Когда бухгалтер начинает изучать эту тему, первый вопрос, который возникает – как вести электронные трудовые книжки. Вести их будет ПФР. Работодатель с 2020 года ответственен лишь за то, чтобы сведения, связанные с оформление трудовых отношений с работниками вовремя и в установленном объеме поступали в ПФР.
Законодательные номы содержатся в двух нормативных актах:
• Федеральный закон № 439-ФЗ,
• Федеральный закон № 436-ФЗ.
В настоящий момент работники могут как сохранить бумажную трудовую книжку, так и отказаться от нее, перейдя на электронную. Те же, кто только начинает свою трудовую деятельность с начала 2021 года, бумажную трудовую уже не увидят. Сведения по таким работникам будут фиксироваться только в электронной трудовой книжке. В 2020 году начинающим трудовую деятельность работникам может быть оформлена как бумажная, так и электронная трудовая книжка.
В Федеральном законе № 439-ФЗ (статья 2) прописан порядок действий работодателя по переходу на электронные трудовые книжки:
• Необходимо привести локальные нормативные акты (ЛНА) организации в соответствие с новыми нормами в отношении оформления трудовой деятельности сотрудников (электронные трудовые), либо создать новые ЛНА.
• Согласовать принятые изменения с представителями работников (профсоюзами, если такие есть, или другими выборными органами представителей работников).
• Обеспечить техническую готовность к передаче сведений в ПФР. И здесь идет речь не только о наличие компьютерной техники и подключении к ТКС (телекоммуникационным каналам связи), но и заключении с ПФР нового соглашения о взаимодействии по электронным трудовым. На наш взгляд, соглашение должны оформить все работодатели, в том числе и те, кто ранее не заключал с ПФР соглашения об электронном документообороте. Ждем более подробную информацию ПФР.
• Уведомить до 30 июня 2020 года всех работников в письменной форме о новых формах ведения трудовых книжек. Например, о возможности сохранить бумажную трудовую книжку наряду с ведением электронной.
• Принять до 31.12.2020 от всех работников заявление о форме трудовой книжки. Тем сотрудникам, которые решили больше не вести бумажную трудовую, нужно будет сделать запись о соответствующем заявлении работника в бумажную трудовую книжку и выдать ее на руки работнику.
Работодатель обязан с 1 января 2020 года как представлять отчет в ПФР по электронным трудовым книжкам, так и выдавать сведения по запросу работника.
Отчет по трудовым книжкам с 2020 года представляется в ПФР в те же сроки, что и СЗВ-М. Полное правильное название отчета – «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)».
Первые сведения об утверждении новой отчетной формы (СЗВ-ТД) появились 30 января 2020 г. Сама форма, порядок ее заполнения утверждены Постановлением Правления ПФР еще № 730п. Форма вступает в действие с 04 февраля 2020 года.
Отчет по трудовым книжкам в ПФР по форме СЗВ-ТД можно подавать как в электронном виде по установленным форматам, так и в бумажном виде.
Сведения в отношении трудовой деятельности необходимо представлять на всех работников. Никаких особых правил для совместителей не прописано, значит – и на них тоже.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
• о заключении или прекращение трудового договора,
• других изменений по трудовой деятельности (например, перевод на другую должность, установление второй и последующей профессии или иной квалификации и т.п.),
• поступление заявления сотрудника о желании продолжить ведение трудовой книжки в бумажном виде,
• запрос сотрудника сведений об его трудовой деятельности.
Если ничего из перечисленного не было, сведения по форме СЗВ-ТД не подаются. Иными словами, «нулевой СЗВ-ТД» в случае, когда отсутствуют сведения для заполнения, подавать не нужно.
Такой порядок действует в 2020 году.
Предположим, что никаких событий из вышеперечисленных не было. Но необходимо помнить, что до 31 декабря 2020 года все сотрудники (включая и, например, единственного сотрудника – директора) должны подать заявление о выборе формы трудовой книжки. Если подача заявления произойдет в декабре, то до 15 января 2021 года (через год!) придется подать как сведения о таком заявлении, так и сведения о трудовой деятельности сотрудника, подавшего заявление, по состоянию на 01.01.2020 – именно так прописано в законодательстве: «При представлении указанных сведений впервые в отношении зарегистрированного лица страхователь одновременно представляет сведения о его трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя» (п.п. 1 п. 2.5 статьи 11 Федерального закона № 27-ФЗ). Одновременно представление сведений означает наличие в отчете дополнительной строки, в которой указывается последняя запись из трудовой книжки, сделанная перед 01.01.2020 года: Так прописано в п. 2.6.6. Порядка заполнения формы «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)».
Предположим, что единственный сотрудник (директор) оформит заявление о сохранении бумажной трудовой книжки 25 декабря 2020 года. Тогда в срок до 15.01.2021 будет необходимо подать отчет по трудовым книжкам в ПФР, в котором в шапке формы будет отметка о том, что директор подал заявление.
На одном из бухгалтерских сайтов размещена информация, что виды мероприятий заполняются согласно цифровым кодам:
1 - прием на работу,
2 - перевод,
3 - переименование работодателя,
4 - установление (присвоение) профессии, специальности или иной квалификации,
5 - увольнение,
6 - запрет занимать должность (вид деятельности).
Также должен быть указан Код выполняемой функции (при наличии).
