Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. Связаться с автором
В данной статье про бухгалтерские документы я описала все изменения, которые произошли в 2021 году, а так же напомнила про изменения, произошедшие в прошлом году. Статья состоит из несколько частей, можете переходить к интересующему Вас материалу или ознакомится с ней полностью. Для удобства навигации по статье я разбила её на темы:
Новые сроки хранения бухгалтерских документов в 2021 году
Росархив уже подготовил документ с новыми сроками хранения всех документов. В нем закреплены существенные изменения по срокам. Теперь документацию в организации придется хранить дольше. Например, сроки хранения налоговых деклараций и счетов-фактур увеличился на целый год.
Штрафы за нарушение правил хранения документов в организациях увеличены в 10 раз. Соответствующий Федеральный закон от 15.10.2020 № 341-ФЗ подписал Владимир Путин.
Изменения внесены в статью 13.20 КоАП "Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов.
До поправок за нарушение выносили предупреждение или штрафовали должностных лиц на сумму от 300 до 500 рублей.
Новый закон в 2021 году поднял штраф для бухгалтеров и руководителей до 3000-5000 рублей. Кроме того, установлено дополнительное наказание для юрлиц от 5000 до 10 000 рублей.
Если компания не представит контролерам документы, срок хранения которых еще не окончен, то штрафов не избежать. Бухгалтерам важно учитывать новые требования законодательства.
Налоговый кодекс устанавливает собственные требования по правилам и сроках хранения документации. Так, бумаги, используемые для ведения налогового учета, следует сохранять не менее 4 календарных лет — п.п. 8 п.1 ст. 23 НК РФ.
Однако, требования иных ведомств к срокам иные. Что спровоцировало массу вопросов от пользователей. На что ФНС ответила, что налоговые документ следует хранить 4 года. А остальные, столько, сколько этого требуют нормативные акты и законы. Только вот как разделить документы на бухгалтерские и налоговые не понятно.
Вывод, храните документы налогового учета не менее 4 календарных лет, с момента окончания года, в котором был оформлен/завершен регистр. Если же, формуляр поименован в иных нормативных актах, где сроки хранения больше, то обеспечьте сохранность бланков на указанный период.
Норматив по обеспечению сохранности бухгалтерской документации регламентирован в законе № 402-ФЗ. Так статья 29 закрепляет 5-ти летний срок хранения документов бухучета. Но при условии, что по отчетному периоду была проведена ревизия. Если же контрольных мероприятий еще не было, обеспечьте сохранность документации в архиве.
Но и в бухгалтерских формулярах есть исключения. Например, это касается финансовой отчетности. Бухгалтерский баланс и все приложения к нему следует сохранять постоянно, на протяжении всего периода деятельности фирмы. Аналогичное требование действует и в отношении аудиторских заключений, полученных по годовой бухотчетности.
Сроки хранения кадровой документации последний раз корректировали 5 лет назад. Изменения были отражены в Федеральном законе № 43-ФЗ. Порядок и период сохранности стал зависеть от даты оформления бумаг.
Так, кадровые формуляры, созданные до 2003 года, следовало сохранять в течение 75 календарных лет. Период сохранности исчислялся с года, следующего за годом создания документа.
К кадровой документации, оформленной уже после 2003, требования к периодам хранения стали мягче. Такие формуляры нужно сохранять не менее 50 лет.
Отметим, что речь идет о трудовых договорах, договорах гражданско-правового характера и авторского заказа, личных карточках работников. А также о невостребованных оригиналах личной документации работника (трудовые книжки, свидетельства, дипломы, военные билеты, удостоверения).
Если компания не будет соблюдать установленные требования в части сроков хранения бумаг, то контролеры вправе применить нормы налоговой ответственности.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
1. 10 000 рублей — если налогоплательщик не представит документы налогового и бухгалтерского учета за один налоговый период.
2. 30 000 рублей — если у налогоплательщика нет бухгалтерских и налоговых документов за несколько налоговых периодов.
Но и это еще не все! Если отсутствие налоговых и бухгалтерских бумаг привело к занижению налогооблагаемой базы, то ФНС выставит штраф в сумме 20% от суммы недополученных налогов, но не менее 40 000 рублей.
Не стоит забывать и про нормы административной ответственности. В соответствии со статьей 15.11 санкции предусмотрены в отношении должностных лиц. Сумма наказания варьируется от 2 000 до 3 000 рублей.
Изменены требования к первичным документам бухгалтерского учета в 2021 году
Необходимо разобраться, что вообще понимают под этим определением. Итак, первичные документы бухгалтерского учёта – это подтверждение проведенных хозяйственных сделок на предприятии, принесших какой-либо экономический эффект. Это подтверждающий документ – например, какая-нибудь накладная.
Эти документы важны не только для учета в сфере бухгалтерии. Они необходимы для соблюдения налогового законодательства и подтверждения всех проводимых операций. С помощью первичных документов можно определить объем обязательств компании перед государством. Налоговая будет требовать эти справки, чтобы проверить правильность подсчетов.
Первичные документы в 2021 году должны оформляться непосредственно в момент проведения операции, либо же сразу после ее окончания. Но последнее – только в том случае, если нет возможности заниматься оформлением документов в процессе.
И стоит помнить, что такие оттягивания очень не рекомендуются и позволяются только в исключительных ситуациях.
Таким типом документов называются те, которые подтверждают уже осуществленные действия хозяйственного характера. Например, покупку нового токарного станка. Без первичной документации, способной подтвердить то или иное действие, невозможно занести расход/доход или поступление чего-либо в книгу учета.
Первичные документы могут быть и электронными, и бумажными – разницы нет. Единственная особенность такого электронного документооборота: для подтверждения необходима электронная подпись. Впрочем, некоторые предприятия могут ограничивать использование цифровых возможностей. По условию договора или в некоторых случаях, регулируемых законом, можно требовать предоставления только бумажной «первички».
