Главная » Кадровику »
Планирование отпусков сотрудников в небольших компаниях в 2024 году
Планирование отпусков сотрудников в небольших компаниях в 2024 году
Статью подготовила Павлова Елена Геннадиевна, доцент кафедры «Макроэкономическое регулирование» Финансового университета при Правительстве РФ. Связаться с автором
Работодатели ежегодно обязаны предоставлять отпуск своим работникам. Сделать это не так просто, как можно подумать – надо соблюдать множество правил и оформлять большое количество различных документов в бумажном и электронном виде. В этой статье мы будем со всем этим разобраться.
Предоставление отпуска работникам
Все, кто работает у работодателя по трудовому договору, имеют право ежегодно уходить в оплачиваемый отпуск. При этом не имеет значения, работает ли сотрудник в офисе или на дому, полный или неполный рабочий день.
Отпуск включает основную часть, длительностью от 28 календарных дней, и дополнительную часть, присоединяемую к основной части.
Оформлением документов на отпуска как правило занимаются кадровики и бухгалтеры.
В компании может быть положение об отпусках. Оно не потребуется, если отпуска предоставляются в строгом соответствии с Трудовым кодексом. Но если работодатель намерен увеличить продолжительность отпуска или производить выплату отпускных в более ранние сроки, это следует отразить в положении об отпусках. В данном документе должны быть прописаны виды отпусков и их длительность, стаж, необходимый для получения того или иного вида отпуска, что входит в стаж, учитывается ли стаж для получения дополнительного отпуска.
Далее, все работодатели ( кроме микропредприятий со среднесписочной численностью работников до 15 человек и доходом до 120 млн. руб. в год) должны составлять график отпусков - документ, устанавливающий очередность предоставления оплачиваемых отпусков в календарном году.
На микропредприятиях вместо него можно применять письменные соглашения между работодателем и работником. Однако при численности работников больше 3 человек удобнее составлять один общий график отпусков.
За 2 недели до начала отпуска работнику вручается уведомление. Этот документ составляется в произвольной форме.
Работник подает заявление на отпуск. Когда его надо подать и по какой форме, должно быть указано в положении об отпусках. Иногда работодатели при предоставлении отпуска по графику не применяют практику написания работниками заявлений на отпуск.
На отпуск надо оформить приказ и записку – расчет отпускных. Приказ подписывается работодателем и работником. Записка – расчет отпускных подготавливается на основании приказа и подписывается кадровиком и бухгалтером.
Отпуск можно продлевать и переносить. Продлевается отпуск в случае заболевания работника во время отпуска и оформления больничного листа, призыва работника во время отпуска на военные сборы или для исполнения функций присяжного заседателя в суде либо других государственных обязанностей, попадания на период отпуска праздничных дней. Отпускные за праздничные дни не начисляются.
Работодатель может предусмотреть в положении об отпусках продление отпуска в случае заболевания ребенка или иного родственника работника. На продление отпуска от работника необходимо получить письменное заявление с указанием причины.
Перенос отпуска по желанию работника должен быть согласован с работодателем.
Отозвать работника из отпуска можно только с получением от него согласия. В отношении ряда категорий работников отзыв из отпуска не допускается. Это работники в возрасте до 18 лет, беременные женщины, работники с вредными условиями труда.
Если работник прервал отпуск и вышел на работу, ему надо предоставить в последующем не использованные дни отпуска. Работник вправе выбрать для этого удобное время в текущем году или присоединить дни к отпуску следующего года.
Для отзыва работника из отпуска необходимо написать служебную или докладную записку, где названы причины отзыва и необходимая дата выхода.
После получения разрешения на отзыв от руководителя копании работнику направляется уведомление по электронной почте или с помощью телеграммы. Оно должно быть подписано руководителем компании.
К дню выхода работника, отозванного из отпуска, издается приказ об отзыве, где указана причина отзыва, дата выхода работника и срок предоставления неиспользованных дней отпуска.
В примечаниях к графику отпусков делается отметка об отзыве работника из отпуска и указывается дата начала его работы.
Необходимо отразить отзыв из отпуска в табеле учета рабочего времени – указать дни отпуска до отзыва и дни, когда работник вышел из отпуска.
С учетом уменьшившегося числа дней отпуска потребуется сделать перерасчет отпускных: вышедшему на работу сотруднику надо платить заработную плату, а не средний заработок, который используется в расчете отпускных.
