Аналитическими счетами называют счета, открываемые в развитие синтетических счетов для получения конкретных данных, а учет в системе этих счетов называется аналитическим учетом. В аналитических счетах учет ведется не только в стоимостном выражении, но и в натуральных и трудовых измерителях.
Синтетические и аналитические счета взаимосвязаны. Суммы начальных и конечных остатков, а также дебетовых и кредитовых оборотов всех аналитических счетов равны суммам начального и конечного остатка, дебетового и кредитового оборотов синтетического счета.
В аналитических счетах, отражающих движение хозяйственных средств, учет ведется в натурально-стоимостном выражении, а в аналитических счетах, отражающих движение источников хозяйственных средств, учет ведется только в денежном измерении.
Аналитические счета не ведутся по денежным средствам. Некоторые сложные синтетические счета непосредственно связаны с аналитическими счетами без каких-либо промежуточных групп.
Однако такое построение не всегда обеспечивает получение необходимых показателей. Некоторые синтетические счета состоят из нескольких групп аналитических счетов.
Записи в синтетических счетах по сумме равны записям в аналитических счетах.
Для управления предприятием его руководителю, а также руководителям отдельных структурных подразделений необходимо получение данных о каждом участке хозяйственной деятельности, о видах имущества и источниках их формирования различной степени обобщения и детализации.
Необходимы сведения о каждом дебиторе с целью своевременного получения денег или имущества, услуг. Сведения о кредиторах необходимы для своевременного погашения долгов, избежания штрафных санкций и сохранения деловой репутации, являющейся важным фактором в установлении договорных отношений.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Для получения представления о средствах и процессах необходимы счета, обобщающие данные, характеризующие объект учета в целом. Например, счета, отражающие общую сумму задолженности перед поставщиками или общую сумму полученных материалов.
Для получения сведений о суммах задолженности по каждому конкретному поставщику нужны счета, дающие такую конкретную информацию, а для получения сведений по каждому виду полученных материалов нужны счета, отражающие движение каждого вида материалов.
Записи хозяйственных операций на аналитических счетах производятся на основании первичных документов.
Аналитический учет составляет основу для формирования данных синтетического учета. Аналитический учет ведется в карточках (карточки учета материалов, карточки учета основных средств, карточки учета дебиторов и кредиторов и др.), в ведомостях (расчетная ведомость, платежная ведомость), оборотных ведомостях (материалов), сальдовых ведомостях, в книгах (амбарная книга). Данные в них о движении отдельных объектов учета накапливаются, группируются, и полученные итоги одновременно отражаются на соответствующих синтетических счетах (в журналах-ордерах, Главной книге, машинограммах).
Счета аналитического учета
По способу экономической группировки и обобщения информации (степени детализации учетных записей) счета подразделяются:
- на синтетические счета (счета первого порядка);
- на субсчета (счета второго порядка);
- на аналитические счета.
Соответственно синтетический учет ведется на синтетических счетах бухгалтерского учета, а аналитический учет – на аналитических счетах.
Промежуточное положение между синтетическими и аналитическими счетами занимают субсчета.
Синтетические счета – это счета бухгалтерского учета (предназначенные для учета информации о составе и движении однородных групп хозяйственных средств организации, источниках и хозяйственных процессах), на которых учетные записи производятся в обобщенном виде и в денежном измерителе.
Синтетические счета являются балансовыми и считаются счетами первого порядка.
Количество синтетических счетов ограничено Планом счетов (99 балансовых счетов).
Синтетические счета дают обобщающую характеристику объекту учета.
Синтетические счета, не требующие ведения аналитического учета, называются простыми (например, счет 57 "Переводы в пути").
Синтетические счета, которые требуют ведения аналитического учета, называются сложными (например, счет 10 "Материалы", счет 08 "Вложения во внеоборотные активы" и др.).
Синтетический учет – это отражение хозяйственных средств и процессов в обобщенном виде на синтетических счетах.
Оборотные ведомости по счетам синтетического учета составляются на основании данных синтетического учета.
Содержание синтетических счетов раскрывают данные аналитических счетов. Данные аналитического учета должны соответствовать оборотам и остаткам по счетам синтетического учета.
Из названий синтетических счетов не видна отраслевая принадлежность организации.
Данные синтетических счетов используются при заполнении форм бухгалтерской отчетности, и, прежде всего бухгалтерского баланса, а значит – для анализа финансово-хозяйственной деятельности организации.
Субсчета (неполный синтетический счет, счет второго порядка) – это группы однородных аналитических счетов, создаваемые в пределах одного синтетического счета.
Слово "субсчет" означает "подсчет", то есть счет второго порядка.
По своему характеру субсчета являются частями соответствующего синтетического счета и не имеют самостоятельной корреспонденции с другими счетами. Эта корреспонденция отражается через соответствующие синтетические счета.
При ведении субсчетов используется только денежный измеритель.
По некоторым синтетическим счетам однородные аналитические счета дополнительно группируются в пределах одного синтетического счета.
По существу, субсчета являются промежуточной группировкой аналитических счетов в пределах соответствующего синтетического счета.
Субсчета вводятся для получения единых для всех организаций обобщенных, укрупненных показателей, дополняющих показатели синтетических счетов и необходимых для анализа и составления баланса.
Например, к счету 41 "Товары" открываются следующие субсчета:
- субсчет 41–1 "Товары на складах";
- субсчет 41–2 "Товары в розничной торговле";
- субсчет 41–3 "Тара под товаром и порожняя";
- субсчет 41–4 "Покупные изделия".
На каждом из этих субсчетов объединяются данные на основе аналитических счетов.
Аналитические счета (третьего, четвертого, пятого и так далее порядка), как счета детальные, необходимы, прежде всего, для текущего оперативного руководства, управления и контроля за правильным использованием имущества организации.
Для управления финансово-хозяйственной деятельностью организации, оценки ее места в рыночной экономике, анализа состояния расчетов с партнерами недостаточно располагать только общими показателями, необходимо иметь еще и детализированные данные по объектам учета.
В то же время каждая организация имеет свой предмет (предметы) деятельности, определенную отраслевую направленность (промышленность, торговля, строительство, транспорт и т.д.). Для осуществления предмета своей деятельности организация должна иметь определенные ресурсы, источники их пополнения, договоры и многое другое, что требует более детального учета с применением натуральных измерителей, реквизитов контрагентов и т.д.
Аналитические счета открываются в развитие определенного синтетического счета в разрезе его видов, частей, статей и, где это требуется, с оценкой информации в натуральном, трудовом и денежном выражении.
Аналитические счета могут быть третьего, четвертого, пятого и так далее порядка в зависимости от поставленной цели, связанной с подготовкой, обоснованием и принятием соответствующих управленческих решений или выяснением положения организации на рынке, конкурентоспособности вырабатываемой и реализуемой ею продукции (работ, услуг) и т.д.
Аналитический счет – это подробный (детализированный) счет, на котором учет хозяйственных операций осуществляется как в денежном, так и в натуральном измерении.
Между аналитическими и синтетическими счетами существует взаимосвязь, так как аналитические счета – это счета, расшифровывающие и детализирующие конкретное содержание синтетических счетов.
Рассмотрим детализацию учетных данных на примере аналитических счетов при отражении хозяйственных операций в швейном производстве.
Пример. К синтетическому счету 10 "Материалы" (счет первого порядка) может быть открыт субсчет 10–1 "Сырье и материалы" (счет второго порядка).
Данные субсчета 10–1 могут быть детализированы по таким аналитическим счетам, как "Основные материалы", "Вспомогательные материалы" (счета третьего порядка).
Далее детализируются данные, отражаемые на аналитических счетах "Основные материалы" и "Вспомогательные материалы". В развитие аналитического счета "Основные материалы" открывается аналитический счет "Ткани". В развитие аналитического счета "Вспомогательные материалы" открываются аналитические счета "Пуговицы", "Нитки", "Молнии", "Подплечики", "Вешалки" и другие. Это аналитические счета четвертого порядка.
Данные аналитического счета "Ткани" детализируются по видам тканей: аналитические счета "ткань Габардин", "ткань Домики", "ткань Метц" и др. Затем детализируются данные, например, аналитического счета "Пуговицы": аналитический счет "Пуговицы 15 мм", "Пуговицы 21 мм" и другие. Это аналитические счета пятого порядка.
Взаимосвязь между счетами синтетического и аналитического учета:
- сумма сальдо начальных остатков по субсчетам (счетам II порядка), открытым в разрезе соответствующего синтетического счета, равна начальному сальдо, поэтому синтетическому счету (счету I порядка);
- сумма сальдо начальных остатков по аналитическим счетам III порядка, открытым в разрезе соответствующего счета II порядка, равна начальному сальдо по этому счету II порядка;
- сумма сальдо начальных остатков по аналитическим счетам IV порядка, открытым в разрезе соответствующего счета III порядка, равна начальному сальдо по этому счету III порядка и т.д.
Правила ведения аналитических счетов:
1) количество аналитических счетов определяется нуждами организации;
2) хозяйственные операции и в синтетических, и в аналитических счетах записываются на одинаковых сторонах (на дебет или на кредит). Это означает, что если синтетический счет активный, то и аналитические счета активные; если синтетический счет пассивный, то и аналитические счета пассивные;
3) каждая хозяйственная операция, записанная на счетах аналитического учета, должна быть записана на соответствующий синтетический счет (отдельно либо в обобщенном виде);
4) записанная в синтетическом счете хозяйственная операция может быть детализирована в аналитических счетах, но общая сумма аналитических счетов должна равняться сумме синтетического счета, в разрезе которого открыты аналитические счета. Иными словами, на синтетический счет операция записывается общей суммой, а на аналитические счета – частными суммами, дающими в итоге ту же общую сумму;
5) материальные ценности учитываются на аналитических счетах в натурально-стоимостном выражении, то есть ведется количественно-суммовой учет;
6) по окончании месяца производится сверка аналитических счетов с данными синтетического счета, в разрезе которого открыты аналитические счета, путем составления оборотной ведомости;
7) оборотные ведомости по счетам аналитического учета составляются на основании данных текущего аналитического учета;
8) аналитический учет ведется в книгах, ведомостях, карточках или лицевых карточках;
9) количество оборотных ведомостей по аналитическим счетам определяется количеством синтетических счетов, в разрезе которых ведется аналитический учет;
10) сальдо начальное и конечное данного синтетического счета должно быть равно сумме остатков на начало и конец месяца по счетам аналитического учета (то есть итоговая строка оборотной ведомости по аналитическим счетам к соответствующему счету – графы "Сальдо начальное" и "Сальдо конечное" – должна соответствовать остатку – на начало или конец текущего месяца – конкретного синтетического счета);
11) сумма оборотов за месяц по дебету и по кредиту аналитических счетов должна соответствовать оборотам по дебету и кредиту синтетического счета, в разрезе которого открыты аналитические счета (при этом итоговая строка оборотной ведомости по аналитическим счетам к соответствующему счету – графы "Приход" или "Расход" – это дебетовые или кредитовые обороты конкретного синтетического счета). Иначе говоря, оборот дебета синтетического счета равняется общему итогу дебетовых оборотов его аналитических счетов. Точно так же оборот кредита синтетического счета равен общему итогу кредитовых оборотов его аналитических счетов.
Аналитический учет в организации относится к самым трудоемким участкам работы в системе бухгалтерского учета.
Осуществление принципа тождества данных аналитического учета оборотам и остаткам по счетам синтетического учета на первое число каждого месяца реализуется посредством составления оборотных ведомостей по счетам синтетического и аналитического учета. На практике оборотные ведомости позволяют проверить правильность и взаимоувязку хронологических и системных записей синтетического и аналитического учета.
Аналитический учет расчетов
Синтетический учет расчетов с персоналом, как состоящим, так и не состоящим в списочном составе организации, по оплате труда, а также по выплате доходов по акциям и другим ценным бумагам данной организации осуществляется на пассивном счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате».