В первичном документе бухгалтерского учета обязательно должна быть вся необходимая информация для учета хозяйственной деятельности. В противном случае могут возникнуть проблемы, связанные с налоговой. Если не получится подтвердить какой-либо расход или доход – сумма вычетов может увеличиться.
Такой документ – доказательство того факта, что в хозяйстве организации было совершено какое-либо действие, повлиявшее на экономическое состояние.
Интересно, что законодательством не регламентируются конкретные документы, поэтому можно выбирать из множества приемлемых вариантов. Это позволит отрегулировать удобство ведения отчетности.
Но какая «первичка» вообще бывает:
1. Договор. Содержит конкретные условия хозяйственной сделки. В нем перечислены все финансовые нюансы и ответственность всех задействованных сторон за выполнение.
2. Товарная накладная. Перечисление всех оказанных услуг или передаваемых товаров. Сохраняется у каждого участника сделки – нужно будет сделать копии.
3. Акт приема-передачи. Подтверждает, что услуга была выполнена в полном объеме, а ее качество удовлетворяет оговоренному. Этот акт подтверждает прием выполненной работы и, соответственно, полное одобрение заказчика.
4. Акт приема-передачи № ОС-1. В отличие от предыдущего документа, используется в фиксации мероприятий с вводом-выводом основных средств.
5. Счет. Подтверждение готовности оплатить товар или услугу. В счете могут быть перечислены дополнительные условия и прайс на предоставляемые услуги. Также этот документ позволяет вернуть деньги.
6. Расчетная ведомость. Используется при решении хозяйственных задач, связанных с персоналом. То есть в этих ведомостях учитываются все ситуации по оплате труда. В расчетную ведомость необходимо включать не только, собственно, зарплату. Но и все премии, сверхурочные, стимулирующие и прочие денежные «вливания» в работника.
7. Кассовые документы. Необходимы для учета финансовых сделок по реализации товара или услуги. В эту категорию входит не только кассовая книга, но и ордеры прихода-расхода.
Естественно, все эти документы оформляются по-разному в зависимости от установленных правил и порядков. Основные правила определены, и их необходимо придерживаться при создании первички.
Существует несколько способов разделения бухгалтерской документации по категориям. Это заметно упрощает определение и непосредственно документооборот Группировка происходит по определенным принципам и особенностям.
Итак, первичные документы подразделяются:
1. По назначению. Выделяются распорядительные – доверенности и платежные поручения; исполнительные/оправдательные – платежные ведомости и акты выполненных работ; документы бухгалтерского оформления – ведомости, расчеты и справки; комбинированные – кассовые ордеры, авансовые отчеты и требования; и бланки строгой отчетности – абонементы, квитанционные книжки и так далее.
2. По объему содержания данных. Включены собственно первичные документы – кассовые ордеры и чеки; и сводные первичные документы – кассовые отчеты за определенный период и ведомости.
3. По способу отражения хозяйственных операций. Выделяются разовые – кассовые отчеты; и накопительные – ведомости и лимитно-заборные карты.
4. По месту составления. Разделены на внутренние (все, оформляемые организацией) и внешние (полученные от поставщиков, аутсорсеров и так далее).
Эта исчерпывающая классификация отражает практически все первичные документы, с которыми может столкнуться бухгалтерия при оформлении отчетности.
Каждый поступивший в бухгалтерию первичный документ должен быть поставлен на учет. Поэтому существуют специальные учетные регистры. Это специальные счетные таблицы, сделанные по определенной форме. Они необходимы, чтобы собрать информацию о хозяйственных операциях на счетах и не запутаться в куче справок, накладных и так далее.
Учетные регистры бывают разные. Как правило, их подразделяют на следующие категории:
1. По назначению. Сюда входят хронологические (записываются документы по мере их появления), систематические (первичка записывается с учетом ее группировочных признаков). Комбинация этих двух типов называется синхронистическими регистрами – в идеале именно их и должна делать бухгалтерия.
2. По обобщению данных. В эту категорию попадают интегрированные (от частного к общему) и дифференцированные (от общего к частному) регистры.
3. По внешнему виду. Все очень просто – разделяются по физической форме регистра. Он может быть в виде карточки, книжки, электронного носителя и так далее.
Правильное ведение учетных регистров заметно упростит задачу и предохранит от множества проблем.
Поскольку первичка является важной частью бухгалтерского документооборота, необходимо внимательнейшим образом относиться к ее ведению и заполнению. Существуют определенные требования, нормы и стандарты, которых придется придерживаться.
Первичные бухгалтерские документы должны создаваться по определенным стандартам, чтобы налоговая без проблем приняла их, и в дальнейшем ни у кого не возникало проблем.
Поэтому в первичке обязательно нужно указать следующую информацию:
1. Название конкретного документа.
2. Дата составления.
3. Название субъекта, который (или от имени которого) проводится то или иное действие.
4. В чем суть хозяйственной операции.
5. Измерители хозяйственной операции. Бывают денежные либо натуральные. Если натуральные – надо указать, чем измеряется.
6. Лица, ответственные за правильное проведение операции и подготовку документов по ней. Обязательно указывать должности.
7. Подписи фигурантов, их ФИО и другой информации, которая поможет идентифицировать их.
Наличие всех этих данных необходимо не только для подтверждения, что операция действительно проводилась. Информация, указанная в документе, позволит в случае необходимости сверить все показатели, обратиться к действующим лицам и уточнить некоторые моменты.
Важно помнить, что при создании подобных документов недостаточно просто учесть данные, которые она должна нести. Нормами установлены определенные правила ведения и создания таких бумаг. Если они будут нарушены, или у налоговых инспекторов возникнут сомнения – придется не просто переделать документ, но и заплатить крупный штраф. Особенно если нарушение – не первое.
Итак, каких рекомендаций необходимо придерживаться, чтобы не вызвать гнев налоговой:
1. Писать строго без ошибок (в том числе и пунктуационных) и помарок. Не допускать опечатки в электронных документах.
2. Использовать можно любые ручки. Но желательно подобрать такие, которые не будут мазать при написании – это разведет грязь на бумаге, что недопустимо.
