдаются в статистическое управление.
Промежуточная квартальная бухгалтерская отчетность содержит бухгалтерский баланс (форма № 1) и отчет о прибылях и убытках (форма № 2).
Годовая отчетность, кроме того, должна включать в себя:
• отчет об изменении капитала (форма № 3);
• отчет о движении денежных средств (форма № 4);
• приложение к бухгалтерскому балансу (форма № 5);
• пояснительную записку к отчету.
Основными требованиями, которые предъявляют к отчетности, являются:
• достоверность — отчетность должна отражать реальные хозяйственные операции, которые можно легко проверить;
• полнота — отчетность должна содержать все необходимые данные для заинтересованных лиц и включать в себя соответствующие комментарии;
• нейтральность — отчетность не должна отражать интересы каких-либо лиц;
• преемственность — последовательность применения форм отчетности и их содержания от одного отчетного периода к другому.
Документооборот
Под документооборотом в бухгалтерском учете понимают порядок и путь прохождения документов по всем инстанциям с момента их составления до сдачи в архив.
Движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота, который составляется бухгалтером и утверждается руководителем предприятия. В графике документооборота устанавливается назначение первичных документов, порядок их оформления и сроки сдачи в архив. График документооборота может быть оформлен в виде схемы, графика или перечня работ, с указанием исполнителей и сроков движения документов. Каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота, в которой перечисляются документы, относящиеся к сфере его деятельности, и сроки предоставления этих документов.
Контроль за выполнением графика документооборота осуществляет главный бухгалтер.
Все первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат передаче в архив. До передачи документов в архив они хранятся в бухгалтерии в специальных шкафах или сейфах.
Установлены определенные правила и сроки хранения документов в архиве. Например, первичные и учетные документы хранятся в течение 5 лет, инвентаризационная документация, акты проведения ревизии — 3 года, бухгалтерские отчеты и балансы, квартальные балансы — 3 года, годовые — 10 лет, лицевые счета рабочих и служащих — 75 лет и т.д.
Исправление ошибок в бухгалтерском учете
Бухгалтерские документы должны быть заполнены правильно и четко, без помарок и исправлений. Но иногда при ведении учета возникают ошибки.
Ошибки могут быть локальные, когда искажение информации происходит в одном документе, например, неверно написана дата, или транзитные — если ошибка автоматически проходит через несколько учетных регистров, например, если не верно указана сумма какой-либо операции. В документах, оформляющих денежные операции, исправления вообще не допускаются, такие документы переписывают заново.
Наиболее распространенными методами исправления ошибок являются:
При корректурном методе неправильный текст или сумма зачеркиваются тонкой чертой так, чтобы исправленная запись была видна, а сверху записывают правильный текст. Такой вид исправления оговаривается на полях с указанием подписи лица, сделавшего исправление.
Метод «красное сторно» применяется, когда в расчетах указана сумма больше, чем следует. При этом дополнительная запись для уточнения исправляемой суммы оформляется красной пастой (ручкой) или ее обводят в рамку. Красная сторнировочная запись считается отрицательной величиной, поэтому при подсчете итогов эта сумма вычитается.
Например, по дебету счета 20 и кредиту счета 70 вместо суммы 528 р. указана сумма 582 р. При исправлении ошибки методом «красное сторно» сумму превышения (54 р.) вписывают в счета красной пастой или обводят в рамку. При итоговых подсчетах эта сумма будет вычитаться.
Счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
Дебет
Кредит
582
[54]
Счет 20 «Основное производство»
Дебет
Кредит
582
[54]
Метод дополнительной записи используется в том случае, если запись сделана в сумме меньшей, чем следует. При этом на разницу в сумме делается дополнительная запись с той же корреспонденцией счетов.
Например, совершена хозяйственная операция, списаны материалы в производство на сумму 18 615 р. На бухгалтерских счетах указана сумма 16815 р. При исправлении ошибки методом дополнительной записи недостающую сумму (1800 р.) вписывают на счета такой же проводкой.
Счет 10 «Материалы»
Дебет
Кредит
16815
1800
Счет 20 «Основное производство»
Дебет
Кредит
16815
1800
Хранение бухгалтерских документов
Документы организаций можно условно разделить на две группы: налоговые документы (документы, необходимые для исчисления налогов и страховых взносов) и бухгалтерские документы (в том числе кадровые).
Сроки хранения документов, необходимых для исчисления налогов и страховых взносов
В соответствии с пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.
Аналогичное требование установлено пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ для налоговых агентов, которые обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налогов. Следует отметить, что помимо уплаты НДС и налога на прибыль за иностранных юридических лиц, налоговыми агентами, в частности, выступают работодатели, исчисляющие и уплачивающие НДФЛ.
При переносе убытков на будущее в целях налогообложения прибыли согласно п. 4 ст. 283 НК РФ налогоплательщики обязаны хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков.
В соответствии с пп. 6 п. 2 ст. 28 Федерального закона № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» плательщики страховых взносов обязаны обеспечивать в течение шести лет сохранность документов, подтверждающих исчисление и уплату сумм страховых взносов.
Сроки хранения бухгалтерских документов
В соответствии со ст. 29 Федерального закона N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее Закон N 402-ФЗ):
- первичные учетные документы,
- регистры бухгалтерского учета,
- бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года,
- документы учетной политики,
- стандарты экономического субъекта,
- другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов (т.е. электронные базы), а также проверку подлинности электронной подписи подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.
Правила организации государственного архивного дела регулируются Федеральным законом № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее Закон № 125-ФЗ).
Подробный перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержден Приказом Министерства культуры РФ N 558 (далее – Перечень). Перечень содержит сгруппированные по разделам документы, составляемые при оформлении фактов хозяйственной жизни организаций и Указания по его применению. В числе разделов, выделяемых в Перечне, в частности присутствует раздел 4 «Учет и отчетность», содержащий подразделы 4.1. «Бухгалтерский учет и отчетность» и 4.2. «Статистический учет и отчетность». Именно этот документ определяет обязательные для всех организаций сроки хранения документации, включая бухгалтерскую, налоговую и кадровую.
Приведем сроки хранения отдельных документов:
- Бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о финансовых результатах, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.):
а) сводная годовая (консолидированная), – хранится постоянно (далее – пост. (в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов - не менее 10 лет)).
б) годовая - пост.
в) квартальная - 5 лет, при отсутствии годовой - пост.
- Бухгалтерская (финансовая) отчетность по МСФО или другим стандартам – пост.
- Передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы; пояснительные записки к ним - пост.
- Документы учетной политики (рабочий план счетов, формы первичных учетных документов и др.) - 5 лет.
- Регистры бухгалтерского учета, первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка и др.) - 5 лет при условии проведения проверки (ревизии).
- Счета-фактуры - 4 года.
- Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах - пост.
- Документы (расчеты, сводки, справки, таблицы, сведения, переписка) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, внебюджетные фонды, задолженности по ним. Налоговые декларации (расчеты) юридических лиц по всем видам налогов - 5 лет.
- Реестры сведений о доходах физических лиц, ведомости на выдачу дивидендов - 75 лет.
- Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения - пост.
Порядок хранения бухгалтерских и налоговых документов
В соответствии с п. 3 ст. 29 Закона N 402-ФЗ экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений. Согласно п. 2 ст. 13 Закона № 125-ФЗ организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.
Для организации архива должно быть выделено отдельное помещение, оборудованное специальными полками (стеллажами) или глухими шкафами. Если в помещении архива имеются окна, то их следует зашторить или установить жалюзи, в противном случае не удастся предохранить документы от воздействия света, в связи с чем не исключено их выцветание. Окна первого или цокольного этажа целесообразно оборудовать металлическими решетками, кроме того, лучше установить в архиве металлическую дверь. Такие меры позволят избежать несанкционированного проникновения в помещение архива.
Согласно Основным правилам работы архивов организаций, утвержденным решением Коллегии Росархива в архиве организации по результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел: постоянного хранения; временного (свыше 10 лет) хранения; по личному составу; а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. Дела с истекшими по Перечню сроками хранения включаются в акт о выделении к уничтожению и подлежат уничтожению.
Следует отметить, что для хранения документов организация может воспользоваться услугами специализированной архивной компании.
Ответственность за ненадлежащее хранение бухгалтерских и налоговых документов
Ответственность за невыполнение правил хранения документов может быть административной, налоговой и уголовной.
Согласно ст. 15.11 Кодекса об административных правонарушениях (далее КоАП) нарушение порядка и сроков хранения учетных документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2 000 до 3 000 руб.
Согласно ст. 13.20 КоАП нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов (в т.ч. уничтожение документов без соблюдения сроков их хранения) влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 руб.; на должностных лиц - от 300 до 500 руб.
Отсутствие первичных документов, счетов-фактур, а также регистров бухучета является налоговым правонарушением. Ответственность за него предусмотрена статьей 120 НК РФ «Грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения». Под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения понимается отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского или налогового учета. Если эти деяния совершены в течение одного налогового периода – штраф 10 000 руб., если они совершены в течение более одного налогового периода – штраф 30 000 руб. Те же деяния, если они повлекли занижение налоговой базы, влекут взыскание штрафа в размере 20 % от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.
В случаях похищения, уничтожения, повреждения или сокрытия официальных документов, штампов или печатей, совершенных из корыстной или иной личной заинтересованности может наступить уголовная ответственность согласно п. 1 ст. 325 УК РФ - штраф до 200 000 руб. или в размере заработной платы (иного дохода) осужденного за период до 18 месяцев, либо обязательные работы на срок до 480 часов, либо исправительные работы на срок до 2 лет, либо принудительные работы на срок до 1 года, либо арест на срок до 4 месяцев, либо лишение свободы на срок до 1 года.
Бухгалтерские нормативные документы
Вопросы бухгалтерского учета и отчетности регулируются Федеральным законом № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкцией по его применению, утвержденными Приказом Минфина РФ № 94н, положениями (стандартами) по бухгалтерскому учету, другими нормативными актами и методическими указаниями по вопросам бухгалтерского учета.
