У работника есть право выбора: работодатель может продолжать вести его книжку на бумаге (и одновременно в электронном формате) или только в электронном, а бумажный выдать.
Срок перевода работников на новый вид - конец 2020 года. Те, кто устроился работать в 2021 году в первый раз, уже не будут иметь выбора. Их трудовые книжки сразу будут формироваться в электронном виде.
Информация, которая будет содержаться в новых трудовых книжках, аналогична той, что включалась в прежние: это ФИО сотрудника, место и период работы, должность, разряд (или иной признак квалификации), основание для увольнения.
Если работникам нужно будет получить какие-либо данные из трудовой в электронном виде, то ему нужно будет просто обратиться в ПФ или к последнему нанимателю. Также данные можно получить в личном кабинете на портале Госуслуг или сайте Пенсионного фонда.
Чтобы перевести свою организацию на работу с электронными трудовыми книжками, руководителю нужно выполнить некоторые действия и изменить ряд документов:
1. Нужно уведомить свой кадровый состав о том, что в 2020 году производится такой переход. Сделать это нужно до 1 июля 2020 года. Можно ознакомить работников с помощью информационного сообщения, желательно подтвердить факт прочтения проставлением подписи.
2. Далее работники должны решить, какой вариант трудовой книжки им предпочтителен, и написать соответствующее заявление до 31 декабря 2020 года. Сведения об этой бумаге будут внесены в данные о трудовой деятельности на информресурс ПФ согласно ч. 2 ст. 2 ФЗ №439. Поэтому работодателю важно получить заявления от всех работников компании.
3. Нужно внести изменения в ЛНА компании, которые регулируют порядок работы с трудовыми книжками. Это такая документация: трудовые и коллективные договоры, книга учета движения трудовых книжек, положение о ведении и хранении трудовых книжек и т.п.
4. Организовать техническую готовность к передаче сведений в Пенсионный фонд.
5. Начать передавать в Пенсионный фонд данные о работниках. Для этого ведомство разработало специальные формы.
Если работник не подал заявление до конца 2020 года, то его трудовую книжку будут продолжать вести в бумажном виде и параллельно в электронном.
Если работник не успел подать заявление (был в отпуске, на длительном больничном или отстранен от работы), то он может сделать это и позднее 31 декабря 2020 года.
Заявление составляют в произвольной форме. Можно написать его от руки либо заполнить на бланке, приготовленном работодателем.
В документ нужно включить такие сведения:
• Должность и ФИО руководителя компании, к которому обращена просьба.
• Должность и ФИО работника, пишущего заявление.
• Просьба вести трудовую книжку в электронном формате.
• Подпись работника.
• Дата написания заявления.
Документ после подписания необходимо передать в отдел кадров либо работнику, ведущему кадровый учет.
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
