Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. Связаться с автором
Приветствую Вас дорогие читатели, сегодня я подготовила для вас статью про трудовую книжку и все что с ней связано, мы разберем все изменения, которые произошли в 2020 году и произойдут в 2021. Статья получилась большая, поэтому я разбила её на темы для более удобной навигации:
C 2021 года заводить новые трудовые книжки на бумаге запрещено. Это коснется и дубликатов трудовой взамен утерянного оригинала.
Вместе с тем, сотрудники, в 2020 году заявившие о желании дублировать записи о работе в свои старые трудовые, сохранят это право и далее.
Если работник до конца 2020 года не подаст никакое заявление, выражающее его желание выбрать ту или иную форму ведения книжки, работодатель продолжит вести его бумажную трудовую. Но при увольнении и новом трудоустройстве в 2021 году и далее новый работодатель уже не обязан вести бумажную трудовую книжку, т. к. работник своевременно не воспользовался правом выбора. То есть, на новом месте работодатель вправе вести только электронную трудовую книжку (письмо Минтруда РФ от 10.02.2020 № 14-2/В-136).
Сведения о трудовой деятельности уже сейчас полностью ведутся в электронном виде на основании отчетов, которые организации или ИП подают в ПФР и ФНС. Необходимо уведомить персонал о доступных способах ведения их трудкнижки, предоставить им право выбора и следовать их решению: вести данные о занятости только в электронном виде или в электронном и бумажном виде одновременно. Разберемся в статье, кто и когда подает такое уведомление и зачем оно нужно.
К концу 2020 года работники, желающие сохранить право на ведение трудовой книжки на бумаге, должны были подать соответствующие заявления работодателю. Только для них сохраняется право дублировать электронные сведения о трудовой деятельности в старой книжке. Впервые приступающие к работе лица в 2021 году могут рассчитывать только на электронную версию трудовой.
Согласно ст. 66 ТК РФ трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
В ч. 3 этой статьи в последней редакции появилась фраза о том, что трудовая книжка может не вестись, если это предусмотрено соответствующей нормой законодательства.
Электронной трудовой книжкой называют сведения о трудовой деятельности физических лиц, хранящиеся в электронном виде в информационных ресурсах ПФР. И электронная книжка уже ведется на каждое трудоустроенное лицо в обязательном порядке независимо от наличия трудовой на бумаге. Именно с этой целью начиная с января 2020 года работодатели подают в Пенсионный фонд отчеты по форме СЗВ-ТД.
Перечень информации, входящей в электронную трудовую, регламентирован ч. 2 ст. 66.1 ТК РФ и п. 2.4 ст. 11 закона № 27-ФЗ «О персонифицированном учете».
Он включает сведения:
• о работнике (ФИО, СНИЛС и т. д.);
• о месте работы;
• о трудовой функции;
• о переводах на другую постоянную работу;
• об увольнении с указанием основания и причины прекращения трудового договора;
• о другой информации, предусмотренной законодательством.
Форма СЗВ-ТД подается на следующий рабочий день после приема или увольнения работника, а также ежемесячно, если были иные движения по кадрам. За нарушения порядка подачи этих отчетов предусмотрены высокие штрафы – это обеспечивает определенную гарантию того, что работодатель не будет уклоняться от официального оформления сотрудника на работу.
На основании полученной от работодателей информации в электронной трудкнижке отображаются сведения о самом сотруднике, о месте работы, о должности, о переводах, об увольнениях и т. д.
Ведение бумажных аналогов, начатых ранее 2021 года, не запрещено, но уже не является обязательным. В частности, сотрудники, подавшие заявление о сохранении трудовой на бумаге в 2020 году, могут отказаться от нее в 2021 году.
Даже если человек отказался от ведения трудовой на бумаге и получил ее на руки от работодателя, ему не рекомендуется от нее избавляться. Этот документ подтверждает данные о трудовой деятельности до 2020 года.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
К концу 2020 года бухгалтеры и кадровики должны взять с работников заявление о ведении трудовой книжки на бумаге или в электронном виде в 2021 году.
В 2021 году получить новый бланк бумажной трудовой не получится.
Что касается электронной версии, то предусмотрена специальная форма СТД-Р.
Сведения о трудовой деятельности сотрудника по форме СТД-Р должны выдавать все работодатели, у которых есть трудящиеся по трудовым договорам.
Выдавать сведения по форме СТД-Р обязательно только тем работникам, которые выбрали ведение трудовой книжки в электронном виде.
Работник вправе их получить:
• при увольнении (в последний рабочий день);
• по запросу (в течение 3 рабочих дней после подачи заявления о выдаче).
Если работник не подавал заявления об отказе от ведения трудовой книжки на бумаге или подал с просьбой сохранить ее, выдать ему при увольнении нужно лишь бумажную трудовую книжку, форма СЗВ-Р не нужна.
Кроме того, получить данные о работе сотрудник сможет, направив соответствующий запрос в ПФР, МФЦ или на сайт Госуслуги.
Написать заявление об отказе от бумажной трудовой в 2021 году могут те сотрудники, которые по объективным причинам не смогли сделать это в 2020 году (если они не были трудоустроены, если были на больничном или в отпуске и т. п.), а также работники, ранее выбравшие дублирование информации о трудовой деятельности на бумаге.
В прежней редакции ст. 65 ТК РФ трудовая книжка была в списке обязательных документов, подаваемых при заключении трудового договора.
В редакции Кодекса, действующей с 2020 года, норма дополнена. Теперь необходимо предоставлять трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности согласно ст. 66.1 ТК РФ.
До 2021 года бумажная трудкнижка была основным документом при приеме на работу, который подтверждал трудовую занятость и стаж работника.
Ч. 3 ст. 66 ТК РФ в последней редакции гласит, что трудовая может и не вестись. С 2020 года информация о стаже физических лиц уже доступна в электронном виде. Всех работодателей обязали предоставлять в ПФР специальные отчеты – СЗВ-ТД – не позднее одного дня с любого приема, увольнения или по истечении месяца, в котором состоялось кадровое перемещение и т. п. На основании этих данных в электронном виде формируются сведения о каждом сотруднике.
В электронной трудкнижке отображаются сведения о сотруднике, о месте работы, о должности, о переводах, об увольнениях и т. д.
Каждая организация или ИП должна опросить персонал о мнении касательно перехода на электронное ведение сведений о трудовой деятельности, а также предоставить право персоналу продолжить вести бумажную версию трудовой, дублируя там всю информацию.
Таким образом, электронные трудкнижки уже стали обязательными. Ведение бумажных аналогов пока еще не запрещено, но уже не является обязательным. А вот с 2021 года создание новой бумажной трудовой для впервые трудоустраивающихся работников будет под запретом.
До 31 октября 2020 года всех работников нужно уведомить о необходимости определиться со способом ведение сведений о его трудовой деятельности.
Уведомление составляется в письменной форме и выдается работнику под подпись. Установленной формы уведомления нет.
Основные моменты, которые должны найти отражение в уведомлении, это:
• сведения о трудовой деятельности передаются в электронную информационную базу ПФР;
• каждый работник может получить сведения о себе по запросу у работодателя, в ПФР, МФД или через портал госуслуг;
• на выбор нужно предоставить варианты согласованных с работником действий: продолжать вести бумажную трудовую книжку или формировать сведения только в электронном виде и выдать устаревшую форму трудовой на руки работнику.
Переход на электронную трудовую книжку в 2020-2021 годах
Формирование электронных трудовых книжек россиян начилось с 1 января 2020 года. Для всех работающих граждан переход к новому формату сведений о трудовой деятельности добровольный и будет осуществляться только с согласия человека.
Единственным исключением станут те, кто впервые устроится на работу с 2021 года. У таких людей все сведения о периодах работы изначально будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.
Остальным гражданам до 31 декабря 2020 года включительно необходимо подать письменное заявление работодателю в произвольной форме о ведении трудовой книжки в электронном виде или о сохранении бумажной трудовой книжки.
Россияне, выбравшие электронную трудовую книжку, получают бумажную трудовую на руки с соответствующей записью о сделанном выборе. Бумажная трудовая книжка при этом не теряет своей силы и продолжает использоваться наравне с электронной. Необходимо сохранять бумажную книжку, поскольку она является источником сведений о трудовой деятельности до 2020 года. В электронной версии фиксируются только сведения начиная с 2020 года.
При сохранении бумажной трудовой книжки работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную версию. Для работников, которые не подадут заявление в течение 2020 года, несмотря на то, что они трудоустроены, работодатель также продолжит вести трудовую книжку на бумаге.
Информация о поданном работником заявлении включается в сведения о трудовой деятельности, представляемые работодателем, для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации.
За работником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение работодателем бумажной трудовой книжки, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям.
Работник, подавший письменное заявление о продолжении ведения работодателем бумажной трудовой книжки, имеет право в последующем подать работодателю письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности.
Лица, не имевшие возможности по 31 декабря 2020 года включительно подать работодателю одно из письменных заявлений, вправе сделать это в любое время, подав работодателю по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве, соответствующее письменное заявление.
К таким лицам, в частности, относятся:
1) работники, которые по состоянию на 31 декабря 2020 года не исполняли свои трудовые обязанности и ранее не подали одно из письменных заявлений, но за ними в соответствии с трудовым законодательством, иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы, в том числе на период:
а) временной нетрудоспособности;
б) отпуска;
в) отстранения от работы в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;
2) лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях и до указанной даты не подавшие одно из письменных заявлений.
Электронная трудовая книжка сохраняет практически весь перечень сведений, которые учитываются в бумажной трудовой книжке:
• Информация о работнике;
• Даты приема, увольнения, перевода на другую работу;
• Место работы;
• Вид мероприятия (прием, перевод, увольнение);
• Должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение;
• Вид поручаемой работы;
• Основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа);
• Причины прекращения трудового договора.
С 26 апреля 2020 года постановлением Правительства РФ № 590 установлены новые сроки представления в Пенсионный фонд сведений о трудовой деятельности, на основе которых будут формироваться электронные трудовые книжки россиян.
Информация о приеме на работу или увольнении должна передаваться в территориальные органы ПФР не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа или распоряжения.
Сокращение сроков необходимо для оперативного определения трудового статуса гражданина, если он решит обратиться за мерами социальной поддержки, в том числе за пособием по безработице.
Новый порядок распространяется на кадровые изменения, произошедшие с 1 апреля. Таким образом, сведения о работниках, которые приняты на работу или уволены с 1 апреля по 26 апреля 2020 года, должны быть переданы в срочном порядке по форме СЗВ-ТД.
В случае других кадровых изменений, например перевода сотрудника на новую должность, или при выборе работником формы трудовой книжки, сохраняются прежние сроки представления отчетности, то есть не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.
При представлении указанных сведений впервые в отношении зарегистрированного лица страхователь одновременно представляет сведения о его трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя.