Положения по бухгалтерскому учету:
Номер
положения
Положение по бухгалтерскому учету
Нормативный акт,
утвердивший
положение
Положение по ведению бухгалтерского учета
и бухгалтерской отчетности в Российской
Федерации
Приказ Минфина РФ
№ 34н
ПБУ 1/2008
Учетная политика организации
Приказ Минфина РФ
№ 106н
ПБУ 2/2008
Учет договоров строительного подряда
Приказ Минфина РФ
№ 116н
ПБУ 3/2006
Учет активов и обязательств, стоимость
которых выражена в иностранной валюте
Приказ Минфина РФ
№ 154н
ПБУ 4/99
Бухгалтерская отчетность организации
Приказ Минфина РФ
№ 43н
ПБУ 5/01
Учет материально-производственных запасов
Приказ Минфина РФ
№ 44н
ПБУ 6/01
Учет основных средств
Приказ Минфина РФ
№ 26н
ПБУ 7/98
События после отчетной даты
Приказ Минфина РФ
№ 56н
ПБУ 8/01
Условные факты хозяйственной деятельности
Приказ Минфина РФ
№ 96н
ПБУ 9/99
Доходы организации
Приказ Минфина РФ
№ 32н
ПБУ 10/99
Расходы организации
Приказ Минфина РФ
№ 33н
ПБУ 11/2008
Информация о связанных сторонах
Приказ Минфина РФ
№ 48н
ПБУ 12/2000
Информация по сегментам
Приказ Минфина РФ
№ 11н
ПБУ 13/2000
Учет государственной помощи
Приказ Минфина РФ
№ 92н
ПБУ 14/2007
Учет нематериальных активов
Приказ Минфина РФ
№ 153н
ПБУ 15/2008
Учет расходов по займам и кредитам
Приказ Минфина РФ
№ 107н
ПБУ 16/02
Информация по прекращаемой деятельности
Приказ Минфина РФ
№ 66н
ПБУ 17/02
Учет расходов на научно-исследовательские,
опытно-конструкторские и технологические
работы
Приказ Минфина РФ
№ 115н
ПБУ 18/02
Учет расчетов по налогу на прибыль
Приказ Минфина РФ
№ 114н
ПБУ 19/02
Учет финансовых вложений
Приказ Минфина РФ
№ 126н
ПБУ 20/03
Информация об участии в совместной
деятельности
Приказ Минфина РФ
№ 105н
ПБУ 21/2008
Изменения оценочных значений
Приказ Минфина РФ
№ 106н
ПБУ 22/2010
Исправление ошибок в бухгалтерском учете и
отчетности
Приказ Минфина РФ
№ 63н
Положение по бухгалтерскому учету
долгосрочных инвестиций
Методические рекомендации по раскрытию информации о
прибыли, приходящейся на одну акцию
Приказ Минфина РФ
№ 29н
Методические рекомендации по составлению и
представлению сводной бухгалтерской отчетности
Приказ Минфина РФ
№ 112
Методические указания по бухгалтерскому учету
материально-производственных запасов
Приказ Минфина РФ
№ 119н
Методические указания по бухгалтерскому учету основных
средств
Приказ Минфина РФ
№ 91н
Методические указания по бухгалтерскому учету
специального инструмента, специальных приспособлений,
специального оборудования и специальной одежды
Приказ Минфина РФ
№ 135н
Методические указания по формированию бухгалтерской
отчетности при осуществлении реорганизации организаций
Приказ Минфина РФ
№ 44н
Типовые рекомендации по организации бухгалтерского
учета для субъектов малого предпринимательства
Приказ Минфина РФ
№ 64н
Указания о порядке составления и представления
бухгалтерской отчетности
Приказ Минфина РФ
№ 67н
Указания об объеме форм бухгалтерской отчетности
Приказ Минфина РФ
№ 67н
Указания по отражению в бухгалтерском учете организаций
операций, связанных с осуществлением договора
доверительного управления имуществом
Приказ Минфина РФ
№ 97н
Предельный размер расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами
Срок, с которого установлен указанный размер
Размер
(тыс. руб.)
Нормативный акт, установивший данный
предельный размер
100
Указание ЦБ РФ № 1843-У
(в ред. Указания ЦБ РФ
№ 2003-У)
См. Официальное разъяснение ЦБ РФ
№ 34-ОР
60
Указание ЦБ РФ № 1050-У
10
15
Указание ЦБ РФ № 375-У
Срок хранения бухгалтерских документов
Уничтожение документов на основании их сроков хранения
В соответствии с п.1.1 Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденного Приказом Росархива N 2 для экспертизы ценности документов, создаваемых в процессе деятельности организации, отбора и подготовки их к передаче на государственное хранение в архивы организацией создается постоянно действующая экспертная комиссия.
В ее состав включаются наиболее квалифицированные специалисты из всех существующих структурных подразделений компании, которые могут оценить ценность тех или иных видов документов. Состав экспертной комиссии утверждается руководителем организации. Именно экспертная комиссия в организации занимается вопросами отбора документов на постоянное и временное хранение, она же принимает решение об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.
Данная экспертная комиссия проводит экспертизу ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению и отбирает документы организации для дальнейшего хранения и к уничтожению. Соответственно и ликвидационная комиссия должна создать экспертную комиссию и провести экспертизу всех имеющихся документов организации.
По результатам экспертизы документов ликвидационной комиссии следует организовать процедуру уничтожения документов, срок хранения которых истек. Принципы физического уничтожения документов установлены в п.9.9. Национального стандарта Российской Федерации «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. ГОСТ Р ИСО 15489-1», утвержденного Приказом Ростехрегулирования N 28-ст.
Согласно Федерального закона N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» при ликвидации негосударственных организаций образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации.
Следовательно, если срок хранения документов не истек, ликвидационная комиссия должна организовать их упорядочение и передачу в государственный или муниципальный архив по соответствующему договору.
Если организация не является источником комплектования государственных, муниципальных архивов, то уничтожение документов производится без согласования с архивными органами.
В организациях, не передающих документы в государственный архив, документы, подлежащие уничтожению, определяются только после составления годовых разделов описей дел постоянного хранения, а по личному составу - только после утверждения руководителем организации.
Уничтожение документов с истекшими сроками хранения в обязательном порядке оформляется актом, который готовит экспертная комиссия, а утверждает руководитель организации. Унифицированной формы такого акта нет, поэтому организация должна разработать свою форму (в акте должны присутствовать все реквизиты, относимые Законом N 129-ФЗ в состав обязательных) и закрепить ее использование в учетной политике компании. Напоминаем еще раз, что в самостоятельно разработанной форме акта должны присутствовать все реквизиты, относимые Законом N 129-ФЗ в состав обязательных.
Документы уничтожаются только при условии проведения за указанный период инвентаризации. Если период, который охватывают документы, не обревизован, уничтожить их нельзя. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (или приняты к учету).
Также следует отметить, что независимо от того, является ли организация источником комплектования государственных архивов или нет, выделение дел на уничтожение может осуществляться силами специализированной (архивной) компании.
Такой подход позволяет:
• исключить до минимума риск ошибочного (неправомерного) отбора документов на уничтожение или делегировать его сторонней организации;
• сократить непрофильную нагрузку на бухгалтера;
• существенно повысить оперативность выделения дел к уничтожению;
• подготовить акт о выделение дел к уничтожению в строгом соответствии с нормами законодательства.
Организация бухгалтерского учета документы
Организация документооборота имеет большое значение, поскольку усиливает контрольные функции учета, ускоряет сроки составления бухгалтерской отчетности, повышает оперативность бухгалтерского учета.
Проверка в бухгалтерии полученных документов проводится в соответствии с законами о бухгалтерском учете и другими нормативными документами.
Проверка проводится по трем направлениям:
Формальная - проверка правильности оформления документов по форме. Бухгалтер определяет, полностью и правильно ли заполнены все реквизиты.
Проверка по существу предполагает определение бухгалтером законности совершения хозяйственной операции, оформленной данным документом.
Арифметическая - проверка правильности арифметических вычислений и подсчетов, таксировка данных документов. Она контролирует подсчет итогов, правильность подсчета количественных и стоимостных показателей.
Неправильно оформленные документы возвращаются для исправления или задерживаются для выяснения обстоятельств.
Проверенные документы подлежат группировке и расценке. Под группировкой документов понимается их сортировка по определенным признакам.
Расценка (таксировка) документов - это денежная оценка указанных в документе материальных ценностей.
Группировка - это подбор однородных документов в пачки, что позволяет делать записи общими итогами. На основе групп первичных документов часто составляют сводные документы.
Разметка (контировка) - это определение и запись корреспондирующих счетов по каждой хозяйственной операции, отраженной в документах.
Обработанные документы систематизируются по видам операций и подшиваются в папки в хронологическом порядке, затем производится нумерация документов. На обложке указывается количество документов.
Все папки, которые находятся в бухгалтерии, образуют номенклатуру дел бухгалтерии. В списке дел указываются:
- индекс дела (номера папок); номер состоит из двух частей - присвоенного подразделению номера и номера по порядку в бухгалтерии;
- наименование дела (заголовок);
- количество дел в папке (эта графа заполняется в конце года);
- срок хранения и номер папки по перечню;
- примечание, указывающее, на основании какого из перечней устанавливается срок хранения документов.
После этого первичные документы поступают в текущий бухгалтерский архив, в котором подлежат хранению один год. По истечении указанного срока документы передаются в постоянный архив. Сроки хранения документов в нем зависят от их вида и устанавливаются Правительством РФ, но не менее 5 лет.
Движение документа от момента составления или получения от других предприятий до передачи в архив называется документооборотом. Понятие документооборота включает в себя составление графика прохождения документов, контроль за правильностью оформления документов и соответствующим отражением операции по счетам бухгалтерского учета.
График документооборота позволяет улучшить контроль со стороны бухгалтерии за всей работой организации, т. е. повышает эффективность всей учетной работы организации.
До сведения лиц, работающих с первичными документами, в официальном порядке доводятся правила их оформления и сроки предоставления данных документов в бухгалтерию. Своим распоряжением по бухгалтерии главный бухгалтер обязывает принимать только документы, оформленные в установленном порядке. Бухгалтер, принявший документы, оформленные с нарушением правил, несет персональную ответственность.
Основные бухгалтерские документы
Руководитель организации обязан возложить ведение учёта на главного бухгалтера или иное должностное лицо и заключить договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учёта. Бухгалтерская служба может выступать или в виде самостоятельного подразделения (служба), или в виде централизованной бухгалтерии (иногда на небольших предприятиях на договорных началах).
Структура бухгалтерии – расчетная группа, производственно-калькуляционная группа, общая группа, материальная группа, финансовый отдел. Бухгалтерия имеет непосредственное отношение ко всем отделам, цехам, так, планово-экономический отдел разрабатывает плановую калькуляцию по изделиям, номенклатуру – ценник, рассчитывает проценты косвенных затрат, анализирует причины допущенных отклонений от норм, а бухгалтерия рассчитывает фактическую себестоимость продукции.
Особые отношения у кадровой службы складываются с бухгалтерией, между этими двумя структурными подразделениями происходит основной документооборот. Налоговое и бухгалтерское законодательство предполагает, что каждая хозяйственная операция должна быть документально оформлена. Документальное подтверждение предполагает, что все принимаемые затраты организацией оформлены в соответствии с законодательством. Данное положение НК РФ кадровой службой и бухгалтерией из-за отсутствия понимания в вопросах документооборота часто трактуется по-разному. Так, корректному ведению бухгалтерского и налогового учёта в части операций по расчёту оплаты труда, различным денежным компенсациям и выплатам работникам мешают: не сформированный в соответствии с требованиями законодательства пакета кадровых документов, отсутствие локальных документов (штатное расписание, график отпусков и др. документов), отсутствие необходимых приказов по личному составу, несвоевременное предоставление документов кадровой службы.
Отличительной чертой бухгалтерского учета является отражение операций в бухгалтерских документах.
Под первичным документом понимают доказательство, что хозяйственная операция совершена или дано разрешение на ее проведение.
Первичные учетные документы служат средством обоснования учетных записей, они также используются для руководства и управления хозяйственной деятельностью, с их помощью осуществляется передача расширений от распорядителей к исполнителям, например, требования цехов служат основанием для отпуска материалов со склада, расходные кассовые ордера – для выплаты из кассы наличных денег. На основе бухгалтерских документов контролируется правильность совершенных фактов хозяйственной жизнедеятельности, ведется текущий анализ хозяйственной деятельности.
Первичный учетный документ – это оформленное в установленном порядке письменное свидетельство о совершенном факте хозяйственной жизни, предающее ему юридическую силу.
Данные по операции могут быть зафиксированы на бумаге (документах), а могут быть записаны на дискетах.
Любой документ должен содержать определенные показатели, то есть реквизиты (наименование документа, код формы, дата составления, наименование организации, от которой составляется документ, содержание, измерители, подпись и должность).