По кредиту данного счета отражаются начисления по оплате труда, пособий за счет отчислений на государственное социальное страхование, дивидендов и других аналогичных сумм. По дебету счета 70 фиксируются удержания из начисленной суммы оплаты труда и доходов, выплаченных сумм заработной платы, премий, пособий и другие удержания. Кредитовое сальдо счета 70 показывает задолженность организации перед работниками по начисленной, но не выданной заработной плате.
Для организации учета заработной платы используются соответствующие учетные регистры (специально разграфленные листы бумаги, приспособленные для текущих учетных записей).
В синтетическом учете используются мемориальные ордера, оборотные ведомости. Главная книга, журналы-ордера по счетам и т.д.
К документам аналитического учета заработной платы относятся: лицевой счет работника, налоговая карточка по учету доходов и налога на доходы физических лиц, расчетно-платежные ведомости и др.
На каждого работника в начале года или при приеме на работу бухгалтерия организации открывает лицевой счет. Кроме того, каждому работнику присваивается табельный номер, который в дальнейшем проставляется на всех документах по учету личного состава организации.
Чтобы выяснить сумму заработной платы, подлежащую выдаче на руки работнику, необходимо определить сумму заработка работника за месяц и произвести из нее необходимые удержания. Эти расчеты ведутся в лицевых счетах работников, а затем их результаты переносятся в расчетно-платежную ведомость и в налоговую карточку.
В расчетно-платежную ведомость заносят суммы начисленной заработной платы по ее видам, суммы удержаний по их видам и суммы к выдаче. Для каждого работника в ведомости отводится одна строка. Расчетно-платежная ведомость не только является регистром аналитического учета расчетов с работниками по заработной плате, но и выполняет функции расчетного и платежного документа.
При начислении заработной платы и других выплат работникам необходимо правильно определить их источники. Существует несколько видов таких источников. Так, выплата заработной платы может осуществляться за счет отнесения начисленной заработной платы на себестоимость продаваемой продукции, товаров, работ и услуг.
Для правильного отражения начисленной заработной платы бухгалтер организации самостоятельно выбирает тот счет по учету издержек производства и обращения, который соответствует виду деятельности организации и структуре производства.
К таким счетам относятся:
- счет 20 «Основное производство» (оплата труда производственных рабочих);
- счет 23 «Вспомогательное производство» (оплата труда рабочих вспомогательного производства);
- счет 25 «Общепроизводственные расходы» (оплата труда цехового персонала);
- счет 26 «Общехозяйственные расходы» (оплата труда административно-управленческого персонала);
- счет 29 «Обслуживающие производства и хозяйства» (оплата труда работников обслуживающих производств и хозяйств);
- счет 44 «Расходы на продажу» (оплата труда работников торговли);
- другие счета издержек.
Начисленные суммы заработной платы работников соответствующих производств отражаются по дебету указанных счетов и по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (на всю сумму начисленной оплаты труда).
Начисление оплаты труда по операциям, связанным с заготовлением и приобретением производственных запасов, оборудования к установке и осуществлением капитальных вложений, отражаются по дебету счетов 07 «Оборудование к установке», 08 «Вложения во внеоборотные активы», 10 «Материалы» и т.д. и кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате тру да».
Источником оплаты труда могут служить средства Фонда социального страхования РФ, остающиеся в организации. За счет этих средств могут производиться выплаты пособий по временной нетрудоспособности; пособий по беременности и родам; единовременного пособия при рождении ребенка; ежемесячного пособия на период отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет; оплата дополнительных выходных дней по уходу за ребенком-инвалидом.
Суммы начисленных пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам отражаются проводкой:
Д-т 69/1 «Расчеты по социальному страхованию»;
К-т 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».
Выдачу заработной платы и пособий оформляют бухгалтерской записью:
Д-т 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;
К-т 50 «Касса» - выдана из кассы заработная плата наличными;
Д-т 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;
К-т 51 «Расчетные счета» - перечислена с расчетного счета заработная плата на лицевой счет работника в Сбербанке.
Не полученная работниками в срок заработная плата депонируется. Аналитический учет депонированной заработной платы ведется по каждому работнику в реестре невыданной заработной платы, в специальной книге не выданной заработной платы или на депонентских карточках.
Депонированная заработная плата переносится со счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» на счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», на котором для этих целей открывается субсчет «Депоненты».
На депонируемую сумму делается проводка:
Д-т 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
К-т 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по депонированным суммам».
Депонированные суммы должны сдаваться в банк на расчетный счет организации, что отражается в бухгалтерском учете проводкой:
Д-т 51 «Расчетные счета»
К-т 50 «Касса».
Получение депонированной ранее заработной платы с расчетного счета в банке на оплату депонентов отражается записью:
Д-т 50 «Касса»
К-т 51 «Расчетные счета».
Депонированная заработная плата из кассы организации выдается, как правило, по расходным кассовым ордерам.
При этом производится запись:
Д-т 76 « Расчеты с разными дебиторами и кредиторами », субсчет «Расчеты по депонированным суммам»
К-т 50 «Касса».
Невостребованная депонированная заработная плата хранится на расчетном счете организации в банке в течение трех лет.
По истечении этого срока неполученные суммы относятся на финансовые результаты деятельности организации, что отражается проводкой:
Д-т 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по депонированным суммам»
К-т 91 « Прочие доходы и расходы ».
Регистры аналитического учета
Регистры синтетического учета применяются для записей хозяйственных операций по синтетическим счетам. Строение этих регистров зависит от форм учета.
В настоящее время синтетический учет ведется в регистрах, которые представляют собой свободные листы и называются «журналы-ордера».
В основу построения этих регистров положена шахматная форма графления. Данная форма графления таблиц очень удобна для записей единичных операций.
Чтобы записать массовые операции, применяются журналы-ордера, которые ведутся по кредиту какого-либо одного счета в дебет других счетов.
По окончанию месяца кредитовые обороты по счетам из журналов-ордеров переносятся в главную книгу; дебетовые обороты по счетам получаются в главной книге при суммировании итогов всех журналов-ордеров.
Главная книга – это заключительный регистр синтетического учета. В ней для каждого счета отведена отдельная таблица. В таблице записывается начальное сальдо по счету, кредитовый оборот, подсчитывается дебетовый оборот и выводится конечное сальдо.
По данным главной книги составляется баланс и другие формы отчетности.
Для ведения аналитического учета применяются три вида учетных регистров:
1. Регистры, которые ведутся параллельно регистрам синтетического учета и отдельно от них.
2. Регистры, итоговые данные которых переносятся в регистры синтетического учета.
3. Регистры, совмещающие синтетический учет с аналитическим.
Параллельно синтетическому учету и отдельно от него ведется аналитический учет таких объектов, номенклатура которых очень большая, а поэтому вести синтетический и аналитический учет в одном регистре невозможно. К таким объектам относятся материалы, запчасти, основные средства, готовая продукция. Аналитический учет этих объектов ведется в карточках.
На практике применяются 4 вида карточек:
1. Карточки складского учета (материалы, топливо, готовая продукция);
2. Инвентарные карточки (учет основных средств и нематериальных активов);
3. Контокоррентные карточки (для расчетов с покупателями, поставщиками, подотчетными лицами и т.д.);
4. Монографные карточки (в них ведется аналитический учет по счетам 20, 25, 26).
Параллельное ведение аналитического учета синтетическому создает ряд неудобств. Поэтому в настоящее время монографные и контокоррентные карточки почти не употребляются, а вместо них ведутся накопительные ведомости.
К регистрам, итоговые данные которых переносятся в регистры синтетического учета можно отнести отчет кассира (кассовая книга), то есть данные этих регистров переносятся из одних в другие.
Существуют также регистры, совмещающие синтетический учет с аналитическим.
Например, в журнале-ордере № 6 ведется синтетический учет по счету 60, а также аналитический учет по каждому поставщику; в журнале-ордере № 7 ведется синтетический учет по счету 71, а также аналитический учет по каждому подотчетному лицу.
Организация аналитического учета
Бухгалтерский учет в банках ведется в двух направлениях: аналитическом и синтетическом. Аналитический учет – это подробный детальный учет, отражающий банковскую операцию во всех ее деталях.
Цель аналитического учета:
- полно, подробно и оперативно отразить все банковские операции на бухгалтерских счетах;
- проконтролировать их по существу и по форме, пользуясь данными первичных денежно-расчетных документов, которые являются основанием для бухгалтерских записей в аналитическом учете.
Основные средства (регистры) аналитического учета: лицевые счета, картотеки документов, операционные журналы.
Синтетический учет – это обобщенный учет. Он обобщает данные аналитического учета.
В задачи синтетического учета включаются:
- сгруппировать данные аналитического учета по определенным признакам (балансовым счетам);
- проверить правильность ведения аналитического учета.
Сгруппированные данные синтетического учета используются для анализа и управления банковской деятельностью.
Основные средства (регистры) синтетического учета в условиях использования электронных вычислительных машин: ежедневные балансы, проверочные ведомости.
Лицевые счета аналитического учета открываются по каждому балансовому и внебалансовому счету синтетического учета по видам учитываемых средств, ценностей с подразделением их по назначению и по владельцам. Выданные ссуды учитываются в лицевых счетах, открываемых по целевому назначению ссуд в соответствии с кредитными договорами и по ссудозаемщикам. Для учета доходов и расходов федерального бюджета лицевые счета ведутся в соответствии с бюджетной классификацией.
При открытии лицевых счетов они регистрируются в банке в специальной книге, в которой для каждого счета второго порядка отводятся отдельные листы. Книга эта является классификатором лицевых счетов, открытых в банке. В ней регистрируются открываемые предприятиям, организациям и учреждениям расчетные и текущие счета.
В обозначении лицевого счета текстом указываются: по кредитным (депозитным) счетам — цель, на которую выдан/получен кредит (депозит), номер и дата договора, размер процентной ставки, срок погашения кредита (депозита), цифровое обозначение группы кредитного риска, по которой начисляется резерв на возможные потери по кредитам, а также другие данные.
Знаки в номере лицевого счета располагаются с первого разряда слева. Нумерация лицевого счета начинается с номера раздела. При осуществлении операций по счетам в иностранных, клиринговых валютах, а также в драгметаллах в разрядах, предназначенных для кода валюты, указываются соответствующие коды, используемые и предусмотренные Общероссийским классификатором валют ОК 014-94 и Классификатором валют по межправительственным соглашениям в банковской системе РФ.
При нумерации лицевых счетов межфилиальных расчетов в разрядах 10-13 (четыре знака) указывается уникальный номер подразделения кредитной организации, в котором открыт счет как участника расчетов, в разрядах 14-16 (три знака) — нули — резервная позиция, в разрядах 17-20 (четыре знака) — уникальный номер подразделения кредитной организации как участника расчетов, для которого открыт счет.
Последние три знака номера корреспондентского счета, открытого в учреждении Банка России (разряды 18-20 разряды), содержат трехзначный условный номер участника расчетов, соответствующий 7, 8, 9 разрядам БИК.
Транзитные счета по учету валютной выручки, подлежащей обязательной продаже, средств государственных внебюджетных фондов, подлежащих перечислению в соответствующие фонды, и других средств открываются на тех балансовых счетах второго порядка, на которых ведутся расчетные (текущие) счета.
Нумерация лицевых счетов (разрядность, реквизиты) доверительного управления (глава Б), внебалансовых счетов (глава В), срочных операций (глава Г), счетов депо (глава Д) устанавливается кредитной организацией самостоятельно, но с учетом указаний Банка России по отдельным операциям. При этом в номерах лицевых счетов в разрядах 1-5 слева обязательно обозначение номера счета второго порядка, предусмотренного Планом счетов бухгалтерского учета.
Лицевые счета аналитического учета печатаются по установленным стандартным формам, которые входят в унифицированную систему расчетно-денежной документации и являются выходными документами банка.
Общими для всех форм лицевых счетов являются следующие реквизиты: дата совершения операций; номер документа, на основании которого производится запись, номер корреспондирующего счета, условное цифровое обозначение вида операций; суммы оборотов по дебету и кредиту и суммы остатка. В заголовке лицевого счета указывается его номер и справочные данные, а в заголовках лицевых счетов индивидуальных заемщиков указываются, кроме того, символ отчетности дополнительные данные для контроля за своевременным возвратом кредита.