3. Составлять документы нужно уже в случае предположений, что какая-то хозяйственная операция будет произведена. В крайнем случае (что очень не рекомендуется) можно составить и оформить первичку сразу после операции.
4. Абсолютно все расчетные данные, представленные в цифровой форме, необходимо дублировать прописью.
5. Если каких-то данных для заполнения реквизитов в бланке первички нет, необходимо поставить там прочерк. Пустые строки оставлять категорически запрещено.
Важно помнить, что чем ответственный бухгалтер будет относиться к заполнению первичных документов, тем меньше в будущем у организации будет проблем.
В ситуации, когда необходимо подправить тот или иной первичный документ, необходимо знать, что можно и нельзя делать.
Итак, при исправлении ошибок можно:
1. Зачеркнуть неверные данные и указать правильные рядом. Обязательно поставить подпись человека, который поправил информацию, а также указание «Исправленному верить» и конкретная дата, когда была внесена правка.
2. Сделать дополнительные записи. Применяется, если суммарные значения сделок были оформлены, но в результате оказались несколько выше. В таком случае необходимо остатки записать в новый документ и учесть их в текущем либо следующем отчетном периоде.
3. Провести сторнирование. То есть исправить запись с применением отрицательных значений: прописать неверные данные красной пастой, после чего указать рядом правильные.
Ни в коем случае не используйте корректор! Он запрещен, и за его применение налоговая будет жестко наказывать нарушителя.
Также недопустимы заметные исправления, «грязь» и мажущие ручки. Вся документация должна быть оформлена предельно аккуратно.
Согласно статье 29 402-ФЗ, все необходимые документы должны храниться у экономического субъекта. Он обязан обеспечивать их сохранность в течение минимум пяти лет после окончания отчетного года. Это же подтверждается приказом Минкультуры РФ №558.
Налоговые инспекторы могут в любой момент запросить документы за указанный период. И организация будет обязана их предоставить. Кроме того, можно хранить документацию и дольше – в случае определенных обстоятельств она станет хорошим доказательством в суде.
Обновлена система нормативных документов по бухгалтерскому учету в 2021 году
Главная цель системы нормативного регулирования бухгалтерского учета, независимо от того, какими нормативными документами регламентируется процесс в конкретный момент, – это установление единых требований к учету, отчетности, а также создание правового механизма для всех субъектов экономической деятельности. Информация, составляющая бухгалтерскую (финансовую) отчетность, должна быть полезной, открытой и доступной всем пользователям этой отчетности: собственникам бизнеса, инвесторам, кредиторам, контролирующим органам, менеджменту экономического субъекта.
Важный фактор достижения общего понимания в оценке показателей отчетности для российских и иностранных партнеров, участников внешнеэкономической деятельности, — сближение стандартов РСБУ с правилами МСФО. Министерство финансов утвердило приказ № 160н о введении МСФО в Российской Федерации.
Приказом Минфина РФ № 69н установлен приоритет МСФО в очередности выбора способов учета в случае, когда федеральные и отраслевые стандарты не содержат необходимых правил.
Существенный фактор для принципа рационального ведения учета — сближение бухгалтерских и налоговых правил, что в 2021 году значительно облегчает взаимодействие с налоговыми органами при проверках.
В российской практике Правительство РФ постоянно совершенствует систему бухгалтерского учета, чтобы она могла решать задачи:
• оптимизации качества, достоверности сведений отчетности;
• увеличения гибкости системы регулирования БУ — прямого взаимодействия органов власти, бухгалтерского сообщества на основе разумного сочетания и дополнения;
• повышения эффективности контроля в отношении квалификации специалистов, которые занимаются ведением БУ и аудитом отчетности;
• соответствия запросам пользователей отчетности, уровню развития науки и практики БУ;
• эффективного международного взаимодействия представителей бизнеса в условиях рыночной экономики;
• применения признанных в международной практике принципов учета и отчетности.
Чтобы достичь этих и других целей, нормативные документы должны быть собраны в четкую, логически выстроенную систему. В России у нее четыре основных уровня иерархии.
Систему бухгалтерского учета в России определяет Федеральный закон «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ.
Законодательство РФ в этой сфере состоит из Закона N 402-ФЗ, других федеральных законов, нормативных правовых актов.
Свод федеральных законов, принятых в соответствии с ними нормативных актов в Законе N 402-ФЗ не приводится, то есть в систему законодательства входят все федеральные законы. На практике специалисты БУ в своей работе обращаются прежде всего именно к этому закону, затем, в случае необходимости, используют нормы иных федеральных законов, раскрывающих правила осуществления того или иного факта хозяйственной жизни. К ним относятся: Гражданский Кодекс РФ, Налоговый Кодекс РФ, Таможенный Кодекс РФ, Трудовой Кодекс РФ, Воздушный Кодекс РФ, Устав железнодорожного транспорта РФ, Устав автомобильного транспорта и другие законы.
Правила Закона 402-ФЗ обязательны к применению для всех экономических субъектов в РФ: организаций всех видов (в т. ч. госорганов и некоммерческих организаций), индивидуальных предпринимателей, иностранных филиалов и представительств.
В основном бухгалтерском Законе (N 402-ФЗ) выделены четыре уровня документов в области регулирования бухгалтерского учета:
• федеральные стандарты по бухгалтерскому учету;
• отраслевые стандарты по бухгалтерскому учету;
• рекомендации в области бухгалтерского учета;
• стандарты бухгалтерского учета экономического субъекта.
Поясним, что Стандарт БУ – это документ, устанавливающий минимально необходимые требования к бухгалтерскому учету, а также допустимые способы ведения бухгалтерского учета.
Иерархия уровней регулирования бухгалтерского учета в РФ включает:
• федеральный уровень (законодательство и стандарты);
• отраслевой нормативный уровень (отраслевые стандарты);
• методологический уровень (рекомендации, письма, разъяснения, различная информация);
• уровень экономического субъекта (внутренние положения).
Основными органами государственного регулирования бухгалтерского учета в России являются Минфин РФ, Центробанк РФ. Они утверждают федеральные и отраслевые стандарты в пределах своей компетенции.
