Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. Связаться с автором
Приветствую Вас дорогие читатели, сегодня я подготовила для вас статью про бухгалтерские документы и все что с ними связано, мы разберем все изменения, которые произошли в 2020 году и произойдут в 2021. Статья получилась большая, поэтому я разбила её на темы для более удобной навигации:
Бухгалтерский документ – это письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственных операций, право на их совершение или устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности.
С документами тесно связаны такие понятия, как документация (первичный учет), унификация, стандартизация и документооборот.
Документация – способ оформления имущества, обязательств и хозяйственных операций бухгалтерскими документами. Документация представляет собой поток информации о финансово-хозяйственной деятельности организации и поэтому широко используется в управлении организацией для предварительного, текущего и последующего контроля. Ни одна операция не может быть отражена в учете без подтверждения ее соответствующими документами. Правильное и своевременное оформление всех хозяйственных операций документами – начальная стадия бухгалтерского учета.
Предварительный контроль в 2020-2021 годах ведется руководителями организации (руководитель, главный бухгалтер, главный инженер, мастер и т. п.) при подписании документов.
Текущий контроль осуществляется в процессе учета и анализа (оперативного) финансово-хозяйственной деятельности; в целях углубления анализа привлекаются первичные документы.
Последующий контроль производится в основном в форме документальных ревизий, а также путем проверки счетными работниками документов, служащих основанием для оформления хозяйственных операций.
Унификация документов – разработка типовых форм документов для использования их при оформлении однородных операций в различных организациях независимо от формы собственности и ведомственной принадлежности.
Стандартизация документов – установление одинаковых (стандартных) размеров бланков однотипных документов, которые позволяют более эффективно использовать бумагу при печати документов, уменьшают ее отходы.
Документооборот – путь, который совершает документ от момента его составления до сдачи в архив. В каждой организации документооборот разрабатывается главным бухгалтером, утверждается руководителем организации.
Новые сроки хранения бухгалтерских документов в 2020-2021 годах
Новые сроки хранения типовых архивных документов утвердил приказ Федерального архивного агентства № 236. Этот документ обязаны соблюдать все компании независимо от организационно-правовой формы или формы собственности. Старый перечень документов и сроков их хранения из приказа Минкультуры № 558 утратил силу (приказ Минкультуры № 1964).
К новым документам, которые получили или составили не ранее 18 февраля 2020 года, применяйте новые сроки хранения. Сколько хранить более ранние документы, неясно. Никаких переходных положений в приказе Росархива нет. Безопаснее хранить старые документы в течение максимального срока из двух перечней. Например, если по старому приказу срок заканчивается в 2020 году, а по новому приказу — в 2021 году, документ не утилизируйте, продлите срок хранения.
С 18 февраля 2020 году изменились некоторые сроки хранения документов. Новое положение выпустило ведомство Росархива. Сроки изменятся как в сторону увеличения, так и уменьшения. И затрагивают они разный спектр документов.
Например, счет-фактура придется держать в организации на 12 месяцев дольше, чем раньше. А данные по наложению взыскания на работников, напротив, можно уничтожить на 24 месяца быстрее, чем в прошлом году.
Архивация бухгалтерских документов подчиняется двум простым правилам:
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
1. Вся первичка и отчетная документация сохраняется в компании согласно законам архивации. При этом минимальное время – это 60 месяцев;
2. Учетные документы уничтожаются через пять лет, со дня их последнего применения в целях получения отчетов.
Время содержания в архиве налоговых бумаг регулируется ст.23 НК РФ. Из нее следует, что в общем случае такая документация не уничтожается в течение 48 месяцев.
Закон диктует единый принцип для всех компаний, независимо от того на какой они форме налогообложения, какую деятельность осуществляют и кто ее владелец. Регулируются сроки все той же ст.23 НК РФ.
В стандартном случае документация по взносам лежит в архиве 6 лет. Но как обычно, здесь есть свои исключения.