Работодатели в течение 2020 года осуществляют следующие мероприятия:
1) принятие или изменение локальных нормативных актов (при необходимости) с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии);
2) подготовка и обсуждение с уполномоченными в установленном порядке представителями работников изменений (при необходимости) в соглашения и коллективные договоры в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации;
3) обеспечение технической готовности к представлению сведений о трудовой деятельности для хранения в информационных ресурсах ПФР;
4) уведомление до 31 октября 2020 года включительно каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве по формированию сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника сделать выбор, подав письменно одно из заявлений о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении трудовой книжки в электронном виде.
При сохранении работником бумажной трудовой книжки:
1) работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную;
2) право на дальнейшее ведение трудовой книжки сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям;
3) сохраняется право в последующем подать работодателю письменное заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде.
Лица, не имевшие возможности по 31 декабря 2020 года подать работодателю одно из заявлений, вправе сделать это в любое время, подав работодателю соответствующее заявление по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве.
К таким лицам, в частности, относятся:
1) работники, которые по состоянию на 31 декабря 2020 года не исполняли свои трудовые обязанности, но за ними сохранялось место работы, в том числе на период временной нетрудоспособности, отпуска, отстранения от работы в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;
2) лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях.
Работнику, подавшему заявление о переходе на электронную трудовую книжку, работодатель выдает трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником такого заявления.
Необходимо предупредить работника о том, что выданная ему бумажная книжка сохраняет свою силу и продолжает использоваться наравне с электронной. Работнику следует хранить бумажную книжку, поскольку в электронной версии фиксируются только сведения о трудовой деятельности начиная с 2020 года.
Лицам, впервые поступающим на работу после 31 декабря 2020 года, сведения о трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.
При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю сведения о трудовой деятельности в бумажном или электронном виде вместе с трудовой книжкой или взамен ее.
Сведения о трудовой деятельности могут использоваться также для исчисления трудового стажа работника, внесения записей в его трудовую книжку (в случаях, если на работника ведется трудовая книжка в бумажном виде) и других целей в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
В случае выявления работником неверной или неполной информации в электронной трудовой книжке, работодатель по письменному заявлению работника обязан исправить или дополнить сведения о трудовой деятельности и представить их для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда России.
Работникам, на которых не ведется трудовая книжка на бумаге, работодатель обязан предоставить сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя способом, указанным в заявлении работника (на бумажном носителе или в электронном виде, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя):
- в период работы не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления;
- при увольнении в день прекращения трудового договора.
Такое заявление работник может подать на бумаге или в электронном виде, направив его по адресу электронной почты работодателя в порядке, установленном работодателем.
В случае если в день прекращения трудового договора работнику невозможно выдать сведения о трудовой деятельности у данного работодателя в связи с отсутствием работника либо его отказом от их получения, работодатель обязан направить работнику такие сведения на бумажном носителе по почте заказным письмом с уведомлением.
Работодатель несет ответственность:
- за задержку по своей вине выдачи трудовой книжки или предоставления сведений о трудовой деятельности при увольнении работника;
- за внесение в сведения о трудовой деятельности неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника;
- за непредставление в установленный срок либо представление неполных и (или) недостоверных сведений о трудовой деятельности в территориальный орган Пенсионного фонда.
Если неправильная формулировка основания и (или) причины увольнения в сведениях о трудовой деятельности препятствовала поступлению работника на другую работу, суд принимает решение о выплате ему среднего заработка за все время вынужденного прогула.
Переход на электронные трудовые книжки предусмотрен следующими нормативными правовыми актами:
- Федеральным законом № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде», которым внесены изменения в Трудовой кодекс Российской Федерации и установлена возможность ведения информации о трудовой деятельности в электронном виде;
- Федеральным законом № 436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», которым введена обязанность работодателей с 1 января 2020 года представлять в ПФР сведения о трудовой деятельности;
- Федеральным законом от 24 апреля 2020 г. № 136-ФЗ «О внесении изменений в статьи 2 и 11 Федерального закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», которым Правительству Российской Федерации дано право устанавливать особый порядок и сроки представления в ПФР сведений о трудовой деятельности;
- Постановлением Правительства Российской Федерации от 26 апреля 2020 г. № 590 «Об особенностях порядка и сроках представления страхователями в территориальные органы Пенсионного фонда Российской Федерации сведений о трудовой деятельности зарегистрированных лиц», которым установлены новые сроки представления в ПФР сведений о трудовой деятельности с 26 апреля 2020 года.
Как заверить трудовую книжку в 2020-2021 годах
Всем кадровикам приходится делать ксерокопии трудовых книжек для работников. Независимо от причины, послужившей основанием для получения копии, сотруднику нужно обратиться с письменным заявлением в отдел кадров компании. По прошествии установленного периода он должен получить готовый документ.
Копия может потребоваться сотруднику в различных ситуациях:
• обращение в банк за кредитом или ссудой;
• получение визы или загранпаспорта;
• предоставление документа в Пенсионный фонд для сверки стажа;
• в службу занятости для снятия с учета по безработице;
• при назначении алиментов на ребенка при расторжении брака;
• при поиске новой работы;
• для оформления пособий и льгот.
Заверенная копия трудовой книжки оформляется кадровиком по определенным правилам.
Как кадровикам в 2021 вести трудовые книжки сотрудников, которые предпочли бумажный формат? Есть ли какие-то изменения? И что делать, если бумажная трудовая утеряна? Ответы на эти подготовили эксперты журнала "Справочник кадровика".
В 2020 году прекратил свое действие ГОСТ Р 6.30-2003 (постановление Госстандарта России № 65-ст), в соответствии с которым работодатели оформляли ту или иную документацию. В том числе и копии трудовой. После введения в действие нового ГОСТ Р 7.0.97-2016 (приказ Росстандарта № 435-ст) кадровику нужно ориентироваться на его положения.
При этом введенные изменения носят рекомендательный характер. Компании могут ими воспользоваться или разработать свой порядок заверения.
Обратите внимание, что в соответствии с новым ГОСТ заверять нужно не только копии трудовых книжек, но и другие копии документов, в том числе и электронных.
Новые правила – это рекомендованный стандарт. Хотя организация вправе им не следовать, но все же лучше их придерживаться, так как эти правила унифицированные и понятны всем пользователям, как в государственных, так и в частных структурах. Судебная практика также подтверждает данную позицию.
Обязательными положения нового ГОСТ станут для работодателя только в том случае, если он их утвердит в одном из своих внутренних документов. Например, в приказе или Положении.
Кадровики тоже ошибаются. Некоторые ситуации могут поставить в тупик даже опытного специалиста. Например, если работник при трудоустройстве принес две трудовые книжки.
По запросу сотрудника специалист кадровой службы должен подготовить копию трудовой книжки, заверенную работодателем (образец будет приведен далее). В зависимости от того, для чего ксерокопия нужна, придется снять сканы всех страниц документа или только тех, которые требуются, например, титульный и с момента трудоустройства у последнего работодателя.
Заранее уточните у сотрудника, сколько экземпляров ему может понадобиться. Это позволит сэкономить время.
Новый ГОСТ предполагает 2 вида заверения в зависимости от того, для каких целей делается копия. Если документом будут пользоваться внутри компании, то правила его оформления остаются неизменными. Если же его оформили для сторонней организации, то нужно предусмотреть дополнительный реквизит – это место хранение оригинала. В остальном придерживайтесь уже привычных правил.
Итак, чтобы верно оформить заверенную копию трудовой книжки в 2021 году, нужно:
1. Отсканировать и распечатать нужные страницы трудовой книжки.
2. Пронумеровать страницы и сшить их.
3. Проставить на каждой странице штамп или сделать запись вручную: “Верно. Менеджер по персоналу Громова Е.Э. Громова. 12.01.2021 г.” Если документ планируется передавать в стороннюю организацию, то сделайте приписку: “Подлинник документа хранится в отделе кадров ООО “Альфа” по адресу: г. Москва, Новослободская ул., д. 6, оф. 14а”.
Копии страниц трудовой книжки должны быть четкими, а текст – хорошо читаемым. Каждую страницу нужно заверить не только подписью ответственного сотрудника, но и печатью.
Как правило, записи заверяет кадровик, а при его отсутствии – другой сотрудник, на которого возложены обязанности по работе с трудовыми. Также свою подпись на копии трудовой книжки может поставить и руководитель компании.
Чтобы облегчить работу, кадровик может изготовить специальный штамп. Так останется лишь поставить подпись, дату и печать работодателя.
Если заверение трудовой книжки нужно для банка, то воспользуйтесь новым ГОСТ Р 7.0.97-2016. При заполнении штампа укажите, где хранится оригинал документа.
Часто сторонние компании, в особенности банки, выдвигают дополнительные требования к предоставляемым копиям. Например, просят на последней странице внести запись: “В настоящее время продолжает работать. Менеджер по персоналу Громова Е.Э. Громова. 12.01.2021 г. Печать”.
Конечно, в соответствии с требованиями ГОСТ такой записи быть не должно. Однако без нее ксерокопию у сотрудника могут не принять и, соответственно, не одобрить, скажем, ипотеку. Бороться в этом случае с банком не имеет смысла, так же как и подставлять вашего работника. Поэтому советуем оформить ксерокопию по выдвинутым требованиям. Нарушением это не будет, а нервы сохранит всем.
Зафиксировать выдачу документа сотруднику можно в специальном журнале. Это позволит кадровику подстраховать себя на случай, если копия будет утеряна.
Копию можно выдавать на руки только самому работнику. Передача ее третьим лица допустима лишь на основании надлежаще оформленной доверенности.
Для внутреннего пользования по новому госту на копии трудовой книжки достаточно указать лишь:
Даже печать работодателя в этом случае не обязательна, так как документ предназначен для внутреннего пользования и не выйдет за пределы компании.
В соответствии со ст. 62 Трудового кодекса РФ кадровик должен оформить копию трудовой не позднее трех рабочих дней с момента подачи работником письменного заявления (запроса). Отсчет срока начинается со дня, следующего за днем подачи заявления. Например, сотрудник обратился за копией 12.01.2021, соответственно, готовый документ ему нужно выдать не позднее 15.01.2021.
Если есть возможность выдать ксерокопию раньше, можно сделать это даже в день обращения, запрета нет. А вот при увеличении срока работодателю может грозить штраф, если ситуация дойдет до контролирующих органов (ст. 5.27 КоАП РФ).
Увольнение в трудовой книжке в 2020-2021 годах
Обязанность по заполнению трудовой книжки при увольнении возлагается на работодателя, в том числе на организацию или на предпринимателя. Именно они хранят у себя и ведут этот основной документ о профессиональной деятельности, а также стаже каждого своего наемного сотрудника.
Правила заполнения трудовой книжки при увольнении закреплены не только в ТК РФ, но и в двух основных нормативных подзаконных актах: в постановлении российского Правительства № 225, а также в постановлении Минтруда № 69.
В трудовой книжке в 2021 году увольнение по собственному желанию и по другим возможным причинам отражается с применением формулировок, в точности соответствующих формулировкам соответствующей части статьи 77, 81 или 83 ТК РФ.
Кроме того, при заполнении трудовой книжки при увольнении может быть внесена запись на основании тех причин, которые стороны согласовали при трудоустройстве специалиста в договоре с ним. Это могут быть любые удобные и подходящие сторонам условия, которые не ущемляют права работника, а также не противоречат ТК РФ и в целом российскому законодательству.
