Главная » Кадровику »
Как правильно переводить и перемещать работников компании в 2024 году
Как правильно переводить и перемещать работников компании в 2024 году
Статью подготовила Павлова Елена Геннадиевна, доцент кафедры «Макроэкономическое регулирование» Финансового университета при Правительстве РФ. Связаться с автором
Причины перевода работников на другую работу могут быть различными: повышение в должности; по медицинским показаниям; изменения в штатном расписании; возникновение чрезвычайной ситуации и прочее.
Во всех случаях кадровик должен правильно оформить документы, чтобы не нарушить права сотрудника и не вызвать трудовой спор.
При неправильном оформлении документов работодателя могут привлечь к административной ответственности. Рассмотрим, как этого избежать.
Общие правила
Существуют общие правила, которые следует знать кадровику. Во-первых, чаще всего перевод возможен только с письменного согласия работника или по его письменному заявлению. Исключениями из этого правила могут быть лишь аварии, пожары, простой, чрезвычайные ситуации (ст. 72.2 ТК РФ). Также не требуется согласие работника при перемещении.
Перевод без согласия работника не может превышать месяц. При этом число переводов и их периодичность могут быть любыми. Если за месяц чрезвычайные ситуации не удалось ликвидировать, работодатель обязательно должен перевести работника на старую должность хотя бы на один день. Затем можно опять оформить временный перевод по тем же основаниям.
Если чрезвычайные ситуации привели к приостановке работы организации, у работодателя также есть право временно перевести сотрудника без его согласия. Новая работа должна соответствовать квалификации работника. В случае, когда она ниже, необходимо получить согласие работника.
При увольнении сотрудника за отказ от перевода его придется восстановить в должности и возместить понесенные издержки. По решению суда сумма может включать средний заработок за время вынужденного прогула, компенсацию морального вреда и расходов на услуги юриста.
При переводе у того же работодателя надо заключить дополнительное соглашение к трудовому договору.
Постоянный перевод требует внести запись в трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности и предоставить информацию в СФР по форме ЕФС-1.
Сотрудника нельзя принудить перейти на работу, которая противопоказана ему по состоянию здоровья
Постоянным переводом считается переход на другое место работы без указания срока перехода. При таком переводе можно сделать срочный трудовой договор бессрочным, но наоборот делать нельзя.
На основании письменного заявления или согласия работника кадровик оформляет дополнительное соглашение к трудовому договору. Оно готовится и подписывается в двух экземплярах, один из которых выдают сотруднику под личную подпись на экземпляре организации.
Перевод в другую местность – это перевод за пределы
административно-территориальных границ населенного пункта — в другой город, село, деревню. Когда офис переезжает из одного района города в другой, это не является переводом в другую местность.
Порядок перевода требует извещения сотрудников руководителем о переезде за два месяца в письменной форме.
В случае согласия работника на переезд с ним заключают дополнительное соглашение к трудовому договору и издают приказ о переводе. При этом работодатель обязан возместить:
- расходы на переезд работника и его семьи и перевозку имущества или обеспечить работника транспортом для переезда;
- расходы на обустройство на новом месте жительства.
В коммерческих организациях размеры компенсации определяются дополнительным соглашением к договору или локальным нормативным актом. Суммы могут быть разными, вплоть до покупки квартиры в новой местности. В документе можно зафиксировать конкретные размеры выплат при переезде или указать возмещение по чекам и квитанциям.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Компенсация расходов на переезд не облагается налогом на доходы физических лиц и на нее не нужно начислять страховые взносы.
Работник вправе отказаться от переезда в другую местность. Тогда его надо уволить по п. 9 ч. 1 ст. 77 ТК РФ, с выплатой двухнедельного среднего заработка. Величина выходного пособия может быть больше, если это установлено трудовым договором или коллективным договором.
Временный перевод – это временный переход работника в другое структурное подразделение или на другую должность по письменному соглашению с работодателем на срок до года при переводе на другую работу или, при замещении, до выхода на работу временно отсутствующего работника.
Обычно на временный перевод тоже нужно письменное согласие или заявление работника. На его основании оформляется дополнительное соглашение к трудовому договору. При этом записи в трудовую книжку или в сведения о трудовой деятельности не нужны. Кадровик делает их, когда перевод становится постоянным.
Работодателю нужно следить за сроками временного перехода сотрудника. Перевод на другую работу преобразуется в постоянный при таких условиях:
- срок истек;
- работник продолжает выполнять новую работу;
- старую должность ему не предоставили;
- работник не потребовал вернуть ему прежнюю работу.
