Необходимость сделать запись о смене фамилии чаще всего возникает после замужества работницы. Но не только, законодательство предусматривает другие случаи изменения фамилии, имени или отчества.
Все эти изменения должны быть отражены в кадровых документах и трудовой книжке. Запись делается по определенному алгоритму, отступать от которого нельзя. В противном случае трудовая книжка будет испорчена и придется делать исправительную запись.
Порядок ведения бумажных трудовых книжек в 2021 году регламентируется двумя нормативными актами:
• Правила ведения, утвержденные Постановлением Правительства № 225,
• Инструкция по заполнению, утвержденная Постановлением Минтруда № 69.
Согласно этим двум документам, фамилия, имя и отчество владельца трудовой книжки заполняются точно так же, как они указаны в паспорте работника. При смене фамилии паспорт подлежит замене.
Человек получает новое удостоверение личности с новой фамилией. После этого работодатель обязан внести соответствующие изменения в кадровые документы.
Часто возникает вопрос, нужно ли ждать замены паспорта, если работник сменил фамилию? Записи в трудовой книжке делаются на основании официальных документов. Например, смена фамилии при вступлении в замужество подтверждается свидетельством о заключении брака.
Если сотрудница принесла свидетельство, а паспорт еще не заменила, должен ли работодатель сразу изменить фамилию в трудовой? Или нужно ждать нового паспорта?
Ответ содержится в пп. «а» п. 9 Правил ведения трудовой книжки (утв. Постановлением Правительства № 225). В трудовую книжку фамилия вносится в соответствии с паспортом. Поэтому изменение фамилии следует производить после его замены.
Поправки вносит текущий работодатель, то есть отдел кадров на текущем месте работы. Если изменения произошли уже после увольнения, то запись может сделать бывший или новый работодатель.
Возможна следующая ситуация: запись должен был сделать предыдущий работодатель, но не сделал ее, а компания уже ликвидирована. Тогда запись может внести текущий работодатель.
Изменения вносятся в трудовую книжку по письменному запросу работника. Заявление составляется в произвольной форме на имя руководителя компании. При этом достаточно соблюдения самых обычных правил оформления документов.
К заявлению прикрепляются копии документов для обоснования изменений:
• Паспорт,
• Свидетельство о заключении брака,
• Свидетельство о расторжении брака,
• Свидетельство об изменении фамилии и т.д.
На основании заявления работодатель издает приказ на изменение фамилии в трудовой книжке и других кадровых документах.
Фамилия в трудовой книжке меняется в таком порядке:
• Прежняя фамилия зачеркивается одной тонкой ровной чертой так, чтобы прежняя запись оставалась читаемой,
• Рядом с прежней вписывается новая фамилия,
• На внутренней стороне обложки делается запись с указанием реквизитов документа-основания. Здесь же ставится печать организации и подпись ответственного сотрудника.
Вносите записи компактно. На протяжении жизни у работника фамилия может меняться неоднократно. Кроме фамилии могут меняться другие данные, например, уровень образования может повышаться несколько раз. Для новых записей тоже понадобится место на внутренней корочке книжки.
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