Существуют различные виды документов:
1. распорядительные – содержат приказ на совершение хозяйственных операций, но не подтверждают факта осуществления операции (приказ о приеме на работу и т.д.);
2. оправдательные – подтверждают факт совершения хозяйственных операций (различные счета-фактуры, чеки);
3. документы бухгалтерского оформления – не содержат фактов, подтверждающих совершение операций, составляются бухгалтером для подготовки информации, которая в дальнейшем отражается в учетных регистрах, то есть таблицах;
4. комбинированные документы – содержат признаки распорядительных и оправдательных документов (лимитно-заборная карта).
Первичные документы составляются в момент совершения операции.
Сводные документы обобщают данные первичных документов (различные журналы-ордера).
Разовые документы оформляют одну операцию, а накопительные документы суммируют данные за определенный промежуток времени.
Движение документов от момента составления до получения и передачи в архив называется документооборотом.
В среднем документы хранятся 5-7 лет, а некоторые - 75 лет (лицевой счет работников).
Внедрение кадровой и управленческой документации. Оптимизация документооборота
Кадровая документация это широкий круг документов, содержащих сведения о работниках и их трудовой деятельности.
К документам по личному составу относятся следующие группы документов:
- все приказы по личному составу о приёмке, переводе, отпуске, командировке, поощрении, дисциплинарных взысканиях, изменении персональных данных;
- заявления работников, акты, протоколы;
- трудовые договора и трудовые книжки;
- личные дела и личные карточки работников;
- штатное расписание и табели учёта рабочего времени;
- лицевые счета по заработной плате.
Документы по отражаемым в них видам деятельности делят на две большие группы.
Первая группа - это документы по общим и административным расходам, т. е. по вопросам общего руководства предприятием.
Вторая группа - документы по функциям управления. Такие документы составляют работники кадровых служб, бухгалтерии, отделов планирования и контроля, снабжения и сбыта.
Основные организационно-правовые документы, регулирующие общие вопросы работы с персоналом организации: правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале, положение о структурном подразделении, должностную инструкцию.
Правила внутреннего трудового распорядка - организационно-распорядительный документ, регламентирующий порядок приема, перевода и увольнения работников, основные обязанности рабочих и служащих, основные обязанности администрации, рабочее время и его использование, поощрения за успехи в работе, взыскания, внутриобъектный режим и организацию работы.
Положение о персонале - это документ, отражающий вопросы профессионального и социального развития трудового коллектива, его взаимоотношений с администрацией, гарантированности занятости и др. вопросы.
Штатное расписание - это документ, содержащий перечень всех должностей в организации с указанием их количества и размеров должностных окладов.
Положение о структурном подразделении- это документ, устанавливающий статус функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений.
Должностная инструкция - это документ, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.
Примерный перечень документов по управлению персоналом в организации:
Процедуры управления персоналом
Разрабатываемые документы
Документирование заключения трудового договора и приема на работу
Заявление о приеме на работу. Трудовой договор (соглашение) Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу Личный листок по учету кадров (анкета) Автобиография Резюме
Документирование общих вопросов управления трудовым коллективом и расстановки кадров
Коллективный договор Устав (положение) об организации Правила внутреннего трудового распорядка Положение о структурном подразделении Должностная инструкция Структура и штатная численность Штатное расписание Приказ о распределении обязанностей между руководством организации
Документирование учета использования рабочего времени
График предоставления дополнительных дней отдыха Заявление об установлении (отмене) неполного рабочего времени
Документирование вопросов организации материального стимулирования персонала
Положение об оплаты труда и материальном стимулировании Положение об организации оплаты труда работников Положение о премировании персонала Положение о социальных выплатах и льготах (в социальном пакете) и др.
Документирование основных процедур управления персоналом
Этический кодекс организации Положение о проведении аттестации персонала Положение о работе с резервом кадров для выдвижения на руководящие должности Положение о работе с молодыми специалистами Положение об управлении деловой карьерой персонала и др.
График отпусков Заявление о предоставлении отпуска Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику
Документирование прекращения трудового договора и увольнения с работы
Заявление об увольнении представление об расторжении трудового договора Протокол выборного профсоюзного органа Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работникам
Ведение бухгалтерских документов
Действующим законодательством Российской Федерации установлены следующие правила и требования по организации и ведению бухгалтерского учета юридическими лицами независимо от их организационно-правовой формы.
Требования к ведению бухгалтерского учета:
• двойной записи
• разработки рабочего плана счетов
• в валюте РФ – в рублях
• документирование на русском языке
• раздельный учет текущих затрат и капитальных вложений
• формирование учетной политики
Учетная политика
Предполагает допущения:
• имущественной обособленности
• непрерывности деятельности организации
• последовательности применения учетной политики
• временной определенности фактов хозяйственной деятельности
Должна отвечать требованиям:
• полноты
• осмотрительности
• приоритета содержания перед формой
• непротиворечивости
• рациональности
Документирование хозяйственных операций:
• первичные учетные документы по всем хозяйственным операциям
• требования главного бухгалтера по документальному оформлению
• обязательны для всех
• обязательные реквизиты
Регистры бухгалтерского учета:
• формы разрабатываются и рекомендуются Министерством финансов, другими органами исполнительной власти
Оценка имущества и обязательств:
• в денежном выражении
• приобретенного за плату – в сумме фактических затрат на приобретение
• полученного безвозмездно – по рыночной стоимости на дату постановки на учет
• произведенного в самой организации – по стоимости его изготовления
• полученного в качестве вклада в уставный капитал – по согласованной стоимости
Инвентаризация имущества и обязательств:
• обязательность проведения для обеспечения достоверности данных учета и отчетности
• подтверждение документально наличия состояния и оценки
• порядок определяется и утверждается руководителем
1. Ведение бухгалтерского учета осуществляется только на основании первичных учетных документов, которые должны составляться при проведении хозяйственных операций и соответствовать унифицированным стандартным формам, утвержденным Госкомстатом РФ, а при их отсутствии - разрабатываться самой организацией с наличием обязательных реквизитов.
При разработке форм документов самостоятельно образцы их должны быть приложены к Положению об учетной политике. Руководителю организации следует требовать от бухгалтерской службы неукоснительного соблюдения правил оформления первичных документов (подробно этот вопрос будет рассмотрен далее).
2. Использование стандартного плана счетов бухгалтерского учета (на основе которого малое предприятие может самостоятельно сформировать свой рабочий план счетов).
План счетов бухгалтерского учета - это систематизированный перечень счетов, применяемых в практике ведения учета.
Каждый счет предназначен для отражения конкретных объектов бухгалтерского учета. На счетах на основании первичных документов накапливаются и систематизируются текущие данные только по однородным хозяйственным операциям.
В настоящее время все организации обязаны руководствоваться при ведении бухгалтерского учета Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (далее - План счетов) и Инструкцией по его применению (далее - Инструкция по применению Плана счетов), утвержденными Приказом Минфина России № 94 н.
На основе Плана счетов и Инструкции по применению Плана счетов организация утверждает рабочий план счетов бухгалтерского учета, содержащий полный перечень синтетических и аналитических счетов (включая субсчета), необходимых для ведения бухгалтерского учета. Аналогичное требование установлено и ст. 6 Закона о бухгалтерском учете.
Для учета специфических операций организация может по согласованию с Минфином России вводить в План счетов дополнительные синтетические счета, используя свободные номера счетов.
Субсчета, предусмотренные в рабочем плане счетов, используются организацией исходя из требований управления организацией, включая нужды анализа, контроля и отчетности. Организация может уточнять содержание субсчетов, приведенных в Плане счетов, исключать и объединять их, а также вводить дополнительные субсчета.
Другими словами, рабочий план счетов разрабатывается организацией на основе специфики ее деятельности, которая должна быть в нем отражена, и он должен быть удобен для анализа деятельности предприятия.
Следует заметить, что для предприятий будет дальновиднее оставлять в своем рабочем плане счетов те счета учета, которые в перспективе могут быть использованы, и исключать лишь явно не типичные для них счета.
Наличие таких счетов ни к чему не обязывает, так как они не будут использоваться в работе, но в случае появления в них необходимости не придется вносить изменения в действующие приложения к приказу об учетной политике.
Типовые рекомендации по организации бухгалтерского учета (Приказ Министерства финансов РФ № 64н) советуют использовать рабочий план счетов, который позволит вести учет средств и их источников в регистрах бухгалтерского учета по основным счетам и тем самым обеспечивать контроль над наличием и сохранностью имущества, выполнением обязательств и достоверностью данных бухгалтерского учета.
Упрощенный план счетов для малых предприятий (предусмотренный Типовыми рекомендациями по организации бухучета):
Раздел
Наименование счета
Номер
счета
Основные средства и иные внеоборотные активы
Основные средства
01
Амортизация основных средств
02
Вложения во внеоборотные активы
08
Производственные запасы
Материалы
10
Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям
Пример: На малом предприятии с учетом специфики деятельности и нахождения на учете предприятия большого числа нематериальных активов и расходов на научно-исследовательские, опытно-конструкторские и технологические работы имеется потребность в открытии отдельного бухгалтерского счета для обобщения информации о наличии и движении нематериальных активов. Однако типовым Планом счетов для малых предприятий такой счет не предусмотрен. Поэтому руководством предприятия было решено ввести в рабочий план счетов счет 04 "Нематериальные активы" для учета информации о наличии и движении нематериальных активов организации, а также о расходах организации на научно-исследовательские, опытно-конструкторские и технологические работы. Данное решение нашло отражение в приказе об учетной политике предприятия.
3. Проведение инвентаризации для проверки данных бухгалтерского учета и отчетности и документального их подтверждения.
Определяя порядок проведения инвентаризации и методы оценки видов имущества и обязательств, малое предприятие руководствуется Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России №49.
В ходе инвентаризации проверяются и документально подтверждаются наличие, состояние и оценка имеющихся у организации имущества и обязательств. Она необходима для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности.
Инвентаризации подлежит все имущество малого предприятия, независимо от его местонахождения, в том числе и числящееся на забалансовых счетах, и все виды финансовых обязательств. Также утверждаются, как правило, формы и сроки проведения плановых и внеплановых инвентаризаций.
Инвентаризация обязательна:
• при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже;
• при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
• при смене материально ответственных лиц;
• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при реорганизации или ликвидации организации.
Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень объектов инвентаризации утверждаются руководителем организации в ее учетной политике. Для проведения инвентаризаций приказом руководителя создается инвентаризационная комиссия. Комиссия состоит из председателя (которым является руководитель организации или его заместитель) и членов (главный бухгалтер, юрист, руководители подразделений). Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.
Инвентаризация материальных запасов проводится на основании приказа руководителя (форма № ИНВ-22). До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационная комиссия получает последние на момент инвентаризации отчеты о движении материальных запасов. Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.
Инвентаризация проводится в присутствии материально ответственных лиц. Сведения о фактическом наличии материальных запасов заносятся в инвентаризационную опись товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-З).
При выявлении расхождений между фактическим количеством материальных запасов и их учетными данными составляется сличительная ведомость (форма № ИНВ-19), в которую заносятся только расхождения между фактическим наличием материально-производственных запасов и их количеством, числящимся по данным бухгалтерского учета.
Выявленные при инвентаризации излишки материально-производственных запасов приходуются организацией по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты.
Если по результатам инвентаризации была выявлена недостача материально-производственных запасов или их порча в пределах норм естественной убыли, эти суммы относятся на издержки производства или обращения (расходы).
