Для того чтобы быть уверенным, что все делается в соответствии с установленными правилами, бухгалтер должен иметь представление о номенклатуре дел, текущем хранении документов, формировании документов бухгалтерии в дела, экспертизе ценности документов, сроках их хранения, оформлении дел для передачи в архив организации, уничтожении документов, срок хранения которых истек.
В каждой бухгалтерии в процессе работы скапливается достаточно большое количество разнообразных документов. Это и подлинники, и копии. Бухгалтер часто обращается к этому массиву документов в поисках нужного для наведения различного рода справок.
Чтобы быстро найти нужный документ, надо знать, в каком деле (в какой папке) он находится. В 2021 году бухгалтер все реже обращается к разным папкам, а некоторые просто стоят в шкафах и пылятся, их бухгалтер уже не открывает, т.к. документы, помещенные в них, не используются в текущей работе. Эти документы можно уничтожить. Но профессия бухгалтера требует трепетного отношения ко всем документам, скопившимся за время работы, и, предполагая, что они могут пригодиться, бухгалтер бережет их.
Для того чтобы не волноваться за сохранность документов, знать, когда и какие документы нужно уничтожить, а какие сохранить, каждый бухгалтер должен иметь представление о правилах систематизации документов, документировании процедуры их сохранности и уничтожения, т.е. знать правила документационного обеспечения управления (делопроизводства), установленные в структурных подразделениях российских организаций, включая бухгалтерию. Поэтому каждая организация обязана иметь номенклатуру дел.
Сначала разберемся в том, что это за документ, какое значение он имеет для организации работы с документами в бухгалтерии, какое отношение бухгалтер имеет к составлению номенклатуры дел, кто в организации несет ответственность за составление и оформление номенклатуры дел, как составляется и оформляется номенклатура дел бухгалтерии.
Официальное определение номенклатуры дел содержится в ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". Номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Назначение номенклатуры дел для делопроизводства организации, всех ее структурных подразделений и, конечно, бухгалтерии:
• обоснованно распределять документы в дела;
• формировать дела;
• обеспечить поиск документов и учет дел;
• предварительно определять сроки хранения документов.
Справка. ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" утвержден Постановлением Госстандарта России N 28.
Ответственность и вся работа по составлению и оформлению номенклатуры дел возлагаются на службу документационного обеспечения управления (ДОУ). Если такая служба отсутствует, номенклатуру должен составлять секретарь руководителя или работник, на которого приказом руководителя организации возложена ответственность за ведение делопроизводства.
Если за составление номенклатуры дел отвечает служба ДОУ, какое отношение к ней имеет бухгалтерия? Зачем ей знать правила составления номенклатуры? Конечно, бухгалтерия является пользователем, но она принимает непосредственное участие на этапе подготовки номенклатуры, а как пользователь должна ориентироваться в общих правилах составления номенклатуры дел. Эти правила установлены Государственной системой документационного обеспечения управления (далее - ГСДОУ), Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, Основными правилами работы архивов организаций. В конкретной организации правила составления номенклатуры закреплены в инструкции по делопроизводству этой организации, где наряду с общегосударственными правилами учтены особенности работы с документами данной организации.
Прежде всего давайте уточним, что обязательно требуется от бухгалтерии при составлении номенклатуры.
Как все структурные подразделения, она должна передать в службу ДОУ заголовки дел, которые предполагает завести в следующем календарном году, т.к. никто лучше работников бухгалтерии не знает об их составе. Конечно, заголовки многих дел меняться не будут, но может появиться новое направление в переписке и т.д.
Если организация имеет структурные подразделения, номенклатура составляется для каждого из них, а затем они объединяются в сводную номенклатуру дел. В такой номенклатуре документы бухгалтерии будут помещены в разделе, который так и называется - "03. Бухгалтерия", где 03 - порядковый номер бухгалтерии в штатном расписании.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Конечно, бухгалтерия может иметь и другой номер. Это зависит от последовательности расположения структурных подразделений в штатном расписании. Если организация небольшая и не имеет структурных подразделений, в номенклатуру дел включаются дела, в которых систематизируются документы, отражающие функции и задачи организации. Тогда документы бухгалтерии будут помещены в разделе "Бухгалтерский учет и отчетность".
