Специфика формирования отчетности зависит от назначения выданных средств.
Однако при оформлении любого авансового отчета необходимо следовать нескольким общим правилам:
1. Время подачи: не позднее 3-х суток после того, как истек срок, указанный в заявке, поданной сотрудником на выдачу денежных средств. Если этот период истек, на момент, когда работник находился на больничном, в отпуске или командировке, то отчет необходимо предоставить в течение 3-х суток после его выхода на работу.
2. Документ составляется в форме, установленной в учетной политике компании.
3. Отчет оформляется совместными усилиями сотрудника и бухгалтера. Подотчетное лицо обязано предоставить все необходимые документы (чеки, квитанции, ПКО, РКО), которые прилагаются к отчету для подтверждения расходов.
4. Авансовый отчет утверждает руководитель организации, подписавший заявку на выдачу денежных средств.
Так как в большинстве случаев средства выдаются для командировочных расходов, рассмотрим нюансы отчетности по ним более подробно.
Под командировкой понимают любую поездку сотрудника организации, в ходе которой он выполняет служебные поручения. Это могут быть переговоры с контрагентами, закупка оборудования или заказ товаров, решение юридических и иных вопросов, участие в конференциях.
Командировочные расходы включают в себя проезд в оба направления, проживание в отеле или гостинице, дополнительные расходы. К последним относятся коммуникационные связи (факс, телефон), отправка почтовой корреспонденции, багажный билет, обмен денег и другие услуги, необходимые для достижения цели поездки.
Каждая статья затрат должна подтверждаться соответствующими документами. На некоторых предприятиях установлен размер суточных, который отражается в приказе и подписывается руководителем. Сумма зависит от места назначения и задач, которые стоят перед работником.
Первая сторона (титульная) заполняется подотчетным лицом и бухгалтером, утверждается руководителем. Вторая (оборотная) сторона заполняется подотчетным лицом и подтверждается его подписью. На второй стороне в свободных строках подотчетное лицо перечисляет все документы, которые прикладывает в подтверждение расходов.
Отчет должен содержать: номер и дату составления, информацию о компании (адрес, наименование), подотчетном работнике (должность, ФИО), авансовую сумму. Также указываются номера документов, прилагаемых к отчету (чеки, квитанции и другие), сумма израсходованных средств. Бухгалтер заполняет разделы «Сумма» и фиксирует номер счета, на котором будут отражаться выданные деньги.
Отчет должен быть подписан бухгалтером и главбухом, сотрудником, а после этого и руководителем организации.
Если факт перерасхода доказан, его сумму также следует отразить в отчете для последующей компенсации. Сотрудник должен предоставить документацию, подтверждающую превышение затрат над выделенной под отчет суммой.
В случае обоснованности перерасхода, к авансовому отчету необходимо прикрепить РКО. В отчете необходимо зафиксировать передачу средств по перерасходу.
Отчеты по авансам хранятся в разделе «Банк и касса» программы 1С.
Необходимо внести данные, касающиеся подотчетных лиц и организации. После этого нужно нажать на кнопку «Добавить» и в появившейся таблице заполнить разделы, необходимые для составления отчета.
Специфика отражения отчета по выданным авансовым средствам зависит от их категории. Выделяют 3 вида аванса:
• Предоставление работнику денежной документации. Например, билет или проездной, сертификаты, марки.
• Наличные. В этом случае цель отчета – списание наличных средств.
• Перечисление денег на счет. В этом случае авансовый отчет оформляется для учета списания безналичных средств с р/с организации.
Для учета информации по выданным средствам в базе 1С, нужно создать новый РКО. Заполнив его по всем правилам, документ нужно распечатать и передать подотчетному сотруднику, который должен поставить свою подпись, подтверждающую получение им денежных средств.
Подписанный документ можно сохранять и проводить. В таблицу РКО необходимо внести данные о товарно-материальных ценностях, купленных подотчетным сотрудником на выданные средства.
Если подотчетному лицу при оплате товара была выдана счет-фактура, то при формировании отчета в программе необходимо поставить флажок «Счет-фактура», после чего выбрать или добавить поставщика и заполнить его карточку.
Вкладка «Возвратная тара» должна быть заполнена данными о таре, которую необходимо вернуть обратно Продавцу. А в разделе «Оплата» проставляется сумма, потраченная на приобретенный товар.
Во вкладке «Прочее» фиксируются дополнительные расходы, затраченные сотрудником в процессе выполнения служебного поручения: проезд, бензин, телефонные переговоры.
Передача аванса сотруднику отражается бухгалтерской проводкой Д 60.02 К 71.01.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