В отношении заполнения кода в разных источниках опубликована противоречивая информация.
В одном из них утверждается, что код занятий нужно выбрать из Общероссийского классификатора занятий (ОК 010-2014 (МСКЗ-08), утв. приказом Росстандарта № 2020-ст), и он состоит из 5 знаков.
В другом источнике советуют определять код исходя из данных, прописанных в профессиональных стандартах. Реестр профессиональных стандартов можно найти на сайте Минтруда.
Тогда код состоит из семи знаков в формате «ХХ.ХХХ-Х-Х», где:
• первые пять цифр, разделенные точкой - код наименования вида профессиональной деятельности и обобщенная трудовая функция (раздел I профессионального стандарта),
• последние два цифробуквенных знака (раздел II профессионального стандарта) – буквенный знак кода обобщенной трудовой функции и цифровой знак – уровень квалификации, к которому относится данная обобщенная трудовая функция.
На сайте ПФР в разделе «Электронные трудовые книжки» - приведены примеры заполнения формы СЗВ-ТД. На основании примеров можно заключить, что заполнение кода выполняемой функции, исходя из кодов, указанных в классификаторе, неверно. Нужно руководствоваться кодами, указанными в профстандартах.
По информации ПФР код нужно будет проставлять только с 2021 года при его наличии. В 2020 году в эту графу нужно просто оставить пустой, не заполнять.
Разберемся, где найти код выполняемой функции на основании Примера 4, размещенного на сайте ПФР. Пример можно скачать из предпоследнего раздела «Законодательство об электронных трудовых книжках» (Примеры заполнения формы СЗВ-ТД).
В примере речь идет о приеме на работу «Бухгалтера по зарплате в бухгалтерии». Значит, нам нужен профессиональный стандарт «Бухгалтер» (Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ № 103н «Об утверждении профессионального стандарта «Бухгалтер»). Надеемся, что каждый бухгалтер хоть раз заглядывал в этот документ.
В Примере 4 выбран код «8.002-В-6». Вот тут мы бы поспорили со специалистами ПФР, подготовившими Пример 4. На наш взгляд, они не очень внимательно изучили профстандарт «Бухгалтер».
Да, в разделе I стандарта указан основной код для вида деятельности – «Деятельность в области бухгалтерского учета» - 08.002.
Предположим, что в Пример 4 вкралась техническая ошибка и первый нолик перед цифрой «8» просто потерялся.
А вот В-6, на наш взгляд, для «бухгалтера по зарплате в бухгалтерии» не подходит категорически. Ведь обобщенная функция по коду «В» - это «составление и представление бухгалтерской (финансовой) отчетности экономического субъекта».
Если по поиску в стандарте найти «заработная плата» - то попадем в разделе III стандарта, в описание «необходимых умений» для трудовой функции с кодом А/02.5.
Соответственно, в Примере 4 мы бы рекомендовали поставить код «08.002-А-5».
Бухгалтеру в фирмах, где нет специалиста по кадрам, придется подробно разбираться в кодах других профессий. Но вернемся к отчету СЗВ-ТД.
Если заявление сотрудника о выборе формы трудовой до 31.12.2020 не будет оформлено, подать новый отчет по трудовым книжкам по форме СЗВ-ТД все равно придется, даже если никаких кадровых событий не произошло.
Крайний срок подачи - до 15 февраля 2021 года (п. 2.5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ в ред. проекта № 748744-7).
С 2021 года будет для сдачи сведений установлено два срока.
Прежний срок (до 15 числа следующего месяца) останется для всех сведений кроме приема/увольнения.
Новый срок подачи отчета с 01.01.2021 - не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения) о приеме или увольнении, а также иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений.
Ранее, при ведении бумажной трудовой книжки, при смене наименования организации или ее правовой формы, каждому сотруднику делалась запись в трудовую о таком факте. Также нужно действовать и при ведении трудовой книжки в электронном виде. Нужно будет подать сведения на всех сотрудников.
Пример заполнения СЗВ-ТД для такого случая есть на указанном выше сайте ПФР. Он - для одного сотрудника (пример 5). Если таких сотрудников 120, то придется подать 120 сведений по форме СЗВ-ТД!
Нормативным документом ПФР предусмотрена подача отменяющих и корректирующих сведений.
Если необходимо отменить ранее представленные сведения, то подается форма с первоначальными данными, но в последней графе 10 «Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении» указывается символ «Х».
Если нужно изменить ранее предоставленные сведения, то во вновь заполняемой форме приписываются две строки:
• первая заполняется как в предыдущем случае,
• вторая - заполняется новыми (верными) данными.
Сведения из электронной книжки можно получить согласно статье 66.1 ТК РФ:
• у текущего (последнего) работодателя,
• по запросу в ПФР или МФЦ,
• в личном кабинете на сайте ПФР или портала Госуслуг.
Форма в документах ПФР – СЗИ-ТД.
Есть проект Минтруда, в котором совсем другие формы: СТД-Р и СТД-ПФР. Именно эти формы, скорее всего, будут утверждены вместо СЗИ-ТД. Об этом говорит, например, тот факт, что в 1С-ЗУП уже сейчас может увидеть именно их.
Форма СТД-Р (Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем) будет представляться работнику по его запросу или увольнению с 2020 г. У работника будет право выбрать форму, в которой он хочет получить сведения (в бумажном или электронном виде).
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
