Сложные вопросы работы с удаленными сотрудниками

Статью подготовила Павлова Елена Геннадиевна, доцент кафедры «Макроэкономическое регулирование» Финансового университета при Правительстве РФ. Связаться с автором

Работа за пределами офиса в настоящее время получает все большее распространение. Работникам она позволяет трудиться дома, не затрачивая времени и сил на дорогу до работы и обратно, чаще всего по гибкому удобному графику. Работодатели получают экономию на затратах на аренду офисного помещения и оплате коммунальных услуг.

Однако у этого способа организации труда есть своя специфика и проблемы, о чем мы расскажем в данной статье.

Каких работников принято считать удаленными? Налогообложение их доходов

К категории дистанционных относятся все те, кто выполняет работу вне территории работодателя – у себя дома, в коворгинге и др. Такие сотрудники пользуются интернетом и другими технологиями для связи с работодателем и выполнения работы.

В частности, к удаленным работникам относятся люди, проживающие на территории РФ и работающие из дома либо иной избранной ими локации, а также те, кто живет за пределами России, но при этом работает на российского работодателя.

В случае перевода части работников на удаленный режим труда в связи с трудной экономической ситуацией в компании и возникновением угрозы сокращения рекомендуется информировать от этом Минтруд РФ.

Сотрудников, которые уже трудились у работодателя, но переехали за рубеж, увольнять по этой причине нельзя. За исключением случаев, когда в трудовом договоре изначально было указано, что сотрудник должен находиться исключительно на территории России, либо случаев утраты удаленным работником после переезда за границу возможности трудиться на прежних условиях.

По рекомендации Минтруда работодателям необходимо основательно анализировать правовые и налоговые моменты при заключении дистанционных трудовых договоров с работниками, проживающими за пределами территории РФ.

Вместо трудовых договоров с ними лучше заключать гражданско-правовые договоры.

Дело в том, что в 2024 г. вступили в силу изменения, относящиеся к нерезидентам – сотрудникам российских организаций. Нерезидентами являются российские граждане, проживающие за рубежом 183 и более дней в течение года.

С 1.01.2024 г. ставка НДФЛ для таких лиц составляет не 30% как прежде, а 13 или 15% в случае получения дохода в размере более 5 млн. руб. в год.

Определяющее значение имеет то, на какой территории зарегистрирован работодатель. Если компания, включая филиал иностранной организации, зарегистрированы в РФ, то доход должен облагаться НДФЛ.

Если же подразделение юридического лица России поставлено на учет за границей, то доходы не относятся к полученным от источников в России.

Некоторые изменения вступают в действие только с 2025 г. В частности, доходы от использования результатов интеллектуальной деятельности и по гражданско-правовым договорам будут относиться к полученным от российских источников, если они переданы через интернет с применением находящихся в России информационных и технических систем; доменной зоны РФ; программно-аппаратных средств на российской территории.

В остальных случаях доходы будут считаться полученными от зарубежных источников, и место выполнения работ и оказания услуг приниматься во внимание не будут.

Удаленные работники с 2024 г. должны платить НДФЛ с компенсации за использование своего имущества в случае превышения суммой выплаты лимита.

Лимит составляет 35 рублей за каждый день удаленной работы. В налогооблагаемую базу включается часть суммы компенсации, превышающая 35 рублей.

Также НДФЛ не начисляется при подтверждении документами фактически осуществленных расходов.

Важное значение имеет экономическая обоснованность величины выплат. Это означает, что расходы должны соответствовать деятельности работодателя и обязанностям сотрудника.

В 2024 г. действует следующий порядок уплаты страховых взносов с доходов дистанционных сотрудников.

Выплаты работникам – гражданам России в общем порядке облагаются страховыми взносами:

на обязательное пенсионное страхование;

на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством;

на обязательное медицинское страхование;

на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

На этот порядок не влияет то, где размещается рабочее место удаленного работника – на российской территории или за ее пределами.

Как организовать дистанционную работу

Удаленная работа может быть:

постоянной —на протяжении всего срока действия трудового договора;

временной — на срок не более 6 месяцев;

периодической — когда чередуются периоды работы дистанционно и на рабочем месте у работодателя.

