Штатное расписание — внутренний документ, в котором утвержден численный состав сотрудников, ставки должностных окладов. С помощью него формируют состав, определяют общую численность работников. У многих возникает вопрос, нужно ли штатное расписание для ИП или оно обязательно только для ООО.
В Трудовом Кодексе нет четкого указания, что все предприниматели должны иметь штатное расписание. Но нужно учитывать, что штатное расписание ИП позволяет:
• сокращать штат и увольнять сотрудников без нарушения закона (ст.81 ТК РФ);
• формировать выписки из штатного расписания, запрашиваемые налоговыми и другими проверяющими органами;
• избежать штрафов за отсутствие документа для ИП, которые работают на ОСН или УСН;
• облегчить ведение бухгалтерской отчетности;
• отслеживать укомплектованность штата и т.д.
Если у ИП в 2020 году нет наемных работников, штатное расписание не нужно. При наличии сотрудников, работающих по трудовому, а не по гражданско-правовому договору, рекомендуется составлять штатное расписание по всем правилам.
Закон не регулирует, кто должен составлять штатное расписание. Обычно этим занимается кадровик и бухгалтер. Если функции этих специалистов выполняет сам индивидуальный предприниматель, разработка и утверждение документа ложится на его плечи.
Законодательство определяет, как должен выглядеть образец штатного расписания для ИП, но не устанавливает, на какой срок его разрабатывать. Период действия штатного расписания указывают в ячейке над табличной частью — это может быть месяц, полугодие, год.
Рекомендуется составлять штатное расписание для ИП на год: более короткий промежуток времени подходит только компаниям с гибкой структурой, в которых часто происходят изменения.
Предприниматели могут самостоятельно разрабатывать форму расписания, но желательно использовать бланк Т-3. При его подготовке соблюдайте особый порядок — последовательность действий напрямую зависит от того, составляется документ впервые или обновляется уже имеющееся штатное расписание.
Придерживайтесь пошаговой инструкции, чтобы избежать ошибок:
• Шаг 1. Разработка проекта штатного расписания. Соберите данные об иерархической структуре. Распишите должности, укажите количество человек и квалификацию. Если вам нужно обновить документ, добавьте в него или удалите отдельные позиции.
• Шаг 2. Заполнение бланка штатного расписания для ИП на 2020 год. Внесите данные в документ. Отразите перечень должностей и профессий, оклады, надбавки, полный размер зарплаты сотрудников, список штатных единиц и количество занимаемых ими ставок. Внимательно вносите информацию во все ячейки бланка. Если вы не можете определить необходимость в количестве рабочих единиц, изучите рекомендации Минтруда. Используйте специальные методики по квалиметрии труда, с помощью которых удастся рассчитать потребность в сотрудниках для ИП.
• Шаг 3. Утверждение штатного расписания ИП. Издайте приказ в произвольной форме. Внесите в штатное расписание номер приказа и дату его составления. Утвердить расписание, поставив роспись на бланке, нельзя, так как при проверках документ будет признан недействительным.
Штатное расписание для ИП, у которого работает только один сотрудник, ничем не отличается от общей формы. Но учитывайте, что документ целесообразно составлять, когда трудоустроено более трех человек.
ТК РФ не устанавливает жестких требований к штатному расписанию, поэтому незначительные недочеты не приводят к наложению штрафов. Тем не менее при внесении данных опирайтесь на ЕТКС (Единый тарифно-квалификационный справочник работ) и ЕКС (единый квалификационный справочник должностей), отражайте шифры профессий. Неверно указание наименований приводит к сложностям с отчислениями в ПФР и ФСС, проблемам при оформлении льготных пенсий.
Проверяйте оклады сотрудников. Если они будут ниже установленных законом, у трудовых инспекторов возникнут вопросы.
Если за прошедший год не было существенных изменений, обновлять табличную часть штатного расписания не нужно — это позволит избежать серьезных ошибок при переносе данных и пустой траты времени. Откорректируйте только срок действия документа, номер приказа и дату его составления.
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