ТК РФ предусматривает возможность расставания с работником по желанию работодателя – в соответствии со статьей 81 ТК РФ.
Уволить наемного сотрудника работодатель может в иных случаях, в том числе:
• при непрохождении человеком испытательного срока;
• при отстранении руководителя от должности в процессе банкротства предприятия;
• при решении собственника организации прекратить договор с руководителем и т.д.
Еще один возможный вариант заполнения трудовой книжки при увольнении – это ссылка на обстоятельства, которые не зависят от воли какой-либо из сторон договора, то есть ни от работника, ни от работодателя. Возможные при этом варианты приведены в части 1 статьи 83 ТК РФ.
К ним относятся, в частности:
• призыв молодого человека в армию, на военную службу либо на альтернативную гражданскую службу (1 пункт 1 части 83 статьи);
• восстановление прежнего работника на его месте или в должности (2 пункт 1 части 83 статьи);
• осуждение человека к отбыванию наказания по приговору суда (4 пункт 1 части 83 статьи);
• полная утрата человеком трудоспособности по медицинскому заключению (5 пункт 1 части 83 статьи);
• чрезвычайные форс-мажорные обстоятельства, в том числе эпидемия, военные действия, крупная серьезная авария, природная катастрофа или бедствие и т.д. (7 пункт 1 части 83 статьи);
• дисквалификация специалиста или иная административная санкция в его отношении (8 пункт 1 части 83 статьи);
• истечение срока действия разрешения, обязательного для исполнения должностных обязанностей (9 пункт 1 части 83 статьи);
• прекращение или отмена допуска сотрудника к государственной тайне, если это обязательное условие для работы (10 пункт 1 части 83 статьи) и т.д.
При заполнении трудовой книжки увольнение по собственному желанию формулируется со ссылкой на 3 пункт 1 части 77 статьи ТК РФ.
В любом случае образец записи об увольнении по собственному желанию вносится в раздел документа со сведениями о работе. При этом в каждой графе указывается положенная по формату документа информация – номер записи по порядку, дата ее внесения, причина ухода сотрудника, а также название и реквизиты приказа руководителя.
Основанием для заполнения трудовой книжки увольнением по собственному желанию является правильно оформленный распорядительный документ, изданный от имени и за подписью руководителя. Такой приказ можно оформить на едином типовом бланке № Т-8 из постановления Госкомстата № 1 либо по собственному шаблону, в котором имеются все обязательные для первичного документа реквизиты и который утвержден решением руководителя для применения к кадровом документообороте.
На практике возможен следующий образец записи об увольнении по собственному желанию в графе 3 документа: «Уволена по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Копия трудовой книжки в 2020-2021 годах
Электронные трудовые книжки
Работодателю придется заверять копию трудовой книжки в двух случаях:
- Во-первых, по просьбе работника. Согласно ст. 62 ТК РФ работник может написать заявление о выдаче ему копии трудовой книжки. И работодатель не вправе отказать. Действуют следующие правила:
• Работник пишет заявление в произвольной форме,
• В заявлении работник не обязан сообщать, для чего ему понадобилась копия. Но и не запрещено, по своему желанию работник может вписать эту информацию,
• Работодателю дается три рабочих дня на изготовление и выдачу копии. Несоблюдение этого срока – это нарушение норм трудового законодательства. А значит, штраф по ст. 5.27 ТК РФ. Срок изготовления копии трудовой книжки по заявлению работника – 3 рабочих дня. За нарушение срока предусмотрен административный штраф.
- Во-вторых, работодателю самому может понадобиться копия трудовой. Например, для предоставления в ФСС для возмещения выданных социальных пособий. Или для передачи сведений из одного подразделения в другое, например, от кадровиков бухгалтерам.
Сразу видно, что копии бывают двух типов:
1. Предназначенная для внешних пользователей, например, в банк или соцстрах,
2. Предназначенная для внутренних нужд, например, из отдела кадров в бухгалтерию.
Копии для внешних и внутренних получателей в 2021 году заверяются по-разному.
Трудовую книжку может заверить руководитель организации или ответственный сотрудник:
• В небольших компаниях обычно эту задачу выполняет сам руководитель,
• В предприятиях побольше может назначаться ответственное лицо, например, секретарь или бухгалтер,
• Если предприятие может позволить себе содержать в штате кадровика, обычно заверение копий поручается ему.
Копию бумажной трудовой книжки заверяют в таком порядке:
• Копируются все заполненные страницы, от титульного до последнего листа, на котором есть записи о работе,
• Раздел «Сведения о награждениях» обычно не копируется, поскольку требуется информация о местах работы. Однако работник вправе попросить сделать копии абсолютно всех листов,
• Листы копий скрепляются,
• На последнем листе делается заверительная запись, об ее особенностях мы расскажем ниже,
• Ставится подпись ответственного лица и печать организации.
Нужно учитывать три момента:
• Во-первых, некоторые кадровики рекомендуют заверять не только последний, а каждый лист копии трудовой. Это может оказаться лишней работой, ведь записи в трудовой книжке пронумерованы по порядку. Утрата или вставка какого-либо листа сразу будет обнаружена. Поэтому достаточно записи на последнем листе. Однако делать заверительную запись на каждой странице тоже не запрещено. Вы можете заверять каждый лист, если в практике вашей компании это принято.
• Во-вторых, правила заверения бумажных трудовых последний раз менялись. Тогда вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016, именно с ним связаны изменения. И коснулись они правил оформления заверительной записи. Обновленные стандарты действуют и в 2021 году.
• В-третьих, по действующим в 2021 году правилам заверительная запись делается по-разному для внешних получателей и для внутренних нужд.
Такая копия может понадобиться как работнику, например, в банк или для получения льгот, субсидий и т.д. Так и самому работодателю, например, для передачи в ФСС или по запросу контроллеров в рамках проверки.
Ключевое отличие такой копии – должна присутствовать запись о месте хранения оригинала.
Заверительная запись должна содержать следующие элементы:
1. Запись «Верно» или «Копия верна»,
2. Должность ответственного лица,
3. Фамилия и инициалы ответственного лица,
4. Подпись ответственного лица,
5. Дата оформления копии,
6. Печать, если организации не отказалась от ее использования,
7. Место хранения оригинала трудовой книжки.
Отличительная особенность копии трудовой книжки для внешних получателей – запись о месте хранения оригинала.
Место хранения указывается в произвольном виде, например:
• В личном деле №…,
• В офисе руководителя в папке № …,
• В сейфе отдела кадров и т.д.
Поскольку компания делает копию для своих собственных нужд, то заявления работника не требуется. Копия изготавливается в общем порядке. Отличие в заверительной записи – она содержит все те же элементы, которые мы перечислили выше. Но в ней не требуется отметка о месте хранения оригинала.
В 2021 году работодатели начинают передавать в ПФР кадровые данные. Это переход на электронные трудовые книжки. После первой отправки таких данных, работник вправе запросить копию сведений из своей электронной трудовой. То есть уже в феврале 2021 года работник вправе получить такую копию.
Ранее чиновники ПФР предлагали в качестве копии цифровых сведений выдавать форму СЗИ-ТД. Однако позже от нее отказались и представили проект двух других форм – СТД-Р и СТД-ПФР.
Работодатель выдает форму СТД-Р в двух случаях:
1. В течение трех дней после получения заявления работающего сотрудника,
2. В день увольнения, если трудовой договор расторгается.
Получить копию цифровых сведений о себе работник может в любое время, написав заявление:
• Запрос составляется в произвольной форме,
• Пояснять причину запроса работник не обязан, но может сделать это по собственному желанию,
• В 2020 году весь персонал обязан выбрать бумажный и цифровой вариант трудовой книжки. Если выбрана бумага, то работник вправе просить копию и обычной, и цифровой книжки.
Работодатель в форме СТД-Р сможет представить работнику копию сведений только о текущем месте работы. Он отразит в бланке собственные приказы о приеме, переводах и увольнении. Заверит бланк своей подписью и печатью. Сведений от других компаний у текущего работодателя нет. Но сотруднику может понадобиться копия полной цифровой трудовой, включая сведения с предыдущих мест работы. Тогда ему придется обратиться в ПФР за другой формой – СТД-ПФР.
Заявление на электронную трудовую книжку в 2020-2021 годах
У работника есть право выбора: работодатель может продолжать вести его книжку на бумаге (и одновременно в электронном формате) или только в электронном, а бумажный выдать. Срок перевода работников на новый вид - конец 2020 года. Те, кто устроился работать в 2021 году в первый раз, уже не будут иметь выбора. Их трудовые книжки сразу будут формироваться в электронном виде.
Информация, которая будет содержаться в новых трудовых книжках, аналогична той, что включалась в прежние: это ФИО сотрудника, место и период работы, должность, разряд (или иной признак квалификации), основание для увольнения. Если работникам нужно будет получить какие-либо данные из трудовой в электронном виде, то ему нужно будет просто обратиться в ПФ или к последнему нанимателю. Также данные можно получить в личном кабинете на портале Госуслуг или сайте Пенсионного фонда.
Чтобы перевести свою организацию на работу с электронными трудовыми книжками, руководителю нужно выполнить некоторые действия и изменить ряд документов:
1. Нужно уведомить свой кадровый состав о том, что в 2020 году производится такой переход. Сделать это нужно до 1 июля 2020 года. Можно ознакомить работников с помощью информационного сообщения, желательно подтвердить факт прочтения проставлением подписи.
2. Далее работники должны решить, какой вариант трудовой книжки им предпочтителен, и написать соответствующее заявление до 31 декабря 2020 года. Сведения об этой бумаге будут внесены в данные о трудовой деятельности на информресурс ПФ согласно ч. 2 ст. 2 ФЗ №439. Поэтому работодателю важно получить заявления от всех работников компании.
3. Нужно внести изменения в ЛНА компании, которые регулируют порядок работы с трудовыми книжками. Это такая документация: трудовые и коллективные договоры, книга учета движения трудовых книжек, положение о ведении и хранении трудовых книжек и т.п.
4. Организовать техническую готовность к передаче сведений в Пенсионный фонд.
5. Начать передавать в Пенсионный фонд данные о работниках. Для этого ведомство разработало специальные формы.
Если работник не подал заявление до конца 2020 года, то его трудовую книжку будут продолжать вести в бумажном виде и параллельно в электронном.
Если работник не успел подать заявление (был в отпуске, на длительном больничном или отстранен от работы), то он может сделать это и позднее 31 декабря 2020 года.
Заявление составляют в произвольной форме. Можно написать его от руки либо заполнить на бланке, приготовленном работодателем.
В документ нужно включить такие сведения:
• Должность и ФИО руководителя компании, к которому обращена просьба.
• Должность и ФИО работника, пишущего заявление.
• Просьба вести трудовую книжку в электронном формате.
• Подпись работника.
• Дата написания заявления.
Документ после подписания необходимо передать в отдел кадров либо работнику, ведущему кадровый учет.
