C 2021 года заводить новые трудовые книжки на бумаге запрещено. Это коснется и дубликатов трудовой взамен утерянного оригинала.
Вместе с тем, сотрудники, в 2020 году заявившие о желании дублировать записи о работе в свои старые трудовые, сохранят это право и далее.
Если работник до конца 2020 года не подаст никакое заявление, выражающее его желание выбрать ту или иную форму ведения книжки, работодатель продолжит вести его бумажную трудовую. Но при увольнении и новом трудоустройстве в 2021 году и далее новый работодатель уже не обязан вести бумажную трудовую книжку, т. к. работник своевременно не воспользовался правом выбора. То есть, на новом месте работодатель вправе вести только электронную трудовую книжку (письмо Минтруда РФ от 10.02.2020 № 14-2/В-136).
Сведения о трудовой деятельности уже сейчас полностью ведутся в электронном виде на основании отчетов, которые организации или ИП подают в ПФР и ФНС. Необходимо уведомить персонал о доступных способах ведения их трудкнижки, предоставить им право выбора и следовать их решению: вести данные о занятости только в электронном виде или в электронном и бумажном виде одновременно. Разберемся в статье, кто и когда подает такое уведомление и зачем оно нужно.
К концу 2020 года работники, желающие сохранить право на ведение трудовой книжки на бумаге, должны были подать соответствующие заявления работодателю. Только для них сохраняется право дублировать электронные сведения о трудовой деятельности в старой книжке. Впервые приступающие к работе лица в 2021 году могут рассчитывать только на электронную версию трудовой.
Согласно ст. 66 ТК РФ трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
В ч. 3 этой статьи в последней редакции появилась фраза о том, что трудовая книжка может не вестись, если это предусмотрено соответствующей нормой законодательства.
Электронной трудовой книжкой называют сведения о трудовой деятельности физических лиц, хранящиеся в электронном виде в информационных ресурсах ПФР. И электронная книжка уже ведется на каждое трудоустроенное лицо в обязательном порядке независимо от наличия трудовой на бумаге. Именно с этой целью начиная с января 2020 года работодатели подают в Пенсионный фонд отчеты по форме СЗВ-ТД.
Перечень информации, входящей в электронную трудовую, регламентирован ч. 2 ст. 66.1 ТК РФ и п. 2.4 ст. 11 закона № 27-ФЗ «О персонифицированном учете».
Он включает сведения:
• о работнике (ФИО, СНИЛС и т. д.);
• о месте работы;
• о трудовой функции;
• о переводах на другую постоянную работу;
• об увольнении с указанием основания и причины прекращения трудового договора;
• о другой информации, предусмотренной законодательством.
Форма СЗВ-ТД подается на следующий рабочий день после приема или увольнения работника, а также ежемесячно, если были иные движения по кадрам. За нарушения порядка подачи этих отчетов предусмотрены высокие штрафы – это обеспечивает определенную гарантию того, что работодатель не будет уклоняться от официального оформления сотрудника на работу.
На основании полученной от работодателей информации в электронной трудкнижке отображаются сведения о самом сотруднике, о месте работы, о должности, о переводах, об увольнениях и т. д.
Ведение бумажных аналогов, начатых ранее 2021 года, не запрещено, но уже не является обязательным. В частности, сотрудники, подавшие заявление о сохранении трудовой на бумаге в 2020 году, могут отказаться от нее в 2021 году.
Даже если человек отказался от ведения трудовой на бумаге и получил ее на руки от работодателя, ему не рекомендуется от нее избавляться. Этот документ подтверждает данные о трудовой деятельности до 2020 года.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
К концу 2020 года бухгалтеры и кадровики должны взять с работников заявление о ведении трудовой книжки на бумаге или в электронном виде в 2021 году.
В 2021 году получить новый бланк бумажной трудовой не получится.
Что касается электронной версии, то предусмотрена специальная форма СТД-Р.
Сведения о трудовой деятельности сотрудника по форме СТД-Р должны выдавать все работодатели, у которых есть трудящиеся по трудовым договорам.
Выдавать сведения по форме СТД-Р обязательно только тем работникам, которые выбрали ведение трудовой книжки в электронном виде.
Работник вправе их получить:
• при увольнении (в последний рабочий день);
• по запросу (в течение 3 рабочих дней после подачи заявления о выдаче).
Если работник не подавал заявления об отказе от ведения трудовой книжки на бумаге или подал с просьбой сохранить ее, выдать ему при увольнении нужно лишь бумажную трудовую книжку, форма СЗВ-Р не нужна.
Кроме того, получить данные о работе сотрудник сможет, направив соответствующий запрос в ПФР, МФЦ или на сайт Госуслуги.
Написать заявление об отказе от бумажной трудовой в 2021 году могут те сотрудники, которые по объективным причинам не смогли сделать это в 2020 году (если они не были трудоустроены, если были на больничном или в отпуске и т. п.), а также работники, ранее выбравшие дублирование информации о трудовой деятельности на бумаге.
В прежней редакции ст. 65 ТК РФ трудовая книжка была в списке обязательных документов, подаваемых при заключении трудового договора.
В редакции Кодекса, действующей с 2020 года, норма дополнена. Теперь необходимо предоставлять трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности согласно ст. 66.1 ТК РФ.
До 2021 года бумажная трудкнижка была основным документом при приеме на работу, который подтверждал трудовую занятость и стаж работника.
Ч. 3 ст. 66 ТК РФ в последней редакции гласит, что трудовая может и не вестись. С 2020 года информация о стаже физических лиц уже доступна в электронном виде. Всех работодателей обязали предоставлять в ПФР специальные отчеты – СЗВ-ТД – не позднее одного дня с любого приема, увольнения или по истечении месяца, в котором состоялось кадровое перемещение и т. п. На основании этих данных в электронном виде формируются сведения о каждом сотруднике.
В электронной трудкнижке отображаются сведения о сотруднике, о месте работы, о должности, о переводах, об увольнениях и т. д.
Каждая организация или ИП должна опросить персонал о мнении касательно перехода на электронное ведение сведений о трудовой деятельности, а также предоставить право персоналу продолжить вести бумажную версию трудовой, дублируя там всю информацию.
Таким образом, электронные трудкнижки уже стали обязательными. Ведение бумажных аналогов пока еще не запрещено, но уже не является обязательным. А вот с 2021 года создание новой бумажной трудовой для впервые трудоустраивающихся работников будет под запретом.
До 31 октября 2020 года всех работников нужно уведомить о необходимости определиться со способом ведение сведений о его трудовой деятельности.
Уведомление составляется в письменной форме и выдается работнику под подпись. Установленной формы уведомления нет.
Основные моменты, которые должны найти отражение в уведомлении, это:
• сведения о трудовой деятельности передаются в электронную информационную базу ПФР;
• каждый работник может получить сведения о себе по запросу у работодателя, в ПФР, МФД или через портал госуслуг;
• на выбор нужно предоставить варианты согласованных с работником действий: продолжать вести бумажную трудовую книжку или формировать сведения только в электронном виде и выдать устаревшую форму трудовой на руки работнику.
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