График отпусков
График отпусков утверждается руководителем компании не позднее, чем за 2 недели до начала нового года.
График отпусков может не касаться двух категорий работников – имеющих льготы по закону и работников, принятых уже после утверждения графика.
Вновь поступившие работники могут уходить в отпуск по отдельному приказу в сроки, которые согласованы с работодателем.
Инспекторы ГИТ при обнаружении отсутствия графика отпусков или отклонений от него считают это нарушением трудового законодательства.
В график отпусков включают и тех работников, об увольнении которых в следующем году уже известно.
Дистанционные работники, для которых работодатель не установил в коллективном или трудовом договоре либо локальном акте никаких особенностей в порядке предоставления отпусков в сравнении с ТК, должны включаться в график отпусков.
Мобилизованных сотрудников в график отпусков по правилам не включают, т.к. трудовой договор с ними приостановлен. Однако для того, чтобы такие работники не теряли накапливающийся отпускной стаж, на практике их обычно включают в график, указывая в примечаниях, что работник мобилизован.
Работающих по срочным трудовым договорам тоже положено включать в график, хотя некоторые эксперты рекомендуют не указывать в графике работников, с которыми заключен срочный трудовой договор менее чем на шесть месяцев, поскольку у них не образуется право на получение отпуска.
Не следует включать в график отпусков тех исполнителей, которые работают по договору ГПХ, т.к. это может обернуться для работодателя переквалификацией договора ГПХ в трудовой.
При составлении графика отпусков можно учитывать пожелания работников, но это не является обязательным для работодателя. Исключением являются только льготные категории, имеющие право брать отпуск по своему желанию. Для них в графике проставляются те даты, которые они назовут. Если в течение года работник, имеющий льготы, изменит свои желания и образуется отклонение от плана, то нарушением трудового законодательства оно считаться не будет.
При утверждении графика отпусков необходимо учитывать мотивированное мнение профсоюза. При этом оно не обязательно должно быть положительным. Учетом пожеланий работников будет считаться запрос и получение мнения.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Многие компании практикуют сбор предложений сотрудников к графику отпусков, что является их правом. Однако принуждать работников давать предложения в график отпусков нельзя.
Спорная проблема – деление в графике отпуска на части. По мнению Роструда, это допустимо только по соглашению сторон, дробление отпуска на части работодателем в одностороннем порядке в графике отпусков, представляющем собой директивный документ будет попыткой диктовать свою волю.
В действительности в графиках отпусков нередко указывают отпуск частями. При этом от работника заранее берут заявление или подпись на проекте графика. Такую практику однако придется отстаивать перед трудовым инспектором.
При составлении графика отпусков необходимо принимать во внимание ряд правил.
Право на первый отпуск образуется у работника после 6 месяцев непрерывной трудовой деятельности у конкретного работодателя. Это не относится к некоторым категориям работников – например, юношам и девушкам до 18 лет, совместителям.
Ежегодный отпуск должен длиться не менее 28 календарных дней, а у отдельных категорий продолжительность отпуска больше – у несовершеннолетних, например, она составляет не менее 31 дня.
В некоторых случаях работникам предоставляется дополнительный оплачиваемый отпуск. По закону, например, право на это имеют работающие с ненормированным рабочим днем. Для работников, не названных в Трудовом кодексе, работодатель имеет право самостоятельно установить дополнительный оплачиваемый отпуск в коллективном договоре или локальном нормативном акте.
При составлении графика отпусков дополнительный отпуск прибавляется к основному.
Продолжительность отпуска рассчитывается в календарных днях. Нерабочие дни праздников в количество отпускных дней не включаются. Отпуск может начинаться как с рабочего, так и с выходного дня работника.
Планировать отпуска можно только на период до 31декабря. Выход за пределы этой даты в графике даже по имеющим льготы работникам, которые вправе выбрать для себя время отпуска, не допускается.
Если в связи с производственной необходимостью требуется перенести отпуск, надо проследить за тем, чтобы весь отпуск был использован в течение 12 месяцев того рабочего года, за который он давался. С учетом этого не следует заранее планировать переносы отпуска на будущее.
На практике вместе с тем нередко часть отпуска работника приходится на декабрь планируемого в графике года, а часть – на январь следующего года. В такой ситуации в графике на планируемый год проставляется часть отпуска, которую работник отгуляет в данном году, а в примечании делается отметка, что оставшиеся дни отпуска будут включены в график следующего года. Такой подход позволяет кадровым работникам не терять часть полагающегося работнику отпуска за рабочий год.