После составления сводной номенклатуры дел все структурные подразделения, включая бухгалтерию, получают свои разделы в виде номенклатуры структурного подразделения. Ее прикрепляют на внутреннюю сторону шкафа, где хранятся дела, и активно используют для формирования дел и поиска документов для справок.
К сожалению, встречаются организации, не имеющие номенклатуры дел. В этом случае бухгалтер составляет номенклатуру для своих документов. Остановимся на правилах ее составления и оформления.
В номенклатуру дел не включают печатные издания: справочники, сборники и т.д.
При составлении номенклатуры дел необходимо использовать:
• Федеральный закон N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете";
• Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденное Приказом Минфина России N 34н;
• нормативно-методические документы, регламентирующие организацию делопроизводства в учреждениях Российской Федерации: ГСДОУ, Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, Основные правила работы архивов организаций;
• организационные документы, отражающие функции, структуру организации и штатную численность (устав или положение об организации, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, штатное расписание);
• номенклатуры дел за предыдущие годы, описи дел постоянного и долговременного хранения документов, регистрационно-учетные формы (журналы, картотеки), справочные картотеки;
• официальные (служебные) документы организации.
Номенклатура дел составляется на каждый календарный год. Работа по ее составлению начинается в последнем квартале текущего года, а с 1 января будущего года она вводится в действие.
Первоначально необходимо определить круг вопросов и документов, которые могут возникнуть в деятельности бухгалтерии в предстоящем году. При этом необходимо учитывать документы, не только создаваемые организацией, но и поступающие из других учреждений.
Сводная номенклатура дел хранится постоянно. Если она отсутствует, постоянно надо хранить номенклатуру дел бухгалтерии.
Номенклатура дел относится к организационно-распорядительным документам и поэтому оформляется на общем бланке организации в соответствии с требованиями к бланкам документов, установленными ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России N 65-ст.
Форма номенклатуры закреплена в Основных правилах работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива).
Текст номенклатуры имеет табличную форму, состоящую из пяти граф:
• Индекс дела;
• Заголовок дела;
• Количество томов (частей);
• Срок хранения с указанием статьи по Перечню;
• Примечание.
Графы номенклатуры дел имеют свои правила заполнения.
Каждое дело, заголовок которого включен в номенклатуру, имеет свой индекс. Индекс дела включен в 1-ю графу номенклатуры дел. Он состоит из индекса структурного подразделения (это порядковый номер бухгалтерии в штатном расписании) и порядкового номера дела в пределах подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 03-16, где 03 - обозначение структурного подразделения (бухгалтерия), 16 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре (переписка с налоговой инспекцией).
В конце каждого раздела включают несколько резервных номеров (обычно два или три), т.к. в течение года номенклатура может быть дополнена новыми делами.
Если возникает дело, не включенное в номенклатуру бухгалтерии, следует не издавать приказ, а напротив резервного номера написать ручкой заголовок дела, срок его хранения.
Во вторую графу номенклатуры дел вносят заголовки дел, заводимых организацией. Основная задача разработчиков номенклатуры дел состоит в том, чтобы составить заголовок дела, который четко в обобщенной форме отразит основное содержание и состав документов дела.
Заголовок дела должен состоять из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
• название вида дела (переписка, журнал) или наименование вида документов (приказы, распоряжения, протоколы, договоры и т.д.);
• название организации или структурного подразделения - автора документа (протоколы заседания общего собрания акционеров, распоряжения мэра Москвы передают в бухгалтерию , когда там фиксируются решения, связанные с ее деятельностью);
• название организации, которой будут адресованы или получены документы, т.е. адресат или корреспондент документа (переписка с налоговой инспекцией);
• краткое содержание документов дела (бухгалтерские учетные регистры (главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы и др.), договоры с аудиторскими фирмами);
• название местности (территории), с которой связано содержание документов дела (переписка с аудиторами Московской области);
• даты, к которым относятся документы дела, чаще указывается период (например, годовые отчеты фабрики "Русский лен");
• указание на копийность дела. В делах могут помещаться копии документов, необходимые для быстрого наведения справок в организации или структурных подразделениях. В этом случае по установленным правилам пишется заголовок дела, в конце которого ставится точка, а затем пишется слово "копии". Например: "Годовые отчеты фабрики "Красный Октябрь". Копии".