Данные аналитического учета
Группировка данных аналитического учета в пределах соответствующего синтетического счета осуществляется на субсчетах. Субсчета - это промежуточные счета между синтетическим счетом и аналитическими счетами, ведущимися в развитие данного синтетического счета. Каждый субсчет объединяет несколько аналитических счетов; в свою очередь, субсчета объединяются синтетическим счетом, в развитие которого они ведутся. Субсчета используются при составлении отчетности и анализе хозяйственной деятельности в целях получения обобщающих показателей в дополнение к информации, содержащейся на синтетическом счете.
Связь между синтетическим счетом и его субсчетами можно показать на примере счета 10 «Материалы», к которому в текущем учете выделяют субсчета:
- 10/1 — «Сырье и материалы»;
- 10/2 — «Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали»;
- 10/3 — «Топливо»:
- 10/4 — «Тара и тарные материалы»:
- 10/5 — «Запасные части»;
- 10/6 — «Прочие материалы»;
- 10/7 — «Материалы, переданные в переработку на сторону»;
- 10/8 — «Строительные материалы»;
- 10/9 — «Инвентарь и хозяйственные принадлежности»;
- 10/10 — «Специальная оснастка и специальная одежда на складе»;
- 10/11 — «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации» и др.
В свою очередь, внутри каждого субсчета детализация идет на аналитические счета на каждый конкретный вид материалов, а затем продолжается его характеристика по техническим и другим требуемым параметрам.
Синтетические счета являются счетами первого порядка, субсчета — счетами второго порядка, аналитические счета могут быть счетами третьего, четвертого, пятого и т.д. порядка в зависимости от поставленной цели, связанной с подготовкой, обоснованием и принятием соответствующих управленческих решений или выяснением положения организации на рынке, конкурентоспособности вырабатываемой продукции и т.д.
Отдельные синтетические счета не имеют субсчетов и конкретизируются непосредственно аналитическими счетами. Все счета — синтетический счет, его субсчета и аналитические счета, относящиеся к нему, — взаимосвязаны.
Эта взаимосвязь обусловлена тем, что:
- все хозяйственные операции отражаются в этих счетах на основании одних и тех же документов и по той же стороне счета, по которой произведена запись в синтетическом счете;
- на аналитических счетах отражаются те же качественно однородные объекты учета, что и на синтетических счетах, но по более детализированным экономическим группировкам;
- по структуре и синтетические, и аналитические счета состоят из двух частей — дебета и кредита, и в них отражаются остатки (сальдо) и обороты;
- итоги оборотов и сальдо по аналитическим счетам равны оборотам и сальдо по синтетическому счету, объединяющему их;
- если на синтетическом счете учитываются активы (имущество, дебиторская задолженность и т.д.), то и на относящихся к этому синтетическому счету аналитических счетах отражаются те же активы; и наоборот: если на синтетическом счете показаны капитал и обязательства, то и на детализирующих его аналитических счетах отражаются аналогичные объекты бухгалтерского учета;
- аналитические счета не участвуют в корреспонденции с другими счетами, такая корреспонденция проявляется только через синтетический счет, который их объединяет.
Данные синтетического учета по всем синтетическим счетам находят отражение в Главной книге. Для ведения аналитического учета используются карточки, различные группировочные и накопительные ведомости, книги и другие учетные регистры. Нередко данные синтетического и аналитического учета совмещаются в одном учетном регистре.
Для контроля правильности произведенных записей на счетах и составления бухгалтерского баланса служат оборотные ведомости, представляющие собой сводки итоговых данных, характеризующих наличие и движение объектов бухгалтерского наблюдения за отчетный период.
Оборотные ведомости составляются как по синтетическим, так и по аналитическим счетам. Данные для составления оборотных ведомостей берутся из бухгалтерских (аналитических и синтетических) счетов, в которых по истечении каждого месяца (отчетного периода) подсчитываются обороты и выводится конечное сальдо (остаток). В оборотной ведомости указываются наименование счетов, сальдо на начало отчетного периода, обороты по дебету и кредиту за отчетный период, сальдо на конец отчетного периода.
При правильном ведении бухгалтерского учета составляемая оборотная ведомость по синтетическим счетам должна отвечать следующим требованиям:
- итог дебетовых начальных сальдо должен равняться итогу кредитовых начальных сальдо. Это равенство обусловливается строением бухгалтерского баланса, так как итог дебетовых сальдо по счетам показывает наличие имущества на начало отчетного периода, а итог кредитовых сальдо — источники образования этого имущества;
- итоги оборотов по дебетуемым и кредитуемым счетам за отчетный период должны быть равны между собой. Равенство дебетовых и кредитовых оборотов обусловлено применением способа двойной записи на счетах, при которой каждая хозяйственная операция отражается на корреспондирующих счетах по дебету и кредиту в равновеликой сумме. Итоги дебетовых и кредитовых оборотов по счетам должны быть равны итогу журнала регистрации хозяйственных операций, поскольку каждая хозяйственная операция находит отражение и в журнале регистрации хозяйственных операций;
- итог дебетовых конечных сальдо должен равняться итогу кредитовых конечных сальдо. Это равенство, как и по начальным дебетовым и кредитовым сальдо, объясняется строением бухгалтерского баланса, но уже на конец отчетного периода. Кроме того, эти итоги получают в результате арифметических действий над двумя парами предыдущих равных итогов.
Оборотная ведомость по синтетическим счетам имеет большое контрольное значение, ибо отсутствие указанных выше равенств свидетельствует о наличии ошибок в учетных записях, которые необходимо выявить и исправить. Оборотная ведомость по синтетическим счетам используется для составления сальдового (заключительного) баланса на следующую отчетную дату. Оборотная ведомость содержит лишь предварительные данные для составления баланса, она используется для общего ознакомления с состоянием и изменениями имущества, его источников и хозяйственных процессов.
Для обобщения данных по счетам аналитического учета также составляются оборотные ведомости по каждой группе аналитических счетов к данному синтетическому счету. Оборотные ведомости по аналитическим счетам в зависимости от особенностей показателей, характеризующих объекты учета, могут иметь различную форму.
Если аналитический учет ведется только в денежном измерении, то и оборотные ведомости по аналитическим счетам составляются в денежном выражении. Оборотная ведомость по аналитическим счетам учета товарно-материальных ценностей составляется по форме, в которой кроме суммы приводится и количество с указанием единицы измерения, так как учет материальных ценностей ведется и в натуральном выражении.
Особенностью оборотных ведомостей по аналитическим счетам является то, что общая сумма всех начальных и конечных остатков и оборотов аналитических счетов по конкретному объекту учета должна соответствовать сумме остатков и оборотов по синтетическому счету, в развитие которого ведутся аналитические счета. Это позволяет осуществлять контроль за правильностью учетных записей по счетам бухгалтерского учета.
Аналитический учет операций
Для учета наличия и движения безналичных денежных средств в валюте Российской Федерации на расчетных счетах организации предназначен счет 51 «Расчетные счета». По дебету счета 51 «Расчетные счета» отражается поступление денежных средств на расчетные счета организации, по кредиту — списание денежных средств с расчетных счетов организации, Аналитический учет по счету 51 «Расчетные счета» ведется по каждому расчетному счету.
Ежедневно организации получают от кредитной организации выписку о движении средств по своему расчетному счету, содержащую перечень произведенных по нему за день операций. Выписка представляет собой второй экземпляр лицевого счета организации, открытого ей кредитной организацией, и служит основанием для осуществления бухгалтерских записей по движению средств на расчетном счете организации. К выписке прилагаются документы, на основании которых кредитная организация зачисляет или списывает средства с расчетного счета организации.
Выписка банка из расчетного счета заменяет собой регистр аналитического учета по расчетному счету и одновременно служит основанием для бухгалтерских записей. Сохраняя денежные средства предприятий, банк является должником предприятия по сохраняемым суммам, поэтому остатки средств и поступления на расчетный счет банк записывает по кредиту расчетного счета, а уменьшение своего долга (списания, выдача наличными) — по дебету. Обрабатывая выписки, бухгалтер должен помнить об этой особенности и записывать зачисленные суммы и остаток по дебету счета 51 «Расчетные счета», а списания — по кредиту.
Бухгалтерская обработка выписки банка включает в себя следующие процедуры. Бухгалтерия предприятия проверяет выписку и соответствие поступивших и списанных сумм по приложенным к ней оправдательным расчетно-платежным документам. Эти документы нумеруются: 1, 2 и т.д. При бухгалтерской обработке выписки из расчетного счета на ее полях проставляют корреспондирующие счета по каждой хозяйственной операции справа от соответствующей суммы и порядковые номера приложенных оправдательных документов — слева. Проверка и обработка выписок должны проводиться в день их поступления.
В ходе проверки банковской выписки может быть обнаружено, что какая-то сумма ошибочно списана или зачислена на расчетный счет. Об этом следует немедленно сообщить в операционный отдел банка. Форма сообщения произвольная.
Выявленные расхождения в учете отражаются следующими записями:
1. Сумма, ошибочно списанная с расчетного счета, относится в дебет субсчета 76-2 «Расчеты по претензиям»
Д-т 76-2 — К-т 51.
2. Сумма, ошибочно зачисленная на расчетный счет, относится в кредит субсчета 76-2 «Расчеты по претензиям»
Д-т 51 — К-т 76-2.
Между банком и организацией заключается договор на расчетно-кассовое обслуживание. Этот договор может предусматривать выплату банком вознаграждения организации за использование им средств, которые остаются на расчетных счетах этих организаций.
Получение такого вознаграждения является операционным доходом и отражается записью:
Д-т 51 — К-т 91-1.
Суммы, уплачиваемые банку за расчетно-кассовое обслуживание, являются операционными расходами организации.
Их уплата отражается записью:
Д-т 91-2 — К-т 51.
Денежные средства с расчетного счета списываются по распоряжению его владельца или без распоряжения владельца счета в случаях, предусмотренных законодательством.
Регистрами синтетического учета по счету 51 является журнал-ордер № 2 и ведомость № 2. В журнале-ордере № 2 отражают обороты по кредиту счета 51, в ведомости № 2 — по дебету этого счета.
Основанием для заполнения этих регистров являются проверенные и обработанные выписки из расчетного счета и приложенные к ним расчетные документы. Обязательное условие для заполнения регистров — использование одной строки для каждой выписки независимо от того, за какой период она составлена (за один, два, три, пять дней и др.). Количество занятых строк журнала-ордера № 2 и ведомости № 2 за каждый месяц должно быть одинаковым и равно количеству полученных за этот период выписок из банка. Как в журнале-ордере № 2, так и в ведомости № 2, суммы записываются в разрезе корреспондирующих счетов с дебетом и кредитом счета 51. Наличие этих показателей за каждый отчетный день и месяц позволяет счетным работникам
анализировать источники поступления денежных средств на расчетный счет предприятия, контролировать целевое использование средств, исполнение обязательств перед бюджетом.
Перечень типовых хозяйственных операций, отражаемых по счету 51 в корреспонденции с соответствующими счетами бухгалтерского учета, приведен в таблице.