Временный перевод без согласия работника на срок до 1 месяца возможен только в исключительных случаях,
для предотвращения или ликвидации последствий аварий, несчастных случаев, пожаров, наводнений, эпидемий и других угрожающих жизни ситуаций.
Вследствие простоя, необходимости предотвращения уничтожения или порчи имущества, в случае замещении временно отсутствующего сотрудника — если перевод вызван исключительными обстоятельствами, ставящими под угрозу жизнь и нормальные жизненные условия населения. При переходе работника на работу более низкой квалификации необходимо его письменное согласие.
Временный перевод без согласия работника на срок до месяца не требует заключения дополнительного соглашения к трудовому договору. Также нет необходимости делать записи в трудовой книжке или в сведениях о трудовой деятельности.
Не допускается при временном переводе без согласия работника выплачивать ему заработную плату в размере менее среднего заработка на старой работе.
Чаще всего у работника нет права отказаться от законного временного перевода, что будет рассматриваться как нарушение трудовой дисциплины, за которое можно получить от работодателя дисциплинарное взыскание.
Однако Верховным судом определены те случаи, в которых у работника есть право отказаться от временного перевода. К ним относятся следующие:
- если возникает опасность для жизни и здоровья при нарушении требований охраны труда;
- если переводят выполнять работы с вредными и опасными условиями труда, которые не прописаны в трудовом договоре.
Допустим, сотрудник офиса со вторым классом условий труда вправе отказаться от временного перевода на работу ликвидатором последствий аварии на опасном объекте. Либо работник, которому не выдали СИЗ и не провели целевой инструктаж, имеет право приостановить работу до того, пока не ликвидируют опасности для его жизни и здоровья.
Обязательный перевод – это перевод, когда работнику надо предложить другую работу у этого же работодателя в соответствии с требованиями закона:
- по медицинскому заключению — беременным женщинам и работникам у которых обнаружены при медосмотрах медицинские противопоказания;
- сотрудницам или отцам-одиночкам, имеющим детей до 1,5 лет;
- в случае сокращения численности или штата;
- при подтверждении аттестацией недостаточности квалификации.
При переводе по медицинским показаниям на нижеоплачиваемую работу за работником сохраняется средний заработок по прежней должности в течение месяца после перевода в общем случае и на весь период до выздоровления или стойкой утраты работоспособности в случае перевода по причине трудового увечья или профессионального заболевания.
Шаг 1. Работника уведомляют о переводе, если он осуществляется по инициативе работодателя, и требуется письменное согласие сотрудника. Например, если компания переезжает в другой регион, и у персонала изменяются условия трудового договора в части местности работы.
Уведомление имеет свободную форму и подписывается руководителем, уполномоченным на это работодателем. Его вручают работнику под личную подпись или передают другим способом, которым можно доказать, что работника предупредили в установленные ТК РФ сроки.
Шаг 2. От работника получают письменное согласие на перевод, если это необходимо по закону. При желании самого работника перейти на другую должность надо взять у него заявление.
Шаг 3. На основании письменного заявления или письменного согласия работника оформляют дополнительное соглашение к трудовому договору. При временном переводе до 1 месяца этот шаг пропускают.
В соглашении должны иметься:
дата и место подписания;
наименование работодателя, Ф.И.О. работника;
новая редакция пунктов трудового договора, в которые вносятся изменения.
Дополнительное соглашение подписывается в двух экземплярах.
Шаг 4. Издать приказ о переводе. Это необходимо делать обязательно в любом случае, когда сотрудник переходит на новую должность. Руководствуясь этим документом, кадровик будет делать запись в трудовой книжке, отчитываться в СФР, а бухгалтер — начислять заработную плату.
Приказ составляется по форме Т-5 или на бланке, разработанном и утвержденном работодателем. В нем следует указать:
- номер и дату составления;
- дату и срок перевода, вид перевода — временный или постоянный;
- Ф.И.О. сотрудника;
- прежнее и новое место работы, новую величину оплаты труда (оклад, тарифная ставка, надбавки);
- причину перевода — например, «вакансия» или «невозможность продолжения прежней работы»;
- документ-основание — заявление работника, дополнительное соглашение к трудовому договору, медицинское заключение, служебная записка непосредственного руководителя и др.
С приказом о переводе сотрудника необходимо ознакомить под личную подпись.