Кадровая документация имеет самые продолжительное время хранения. Это связано с тем, что даже если человек уволился из фирмы, ему на протяжении жизни может потребоваться те или иные данные. Особенно это касается стажа работы, справок о доходах и т.д.
В обычном порядке кадровые бумаги, карточки и прочее сохраняются:
• 75 лет, если открыты до 2003 года;
• 50 лет, если открыты с 01.01.2003.
Ст. 120 НК РФ свидетельствует о том, что организацию жду штрафы, если сроки сохранения документов не будут учтены ей. Размер штрафа зависит от того, какая документация была уничтожена раньше времени, и за сколько лет.
Конкретные цифры таковы:
• 10 000рублей – за не сохранение бумаг налогового или бухгалтерского характера одного отчетного периода;
• 30 000 - если за несколько.
Если преждевременное избавление от отчетов привело к тому, что размер базы под налог уменьшен, то придется раскошелиться минимум еще на 40 000руб. А максимум – это 20% от недоимки.
Наказываются и лица, ответственные за сохранение документов. Личный штраф будет от двух до трех тысяч рублей.
Уничтожать персональные данные нужно будет с соблюдением требований, которые установит Роскомнадзор. Такое дополнение появится в статье 21 Федерального закона № 152-ФЗ.
Нормативные документы по бухгалтерскому учету в 2020-2021 годах
Главная цель системы нормативного регулирования бухгалтерского учета, независимо от того, какими нормативными документами регламентируется процесс в конкретный момент, – это установление единых требований к учету, отчетности, а также создание правового механизма для всех субъектов экономической деятельности. Информация, составляющая бухгалтерскую (финансовую) отчетность, должна быть полезной, открытой и доступной всем пользователям этой отчетности: собственникам бизнеса, инвесторам, кредиторам, контролирующим органам, менеджменту экономического субъекта.
Важный фактор достижения общего понимания в оценке показателей отчетности для российских и иностранных партнеров, участников внешнеэкономической деятельности, — сближение стандартов РСБУ с правилами МСФО. Министерство финансов утвердило приказ № 160н о введении МСФО в Российской Федерации.
Приказом Минфина РФ № 69н установлен приоритет МСФО в очередности выбора способов учета в случае, когда федеральные и отраслевые стандарты не содержат необходимых правил.
Существенный фактор для принципа рационального ведения учета — сближение бухгалтерских и налоговых правил, что значительно облегчает взаимодействие с налоговыми органами при проверках.
В российской практике Правительство РФ постоянно совершенствует систему бухгалтерского учета, чтобы она могла решать задачи:
• оптимизации качества, достоверности сведений отчетности;
• увеличения гибкости системы регулирования БУ — прямого взаимодействия органов власти, бухгалтерского сообщества на основе разумного сочетания и дополнения;
• повышения эффективности контроля в отношении квалификации специалистов, которые занимаются ведением БУ и аудитом отчетности;
• соответствия запросам пользователей отчетности, уровню развития науки и практики БУ;
• эффективного международного взаимодействия представителей бизнеса в условиях рыночной экономики;
• применения признанных в международной практике принципов учета и отчетности.
Чтобы достичь этих и других целей, нормативные документы в 2020-2021 годах должны быть собраны в четкую, логически выстроенную систему. В России у нее четыре основных уровня иерархии.
Систему бухгалтерского учета в России определяет Федеральный закон «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ.
Законодательство РФ в этой сфере состоит из Закона N 402-ФЗ, других федеральных законов, нормативных правовых актов.