Уведомление о трудовых книжках в 2020-2021 годах
В 2020 году работодатели обязаны уведомить каждого работника об изменениях в законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве выбрать форму ведения трудовой книжки - электронную или бумажную. Ранее было установлено, что направить уведомления необходимо до 30 июня (п. 4 ч. 1 ст. 2 Федерального закона № 439-ФЗ).
Однако из-за коронавируса этот срок был продлен до 31 октября 2020 года включительно.
Работник, получивший уведомление, должен до конца 2020 года принять решение о том, хочет ли он перейти на электронную трудовую книжку, или намерен сохранить бумажную версию документа.
После того, как работник выберет форму ведения трудовой книжки, работодатель должен сдать отчет по форме СЗВ-ТД.
Изначально нужно было уведомить об этом всех работников до 30 июня 2020 года. Но из-за коронавируса сроки продлили, и времени теперь больше. Ты получил уведомление или уведомил своих сотрудников?
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)? Это все данные, которые обычно есть в бумажной трудовой книжке, но хранятся они в электронном виде на информационных ресурсах ПФР. Какого-то физического носителя, документа не будет – все в цифровом формате.
До 31 октября 2020 года все работодатели обязаны уведомить своих работников о переходе на ЭТК.
До 31 декабря 2020 года работники должны подать заявление о выборе способа ведения трудовой книжки.
Бояться ЭТК не нужно. Если понадобится посмотреть сведения о себе, то это можно сделать через личный кабинет на сайте ПФР, Госуслуги или через приложения на телефоне. При необходимости можно получить бумажную выписку у текущего или бывшего работодателя (по последнему месту работы), через ПФР или МФЦ (без привязки к месту работы или жительства).
Для тех, кто уже работает, выбор способа ведения трудовой книжки добровольный. Если работник сейчас выбрал бумажную книжку, то и у последующего работодателя ее будут вести. Но изменить свое решение можно всегда. А вот те, кто впервые будет устраиваться на работу со следующего 2021 года, бумажную книжку уже не получат.
Прием на работу в трудовой книжке в 2020-2021 годах
Основные изменения связаны с введением электронного аналога привычной трудовой книжки – ЭТК, на который работники в добровольном порядке вправе перейти с 2020 года (федеральный закон № 439-ФЗ). Под ЭТК понимаются сведения о трудовой деятельности каждого сотрудника, хранящиеся на информационных ресурсах ПФР (Трудовой кодекс РФ, ст.66.1). Они формируются на основе отчетности работодателей, предоставляемых по форме СЗВ-ТД.
До конца текущего 2020 года работники вправе решить, желают ли они перейти на ЭТК, или хотят, чтобы работодатель и дальше вел их бумажную трудовую книжку. Это правило действует и в случае, если прием на работу оформляется в отношении граждан, которые ранее нигде не работали. В 2020 году работодатель обязан открыть такому работнику трудовую книжку на бумажном бланке. И при смене работы (в этом году или последующих) новые работодатели также должны вести данный документ, если работник не пожелает перейти на ЭТК.
Регламент приема на работу сотрудников, устраивающихся впервые в 2021 году, изменится. С 01.01.2021 г. права выбора их лишат – им станут оформлять трудовые книжки только в электронной форме в виде «Сведений о трудовой деятельности», а бумажные трудовые заводить не будут (закон № 439-ФЗ, п. 8 ст.2).
На сегодня не совсем понятно, что будет с ведением ТК тех работников, кто в этом году не напишет никакого заявления – ни в пользу бумажной трудовой книжки, ни в пользу ЭТК. Их «текущий» работодатель при отсутствии заявительного документа обязан продолжать ведение обычной ТК, но что должен делать работодатель на новом месте - вести электронный аналог документа или же продолжить ведение бумажной ТК, Министерство труда и соцзащиты пока так и не разъяснило: письмо Минтруда РФ от 10.02.2020 № 14-2/В-136 особой ясности в данный вопрос не внесло.
Прием сотрудников на работу отражается в отчетности работодателя СЗВ-ТД, передаваемой в ПФР. Она подается в ведомство в течение одного рабочего дня, следующего за днем оформления работника на новом месте. В настоящее время такой порядок носит временный характер, согласно Постановлению Правительства № 590 от 26.04.2020 г. Однако с 2021 года он станет постоянным (п.2.5 ст.11 закона № 27-ФЗ).
Порядок приема сотрудника на работу подразумевает и установление ему размера оплаты труда. Работодателям следует учесть, что с января 2021 года МРОТ повысят до 12392 рублей, так как именно в этой сумме определен прожиточный минимум для трудоспособных россиян за 2 квартал 2020 года (Приказ Минтруда № 542н от 28.08.2020). В соответствии со ст.1 закона № 82-ФЗ, величина федерального МРОТ на следующий год устанавливается именно по этому показателю. Регионы могут устанавливать свой размер МРОТ, но не менее чем федеральный. Если вновь прибывший сотрудник оформляется на полный рабочий день, его зарплата не должна быть ниже минимального размера оплаты труда, установленного в регионе (или федерального, если регион МРОТ не устанавливал).
Некоторые нововведения, касающиеся трудоустройства граждан, запланированы Кабмином, но еще не приобрели действующий статус. В частности, Правительство собирается расширить возможность срочного приема на работу. Статья ТК РФ 59 дополнится новыми условиями, при которых его можно заключить. Срочные трудовые договоры планируют разрешить с выпускниками различных профобразовательных учреждений: техникумов, вузов, колледжей. Также их смогут оформлять только что созданные организации с набираемым персоналом. Об этой инициативе говорится в Общенациональном плане действий по восстановлению экономики на 2020-2021 гг. Соответствующие поправки в Трудовом кодексе должны появиться к концу 2020 года.
В 2021 году, в связи с переходом на электронные трудовые книжки, принимать сотрудника работодателям придется по новому алгоритму.
Для приема работника на работу пошаговая инструкция будет такой:
1. Работодатель запрашивает у сотрудника следующие документы:
• сведения о его трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ) или трудовую книжку, если работник ранее не отказался от ее ведения;
• СНИЛС или выписку из ПФР по форме АДИ-РЕГ;
• гражданский паспорт;
• военный билет, если новый работник – военнообязанный;
• документы, подтверждающие его образование или необходимую квалификацию. По желанию новый работник вправе представить дополнительные документы, например, подтверждающие его право на социальные и иные льготы (свидетельства о рождении детей, справку о наличии инвалидности и т.д.).
2. Процесс приема на работу в 2021 году включает проверку способа ведения трудовой книжки принимаемого на работу сотрудника. Отметка о его отказе от бумажной ТК делается в предоставляемых им сведениях по форме СЗВ-Р. Если она есть, документ на новом месте работы ведется только в электронном виде. Когда такой отметки нет, и нет бумажной трудовой книжки (например, новичок говорит, что ее потерял), кадровику придется завести новый бланк ТК. Если отметка об отказе от обычной ТК отсутствует, и работник ее предоставляет, работодатель обязан продолжать вести бумажный документ. При любом варианте работодателем должна предоставляться отчетность по форме СЗВ-ТД в ПФР (о кадровых изменениях в карьере сотрудника). При трудоустройстве в 2021 году гражданина, ранее нигде не работавшего, новые правила приема на работу подразумевают, что бумажная трудовая книжка ему не заводится.
3. Прием на работу по Трудовому кодексу, как и сейчас, предусматривает заключение с сотрудником трудового договора и оформления приказа о его зачислении в штат. До заключения трудового договора его под роспись знакомят с Правилами внутреннего распорядка и другими локальными актами предприятия, касающимися выполнения его должностных обязанностей.
4. Не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о принятии нового сотрудника, работодатель обязан предоставить по нему отчет по форме СЗВ-ТД в Пенсионный фонд с записью о приеме.
Напомним, что форма СЗВ-ТД утверждена Постановлением Правления ПФР № 730п.
Вкладыш в трудовую книжку в 2020-2021 годах
Трудовая книжка является основным документом, служащим для подтверждения и определения стажа граждан Российской Федерации. Она используется при расчете и назначении пенсий в России. Указанный формуляр оформляется при первом трудоустройстве физического лица и сопровождает его при всех последующих перемещениях по должностям или местам работы. В результате может возникнуть необходимость оформить вкладыш в трудовую книжку.
Положениями ТК РФ особая роль в отношениях между работодателем и физическим лицом отведена трудовой книжке. Указанный документ заводится по факту первого трудоустройства работника.
При всех последующих оформлениях данный формуляр предоставляется по новому месту работы и хранится там вплоть до увольнения.
Все факты, связанные в 2021 году с исполнением должностных обязанностей, следует отражать в трудовой книжке. К ним относятся сведения о заключении договора с физическим лицом и издании приказа, перемещении работников по отделам и должностям, увольнении граждан и другие.
На основании сведений, содержащихся в трудовой книжке, можно рассчитать периоды исполнения гражданином должностных обязанностей, его стаж. Отраженные в ней записи могут подтвердить или опровергнуть как квалификацию работника, так и его профессиональную карьеру.
С учетом всего сказанного может возникнуть ситуация, когда вышеназванный формуляр будет заполнен и у работодателя появится вопрос, как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку.
Учитывая особое значение трудовой книжки, законодатель разработал Правила их ведения и хранения, которые утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации N 225.
Каждая трудовая книжка и любая запись, вносимая в нее, должны соответствовать вышена званному нормативному документу.
В соответствии с пунктом 38 указанных Правил если в трудовой книжке заполнены все страницы, то возникает необходимость оформления вкладыша в неё. Форма такого документа разработана и утверждена Постановлением Правительства Российской Федерации N 225.
Следует учесть, что оформить вкладыш в трудовую книжку как самостоятельный документ нельзя. Данное предписание прямо следует из абзаца 2 пункта 38 Правил.
Работодателю следует вносить записи в указанное вложение в том же порядке и по тем же правилам, что и в саму трудовую книжку.
Несоблюдение данного предписания, равно как и его игнорирование, может явиться основанием для привлечения соответствующей организации или предпринимателя к ответственности в виде штрафа, размеры которого установлены статьей 5.27 Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации.
Правительство Российской Федерации, утвердив своим Постановлением N 225 Правила ведения трудовых книжек, не разработало детального описания действий по заполнению вкладышей в них.
Отсутствует такой алгоритм и в Инструкции, утвержденной Постановлением Минтруда России N 69.
Не разработан указанными ведомствами и официальный образец заполнения вкладыша в трудовую книжку.
Единственное, что прямо установлено Правительством Российской Федерации в Правилах, это необходимость проставления в трудовой книжке штампа «Выдан вкладыш». Обязательно надо указать на серию и номер бланка выдаваемого документа.
Следует подчеркнуть, что нормами отечественного права не регламентируется место проставления такой отметки. Однако с учетом содержания бланка книжки и обычаев делового оборота видится обоснованным проставление штампа о выдаче вкладыша на внутренней стороне первого листа обложки.
Общее количество вкладышей, которые могут выдаваться к одной трудовой книжке, законодательно не регламентировано. Важно, чтобы все они были оформлены в соответствии с законом и в отношении каждого из них ставился отдельный штамп. По ссылке доступен для скачивания образец того, как оформить вкладыш в трудовую книжку.