Типовые бухгалтерские записи по счету 51 «Расчетные счета»
№
Содержание хозяйственной операции
Дебет
Кредит
1
Внесены на расчетный счет наличные денежные средства из кассы организации
51
50
2
Перечислены денежные средства со специального счета в банке на расчетный счет
51
55
3
Зачислены на расчетный счет денежные средства, находившиеся в пути
51
57
4
Зачислены на расчетный счет денежные средства, ранее выданные по договору займа другой
организации
51
58-3
5
Зачислены на расчетный счет суммы аванса, уплаченные ранее поставщику и возвращенные им
51
60
6
Зачислены на расчетный счет денежные средства, поступившие от покупателя в качестве оплаты
51
62
7
Зачислены на расчетный счет суммы аванса, поступившие от покупателя под предстоящую поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг
51
62
8
Поступили на расчетный счет денежные средства, полученные по договору кредита или займа
51
66,67
9
Поступили на расчетный счет денежные средства в качестве вклада в уставный капитал
51
75-1
10
Зачислены на расчетный счет денежные средства по признанной (присужденной) претензии
51
76-2
11
Зачислено на расчетный счет выплаченное банком вознаграждение за использование им средств организации
Возвращен с расчетного счета аванс, полученный ранее от покупателя
62
51
21
Списаны с расчетного счета денежные средства в погашение кредита или займа и процентов по ним
66, 67
51
22
Уплачены с расчетного счета налоги и сборы в бюджет
68
51
23
Уплачен с расчетного счета единый социальный налог
69
51
24
Перечислена с расчетного счета заработная плата (дивиденды) работникам
70
51
25
Списано с расчетного счета вознаграждение, уплачиваемое банку за расчетно-кассовое обслуживание
91-2
51
26
С расчетного счета оплачены расходы, связанные с устранением последствий чрезвычайных ситуаций
99
51
При отражении в учете такой формы безналичных расчетов, как аккредитив, необходимо помнить, что аккредитив может выставляться за счет разных источников:
1. За счет собственных средств предприятия, это оформляют записью:
2. За счет банковского кредита, это оформляют записью:
Д-т 55-1 «Аккредитивы» — К-т 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам», либо
Д-т 55-1 «Аккредитивы» — К-т 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам».
В этом случае аккредитив является покрытым, так как денежные средства списываются с расчетного счета покупателя и депонируются банком для последующих платежей поставщику (подрядчику). Распоряжаться денежными средствами, находящимися в покрытых аккредитивах, покупатель не может.
Аналитический учет по субсчету 55-1 «Аккредитивы» ведется по каждому выставленному организацией аккредитиву.
Принятые на учет по счету 55 «Специальные счёта в банках» средства в аккредитивах списываются по мере использования их (согласно выпискам кредитной организации), как правило, в дебет счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
Расходы по оплате услуг банка за обслуживание аккредитива могут списываться на увеличение стоимости приобретаемых материальных ценностей (на счета 08, 10, 41 и т.д.), только если расчеты с поставщиком осуществляются с использованием этого аккредитива.
В противном случае такие расходы учитываются в составе операционных расходов (субсчет 91-2).
Неиспользованные средства в аккредитивах восстанавливаются кредитной организацией на тот счет, с которого они были перечислены и отражаются записью:
На всех предприятиях аналитический учет основных средств организован по единой схеме: по классификационным видам в разрезе инвентарных объектов.
Инвентарный объект – это законченное устройство, предмет или комплекс предметов с приспособлениями и принадлежностями к нему для выполнения определенных функций.
Инвентарным объектом считается:
– по зданиям – каждое отдельно стоящее здание с внутренними устройствами (системой отопления, водопроводом, газопроводом, вентиляционными и прочими системами) и надворные постройки (сараи, склады, забор);
– по сооружениям – каждое обособленное сооружение с устройствами, составляющими с ним единое целое (мост с опорами, подъездами и подходами к нему);
– по передаточным устройствам – каждое самостоятельное устройство, не являющееся составной частью здания (сооружения);
– по силовым машинам и оборудованию – каждая силовая машина с фундаментом и всеми приспособлениями, принадлежностями, приборами к ней и индивидуальным ограждением;
– по рабочим машинам и производственному оборудованию – каждый станок или аппарат вместе с входящими в его состав приспособлениями, принадлежностями, приборами, ограждением и фундаментом, на котором смонтирован;
– по транспортным средствам – каждый объект транспортных средств с относящимися к нему приспособлениями и принадлежностями;
– по инструментам и инвентарю – каждый предмет, имеющий самостоятельное назначение и не являющийся составной частью какого-либо другого инвентарного объекта.
Инвентарному объекту присваивается инвентарный номер для обеспечения контроля за его сохранностью. Инвентарный номер используется однократно: присваивается объекту при поступлении на предприятие, ставится на самом объекте и в первичных документах, сохраняется на весь период нахождения объекта на данном предприятии. После выбытия объекта его инвентарный номер другим объектам не присваивается (Арендованные объекты учитываются под инвентарными номерами арендодателя).
Поступление основных средств оформляется актом приемки-передачи основных средств. Акт оформляется двумя сторонами – принимающей объект и передающей. В комиссию по приему объекта входят главный механик предприятия, начальник подразделения, в котором данный объект будет эксплуатироваться, и материально ответственные за сохранность данного объекта лица.
В обязательном порядке акт приемки-передачи основных средств должен содержать следующие реквизиты:
– наименование объекта;
– место эксплуатации;
– паспортные данные объекта;
– заводской номер (номер завода-изготовителя);
– дату постройки и ввода в эксплуатацию;
– инвентарный номер;
– первоначальную стоимость;
– сумму износа;
– норму амортизации на полное восстановление;
– код затрат для отнесения амортизационных отчислений (в зависимости от места эксплуатации объекта – в основном или вспомогательном производстве, в общезаводских службах – затраты по нему будут относиться на разные счета);
– источник приобретения или финансирования;
– поставщик объекта.
Помимо этих реквизитов, в акте приемки-передачи должны быть краткая характеристика объекта; данные о соответствии объекта техническим условиям; требуется ли доделка (модернизация) объекта и, если требуются, то какая; заключение комиссии.
К акту прилагают перечень технической документации по объекту: паспорт, чертежи, технические описания, инструкции и т. п.
Акт приемки-передачи основных средств подписывается всеми членами комиссии.
Бухгалтерия со своей стороны оформляет акт бухгалтерской записью, указывая корреспонденцию счетов, возникающую в результате данной операции.
На основании акта выписывается инвентарная карточка, являющаяся регистром аналитического учета основных средств. Карточки обеспечивают такое ведение учета, при котором можно установить наличие основных средств по каждому классификационному виду и отдельно по каждому объекту, по местам нахождения и по источникам приобретения. В инвентарную карточку переносятся все реквизиты из акта приемки-передачи, в ней дается краткая характеристика объекта, включающая характеристики важнейших приспособлений и принадлежностей к нему. Характеристика дается на основании технических паспортов и другой технической документации.
В ходе эксплуатации объекта в карточке отражаются даты и стоимости проведенных капитальных ремонтов, модернизации, реконструкции, перемещения внутри организации, дата и причина выбытия.
При переоценке объекта его восстановительная стоимость записывается в раздел «Реконструкция, модернизация», а сумма износа – в соответствующий раздел карточки (Для арендованных объектов используются копии инвентарных карточек арендодателя).
Инвентарная карточка после выписки регистрируется в специальных описях типовой формы, записи в эти формы ведут по классификационным видам основных средств.
Зарегистрированную карточку помещают в картотеку основных средств, в которой они классифицированы по видам, а внутри видов – по месту нахождения и эксплуатации.
На основании картотеки ведется учет движения основных средств. Карточки по арендованным, вновь поступившим и выбывшим объектам группируют отдельно, отдельно хранятся и карточки недействующих основных средств.
По месту эксплуатации все объекты учитываются в инвентарных списках с указанием материально ответственных лиц.
Если на предприятии число используемых основных средств невелико, учет разрешается вести в инвентарной книге. Записи в книгу делаются в разрезе видов основных средств и по местам их нахождения. При таком учете инвентарные карточки не заводятся.
Документы аналитического учета
Документами аналитического учета являются лицевые счета, которым присваиваются наименование и номера. Номер лицевого счета должен однозначно определять его принадлежность конкретному клиенту и целевому назначению. Используемые при нумерации лицевых счетов признаки закрытых договоров (счетов) могут присваиваться новым счетам с данным клиентом по истечении отчетного года (после 31 декабря), в котором был закрыт старый договор. В лицевых счетах должна быть отражена следующая информация: дата предыдущей операции по счету, входящий остаток на начало дня, обороты по дебету и кредиту, отраженные по каждому документу, остаток после каждой операции и остаток на конец дня. Лицевые счета ведутся на отдельных листах (карточках), в книгах. В реквизитах лицевых должно отражаться: дата совершения операции, номер документа, вид (шифр операции), номер корреспондентского счета, суммы - отдельно по дебету, кредиту и остаток.
Допускается ведение учета взносов акционеров, вкладов физических лиц, работников банка, учета основных средств, МБП, товарно-материальных ценностей и других, важных для банка операций, по отдельным программам с отражением на соответствующих счетах в балансе итоговыми суммами.
Открытые счета клиентам регистрируются в специальной книге.
В книге регистрации должны содержаться следующие данные:
- дата открытия счета;
- дата и номер договора об открытии счета;
- наименование клиента;
- наименование (цель) счета;
- номер лицевого счета;
- порядок и периодичность выдачи выписок по счету;
- дата сообщения налоговым органам об открытии счета;
- дата закрытия счета;
- примечание.
Учетной политикой кредитной организации может быть предусмотрено ведение книги регистрации лицевых счетов с использованием ЭВМ, при условии ежедневной и на каждое первое число нового года распечатки ведомости вновь открытых и закрытых счетов, которые подшиваются в отдельное дело и хранятся у главного бухгалтера или его заместителя. Книга регистрации действующих счетов, сформированная за год, сверяется с ведомостями открытых и закрытых счетов, прошнуровывается, опечатывается, подписывается главным (зам. главного) бухгалтером и сдается в архив. При необходимости кредитная организация может вести несколько книг, с обязательной сквозной нумерацией каждой страницы по всем книгам.
Внесение изменений в книгу учета лицевых счетов клиентов может осуществляться только с разрешения главного бухгалтера либо его заместителя.
Лицевые счета клиентов печатаются применительно к действующим формам бланков в двух экземплярах, которые передаются в бухгалтерию. Второй экземпляр является выпиской из лицевого счета и предназначается для выдачи или отсылки клиенту. Лицевые счета, выписки из которых клиентам не выдаются, печатаются в одном экземпляре. Выписки лицевых счетов, изготовленные на ЭВМ, выдаются клиентам без штампов и подписей работников кредитной организации.
После выдачи выписок клиентам лицевые счета за отчетный месяц брошюруются в пачки в возрастающем порядке номеров счетов по балансовым и внебалансовым счетам и сдаются в архив. База данных лицевых счетов в ЭВМ ведётся с обязательным дублированием как минимум на двух различных носителях, и должна обеспечивать сохранение информации в течение срока, установленного для хранения соответствующих документов.
Для регистрации всех операций, проведенных за день по документам, в том числе изготовленным программным путем в кредитной организации, ведется бухгалтерский журнал.
Аналитический учет затрат
Особо важное значение имеют правильная организация аналитического учета и его своевременность. Данные аналитического учета — база сведений или необходимая информация для анализа, контроля, планирования, управления и руководства хозяйственной деятельностью предприятия.
Данные аналитического учета используются при составлении внутренней отчетности, строящейся на информации о видах, количестве, единицах измерения, цехах-изготовителях, статьях затрат выпускаемой продукции. Аналитический учет ведут в развитие всех синтетических счетов по учету затрат на производство.
По счетам 20 «Основное производство» и 23 « Вспомогательные производства» аналитический учет организуется по каждому заказу, виду работ, виду продукции в отдельности, в разрезе статей калькуляции и мест выполнения работ (цех). Для этого разработаны карточки (ведомости) аналитического учета производства.
Аналитический учет общехозяйственных расходов (счет 26) и других расходов (счет 96 «Резервы предстоящих расходов», счет 97 «Расходы будущих периодов») ведут по статьям смет расходов, по местам возникновения затрат.
На основе первичных документов, фиксирующих операции по отнесению затрат на производство (требований, лимитно-заборных карт, нарядов на выполнение работ и др.), составляются ведомости распределения расхода материалов, транспортно-заготовительных расходов, возвратных отходов, начисленной заработной платы, начислений на заработную плату (разработочные таблицы № 1), справки-расчеты бухгалтерии и распределения общехозяйственных и общепроизводственных расходов.
Информация, рассчитанная в разработочных таблицах, заносится в карточки учета производства.