Свод федеральных законов, принятых в соответствии с ними нормативных актов в Законе N 402-ФЗ не приводится, то есть в систему законодательства входят все федеральные законы. На практике специалисты БУ в своей работе обращаются прежде всего именно к этому закону, затем, в случае необходимости, используют нормы иных федеральных законов, раскрывающих правила осуществления того или иного факта хозяйственной жизни. К ним относятся: Гражданский Кодекс РФ, Налоговый Кодекс РФ, Таможенный Кодекс РФ, Трудовой Кодекс РФ, Воздушный Кодекс РФ, Устав железнодорожного транспорта РФ, Устав автомобильного транспорта и другие законы.
Правила Закона 402-ФЗ обязательны к применению для всех экономических субъектов в РФ: организаций всех видов (в т. ч. госорганов и некоммерческих организаций), индивидуальных предпринимателей, иностранных филиалов и представительств.
В основном бухгалтерском Законе (N 402-ФЗ) выделены четыре уровня документов в области регулирования бухгалтерского учета:
• федеральные стандарты по бухгалтерскому учету;
• отраслевые стандарты по бухгалтерскому учету;
• рекомендации в области бухгалтерского учета;
• стандарты бухгалтерского учета экономического субъекта.
Поясним, что Стандарт БУ – это документ, устанавливающий минимально необходимые требования к бухгалтерскому учету, а также допустимые способы ведения бухгалтерского учета.
Иерархия уровней регулирования бухгалтерского учета в РФ включает:
• федеральный уровень (законодательство и стандарты);
• отраслевой нормативный уровень (отраслевые стандарты);
• методологический уровень (рекомендации, письма, разъяснения, различная информация);
• уровень экономического субъекта (внутренние положения).
Основными органами государственного регулирования бухгалтерского учета в России являются Минфин РФ, Центробанк РФ. Они утверждают федеральные и отраслевые стандарты в пределах своей компетенции.
В полномочия Центробанка РФ входит утверждение стандартов для кредитных и некредитных финансовых организаций. К некредитным финансовым организациям относятся в частности: профессиональные участники рынка ценных бумаг, различные инвестиционные фонды, различные финансовые кооперативы, микрофинансовые организации, ломбарды.
Федеральные стандарты обязательны к применению всеми экономическими субъектами в РФ и издаются в виде Приказов Минфина РФ и Положений (Указаний) Центробанка.
Отраслевые стандарты также могут утверждаться отдельными Министерствами в пределах своей отраслевой принадлежности. Отраслевые стандарты устанавливают особенности применения федеральных стандартов в отдельных видах экономической деятельности. К ним относятся различные методические рекомендации по бухгалтерскому учету Минсельхоза, Роскомторга, Минтранса, Госстроя РФ.
Отраслевые стандарты обязательны к применению всеми экономическими субъектами отрасли, если иное прямо не указано в самом стандарте и издаются в виде Приказов соответствующих Министерств.
Методологический уровень регулирования бухгалтерского учета реализуется изданием рекомендаций в целях правильного применения федеральных и отраслевых стандартов, уменьшения расходов на организацию БУ, а также распространения передового опыта организации и ведения бухгалтерского учета. Рекомендации, в основном, разрабатываются субъектами негосударственного регулирования бухгалтерского учета и применяются на добровольной основе.
К субъектам негосударственного регулирования в частности относятся: саморегулируемые организации аудиторов, профессиональных бухгалтеров, микрофинансовых организаций и другие.
Четвертый уровень регулирования бухгалтерского учета осуществляется непосредственно в экономическом субъекте путем самостоятельной разработки и утверждения учетной политики, положений и правил, которые закрепляются приказами или распоряжениями руководителя экономического субъекта. Эти стандарты применяются всеми подразделениями экономического субъекта, включая его филиалы и представительства, независимо от их места нахождения, а также дочерними обществами в случаях, предусмотренных учетной политикой основного общества.
Стандарты всех уровней не должны противоречить друг другу, а лишь дополнять и конкретизировать общие правила для их адаптации в конкретной экономической работе.
Правила ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности определены в Законе №402-ФЗ.