В полномочия Центробанка РФ входит утверждение стандартов для кредитных и некредитных финансовых организаций. К некредитным финансовым организациям относятся в частности: профессиональные участники рынка ценных бумаг, различные инвестиционные фонды, различные финансовые кооперативы, микрофинансовые организации, ломбарды.
Федеральные стандарты обязательны к применению всеми экономическими субъектами в РФ и издаются в виде Приказов Минфина РФ и Положений (Указаний) Центробанка.
Отраслевые стандарты также могут утверждаться отдельными Министерствами в пределах своей отраслевой принадлежности. Отраслевые стандарты устанавливают особенности применения федеральных стандартов в отдельных видах экономической деятельности. К ним относятся различные методические рекомендации по бухгалтерскому учету Минсельхоза, Роскомторга, Минтранса, Госстроя РФ.
Отраслевые стандарты обязательны к применению всеми экономическими субъектами отрасли, если иное прямо не указано в самом стандарте и издаются в виде Приказов соответствующих Министерств.
Методологический уровень регулирования бухгалтерского учета реализуется изданием рекомендаций в целях правильного применения федеральных и отраслевых стандартов, уменьшения расходов на организацию БУ, а также распространения передового опыта организации и ведения бухгалтерского учета. Рекомендации, в основном, разрабатываются субъектами негосударственного регулирования бухгалтерского учета и применяются на добровольной основе.
К субъектам негосударственного регулирования в частности относятся: саморегулируемые организации аудиторов, профессиональных бухгалтеров, микрофинансовых организаций и другие.
Четвертый уровень регулирования бухгалтерского учета осуществляется непосредственно в экономическом субъекте путем самостоятельной разработки и утверждения учетной политики, положений и правил, которые закрепляются приказами или распоряжениями руководителя экономического субъекта. Эти стандарты применяются всеми подразделениями экономического субъекта, включая его филиалы и представительства, независимо от их места нахождения, а также дочерними обществами в случаях, предусмотренных учетной политикой основного общества.
Стандарты всех уровней не должны противоречить друг другу, а лишь дополнять и конкретизировать общие правила для их адаптации в конкретной экономической работе.
Правила ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности определены в Законе №402-ФЗ.
Закон о бухгалтерском учете включает четыре раздела, в которых:
• сформулированы определения, объекты и задачи бухгалтерского учета;
• указаны ключевые законодательные акты, которыми регламентируется бухгалтерский учет;
• перечислены требования к ведению бухгалтерского учета и документальному оформлению фактов хозяйственной жизни, оценке активов/обязательств, проведению инвентаризаций, организации внутреннего контроля;
• определены состав, правила оформления и сдачи отчетности;
• указаны документы, регулирующие бухгалтерский учет, порядок их соответствия и применения;
• определены субъекты регулирования учета, даны ответы на вопросы:
- кто выполняет функции государственного регулирования, утверждая федеральные и отраслевые стандарты,
- кто участвует в негосударственном регулировании, разрабатывая эти стандарты, а также различные рекомендации, инструкции и т.д.
• определены правила хранения/архивирования документов бухгалтерского учета.
Закон на государственном уровне определяет обязанность для каждого экономического субъекта вести бухучет, формировать отчетную документацию и обеспечивать непрерывность, полноту и достоверность представленной в отчетности информации.
Непосредственное нормативное регулирование бухгалтерского учета. Правовой статус документов.
Выделим три «практических» уровня определяющих правовое значение для участников экономической деятельности документов, регламентирующих бухгалтерский учет в РФ. Они объединяют все документы, в которых сформулированы руководства, правила, порядок организации бухгалтерского учета, изданные как органами власти, так и ответственными лицами экономических субъектов.
Первый уровень представляют документы обязательные для применения, изданные органами исполнительной власти и обладающие статусом нормативных документов в контексте правоприменительной практики. Порядок издания этих документов определен правилами, установленными на государственном уровне (регистрация, публикация).
К ним относятся:
• закон о бухгалтерском учете (отраслевые и иные федеральные законы);
• приказы Минфина РФ, Положения и Указания Центробанка РФ (федеральные стандарты – это ПБУ);
• приказы Минфина РФ и других Министерств, Положения и Указания Центробанка (отраслевые стандарты).
На сегодняшний день утверждены и действуют 24 Положения по бухгалтерскому учету (ПБУ) и Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ.
Внесением изменений в Закон 402-ФЗ (Закон 160-ФЗ) всем ПБУ присвоен статус федеральных стандартов, кроме Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (Приказ Минфина РФ № 34н). Представители Минфина считают, что многие правила этого Положения устарели и изменены, поэтому этот документ не может претендовать на статус федерального. Но правила Положения продолжают действовать, и обязательны к применению всеми экономическими субъектами в РФ.
Положения определяют правила выполнения основных учетных процессов. Они охватывают вопросы:
• учетной политики и формирования отчетности;
• учета по отдельным направлениям — от активов/обязательств и МПЗ до договоров строительного подряда или информации о связанных сторонах;
• признания доходов и расходов предприятия, событий после отчетной даты, условных фактов деятельности и оценочных обязательств;
• учета расходов по их обслуживанию.
На втором уровне регламентных документов выделяем методические рекомендации, инструктивные указания, письма Минфина и ФНС, других Министерств, разъясняющие общие правила применения нормативных документов и отдельные учетные ситуации.
Документы этого уровня не считаются нормативными в области бухгалтерского учета, носят рекомендательный характер и не обязательны к применению.
План счетов и инструкцию по его применению можно выделяют как наиболее значительный документ этого уровня.
План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержден Приказом Минфина РФ № 94н и Инструкция к нему применяется в организациях РФ всех форм собственности и организационно-правовых форм, но это не нормативный документ.
Письма Минфина и ФНС РФ, также не носят нормативно-правовой характер, но они значимы для правоприменительной практики, так как помогают участникам споров объективно рассматривать конкретные сделки, их налоговые последствия. При защите своих интересов налогоплательщик вправе учитывать позицию, изложенную в письмах Минфина России, но должен руководствоваться законодательством о налогах и сборах.