Шаг 5. В случае постоянного перевода необходимо отчитаться в СФР по форме ЕФС-1. Сведения направляют до 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа.
Шаг 6. Сделать запись о постоянном переводе в бумажной трудовой книжке и в личной карточке работника, если они ведутся. При временном переходе на другую работу этого делать не требуется.
Шаг 7. Провести работнику инструктаж и проверку знаний по охране труда, а также другие необходимые для допуска к самостоятельной работе мероприятия— обучение, стажировку и дублирование, если это требуется по должности.
Проведение инструктажа по охране труда. Если работника переводят в другие условия труда, то прежде чем допустить его к новой работе, работодатель обязан провести:
- обучение безопасным методам выполнения работы;
- инструктаж по охране труда;
- обучение правилам оказания первой помощи.
При переводе можно освободить от повторной подготовки по ОТ тех работников, у которых условия труда и идентифицированные ранее источники опасности остаются прежними. К примеру, если бухгалтер получил повышение до ведущего бухгалтера, но остался на том же рабочем месте.
Перемещение сотрудника
У работодателя есть право переместить работника на другую работу без его согласия, если она не противопоказана ему по медицинским показаниям. Перемещением считаются случаи, когда не изменяются условия в трудовом договоре:
- изменение рабочего места без изменения трудовой функции;
- переход в другое структурное подразделение, если прежнее не было прописано в трудовом договоре и дополнительных соглашениях к нему;
- допуск к работе с новым оборудованием, агрегатом.
При перемещении нет необходимости подписывать соглашение к трудовому договору и делать запись в трудовой книжке. Достаточно издать приказ.
Различия между переводом и перемещением работника.
Переводом считаются новые условия работы, в которых предстоит трудиться работнику. Например, если у человека изменилась должность, и для новой нужны другие профессиональные знания или уровень квалификации. Также изменение работодателя и местности работы, где работал человек относится к переводам. Даже переход в другое структурное подразделение у того же самого работодателя будет пониматься как перевод при условии, что в трудовом договоре сотрудника конкретно указано, в каком филиале он работает.
Важно перед тем как сделать выбор между переводом или перемещением посмотреть трудовой договор с работником, какие условия там указаны. Если прописано не только подразделение, но и конкретный адрес, где находится рабочее место человека, вплоть до этажа и кабинета, то переместить сотрудника просто так в другой кабинет нельзя, т.к. это будет считаться переводом и должно оформляться соответствующим образом. То же самое относится к агрегату или механизму, с помощью которых работник будет выполнять работу. Если они указаны в трудовом договоре, то любое изменение этого условия следует оформлять как перевод.
Перемещение работника на другое место, как и перевод, бывает временным и постоянным. Инициатором этого является работодатель, и согласие работника на это не требуется.
Процедура оформления более простая в сравнении с переводом. На первом этапе работника уведомляют о том, что он перемещается на другое место работы. Затем издают распоряжение, на котором работник расписывается после ознакомления с документом.
В каких ситуациях работодатель не прав?
При нарушении прав работника.
Случаи могут быть такие:
- перевод сотрудника на другую работу без его согласия;
- новые условия труда противопоказаны по состоянию здоровья;
- увольнение работника по медицинским показаниям при наличии подходящих вакансий по здоровью;
- не был сохранен средний заработок на положенный срок при переводе сотрудника на нижеоплачиваемую работу по медицинским показаниям;
- при переезде организации работников не уведомили за два месяца о том, что условия трудового договора изменятся.
В этих случаях сотрудник имеет право обратиться в государственную инспекцию труда с письменной жалобой или через ресурс «Онлайнинспекция-рф».
Жалоба работника является поводом для внеплановой проверки организации.
Специфические моменты с дистанционными работниками и «срочниками».
На работников со срочным трудовым договором распространяются те же нормы Трудового кодекса, что и для обычных работников. Их также можно переместить на другое место работы или перевести на другую должность или в другую местность.
Следует учесть, что в случае планирования перемещения сотрудника со срочным трудовым договором на постоянной основе договор становится бессрочным.
Есть тонкости и с переводом. Если работника на срочном договоре временно переводят на место болеющего сотрудника и неизвестно, как долго тот останется на больничном, либо на декретное место, то указывают срок «до выхода основного сотрудника». После этого события замещающий сотрудник должен вернуться на свое место. При этом когда срок договора по основной работе заканчивается, а перевод еще действует, трудовой договор продлевать нельзя, сотрудника надо будет уволить и принять снова. Какой срок записать в новом договоре, решает работодатель.