Самое читаемое за неделю
Введение ковидных паспортов в 2021 году
Должен знать каждый: Сильное повышение штрафов с 2021 года за нарушение ПДД
Введение продуктовых карточек для малоимущих в 2021 году
Доллар по 100 рублей в 2021 году
Новая льготная ипотека на частные дома в 2021 году
Продление льготной ипотеки до 1 июля 2021 года
35 банков обанкротятся в 2021 году

Вид дистанционной работы нужно прописать в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему.

Для регулирования труда работников с удаленным типом труда в компании может быть оформлен локальный нормативный акт (ЛНА) — положение о дистанционной работе. Если в организации есть профсоюзный орган, документ следует с ним согласовать.

Иногда возникают ситуации, когда работодатель вправе временно перевести сотрудника на дистанционную работу без его согласия, например, в случае катастрофы природного или техногенного характера, производственной аварии, пожара либо иных чрезвычайных обстоятельств. Порядок такого перевода регламентируется положением о временном переводе на дистанционную работу по инициативе работодателя, которое должно утверждаться приказом руководителя организации.

Работодатель создает положение самостоятельно. Но при этом любой ЛНА организации не должен противоречить нормам ТК РФ, трудовому и коллективному договорам. Этот документ утверждается приказом руководителя.

В положении необходимо заполнить следующие разделы:

Содержание.

В этом разделе приводятся основные понятия, которые используются в положении, также указывается, на кого оно распространяется, и перечисляются виды удаленной работы.

Организация труда, рабочий режим

Работодатель должен обеспечить дистанционного сотрудника всем, что требуется ему для работы (оборудованием, программным обеспечением, антивирусом и прочим), этот перечень следует привести в положении. Если сотрудник использует личное оборудование, надо определить порядок компенсации расходов.

Следует прописать режим рабочего времени. Иначе работник на дистанционном режиме труда имеет право установить его на свое усмотрение.

Взаимодействие и обмен кадровыми документами

Здесь нужно указать какие каналы связи используются для обмена документами и рабочей информацией, в какие сроки работодатель и сотрудник должны направлять подтверждение получения электронных документов;

порядок и случаи применения усиленной квалифицированной электронной подписи, а также других видов электронных подписей;

порядок ознакомления кандидата с локальными нормативными актами, инструкциями и прочим;

порядок обращения работника к работодателю с заявлениями, обращениями и иной информацией;

сроки и порядок передачи отчетов о выполненной работе.

Оплата труда, отпуск. 

В этом разделе отражается порядок оплаты труда дистанционного сотрудника, а также порядок предоставления ему ежегодного оплачиваемого отпуска и иных видов отпусков.

Расторжение трудового договора с дистанционным сотрудником.

Здесь следует указать максимальный срок, в течение которого дистанционный работник может без уважительной причины не взаимодействовать с работодателем по рабочим вопросам. Этот срок составляет два рабочих дня подряд или более.

Еще одним основанием для увольнения является изменение сотрудником местности выполнения трудовой функции, которое привело к невозможности выполнения рабочих функций на прежних условиях.

Прочие условия.

В этой части положения указывается, с какого момента оно действует, а также — лицо, контролирующее его соблюдение.

Сотрудников необходимо ознакомить с документом под подпись.

Тест "На сколько вы активны" Тест "Подходит ли Вам ваше место работы" Тест "На сколько важны деньги в Вашей жизни" Тест "Есть ли у вас задатки лидера" Тест "Способны ли Вы решать проблемы"

Тест "Для начинающего миллионера" Тест который вас удивит Семейный тест "Какие вы родители" Тест "Определяем свой творческий потенциал" Психологический тест "Вы терпеливый человек?"

Проблемы удаленной работы и способы их решения

Удаленная работа имеет ряд проблем для работодателя.

дистанционных сотрудников сложно объединить и мотивировать действовать в одном направлении;

различия в часовых поясах могут сделать сотрудников недоступными в момент, когда руководителю или коллегам необходимо с ними связаться;

производительность труда может снижаться при отсутствии должного контроля рабочего времени.;

сложно наладить эффективные коммуникации.

Что же советуют специалисты для минимизации данных негативных моментов?

1. Составить расписание встреч: раз в день/несколько дней/неделю. На встречах нужно обязательно обсуждать план работы и ход выполнения задач, достижения и проблемы. Дополнительно можно прописать встречи, приуроченные к определенным событиям, например, к окончанию этапа проекта.

При этом сотрудники должны знать, когда и как можно связаться с руководителями или коллегами, если появились неотложные вопросы или проблемы.

