Специалисты должны очень тщательно и даже щепетильно относиться к оформлению документации, ведь именно они, спустя годы, должны будут в спешке разыскивать декларацию, когда оную неожиданно потребует инспектор налоговой службы.
Итак, архивирование бухгалтерских документов представляет собой комплекс процедур по обработке документации, и подготовке ее к сдаче в архивное хранилище. Одновременно также проводится экспертиза ценности.
В идеале данная процедура должна проводиться каждый год
По истечении двух лет хранения в бухгалтерии документы должны быть сданы в архив, однако перед этим необходимо их оформить должным образом, то есть, провести архивацию бухгалтерских документов. По каким правилам проводится архивирование бухгалтерских документов? Какие нюансы следует учитывать? К кому обращаться, если в штате компании нет собственных специалистов?
Архивирование бухгалтерских документов этапы:
1. Обработка. На данной стадии документы сортируются, чтобы устранить черновики, лишние копии, либо документы, которые не представляют собой никакой ценности;
2. Систематизация. Архивация бухгалтерских документов предполагает расположение документации в хронологическом порядке: то есть, снизу располагаются самые поздние бумаги, в то время как сверху - наиболее ранние документы;
3. Прошивка. Отсортированные документы формируют в пачки, которые нумеруются, прошиваются, скрепляются печатью организации. Перед прошивкой следует убедиться, что все скрепки, скобы степлера были удалены;
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
4. Составление описи. Архивирование бухгалтерских документов предполагает составление подробной описи к каждой пачке документации - речь идет о титульных листах, на которых указываются наименование организации, даты и сроки хранения документов, структурное подразделение организации, количество листов в деле, а также архивный шифр дела;
5. Составление заверительной надписи. Заверительная надпись включает в себя также число прошитых листов, кроме этого - дату, номер дела, подпись составителя. Также в заверительной записи при архивации бухгалтерских документов отражаются сведения об особенностях документации (если таковые имеются): наклеенные чертежи или изображения, конверты с вложениями, пропущенные номера и так далее. Любые изменения физического состояния дел также необходимо отражать в надписи: замена копий, повреждения, плесень, внесение новых документов и так далее;
6. Каталогизация. Заключительный этап архивирования бухгалтерских документов. На данной стадии дела помещаются архив. Для того, чтобы суметь обеспечить максимально эффективный, рациональный, быстрый поиск документации по архиву, документы должны располагаться в зависимости от своего типа. К примеру, на одном стеллаже будут храниться акты, на другом счета-фактуры и так далее.
И последнее, архивация бухгалтерских документов должна производиться исключительно профессионалами.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