Аналитический учет по счету 25 «Общепроизводственные расходы» организуется в ведомости № 12 «Затраты цеха». Это регистр аналитического и синтетического учета. Он открывается ежемесячно по каждому цеху в отдельности для учета затрат в синтетическом разрезе по дебету счетов 20, 23, 28 и в аналитическом разрезе по счету 25 с кредита корреспондирующих счетов. Данные аналитического учета представляют собой статьи затрат. Так, в счет 25/1 включены статьи: амортизация оборудования и транспортных средств, эксплуатация оборудования, текущий ремонт оборудования и транспортных средств и пр.
По приведенным выше статьям планируются затраты, а значит, и организуется бухгалтерский учет. Ведомость № 12 имеет шахматную форму графления, в которую за-писываются суммы хозяйственных операций по счетам с 'разработочных таблиц № 1,6, 9. Преимущества ведомости № 12 — наличие показателей к счету 25: «Итоги за месяц», «По смете за месяц», «Фактически с начала года», «По смете на квартал (год)». Сопоставление этих показателей дает возможность выявить резервы для снижения себестоимости продукции, бороться с перерасходами. Данные «Фактически с начала года» используются для анализа расходов по управлению и обслуживанию производств. Аналитический учет общехозяйственных расходов по счету 26 осуществляется в ведомости № 15 в разрезе статей расходов точно в таком же порядке, как и по счету 25 в ведомости № 12.
Ведомость № 15 открывается ежемесячно и заполняется на основании тех же разработочных таблиц, что и ведомость № 12.
В ведомости № 15 ведется также аналитический учет по счетам 96 и 97. Обороты по дебету и кредиту счетов 96 и 97 в ведомости № 15 определяются не только за месяц, но и с начала года. Кроме того, эти счета имеют сальдо как на начало года, так и на каждый отчетный период, что также фиксируется в ведомости № 15.
Синтетический учет производственных затрат по цехам и общехозяйственных ограничивается показателями ведомостей № 12 и 15, а по предприятию в целом используется журнал-ордер № 10.
Аналитический учет расходов
В бухгалтерском учете для получения различной информации используется три вида счетов. По степени их детализации они подразделяются на синтетические, аналитические и субсчета.
Синтетические счета содержат обобщенные показатели об имуществе, обязательствах и операциях организации по экономически однородным группам, выраженные в денежном измерителе.
К синтетическим счетам относятся: 01 «Основные средства»; 10 «Материалы»; 50 «Касса»; 51 «Расчетные счета»; 43 «Готовая продукция»; 41 «Товары»; 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»; 80 «Уставный капитал» и др.
Аналитические счета детализируют содержание синтетических счетов, отражая данные по отдельным видам имущества, обязательств и операций, выраженных в натуральных, денежных и трудовых измерителях.
В частности, по счету 41 «Товары» следует знать не только общее количество товаров, но и конкретно наличие и местонахождение каждого вида товара или группы товаров, а по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - не только общую задолженность, но и конкретную задолженность по каждому поставщику отдельно.
Субсчета (синтетического счета II порядка), являясь промежуточными счетами между синтетическими и аналитическими, предназначены для дополнительной группировки аналитических счетов в пределах данного синтетического счета. Учет в них ведется в натуральных и в, денежных измерителях.
Несколько аналитических счетов составляют один субсчет, а несколько субсчетов - один синтетический счет.
В бухгалтерском учете используется синтетический и аналитический учет.
Синтетический учет - учет обобщенных данных бухгалтерского учета о видах имущества, обязательств и хозяйственных операций по определенным экономическим признакам, который ведется на синтетических счетах бухгалтерского учета.
Аналитический учет - учет, который ведется в лицевых и иных аналитических счетах бухгалтерского учета, группирующих детальную информацию об имуществе, обязательствах и о хозяйственных операциях внутри каждого синтетического счета.
Синтетический и аналитический учет организуются так, чтобы их показатели контролировали друг друга ив конечном итоге совпадали, вот почему записи по ним проводятся параллельно; записи на счетах аналитического учета производятся на основании тех же документов, что и записи на счетах синтетического учета, но с большей детализацией.
Взаимосвязь между счетами и балансом в бухгалтерском учете проявляется следующим образом. На основании данных статей баланса открываются активные и пассивные счета, названия которых в основном совпадают со статьями баланса.
Так, статье актива «Нематериальные активы» соответствует счет 04 «Нематериальные активы»; статье пассива баланса «Добавочный капитал» - счет 83 «Добавочный капитал» и т. д.
Иногда несколько счетов представлены в балансе одной статьей. Например, статья баланса «Запасы» включает несколько групп счетов (10, 11, 15, 16, 20, 21, 41, 43 и т.д.).
Одновременно существуют счета, отражающиеся в балансе по двум статьям. Например, счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» в активе баланса включен в статью «Прочие дебиторы», а в пассиве - в статью «Прочие кредиторы».
Кроме того, суммы остатков по соответствующим статьям баланса служат начальными остатками открываемых синтетических счетов. Общая сумма дебетовых остатков синтетических счетов равна общей сумме кредитовых остатков, ибо эти итоги есть не что иное, как итоги актива и пассива баланса. На основании конечных сальдо синтетических счетов составляют новый баланс на первое число следующего отчетного периода (месяца, квартала и года).
Однако между бухгалтерскими счетами и балансом имеется отличие, которое состоит в том, что на бухгалтерских счетах отражаются текущие хозяйственные операции и итоговые данные за отчетные периоды в денежных, натуральных и трудовых показателях, а в балансе отражаются только итоговые данные на начало и конец отчетного периода в денежной оценке. В текущем учете представлены счета, которые в балансе отсутствуют, так как они закрываются до составления баланса - счет 26 «Общехозяйственные расходы», 25 «Общепроизводственные расходы», 44 «Расходы на продажу», 90 «Продажи», 91 «Прочие доходы и расходы» и т. д. Не находят отражения в балансе и забалансовые счета.
Аналитический учёт, система бухгалтерских записей, дающая детальные сведения о движении хозяйственных средств; предназначается для оперативного руководства хозяйством и составления отчётности; строится по каждому синтетическому счёту в отдельности.
Наиболее укрупнённые и общие для всех предприятий отрасли позиции Аналитический учёт предусматриваются в плане счетов и называются субсчетами.
В отличие от синтетического учёта, аналитический учёт ведётся не только в стоимостных, но и в натуральных показателях, а также содержит справочные данные.
По синтетическим счетам с наиболее расчленённой системой записей для аналитического учёта применяют отдельные учётные регистры (картотеки, ведомости и др.) - для пообъектного учёта основных средств по видам их и местам нахождения, складского количественно-сортового учёта материалов и готовой продукции, для лицевых счетов расчётов с рабочими и служащими по заработной плате, для учёта затрат в разрезе аналитических позиций калькуляционных счетов производства - по видам продукции, стадиям обработки, статьям калькуляции т. п.
Записи аналитического учёта по таким счетам сверяют с записями синтетического учёта посредством сальдовых либо оборотных ведомостей, итоги которых должны быть тождественны итогам записей в соответствующем синтетическом счёте. При менее разветвленной номенклатуре аналитических позиций - по фондовым, собирательно-распределительным счетам, большинству расчётных счетов - записи Аналитического учёта совмещают в общих регистрах с записями синтетического учёта (накопительных ведомостях, журналах-ордерах, табуляграммах и др.).
Записи аналитического учёта в этих регистрах заменяют записи синтетического учёта либо служат основанием для них. Достоверность показателей аналитического учёта периодически проверяют путём инвентаризации.
Ведомость аналитического учета
Оборотно-сальдовая ведомость – официальный документ, являющийся доказательством совершения хозяйственных операций. На его основании готовятся другие акты, предоставляемые в контролирующие органы. Аудиторы уделяют ему особое внимание, и ошибка в документальном оформлении может дорого обойтись.
Вся информация о счетах, которые были применены в отчетный период, заносится в специальную таблицу. В ней должна быть указана дата, номер счета, дебетовый и кредитовый обороты, начальное и конечное сальдо. Получилось не что иное, как оборотно-сальдовая ведомость, с помощью которой формируется бухгалтерский баланс. Рассматриваемый документ может иметь разный вид: по синтетическим, аналитическим счетам, шахматный.
Предприятие выбирает для себя оптимальный вариант в зависимости от степени практичности и удобства. Как составить оборотно-сальдовую ведомость Составление документа по синтетическим счетам базируется на использовании двойной записи. В нем должны быть написаны все используемые на предприятии счета обобщенных сведений о наличии и движении активов, имущества, обязательств.
Для каждого счета предназначена отдельная строка, в которой следует указать начальное и конечное сальдо. В случае, если денежных операций по какому-либо из счетов не было произведено, указывается только значение остатка средств в начале и конце рассматриваемого временного интервала.
Существует один важный принцип: оборотно-сальдовая ведомость составлена правильно, если соблюдаются следующие условия: а) сумма дебетовых начальных сальдо по счетам равна кредитовой; б) величина дебетовых оборотов по счетам равна кредитовым; в) итог сальдо на конец года по дебету должен быть таким же, что и по кредиту.
Оборотно-сальдовая ведомость по аналитическому счету Аналитические счета могут вестись в натуральном и денежном выражении. Необходимы для подробного учета активов и их источников. Они характеризуют не только общую стоимость, но и вид, наименование, количество, категорию и прочее, уточняя данные синтетических счетов. Аналитический учет необходим для того, чтобы контролировать сохранность материальных ценностей.
Виды аналитического учета
Ведение аналитического учета по счетам позволяет субъекту учета отслеживать движение конкретного товара, наличие конкретного материала на складе и передачу его в производство. Для отражения ведения аналитического учета по счету в программу вводится понятие объекта аналитического учета (аналитика, аналитические счета, аналитические карточки, субконто, и др.). Под видом объекта аналитического учета понимается совокупность однотипных объектов аналитического учета. Каждый такой объект имеет один из существующих в системе тип данных, который определяет набор значений объектов этого вида. Обычно это справочник, перечисления или данные из регистра сведений.
Так, например, для счета 41 «Товары» уместно указать тип Справочник «Номенклатура», в качестве аналитики счета необходимо будет указать определенное наименование товара из данного справочника. Набор доступных наименований товаров в справочнике определяется на этапе конфигурирования системы.
Наличие вида объекта аналитического учета (аналитика, аналитические счета, аналитические карточки, субконто, и др.) позволяет более детально раскрыть информацию о средствах предприятия, накапливаемых на счетах бухгалтерского учета. В этом используемое в программе понятие вида объекта аналитического учета похоже на субсчет — они обеспечивают более полную детализацию итога внутри одного счета по определенному признаку. Однако понятие вида объекта аналитического учета является более широким, т. к. позволяет отслеживать наличие и движение средств не только по счету, но и по одному объекту аналитического учета, что позволяет собрать данные по одному признаку с разных счетов.
В настоящее время в целях комплексной автоматизации бухгалтерского учета организуется комплексная система бухгалтерского учета с помощью «типовых проектных решений» по каждому участку учета. Бухгалтерский комплекс рассчитан на средние и крупные предприятия, где организация бухгалтерского учета осуществляется комплексом взаимосвязанных рабочих мест. При этом развернутый аналитический учет осуществляется по всем участкам учета. Состав комплексов может быть следующим: автоматизированное рабочее место (АРМ) главного бухгалтера (АРМ сводного учета), учет труда и заработной платы, учет материальных запасов, учет основных средств и нематериальных активов, учет затрат на производство, учет финансово-расчетных операций, учет готовой продукции, учет финансовых результатов, учет капитальных вложений, финансовый анализ и другое. К наиболее распространенным комплексам относятся: комплекс программ «1С: Предприятие» (фирма «1С»), «БЭСТ» (компания «БЭСТ»), «Парус» (корпорация «Парус»), Oracle (корпорация «Oracle»).
В современных бухгалтерских программах имеются возможности создания распределенных баз данных, обмена информацией между различными пользователями. Так, например, при учете материальных ценностей информация доступна модулю кладовщика (склад), модулю бухгалтерии и модулю экономиста материально-технического снабжения.