Если по результатам инвентаризации была выявлена недостача материально-производственных запасов или их порча сверх норм естественной убыли, то суммы недостачи сверх норм возмещаются за счет виновных лиц.
Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков, то суммы недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации.
4. Ведение учета имущества, обязательств и хозяйственных операций организации:
• непрерывно с момента ее регистрации в качестве юридического лица до ликвидации или реорганизации;
• без каких – либо пропусков и изъятий со своевременной регистрацией на счетах всех операций и результатов инвентаризации;
• путем двойной записи на взаимосвязанных счетах бухгалтерского учета в хронологической последовательности.
Например, на счетах бухгалтерского учета процесс поступления в организацию купленных материалов увязывается с расходованием денежных средств, уплаченных продавцу этих материалов. Такой способ записей раскрывает их экономическое содержание, позволяет более глубоко изучать хозяйственную деятельность организаций.
Контроль над всей совокупностью объектов в бухгалтерском учете производится путем сопоставления ресурсов, в которых заключена экономическая выгода, с источниками их образования. Такое сопоставление носит название балансового обобщения. Балансовое обобщение характеризуется равенством общей суммы видов активного имущества и прав и суммы источников их образования. Равенство это сохраняется постоянно. Балансовое обобщение позволяет осуществлять строгий контроль над наличием и использованием активов любого хозяйствующего субъекта.
5. Соответствие данных аналитического учета оборотам и остаткам по счетам синтетического учета.
6. Организация раздельного учета:
• имущества, находящегося в собственности данной организации, и имущества других юридических лиц, находящегося у нее;
• текущих затрат на производство продукции и капитальных вложений.
7. Ведение бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций в валюте Российской Федерации - в рублях.
Записи по валютным счетам и операциям в иностранной валюте производятся в рублях с пересчетом по курсу ЦБ РФ на дату совершения операции. Одновременно эти записи производятся в валюте расчетов и платежей.
8. Оценка имущества и обязательств.
Согласно ФЗ о бухгалтерском учете: оценка имущества, приобретенного за плату, осуществляется путем суммирования всех фактически произведенных затрат на его покупку; оценка имущества, полученного безвозмездно, - по рыночной стоимости на дату его оприходования; оценка имущества, произведенного в самой организации, - по стоимости его изготовления.
Применение других методов оценки допускается в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также нормативными актами Министерства финансов Российской Федерации и органов, которым федеральными законами предоставлено право регулирования бухгалтерского учета.
В бухгалтерском учете применяют методы оценки:
• по фактической стоимости приобретения;
• по восстановительной стоимости;
• по возможной стоимости продажи или погашения;
• по дисконтированной стоимости.
Первый метод обычно применяют в отношении приобретаемых организацией активов или обязательств, а так же производимой организацией продукции, выполняемых работ, оказываемых услуг, приобретаемых товаров. Второй, третий и четвертый методы оценки применяют при формировании бухгалтерской отчетности при наличии определенных условий представления такой отчетности.
Фактическая стоимость приобретения. Активы учитываются по сумме уплаченных за них денежных средств или их эквивалентов, или по справедливой стоимости, предложенной за них на момент их приобретения. Обязательства учитываются по сумме выручки, полученной в обмен на долговое обязательство, или, в некоторых случаях (например, налоги на прибыль), по суммам денежных средств или их эквивалентов, уплата которых ожидается при нормальном ходе дел.
Восстановительная стоимость. Активы отражаются по сумме денежных средств или их эквивалентов, которая должна быть уплачена в том случае, если такой же или эквивалентный актив приобретался бы в настоящее время. Обязательства отражаются по не дисконтированной сумме денежных средств или их эквивалентов, которая потребовалась бы для погашения обязательства в настоящий момент.
Возможная цена продажи (погашения), (ликвидационная стоимость). Активы отражаются по сумме денежных средств или их эквивалентов, которая в настоящее время может быть выручена от продажи актива в нормальных условиях. Обязательства отражаются по стоимости их погашения; то есть по не дисконтированной сумме денежных средств или их эквивалентов, которую предполагалось бы потратить для погашения обязательств при нормальном ходе дел.
Дисконтированная (приведенная) стоимость. Активы отражаются по дисконтированной стоимости будущего чистого поступления денежных средств, которые, как предполагается, будут создаваться данным активом при нормальном ходе дел. Обязательства отражаются по дисконтированной стоимости будущего чистого выбытия денежных средств, которые, как предполагается, потребуются для погашения обязательств при нормальном ходе дел.
Дисконтирование стоимости основано на реально существующем положении о том, что некоторая сумма денег сегодня стоит больше, чем в будущем, через год или несколько лет, из-за того, что она может быть использована для получения дохода в виде процентов.
Дисконтированная сумма определяется по формуле сложных процентов в зависимости от принятой в расчет нормы процента и числа временных периодов.
9. Документирование имущества, обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности осуществляются на русском языке.
Каждый факт хозяйственной жизни, происходящий на предприятии, подлежит документальному подтверждению.
Порядок документирования хозяйственных операций в бухгалтерском учете и хранения первичных документов определен Законом "О бухгалтерском учете" и Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации.
Документы состоят из отдельных элементов, которые называются реквизитами. В них фиксируются качественные реквизиты-признаки и образования реквизитов - показатели, характеризующие факты хозяйственной жизни.
Как правило, экономический показатель представлен несколькими реквизитами-признаками и одним реквизитом-основанием.
Реквизиты делятся на постоянные и переменные. К постоянным относятся реквизиты, которые в рамках предприятия никогда или длительное время не меняются. Это наименование и адрес предприятия, номер расчетного счета, номер склада или цеха, табельные номера работников и т. д.
Совокупность реквизитов документа предопределяет его форму. К учету принимаются только правильно оформленные документы, составленные в соответствии с формой, принятой для данной категории документов, в которых заполнены все реквизиты, обеспечивающие им силу закона.
Процесс отражения совершаемых экономическим субъектом операций в первичных документах принято называть документированием хозяйственных операций. Первичные учетные документы, содержащие достоверные данные, служат основанием для записи в учетные регистры.
При подготовке документов для записи их данных в соответствующие регистры их проверяют с точки зрения законности факта хозяйственной жизни и его целесообразности, полноты и правильности заполнения всех реквизитов, подлинности подписей, четкости и аккуратности оформления, правильности записей цифровых данных, итогов арифметических действий, произведенных при оформлении документов.
Организация бухгалтерского учета на предприятии немыслима без создания оптимальной схемы движения документов, составленной на основе изучения управленческого и производственного процессов.
Движение документов с момента их возникновения (получения) до сдачи в архив после обработки и отражения в учете называется документооборотом.
Утверждая правила документооборота и технологию обработки учетной информации, предприятие малого бизнеса устанавливает порядок и график прохождения документов, определяет ответственных за оформление лиц.
Различают три основных потока документации:
• документы, поступающие из других организаций (входящие);
• документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
• документы, создаваемые и используемые работниками внутри предприятия (внутренние).
Главным бухгалтером предприятия составляется график документооборота в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых инженерно-техническими, коммерческими, бухгалтерскими службами с указанием сроков исполнения.
Руководители предприятий несут персональную ответственность за документарный фонд предприятия.
Документы на предприятии хранятся в соответствии с установленными Главным архивным управлением правилами, но не менее 5 лет, а лицевые счета работников предприятия - 75 лет.
В результате анализа содержания бухгалтерских документов выполняются три основных бухгалтерских действия:
• стоимостная оценка;
• идентификация во времени;
• классификация в номенклатуре плана счетов (корреспонденция счетов), которую обозначают на документах.
10. Согласно Федеральному закону "О бухгалтерском учете" ответственность за организацию бухгалтерского учета на малых предприятиях, соблюдение законодательства несет руководитель малого предприятия. Он обязан создать необходимые условия для правильной постановки учета.
В соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным приказом Минфина РФ 34 н (в ред. №26н), руководитель предприятия может:
• сформировать бухгалтерскую службу в виде специального подразделения, возглавляемого главным бухгалтером;
• ввести в штат должность бухгалтера;
• передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специальной организации или бухгалтеру-специалисту;
• вести бухгалтерский учет лично.
11. Главный бухгалтер назначается и освобождается от должности на основании приказа руководителя предприятия и подчиняется непосредственно ему.
Главный бухгалтер несет ответственность за формирование учетной политики, методологию и ведение бухгалтерского учета; своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности в контролирующие организации. Если на малом предприятии в штате не предусмотрена должность кассира, то главный бухгалтер имеет право выполнять эти функции по совместительству. Для этого должен быть оформлен специальный приказ руководителя, копии которого следует передать в обслуживающие банки.
В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций.
Регистры бухгалтерских документов
Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.
Регистры бухгалтерского учета ведутся в специальных книгах (журналах),
на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а также на магнитных лентах, дисках, дискетах и иных машинных носителях.
Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского
учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета.
Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.
При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться
их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.
Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской
отчетности является коммерческой тайной.
Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.
Перечень бухгалтерских документов
Ниже приведена таблица с перечнем первичных документов, их форм и ссылками на нормативные документы, которые содержат описания первичных документов.
В таблице применяются некоторые сокращения:
№
п/п
Код документа
Название первичного документа
Нормативный документ
Срок хранения
1
ПВ-1
Журнал регистрации заявок на объекты промышленной собственности (изобретения, полезные модели, промышленные образцы)
МСУ №79
Постоянно
2
ПВ-2
Журнал регистрации заявок на объекты промышленной собственности (изобретения, полезные модели, промышленные образцы), которые поданы в зарубежные патентные ведомства
Постоянно
3
ПВ-3
Акт об использовании объекта промышленной собственности (изобретения, полезной модели, промышленного образца
5 лет
4
ПВ-4
Журнал регистрации использованных объектов промышленной собственности (изобретений, полезных моделей, промышленных образцов)
Постоянно
5
Р-1
Заявление на рационализаторское предложение
Постоянно
6
Р-2
Журнал регистрации рационализаторских предложений
Постоянно
7
Р-3
Акт об использовании рационализаторского предложения
5 лет
8
П-1
Приказ (распоряжение) о приеме на работу
МСУ №253
5 лет
9
П-3
Алфавитная карточка
75 лет
10
П-4
Личная карточка специалиста с высшим образованием, выполняющего научно-исследовательские, проектно-конструкторские и технологические работы
75 л.-В
11
П-5
Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу
75 лет
12
П-6
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска
3 года
13
П-7
Список о предоставлении отпуска
3 года
14
П-8
Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта)
75 лет
15
П-12
Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы
1 год
16
П-13
Табель учета использования рабочего времени
1 год
17
П-14
Табель учета использования рабочего времени
1 год
18
П-15
Список лиц, работавших в сверхурочное время
3 года
19
П-16
Листок учета простоев
3 года
20
П-2
Личная карточка
МСУ №277
75 лет
21
П-9
Книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним
50 лет
22
П-10
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним
50 лет
23
П-11
Акт на списание бланков трудовых книжек или вкладышей к ним
3 года
№
п/п
Код документа
Название первичного документа
Нормативный документ
Срок хранения
24
ОЗ-1
Акт приемки-передачи (внутреннего перемещения) основных средств
МСУ №352
3 года
25
ОЗ-2
Акт приемки-сдачи отремонтированных, реконструируемых и модернизованных объектов
5лет.