2.Исключить излишнюю регламентацию труда работника. Например, слишком часто выяснять что делает в данный момент работник, или слишком подробно описывать задачи. Это сотрудники будут видеть в корпоративных мессенджерах, почтовых ящиках и слышать по телефону. Постоянное напоминание о себе будет восприниматься работником как спам, который раздражает и отвлекает.

3. Использовать онлайн-инструменты повышения производительности – ИТ-системы, в которых можно ставить задачи, общаться, обсуждать совместные проекты и т.д.

Применять инструменты, позволяющие отслеживать количество часов, проведенных на работе, сайты, которые посещает сотрудник в рабочее время, и многое другое. Понимание, что его деятельность отслеживается, мотивирует сосредоточиться на поставленных задачах.

4. Предоставить больше гибкости

Разрешить сотруднику самому распределить свои задачи на день и выбрать часы рабочего дня.

6. Развивать командный дух

Поддерживать командный дух у удаленно работающих команд бывает непросто. Некоторые работодатели регулярно проводят выездные корпоративы, чтобы собрать отдельно работающих сотрудников вместе и дать возможность пообщаться им «вживую».

7. Праздновать успех виртуально

Периодически необходимо устраивать онлайн-вечеринки. Приурочить их можно к любым успехам: окончательное решение сложной задачи, получение юбилейного клиента, окончание этапа реализации проекта и т.д.

Обязанности работодателя перед удаленными работниками.

У работодателя такие же обязанности перед удаленными сотрудниками, как и перед работающими в офисе. В частности, платить дистанционному сотруднику надо столько же, как если бы он ходил в офис. И если сотрудники на одной и той же должности выполняют одинаковые задачи и у них одинаковая квалификация, зарплаты должны совпадать.

При этом не имеет значения, в каком регионе работник находится, Например, нельзя платить сотруднику из Ульяновска меньше, потому, что в его регионе средние зарплаты ниже московских. Если у сотрудников одинаковая должность и квалификация, платить надо одинаково.

За нарушение этого требования работодатель может получить штраф, составляющий для ИП и малых предприятий от 1000 до 5000 ?, для средних и крупных компаний — от 30 000 до 50 000 ?.

Если работник живёт в другом городе, то поездка в офис работодателя считается командировкой. За неё надо оплатить проезд и суточные.

Если удалённый работник едет по работе в другой город — это тоже командировка с оплатой.

Обеспечить безопасность условий труда.

1. Провести инструктаж по работе с оборудованием работодателя.
2. Расследовать несчастные случаи. Например, если сотрудник сломал ногу в рабочее время, нужно собрать комиссию и выяснить причины происшествия. Если несчастный случай окажется страховым, сотрудник сможет получить компенсацию из СФР.

3.Расследовать профзаболевания. Допустим, программисту поставили диагноз «Прогрессирующая близорукость от повышенного напряжения зрения». Работодатель обязан провести расследование: возникло ли заболевание у сотрудника из-за работы или по своей вине. Если подтвердится, что болезнь связана с работой, сотрудник может получить компенсацию из СФР.

Как выбрать сотрудника на дистанционную работу.

Отбор кандидатов на удаленную работу мало чем отличается от поиска сотрудника в офис — нужно также оценить его навыки и личные качества. Рекомендуется придерживаться трех правил: давать тестовое задание; просить написать письмо о себе; созваниваться по видеосвязи.

Тестовое задание дает возможность проверить квалификацию кандидата на дистанционную работу.

Как правило, его составляют на основе содержания реальных рабочих задач. Например, редактора просят составить план статьи, а маркетолога —разработать предложения по продвижению нового продукта. Степень сложности задания определяется вакантной должностью. Рядовому сотруднику предлагают небольшое задание часа на два. Если же хотят взять на работу человека на управляющую или иную ответственную должность, задание бывает сложнее. Например, дают задание, которое нельзя решить по шаблону. Тестовое задание позволяет оценить также личные качества кандидата: умеет ли он задавать вопросы, если что-то непонятно, внимательно ли вник в задачу. Например, если в тестовом задании указано, что отправить работу нужно на почту, а человек направил в мессенджер — это говорит о неспособности кандидата следовать инструкциям. Иногда руководители не предлагают тестовое задание, так как проще изучить портфолио. Однако на основе портфолио невозможно выяснить, делал ли задачу человек полностью самостоятельно, как долго выполнял. По тестовому заданию легче оценить реальные навыки человека и его адекватность.