Состав элементов заголовка дела определяется характером документов дела. Это означает, что какие-либо элементы могут отсутствовать.
В одно дело могут быть помещены документы по одному вопросу, не связанные последовательностью его решения или являющиеся приложением к какому-либо документу. В этом случае заголовок дела начинается с термина "документ". В конце заголовка в скобках обязательно указывают виды документов, помещенных в дело. Например: "Документы о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями (акты, сведения, переписка)".
В заголовках дел, предназначенных для документов одного вида, вид указывается во множественном числе. Например: "Приказы генерального директора", "Распоряжения главного бухгалтера".
В заголовках дел, содержащих переписку, элементы заголовка обязательно отражают, с кем и по какому вопросу она ведется.
Если переписка ведется с однородными корреспондентами, их не перечисляют, а указывают обобщенно. Например: "Переписка с аудиторскими фирмами".
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, корреспонденты не перечисляются. Например: "Переписка о сроках представления бухгалтерской и финансовой отчетности".
В случае если переписка ведется только с одним корреспондентом, в заголовке дела указывается только он. Например: "Переписка с префектурой Западного округа Москвы по вопросам строительства жилых домов".
В заголовках дел, в которых помещают плановую или отчетную документацию, следует указать период (год, квартал), за который составлены планы или отчеты. Например: "Годовые бухгалтерские отчеты и балансы", "Квартальные бухгалтерские отчеты и балансы".
Нельзя употреблять в заголовке дела неконкретные формулировки: "разные материалы", "общая переписка", "входящие документы", "исходящие документы", т.к. документы, размещенные в папках с такими заголовками, разыскать для осуществления информационно-справочной работы очень сложно.
Бухгалтер должен помнить, что распределение документов и их поиск будут затруднены, если в заголовках дел использовать вводные слова и сложные обороты.
Заголовки дел следует располагать в таком порядке:
• дела, содержащие организационные документы (устав, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции работников бухгалтерии);
• дела, содержащие распорядительные документы. Причем сначала располагают заголовки дел, содержащих распорядительные документы вышестоящих организаций, а затем - распорядительные документы руководства организации;
• дела плановой документации;
• дела отчетной документации;
• дела, заведенные по корреспондентскому или географическому признакам, вносят в номенклатуру дел по алфавиту корреспондентов или географических названий.
Нельзя формулировать заголовки дел таким образом, чтобы в одном деле объединялись документы различной ценности, с различными сроками хранения.
Нельзя заголовок дела сформулировать следующим образом: "Годовые отчеты дочерних предприятий фирмы "Атлант" и переписка о представлении отчетов", т.к. годовые отчеты хранятся постоянно, а переписка о представлении отчетности - до десяти лет и после окончания срока хранения должна быть уничтожена. Поэтому это дело должно быть разделено на два. Первое дело должно иметь заголовок "Годовые отчеты дочерних предприятий фирмы "Атлант", второе - "Переписка о представлении отчетов дочерними предприятиями".
В третьей графе номенклатуры дел указывается количество единиц хранения, или томов, частей дела. В одно дело нельзя поместить более 250 листов, а толщина дела не должна превышать четырех сантиметров. Если количество листов превышает эту цифру, дело делят на тома или части. Поскольку количество листов, помещенных в дело, становится известным только в конце года, третья графа заполняется по окончании текущего года.
В четвертой графе номенклатуры дел указывают срок хранения каждого дела. Так как в номенклатуре дел устанавливаются сроки хранения документов, надо знать о наличии типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, а также перечней документов, подлежащих приему на государственное хранение, и уметь ими пользоваться.
Срок хранения документа зависит от его значимости.
Документы, хранящиеся до 10 лет и свыше 10 лет, имеют конкретные сроки хранения: 75 лет, 15 лет, 10 лет, 5 лет, 3 года, 1 год.