26
ОЗ-3
Акт на списание основных средств
3 года
27
ОЗ-4
Акт на списание автотранспортных средств
3 года
28
ОЗ-5
Акт об установке, пуске и демонтаже строительной машины
3 года
29
ОЗ-6
Инвентарная карточка учета основных средств
3 года
30
ОЗ-7
Описание инвентарных карточек по учету основных средств
3 года
31
ОЗ-8
Карточка учета движения основных средств
3 года
32
ОЗ-9
Инвентарный список основных средств
3 года
33
ОЗ-14
Расчет амортизации основных средств (для промышленных предприятий)
3 года
34
ОЗ-15
Расчет амортизации основных средств (для строительных организаций)
3 года
35
ОЗ-16
Расчет амортизации по автотранспорту
3 года
36
СЗ-1
Приходно-расходная накладная на (бланки строгой отчетности)
МСУ №67
3 года
37
СЗ-2
Приходно-расходная книга по учету бланков строгой отчетности (бланки строгой отчетности)
3 года
38
СЗ-3
Акт на списание использованных бланков строгой отчетности (бланки строгой отчетности)
3 года
39
СЗ-4
Акт проверки наличия бланков строгой отчетности (бланки строгой отчетности)
3 года
40
СЗ-5
Карточка-справка по выданным и использованным бланкам строгой отчетности (бланки строгой отчетности)
3 года
41
П-49
Расчетно-платежная ведомость
МСУ №144
75 лет
42
П-50
Расчетная ведомость
75 лет
43
П-51
Расчетная ведомость
75 лет
44
П-52
Расчет заработной платы
75 лет
45
П-53
Платежная ведомость
75 лет
46
ПР-54
Лицевой счет
75лет
47
П-54а
Лицевой счет
75лет
48
П-55
Накопительная карточка выработки и заработной платы
75 лет
49
П-56
Накопительная карточка учета заработной платы
75 лет
№
п/п
Код документа
Название первичного документа
Нормативный документ
Срок хранения
50
МШ-1
Ведомость на пополнение (изъятие) постоянного запаса инструментов (устройств)
МСУ №145
3 года
51
МШ-2
Карточка учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов
3 года
52
МШ-3
Заказ на ремонт или заточку инструментов (устройств)
3 года
53
МШ-4
Акт выбытия малоценных и быстроизнашивающихся предметов
3 года
54
МШ-5
Акт на списание инструментов (устройств) и обмен их на пригодные
3 года
55
МШ-6
Личная карточка учета спецодежды, спецобуви и предохранительных устройств
3 года
56
МШ-7
Ведомость учета выдачи (возвращения) спецодежды, спецобуви и предохранительных устройств
3 года
57
МШ-8
Акт на списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов
3 года
58
М-1
Журнал учета поступивших грузов
МСУ №193
3 года
59
М-2а
Акт списания бланков доверенностей
3 года
60
М-3
Журнал регистрации доверенностей
3 года
61
М-4
Приходный ордер
3 года
62
М-7
Акт о принятии материалов
3 года
63
М-8
Лимитно-заборная карточка
3 года
64
М-9
Лимитно-заборная карточка
3 года
65
М-10
Акт-требование на замену (дополнительный отпуск) материалов
3 года
66
М-11
Накладная-требование на отпуск (внутреннее перемещение) материалов
3 года
67
М-12
Карточка складского учета материалов
3 года
68
М-13
Реестр принятия-сдачи документов
3 года
69
М-14
Ведомость учета остатков материалов на складе
3 года
70
М-15
Акт о принятии оборудования
3 года
71
М-15а
Акт приемки-передачи оборудования к монтажу
3 года
72
М-16
Материальный ярлык
3 года
73
М-17
Акт об обнаруженных дефектах оборудования
3 года
74
М-18
Сигнальная справка об отклонении фактического остатка материалов от установленных норм запаса
3 года
75
М-19
Материальный отчет
3 года.
76
М-21
Инвентаризационная опись
3 года
77
М-23
Акт о расходе давальческих материалов
3 года
78
М-26
Карточка учета оборудования для установления
3 года.
79
М-28
Лимитно-заборная карточка
3 года
80
М-28а
Лимитно-заборная карточка
3 года
№
п/п
Код документа
Название первичного документа
Нормативный документ
Срок хранения
81
N CMR
Товаротранспортная накладная (международная), приложение 1 к письму ГНА №16-2217/10-1300)
ГНА, письмо №16-2217/10-1300
3 года
82
№3
Путевой лист служебного легкового автомобиля
МСУ №74
3 года
83
ПОД-11
Журнал учета водопотребления (водоотвода) водоизмерительными приборами и оборудованием
МСУ №264
3 года
84
ПОД-12
Журнал учета водопотребления (водоотвода) побочными методами
3 года
85
ПОД-13
Журнал учета качества сбрасываемых возвратных вод
3 года
86
КО-1
Приходный кассовый ордер
МСУ №51
3 года
87
КО-2
Расходный кассовый ордер
3 года
88
КО-3
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов
3 года
89
КО-3а
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов
3 года
90
КО-4
Кассовая книга
3 года
91
КО-5
Книга учета принятых и выданных кассиром денег
3 года
92
№ НТі-1
Журнал сводного учета показателей справочно-информационного фонда
ГКСУ, МДНТ №272/219
5 лет
93
№ НТі-2
Паспорт базы данных
5 лет
94
№ НТі-3
Карточка пользователя органа НТИ, НТБ, организации
5 лет
95
№ НТі-4
Журнал учета работ, выполняющихся в режиме «Запрос-ответ»
5 лет
96
№ НТі-5
Журнал сводного учета показателей справочно-информационного и библиотечного обслуживания
5 лет
97
№ НТі-6
Журнал учета обслуживания по межбиблиотечному абонементу
5 лет
98
№ НТі-7
Журнал учета мер по распространению достижений науки и техники, производственного опыта
5 лет
99
№ НТі-8
Журнал учета изданий
5 лет
100
№ НТі-9
Журнал учета научно-аналитических работ
5 лет
Оформление бухгалтерских документов
Документы следует составлять на бланках установленной формы с заполнением всех реквизитов. Если некоторые реквизиты не заполнены, то свободное место прочеркивают.
Запись в документах делают чернилами, шариковой ручкой или на пишущих и счетных машинах. В денежных документах сумму указывают цифрами и прописью. Документы должны быть оформлены аккуратно, текст и цифры написаны четко и разборчиво. Если в тексте или цифрах допущена ошибка, ее следует зачеркнуть (так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое) и написать сверху правильный текст или сумму. Затем правильный текст или сумму повторяют на полях документа и заверяют подписью лица, оформляющего документ.
Текст оговорки таков:
Написанному в исправление ошибки верить
(новый текст или сумма)
Дата Подпись
В некоторых документах, например в приходных и расходных кассовых ордерах, исправления делать не разрешается.
Поступающие в бухгалтерию документы обязательно проверяют. Прежде всего, производят проверку по фopмe J в процессе которой устанавливают необходимое количество заполненных реквизитов, наличие и правильность подписей, четкость и разборчивость заполнения документа. Затем осуществляют арифметическую проверку, при которой определяют правильность подсчетов в документе. После этого документы проверяют по существу, устанавливают законность и целесообразность хозяйственных операций.
Проверенные и принятые бухгалтерией документы подвергаются бухгалтерской обработке, которая включает в себя их расценку, группировку и разметку (контировку).
Расценка, или таксировка, документов - это денежная оценка указанных в документе материальных ценностей.
Группировка - это подбор однородных документов в пачки, что позволяет делать записи общими итогами. На основе групп первичных документов часто составляют сводные документы.
Разметка, или контировка - это определение и запись корреспондирующих счетов по каждой хозяйственной операции, отраженной в документах.
После разметки данные документов о хозяйственных операциях записывают в синтетических и аналитических счетах, а использованные документы сдают в архив. Путь, который проходят документы от момента выписки до сдачи на хранение в архив, называется документооборотом.
Перед сдачей документов в архив их необходимо соответствующим образом подготовить: однородные первичные документы формируют в дела, содержащие обычно до 250 листов при толщине не более 4 см.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие условия: документы постоянного и временного сроков хранения группировать в дела раздельно; подлинники должны быть отделены от копий, а годовые планы и отчеты - от квартальных и месячных; в дело должно быть включено по одному экземпляру каждого документа.
Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.
В дело группируются документы одного периода - месяца, квартала, календарного года, - кроме переходящих дел (например, личные дела, не закрывающиеся по окончании календарного года). При наличии в деле документов за несколько месяцев документы помесячно разделяются листами бумаги с указанием месяца.
Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединятся к документам, к которым они относятся.
Существуют определенные правила группировки в дела по видам и хронологии. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами; приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу; подлинные экземпляры приказов по основной деятельности систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров. Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно.
Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Документы, являющиеся основанием для издания приказа по личному составу, подшиваются в личные дела сотрудников или образуют самостоятельное дело приложений к данным приказам.
Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления.
Документы в отчетах необходимо располагать в определенной последовательности. Например, документы отчета о финансовой деятельности организации, состоящие из баланса, объяснительной записки и приложений к нему, располагают в таком порядке: объяснительная записка к отчету, баланс, а затем приложения. Лицевые счета сотрудников организации по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке фамилий. Протоколы заседаний совета трудового коллектива или собрания акционеров организации группируются по хронологии и порядку номеров. Документы, подготовленные к заседаниям, помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов.
Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. Обзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы, отражающие основное содержание деятельности предприятия, группируются в одном деле при условии, что они касаются одного и того же вопроса.
Папки с документами заключаются в переплет. На титульном листе указывают наименование организации, название и порядковый номер в деле с начала года, отчетный период (год, месяц), номер ведомости, общее количество листов в деле, срок хранения дела.
Сроки хранения отдельных первичных документов, ведомостей, отчетов и других материалов определены Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности предприятия, с указанием сроков хранения материалов, утвержденным Главным архивным управлением при Совете Министров с учетом изменений, внесенных решением Госналогслужбы РФ и Росархива «Об изменении сроков хранения документов бухгалтерского учета».
В соответствии с этим Перечнем к документам со сроком хранения 1 год относят подтверждения сальдо по взаимным расчетам; к документам со сроком хранения 3 года - квартальные балансы и отчеты организаций с объяснительными записками, протоколы заседаний комиссий по рассмотрению и утверждению квартальных бухгалтерских балансов и отчетов, вспомогательные книги и картотеки системного и внесистемного учета, контрольные книги, журналы и ведомости, шахматные журналы, кассовые книги, книги и картотеки подотчетных лиц, оборотные и накопительные ведомости по аналитическим и синтетическим балансовым счетам, кассовые оправдательные документы и ряд других документов; к документам со сроком хранения 5 лет - Главные книги и журналы, а также акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности организаций и материалы к ним; к документам со сроком хранения 10 лет - годовые балансы и отчеты организаций с объяснительными записками, передаточные и разделительные балансы, ликвидационные балансы с приложениями и объяснительными записками, протоколы заседаний комиссий по рассмотрению и утверждению годовых бухгалтерских балансов и отчетов, инвентарные описи, сличительные ведомости, протоколы заседаний инвентаризационной комиссии по рассмотрению сличительных ведомостей и другие материалы по инвентаризации зданий и сооружений, книги и картотеки по учету зданий - к сооружений.
Паспорта зданий, сооружений и оборудования хранят до списания с баланса указанных ценностей. Лицевые счета рабочих и служащих должны храниться (75 - В) лет, где В - возраст лиц на момент прекращения ведения лицевого счета. При отсутствии лицевых счетов расчетные ведомости на выдачу заработной платы должны храниться в течение 75 лет. При прекращении деятельности организации документы, связанные с начислением и выплатой заработной платы работникам, подлежат обязательной сдаче в государственные архивы.
