Электронные трудовые книжки
Работодателю придется заверять копию трудовой книжки в двух случаях:
- Во-первых, по просьбе работника. Согласно ст. 62 ТК РФ работник может написать заявление о выдаче ему копии трудовой книжки. И работодатель не вправе отказать. Действуют следующие правила:
• Работник пишет заявление в произвольной форме,
• В заявлении работник не обязан сообщать, для чего ему понадобилась копия. Но и не запрещено, по своему желанию работник может вписать эту информацию,
• Работодателю дается три рабочих дня на изготовление и выдачу копии. Несоблюдение этого срока – это нарушение норм трудового законодательства. А значит, штраф по ст. 5.27 ТК РФ. Срок изготовления копии трудовой книжки по заявлению работника – 3 рабочих дня. За нарушение срока предусмотрен административный штраф.
- Во-вторых, работодателю самому может понадобиться копия трудовой. Например, для предоставления в ФСС для возмещения выданных социальных пособий. Или для передачи сведений из одного подразделения в другое, например, от кадровиков бухгалтерам.
Сразу видно, что копии бывают двух типов:
1. Предназначенная для внешних пользователей, например, в банк или соцстрах,
2. Предназначенная для внутренних нужд, например, из отдела кадров в бухгалтерию.
Копии для внешних и внутренних получателей в 2021 году заверяются по-разному.
Трудовую книжку может заверить руководитель организации или ответственный сотрудник:
• В небольших компаниях обычно эту задачу выполняет сам руководитель,
• В предприятиях побольше может назначаться ответственное лицо, например, секретарь или бухгалтер,
• Если предприятие может позволить себе содержать в штате кадровика, обычно заверение копий поручается ему.
Копию бумажной трудовой книжки заверяют в таком порядке:
• Копируются все заполненные страницы, от титульного до последнего листа, на котором есть записи о работе,
• Раздел «Сведения о награждениях» обычно не копируется, поскольку требуется информация о местах работы. Однако работник вправе попросить сделать копии абсолютно всех листов,
• Листы копий скрепляются,
• На последнем листе делается заверительная запись, об ее особенностях мы расскажем ниже,
• Ставится подпись ответственного лица и печать организации.
Нужно учитывать три момента:
• Во-первых, некоторые кадровики рекомендуют заверять не только последний, а каждый лист копии трудовой. Это может оказаться лишней работой, ведь записи в трудовой книжке пронумерованы по порядку. Утрата или вставка какого-либо листа сразу будет обнаружена. Поэтому достаточно записи на последнем листе. Однако делать заверительную запись на каждой странице тоже не запрещено. Вы можете заверять каждый лист, если в практике вашей компании это принято.
• Во-вторых, правила заверения бумажных трудовых последний раз менялись. Тогда вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016, именно с ним связаны изменения. И коснулись они правил оформления заверительной записи. Обновленные стандарты действуют и в 2021 году.
• В-третьих, по действующим в 2021 году правилам заверительная запись делается по-разному для внешних получателей и для внутренних нужд.
Такая копия может понадобиться как работнику, например, в банк или для получения льгот, субсидий и т.д. Так и самому работодателю, например, для передачи в ФСС или по запросу контроллеров в рамках проверки.
Ключевое отличие такой копии – должна присутствовать запись о месте хранения оригинала.
Заверительная запись должна содержать следующие элементы:
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
1. Запись «Верно» или «Копия верна»,
2. Должность ответственного лица,
3. Фамилия и инициалы ответственного лица,
4. Подпись ответственного лица,
5. Дата оформления копии,
6. Печать, если организации не отказалась от ее использования,
7. Место хранения оригинала трудовой книжки.
Отличительная особенность копии трудовой книжки для внешних получателей – запись о месте хранения оригинала.
Место хранения указывается в произвольном виде, например:
• В личном деле №…,
• В офисе руководителя в папке № …,
• В сейфе отдела кадров и т.д.
Поскольку компания делает копию для своих собственных нужд, то заявления работника не требуется. Копия изготавливается в общем порядке. Отличие в заверительной записи – она содержит все те же элементы, которые мы перечислили выше. Но в ней не требуется отметка о месте хранения оригинала.
В 2021 году работодатели начинают передавать в ПФР кадровые данные. Это переход на электронные трудовые книжки. После первой отправки таких данных, работник вправе запросить копию сведений из своей электронной трудовой. То есть уже в феврале 2021 года работник вправе получить такую копию.
Ранее чиновники ПФР предлагали в качестве копии цифровых сведений выдавать форму СЗИ-ТД. Однако позже от нее отказались и представили проект двух других форм – СТД-Р и СТД-ПФР.
Работодатель выдает форму СТД-Р в двух случаях:
1. В течение трех дней после получения заявления работающего сотрудника,
2. В день увольнения, если трудовой договор расторгается.
Получить копию цифровых сведений о себе работник может в любое время, написав заявление:
• Запрос составляется в произвольной форме,
• Пояснять причину запроса работник не обязан, но может сделать это по собственному желанию,
• В 2020 году весь персонал обязан выбрать бумажный и цифровой вариант трудовой книжки. Если выбрана бумага, то работник вправе просить копию и обычной, и цифровой книжки.
Работодатель в форме СТД-Р сможет представить работнику копию сведений только о текущем месте работы. Он отразит в бланке собственные приказы о приеме, переводах и увольнении. Заверит бланк своей подписью и печатью. Сведений от других компаний у текущего работодателя нет. Но сотруднику может понадобиться копия полной цифровой трудовой, включая сведения с предыдущих мест работы. Тогда ему придется обратиться в ПФР за другой формой – СТД-ПФР.
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