Таким образом, при разработке автоматизированных бухгалтерских программ перед программистами зачастую встает проблема организации аналитического учета, что требует от них базовых знаний теории бухгалтерского учета. Для малых предприятий аналитический учет может быть организован с помощью субсчетов, однако, для крупных предприятий, имеющих широкий диапазон объектов аналитического учета, такой подход нецелесообразен. В настоящее время, с целью решения проблемы автоматизации аналитического учета, широкого диапазона объектов учета, в бухгалтерских программах реализуются справочники объектов аналитического учета. Именно благодаря справочникам пользователи учетных систем имеют возможность получить детализированную информацию об объектах аналитического учета по различным критериям.
Карточка аналитического учета
На некоторых предприятиях в бухгалтерии открывают на каждый вид и сорт материалов карточки аналитического учета, в которых записывают на основании первичных документов операции по поступлению и расходу материалов. От карточек складского учета эти карточки отличаются лишь тем, что учет материалов в них ведут не только в натуральном, но и в денежном выражении.
При первом варианте в бухгалтерии открывают на каждый вид и сорт материалов карточки аналитического учета, в которых записывают на основании первичных документов операции по поступлению и расходу материалов. Эти карточки отличаются от карточек складского учета лишь тем, что учет материалов в них ведут не только в натуральном, но и в денежном выражении. По окончании месяца по итоговым данным всех карточек составляют количественно-суммовые оборотные ведомости материалов по каждому складу и подразделению. В каждой оборотной ведомости выводят итоги сумм по каждой странице, группам материалов, субсчетам, синтетическим счетам и общий итог по складу или подразделению.
Наиболее распространенным на данном уровне механизации является ведение учета на карточках аналитического учета. Основанием для записи в карточках являются документы, приложенные к отчетам материально-ответственных лиц, выпискам Госбанка.
По сути дела вся совокупность хозяйственных операций отражается в учетных регистрах двух видов: карточках аналитического учета и оборотных ведомостях. Связи между регистрами не сложны, порядок записи в них легко усваивается и не требует высокой квалификации учетных работников, допускает широкое разделение труда между ними. Простота учетного процесса, который состоит всего из двух основных действий: составления счетной формулы (мемориального ордера) и записи в несложные регистры, дает возможность приспособить мемориально-ордерную форму учета для обработки учет-но-экономической информации на ЭВМ.
Немаловажное значение имеет также устранение необходимости составления разного рода накопительных группировочных ведомостей, расшифровок, журналов-ордеров и карточек аналитического учета (кроме инвентарных по основным фондам), поскольку бухгалтерские записи при таблично-перфокарточной форме учета производятся по схеме: документы - перфокарты - регистры аналитического и синтетического учета. Таблично-перфокарточная форма учета обеспечивает также возможность наиболее полно использовать носители нормативно-плановой и другой постоянной информации, предназначенной одновременно для механизации плановых расчетов.
При журнально-ордерной форме: уменьшается объем учетной; работы в связи с упразднением мемориальных ордеров, регистрационного журнала, многих карточек аналитического учета и оборотных ведомостей, а также в связи с регистрацией только кредитовых оборотов; ускоряется производство записей в учетные регистры, что достигается способами построения их и записи; улучшается организация и разделение труда счетных работников; облегчается и ускоряется составление отчетности, в особенности по производственным затратам и себестоимости продукции; создается возможность лучшей организации и управления, а также анализа финансово-хозяйственной деятельности производственных объединений и предприятий.
В сложных вспомогательных производствах ведомости 12 ведутся, как правило, по цеху (хозяйству) в целом и дополняются карточками аналитического учета затрат по заказам на изготовление инструментов, тары, запасных частей для ремонта и обслуживания основных средств. Прямые затраты учитываются непосредственно на счете 23 Вспомогательные производства, а косвенные - могут предварительно собираться на счетах 25 / 1 Расходы по содержанию и эксплуатации машин и оборудования и 25 / 2 Общепроизводственные расходы. После распределения они списываются на счет 23 и включаются в себестоимость соответствующих заказов. Имеется незавершенное производство, учет затрат и калькулирование себестоимости продукции организуются позаказным методом.
Выдача малоценных и быстроизнашивающихся предметов оформляется требованием-карточкой, которая одновременно является документом на отпуск предметов со склада в эксплуатацию и как карточка аналитического учета.
Для успешного применения данной методики расчета норматива по незавершенному производству необходимо упорядочить учет этого элемента оборотных средств подрядных организаций путем введения карточек аналитического учета на отдельные объекты.
Более прогрессивным является оперативно-бухгалтерский, или сальдовый, метод учета материалов, при котором бухгалтерия не дублирует складского сортового учета ни в отдельных карточках аналитического учета, ни в оборотных ведомостях, а использует в качестве регистров аналитического учета карточки учета материалов, ведущиеся на складах.
Учет расчетов с покупателями и заказчиками при различных формах учета ведется: синтетический в Главной книге, журнале-ордере № 11, а аналитический в карточках аналитического учета расчетов, книгах, ведомостях, машинограммах.
Поскольку все бухгалтерские записи систематизируются по схеме документ - регистры аналитического учета, а форма и содержание регистров специализированы для различных синтетических счетов, то отпадает необходимость вести карточки аналитического учета (кроме инвентарных карточек - пообъектных описей) основных средств, группировочные и накопительные ведомости. Синтетический учет ведется по счетам плана счетов бухгалтерского учета.
В новом отчетном году в карточках аналитического учета записываются суммы остатков на начало года по данным заключительного баланса за истекший год, а по расчетным счетам - по карточкам аналитического учета.
Поясним условные обозначения приведенных моделей: 03 - четыре регистра запоминающего устройства; 04 - восемь регистров запоминающего устройства; 41 -четыре регистра запоминающего устройства и перфоленточное устройство для перфорации информации на 5 - 8-канальную ленту; 81-восемь регистров запоминающего устройства и устройство для перфорации информации на 5 - 8-канальную ленту; 001-длина бумагоопорного валика 32 см; 002 - длина бумагоолорного валика 45 см; 003 - длина бумагоопорного валика 45 см и наличие полуавтоматического устройства для закладки карточек аналитического учета.
Группировка операций осуществляется в ведомостях:
№ 1 - ведомость к счету 50;
№ 2 - ведомость к счету 51;
№ 7 - ведомость учета расчетов с разными дебиторами и кредиторами;
№ 8 - книга учета депонированной заработной платы;
№ 12 - ведомость учета затрат цехов;
№ 13, № 13а - ведомость учета затрат обслуживающих производств и хозяйств;
№ 14 - ведомость учета потерь в производстве;
№ 15 - ведомость учета общепроизводственных расходов, расходов будущих периодов и внепроизводственных расходов;
№ 18 - ведомость учета затрат по капитальным вложениям, а также в разработочных таблицах:
№ 1 (РТ-1) - распределение заработной платы и расхода материалов;
№ 2 (РТ-2) - распределение заработной платы;
№ 3 (РТ-3) - сводка данных по расчетам с рабочими и служащими;
№ 4 (РТ-4) - сводка начисленной заработной платы по составу и категориям работников;
№ 5 (РТ-5) - сводка начисленной заработной платы по ее составу и сводка данных по расчетам с рабочими и служащими (взамен таблиц РТ-3, РТ-4);
№ 5-с (РТ-5с) - сводка начисленной заработной платы по ее составу и категориям работников, учет расчетов с работниками по страхованию и распределение заработной платы;
№ 9 (РТ-9) - распределение услуг вспомогательных (обслуживающих) хозяйств;
№ 11 (РТ-11) - реестр не выданной заработной платы;
N 12 (РТ-12) - карточка аналитического учета расчетов с дебиторами и кредиторами.
Аналитический учет труда
Аналитический учет расчетов по оплате труда. Аналитический учет расчетов с персоналом, другими работниками по оплате труда ведут в лицевых счетах, открываемых на каждое физическое лицо, где регистрируются расчеты по оплате труда. Лицевые счета заводят ежегодно, т.е. на каждый календарный год.
В лицевом счете отражаются все виды начислений и удержаний из заработной платы на основании первичных документов по учету выработки, выполненных работ, отработанного времени и других документов на разные виды оплат.
Постановлением Госкомстата России № 1 утверждены типовые формы лицевых счетов № Т-54 и № Т-54а.
Форма № Т-54 применяется для записи всех видов начислений и удержаний из заработной платы работника на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплат.
Т-54а применяется при обработке учетных данных с применением вычислительной техники и содержит только условно постоянные реквизиты о работнике. Данные по расчету заработной платы, полученные на бумажных носителях, вкладываются ежемесячно в лицевой счет. Вторая страница используется для печатания кодов видов оплат и удержаний.
Для определения суммы заработной платы, подлежащей выдаче на руки работникам, необходимо определить сумму заработка работников за месяц и произвести из этой суммы необходимые удержания. Эти расчеты производят обычно в расчетно-платежной ведомости (форма № 49), которая, кроме того, служит и документом для выплаты заработной платы за месяц.
В ряде организаций (особенно крупных) вместо расчетно-платежных ведомостей применяют отдельно расчетные ведомости (форма № Т-51) и платежные ведомости (форма № Т-53).
В расчетной ведомости содержатся все расчеты по определению сумм заработной платы, подлежащих выплате работникам. Платежную ведомость используют лишь для выплаты заработной платы.
Аванс за первую половину месяца обычно выдают по платежным ведомостям.
Аванс в счет заработной платы – денежные средства, выдаваемые работникам за первую половину месяца в счет оплаты труда. Сумму аванса обычно определяют из расчета 40% заработка по тарифным ставкам или окладам с учетом отработанных работниками дней.
Заработную плату выдают из кассы в течение трех дней. По истечении этого срока кассир против фамилий работников, не получивших заработную плату, делает отметку «Депонировано», составляет реестр не выданной заработной платы и на титульном листе ведомости указывает фактически выплаченную и не полученную работниками сумму заработной платы. Суммы, не выплаченные в срок заработной платы, по истечении трех дней сдают в банк на расчетный счет.
На выданную сумму заработной платы составляется расходный кассовый ордер (форма № КО-2), номер и дата которого проставляются на последней странице ведомости.
Журнал регистрации платежных ведомостей (форма № Т-53а) применяется для учета и регистрации платежных ведомостей по произведенным выплатам работникам организации. Ведется работником бухгалтерии.
Выплаты, не совпадающие со временем выдачи заработной платы (внеплановые авансы, отпускные суммы и т.п.), производят по расходным кассовым ордерам, на которых делают пометку «Разовый расчет по заработной плате».
Аналитический учет налогов
Для организации налогового учета ФНС рекомендовало ведение следующих регистров учета (приложение 2). (Рекомендации МНС России «Система налогового учета, рекомендуемая МНС России для исчисления прибыли в соответствии с нормами гл. 25 НК РФ). Данный документ носит рекомендательный, а не обязательный характер.
Регистры учета хозяйственных операций являются источником систематизированной информации о проводимых организацией операциях, которые тем или иным образом влияют на величину налоговой базы в текущем или будущих периодах. Настоящий перечень включает все основные операции, связанные с утратой или получением права собственности на объекты гражданских прав (имущество, в том числе деньги, работы, услуги, права) по сделкам с третьими лицами. В отношении проводимых учреждением операций по признанию задолженностей и иных установленных НК РФ объектов налогообложения перечень может быть дополнен. В частности, в нем отсутствуют регистры по учету операций выявления результатов инвентаризации, переоценки имущества (кроме амортизируемого имущества и ценных бумаг).
Регистры учета состояния единицы налогового учета являются источником систематизированной информации о состоянии показателей объекта учета, сведения о которых используются более одного отчетного (налогового) периода. Ведение регистра должно обеспечить отражение информации о состоянии объекта учета на каждую текущую дату и изменении состояния объектов налогового учета во времени. Содержащиеся в регистрах сведения о величине показателей используются для формирования суммы расходов, подлежащих учету в составе того или иного элемента затрат в текущем отчетном периоде.