Руководители Минфина РФ указывают, что выполнение налогоплательщиком письменных разъяснений по вопросам уплаты налогов и сборов, может освободить его от ответственности только в том случае, если эти разъяснения даны персонально ему или были направлены неопределенному кругу лиц, что указывается в письме.
По налоговым спорам официально признанный Минфином РФ приоритет постановлений, решений, информационных писем ВАС РФ и Верховного Суда РФ.
Третий уровень — документы, обязательные не для всех организаций, а для конкретной организации. Кроме учетной политики, к ним относятся положения, которые утверждает руководитель хозяйствующего субъекта. Это локальные нормативные акты. Внутренние положения охватывают вопросы бухгалтерского и налогового учета, документооборота, внутреннего контроля, положений об оплате труда и премировании, внутреннего распорядка, командировочных расходах, эксплуатации автомобильного транспорта и другие аспекты деятельности организации.
Несмотря на то, что внутренние стандарты экономического субъекта правомерны только для конкретной компании, оформлять их нужно по общим правилам. Содержание этих документов имеет существенное значение для экономического обоснования расходов организации в целях налогообложения прибыли.
Произошли изменения в номенклатуре бухгалтерских документов в 2021 году
Для того чтобы быть уверенным, что все делается в соответствии с установленными правилами, бухгалтер должен иметь представление о номенклатуре дел, текущем хранении документов, формировании документов бухгалтерии в дела, экспертизе ценности документов, сроках их хранения, оформлении дел для передачи в архив организации, уничтожении документов, срок хранения которых истек.
В каждой бухгалтерии в процессе работы скапливается достаточно большое количество разнообразных документов. Это и подлинники, и копии. Бухгалтер часто обращается к этому массиву документов в поисках нужного для наведения различного рода справок.
Чтобы быстро найти нужный документ, надо знать, в каком деле (в какой папке) он находится. В 2021 году бухгалтер все реже обращается к разным папкам, а некоторые просто стоят в шкафах и пылятся, их бухгалтер уже не открывает, т.к. документы, помещенные в них, не используются в текущей работе. Эти документы можно уничтожить. Но профессия бухгалтера требует трепетного отношения ко всем документам, скопившимся за время работы, и, предполагая, что они могут пригодиться, бухгалтер бережет их.
Для того чтобы не волноваться за сохранность документов, знать, когда и какие документы нужно уничтожить, а какие сохранить, каждый бухгалтер должен иметь представление о правилах систематизации документов, документировании процедуры их сохранности и уничтожения, т.е. знать правила документационного обеспечения управления (делопроизводства), установленные в структурных подразделениях российских организаций, включая бухгалтерию. Поэтому каждая организация обязана иметь номенклатуру дел.
Сначала разберемся в том, что это за документ, какое значение он имеет для организации работы с документами в бухгалтерии, какое отношение бухгалтер имеет к составлению номенклатуры дел, кто в организации несет ответственность за составление и оформление номенклатуры дел, как составляется и оформляется номенклатура дел бухгалтерии.
Официальное определение номенклатуры дел содержится в ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". Номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Назначение номенклатуры дел для делопроизводства организации, всех ее структурных подразделений и, конечно, бухгалтерии:
• обоснованно распределять документы в дела;
• формировать дела;
• обеспечить поиск документов и учет дел;
• предварительно определять сроки хранения документов.
Справка. ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" утвержден Постановлением Госстандарта России N 28.
Ответственность и вся работа по составлению и оформлению номенклатуры дел возлагаются на службу документационного обеспечения управления (ДОУ). Если такая служба отсутствует, номенклатуру должен составлять секретарь руководителя или работник, на которого приказом руководителя организации возложена ответственность за ведение делопроизводства.
Если за составление номенклатуры дел отвечает служба ДОУ, какое отношение к ней имеет бухгалтерия? Зачем ей знать правила составления номенклатуры? Конечно, бухгалтерия является пользователем, но она принимает непосредственное участие на этапе подготовки номенклатуры, а как пользователь должна ориентироваться в общих правилах составления номенклатуры дел. Эти правила установлены Государственной системой документационного обеспечения управления (далее - ГСДОУ), Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, Основными правилами работы архивов организаций. В конкретной организации правила составления номенклатуры закреплены в инструкции по делопроизводству этой организации, где наряду с общегосударственными правилами учтены особенности работы с документами данной организации.
Прежде всего давайте уточним, что обязательно требуется от бухгалтерии при составлении номенклатуры.
Как все структурные подразделения, она должна передать в службу ДОУ заголовки дел, которые предполагает завести в следующем календарном году, т.к. никто лучше работников бухгалтерии не знает об их составе. Конечно, заголовки многих дел меняться не будут, но может появиться новое направление в переписке и т.д.
Если организация имеет структурные подразделения, номенклатура составляется для каждого из них, а затем они объединяются в сводную номенклатуру дел. В такой номенклатуре документы бухгалтерии будут помещены в разделе, который так и называется - "03. Бухгалтерия", где 03 - порядковый номер бухгалтерии в штатном расписании. Конечно, бухгалтерия может иметь и другой номер. Это зависит от последовательности расположения структурных подразделений в штатном расписании. Если организация небольшая и не имеет структурных подразделений, в номенклатуру дел включаются дела, в которых систематизируются документы, отражающие функции и задачи организации. Тогда документы бухгалтерии будут помещены в разделе "Бухгалтерский учет и отчетность".
После составления сводной номенклатуры дел все структурные подразделения, включая бухгалтерию, получают свои разделы в виде номенклатуры структурного подразделения. Ее прикрепляют на внутреннюю сторону шкафа, где хранятся дела, и активно используют для формирования дел и поиска документов для справок.
К сожалению, встречаются организации, не имеющие номенклатуры дел. В этом случае бухгалтер составляет номенклатуру для своих документов. Остановимся на правилах ее составления и оформления.