Проверка бухгалтерских документов
Методы проверки:
• сплошной;
• выборочный.
Сплошной, понятно, это вся первичка за проверяемый период. Во время ревизий под него попадают, как правило касса, банк, зарплата руководства и главного бухгалтера.
Выборочный метод - проверка определенной части массива документов, если, например, это авансовые отчеты, то на усмотрение проверяющего могут быть выбраны документы за четные месяцы, за определенный квартал или отчеты с такого-то номера по такой-то, в общем, все зависит от фантазии проверяющего и от того, насколько он допускает, что у Вас на данном участке могут быть ошибки и нарушения (т. н. степень аудиторских рисков).
Что касается способов:
1. Проверка собственно документа:
- наличие обязательных реквизитов - дата, подписи ответственных лиц, содержание операции и т. д.
- логический контроль - сопоставление содержания операции и стоимости; отраженных физических характеристик с суммой документа; даты документа и периода, к которому он приобщен, например, дрова получили в сентябре, а накладную отработали в феврале, или уборку снега осуществили в августе; сопоставление содержания операции и ответственных лиц, например, почему это у Вас начальник отдела кадров подписал акт выполненных работ на модернизацию АТС, ведь он в этом ни черта не понимает, и т. д. и т. п., т. е. все, что может привлечь внимание именно к этой операции.
- законность операции или ее экономическая обоснованность - собственно, что это Вы оформили, имели ли Вы на это право, принимать на работу одновременно пять беременных женщин с зарплатой на уровне директора, а потом выплачивать им пособие за счет соцстраха; покупать клюшки для гольфа и т. д. и т. п., а если Вы бюджетник, то Вам еще сложнее, проводили ли тендер, по целевому ли назначению использовали лимиты и т. д.
- арифметическая проверка - идут ли итоги с суммой по позициям, обороты по журналам с оборотами в главной книге.
2. Инвентаризации - сопоставление данных учета с фактическим наличием.
3. Аналитические процедуры - целое море различных приемов, например, как это у Вас выпуск продукции сократился, а потребление электроэнергии увеличилось в 3 раза; опрос коллектива, например, у Вас по документам в декабре премия нехилая была, а никто ни сном ни духом и т. д.
4. Использование внешних источников информации - встречная проверка (запрашиваются документы и (или) информация у контрагентов, контролирующих органов).
В общем, способов и возможностей у проверяющего просто тьма, все зависит от его желания, профессионализма и задач, которые перед ним поставлены.
Виды бухгалтерских документов
Бухгалтерские бумаги можно поделить на вытекающие группы:
1. Кассовые документы.
ПКО (приходной, доходной кассовый ордер), с помощью которого оформляется зачисление наличностей.
РКО (расходный кассовый ордер), служащий основанием для отпуска наличных денег из кассы.
2. Банковские документы служат для оформления движения денежных средств на расчетном счете.
Платежное поручение – директива налаженности, даваемая банку на перечисление соответственной суммы со своего расчетного счета на расчетный счет получателя, финансового органа. Платежные задания могут быть здешними, одногородними и иногородними. Автоматизировать все эти процессы сегодня можно, используя программный комплекс «1С: Бухгалтерия».
Объявление о взносе денег – с его помощью оформляется сдача наличности.
Банковская выписка – письменное подтверждение из банка о поступлении определенных сумм на свой банковский счет или перечислении сумм со своего счета в пользу третьих лиц.
В кассовых и банковских документах исправление не допускается!
3. Документы, подтверждающие отгрузку и получение товаров и услуг.
Счет-фактура – письменное основание для оплаты за доставленные товары или оказанные услуги. Копия счета-фактуры остается у продавца.
Накладная – письменное основание для оприходования товара на склад или отпуска товара со склада.
4. Иные документы.
К иным документам относятся все документы, которые с точки зрения событий, документальным подтверждением которых они являются, нельзя отнести к перечисленным выше видам. Они отражают те факты, которые должны быть зарегистрированы в бухгалтерии, так как они влияют на финансовую деятельность предприятия (например, акт о недостаче товара на складе, акт-рекламация, протокол дарения и др.).
Все перечисленные документы имеют свою нумерацию, накапливаются и хранится в соответствии с установленным порядком и сроками.
Каждый бухгалтерский документ должен:
1. Подтверждать факт выполнения хозяйственной операции и включать надлежащие реквизиты:
— название и номер документа, код фирмы;
— дата составления;
— место составления;
— содержание хозяйственной операции;
— количественная характеристика;
— звание должностей лиц, ответственных за процесс и оформление хозяйственной операции;
2. Обозначается номером или идентифицироваться иным способом, позволяющим связать документ с бухгалтерскими записями, выполненными на его основании;
3. Иметь полное и понятное содержание.
Составление бухгалтерских документов
Документы состоят из отдельных элементов (показателей), которые называют реквизитами (от лат. reguisitum - требуемое, необходимое).
Совокупность реквизитов документа предопределяет его форму.
Чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов.
От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов.
Все реквизиты подразделяются на обязательные и дополнительные.
В соответствии с требованиями Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Министерства Финансов РФ № 34H (в редакции Приказа Министерства финансов РФ № 31H), первичные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:
• наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личные подписи и расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники).
По мере необходимости в содержание документа могут быть включены дополнительные реквизиты: Государственный герб Российской Федерации, эмблема организации, наименование вышестоящей организации, индекс предприятия связи, почтовый, телеграфный адрес, номер, ссылка на индекс и дату входящего документа, гриф ограничения доступа к документу, резолюция, отметка о контроле, визы, печать, фамилия исполнителя и номер его телефона, отметка о переносе данных на машинный носитель и другие, по усмотрению организации.
Совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа называется его формуляром.
Формуляр для определенного вида документов называется типовым (например, для приказов, протоколов и т.д.). Такой формуляр характеризуется установленным набором реквизитов, расположенных в строгой последовательности.
Состав и размещение реквизитов закреплены в ГОСТе на Формуляр-образец.
Все первичные документы должны быть составлены в момент совершения хозяйственной операции, если это невозможно по каким-либо причинам - непосредственно по окончании операции.
Документирование активов, обязательств и хозяйственных операций ведется в валюте Российской Федерации - в рублях и на русском языке. Если документы составлены на иных языках, то они должны иметь построчный перевод на русском языке.
Записи в первичных документах могут производиться чернилами, пастой шариковых ручек, химическим карандашом, при помощи средств оргтехники и автоматизации. Свободные строки, графы и колонки подлежат обязательному прочеркиванию.
Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях. В последнем случае организация обязана изготавливать за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры (ст.9 п.7 ФЗ № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете"). Формы первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности должны утверждаться приказом руководителя организации вместе с учетной политикой.
Документы по финансовым, кредитным и денежным операциям должны иметь подписи руководителя организации и главного бухгалтера или уполномоченными ими лицами.
Список лиц, имеющих право первой и второй подписи, оформляется приказом по организации. Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению (ст.7 п.3 ФЗ № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" в редакции № 123-ФЗ).
Первичные документы должны составляться в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, то непосредственно по окончании операции. За достоверность содержащихся в документе данных, доброкачественность его составления ответственность несут должностные лица, подписавшие документ. На документах не должно быть не оговоренных исправлений, а на банковских и кассовых документах исправления вообще не допускаются, даже оговоренные. Ошибки в документах исправляются зачеркиванием неправильной записи (одной чертой, чтобы можно было прочесть зачеркнутое) и оговорены подписями лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления.
Комплекс документов определяется:
• кругом вопросов, решаемых организацией в процессе своей деятельности;
• порядком разрешения вопросов (на основе коллегиальности или единоначалия);
• объемом и характером внешних связей.
Любой управленческий документ должен отвечать следующим требованиям:
• быть составленным по установленной форме, а в ряде случаев соответствовать стандартам;
• издаваться соответствующим компетентным органом или должностным лицом, а равно и лицами, которым такое право предоставляется законом или соответствующим директивным указанием;
• издаваться во исполнение норм права и не противоречить им.
Тексты документов рекомендуется подразделять на две основные части. В первой части указывается основание составления документа, во второй излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения, просьбы. Если документ состоит из одной фразы, то в первой части также рекомендуется указать основание или причину создания документа, а во второй - просьбу, решение, распоряжение. В отдельных случаях текст документа может содержать только заключительную часть, например, письмо, просьбу без пояснения.
Текст документа должен быть ясным и точным. Составитель должен всегда помнить, что документы должны соответствовать действующему законодательству, поэтому в случае необходимости следует сверять документы с законами и подзаконными актами. Особенно это важно учитывать при подготовке решений, приказов и других распорядительных документов. В документах надо использовать только проверенные, достоверные факты.
Документы могут иллюстрироваться таблицами. Во всех случаях таблицы выносятся в приложение. Это можно сделать ссылкой в конце документа или в конце соответствующего раздела, подраздела, пункта, абзаца.
Каждому тексту предшествует заголовок - краткое обозначение его содержания. Значение заголовка в документе крайне велико, так как в заголовке всегда можно кратко и точно выразить основную мысль документа. Заголовок - это основной поисковый элемент документа. Заголовок располагается в левом верхнем углу документа под обозначением его номера и даты. Для документов, имеющих большой объем или отражающих несколько вопросов, составляются подзаголовки. Правильно составленный заголовок сокращает время рассмотрения документа.
Классификация бухгалтерских документов
Бухгалтерские документы как носители информации подлежат Единой системе классификации и кодирования (ЕСКК). Код заменяет название объекта и служит средством его идентификации. Он указывается в целях упрощения обработки учетной информации в первичных учетных документах.
Так, например, имеются следующие коды:
• 5001 - выдача денежных средств из кассы на заработную плату;
• 5002 - выдача, денежных средств из кассы под отчет;
• 5003 - выдача денежных средств из кассы в возмещение перерасхода по авансовому отчету.
В нашем примере при кодировании хозяйственных операций использован принцип, когда две первые цифры кода обозначают счет бухгалтерского учета, на котором были учтены передаваемые активы, а две другие цифры - непосредственно код операции по данному балансовому счету.
Такая кодификация удобна при автоматизированной обработке информации.
Классификации имеют силу стандарта, поэтому обязательны для всех хозяйственных субъектов. Важная роль в делеунификации, стандартизации и упорядочения документов принадлежит действующим ГОСТам, ЕГСД, межотраслевым типовым проектным решениям (ТПР), пакетам прикладных программ (ППП), комплексной автоматизации обработки данных бухгалтерского учета с применением ЕС ЭВМ.
Единый государственный регистр предприятий и организаций (ЕГРПО) предполагает группировку организаций по отраслям и видам деятельности, формам собственности и организационно-правовым формам, по территории и т.д.
В процессе управления организацией требуется быстрая и качественная обработка всей исходной документации, движение которой происходит по определенным маршрутам от места составления или поступления в организацию до сдачи их на хранение в архив или отправки заинтересованным юридическим или физическим лицам.
Это движение принято называть документооборотом.
Согласно Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденному Министерством финансов СССР № 105, под документооборотом в бухгалтерском учете понимается "движение первичных документов (создание или получение от других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив)".
В стандарте "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения ГОСТ 16.487-83", утвержденном Постановлением Госстандарта № 5231, записано, что документооборот - это "движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки". Это определение без изменений было повторено и в одноименном российском стандарте ГОСТ Р 51141-98 .
Правила документооборота и технология обработки учетной информации утверждаются руководителем организации в составе принятой на текущий год учетной политики.