Регистр учета поступлений целевых средств некоммерческими организациями формируется для обобщения информации по денежным средствам, другому имуществу, работам, услугам, полученным в рамках благотворительной деятельности, в том числе в виде благотворительной помощи, пожертвований, других целевых поступлений, средств целевого финансирования и средств, полученных в виде безвозмездной помощи (содействия), поступившим некоммерческим организациям, включая бюджетные учреждения, в течение налогового периода в соответствии с п. 15 п. 1 ст. 251 НК РФ, п. 6 и 8 п. 1 ст. 251 НК РФ, п. 2 ст. 251 НК РФ (целевые средства) на содержание некоммерческих организаций и ведение ими уставной деятельности. В соответствии со ст. 251 НК РФ ведение учета доходов и расходов целевых средств, а также сумм доходов и расходов от деятельности, связанной с получением доходов от реализации, и внереализационных доходов и расходов производится раздельно.
В регистре отражаются средства, признанные в соответствии с гл. 25 НК РФ для некоммерческих организаций, включая бюджетные учреждения, целевыми средствами по каждому факту их поступления, в момент фактического получения имущества, товаров, работ, услуг и прав. Ведение регистра учета поступлений целевых средств в течение налогового периода производится в хронологическом порядке с указанием вида поступлений - наименования полученных целевых средств и присвоенного кода.
Регистры промежуточных расчетов предназначены для отражения и хранения информации о порядке проведения налогоплательщиком расчетов промежуточных показателей, необходимых для формирования налоговой базы в порядке, указанном гл. 25 НК РФ. Под промежуточными понимаются показатели, для которых не предусмотрено соответствующих отдельных строк в декларации, то есть их значения хотя и участвуют в формировании отчетных данных, но не в полном объеме через специальные расчеты или в составе обобщающего показателя. Показатели регистров данной группы должны в полном объеме отразить все этапы проведения промежуточных расчетов и величину всех показателей, участвующих в расчете.
Регистры формирования отчетных данных обеспечивают информацией о порядке получения значений конкретных строк налоговой Декларации.
Обобщающим признаком для всех вышеперечисленных регистров является формирование в них конечных данных налоговой отчетности. Одновременно в этих регистрах как результат расчетов выявляется и систематизируется и иная информация, переносимая в Регистры учета состояния единицы налогового учета или Регистры промежуточных расчетов.
Ведение регистров
Ведение регистров формирования отчетных данных обеспечивает информацией о порядке получения значений конкретных строк налоговой декларации.
Главный принцип налогового учета заключается в группировке данных первичных документов в аналитические регистры в соответствии с требованиями налогового законодательства для формирования налоговой базы по налогу на прибыль и заполнения налоговой декларации.
Если порядок группировки и учета объектов и хозяйственных операций для целей налогообложения, предусмотренный статьями главы 25 НК РФ, соответствует порядку группировки и отражения в бухгалтерском учете, установленному правилами бухгалтерского учета, регистры бухгалтерского учета можно использовать в качестве налоговых регистров.
Если в регистрах бухгалтерского учета содержится недостаточно информации для определения налоговой базы в соответствии с требованиями главы 25 НК РФ, налогоплательщик вправе самостоятельно дополнять применяемые регистры бухгалтерского учета дополнительными реквизитами, формируя тем самым регистры налогового учета, либо вести самостоятельные регистры налогового учета (ст. 313 НК РФ). В приложении 3 и 4 приведены схемы формирования регистров расходов и доходов в налоговом учете, а также схема группировки расходов в соответствии со ст. 252 НК РФ.
Доходы, учитываемые при исчислении прибыли, облагаемой по ставке 24 %, подразделяются в соответствии с НК РФ на доходы от реализации и внереализационные доходы. При этом гл. 25 НК РФ не препятствует тому, чтобы налогоплательщик самостоятельно классифицировал полученный доход как доход от реализации или внереализационный доход в зависимости от осуществляемых им видов деятельности.
Указанные группы доходов, в свою очередь, делятся по видам доходов.
По правилам рассматриваемой главы при определении прибыли отчетного (налогового) периода, налогоплательщику предстоит выявить финансовый результат по восьми видам операций:
1. выручка от реализации товаров (работ, услуг) собственного производства;
2. выручка от реализации имущества, имущественных прав;
3. выручка от реализации ценных бумаг, не обращающихся на организованном рынке;
4. выручка от реализации покупных товаров;
5. выручка от реализации финансовых инструментов срочных сделок, не обращающихся на организованном рынке;
6. выручка от реализации основных средств;
7. выручка от реализации товаров (работ, услуг) обслуживающих производств и хозяйств;
8. сумма внереализационных доходов.
В отношении расходов в первую очередь отметим, что таковыми признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, а также убытки в соответствии со ст. 265 НК РФ.
При этом:
- под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме;
- под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.
Кроме того, для признания затрат расходами необходимо, чтобы они были произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Порядок признания расходов для отдельных категорий налогоплательщиков или особых обстоятельств различен. Определен особый порядок признания расходов по формированию резервов по сомнительным долгам; гарантийному ремонту и гарантийному обслуживанию; определению расходов при реализации товаров; отнесению процентов по долговым обязательствам к расходам.
Налоговым Кодексом определены два метода налогового учета: метод начисления; кассовый метод.
Порядок признания доходов и расходов при различных методах налогового учета различен. Следует обратить внимание на определенную особенность налогового учета расходов на производство и реализацию налогоплательщиками, определяющими доходы и расходы по методу начисления, поскольку в силу п. 1 ст. 318 НК РФ такие расходы подразделяются на прямые и косвенные. Такое разделение связано с оценкой незавершенного производства и является фактором прямого действия на расчет налога на прибыль.
К прямым относятся материальные расходы, расходы на оплату труда и амортизационные отчисления по основным средствам, непосредственно используемым при производстве товаров (работ, услуг).
Все остальные расходы являются косвенными.
Сумма косвенных расходов, осуществленных в отчетном (налоговом) периоде, целиком учитывается при налогообложении в текущем периоде (полностью идет на уменьшение доходов от производства и реализации данного отчетного (налогового) периода).
Сумма прямых расходов также уменьшает доходы от реализации отчетного (налогового) периода, за исключением сумм прямых расходов, которые распределяются:
- на продукцию, находящуюся на складе;
- на продукцию отгруженную, но не реализованную (товары в пути);
- на незавершенное производство.
Порядок оценки остатков незавершенного производства, остатков готовой продукции, товаров отгруженных подробно регламентирован в ст. 319 НК РФ, и он не отличается от порядка, действующего в бухгалтерском учете.
В соответствии с п. 8 ст. 254 НК РФ для определения размера материальных расходов при списании сырья и материалов, используемых при производстве (изготовлении) товаров (выполнении работ, оказании услуг), учреждение также обязано утвердить в учетной политике для целей налогообложения один из следующих методов оценки указанного сырья и материалов: по стоимости единицы запасов; по средней стоимости; по стоимости первых по времени приобретений (ФИФО); по стоимости последних по времени приобретений (ЛИФО).
Напомним также, что Инструкцией № 25н предусмотрено два способа списания материальных запасов: по фактической стоимости каждой единицы и по средней фактической стоимости.
Следовательно, в целях сближения налогового и бюджетного учета и устранения расхождений между ними бюджетному учреждению целесообразнее утвердить какой-либо один способ.
Метод начисления амортизации в целях налогового учета, согласно п. 3 ст. 259 НК РФ, налогоплательщики определяют самостоятельно (линейный или нелинейный). Нелинейный метод достаточно громоздок и неудобен, а применение одного и того же метода в налоговом и бюджетном учетах позволит избежать двойного учета. Однако нелинейный метод позволяет организации увеличить расходы, а, следовательно, уменьшить налог на прибыль в первые периоды использования данного метода.
Также следует учесть, что по основным средствам, остаточная стоимость определяется в виде разницы между первоначальной стоимостью объекта основных средств и суммой амортизации, начисленной по правилам бюджетного учета за период эксплуатации такого объекта.
Выбранный учреждением метод начисления амортизации не может быть изменен в течение всего периода начисления амортизации по объекту амортизируемого имущества.
В соответствии с п. 10 ст. 259 НК РФ по решению руководителя учреждения, закрепленному в учетной политике для целей налогообложения, допускается начисление амортизации по нормам амортизации ниже установленных НК РФ. Использование пониженных норм амортизации допускается только с начала налогового периода и в течение всего налогового периода.
На основании данных, собранных за отчетный (налоговый) период на каждом налоговом регистре будет заполнена налоговая декларация, и уже в ней будут определены налоговые базы для различных видов операций (ст. 313 НК РФ).
Налоговая база определяется в соответствии с порядком налогового учета доходов и расходов, принятым в Налоговом Кодексе.
Расчет налога ведется по различным ставкам (0 %, 6 %, 15 %, 24 % - для российских организаций и 10 % и 20 % - для иностранных организаций не связанных с деятельностью постоянного представительства) в зависимости от вида получаемых доходов.
Расчет налоговой базы ведется нарастающим итогом по следующему алгоритму в целом по организации, включая обособленные подразделения.
Аналитический учет в 1С
Многоуровневый аналитический учет в «1С:Предприятие 8.0» организуется с помощью введения соответствующего количества субсчетов к счетам синтетического учета. Субсчета к счетам вводятся как в режиме конфигурирования (они называются предопределенными), так и на этапе ведения учета.
Количество уровней субсчетов, а также то, сколько знаков отводится под счет и каждый из субсчетов, определяется в конфигураторе в целом для всего плана счетов.
Структура маски кода счета оказывает только влияние на техническую структуру кода счета/субсчета. Следует понимать, что в «1С:Предприятие 8.0» логическая подчиненность субсчета некоторому счету синтетического учета определяется не кодом предыдущего уровня, а тем значением счета, который выбран в качестве родителя.
Следует учесть, что хотя подчиненность кода субсчета не влияет на логическую подчиненность субсчета, в типовой конфигурации подчинение по структуре счетов совпадает с подчинением по структуре кодов. В случае, если структура подчиненности не совпадает, то в плане счетов пользователь будет выбирать субсчет в соответствии с его кодом (на рис. 19 - это счет 41.11), а в итогах будут храниться значения в соответствии с родительским счетом (в оборотно-сальдовой ведомости итоги будут зафиксированы по счету 58).
Во избежание недоразумений в процессе ведения учета стоит избегать несоответствия подчиненности по коду и по родительскому счету.
В режиме ведения учета пользователь также может ввести счета и субсчета, а также у субсчетов может изменить родительский счет.
Многомерный учет в «1С:Предприятие 8.0» строится с использованием так называемых субконто. Под субконто в «1С:Предприятие 8.0» понимается минимальная единица многомерного аналитического учета. В качестве примера возьмем счет 10 «Материалы». По данному счету аналитический учет ведется по каждому поступившему в организацию материалу и каждому складу. Конкретный материал называется субконто. Список всех материалов называется «Виды субконто «Номенклатура». Конкретный склад, на который поступил материал, также является субконто. Список всех складов называется «Виды субконто «Склады».
В «1С:Предприятие 8.0» многомерный аналитический учет можно вести по любому счету или субсчету. Для организации многомерного аналитического учета по счету (субсчету) необходимо при создании (изменении) счета (субсчета) прикрепить требуемый вид субконто.
Следует учитывать, что к любому счету (субсчету) можно добавить абсолютно произвольные виды субконто. Максимальное количество субконто по счету (субсчету) не может превышать максимальное количество субконто, установленное для плана счетов.
Количество видов субконто, которые можно прикрепить к счету (субсчету) определяется в свойстве плана счетов «Виды субконто».
Для каждого, из существующих в системе планов счетов, можно установить свой список допустимых видов субконто. Виды субконто для разных планов счетов могут как совпадать, так и не совпадать. Если виды субконто для разных планов счетов не совпадают, то создаются различные списки видов субконто, например, «ВидыСубконтоХозрасчетные» и «ВидыСубконтоМеждународные».
В типовой конфигурации два плана счетов: «Хозрасчетный» и «Налоговый» используют одни и те же виды субконто, сгруппированные в «ВидыСубконтоХозрасчетные». На счетах плана счетов международного учета используется другие объекты аналитического учета, сгруппированные в «ВидыСубконтоМеждународные».