При заполнении вкладыша нумерация записей в нем должна продолжать порядковые номера в трудовой книжке. Данное предписание следует из пункта 11 Правил, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации N 225.
На титульном листе вкладыша следует заполнить все графы и проставить подписи владельца книжки и ответственного сотрудника работодателя. Также обязательным является наличие оттиска печати предприятия или индивидуального предпринимателя.
В дальнейшем все записи совершаются и оформляются в том же порядке, что и в трудовой книжке.
Важно помнить, что если при оформлении вкладыша допущены ошибки, то следует обеспечить оформление вкладыша в трудовую книжку по образцу, указанному выше.
Каждый вкладыш в трудовую книжку должен быть вшит в нее. Без исполнения указанного требования такое вложение не может считаться действительным.
Действующее законодательство Российской Федерации не определяет порядок и способы вшивания вкладыша в основной документ.
Однако, учитывая необходимость нумерации всех записей в формуляре в хронологическом порядке, видится обоснованным вшивание вкладыша между последним листом трудовой книжки и ее обложкой.
Вшивание следует осуществить путем использования иглы или швейной машинки. Требования к качеству и цвету ниток, а также к ширине стежков акты нормотворчества Российской Федерации не содержат.
Вклеивание или прикрепление вкладыша иным способом противоречит закону, нарушает правила заполнения вкладыша в трудовую книжку и влечет необходимость оформления нового вложения в основной документ.
Сшивку следует осуществлять по развороту вкладыша. Данный способ позволит обеспечить максимальную прочность его скрепления с трудовой книжкой.
СЗВ трудовой книжки в 2020-2021 годах
Форма СЗВ-ТД заполняется на каждого работника отдельно.
Отчитаться по форме СЗВ-ТД работодатель должен в том случае, если в календарном месяце:
• работника приняли на работу, перевели на другую постоянную работу или уволили;
• работник написал заявление о выборе формата трудовой книжки;
• работник получил новую профессию, специальность или квалификацию;
• суд запретил работнику занимать определенную должность или заниматься определенной деятельностью;
• организация была переименована и т.п.
Сведения подаются только на тех работников, у кого были перечисленные выше кадровые мероприятия.
СЗВ-ТД работодатели обязаны подавать в 2021 году не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным, в котором произошли случаи, отражаемые в трудовой книжке.
Но из-за сложной обстановки с сохранением рабочих мест в период коронавируса с 1 апреля по 31 декабря 2020 года Постановлением Правительства РФ от 26 апреля 2020 года No 590 установлен временный порядок предоставления в ПФР формы СЗВ-ТД. С 1 апреля по 31 декабря 2020 года сведения о приеме и увольнении работников нужно представлять не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа или иного документа подтверждающего прием-увольнение. Постановление распространяется на события с 1 апреля, а вступило в силу только 27 апреля 2020 года. В связи с этим сведения о приеме-увольнении с 1 по 27 апреля нужно было подать не позднее следующего рабочего дня за днем вступления Постановления, то есть не позднее 28 апреля 2020 года.
Фактически такие сроки представления СЗВ-ТД должны были начать свое действие только с 1 января 2021 года (п. 2.5 ст. 11 Закона N 27-ФЗ, п. 1.8 Порядка).
Если в течение 2020 года у зарегистрированного лица (работника) отсутствуют кадровые мероприятия и он не подавал заявления о продолжении ведения трудовой книжки или отказе от бумажной трудовой книжки, то работодатель о таком работнике должен представить СЗВ-ТД не позднее 15 февраля 2021 года (Письмо Минтруда России от 05.02.2020 N 14-2/В-111), указав в ней сведения о последней записи в трудовой книжке.
С 1 января 2021 года работодатели продолжат представлять СЗВ-ТД в порядке, действовавшем с 01.04.2020г.:
• при приеме на работу и при увольнении сведения по форме СЗВ-ТД нужно будет подать не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений;
• при переводе на другую постоянную работу и при подаче заявления о выборе формы трудовой книжки СЗВ-ТД нужно будет представить не позднее 15-го числа месяца, следующего за тем, в котором произошло соответствующее событие.
Согласно пункту 1.7 Порядка при представлении формы СЗВ-ТД впервые в отношении зарегистрированного лица страхователь не только указывает кадровое мероприятие, произошедшее с работником в 2020 году, но и одновременно представляет сведения о его трудовой деятельности (о последнем кадровом мероприятии) по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя. То есть у страхователя отсутствует необходимость переводить в электронный вид всю информацию из бумажной трудовой книжки.
Письмом Минтруда России от 05.03.2020 N 14-0/10/В-1703 разъяснено, что графу 5 «Код выполняемой функции (при наличии)» потребуется заполнять после 1 января 2021 года. Это нужно будет делать только тем работодателям, которые применяют профстандарты.
Записи о работе по совместительству в бумажную трудовую книжку вносятся по желанию работника работодателем по основному месту работы (ч. 5 ст. 66 ТК РФ).
Но Порядок заполнения СЗВ-ТД не освобождает работодателей, у которых работают совместители, от подачи сведений на них.
Информация о том, что работник является совместителем, относится к графе 4 «Трудовая функция». ПФР пояснил, что в графе 4 «Трудовая функция» табличной части формы СЗВ-ТД нужно указать на совместительство (письмо ПФР от 05.03.2020 No В-6181-19/10665-20), например «курьер по совместительству».
Если штатный работник изъявил желание совмещать несколько должностей или обязанностей, т.е. стал внутренним совместителем, то это кадровое событие также необходимо отразить в СЗВ-ТД. При этом следует учитывать положение Порядка, согласно которому при представлении формы СЗВ-ТД в отношении работника впервые одновременно нужно предоставить сведения о его трудовой деятельности (о последнем кадровом мероприятии) по состоянию на 1 января 2020 года у этого работодателя. То есть при оформлении внутреннего совместителя нужно указать в СЗВ-ТД и предыдущую запись из трудовой книжки.
Перевод в трудовой книжке в 2020-2021 годах
На любом предприятии по разным причинам руководители сталкиваются с необходимостью изменения для работников их трудовых обязанностей, структурного подразделения и др. Все эти изменения могут носить постоянный либо временный характер и оформляются как перевод сотрудников на другую работу.
Далее мы уделим внимание причинам перевода работников на другое постоянное место работы и тому, как оформляется в трудовой книжке перевод работника.
Причины перевода сотрудников на иное постоянное место работы в 2021 году. Данный вид перевода может осуществляться как по инициативе работника, так и работодателя, а также может быть проведен по следующим причинам:
- Внутренний перевод:
• собственная инициатива работника,
• повышение сотрудника в должности,
• понижение в должности по результатам аттестации,
• сокращение штата компании,
• на основании медицинского заключения,
- Внешний перевод:
• перевод в другую организацию.
Независимо от причин перевода ст. 72.1 ТК РФ установлен запрет на перевод сотрудников на работы, которые им противопоказаны по состоянию здоровья.
Перевод работника на другую должность можно оформить только с согласия работника, либо по его инициативе (ст. 72 и 72.1 ТК РФ). Исключение составляют некоторые виды временных переводов, обусловленные возникновением чрезвычайных обстоятельств (ст.72.2 ТК РФ), но такие виды переводов в данной статье мы описывать не будем.
Любой сотрудник может обратиться к руководителю предприятия с просьбой о его переводе на подходящую ему вакантную должность либо в пределах подразделения, где он работает, либо в любое другое структурное подразделение. В данном случае ему следует написать заявление с просьбой о таком переводе на имя работодателя.
Бывает, что сотрудник компании по медицинскому заключению нуждается в переводе на другую работу. Руководитель компании обязан перевести этого сотрудника на вакантную должность (рабочее место), которая будет подходить ему по состоянию здоровья, конечно же, если таковая должность есть в штатном расписании компании.
Данному сотруднику необходимо письменно сформулировать свое согласие на этот перевод.
В случае несогласия этого сотрудника с переводом на подходящую для него должность либо если соответствующей работы в компании нет, то этот работник будет уволен по п. 8 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.
В случае выявления несоответствия работника занимаемой должности в результате проведенной на предприятии аттестации, работодатель может принять решение о его переводе на другую работу.
В связи с чем, в приказе должно быть дано указание кадровой службе о том, что данному работнику следует предложить перевод на иную вакантную должность (рабочее место).
Если этот сотрудник выражает свое согласие на данный перевод в письменной форме, то будет издан приказ о его переводе. Если же он отказывается от предложенного ему перевода или в компании нет для него подходящей работы, то будет издан приказ об увольнении данного работника по п. 3 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.
Если предприятие проводит увольнение работников по причине сокращения штата, то кандидата на увольнение обязаны предупредить об этом за 2 месяца. Администрация также обязана предложить этому сотруднику перевод на подходящую ему вакансию, имеющуюся в компании.
Подучив письменное согласие данного сотрудника на перевод, будет издан приказ о его переводе на другую должность. В случае его отказа от данного перевода, будет издан приказ о его увольнении по п. 2 ст. 81 ТК РФ.
Перевод на другую должность (рабочее место) по любой из причин предполагает изменение условий трудового договора данного сотрудника. В случае достижения согласия сторон по поводу проведения соответствующего перевода сотрудника, следует составить и подписать с этим работником дополнительное соглашение к его трудовому договору.
Работника, который подлежит одному из данных видов перевода, необходимо будет ознакомить с его новой должностной (рабочей) инструкцией и с другими локальными нормативными актами, которые будут относиться к его трудовой деятельности.
Затем перевод сотрудника на другую должность должен быть оформлен приказом по форме № Т-5. Кроме того, необходимо ознакомить работника с данным приказом под роспись.
На основании этого приказа следует также внести соответствующие записи как в личную карточку (форма № Т-2) и ознакомить с ней данного работника под роспись, так и в его лицевой счет (форма № T-54).
Если перевод сотрудника на новую работу является постоянным, то кадровая служба предприятия должна внести соответствующую запись в его трудовую книжку (ст. 66 ТК РФ). Временные переводы сотрудников не следует отражать в трудовой книжке.
Рассмотрим перевод к другому работодателю по инициативе работника.
В предлагаемом варианте основанием для увольнения будет являться письменный запрос с предложением работы соответствующему сотруднику данной компании от нового работодателя.
Если работодатель, у которого работает данный сотрудник, не возражает против перехода своего работника в другую компанию, то он направляет подтверждение согласия на перевод этого сотрудника.
Далее работник пишет заявление с просьбой о его увольнении по переводу.
После издания соответствующего приказа об увольнении производится запись в трудовой книжке этого работника о его увольнении из компании, где он работал, а на новом месте его работы оформляется запись в трудовой книжке прием переводом.
Отчет по трудовым книжкам в 2020-2021 годах
Когда бухгалтер начинает изучать эту тему, первый вопрос, который возникает – как вести электронные трудовые книжки. Вести их будет ПФР. Работодатель с 2020 года ответственен лишь за то, чтобы сведения, связанные с оформление трудовых отношений с работниками вовремя и в установленном объеме поступали в ПФР.