Федеральным законом "О бухгалтерском учете" N 129-ФЗ определено требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации.
Главные бухгалтеры устанавливают графики представления всех необходимых документов, которые утверждают руководители организации. Выписки из графика о сроках представления в бухгалтерию документов вручаются всем должностным и материально-ответственным лицам.
Бухгалтерские документы классифицируются:
• по назначению;
• порядку составления;
• содержанию хозяйственных операций;
• способу отражения хозяйственных операций;
• месту составления;
• способу заполнения.
По назначению документы делятся на распределительные, оправдательные, бухгалтерского оформления, комбинированные.
Распорядительные документы - те, которые содержат распоряжение на выполнение той или иной хозяйственной операции (приказы, распоряжения, доверенности, платежные поручения банку на перечисление денег, чеки на получение денег и др.).
Исполнительные (оправдательные) - те, которые подтверждают факт совершения хозяйственной операции (накладные на получение материалов, акты, квитанции и др.).
Бухгалтерского оформления - это документы, созданные в бухгалтерии организации для подготовки учетных записей (бухгалтерские справки, справки-расчеты, ведомости распределительные, группировочные и др.).
Комбинированные - документы, которые одновременно содержат распоряжение и подтверждение об исполнении или содержат сведения об исполнении и признаки бухгалтерского оформления (авансовый отчет, расчетно-платежная ведомость и др.).
По порядку составления документы бывают первичные и сводные.
Первичные - составляются на каждую отдельную хозяйственную операцию непосредственно в момент ее совершения (табели учета рабочего времени, приходные и расходные кассовые ордера, требования и др.).
Сводные - составляются на основе первичных документов (отчет кассира, отчет склада и др.).
По содержанию хозяйственных операций документы делятся на денежные, материальные, расчетные.
Денежные документы отражают наличие и движение денежных средств (приходные и расходные кассовые ордера, чеки, облигации и др.).
Материальные документы отражают наличие и движение имущества организации (материально-производственных запасов, основных средств и др.).
Расчетные документы отражают расчеты организации с другими юридическими и физическими лицами (расчетные чеки, авансовые отчеты, платежные требования и платежные поручения и др.).
По способу отражения хозяйственных операций документы делятся на разовые и накопительные.
Разовые документы предназначены для отражения одной или нескольких операций в момент их совершения (накладные, наряды, кассовые ордера и др.).
Накопительные документы составляются в течение определенного периода времени путем накапливания однородных повторяющихся записей (лимитно-заборные карты, табели учета рабочего времени и др.).
По месту составления документы бывают внешние и внутренние.
Внешние документы поступают от других организаций (выписки банка, tobapho-транспортныe накладные, счета-фактуры и др.).
Внутренние документы составляются в самой организации (товарные отчеты, расчетно-платежные ведомости, приходные и расходные кассовые ордера).
По способу заполнения документы подразделяются на составленные ручным способом и составленные с использованием технических средств. Движение документов во всех случаях отражает сложившуюся в организации организационную структуру аппарата управления и схему распределения обязанностей между структурными подразделениями и отдельными работниками, поэтому совершенствование документооборота неотделимо от рационализации формирования организационных структур управления.
Соблюдение сроков сдачи документов имеет особенно важное значение при автоматизации учетных операций в централизованной бухгалтерии, так как это связано с равномерной загрузкой машин и со сроками выпуска машинограмм. Практика убеждает, что нарушение сроков сдачи документов приводит к тому, что поступающие с опозданием машинные регистры не используются из-за потери ими оперативного значения и актуальности.
Первичные документы должны не только своевременно составляться, но и содержать достоверные данные. Последнее неотделимо от правильной и рациональной организации первичного учета, качественного составления документации с заполнением всех требующихся реквизитов, в том числе четкое заполнение в первичных документах установленных шифров, имеющих принципиальное значение при механизации учетных операций в централизованных бухгалтериях.
Бухгалтерские документы, связанные с использованием смет расходов по бюджету, специальным и другим средствам, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером (или их заместителями).
В централизованных бухгалтериях банковские документы (чеки и платежные поручения), а также расходные кассовые ордера и платежные (расчетно-платежные) ведомости на заработную плату по срокам и суммам выплат из кассы подписываются руководителем организации (распорядительные надписи), при котором создана централизованная бухгалтерия, или другими уполномоченными лицами и главным бухгалтером или его заместителем. Остальные документы, служащие основанием для выдачи денег, товарно-материальных ценностей, а также изменяющие кредитные и расчетные обязательства организации подписываются руководителями обслуживаемых организаций и главным бухгалтером централизованной бухгалтерии или их заместителями.
Все банковские операции проводятся через бюджетные (текущие) счета тех организаций, при которых созданы централизованные бухгалтерии. В отдельных обслуживаемых организациях с большим объемом операций с разрешения вышестоящей организации могут быть сохранены бюджетные (текущие) счета.
Централизация учета исполнения смет расходов потребовала совершенствования учета. Вместо книг стали использоваться накопительные ведомости. Это позволило отказаться от большого количества мемориальных ордеров на каждую операцию, сократить количество записей в регистрах синтетического и аналитического учета. Отпала необходимость в составлении отдельных оборотных ведомостей.
Централизация бухгалтерского учета предъявляет высокие требования к оформлению первичной документации, исходящей из обслуживаемых организаций. Нельзя забывать, что искажение хотя бы одного показателя при автоматизированной обработке приводит к изменению показателей во многих взаимосвязанных документах, потому что их составление базируется на одной и той же исходной информации или последовательном использовании результатной информации одной задачи в качестве исходной для решения другой.
Практика убеждает, что внедрение автоматизированных систем управления должно сочетаться с упорядочением информационной базы, совершенствованием документационных процессов. Наибольшая эффективность от использования электронной вычислительной техники может быть достигнута при упорядочении всей исходной информации, массовым носителем которой являются первичные документы, фиксирующие факт совершения хозяйственной операции. К сожалению, в большинстве случаев информация об основной и финансовой деятельности организаций и их структурных подразделений используется далеко не полностью, а в ряде случаев не используется вообще.
В числе главных причин можно назвать низкий уровень классификации и кодирования документов, стандартизации и унификации, а также неудовлетворительное их состояние, сбор, обработка и хранение. Эти причины порождают противоречие между сравнительно большим, непрерывно возрастающим объемом информации и малой величиной коэффициента полезного использования информационных источников, имеющей тенденцию к снижению.
Исходные данные о материальных ценностях, выработке, использовании машин и оборудования в большинстве случаев заносятся в первичные документы вручную.
В оперативном управлении деятельностью организаций процесс обработки информации начинается с совершения хозяйственных операций, их кодирования и фиксации в первичных документах. Несовершенство этих действий неизбежно ведет к нерациональному использованию ЭВМ за счет увеличения объема работ.
Передача бухгалтерских документов
Сохранность первичных бухгалтерских документов, бухгалтерской отчетности, учетных регистров и передача их на хранение в архив предприятия обеспечивается главным бухгалтером.
Передача на хранение первичных бухгалтерских документов в архив предприятия проводится по описи, которую согласовывает специальная экспертная комиссия и утверждает директор (руководитель) предприятия.
В описи дел содержится информация о наименовании, номенклатурном номере, количестве и сроках хранения дела.
Опись дел постоянного хранения отличается от описи дел временного хранения тем, что в ней отсутствует информация о сроке хранения. При незначительном документообороте описи могут создаваться за ряд лет.
Дела подготовленные для передачи на хранение в архив должны быть помещены в твердую обложку и сшиты на 4 прокола. Все металлические скобки и скрепки убираются, страницы нумеруются арабскими цифрами, в конце прикладывается лист для заверительной записки.
В заверительную записку включается информация о:
• литерных (2а, 2б) и пропущенных номерах листов,
• номерах листов с наклеенными документами,
• общем количестве листов в деле.
На обложке каждого дела пишется наименование организации, номер и наименование дела, даты первого и последнего документа в деле, количество листов в деле и сроки хранения.
Обеспечение сохранности документов является обязанностью предприятия, т.к. некоторые виды дел (ведомости начисленной заработной платы и т.д.) имеют длительные сроки хранения и несут важную информацию, которая может быть затребована самими работниками, налоговой инспекцией или пенсионным фондом. Поэтому работу по формированию и передаче дел на хранение, а также обеспечение сохранности документов доверяйте квалифицированным, опытным специалистам.
Уничтожение бухгалтерских документов
Уничтожение первичных учетных документов является правом, а не обязанностью организации. Проведение такой процедуры должно быть документально подтверждено соответствующими актами. В противном случае есть вероятность того, что уничтоженные документы могут быть запрошены контролирующими органами, учредителями, а подтвердить их отсутствие окажется нечем. В связи с чем их статус будет толковаться у организации как «в наличии», что может повлечь конфликтную ситуацию.
Для оценки сроков хранения бухгалтерской документации руководитель организации может приказом (распоряжением) создать отдельную экспертную комиссию.
Не будет лишним, если в состав этой комиссии войдут квалифицированные сотрудники ведущих структурных подразделений фирмы, а также представитель делопроизводственной службы. Экспертная комиссия возглавляется одним из заместителей руководителя учреждения. А ее секретарем, как правило, является заведующий архивом (или лицо, ответственное за архив организации). На секретаря возлагаются, как правило, такие функции, как ведение делопроизводства экспертной комиссии, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ею решений.
Экспертная комиссия может быть создана как постоянно действующий совещательный орган при руководителе предприятия.
При этом комиссия может быть наделена правом в пределах своей компетенции:
• давать рекомендации структурным подразделениям по вопросам разработки номенклатуры дел, экспертизы ценности документов;
• запрашивать от руководителей отделов фирмы письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, а также другими правами.
Приведем примерную форму приказа о создании экспертной комиссии.
В процессе своей работы комиссия составляет перечень документов, установленный законодательством срок хранения которых истек, и подписывает акт по его утверждению. После этого комиссия производит уничтожение документов согласно перечню, что также свидетельствуется актом, подписанным ее членами.
Если комиссия примет решение отправить невостребованные документы в качестве макулатуры, то этот факт можно оформить накладной. При этом накладная о передаче макулатуры должна иметь такие реквизиты как: дата передачи, количество переданных коробок (папок) и их вес. Отметим, что полученные денежные средства за макулатуру организации надлежит отразить в составе прочих доходов.
Для самостоятельной разработки положения о постоянно действующей экспертной комиссии фирма может руководствоваться рекомендациями, изложенными в Приказе Росархива № 2, и Основными правилами работы архивов организации, принятыми решением Коллегии Росархива.
Оформление процедуры уничтожения документов
При принятии решения об уничтожении бухгалтерских документов экспертная комиссия составляет акт. Форму такого акта организация разрабатывает самостоятельно.
После составления акта о перечне документов, подлежащих уничтожению, организации следует оформить сам факт их уничтожения. Сделать это можно с помощью разрыва документов вручную, с помощью автоматических уничтожителей документов – шредеров, посредством сжигания или передачи их в организации, собирающие макулатуру.
Засвидетельствовать факт физического уничтожения документации можно соответствующим актом, форму которого организация разрабатывает самостоятельно и утверждает приказом руководителя. При сдаче невостребованных документов в качестве утильсырья можно использовать накладную.
