Организация документооборота имеет большое значение, поскольку усиливает контрольные функции учета, ускоряет сроки составления бухгалтерской отчетности, повышает оперативность бухгалтерского учета.
Проверка в бухгалтерии полученных документов проводится в соответствии с законами о бухгалтерском учете и другими нормативными документами.
Проверка проводится по трем направлениям:
Формальная - проверка правильности оформления документов по форме. Бухгалтер определяет, полностью и правильно ли заполнены все реквизиты.
Проверка по существу предполагает определение бухгалтером законности совершения хозяйственной операции, оформленной данным документом.
Арифметическая - проверка правильности арифметических вычислений и подсчетов, таксировка данных документов. Она контролирует подсчет итогов, правильность подсчета количественных и стоимостных показателей.
Неправильно оформленные документы возвращаются для исправления или задерживаются для выяснения обстоятельств.
Проверенные документы подлежат группировке и расценке. Под группировкой документов понимается их сортировка по определенным признакам.
Расценка (таксировка) документов - это денежная оценка указанных в документе материальных ценностей.
Группировка - это подбор однородных документов в пачки, что позволяет делать записи общими итогами. На основе групп первичных документов часто составляют сводные документы.
Разметка (контировка) - это определение и запись корреспондирующих счетов по каждой хозяйственной операции, отраженной в документах.
Обработанные документы систематизируются по видам операций и подшиваются в папки в хронологическом порядке, затем производится нумерация документов. На обложке указывается количество документов.
Все папки, которые находятся в бухгалтерии, образуют номенклатуру дел бухгалтерии. В списке дел указываются:
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
- индекс дела (номера папок); номер состоит из двух частей - присвоенного подразделению номера и номера по порядку в бухгалтерии;
- наименование дела (заголовок);
- количество дел в папке (эта графа заполняется в конце года);
- срок хранения и номер папки по перечню;
- примечание, указывающее, на основании какого из перечней устанавливается срок хранения документов.
После этого первичные документы поступают в текущий бухгалтерский архив, в котором подлежат хранению один год. По истечении указанного срока документы передаются в постоянный архив. Сроки хранения документов в нем зависят от их вида и устанавливаются Правительством РФ, но не менее 5 лет.
Движение документа от момента составления или получения от других предприятий до передачи в архив называется документооборотом. Понятие документооборота включает в себя составление графика прохождения документов, контроль за правильностью оформления документов и соответствующим отражением операции по счетам бухгалтерского учета.
График документооборота позволяет улучшить контроль со стороны бухгалтерии за всей работой организации, т. е. повышает эффективность всей учетной работы организации.
До сведения лиц, работающих с первичными документами, в официальном порядке доводятся правила их оформления и сроки предоставления данных документов в бухгалтерию. Своим распоряжением по бухгалтерии главный бухгалтер обязывает принимать только документы, оформленные в установленном порядке. Бухгалтер, принявший документы, оформленные с нарушением правил, несет персональную ответственность.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