Закон о бухгалтерском учете включает четыре раздела, в которых:
• сформулированы определения, объекты и задачи бухгалтерского учета;
• указаны ключевые законодательные акты, которыми регламентируется бухгалтерский учет;
• перечислены требования к ведению бухгалтерского учета и документальному оформлению фактов хозяйственной жизни, оценке активов/обязательств, проведению инвентаризаций, организации внутреннего контроля;
• определены состав, правила оформления и сдачи отчетности;
• указаны документы, регулирующие бухгалтерский учет, порядок их соответствия и применения;
• определены субъекты регулирования учета, даны ответы на вопросы:
- кто выполняет функции государственного регулирования, утверждая федеральные и отраслевые стандарты,
- кто участвует в негосударственном регулировании, разрабатывая эти стандарты, а также различные рекомендации, инструкции и т.д.
• определены правила хранения/архивирования документов бухгалтерского учета.
Закон на государственном уровне определяет обязанность для каждого экономического субъекта вести бухучет, формировать отчетную документацию и обеспечивать непрерывность, полноту и достоверность представленной в отчетности информации.
Непосредственное нормативное регулирование бухгалтерского учета. Правовой статус документов.
Выделим три «практических» уровня определяющих правовое значение для участников экономической деятельности документов, регламентирующих бухгалтерский учет в РФ. Они объединяют все документы, в которых сформулированы руководства, правила, порядок организации бухгалтерского учета, изданные как органами власти, так и ответственными лицами экономических субъектов.
Первый уровень представляют документы обязательные для применения, изданные органами исполнительной власти и обладающие статусом нормативных документов в контексте правоприменительной практики. Порядок издания этих документов определен правилами, установленными на государственном уровне (регистрация, публикация).
К ним относятся:
• закон о бухгалтерском учете (отраслевые и иные федеральные законы);
• приказы Минфина РФ, Положения и Указания Центробанка РФ (федеральные стандарты – это ПБУ);
• приказы Минфина РФ и других Министерств, Положения и Указания Центробанка (отраслевые стандарты).
На сегодняшний день утверждены и действуют 24 Положения по бухгалтерскому учету (ПБУ) и Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ.
Внесением изменений в Закон 402-ФЗ (Закон 160-ФЗ) всем ПБУ присвоен статус федеральных стандартов, кроме Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (Приказ Минфина РФ № 34н). Представители Минфина считают, что многие правила этого Положения устарели и изменены, поэтому этот документ не может претендовать на статус федерального. Но правила Положения продолжают действовать, и обязательны к применению всеми экономическими субъектами в РФ.
Положения определяют правила выполнения основных учетных процессов. Они охватывают вопросы:
• учетной политики и формирования отчетности;
• учета по отдельным направлениям — от активов/обязательств и МПЗ до договоров строительного подряда или информации о связанных сторонах;
• признания доходов и расходов предприятия, событий после отчетной даты, условных фактов деятельности и оценочных обязательств;
• учета расходов по их обслуживанию.
На втором уровне регламентных документов выделяем методические рекомендации, инструктивные указания, письма Минфина и ФНС, других Министерств, разъясняющие общие правила применения нормативных документов и отдельные учетные ситуации.
Документы этого уровня не считаются нормативными в области бухгалтерского учета, носят рекомендательный характер и не обязательны к применению.
План счетов и инструкцию по его применению можно выделяют как наиболее значительный документ этого уровня.
План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержден Приказом Минфина РФ № 94н и Инструкция к нему применяется в организациях РФ всех форм собственности и организационно-правовых форм, но это не нормативный документ.
Письма Минфина и ФНС РФ, также не носят нормативно-правовой характер, но они значимы для правоприменительной практики, так как помогают участникам споров объективно рассматривать конкретные сделки, их налоговые последствия. При защите своих интересов налогоплательщик вправе учитывать позицию, изложенную в письмах Минфина России, но должен руководствоваться законодательством о налогах и сборах.