Если соблюдается главное правило при составлении заголовков дел - не помещать в одно дело документы разных сроков хранения, проблем у бухгалтерии не будет. Но если в одно дело по каким-либо причинам попали документы разного срока хранения, оно будет храниться по большему сроку хранения. Например, если в деле есть документы со сроками хранения 3 года и 5 лет, тогда это дело будет храниться 5 лет.
Сроки хранения документов устанавливаются по перечням документов с указанием этих сроков. Помимо этого, сроки хранения могут уточняться в процессе экспертизы ценности документов.
Для проставления нужного срока хранения в номенклатуре дел бухгалтер должен использовать Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (далее - Перечень).
Справка. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения утвержден Росархивом.
В номенклатуре дел, проставляя срок хранения, в четвертой графе (как и в Перечне) можно поставить отметку "до минования надобности". Она означает, что документы этого дела имеют только практическое значение. Срок их хранения определяется самой организацией (членами экспертно-проверочной комиссии). Но этот срок не может быть менее 1 года.
Уменьшать срок хранения, установленный Перечнем, в номенклатуре дел запрещается. Повысить срок хранения разрешено, если необходимость в этом обусловлена специфическими особенностями деятельности организации.
Проставляя срок хранения документов, помещенных в дело по Перечню, необходимо выполнить обязательное правило - указать статью по Перечню, в которой установлен этот срок.
В графе 5 "Примечание" проставляют отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению по истечении срока хранения, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию (например, если какое-то дело требуется в суде).
Номенклатура дел обязательно проходит процедуру согласования. Эта процедура будет различной для тех организаций, которые сдают документы на хранение в государственные архивы, и для тех, которые не сдают.
Если номенклатура дел составляется в государственной организации или негосударственной организации, заключившей договор с государственным архивом, она должна иметь гриф согласования экспертно-проверочной комиссии (далее - ЭПК) этого архивного учреждения. Согласование осуществляется протоколом заседания ЭПК. Номенклатура дел должна согласовываться с архивным учреждением не реже чем один раз в 5 лет. Если же коренным образом меняются статус, функции и структура организации, номенклатура дел подлежит пересоставлению и обязательному согласованию с архивным учреждением независимо от последнего срока согласования.
В организации с любой формой собственности номенклатура дел визируется заведующим архивом (или лицом, его замещающим) и обязательно экспертной комиссией (далее - ЭК) организации.
Подписывает номенклатуру руководитель делопроизводственной службы (управляющий делами, начальник канцелярии, начальник общего отдела).
После того как проект номенклатуры дел согласован, подписан, он обязательно должен быть утвержден руководителем организации. Только в этом случае номенклатура дел обретет юридическую силу.
По окончании календарного года в конце номенклатуры составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел (томов, частей), включенных в номенклатуру дел. Количество дел указывается в зависимости от категории срока хранения. Отдельно указывается число дел постоянного хранения, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно). Помимо этого, указывается количество дел, переходящих на следующий год по каждой категории.
Итоговая запись подписывается ответственным за составление номенклатуры. Обязательно проставляется дата подписания.
После подписи и даты обязательно следует указать наименование должности лица, передавшего сведения, и дату передачи. Это лицо ставит личную подпись, и рядом дается ее расшифровка.
В итоговой записи о категориях и количестве дел, заведенных в организациях, не передающих дела на государственное хранение, не содержится графа "с отметкой ЭПК", в ней указываются только переходящие дела.
Итоговая запись сводной номенклатуры дел организации должна составляться на основе итоговых записей номенклатур дел структурных подразделений, которые составляются и удостоверяются по аналогичной форме.
Подводя итог, можно сделать вывод, что номенклатура дел - это план группировки документов в дела в процессе текущего хранения документов. Этот план предусматривает, какие дела должны быть заведены для текущего хранения документов, сколько дел будет заведено, какие документы будут помещены в каждое дело, а также устанавливает сроки хранения дел.
Таким образом, все документы, поступающие в организацию и создаваемые в ней, будут распределяться в соответствии с заголовками дел, вынесенными на обложку. Номенклатура дел - это документ, обеспечивающий систематизированную группировку документов в дела. Бухгалтер без сомнений кладет конкретный документ в конкретное дело и в случае необходимости легко найдет его по индексу и заголовку.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