Наряду с тестовым заданием стоит попросить кандидата написать небольшой рассказ о себе.

Например, чтобы кандидат рассказал о себе, почему подходит для этой работы, в каких проектах работал раньше. В письме следует обращать внимание на то, пишет кандидат только про себя или про задачи, которые решал; приводит ли примеры и цифры, рассказывая о результатах, или излагает все абстрактно; пишет искренне или шаблонными фразами; как формулирует мысли. Письмо о себе позволит отсеять кандидатов, которые не подходят компании по опыту или мировоззрению.

Важно общаться с кандидатом по видеосвязи. Иначе нельзя будет оценить, как человек выглядит, какие проявляет эмоции, как жестикулирует, не отвлекается ли на телефон. Например, если работодателю необходим серьезный человек и кандидата предупредили об интервью, а он одет в домашнюю одежду, то для работодателя это будет негативной характеристикой. 

С другой стороны, включенная камера поможет кандидату оценить, комфортно ли ему общаться с работодателем Лучше, если он поймет сразу, что ему некомфортно, чем спустя месяц работы.

Оформление дистанционных работников.

Удаленных сотрудников можно нанимать по трудовому договору или договору ГПХ. Трудовой договор с удаленным сотрудником мало отличается от договора с офисным сотрудником. В тексте надо будет лишь прописать несколько моментов: место работы – это адрес регистрации компании или ИП; условие выполнения работы - дистанционно; режим рабочего времени — например, с 10:00 до 19:00. Подписать трудовой договор сотрудник сможет с помощью электронной подписи. Также имеет смысл зафиксировать нюансы работы с дистанционным сотрудником. Это лучше писать не в каждом отдельном трудовом договоре, а один раз в локальном нормативном акте, например, положении о дистанционной работе.

Договор ГПХ можно заключить с самозанятым, ИП или обычным человеком без этих статусов. Если заключить ГПХ с самозанятым или ИП, работодателю не нужно будет платить за него взносы и НДФЛ. Если сотрудник постоянно проживает за рубежом, с ним тоже можно заключать как трудовой договор, так и договор ГПХ. Оформление людей за границей почти такое же, как и из России.

По мнению Минтруда, на дистанционную работу нельзя принять человека, живущего за границей: ни иностранца, ни соотечественника. Страны ЕАЭС, например, Беларусь — не исключение. Это связано с тем, что законы РФ не работают на чужой территории. Но сотрудничать по гражданско-правовому договору с таким человеком можно.

Бывает, что удалённый работник жил в России, а потом уехал и стал постоянно жить за границей. Для сохранения сотрудничества Роструд рекомендует расторгнуть с работником трудовой договор с даты его выезда за границу.

На время проживания работника за границей заключить с ним договор ГПХ. По договору ГПХ у работника нет трудовых гарантий: отпуска, выходных, больничного. Но и быть на связи по восемь часов в день он не обязан. Когда работник вернётся — заключить с ним новый трудовой договор.

Помощь в адаптации

Новому сотруднику необходимо помочь влиться в работу. Для этого стоит выделить человека, который будет заниматься адаптацией новичков на рабочем месте; подготовить инструкции; регулярно разговаривать с новыми сотрудниками лично; рассказать о команде.

Необходимо заранее завести все учетные записи на человека, чтобы он сразу смог приступить к работе; рассказать о корпоративной культуре — что принято, а что нет; познакомить с коллегами; рассказать про возможные точки роста внутри компании. В небольшой компании до тридцати человек этим может заниматься сам ее создатель. Но если человек больше или компания быстро расширяется, нужно выбрать ответственного сотрудника. Можно нанять HR-специалиста или поручить эти задачи любому сотруднику, например, администратору.

Важно создать инструкции. Наличие описания бизнес-процессов компании, алгоритма по выполнению задач, базы контактов всех сотрудников поможет новичку в первые месяцы работы. Все вышеуказанные материалы нужно обновлять. Например, если в компании решили делать задачу по-другому, нужно переписать инструкцию. Если изменились контакты сотрудников — нужно обновить данные.

Надо разговаривать с новым сотрудником лично. Инструкции не исчерпывают всех вопросов, поэтому руководителю следует в первые месяцы проводить ежедневные установочные созвоны с работником, хотя бы на несколько минут. Даже когда вопросов нет, можно просто спросить, как дела. Общение один на один с руководителем поможет установить доверительные отношения. Со временем необходимость постоянно созваниваться отпадает, и можно перейти на график раз в неделю или раз в две недели.