Законодательные номы содержатся в двух нормативных актах:
• Федеральный закон № 439-ФЗ,
• Федеральный закон № 436-ФЗ.
В настоящий момент работники могут как сохранить бумажную трудовую книжку, так и отказаться от нее, перейдя на электронную. Те же, кто только начинает свою трудовую деятельность с начала 2021 года, бумажную трудовую уже не увидят. Сведения по таким работникам будут фиксироваться только в электронной трудовой книжке. В 2020 году начинающим трудовую деятельность работникам может быть оформлена как бумажная, так и электронная трудовая книжка.
В Федеральном законе № 439-ФЗ (статья 2) прописан порядок действий работодателя по переходу на электронные трудовые книжки:
• Необходимо привести локальные нормативные акты (ЛНА) организации в соответствие с новыми нормами в отношении оформления трудовой деятельности сотрудников (электронные трудовые), либо создать новые ЛНА.
• Согласовать принятые изменения с представителями работников (профсоюзами, если такие есть, или другими выборными органами представителей работников).
• Обеспечить техническую готовность к передаче сведений в ПФР. И здесь идет речь не только о наличие компьютерной техники и подключении к ТКС (телекоммуникационным каналам связи), но и заключении с ПФР нового соглашения о взаимодействии по электронным трудовым. На наш взгляд, соглашение должны оформить все работодатели, в том числе и те, кто ранее не заключал с ПФР соглашения об электронном документообороте. Ждем более подробную информацию ПФР.
• Уведомить до 30 июня 2020 года всех работников в письменной форме о новых формах ведения трудовых книжек. Например, о возможности сохранить бумажную трудовую книжку наряду с ведением электронной.
• Принять до 31.12.2020 от всех работников заявление о форме трудовой книжки. Тем сотрудникам, которые решили больше не вести бумажную трудовую, нужно будет сделать запись о соответствующем заявлении работника в бумажную трудовую книжку и выдать ее на руки работнику.
Работодатель обязан с 1 января 2020 года как представлять отчет в ПФР по электронным трудовым книжкам, так и выдавать сведения по запросу работника.
Отчет по трудовым книжкам с 2020 года представляется в ПФР в те же сроки, что и СЗВ-М. Полное правильное название отчета – «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)».
Первые сведения об утверждении новой отчетной формы (СЗВ-ТД) появились 30 января 2020 г. Сама форма, порядок ее заполнения утверждены Постановлением Правления ПФР еще № 730п. Форма вступает в действие с 04 февраля 2020 года.
Отчет по трудовым книжкам в ПФР по форме СЗВ-ТД можно подавать как в электронном виде по установленным форматам, так и в бумажном виде.
Сведения в отношении трудовой деятельности необходимо представлять на всех работников. Никаких особых правил для совместителей не прописано, значит – и на них тоже.
Это сведения:
• о заключении или прекращение трудового договора,
• других изменений по трудовой деятельности (например, перевод на другую должность, установление второй и последующей профессии или иной квалификации и т.п.),
• поступление заявления сотрудника о желании продолжить ведение трудовой книжки в бумажном виде,
• запрос сотрудника сведений об его трудовой деятельности.
Если ничего из перечисленного не было, сведения по форме СЗВ-ТД не подаются. Иными словами, «нулевой СЗВ-ТД» в случае, когда отсутствуют сведения для заполнения, подавать не нужно.
Такой порядок действует в 2020 году.
Предположим, что никаких событий из вышеперечисленных не было. Но необходимо помнить, что до 31 декабря 2020 года все сотрудники (включая и, например, единственного сотрудника – директора) должны подать заявление о выборе формы трудовой книжки. Если подача заявления произойдет в декабре, то до 15 января 2021 года (через год!) придется подать как сведения о таком заявлении, так и сведения о трудовой деятельности сотрудника, подавшего заявление, по состоянию на 01.01.2020 – именно так прописано в законодательстве: «При представлении указанных сведений впервые в отношении зарегистрированного лица страхователь одновременно представляет сведения о его трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя» (п.п. 1 п. 2.5 статьи 11 Федерального закона № 27-ФЗ). Одновременно представление сведений означает наличие в отчете дополнительной строки, в которой указывается последняя запись из трудовой книжки, сделанная перед 01.01.2020 года: Так прописано в п. 2.6.6. Порядка заполнения формы «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)».
Предположим, что единственный сотрудник (директор) оформит заявление о сохранении бумажной трудовой книжки 25 декабря 2020 года. Тогда в срок до 15.01.2021 будет необходимо подать отчет по трудовым книжкам в ПФР, в котором в шапке формы будет отметка о том, что директор подал заявление.
На одном из бухгалтерских сайтов размещена информация, что виды мероприятий заполняются согласно цифровым кодам:
1 - прием на работу,
2 - перевод,
3 - переименование работодателя,
4 - установление (присвоение) профессии, специальности или иной квалификации,
5 - увольнение,
6 - запрет занимать должность (вид деятельности).
Также должен быть указан Код выполняемой функции (при наличии).
В отношении заполнения кода в разных источниках опубликована противоречивая информация.
В одном из них утверждается, что код занятий нужно выбрать из Общероссийского классификатора занятий (ОК 010-2014 (МСКЗ-08), утв. приказом Росстандарта № 2020-ст), и он состоит из 5 знаков.
В другом источнике советуют определять код исходя из данных, прописанных в профессиональных стандартах. Реестр профессиональных стандартов можно найти на сайте Минтруда.
Тогда код состоит из семи знаков в формате «ХХ.ХХХ-Х-Х», где:
• первые пять цифр, разделенные точкой - код наименования вида профессиональной деятельности и обобщенная трудовая функция (раздел I профессионального стандарта),
• последние два цифробуквенных знака (раздел II профессионального стандарта) – буквенный знак кода обобщенной трудовой функции и цифровой знак – уровень квалификации, к которому относится данная обобщенная трудовая функция.
На сайте ПФР в разделе «Электронные трудовые книжки» - приведены примеры заполнения формы СЗВ-ТД. На основании примеров можно заключить, что заполнение кода выполняемой функции, исходя из кодов, указанных в классификаторе, неверно. Нужно руководствоваться кодами, указанными в профстандартах.
По информации ПФР код нужно будет проставлять только с 2021 года при его наличии. В 2020 году в эту графу нужно просто оставить пустой, не заполнять.
Разберемся, где найти код выполняемой функции на основании Примера 4, размещенного на сайте ПФР. Пример можно скачать из предпоследнего раздела «Законодательство об электронных трудовых книжках» (Примеры заполнения формы СЗВ-ТД).
В примере речь идет о приеме на работу «Бухгалтера по зарплате в бухгалтерии». Значит, нам нужен профессиональный стандарт «Бухгалтер» (Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ № 103н «Об утверждении профессионального стандарта «Бухгалтер»). Надеемся, что каждый бухгалтер хоть раз заглядывал в этот документ.
В Примере 4 выбран код «8.002-В-6». Вот тут мы бы поспорили со специалистами ПФР, подготовившими Пример 4. На наш взгляд, они не очень внимательно изучили профстандарт «Бухгалтер».
Да, в разделе I стандарта указан основной код для вида деятельности – «Деятельность в области бухгалтерского учета» - 08.002.
Предположим, что в Пример 4 вкралась техническая ошибка и первый нолик перед цифрой «8» просто потерялся.
А вот В-6, на наш взгляд, для «бухгалтера по зарплате в бухгалтерии» не подходит категорически. Ведь обобщенная функция по коду «В» - это «составление и представление бухгалтерской (финансовой) отчетности экономического субъекта».
Если по поиску в стандарте найти «заработная плата» - то попадем в разделе III стандарта, в описание «необходимых умений» для трудовой функции с кодом А/02.5.
Соответственно, в Примере 4 мы бы рекомендовали поставить код «08.002-А-5».
Бухгалтеру в фирмах, где нет специалиста по кадрам, придется подробно разбираться в кодах других профессий. Но вернемся к отчету СЗВ-ТД.
Если заявление сотрудника о выборе формы трудовой до 31.12.2020 не будет оформлено, подать новый отчет по трудовым книжкам по форме СЗВ-ТД все равно придется, даже если никаких кадровых событий не произошло.
Крайний срок подачи - до 15 февраля 2021 года (п. 2.5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ в ред. проекта № 748744-7).
С 2021 года будет для сдачи сведений установлено два срока.
Прежний срок (до 15 числа следующего месяца) останется для всех сведений кроме приема/увольнения.
Новый срок подачи отчета с 01.01.2021 - не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения) о приеме или увольнении, а также иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений.
Ранее, при ведении бумажной трудовой книжки, при смене наименования организации или ее правовой формы, каждому сотруднику делалась запись в трудовую о таком факте. Также нужно действовать и при ведении трудовой книжки в электронном виде. Нужно будет подать сведения на всех сотрудников.
Пример заполнения СЗВ-ТД для такого случая есть на указанном выше сайте ПФР. Он - для одного сотрудника (пример 5). Если таких сотрудников 120, то придется подать 120 сведений по форме СЗВ-ТД!
Нормативным документом ПФР предусмотрена подача отменяющих и корректирующих сведений.
Если необходимо отменить ранее представленные сведения, то подается форма с первоначальными данными, но в последней графе 10 «Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении» указывается символ «Х».
Если нужно изменить ранее предоставленные сведения, то во вновь заполняемой форме приписываются две строки:
• первая заполняется как в предыдущем случае,
• вторая - заполняется новыми (верными) данными.
Сведения из электронной книжки можно получить согласно статье 66.1 ТК РФ:
• у текущего (последнего) работодателя,
• по запросу в ПФР или МФЦ,
• в личном кабинете на сайте ПФР или портала Госуслуг.
Форма в документах ПФР – СЗИ-ТД.
Есть проект Минтруда, в котором совсем другие формы: СТД-Р и СТД-ПФР. Именно эти формы, скорее всего, будут утверждены вместо СЗИ-ТД. Об этом говорит, например, тот факт, что в 1С-ЗУП уже сейчас может увидеть именно их.
Форма СТД-Р (Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем) будет представляться работнику по его запросу или увольнению с 2020 г. У работника будет право выбрать форму, в которой он хочет получить сведения (в бумажном или электронном виде).
Приказ о трудовых книжках в 2020-2021 годах
Перед началом работы с трудовыми в электронном виде нужно издать приказ о переходе. Он послужит регламентом и основанием для дальнейшей работы. Унифицированной формы приказа нет. Рекомендуем воспользоваться нашим образцом.
При составлении приказа учтите следующие моменты:
1. Оформите приказ на фирменном бланке компании.
2. В преамбуле укажите нормативные документы, являющиеся основанием для ведения электронных трудовых книжек. Например, Федеральный закон № 439-ФЗ.
3. Укажите сотрудников, ответственных за информирование штата о применяемой форме трудовых книжек. Обязательно укажите крайнюю дату уведомления.
4. Пропишите регламент возврата бумажных трудовых в случае выбора работником ЭТК.
Приказ в 2021 году может послужить документом, описывающим функционирование подразделений компании при переходе на электронные трудовые книжки. Например, выдачу трудовых книжек осуществляет кадровая служба, оформление заявления на ведение электронной трудовой – бухгалтерия.