В номенклатуру дел не включают печатные издания: справочники, сборники и т.д.
При составлении номенклатуры дел необходимо использовать:
• Федеральный закон N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете";
• Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденное Приказом Минфина России N 34н;
• нормативно-методические документы, регламентирующие организацию делопроизводства в учреждениях Российской Федерации: ГСДОУ, Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, Основные правила работы архивов организаций;
• организационные документы, отражающие функции, структуру организации и штатную численность (устав или положение об организации, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, штатное расписание);
• номенклатуры дел за предыдущие годы, описи дел постоянного и долговременного хранения документов, регистрационно-учетные формы (журналы, картотеки), справочные картотеки;
• официальные (служебные) документы организации.
Номенклатура дел составляется на каждый календарный год. Работа по ее составлению начинается в последнем квартале текущего года, а с 1 января будущего года она вводится в действие.
Первоначально необходимо определить круг вопросов и документов, которые могут возникнуть в деятельности бухгалтерии в предстоящем году. При этом необходимо учитывать документы, не только создаваемые организацией, но и поступающие из других учреждений.
Сводная номенклатура дел хранится постоянно. Если она отсутствует, постоянно надо хранить номенклатуру дел бухгалтерии.
Номенклатура дел относится к организационно-распорядительным документам и поэтому оформляется на общем бланке организации в соответствии с требованиями к бланкам документов, установленными ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России N 65-ст.
Форма номенклатуры закреплена в Основных правилах работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива).
Текст номенклатуры имеет табличную форму, состоящую из пяти граф:
• Индекс дела;
• Заголовок дела;
• Количество томов (частей);
• Срок хранения с указанием статьи по Перечню;
• Примечание.
Графы номенклатуры дел имеют свои правила заполнения.
Каждое дело, заголовок которого включен в номенклатуру, имеет свой индекс. Индекс дела включен в 1-ю графу номенклатуры дел. Он состоит из индекса структурного подразделения (это порядковый номер бухгалтерии в штатном расписании) и порядкового номера дела в пределах подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 03-16, где 03 - обозначение структурного подразделения (бухгалтерия), 16 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре (переписка с налоговой инспекцией).
В конце каждого раздела включают несколько резервных номеров (обычно два или три), т.к. в течение года номенклатура может быть дополнена новыми делами.
Если возникает дело, не включенное в номенклатуру бухгалтерии, следует не издавать приказ, а напротив резервного номера написать ручкой заголовок дела, срок его хранения.
Во вторую графу номенклатуры дел вносят заголовки дел, заводимых организацией. Основная задача разработчиков номенклатуры дел состоит в том, чтобы составить заголовок дела, который четко в обобщенной форме отразит основное содержание и состав документов дела.
Заголовок дела должен состоять из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
• название вида дела (переписка, журнал) или наименование вида документов (приказы, распоряжения, протоколы, договоры и т.д.);
• название организации или структурного подразделения - автора документа (протоколы заседания общего собрания акционеров, распоряжения мэра Москвы передают в бухгалтерию , когда там фиксируются решения, связанные с ее деятельностью);
• название организации, которой будут адресованы или получены документы, т.е. адресат или корреспондент документа (переписка с налоговой инспекцией);
• краткое содержание документов дела (бухгалтерские учетные регистры (главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы и др.), договоры с аудиторскими фирмами);
• название местности (территории), с которой связано содержание документов дела (переписка с аудиторами Московской области);
• даты, к которым относятся документы дела, чаще указывается период (например, годовые отчеты фабрики "Русский лен");
• указание на копийность дела. В делах могут помещаться копии документов, необходимые для быстрого наведения справок в организации или структурных подразделениях. В этом случае по установленным правилам пишется заголовок дела, в конце которого ставится точка, а затем пишется слово "копии". Например: "Годовые отчеты фабрики "Красный Октябрь". Копии".
Состав элементов заголовка дела определяется характером документов дела. Это означает, что какие-либо элементы могут отсутствовать.
В одно дело могут быть помещены документы по одному вопросу, не связанные последовательностью его решения или являющиеся приложением к какому-либо документу. В этом случае заголовок дела начинается с термина "документ". В конце заголовка в скобках обязательно указывают виды документов, помещенных в дело. Например: "Документы о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями (акты, сведения, переписка)".
В заголовках дел, предназначенных для документов одного вида, вид указывается во множественном числе. Например: "Приказы генерального директора", "Распоряжения главного бухгалтера".
В заголовках дел, содержащих переписку, элементы заголовка обязательно отражают, с кем и по какому вопросу она ведется.
Если переписка ведется с однородными корреспондентами, их не перечисляют, а указывают обобщенно. Например: "Переписка с аудиторскими фирмами".
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, корреспонденты не перечисляются. Например: "Переписка о сроках представления бухгалтерской и финансовой отчетности".
В случае если переписка ведется только с одним корреспондентом, в заголовке дела указывается только он. Например: "Переписка с префектурой Западного округа Москвы по вопросам строительства жилых домов".
В заголовках дел, в которых помещают плановую или отчетную документацию, следует указать период (год, квартал), за который составлены планы или отчеты. Например: "Годовые бухгалтерские отчеты и балансы", "Квартальные бухгалтерские отчеты и балансы".
Нельзя употреблять в заголовке дела неконкретные формулировки: "разные материалы", "общая переписка", "входящие документы", "исходящие документы", т.к. документы, размещенные в папках с такими заголовками, разыскать для осуществления информационно-справочной работы очень сложно.
Бухгалтер должен помнить, что распределение документов и их поиск будут затруднены, если в заголовках дел использовать вводные слова и сложные обороты.
Заголовки дел следует располагать в таком порядке:
• дела, содержащие организационные документы (устав, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции работников бухгалтерии);
• дела, содержащие распорядительные документы. Причем сначала располагают заголовки дел, содержащих распорядительные документы вышестоящих организаций, а затем - распорядительные документы руководства организации;
• дела плановой документации;
• дела отчетной документации;
• дела, заведенные по корреспондентскому или географическому признакам, вносят в номенклатуру дел по алфавиту корреспондентов или географических названий.