Рассказать про команду. Новый человек не знает, как с кем ему общаться. Руководитель может рассказать ему про команду и дать советы по общению. Например, кому не следует писать на выходных, а к кому можно обратиться с любым вопросом.

Нужно помочь удаленным сотрудникам работать эффективно. При удаленной работе у человека много отвлекающих факторов, есть сложности в общении с коллегами, могут быть разные часовые пояса. Для помощи команде в сохранении продуктивности следует разработать правила работы; использовать методики управления проектами; предлагать сдельную оплату; помочь при необходимости с местом для работы, например, арендовать коворкинг или прислать наушники с шумоподавлением; выработать правила к часовым поясам. Разработать правила работы. Например, не опаздывать на созвоны, предупреждать об отпуске минимум за месяц, не работать на выходных. Со временем будут появляться новые правила, а старые уходить. Правила должны быть удобны для команды. 

На созвоны не должно уходить все время руководителя. День руководителя должен состоять на 50% из созвонов со своей командой. Если общаться меньше, сотрудники могут остаться без поддержки или помощи. Если больше — руководитель не успеет разобраться со своими задачами. Чтобы сохранять баланс следует вести календарь. Общий календарь поможет видеть свои созвоны с сотрудниками или заказчиками.. Нужно взять за правило присылать приглашение на созвон через сервисы, например Контур.Толк или почту Outlook. Тогда все встречи у команды будут синхронизированы.

В подчинении должно быть не больше восьми человек. Если же у руководителя в прямом подчинении двадцать человек, значит, надо менять структуру внутри компании. Не нужно ходить на созвоны, где руководителю не обязательно присутствовать. В крайнем случае можно записывать созвоны и слушать по необходимости. Чтобы каждый раз не задумываться, идти на созвон или нет, необходимо установить критерии, например, если будут обсуждать деньги, наем новых сотрудников, результаты бизнеса за месяц. А вот текущие планерки отделов можно делегировать.

Людям комфортнее работать, когда можно пообщаться с коллегами. Поэтому рекомендуется хотя бы раз в год организовывать корпоратив. Если есть возможность, компания может оплатить перелет и отель каждому. Если нет, предложить сотрудникам приехать за свой счет. Проводить онлайн- мероприятия, которые помогают сплотить сотрудников в команду. Надо организовать мероприятие так, чтобы сотрудники взаимодействовали с друг другом и вместе решали задачи.

Есть сценарии мероприятий для удаленных команд, например, онлайн-квизы и онлайн-игры. Полезно время от времени обсуждать не только рабочие моменты. Например, созваниваться раз в месяц и обсуждать книги, животных, путешествия. Если сотрудники заняты и не хотят тратить время на разговоры по душам, заставлять не надо. Как альтернатива — можно начинать общие планерки с 10-минутного разговора не о работе, например спросить команду, кто как провел выходные. Завести тематические чаты, например, «Животные», «Спорт» и т.д. В них сотрудники смогут обсуждать тематические вопросы. Иногда сотрудники сами стесняются заводить чаты — непонятно, можно это делать или нет. Поэтому руководитель может проявить инициативу: создать чат и первым туда написать. Также нормально, если сотрудники заводят чаты, но не зовут туда шефа.

Работодатель не вправе посещать дистанционного сотрудника в рабочее время для проверки офлайн.

Увольнение удаленных работников

Увольнение дистанционного работника по трудовому договору не отличается от обычной процедуры.

Для увольнения дистанционного работника есть больше поводов, чем для увольнения обычного сотрудника:

- работник переехал в другую местность и не может выполнять работу на прежних условиях;

- работник не выходит на связь больше 2 рабочих дней подряд без уважительной причины.

Недобросовестные сотрудники могут хитрить и реагировать на запросы работодателя 1 раз в 2 дня.

Чтобы увольнение по этому основанию было законно, работодатели прописывают в ЛНА правила взаимодействия с работником. Например, обязанность сотрудника в течение всего рабочего дня находиться онлайн в информационной системе работодателя.

К этому добавляются те же основания, что и для обычных работников: по соглашению сторон, по инициативе работника, по инициативе работодателя или в связи с отказом работника от продолжения договора из-за изменения условий труда.

Е. Г. Павлова

Назад | | Вверх