Руководители Минфина РФ указывают, что выполнение налогоплательщиком письменных разъяснений по вопросам уплаты налогов и сборов, может освободить его от ответственности только в том случае, если эти разъяснения даны персонально ему или были направлены неопределенному кругу лиц, что указывается в письме.
По налоговым спорам официально признанный Минфином РФ приоритет постановлений, решений, информационных писем ВАС РФ и Верховного Суда РФ.
Третий уровень — документы, обязательные не для всех организаций, а для конкретной организации. Кроме учетной политики, к ним относятся положения, которые утверждает руководитель хозяйствующего субъекта. Это локальные нормативные акты. Внутренние положения охватывают вопросы бухгалтерского и налогового учета, документооборота, внутреннего контроля, положений об оплате труда и премировании, внутреннего распорядка, командировочных расходах, эксплуатации автомобильного транспорта и другие аспекты деятельности организации.
Несмотря на то, что внутренние стандарты экономического субъекта правомерны только для конкретной компании, оформлять их нужно по общим правилам. Содержание этих документов имеет существенное значение для экономического обоснования расходов организации в целях налогообложения прибыли.
Первичные бухгалтерские документы в 2020-2021 годах
Основные формы первичных документов специалисты могут найти в альбомах унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата РФ. Приведем самые распространенные.
На предприятии каждый день совершаются десятки операций. Бухгалтеры отправляют деньги контрагентам, фондам и учредителям, начисляют зарплату, приходуют компьютеры и мебель, начисляют пени, считают амортизацию и т.п. На каждую такую операцию необходимо оформить первичный документ (п. 1 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее Закон № 402-ФЗ).
Первичный документ создают в момент совершения операции либо по ее окончании как подтверждение факта операции (п. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). На основании первички бухгалтеры составляют проводки.
Накладная, акт на оказание услуг по созданию сайта, бухгалтерская справка — все это первичные документы, которые бухгалтеры используют в повседневной работе. Видов первички очень много, и ее разнообразие зависит от особенностей деятельности компании. Например, в транспортной компании одним из основных видов первичной документации будет транспортная накладная, а в библиотеке — акт списания литературы.
Первичные документы полагается хранить на предприятии минимум пять лет, при этом срок начинают отсчитывать после отчетного года (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ). Отдельные сроки хранения первички установлены Перечнем, утвержденным Приказом Минкультуры № 558. Для сохранности бухгалтерских документов на предприятии часто создают специальные архивы.
Первичка в 2020-2021 годах может быть бумажной или электронной. На практике все больше и больше компаний применяют электронный документооборот (ЭДО). В частности, компании обмениваются договорами, счетами на оплату, актами, накладными и счетами-фактурами.
ЭДО значительно упрощает процедуру обработки первичных документов с момента их создания до момента учета, ускоряет работу между контрагентами. Большой плюс — электронные документы не нужно распечатывать, если это не противоречит законодательству или условиям договора (п. 6 ст. 9 Закона № 402).
Электронный документ заверяют квалифицированной электронной подписью. Если стороны примут соответствующее решение, первичку можно подписывать простой или неквалифицированной подписью (письмо Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России № 03-03-06/2/53176).
Отсутствие в фирме первичных документов может повлечь за собой серьезный штраф от 10 000 до 30 000 рублей (ст. 120 НК РФ). Налоговики также выпишут штраф и за ошибки в оформлении. Кроме того, лица, ответственные за оформление документов, могут быть оштрафованы по статье 15.11 КоАП РФ на сумму от 2 000 до 3 000 рублей. Есть и другая опасность: если при проверке налоговики не найдут нужного документа, они могут убрать из налогооблагаемой базы часть расходов, следовательно, компании придется доплачивать налог на прибыль.