Нельзя формулировать заголовки дел таким образом, чтобы в одном деле объединялись документы различной ценности, с различными сроками хранения.
Нельзя заголовок дела сформулировать следующим образом: "Годовые отчеты дочерних предприятий фирмы "Атлант" и переписка о представлении отчетов", т.к. годовые отчеты хранятся постоянно, а переписка о представлении отчетности - до десяти лет и после окончания срока хранения должна быть уничтожена. Поэтому это дело должно быть разделено на два. Первое дело должно иметь заголовок "Годовые отчеты дочерних предприятий фирмы "Атлант", второе - "Переписка о представлении отчетов дочерними предприятиями".
В третьей графе номенклатуры дел указывается количество единиц хранения, или томов, частей дела. В одно дело нельзя поместить более 250 листов, а толщина дела не должна превышать четырех сантиметров. Если количество листов превышает эту цифру, дело делят на тома или части. Поскольку количество листов, помещенных в дело, становится известным только в конце года, третья графа заполняется по окончании текущего года.
В четвертой графе номенклатуры дел указывают срок хранения каждого дела. Так как в номенклатуре дел устанавливаются сроки хранения документов, надо знать о наличии типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, а также перечней документов, подлежащих приему на государственное хранение, и уметь ими пользоваться.
Срок хранения документа зависит от его значимости.
Документы, хранящиеся до 10 лет и свыше 10 лет, имеют конкретные сроки хранения: 75 лет, 15 лет, 10 лет, 5 лет, 3 года, 1 год.
Если соблюдается главное правило при составлении заголовков дел - не помещать в одно дело документы разных сроков хранения, проблем у бухгалтерии не будет. Но если в одно дело по каким-либо причинам попали документы разного срока хранения, оно будет храниться по большему сроку хранения. Например, если в деле есть документы со сроками хранения 3 года и 5 лет, тогда это дело будет храниться 5 лет.
Сроки хранения документов устанавливаются по перечням документов с указанием этих сроков. Помимо этого, сроки хранения могут уточняться в процессе экспертизы ценности документов.
Для проставления нужного срока хранения в номенклатуре дел бухгалтер должен использовать Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (далее - Перечень).
Справка. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения утвержден Росархивом.
В номенклатуре дел, проставляя срок хранения, в четвертой графе (как и в Перечне) можно поставить отметку "до минования надобности". Она означает, что документы этого дела имеют только практическое значение. Срок их хранения определяется самой организацией (членами экспертно-проверочной комиссии). Но этот срок не может быть менее 1 года.
Уменьшать срок хранения, установленный Перечнем, в номенклатуре дел запрещается. Повысить срок хранения разрешено, если необходимость в этом обусловлена специфическими особенностями деятельности организации.
Проставляя срок хранения документов, помещенных в дело по Перечню, необходимо выполнить обязательное правило - указать статью по Перечню, в которой установлен этот срок.
В графе 5 "Примечание" проставляют отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению по истечении срока хранения, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию (например, если какое-то дело требуется в суде).
Номенклатура дел обязательно проходит процедуру согласования. Эта процедура будет различной для тех организаций, которые сдают документы на хранение в государственные архивы, и для тех, которые не сдают.
Если номенклатура дел составляется в государственной организации или негосударственной организации, заключившей договор с государственным архивом, она должна иметь гриф согласования экспертно-проверочной комиссии (далее - ЭПК) этого архивного учреждения. Согласование осуществляется протоколом заседания ЭПК. Номенклатура дел должна согласовываться с архивным учреждением не реже чем один раз в 5 лет. Если же коренным образом меняются статус, функции и структура организации, номенклатура дел подлежит пересоставлению и обязательному согласованию с архивным учреждением независимо от последнего срока согласования.
В организации с любой формой собственности номенклатура дел визируется заведующим архивом (или лицом, его замещающим) и обязательно экспертной комиссией (далее - ЭК) организации.
Подписывает номенклатуру руководитель делопроизводственной службы (управляющий делами, начальник канцелярии, начальник общего отдела).
После того как проект номенклатуры дел согласован, подписан, он обязательно должен быть утвержден руководителем организации. Только в этом случае номенклатура дел обретет юридическую силу.
По окончании календарного года в конце номенклатуры составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел (томов, частей), включенных в номенклатуру дел. Количество дел указывается в зависимости от категории срока хранения. Отдельно указывается число дел постоянного хранения, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно). Помимо этого, указывается количество дел, переходящих на следующий год по каждой категории.
Итоговая запись подписывается ответственным за составление номенклатуры. Обязательно проставляется дата подписания.
После подписи и даты обязательно следует указать наименование должности лица, передавшего сведения, и дату передачи. Это лицо ставит личную подпись, и рядом дается ее расшифровка.
В итоговой записи о категориях и количестве дел, заведенных в организациях, не передающих дела на государственное хранение, не содержится графа "с отметкой ЭПК", в ней указываются только переходящие дела.
Итоговая запись сводной номенклатуры дел организации должна составляться на основе итоговых записей номенклатур дел структурных подразделений, которые составляются и удостоверяются по аналогичной форме.
Подводя итог, можно сделать вывод, что номенклатура дел - это план группировки документов в дела в процессе текущего хранения документов. Этот план предусматривает, какие дела должны быть заведены для текущего хранения документов, сколько дел будет заведено, какие документы будут помещены в каждое дело, а также устанавливает сроки хранения дел.
Таким образом, все документы, поступающие в организацию и создаваемые в ней, будут распределяться в соответствии с заголовками дел, вынесенными на обложку. Номенклатура дел - это документ, обеспечивающий систематизированную группировку документов в дела. Бухгалтер без сомнений кладет конкретный документ в конкретное дело и в случае необходимости легко найдет его по индексу и заголовку.
Добавлены новые обязательные реквизиты первичных документов бухгалтерского учета в 2021 году
1) наименование документа;
2) дата составления документа;
3) наименование экономического субъекта, составившего документ;
4) содержание факта хозяйственной жизни;
5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
7) подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных. Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, не несут ответственность за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни.