Рабочий год работника не совпадает с календарным годом. Он начинается с первого рабочего дня и продолжается 12 полный месяцев за исключением дней, не входящих в стаж для отпуска. Время прогулов и отстранения от работы не входят в стаж для отпуска. В случае наличия этих периодов рабочий год будет удлиняться.
Рабочий год удлиняется также в тех случаях, когда работник берет за свой счет больше 14 календарных дней отпуска. Например, при отдыхе за свой счет в размере 18 дней рабочий год увеличится на 4 дня.
Отпуск также может продляться или переноситься Причинами продления а также переноса отпуска могут быть болезнь работника или исполнение им государственных обязанностей.
Работодатель имеет право лишь предложить работнику перенести отпуск в связи с производственной необходимостью и не может в одностороннем порядке вносить изменения в график отпусков. Работник вправе отказаться переносить свой отпуск.
Для составления графика отпусков разработана унифицированная форма, но применение ее не является обязательным. Ее можно использовать в качестве основы для создания удобного для конкретного работодателя бланка. В проекте графика отпусков на 2024 год необходимо отразить следующие данные – реквизиты работодателя; сведения о работнике (в каком подразделении трудится, должность или профессия, табельный номер, ФИО); даты начала отпуска; число календарных дней отдыха; о переносе отпуска с указанием причины.
Для обеспечения использования всеми структурными подразделениями единой формы и одинакового ее заполнения форму графика отпусков компании необходимо утверждать приказом или закреплять локальным актом, где установлен порядок заполнения бланка.
Для утверждения графика достаточно подписи директора и реквизитов письма от профсоюза. В большинстве организаций график вводится в действие приказом, в котором дано поручение в установленный срок ознакомить работников.
В какой форме и какими способами знакомить работников с графиком отпусков работодатель решает самостоятельно. Можно использовать извещения работникам, ознакомительные ведомости и листы и др. С точки зрения Министерства труда подписи работников на графике отпусков проставлять не надо.
График отпусков должен исполняться. Для этого прежде всего работодатель должен предупредить работника о дате начала отпуска. Если этого не сделать, то работник получит возможность перенести отпуск на удобное для себя время на основании письменного заявления директору.
В компаниях уход работника в отпуск как правило оформляется приказом, чтобы, во-первых, при необходимости можно было документально доказать предоставление работнику ежегодного отпуска и, во-вторых, создать подкрепляющее основание для начисления и выплаты отпускных.
При уходе работника в отпуск по графику получать от него письменное заявление не требуется. В плановый ежегодный отпуск работники вправе уходить и без приказа директора.
Нередко в график отпусков бывает необходимо внести изменения, т.к. за период с 1 января по 31 декабря какие-то работники могут уволиться, а какие-то трудоустроиться в компанию.
Если приняли нового работника, работодатель может предоставить ему отпуск приказом на основании письменного заявления. При этом в графике отпусков будут перечислены не все штатные работники, что негативно сказывается на управленческом учете. Поэтому лучше внести в график отпусков изменения в порядке, аналогичном порядку утверждения документа.
При уходе работника, имеющего льготы, в отпуск не по графику график изменять не надо.
Если работник написал заявление об уходе в отпуск вне графика, работодатель вправе, но не обязан удовлетворить просьбу и перенести отпуск.
По закону отпуск переносится в том случае, если работодатель не уведомил работника о начале отпуска за 2 недели или не выплатил отпускные за 3 дня до начала отпуска. Измененная дата ухода в отпуск определяется по письменному заявлению работника.
В случае заболевания работника во время отпуска или его привлечения к выполнению государственных или общественных обязанностей отпуск необходимо продлить или перенести на другой срок. Новая дата определяется работодателем с учетом пожеланий работника.
Любые продления и переносы отпуска надо оформлять приказом.
При переносе отпуска важно принять во внимание то, что не предоставлять очередной отпуск работнику два года подряд запрещается. Несовершеннолетние работники и работники с вредными и опасными условиями труда должны обязательно получать отпуск ежегодно.
В графике отпусков нужно показывать дни отпуска, использованные в данном году и дни, перенесенные на следующий год.
Не указывают в графике отпусков отпуска, которые работники взяли за свой счет и учебные отпуска.
Статью подготовила Павлова Елена Геннадиевна, доцент кафедры «Макроэкономическое регулирование» Финансового университета при Правительстве РФ. 