Работодатели с 2020 года оформляют сведения о трудовой деятельности работников в электронном виде. Работники по желанию уже могут перейти на электронные трудовые книжки.
Планы Пенсионного Фонда и Правительства предусматривают прекращение использования бумажных трудовых книжек с 2027 года. Им на смену придут цифровые документы. До 30 июня 2020 года работодатели обязаны уведомить свой персонал о возможности использования ЭТК.
Исправления в трудовой книжке в 2020-2021 годах
Закон позволяет править ошибочные записи в трудовых книжках (ТК). Об этом говорит Раздел III постановления Правительства РФ № 225. Так же о порядке оформления указанного документа, в том числе и об исправлениях, прописано в Постановление Минтруда России № 69.
Записи можно делать только ручкой с черными, синими или фиолетовыми чернилами.
Титульный лист требует коррекции, когда в личную информацию работника вносятся изменения, либо обнаружена ошибка.
В зависимости от того, что предстоит делать, зависит, кто это будет осуществлять в 2021 году:
1. Требуется исправить ранее сделанную запись. Тогда поправки вносит тот работодатель, при котором оформлялась эта запись. Если это невозможно, то нужна уточняющая справка. Берется она по прежнему месту работы или в архиве, если фирма не существует;
2. Требуется изменить уже существующую запись. Это уже обязанность действующего работодателя.
Порядок коррекции такой:
• Зачеркивается ненужная фраза простой прямой линией, чтобы читалось написанное. Этот шаг пропускается, когда изменилось образование. Старую запись в этом случае следует оставить;
• Сверху или рядом пишутся актуальные данные. Для правки образования, после старой записи ставится запятая, и вписываются новые сведения;
• На левой стороне титульного разворота, сверху указывается основание поправки. Например, диплом об окончании Университета дружбы народов серия и номер такие-то, выданный тогда-то;
• На левой стороне титульного разворота, ниже основания, впишите должность и фамилию лица, делающего исправление. Заверьте печатью.
В части «Сведения о работе» допускается исправлять ошибки, но только не корректировочными средствами и не путем зачеркивания.
Правила внесения исправлений следующие:
1. В первом столбце пишем порядковый номер, следующий за последней записью;
2. В столбцы дата вписывается день, месяц и год в формате: XX XX XXXX, когда исправлялась ошибка;
3. В третий столбец сначала прописываем фразу: «запись за номером таким-то недействительна. И после этого вносим правильные данные;
4. В четвертом столбе ссылаемся на документ, который служит основанием для внесения записи.
Если кадровые службы просто внеси в книжку какие-то сведения, которых быть недолжно.
Ничего больше править не требуется, то алгоритм такой:
• в колонке 1 ставится порядковый номер;
• в колонке «дата» - день, месяц и год правки;
• в третьей колонке пишем, что запись № такой-то недействительна.
Записи в трудовой книжке, если работник выбрал электронный формат. Образец от Минтруда:
• Какие записи внести в графы бумажной трудовой книжки при выдаче ее работнику, который выбрал электронную трудовую;
• нужно ли заверять последнюю запись в бумажной трудовой;
• когда выдать работнику бумажную трудовую.
Помимо традиционных неточностей в части написания личных данных работниках, места работы, даты, должности, коррекции требуют так же и другие ошибки. Рассмотрим механизм их исправления.
Данные о приеме на работу, передвижении по службе и увольнении вписывают в раздел, отведенный для вознаграждений. Чаще всего это случается, когда в разделе «сведения о работе» не хватает места.
Такую ошибку следует править:
• В первом столбце раздела «вознаграждения» укажите номер по порядку, в следующем впишите дату правки. Потом пропишите фразу, что запись недействительна;
• Если места в разделе «сведения о работе» нет, заведите вкладыш. После чего сделайте отметку в ТК о выдаче вкладыша, заверив надпись печатью;
• Нумерация во вкладыше продолжается, а не начинается заново;
• Поставьте в первом столбце номер по порядку, во втором дату, в третьем впишите нужные сведения, которые вы ошибочно внесли в раздел «вознаграждение».
Неправильность обнаружена после увольнения работника.
Кадровику следует предпринять такие действия:
1. Создать новый блок в ТК уже после записи об увольнении;
2. В разделе «сведения о работе» в качестве заголовка укажите название компании;
3. А дальше, начиная с номера по порядку, впишите верные данные так, как если бы корректировали документ при работающем сотруднике;
4. Ниже отметьте должность, фамилию и подпись лица, сделавшего исправление;
5. Потребуется так же подпись уволенного работника;
6. Печать нужна, если фирма ее использует.
Выписка из трудовой книжки в 2020-2021 годах
В некоторых ситуациях сотруднику необходимо получить данные из трудовой книжки для предъявления их сторонним лицам, например для оформления кредита, прохождения собеседования на новом месте работы и т. д.
Как правило, в таких случаях выдается заверенная копия или выписка из трудовой книжки. Срок ее выдачи - не более 3 дней со дня подачи заявления от работника (ст. 62 ТК РФ). При этом предоставляемая информация должна полностью совпадать с данными оригинала.
В некоторых случаях работнику может понадобиться получить и подлинник книжки, который, например, могут потребовать в ПФ для оформления пенсии. Запрета на выдачу трудовой лично на руки в законодательстве нет. Однако следует помнить, что даже при наличии расписки от работника в получении книжки ответственность за возможную утрату возлагается на уполномоченное за сохранность документа лицо. Это, в частности, подтверждает письмо Роструда № 656-6-0.
Получение выписки из трудовой книжки в 2021 году (образец ее разрабатывается фирмой самостоятельно) должно сопровождаться предварительным заявлением работника. Обязательно указание в выписке реквизитов документа, данных сотрудника (Ф. И. О., образование, профессия, год рождения). Затем в хронологическом порядке заносятся сведения о трудовой деятельности - наименование работодателей, даты приема и увольнения.
Трудовая книжка является документом, который может подтвердить стаж и трудовую деятельность наемного работника. Положения, регламентирующие правила хранения и учета этих кадровых документов, отражены в постановлении Правительства РФ № 225 «О трудовых книжках».
Руководство оформляет книжку на сотрудника, устроенного на работу на основное место и проработавшего не менее 5 дней (ст. 66 ТК РФ). Данное правило действует, если ранее документ отсутствовал. Выдать трудовую ее владельцу полагается в день увольнения (или отослать по почте уведомление о приглашение забрать документ, если нет возможности передать документ на руки).
В рабочее время все трудовые книжки находятся у работодателя. За их сохранность ответственность несет руководитель или уполномоченное им лицо.
Голограмма в трудовой книжке в 2020-2021 годах
Голограмма на документе - это наклейка, саморазрушающаяся при отклеивании, которая защищает информацию на том или ином документе.
В трудовых книжках данный элемент защиты используется в 2021 году. Но ни в одном нормативном документе, регулирующем правила оформления трудовых, обязательство вклеивать голограмму вы не найдете.
По этой причине трудовые книжки, не защищенные голограммой, имеют одинаковую юридическую силу с книжками, имеющими спецнаклейку.
Вклеивает голограмму в трудовую сам работодатель. Для этого вместе с трудовой книжкой работодатель приобретает шесть круглых наклеек. Делается это исключительно по желанию работодателя, заказывающего новые бланки трудовой книжки.
Так как в законодательстве отсутствует требование вклеивать голограмму, то и точного месторасположения данного элемента защиты нигде не прописано. Поэтому принято считать, что место расположения наклейки зависит от того, какую информацию она призвана защитить.
Чаще всего голограмма располагается на первой странице трудовой книжки в месте, где находится серийный номер документа, печать первого работодателя или подпись ответственного лица.
На титульной странице вкладыша информацию также можно защитить голограммой. Но, как и в случае с основным бланком, точного места для вклеивания защитного элемента не предусмотрено. Поэтому, как и в случае с трудовой, голограмма клеится на титульный лист вкладыша рядом с номером или в месте, где ставится печать и подпись.
Еще раз напомним, что голограмма как в самой трудовой, так и во вкладыше не является обязательным элементом. Оба этих бланка действительны и без голограммы.
Смена фамилии в трудовой книжке в 2020-2021 годах
Необходимость сделать запись о смене фамилии чаще всего возникает после замужества работницы. Но не только, законодательство предусматривает другие случаи изменения фамилии, имени или отчества.
Все эти изменения должны быть отражены в кадровых документах и трудовой книжке. Запись делается по определенному алгоритму, отступать от которого нельзя. В противном случае трудовая книжка будет испорчена и придется делать исправительную запись.
Порядок ведения бумажных трудовых книжек в 2021 году регламентируется двумя нормативными актами:
• Правила ведения, утвержденные Постановлением Правительства № 225,
• Инструкция по заполнению, утвержденная Постановлением Минтруда № 69.
Согласно этим двум документам, фамилия, имя и отчество владельца трудовой книжки заполняются точно так же, как они указаны в паспорте работника. При смене фамилии паспорт подлежит замене. Человек получает новое удостоверение личности с новой фамилией. После этого работодатель обязан внести соответствующие изменения в кадровые документы.
Часто возникает вопрос, нужно ли ждать замены паспорта, если работник сменил фамилию? Записи в трудовой книжке делаются на основании официальных документов. Например, смена фамилии при вступлении в замужество подтверждается свидетельством о заключении брака. Если сотрудница принесла свидетельство, а паспорт еще не заменила, должен ли работодатель сразу изменить фамилию в трудовой? Или нужно ждать нового паспорта?
Ответ содержится в пп. «а» п. 9 Правил ведения трудовой книжки (утв. Постановлением Правительства № 225). В трудовую книжку фамилия вносится в соответствии с паспортом. Поэтому изменение фамилии следует производить после его замены.
Поправки вносит текущий работодатель, то есть отдел кадров на текущем месте работы. Если изменения произошли уже после увольнения, то запись может сделать бывший или новый работодатель.
Возможна следующая ситуация: запись должен был сделать предыдущий работодатель, но не сделал ее, а компания уже ликвидирована. Тогда запись может внести текущий работодатель.
Изменения вносятся в трудовую книжку по письменному запросу работника. Заявление составляется в произвольной форме на имя руководителя компании. При этом достаточно соблюдения самых обычных правил оформления документов.
Заявление должно содержать следующие сведения:
• Кому оно адресовано,
• Кем написано,
• Что именно необходимо изменить в трудовой книжке,
• На основании чего работник просит внести изменения,
• Перечень приложенных копий подтверждающих документов,
• Дата, подпись и расшифровка подписи.
К заявлению прикрепляются копии документов для обоснования изменений:
• Паспорт,
• Свидетельство о заключении брака,
• Свидетельство о расторжении брака,
• Свидетельство об изменении фамилии и т.д.
На основании заявления работодатель издает приказ на изменение фамилии в трудовой книжке и других кадровых документах.
Фамилия в трудовой книжке меняется в таком порядке:
• Прежняя фамилия зачеркивается одной тонкой ровной чертой так, чтобы прежняя запись оставалась читаемой,
• Рядом с прежней вписывается новая фамилия,
• На внутренней стороне обложки делается запись с указанием реквизитов документа-основания. Здесь же ставится печать организации и подпись ответственного сотрудника.
