Новые сроки хранения типовых архивных документов утвердил приказ Федерального архивного агентства № 236. Этот документ обязаны соблюдать все компании независимо от организационно-правовой формы или формы собственности. Старый перечень документов и сроков их хранения из приказа Минкультуры № 558 утратил силу (приказ Минкультуры № 1964).
К новым документам, которые получили или составили не ранее 18 февраля 2020 года, применяйте новые сроки хранения. Сколько хранить более ранние документы, неясно. Никаких переходных положений в приказе Росархива нет. Безопаснее хранить старые документы в течение максимального срока из двух перечней. Например, если по старому приказу срок заканчивается в 2020 году, а по новому приказу — в 2021 году, документ не утилизируйте, продлите срок хранения.
С 18 февраля 2020 году изменились некоторые сроки хранения документов. Новое положение выпустило ведомство Росархива. Сроки изменятся как в сторону увеличения, так и уменьшения. И затрагивают они разный спектр документов.
Например, счет-фактура придется держать в организации на 12 месяцев дольше, чем раньше. А данные по наложению взыскания на работников, напротив, можно уничтожить на 24 месяца быстрее, чем в прошлом году.
Архивация бухгалтерских документов подчиняется двум простым правилам:
1. Вся первичка и отчетная документация сохраняется в компании согласно законам архивации. При этом минимальное время – это 60 месяцев;
2. Учетные документы уничтожаются через пять лет, со дня их последнего применения в целях получения отчетов.
Время содержания в архиве налоговых бумаг регулируется ст.23 НК РФ. Из нее следует, что в общем случае такая документация не уничтожается в течение 48 месяцев.
Закон диктует единый принцип для всех компаний, независимо от того на какой они форме налогообложения, какую деятельность осуществляют и кто ее владелец. Регулируются сроки все той же ст.23 НК РФ.
В стандартном случае документация по взносам лежит в архиве 6 лет. Но как обычно, здесь есть свои исключения.
Кадровая документация имеет самые продолжительное время хранения. Это связано с тем, что даже если человек уволился из фирмы, ему на протяжении жизни может потребоваться те или иные данные. Особенно это касается стажа работы, справок о доходах и т.д.
В обычном порядке кадровые бумаги, карточки и прочее сохраняются:
• 75 лет, если открыты до 2003 года;
• 50 лет, если открыты с 01.01.2003.
Ст. 120 НК РФ свидетельствует о том, что организацию жду штрафы, если сроки сохранения документов не будут учтены ей. Размер штрафа зависит от того, какая документация была уничтожена раньше времени, и за сколько лет.
Конкретные цифры таковы:
• 10 000рублей – за не сохранение бумаг налогового или бухгалтерского характера одного отчетного периода;
• 30 000 - если за несколько.
Если преждевременное избавление от отчетов привело к тому, что размер базы под налог уменьшен, то придется раскошелиться минимум еще на 40 000руб. А максимум – это 20% от недоимки.
Наказываются и лица, ответственные за сохранение документов. Личный штраф будет от двух до трех тысяч рублей.
Уничтожать персональные данные нужно будет с соблюдением требований, которые установит Роскомнадзор. Такое дополнение появится в статье 21 Федерального закона № 152-ФЗ.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