Если документ утрачен
Если бухгалтерские и налоговые документы по каким то форс-мажорным причинам будут утрачены, например, в случае пожара или подтопления помещения, в котором они хранились, то организация обязана их восстановить. Минфин России в письме № 03 02 07/1/21191 разъяснил, что документы необходимо восстанавливать в случае их утраты даже после проведения выездной проверки за тот период, к которому относились эти документы. Такая обязанность организации обусловлена другой – обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). При этом, как Минфин РФ отметил в письме, непредставление в установленный срок организацией в инспекцию документов и (или) иных сведений, необходимых для осуществления налогового контроля, влечет ответственность, предусмотренную статьей 126 Налогового кодекса.
Однако у судов есть другая позиция, согласно которой, если истребуемые документы отсутствуют у организации, то она не может быть привлечена к ответственности по статье 126 Налогового кодекса, поскольку отсутствует такой необходимый элемент состава правонарушения, как вина. То есть инспекции следует доказать фактическое наличие истребуемых документов у организации для привлечения к ответственности по этой статье Налогового кодекса. А сделать это при их утрате вследствие пожара или залива помещения затруднительно. В этом случае ответственность за отсутствие бухгалтерских документов, счетов фактур предусмотрена статьей 120 Налогового кодекса. Например, такая позиция отражена в постановлении ФАС Московского округа по делу № А40 82680/12 20 446.
Кроме того, за нарушение порядка и сроков хранения учетных документов предусмотрен административный штраф на должностных лиц в размере от двух тысяч до трех тысяч рублей (ст. 15.11 КоАП РФ).
К уничтожению бухгалтерской документации следует подходить взвешенно, оценивая реальный срок ее хранения, требуемый законодательством, и актуальность.
Архив бухгалтерских документов
Специалисты должны очень тщательно и даже щепетильно относиться к оформлению документации, ведь именно они, спустя годы, должны будут в спешке разыскивать декларацию, когда оную неожиданно потребует инспектор налоговой службы.
Итак, архивирование бухгалтерских документов представляет собой комплекс процедур по обработке документации, и подготовке ее к сдаче в архивное хранилище. Одновременно также проводится экспертиза ценности.
В идеале данная процедура должна проводиться каждый год
По истечении двух лет хранения в бухгалтерии документы должны быть сданы в архив, однако перед этим необходимо их оформить должным образом, то есть, провести архивацию бухгалтерских документов. По каким правилам проводится архивирование бухгалтерских документов? Какие нюансы следует учитывать? К кому обращаться, если в штате компании нет собственных специалистов?
Архивирование бухгалтерских документов этапы:
1. Обработка. На данной стадии документы сортируются, чтобы устранить черновики, лишние копии, либо документы, которые не представляют собой никакой ценности;
2. Систематизация. Архивация бухгалтерских документов предполагает расположение документации в хронологическом порядке: то есть, снизу располагаются самые поздние бумаги, в то время как сверху - наиболее ранние документы;
3. Прошивка. Отсортированные документы формируют в пачки, которые нумеруются, прошиваются, скрепляются печатью организации. Перед прошивкой следует убедиться, что все скрепки, скобы степлера были удалены;
4. Составление описи. Архивирование бухгалтерских документов предполагает составление подробной описи к каждой пачке документации - речь идет о титульных листах, на которых указываются наименование организации, даты и сроки хранения документов, структурное подразделение организации, количество листов в деле, а также архивный шифр дела;
5. Составление заверительной надписи. Заверительная надпись включает в себя также число прошитых листов, кроме этого - дату, номер дела, подпись составителя. Также в заверительной записи при архивации бухгалтерских документов отражаются сведения об особенностях документации (если таковые имеются): наклеенные чертежи или изображения, конверты с вложениями, пропущенные номера и так далее. Любые изменения физического состояния дел также необходимо отражать в надписи: замена копий, повреждения, плесень, внесение новых документов и так далее;
6. Каталогизация. Заключительный этап архивирования бухгалтерских документов. На данной стадии дела помещаются архив. Для того, чтобы суметь обеспечить максимально эффективный, рациональный, быстрый поиск документации по архиву, документы должны располагаться в зависимости от своего типа. К примеру, на одном стеллаже будут храниться акты, на другом счета-фактуры и так далее.
И последнее, архивация бухгалтерских документов должна производиться исключительно профессионалами.
Реквизиты бухгалтерских документов
Принимая во внимание экономическое и юридическое значение информации, содержащейся в документах, используемых для целей бухгалтерского учета, правила их оформления регламентируются законодательством Российской Федерации.
В законе «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ статья 9 посвящена определению понятия «первичные документы» и основному их содержанию. Согласно этой статье все первичные документы должны составляться на бланках типовых форм, утвержденных соответствующими постановлениями Государственного Комитета по статистике. Такое положение позволяет всем организациям оформлять однотипные операции на бланках одинаковой формы, что облегчает понимание информации, содержащейся в них, внутренними и внешними пользователями разного уровня и способствует улучшению коммуникаций между организациями.
Для принятия документов к исполнению они должны содержать обязательные реквизиты, а именно:
- наименование документа;
- дату составления документа;
- наименование организации, от имени которой составлен документ;
- содержание хозяйственной операции;
- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
- наименование должностных лиц, ответственных за проведение хозяйственной операции и правомерность ее совершения;
- личные подписи указанных лиц.
Таким образом, обязательные реквизиты – это сведения, которые придают документу юридическую силу и являются основанием для отражения информации, содержащейся в нем в бухгалтерском учете. Наряду с обязательными реквизитами, первичные документы могут содержать различные дополнительные реквизиты. Например, банковские документы на осуществление платежей обязательно должны иметь печать организации.
В случае если для оформления хозяйственной операции организации типовой бланк не утвержден постановлением Государственного комитета по статистике, организация может самостоятельно разработать необходимый бланк с учетом всех требований законодательства, утвердить его приказом руководителя организации и использовать для отражения хозяйственных операций. При необходимости организации могут вводить в первичные документы дополнительные строки и графы.
Статья 9 пункта 6 Закона «О бухгалтерском учете» законодательно закрепляет обязанность организации составлять сводные документы. При этом их структура, периодичность составления и степень обобщения информации законодательством не регламентируется, а определяется организацией по степени своевременности и полезности обобщаемой информации для различных целей.
Для эффективного использования информации, содержащейся в документах, и их своевременной обработки документы классифицируются по различным признакам.
Классификация документов:
Классификационный признак
Наименование групп документов
Примеры документов
По назначению
1. Распорядительные
Банковский чек Наряд на выполнение работ
2. Исполнительные
Приходный ордер склада Приемный акт
3. Бухгалтерского оформления
Расчет суммы амортизации Расчет суммы прибыли
4. Комбинированные
Авансовый отчет Отчет кассира
По объему содержащейся информации
1. Первичные
Приходный кассовый ордер
2. Сводные
Отчет кассира
По количеству однородных операций
1. Разовые
Накладная на отпуск материала
2. Накопительные
Лимитно-заборная карта
По количеству заполненных позиций
1.Однопозиционные
Расходный кассовый ордер
2. Многопозиционные
Расчетно-платежная ведомость
По месту составления
1. Внутренние
Акт инвентаризации материальных ценностей
2. Внешние
Счет поставщика
По степени подлинности информации
1. Подлинники
Денежный чек
2. Копии
Выписка из расчетного счета в банке
По форме документа
1. Типовые
Любые бланки, утвержденные Госкомстатом РФ
2. Нетиповые
Разработанные и утвержденные организацией
По степени автоматизации
1. Заполненные вручную
Денежный чек
2. Заполненные с использованием средств автоматизации
Платежное поручение
По содержанию информации
1. Учет денежных средств
Приходный и расходный кассовый ордер
2. Учет материалов
Приходный ордер склада Лимитно-заборная карта
3. Учет заработной платы
Наряд на выполнение работ Расчетно-платежная ведомость
По срокам хранения
1. Текущего хранения
Документы по учету денежных средств, материалов
2. Длительного хранения
Лицевые счета работников Устав организации
Классификация документов производится по многочисленным признакам, при этом, с точки зрения оправданности производимой хозяйственной операции, любой документ можно считать оправдательным (при наличии всех необходимых реквизитов). Так распоряжение банку о выдаче денежных средств с расчетного счета можно считать оправдательным для осуществления этой операции. Исполнительный документ на оприходование материалов на склад – как оправдание такого оприходования.
Для обеспечения своевременности поступления необходимых документов во все структурные подразделения организации необходимо разработать документооборот.
Документооборотом называется движение документа в пределах организации с момента его составления (поступления в организацию) до завершения действия, указанного в нем всеми заинтересованными пользователями данной организации и передачи документа для архивного хранения или отправки его за пределы организации.
С целью рациональной организации документооборота на каждом предприятии разрабатывается график пооперационного движения документов, в которых необходимо указать:
- исполнителей, ответственных за проведение операции, зафиксированной в документе;
- срок оформления документа;
- сроки обработки документа в каждом структурном подразделении;
- направления передачи документа;
- количество экземпляров составляемого документа;
- правила общего пользования документами, составляемыми в одном экземпляре;
- исполнители, обрабатывающие документ на каждом этапе его движения;
- меры по обеспечению сохранности документа и информации, содержащейся в нем;
- место и сроки хранения.
Бухгалтерские документы денежных средств
Хозяйственные связи — необходимое условие деятельности предприятий, так как они обеспечивают бесперебойность снабжения, непрерывность процесса производства и своевременность отгрузки и реализации продукции, Оформляются и закрепляются хозяйственные связи договорами, согласно которым одно предприятие выступает поставщиком товарно-материальных ценностей, работ или услуг, а другое — их покупателем, потребителем, а значит и плательщиком.
С момента создания предприятия у него появляются денежные средства: вначале — перечисленные на расчетный счет предприятия его учредителями, затем — полученные от клиентов за проданные товары или оказанные услуги.
В соответствии с п.1 ст.140 Гражданского кодекса Российской Федерации законным платежным средством, обязательным к приему по нарицательной стоимости на всей территории Российской Федерации является рубль.
Согласно п. 2 статьи 861 Гражданского кодекса Российской Федерации расчеты между юридическими лицами, а также расчеты с участием граждан, связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, производятся в безналичном порядке. Расчеты между этими лицами могут производиться также наличными деньгами, если иное не установлено законом.
Денежные средства организаций находятся в кассе в виде наличных денег и денежных документов на счетах в банках, в выставленных аккредитивах и открытых особых счетах, чековых книжках и т. д.
Если Ваше предприятие осуществляет розничную торговлю или оказывает услуги населению за наличный расчет, то оно будет иметь в своем распоряжении наличные денежные средства в виде банкнот и монет, которые должны храниться в кассе только в размере лимита, установленного обслуживающим банком, а далее инкассироваться (сдаваться на хранение в банк) через определенные промежутки времени (ежедневно, еженедельно, ежемесячно).
Возможны расчеты векселями — долговыми обязательствами установленной гражданским законодательством формы — которые имеют особую форму учета.
Основными задачами учета денежных средств и расчетов являются:
• своевременное и правильное документирование операций по движению денежных средств и расчетов;
• оперативный, повседневный контроль за сохранностью наличных денежных средств и ценных бумаг в кассе предприятия;
• контроль за использованием денежных средств строго по целевому назначению;
• контроль за правильными и своевременными расчетами с бюджетом, банками, персоналом;
• контроль за соблюдением форм расчетов, установленных в договорах с покупателями и поставщиками;
• своевременная сверка расчетов с дебиторами и кредиторами.
Своевременная информация о временном высвобождении денежных средств даст Вам возможность разместить их на депозите или инвестировать в акции, облигации наряду с другими ценными бумагами для получения дополнительного дохода.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