Группировка объектов аналитического учета в список доступных для конкретного плана счетов осуществляется в режиме конфигурирования на ветви конфигуратора «Планы видов характеристик».
Следует понимать, что «Планы видов характеристик» - это список группировок аналитического учета. Иначе, можно сказать, что это список, каждый элемент которого в свою очередь является списком определенных (за частую не всех возможных) видов объектов аналитики.
Виды субконто, также, как и счета могут быть заданы как в режиме конфигурирования (предопределенные), так и на этапе ведения учета. Предопределенные виды субконто в режиме ведения учета нельзя ни удалить, ни изменить. Для ввода видов субконто (как предопределенных, так и не предопереденных) необходимо указать, какого типа могут быть эти виды. Для этого выбираются те объекты, элементы которых могут быть объектами аналитического учета.
Создать новый план видов характеристик (список возможных видов субконто) можно только в режиме конфигурирования. Добавить же вид субконто в уже существующий список можно как в режиме конфигурирования (предопределенный вид субконто), так и в режиме ведения учета.
Для аналитического учета по субконто отдельно настраиваются признаки учета. Так, например, можно установить количественный учет по счетам, и не устанавливать количественный признак учета по субконто. Однако, такая комбинация видов учета по счетам и по субконто представляется маловероятной, поскольку организация аналитического учета с помощью субконто является доминирующей в «1С:Предприятие 8.0».
Возможность ведения пооперационной аналитики в «1С:Предприятие 8.0» в первую очередь обусловлена наличием измерения у регистра бухгалтерии.
Виды аналитики, устанавливаемые в качестве измерений в регистре бухгалтерии, обеспечивают привязку конкретного объекта аналитики непосредственно ко всей записи в регистре (проводке).
Так, в типовой конфигурации реализована возможность ведения аналитического учета в разрезе организаций. Данная настройка объясняется тем фактом, что при ведении учета по нескольким организациям в рамках одной информационной базы, необходимо получать как итоговые данные (баланс) по каждому предприятию в отдельности, так и консолидированные данные по всему предприятию в целом. В записи регистра ссылка на организацию привязана ко всей проводке. Таким образом, в одном регистре можно вести записи (проводки) по разным организациям, отличая их друг от друга по соответствующему значению измерения регистра.
Обратите внимание, указать организацию в качестве субконто по счету нельзя, поскольку в записи регистра (проводке) не могут корреспондировать счета разных организаций, так как для каждой организации обязательно соблюдение принципа баланса итогов. В связи с этим, данное измерение регистра является балансовым.
В общем случае, к регистру можно установить неограниченное количество измерений и организовать таким образом, пооперационную аналитику, однако следует понимать, что подобная организация аналитического учета требует пересмотра всей структуры программы, поскольку «1С:Предприятие 8.0» хранит итоги по счетам и субконто, при организации пооперационной аналитики для получения итоговых данных придется перебирать все записи регистра (проводки) и определенным образом их группировать.
В типовых конфигурациях «1С:Предприятие 8.0» организована комбинированная аналитика с помощью субсчетов, субконто и измерений регистра бухгалтерии.
Отдельно для счетов (субсчетов) настраиваются признаки учета (количественный, валютный и пр.), позволяющие получать соответствующие итоги отдельно по каждому счету (субсчету). Суммовой учет не является признаком учета по счетам, поскольку для обеспечения баланса итогов по счетам плана счетов в регистре бухгалтерии предусмотрен балансовый (действующий для счетов и дебета и кредита) ресурс «Сумма».
Признаки учета также настраиваются и для учета по субконто. В общем случае, признаков учета по субконто больше, чем по счетам (субсчетам), поскольку в типовых конфигурациях аналитический учет преимущественно ведется с использованием субконто.
Признаки учета по измерениям ресурса не предусмотрены, так как для объектов аналитики по записям актуальными являются балансовые ресурсы регистра.
Аналитический учет материалов
Аналитический учет материалов, который ведется параллельно синтетическому учету, – это более сложная задача. Аналитический учет осуществляется двумя методами: на основе использования количественно суммовых оборотных ведомостей и сальдовым методом.
Аналитический учет на основе количественно – суммовых оборотных ведомостей имеет два подварианта.
Первый подвариант реализуется следующим образом. В бухгалтерии на каждый вид и сорт материалов заводится карточка аналитического учета. На основании первичных документов в эту карточку вносятся все данные о поступлении и расходе материалов. Данные карточки дублируют карточки учета материалов, которые ведут материально ответственные лица на складах. По окончании месяца по итоговым данным всех карточек составляются так называемые количественно суммовые оборотные ведомости материалов.
Количественно суммовая оборотная ведомость выглядит практически так же, как оборотная ведомость. Но в оборотной ведомости были показаны только деньги. А количественно суммовая оборотная ведомость показывает остатки и обороты каждого вида и сорта материалов как в количественном, так и в денежном выражении.
На основе указанных количественно суммовых оборотных ведомостей составляется сводная оборотная ведомость, в которую переносятся итоги каждой отдельной количественно суммовой ведомости.
Сводная оборотная ведомость сверяется с данными синтетического учета.
Ведение аналитического учета с использованием количественно суммовых ведомостей представляется излишне громоздким в обоих подвариантах. Этот вариант предполагает, что работа материально ответственных лиц склада по учету материалов полностью дублируется в бухгалтерии организации.
Более современным считается сальдовый метод учета материалов, заключающийся в том, что в бухгалтерии организации не ведется количественный и суммовой учет движения (прихода и расхода) материалов по видам и сортам и не составляются количественно суммовые оборотные ведомости. Учет движения материалов ведется бухгалтерией только в денежном выражении, определяемом исходя из учетных цен.
Материально ответственные лица ведут количественный учет материалов в книге складского учета на основании первичных документов. Количественные остатки материалов на 1 е число каждого месяца переносятся из книги складского учета в сальдовую ведомость работником бухгалтерии или заведующим складом. Затем сальдовая ведомость сверяется с данными синтетического учета.
Таким образом, при сальдовом методе бухгалтерия не дублирует действия материально ответственных лиц по учету материалов, а только контролирует их работу.
Ведение аналитического учета
Ведение аналитического учета по счету / субсчету определяется соответствующей настройкой, задаваемой в плане счетов.
Для ведения аналитического учета в системе 1С: Предприятие предназначены объекты метаданных типа Виды субконто. Субконто в системе 1С: Предприятие называется объект аналитического учета, а видом субконто - множество таких объектов. В то же время, не исключается ведение аналитического учета при помощи субсчетов.
Для ведение аналитического учета в системе 1С: Предприятие применяется механизм субконто. Субконто называется любой объект аналитического учета: основные средства, нематериальные активы, малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, материалы, организации, подотчетные лица, договоры, бюджеты.
Для ведения расширенного аналитического учета необходимо при регистрации хозяйственных операций производить разделение управленческого счета по аналитическим счетам.
Для ведения аналитического учета расчетов по заработной плате применяют расчетно-платежную документацию. Использование расчетных и платежных документов обусловлено тем, что фонд заработной платы учитывается в неразрывной связи с расчетами рабочих и служащих.
Порядок ведения аналитического учета устанавливается организацией исходя из Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, положений и других нормативных актов, методических указаний по вопросам бухгалтерского учета.
При ведении аналитического учета на карточках каждая вновь открываемая карточка обязательно регистрируется в специальном Реестре карточек. Формы аналитических регистров весьма разнообразны, они зависят от характера учетного объекта.
При ведении аналитического учета с использованием субсчетов многоуровневый аналитический учет реализуется за счет использования субсчетов разных уровней.
При ведении аналитического учета по счету учета капитальных вложений необходимо исходить из того, что по капитальным вложениям, связанным со строительством и приобретением основных средств по каждому строящемуся, реконструируемому или приобретаемому объекту основных средств, ведется отдельный лицевой счет. При этом построение аналитического учета должно обеспечить возможность получения данных о затратах на строительные работы, монтаж оборудования, стоимость оборудования, требующего монтажа, стоимость оборудования, не требующего монтажа, стоимость малоценных и быстроизнашивающихся предметов и инвентаря, предусмотренных сметами капитальных вложений, проектные работы, прочие затраты по капитальным вложениям.
При необходимости ведения аналитического учета по нескольким группировочным признакам кодовое обозначение аналитического учета отражает раздельно объекты аналитического учета первого, второго и третьего порядка. Структура кода объекта аналитического учета зависит от значности группировочных признаков и дифференцируется по счетам синтетического учета. Для объектов аналитического учета первого порядка предусматриваются 4 - 5 - й знаки, для объектов аналитического учета второго, а по отдельным счетам третьего и четвертого порядка - 6 - 8 - й знаки. Значность группировочных признаков колеблется в зависимости от экономического содержания и назначения счетов. Важнейшим требованием при построении кодовых обозначений объектов аналитического учета является группировка информации для формирования показателей, предусмотренных бухгалтерскими отчетными формами.
Проверка правильности ведения аналитического учета может быть сплошной или выборочной.
Объекты аналитического учета
Справочники объектов аналитического учета могут иметь вид списка и могут быть структурированными.
Справочники объектов аналитического учета могут иметь жесткие и гибкие структуры данных.
Какие справочники объектов аналитического учета выделяются в комплексных системах бухгалтерского учета.
Что представляет собой компьютерные справочники объектов аналитического учета.
В компьютерной технологии каждый справочник объектов аналитического учета хранит сведения о множестве однотипных объектов, например сотрудниках предприятия, контрагентах, номенклатуре продукции и товаров.
Как правило, в справочнике объектов аналитического учета можно просматривать элементы, вводить новые, корректировать и удалять уже имеющиеся, использовать элементы при заполнении документов, формировании бухгалтерских записей и составлении отчетов.
Помимо справочника плана счетов и справочников объектов аналитического учета, какие еще справочники используются в АИС-БУ при решении задач, какую информацию они содержат.
Аналитический учет в программных средствах АИС-БУ реализуется на основе справочников объектов аналитического учета, а порядок его ведения определяется используемыми моделями аналитического учета.
Каждому типу аналитического счета соответствует множество конкретных объектов одного вида, которые образуют массив - справочник объектов аналитического учета. Так, типу контрагенты соответствует справочник, включающий перечень всех контрагентов, с которыми имеет отношения данное предприятие.
Различия в организации системы аналитических счетов проявляются в использовании разных моделей организации аналитического учета, составе и структуре справочников объектов аналитического учета, в подходах к их типизации и способах использования аппарата параметров аналитических счетов.
Параметры аналитических счетов - это набор дополнительных реквизитов, которые характеризуют объект аналитического учета и отделяются от обязательных реквизитов при организации справочника объектов аналитического учета. Параметры счетов, как правило, сосредоточены в отдельном справочнике, подчиненном основному. Выделение дополнительных реквизитов в отдельный справочник обеспечивает более рациональную организацию информации и способствует ускорению поиска объектов аналитического учета.
В бухгалтерских комплексах увязка синтетических счетов с аналитическими счетами обеспечивается указанием в справочнике счетов / субсчетов характеристики о необходимости ведения аналитического учета. Большая часть справочников объектов аналитического учета поддерживается в локальных подсистемах комплекса.
Характеристика признак наличия аналитического учета по счету / субсчету позволяет разделить все счета на две группы: счета, по которым ведется аналитический учет, и счета, по которым такой учет не ведется. В связи с этим в системах автоматизации бухгалтерского учета, наряду со справочником плана счетов, создаются справочники объектов аналитического учета.
В практике бухгалтерского учета применяют самые разнообразные аналитические показатели. Их состав определяется как внешними (например, действующей системой налогообложения), так и внутренними (декларируемой предприятием учетной политикой) факторами, а также требованиями детализации учетных данных, обеспечивающими полноту получения выходной информации. Отсутствие единых подходов к составу и классификации аналитической информации, субъективность разработчиков в подходе к реализации функций аналитического учета объясняют разнообразие справочников объектов аналитического учета, используемых в ПО АИС-БУ.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