Работника, имеющего срочный трудовой договор, который временно замещает отсутствующего сотрудника, в случае появления в течение срока замещения такого же вакантного места, соответствующего квалификации работника-срочника, можно «перевести». Но в данном случае подразумевается перемещение, т. к. не меняется ни трудовая функция, ни подразделение, и перевод не оформляют. Однако при этом надо заключить дополнительное соглашение об изменении срока трудового договора, чего при перемещении обычно не делают, и на его основе издать приказ о признании временного работника постоянным. Необходимо учесть, что, если такая вакантная должность появилась, работник - срочник может попросить о переходе на постоянную работу, но сам работодатель не обязан предлагать ему это место.
Если в компании свободна должность руководителя, его заместителя или главного бухгалтера и на это место претендует кто-то из работающих сотрудников, с ними можно заключить срочный трудовой договор, даже если он до этого у них был бессрочный. Это изменение оформляют переводом, и условия о сроках включается в дополнительное соглашение.
Дистанционных сотрудников тоже можно переводить и перемещать. Но на практике перемещение не делают и не оформляют из-за особенностей работы.
А вот перевести удаленных работников можно как на другую должность, так и на работу в офисе. Если в компании произошли перемены вследствие смены технологических или организационных условий труда, работодатель вправе по собственной инициативе отказаться от удаленных условий труда и перенести рабочее место сотрудника в офис по фактическому адресу организации.
Примеры перевода и перемещения сотрудника в организации.
Если в трудовом договоре описания рабочего места нет, а указано только, что место работы – офис компании в определенном городе, то смена рабочего места в пределах данного города признается перемещением, при условии, что больше ничего не изменилось.
Другой пример - подразделение в договоре следует указывать, если оно находится в другой местности. Обычно прописывается адрес его расположения. Например, если место работы находится в городе таком-то, улица такая-то, номер дома такой-то, то компания может перемещать работника в пределах этого здания по разным кабинетам и этажам. Однако просто так перейти в другое подразделение в пределах данного города уже нельзя, необходимо оформлять перевод.
Еще пример: если в компании работает водитель, в трудовом договоре которого не указан автомобиль, на котором он ездит, то его можно переместить на другое транспортное средство без согласия. В противном случае нужно оформлять перевод.
Но в случае с водителями надо учитывать одну особенность. Даже если в договоре не указывается конкретная машина, не всегда можно оформить перемещение. Например, личного водителя директора можно пересадить на корпоративный автобус, если у него есть водительское удостоверение соответствующей категории, но посадить его на грузовую машину, чтобы он возил товар, нельзя, т.к. в этом случае меняется трудовая функция работника. Для этого нужно получить согласие человека и оформить перевод.
Даже водителей грузовиков с одинаковой трудовой функцией не всегда можно перемещать. Если водителя, который совершал поездки только по городу, пересаживают на маршрут, предполагающий доставку груза в область и регионы, меняются условия трудового договора, а значит нужно оформлять перевод.
Какие санкции может применить работодатель за отказ от работы после перемещения
У перемещенного работника может возникнуть нежелание трудиться на новом месте. В этом случае работодатель вправе применить дисциплинарное наказание. Однако если переведенного работника, который отказывается трудиться в новых условиях, можно уволить, то при перемещении дело будет сложнее.
Если работник не выходит ни на новое место работы, ни на старое, либо не в состоянии доказать, что в конкретный день он трудился на старом месте, руководитель может уволить его за прогул. Однако если работодателю известно, что сотрудник трудился на старом месте, то уволить за прогул нельзя, т. к. фактически человек находился на территории работодателя. В такой ситуации работнику можно объявить выговор или сделать замечание. Но таким способом не удастся добиться того, чтобы сотрудник работал на новом месте, если он этого не хочет.
Иногда работодатели совершают ошибку: в первый день после перемещения делают сотруднику замечание, на второй день объявляют выговор, а на третий увольняют за систематическое невыполнение трудовых обязанностей при имеющемся дисциплинарном взыскании в соответствии с пп.5 ч.1 ст. 81 ТК РФ. Однако уволить по этому основанию можно, если сотрудник не выполнял работу неоднократно, и до этого у него уже было еще не снятое дисциплинарное наказание. Или при наличии наказания за невыполнение работы работник по-прежнему не исполняет свои обязанности, то есть имеет место длящийся проступок.
