Всем кадровикам приходится делать ксерокопии трудовых книжек для работников. Независимо от причины, послужившей основанием для получения копии, сотруднику нужно обратиться с письменным заявлением в отдел кадров компании. По прошествии установленного периода он должен получить готовый документ.
Копия может потребоваться сотруднику в различных ситуациях:
• обращение в банк за кредитом или ссудой;
• получение визы или загранпаспорта;
• предоставление документа в Пенсионный фонд для сверки стажа;
• в службу занятости для снятия с учета по безработице;
• при назначении алиментов на ребенка при расторжении брака;
• при поиске новой работы;
• для оформления пособий и льгот.
Заверенная копия трудовой книжки оформляется кадровиком по определенным правилам.
Как кадровикам в 2021 вести трудовые книжки сотрудников, которые предпочли бумажный формат? Есть ли какие-то изменения? И что делать, если бумажная трудовая утеряна? Ответы на эти подготовили эксперты журнала "Справочник кадровика".
В 2020 году прекратил свое действие ГОСТ Р 6.30-2003 (постановление Госстандарта России № 65-ст), в соответствии с которым работодатели оформляли ту или иную документацию. В том числе и копии трудовой. После введения в действие нового ГОСТ Р 7.0.97-2016 (приказ Росстандарта № 435-ст) кадровику нужно ориентироваться на его положения.
При этом введенные изменения носят рекомендательный характер. Компании могут ими воспользоваться или разработать свой порядок заверения.
Обратите внимание, что в соответствии с новым ГОСТ заверять нужно не только копии трудовых книжек, но и другие копии документов, в том числе и электронных.
Новые правила – это рекомендованный стандарт. Хотя организация вправе им не следовать, но все же лучше их придерживаться, так как эти правила унифицированные и понятны всем пользователям, как в государственных, так и в частных структурах. Судебная практика также подтверждает данную позицию.
Обязательными положения нового ГОСТ станут для работодателя только в том случае, если он их утвердит в одном из своих внутренних документов. Например, в приказе или Положении.
Кадровики тоже ошибаются. Некоторые ситуации могут поставить в тупик даже опытного специалиста. Например, если работник при трудоустройстве принес две трудовые книжки.
По запросу сотрудника специалист кадровой службы должен подготовить копию трудовой книжки, заверенную работодателем (образец будет приведен далее). В зависимости от того, для чего ксерокопия нужна, придется снять сканы всех страниц документа или только тех, которые требуются, например, титульный и с момента трудоустройства у последнего работодателя.
Заранее уточните у сотрудника, сколько экземпляров ему может понадобиться. Это позволит сэкономить время.
Новый ГОСТ предполагает 2 вида заверения в зависимости от того, для каких целей делается копия. Если документом будут пользоваться внутри компании, то правила его оформления остаются неизменными. Если же его оформили для сторонней организации, то нужно предусмотреть дополнительный реквизит – это место хранение оригинала. В остальном придерживайтесь уже привычных правил.
Итак, чтобы верно оформить заверенную копию трудовой книжки в 2021 году, нужно:
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
1. Отсканировать и распечатать нужные страницы трудовой книжки.
2. Пронумеровать страницы и сшить их.
3. Проставить на каждой странице штамп или сделать запись вручную: “Верно. Менеджер по персоналу Громова Е.Э. Громова. 12.01.2021 г.” Если документ планируется передавать в стороннюю организацию, то сделайте приписку: “Подлинник документа хранится в отделе кадров ООО “Альфа” по адресу: г. Москва, Новослободская ул., д. 6, оф. 14а”.
Копии страниц трудовой книжки должны быть четкими, а текст – хорошо читаемым. Каждую страницу нужно заверить не только подписью ответственного сотрудника, но и печатью.
Как правило, записи заверяет кадровик, а при его отсутствии – другой сотрудник, на которого возложены обязанности по работе с трудовыми. Также свою подпись на копии трудовой книжки может поставить и руководитель компании.
Чтобы облегчить работу, кадровик может изготовить специальный штамп. Так останется лишь поставить подпись, дату и печать работодателя.
Если заверение трудовой книжки нужно для банка, то воспользуйтесь новым ГОСТ Р 7.0.97-2016. При заполнении штампа укажите, где хранится оригинал документа.
Часто сторонние компании, в особенности банки, выдвигают дополнительные требования к предоставляемым копиям. Например, просят на последней странице внести запись: “В настоящее время продолжает работать. Менеджер по персоналу Громова Е.Э. Громова. 12.01.2021 г. Печать”.
Конечно, в соответствии с требованиями ГОСТ такой записи быть не должно. Однако без нее ксерокопию у сотрудника могут не принять и, соответственно, не одобрить, скажем, ипотеку. Бороться в этом случае с банком не имеет смысла, так же как и подставлять вашего работника. Поэтому советуем оформить ксерокопию по выдвинутым требованиям. Нарушением это не будет, а нервы сохранит всем.
Зафиксировать выдачу документа сотруднику можно в специальном журнале. Это позволит кадровику подстраховать себя на случай, если копия будет утеряна.
Копию можно выдавать на руки только самому работнику. Передача ее третьим лица допустима лишь на основании надлежаще оформленной доверенности.
Для внутреннего пользования по новому госту на копии трудовой книжки достаточно указать лишь:
Даже печать работодателя в этом случае не обязательна, так как документ предназначен для внутреннего пользования и не выйдет за пределы компании.
В соответствии со ст. 62 Трудового кодекса РФ кадровик должен оформить копию трудовой не позднее трех рабочих дней с момента подачи работником письменного заявления (запроса). Отсчет срока начинается со дня, следующего за днем подачи заявления. Например, сотрудник обратился за копией 12.01.2021, соответственно, готовый документ ему нужно выдать не позднее 15.01.2021.
Если есть возможность выдать ксерокопию раньше, можно сделать это даже в день обращения, запрета нет. А вот при увеличении срока работодателю может грозить штраф, если ситуация дойдет до контролирующих органов (ст. 5.27 КоАП РФ).
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