Юридическую силу имеет только первичный документ со всеми обязательными реквизитами (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ):
1. название (например, «Акт оказанных услуг», «Платежное поручение», «Бухгалтерская справка»);
2. дата составления;
3. наименование составителя документа (например, ОАО «СКБ «Контур», ООО «Союз», ИП Иванова Е.В.);
4. содержание документа или хозяйственной операции (например, «Услуги доступа в интернет», «Переданы материалы в переработку», «Оплата по счету за канцтовары», «Начислены проценты по договору займа»);
5. натуральные и денежные показатели (штуки, метры, рубли и т.п.);
6. должности ответственных (например, «Бухгалтер», «Кладовщик», «Менеджер по кадрам», «Начальник отдела сбыта» и т.д.);
7. личные подписи сторон.
Правильно оформленный документ поможет при необходимости в судебных разбирательствах, например, когда покупатель не платит долг или пытается признать сделку недействительной. А вот документ с ошибками или фиктивными подписями может сыграть злую шутку — поэтому никогда не стоит расписываться за поставщика, если он вдруг забыл поставить подпись. Бережно храните всю первичку и всегда внимательно проверяйте все реквизиты во входящих документах.
До сих пор на практике можно столкнуться с претензиями клиентов по поводу отсутствия печати. Напомним, что для большей части организаций печать отменена и использовать ее можно по желанию (Федеральный закон № 82-ФЗ). Сведения о наличии печати у организации должны быть прописаны в уставе. Если контрагент настойчиво требует поставить печать, а у вас ее нет на законных основаниях, можно письменно уведомить контрагента о ее отсутствии и дать выписку из учетной политики.
В работе можно применять унифицированные и собственные формы первичных документов (п. 4 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). При этом самодельная первичка должна иметь все обязательные реквизиты. Многие компании вынуждены разрабатывать свой вариант акта списания материалов, так как унифицированной формы документа не существует.
Допустимо применение комбинированной формы первичного документа, когда за основу берут унифицированную и дополняют необходимыми графами или строчками. При этом все обязательные реквизиты нужно сохранить (Постановление Госкомстата РФ № 20).
Выбор компании относительно используемых форм первички нужно прописать в учетной политике.
В процессе деятельности может возникнуть потребность в новых первичных документах, тогда их можно разработать и утвердить учетной политикой.
Поскольку ваш контрагент также может применять самостоятельно разработанную первичку, в учетной политике необходимо указать, что эти документы вы также принимаете к учету.
Для большей части документов вы вправе не применять унифицированные формы, но кассовые операции следует оформлять лишь по утвержденным формам документов (информация Минфина РФ № ПЗ-10).
Основные формы первичных документов специалисты могут найти в альбомах унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата РФ. Приведем самые распространенные.
• ОС-1 «Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)»;
• ОС-4 «Акт о списании основных средств»;
• ОС-6 «Инвентарная карточка учета объекта основных средств».
Кассовые операции оформляют исключительно в соответствии с Порядком ведения кассовых операций (Указание ЦБ РФ № 3210-У). Нельзя, к примеру, оформить «расходник» в свободной форме или разработать свой вариант.
Формы первичных кассовых документов утверждены Постановлением Госкомстата РФ № 88:
Кассовые документы нужно проверять очень скрупулезно, ведь такая первичка напрямую связана с движением наличных денег и всегда привлекает внимание проверяющих органов. Например, налоговики точно обратят внимание на ПКО, в котором сумма превышает 100 000 рублей. А все потому, что наличкой с одним контрагентом нельзя рассчитываться в сумме, превышающей 100 000 рублей. Отсутствие подписей в кассовых документах также станет причиной для разбирательств с ФНС.
На край стола поставили жестяную банку, плотно закрытую крышкой, так, что 2/3 банки свисало со стола. Через некоторое время банка упала. Что было в банке?
Приходит отец домой, а его ребенок плачет. Отец спрашивает ребенка: - Почему ты плачешь? Отвечает ему ребенок: - Почему ты мне папа, а я не сын тебе? Кто же это плакал?
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