При перемещении, если у человека нет неснятых взысканий, нельзя считать отказ от работы неоднократным или длящимся нарушением. Кроме того в соответствии со ст. 193 ТК РФ за каждый дисциплинарный проступок можно наложить только одно наказание, и следовательно, применение одновременно замечания, выговора и увольнения неправомерно.
Обязательный для работодателя перевод работника на другую работу
Бывают случаи, когда работник имеет право на законных основаниях требовать от руководства компании временно перевести его на другую работу. Например, когда при выполнении обязанностей возникает угроза для его жизни и здоровья. На период, пока не будут устранены опасные условия, работодатель обязан предоставить работнику другую работу.
Если по причине кризиса и специфики работы работодатель не имеет возможности обеспечить работника работой, он может временно направить его в другую организацию. Например, некоторых работников можно предоставить другой организации в аренду.
Перевод к другому работодателю
Перевод к другому работодателю может быть только постоянным. Работника увольняют по п. 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ. В 2023 году разрешили временный перевод по направлению ЦЗН в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 30.03.2022 № 511.
Увольнение переводом в другую организацию позволяет работнику перейти на новую работу без обязательной двухнедельной отработки на старой. Также в новой компании сотруднику не нужно проходить испытательный срок.
Началом процедуры перевода в другую компанию является подтверждение работником того, что речь идет именно о переводе. На практике в качестве документа выступает письмо (приглашение), в котором говорится о согласии нового работодателя принять переводимого сотрудника. Оно имеет произвольную форму.
Кроме письма от принимающей работника организации необходимо заявление об увольнении самого сотрудника. Наличие двух этих документов является обязательным для начала процедуры увольнения.
Если перевод осуществляется по инициативе организации, в которой трудится работник, то его согласие может быть отмечено на самом письме о переводе. В этом случае можно не писать заявление об увольнении.
Заявление надо писать тогда, когда от принимающей организации пришло письмо с согласием на перевод. Оно не имеет специальной формы.
После получения работодателем заявления работника об увольнении переводом в другую организацию и письма о переходе подготавливается приказ. В графе «Основание для увольнения» необходимо написать, что это перевод по просьбе работника на работу к другому работодателю.
Работника нужно уведомить о содержании приказа под расписку. Кроме того, администрация организации может выдать сотруднику по его требованию заверенную копию приказа.
Кроме трудовой книжки запись о расторжении контракта вносится в личную карточку сотрудника. С ее содержанием работника необходимо ознакомить под подпись
Если работник не забирает трудовую книжку, администрация организации обязана направить ему по почте уведомление о необходимости это сделать. Если трудовая книжка имеет электронную форму, сотруднику могут выдать расписку по форме. Обновление соответствующей информации произойдет и в Пенсионном фонде.
В день увольнения работнику обязаны полностью выплатить заработную плату, компенсацию за отпуск и другие положенные ему деньги.
Прием в новую компанию оговаривается с новым работодателем. Четких правил для этого не установлено, все носит индивидуальный характер.
Дата перевода ориентировочная. На практике исходят из того, что сотрудник должен быть трудоустроен в новой компании в разумный срок после увольнения, которым считается один месяц.
В компании, в которую работник придет, ему обязаны обеспечить оговоренные ранее должность и условия. Доказательства того, что работнику дали именно такое место и именно такую заработную плату будут в письме, которое новая организация направит на прежнюю работу. Это письмо является гарантией для работника того, что принимающая организация не откажет ему в трудоустройстве.
На новом месте право на отпуск в первый год работы появляется у переведенного работника, как и у любого принятого человека — через 6 месяцев работы.
Главным условием для перевода выступает согласие трех сторон - нынешнего и будущего работодателей, а также самого сотрудника. При этом инициатором процесса может быть как компания, так и сам работник.
Важно знать, что допускается увольнение через перевод сотрудников любой категории: беременных женщин, родителей маленьких детей, людей в отпуске и находящихся на официальном больничном.
При переходе из одного юридического лица по инициативе сотрудника он сам составляет и подает заявление на увольнение работодателю. К нему должен быть приложен официальный запрос от той компании, в которую человек устраивается.
Если перевод инициирован организацией, она должна предоставить работнику письменное предложение о переводе в другое юридическое лицо. При согласии сотрудника на переход он ставит подпись, а работодатель издает приказ на увольнение. Последующие шаги не имеют отличий от стандартной процедуры увольнения.
Статью подготовила Павлова Елена Геннадиевна, доцент кафедры «Макроэкономическое регулирование» Финансового университета при Правительстве РФ. 