Требования в письменной форме главного бухгалтера, иного должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лица, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, в отношении соблюдения установленного порядка документального оформления фактов хозяйственной жизни, представления документов (сведений), необходимых для ведения бухгалтерского учета, должностному лицу, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лицу, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, обязательны для всех работников экономического субъекта.
Формы первичных учетных документов в 2021 году определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций бюджетной сферы устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.
Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.
В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в документы бухгалтерского учета.
Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.
Уничтожение бухгалтерских документов по-новому в 2021 году
Процедура уничтожения документов, не составляющих архивный фонд организации, ни в законах, ни в иных нормативно-правовых актах не урегулирована. Организация вправе самостоятельно разработать и утвердить порядок уничтожения первичных документов бухгалтерского учета.
Обязанность хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, бухгалтерской (финансовой) отчетности, документов, образующихся в результате деятельности общества, предусмотрена законодательно (ч. 1 ст. 29 Федерального закона № 402-ФЗ (далее - Закон о бухучете); ч. 1 ст. 17 Федерального закона № 125-ФЗ (далее - Закон об архивном деле); ст. 50 Федерального закона № 14-ФЗ; ст. 89 Федерального закона № 208-ФЗ). В компании должны быть проработаны все вопросы по правильной организации отдельных этапов документооборота: от создания документов, работы с ними до последующего хранения и уничтожения документов.
Ориентирами по данным вопросам в 2021 году служат следующие нормативные документы:
• Закон об архивном деле;
• Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. приказом Минфина № 105 (далее - Положение));
• Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России № 558 (далее - Перечень));
• Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива (далее - Правила)).
Компании вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности (ч. 2 ст. 13 Закона об архивном деле), руководствуясь при организации и обеспечении работы своего архива упомянутыми выше Правилами (положение о работе архива организации будет являться приложением к учетной политике).
В Законе о бухучете минимальный срок хранения обозначен как "не менее пяти лет после отчетного периода", но с оговорками на сроки хранения документов, предусмотренные правилами организации государственного архивного дела. В соответствии с разъяснениями Минфина России (письма Минфина России № 03-02-07/2/28610, № 03-02-07/1/21191) срок хранения первичных учетных документов организация должна соблюдать в обязательном порядке независимо от того, была ли по этим документам налоговая проверка или нет.
Процедура уничтожения документов, не составляющих архивный фонд организации, ни в законах, ни в иных нормативно-правовых актах не урегулирована. Поэтому организация вправе сама разработать и утвердить порядок уничтожения документов.
При самостоятельной разработке такого регламента можно ориентироваться на порядок, определенный Правилами. Несмотря на то что Правила распространяются на государственные учреждения и на организации, обязанные обеспечивать сохранность документов Архивного фонда РФ, автор полагает, что предусмотренный ими порядок и предложенные формы документов могут быть полезны для всех остальных организаций.
Так, в Правилах указано, что документы, предназначенные для постоянного хранения, должны содержаться в архиве, который может быть самостоятельным структурным подразделением организации или быть подразделением в составе службы документационного обеспечения управления (делопроизводства) (п. 1.1.2 Правил).
Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет передаче в архив организации, как правило, не подлежат. Они находятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению (пп. 2.4.5, 3.3.2 Правил). Порядок хранения бухгалтерских документов в организации также изложен в разделе 6 Положения, которым определены особенности хранения отдельных видов документов.
Следует отметить, что сроки хранения документов урегулированы рядом законодательных и нормативных актов и для одной и той же категории документов они могут быть разными, при этом одни и те же документы могут быть предназначены и для целей налогообложения, и для бухгалтерского учета. В таких случаях безопаснее руководствоваться тем документом, где установлен более длительный срок хранения.
Исчисление сроков хранения документов производят с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства (абз. 3 п. 1.4 Перечня). Сроки хранения документов, относящихся к бухгалтерскому учету и отчетности, приведены в подразделе 4.1 раздела 4 "Учет и отчетность" Перечня.
Перед уничтожением документов следует провести их экспертизу. Для этого в организации приказом руководителя создают комиссию из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек.
Хранение первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета может осуществляться в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами РФ, в соответствии с Федеральным законом № 63-ФЗ "Об электронной подписи" с применением электронной подписи (письма Минфина России № 03-03-06/1/67, № 03-02-07/1-325, № 03-02-07/1-314).
По результатам экспертизы ценности документов составляют описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (п. 2.4.1 Правил). Указанные описи и акты (приложения 1-4 к п. 2.4.1 Правил) рассматривает на заседании экспертная комиссия, и после их одобрения данной комиссией утверждает руководитель (п. 2.4.4 Правил).
Дела, подлежащие уничтожению, передают на переработку (утилизацию) (п. 2.4.7 Правил). Перед сдачей папки с документами для удобства упаковывают. Передачу дел оформляют приемо-сдаточной накладной, в которой указывают дату передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузку и вывоз на утилизацию осуществляют под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.
Таким образом, организация может готовить к уничтожению документы, законченные делопроизводством, у которых истекли сроки хранения.
Документальное оформление уничтожения документов производится в определенной последовательности:
1. Издание приказа о создании экспертной комиссии, которая осуществляет экспертизу ценности документов, образовавшихся в деятельности общества.
2. Формирование по итогам работы комиссии описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, а также составление акта (акт может быть составлен в произвольной форме, за основу которой взята примерная форма акта, содержащаяся в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива № 76) о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (сюда включают документы, хранящиеся как в архиве организации, так и в структурных подразделениях).
3. Рассмотрение и утверждение экспертной комиссией описей и акта (которые затем утверждает руководитель организации).
4. Передача документов на утилизацию по накладной.
5. Фиксирование факта передачи документов в утиль или их физическое уничтожение отдельным актом экспертной комиссии.
Способ уничтожения документов организация определяет самостоятельно (химическое уничтожение, сжигание, измельчение (шредирование)).
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