Вносите записи компактно. На протяжении жизни у работника фамилия может меняться неоднократно. Кроме фамилии могут меняться другие данные, например, уровень образования может повышаться несколько раз. Для новых записей тоже понадобится место на внутренней корочке книжки.
Как считать запись недействительной в трудовой книжке в 2020-2021 годах
Исправить неточность в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» трудовой книжки сотрудника должен тот работодатель, который сделал ошибку. Исправления можно внести двумя способами.
Первый – сотрудник самостоятельно обращается в организацию, которая допустила в трудовой книжке ошибку, и там ее исправляют в установленном порядке.
Второй способ – организация, где сотрудник трудится сейчас, направляет запрос предыдущему работодателю. Он предоставляет официальный ответ и на его основании правят трудовую.
Если компания, которая в 2021 году внесла неправильную или неточную запись, реорганизовалась, то исправления вносит ее правопреемник. Если работодатель ликвидировался, то исправить ошибку можно по новому месту работы.
Признайте запись в трудовой книжке недействительной и внесите новую, если исправляете документ. В разделах трудовой книжки, которые содержат сведения о работе или о награждении, зачеркивать неточные или неправильные записи нельзя (п. 30 Правил, утв. постановлением Правительства РФ № 225).
Исправления, которые компания вносит в трудовую книжку сотрудника нужно заверить печатью. При этом печать организации или кадровой службы нужно проставить, только если организация использует ее (п. 35 Правил, утв. постановлением Правительства № 225, п. 2.2 Инструкции, утв. постановлением Минтруда № 69).
В инструкции по заполнению трудовой есть определенный алгоритм для исправления данных. Порядок записан в пункте 1.2. Положения, утв. постановлением Минтруда России № 69.
В первую очередь назначьте ответственного сотрудника, который вправе вносить изменения, дополнения и исправления в трудовую книжку. Сделать это можно приказом руководителя.
Ответственный кадровый специалист признает неточную запись, как внесенную ошибочно. Например, можно исправить неправильную дату приема или увольнения сотрудника. Для этого после ошибочной записи должен сделать новую.
Алгоритм, как признать запись в трудовой книжке недействительной, следующий:
• в первом столбце запишите следующий порядковый номер;
• во втором столбце запишите дату записи;
• в третьем столбце в трудовой книжке сначала запишите фразу «Запись № ___ недействительна». После этого сделайте новую запись, без ошибок;
• в четвертом столбце запишите дату и номер приказа или решения, запись из которого неправильно внесли в книжку. Или укажите дату и номер приказа или решения, на основании которого вносите правильную запись.
Учет трудовых книжек в 2020-2021 годах
Для учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее работодатели должны вести:
• приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
• книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Формы этих книг утверждены в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением № 69.
Приходно-расходная книга должна вестись в бухгалтерии. В эту книгу вносятся сведения о получении и расходовании бланков трудовых книжек с указанием серии и номера каждого бланка.
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников. В ней регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.
Электронные трудовые книжки в 2021 году введут в России. Минтруд заявил, что готов рассмотреть вопрос о переводе россиян на электронные трудовые книжки. «Идея перехода на электронный кадровый документооборот, безусловно, заслуживает внимания», - заявили в пресс-службе ведомства. Переход на электронные трудовые книжки поддержали также в Федеральной службе по труду и занятости. При этом глава ведомства Всеволод Вуколов отмечал, что это позволит снизить объемы бумажной пересылки документов.
Федеральным законом № 82-ФЗ для организаций, созданных в форме обществ с ограниченной ответственностью и акционерных обществ, отменена обязанность иметь печати, за исключением случаев, когда такая обязанность предусмотрена федеральным законом. Сведения о наличии печати должны содержаться в уставе организации.
В связи с этим Минтруд России выпустил приказ № 589н «Об утверждении разъяснения по некоторым вопросам применения Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ № 225 «О трудовых книжках».
В приказе указано, что проставление печати осуществляется при ее наличии в организации в следующих случаях:
• на первой странице трудовой книжки, вкладыше в трудовую книжку;
• при заверении приходно-расходной книги и книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
• при заверении записей, внесенных в трудовую книжку работника за время работы у данного работодателя при увольнении работника (прекращении трудового договора).
Если в организации отсутствует печать, записи, внесенные в трудовую книжку работника за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек.
Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.
Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее, так как оформить запись в трудовую книжку он обязан на каждого работника, проработавшего у него свыше 5 дней (если работа является для него основной). Купить же за 5 дней бланки не всегда можно успеть, поэтому эти документы обычно приобретаются с некоторым запасом. Их стоимость включается в расходы организации: Д-т 20, 26, 44 и К-т 60 и т. п.
Согласно п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением № 225, при выдаче трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с работника плату в размере расходов на их приобретения.
Бесплатно трудовая книжка и вкладыш выдаются только в двух случаях:
1. если работодатель массово утратил трудовые книжки в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства);
2. в случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника.
В этих случаях новые трудовые книжки и вкладыши к ним оплачиваются работодателем.
Установленная работодателем плата должна включать в себя налог на добавленную стоимость.
Стоимость трудовой книжки (вкладыша в нее) по заявлению работника может быть удержана из его заработной платы или внесена им в кассу организации.
Полученные от работников денежные средства учитываются как доходы от реализации прочего имущества на счете 91, субсчет 1 «Прочие доходы», в корреспонденции со счетом 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (если деньги внесены в кассу) или 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (при наличии заявления работника на удержание из зарплаты):
Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.
Работодатель приказом (распоряжением) должен назначить конкретного сотрудника, на которого будет возложена обязанность вести эту работу.
За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.
В частности, по ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, предусмотрены следующие виды наказаний: предупреждение или административный штраф:
• на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.;
• на ИП - от 1000 до 5000 руб.;
• на юридических лиц - от 30 000 до 50 000 руб.
Образование в трудовой книжке в 2020-2021 годах
Запись об уровне образования и профессии или специальности вносите на основании подтверждающего документа: диплома, аттестата и т. д. В зависимости от того, какое учебное заведение и в какое время окончил сотрудник, запись об образовании может иметь разный вид.
Уровень образования и полученная специальность (профессия и квалификация) - это обязательные сведения, которые нужно указывать о владельце на титульном листе.
На какие документы опирается кадровик, чтобы правильно внести запись в трудовую книжку об образовании?
Таких нормативных актов в 2021 году три:
1. Федеральный Закон № 273-ФЗ «Об образовании» (далее - Закон №273-ФЗ);
2. Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда России № 69 (далее - Инструкция);
3. Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ № 225 (далее - Правила).
Инструкция (п.2.1.) и Правила (п.9) устанавливают, что образование, профессия, специальность вносят в трудовую на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний.
В Инструкции также сказано, что в трудовой книжке могут быть указаны сведения о незаконченном профессиональном образовании. Их предлагается делать на основании зачетной книжки, студенческого билета или справки образовательного учреждения.
После вступления в силу Закона № 273-ФЗ понятие «незаконченное образование» исчезло. Записи о незаконченном образовании вносить нельзя, теперь они считаются ошибочными.
В строке указывают уровни полученного работником образования. На момент оформления новой трудовой книжки в нее вписывают тот уровень образования, который получен последним. Например, у работника есть диплом об окончании колледжа, диплом академии и школьный аттестат. В трудовой книжке указывают высшее образование, поскольку его сотрудник получил последним.
В дипломах и аттестатах, выданных в разные годы, уровни образования могут отличаться по названию.
В строке нужно указать полученную работником специальность или профессию в строгом соответствии с дипломом или аттестатом. В документах такие сведения есть. А после утверждения новых форм в дипломах ВУЗов специальность может быть не указана. Теперь в соответствии с законом № 273-ФЗ присваивается степень (бакалавр, магистр) по определенному направлению.
Как же правильно указать в трудовой книжке образование «бакалавр»? Этот вопрос возникает и у новичков, и у профессионалов кадрового дела. Поскольку в форму трудовой книжки никакие изменения внесены не были, то неясно, как указать специальность, если в дипломе о ней не сказано. В этом случае вместо специальности указывают направление подготовки.
Пункт 1.1. Инструкции предписывает делать все записи в трудовой книжке «аккуратно, … без каких-либо сокращений». На практике это требование выполнить сложно, поскольку направления и специальности могут иметь длинное название, а места в трудовой книжке для такой записи очень мало. И на практике приходится сокращать некоторые слова или употреблять общепринятые аббревиатуры. Считаем, что это не несет никаких негативных последствий ни для работника, ни для работодателя. Действительно, сегодня запись об образовании в трудовой книжке не играет важной роли. Работодатели при необходимости могут узнать квалификацию, запросить оригинал диплома, а работникам ПФР для назначения пенсии эта запись вообще не нужна.
Вести электронные трудовые книжки будет Пенсионный фонд. Поэтому подавать в ПФР сведения о первоначальном образовании сотрудника не нужно. Однако если работник получит вторую или последующую профессию или иную квалификацию, в ПФР нужно будет сдать отчет СЗВ-ТД, чтобы фонд внес новую запись об образовании в электронную книжку сотрудника.
Сотрудник во время работы может повышать уровень своего образования. И если он предъявит диплом, запись об образовании в трудовой книжке нужно дополнить.
3 правила, как вносить изменения в запись об образовании:
- Правило № 1. Ранее внесенную информацию не зачеркивают, новые сведения об образовании дополняют через запятую (п. 2.4.Инструкции).
- Правило № 2. При получении работником второго образования не обязательно изменится одновременно и уровень образования, и специальность.
• если работник получил степень магистра по тому же направлению подготовки, что и степень бакалавра ранее, то дополняется только строка «Образование», строку «Профессия, специальность» корректировать не нужно;
• если работник получил второе образование того же уровня, что и первое, то строка «Образование» остается неизменной, дополняется только строка «Профессия, специальность»;
• если работник получил образование более высокого уровня по иному направлению, то вносить корректировки нужно в обе строки.
- Правило № 3. При внесении дополнительной записи об образовании не обязательно на внутренней стороне обложки делать ссылку на документ об образовании.
Такая ссылка обязательна, если необходимо внести изменения в фамилию, имя, отчество или дату рождения работника (п. 2.3.Инструкции). По аналогии некоторые специалисты решают, что и при внесении записи об образовании ссылку делать нужно. Это спорный вопрос, ведь такого требования нет в Правилах, ни в Инструкции. Поэтому отсутствие ссылки на документ об образовании проверяющие не могут расценивать как нарушение норм трудового права.
Вы вносили информацию об образовании и сделали ошибку? Вариант исправления будет зависеть от того, на каком этапе ведения трудовой книжки эту ошибку обнаружили:
• если неправильную запись сделали при первичном оформлении трудовой книжки или вкладыша, то такой бланк считают испорченным и уничтожают;
• если ошибку обнаружили, когда в трудовой уже есть несколько записей о работе в разных организациях, ее можно исправить. Зачеркните одной чертой неправильную запись, сверху или рядом напишите правильный вариант.
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
